MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
DEL PROCESO DE
ADQUISIN

CURSO:
CONTROL INTERNO
PROFESOR:
DR. WILSON FLORES
ALUMNOS:
CARRASCO CHERO,
MALENA
MENDOZA VELASCO,
LISSETH
LANGLEY BENITES,
SCARLETT

INDICE
INTRODUCCIN........................................................................................................... 1
OBJETIVOS................................................................................................................... 2
1.

2.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................................3
1.1

1.1 DEFINICIN..........................................................................................3

1.2

1.2 IMPORTANCIA.......................................................................................4

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE BIENES.........................4

2.1

DEFINICIN................................................................................................4

2.2

IMPORTANCIA............................................................................................4

2.3

ALCANCE....................................................................................................5

2.4

VENTAJAS...................................................................................................5

2.5

PARTES QUE INTEGRAN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

COMPRAS...................................................................................................6

3.

RESPONSABLES DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION............................7

4.

PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS................9

4.1

PLANIFICACION DE COMPRA...................................................................9

4.2

SELECCIN DE PRODECIMIENTO DE COMPRA...................................14

4.3

PROCESO DE DEFINICIN DE CRITERIOS Y EVALUACION DE LAS

OFERTAS..................................................................................................18

4.4

RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS Y DISTRIBUCIN.....................24

4.5

MANEJO DE INCIDENTES........................................................................31

4.6

PROCEDIMIENTO DE PAGOS..................................................................32

CONCLUSIONES........................................................................................................35

Introduccin
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron
cuando el hombre dio en trueque (en cambio) algunas de sus pertenencias por
una propiedad ajena, la misma ha sido muy bsica para el progreso y la
riqueza del hombre, ya sea personal o como parte de sus funciones ya
organizada como grupo. Dentro del mbito empresarial, es en 1961 cuando se
empieza hablar de la administracin de materiales, en EE.UU.
En Latinoamrica, dicha administracin era incipiente en cuanto a su manejo,
ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente
departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores
ya escogidos, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el
papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.
Actualmente los procedimientos que utilizan las organizaciones empresariales
al realizar sus compras de bienes en general para cumplir con sus objetivos,
constituyen parte importante en el desenvolvimiento de las mismas. Por ello es
vital, la implementacin de un Manual de Procedimientos en la adquisicin de
bienes y servicios. De tal forma que, si los procedimientos de compras que
emplea la empresa se llevan a cabo en una forma metdica y profesional, los
resultados que se obtendrn sern ptimos, lo que significa lograr una
maximizacin en las utilidades de las empresas para alcanzar el propsito
fundamental de las mismas.
La importancia de tener un Manual de Procedimientos de compras es cada
vez ms importante, ya que permite un control adecuado de la adquisicin de
los bienes y servicios, as como analizar los procesos de manera ms
detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio
laboral.
En el presente trabajo se detallara la importancia, ventajas, esquema de dicho
manual as como los procesos que involucra la adquisicin de bienes y
servicios y que estn sealados en dicha herramienta de gestin.

Objetivos

Conocer la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de las

solicitudes de necesidades de bienes, as como de la posterior
tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de
productos que cumplen con todo lo requerido por la organizacin.

Aportar a la Corporacin un marco metodolgico para la correcta gestin

tanto de contratos, como de sus proveedores.

Describir las actividades necesarias para gestionar la adquisicin de

productos, teniendo en cuenta el qu, cmo y cundo de las mismas.

Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena

toma de decisiones, a travs de una mejor gestin en el proceso de
compras.

Proporcionar la informacin necesaria para realizar un buen control

interno en el proceso de compras.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN LA ADQUISICIN DE BIENES

1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.1 1.1 DEFINICIN
Un manual de procedimientos, especfica de manera detallada cada una
de las tareas que se deben realizar, con el fin de efectuar los objetivos
organizacionales trazados por la empresa , generalmente indica en su
descripcin; quin, cmo, dnde, cundo y para qu han de realizarse
las operaciones.
Debe reunir informacin especfica y certificada sobre los la naturaleza y
fines de una serie de procedimientos de operaciones de la organizacin,
con sus respectivos flujogramas.
1.2 1.2 IMPORTANCIA

Ilustrar cmo se debe de

colaboradores
Aprovechar al mximo los recursos humanos y materiales, con los

que cuenta la organizacin.

Que la informacin sea suficiente, oportuna y veraz.
Evitar que exista duplicidad en la ejecucin de las funciones y

ayudar a la coordinacin del trabajo.

Delimitar responsabilidades por fallas o errores.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
Aumentar la eficiencia de los colaboradores, indicndoles lo qu

realizar el trabajo a los nuevos

deben hacer y cmo deben hacerlo.

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE BIENES
2.1 DEFINICIN
Es una gua que establece los lineamientos y pasos necesarios para la
adquisicin de bienes y la contratacin de servicios por parte de las
distintas unidades consumidoras que conforman la empresa, adems
establece responsabilidades de cada uno de los integrantes que

intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este

proceso a fin de procurar una gestin eficaz y efectiva
2.2 IMPORTANCIA
Asegura que en cada ocasin que se requiera materiales, este ser de
aproximada o exactamente la misma calidad y precio que en la ocasin
anterior. Es uno de los manuales ms importantes

dentro de la

organizacin de una empresa, ya que su falta, repercute en otros

departamentos inmediatamente, siendo uno de los elementos de la
estructura orgnica de la misma.
2.3 ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos va dirigido al rea de la empresa
que se dedica al proceso de adquisicin de bienes y servicios, es decir
que va dirigido al rea de logstica (departamento de compras). Este
manual incorpora a los participantes de dicho proceso desde las
unidades solicitantes, la recepcin y entrega de los bienes y servicios
solicitados hasta el envo del INFORME DE RECEPCIN a la direccin
de finanzas, para el trmite de pago al proveedor.
El manual incorpora materias tales como la planificacin de compras,
seleccin de procedimientos de Compra, formulacin de bases de
licitacin, criterios y mecanismos de evaluacin, uso del sistema
mercado pblico y autorizaciones que se requieren para las distintas
etapas del proceso de compra que aplican a todas las unidades de la
Corporacin.
2.4 VENTAJAS

Ayuda a evaluar y a elegir

provisin.
Mantener un estricto control de inventarios, adems de esto.
Obtener el producto de calidad pagando precios razonables bajos, lo

proveedores

adecuados y rutas de

que se traduce en una excelente organizacin y comunicacin, que

ayuda crear ventajas competitivas para la empresa en cuestin.

Encontrar fuentes de suministro y mantener buenas relaciones con
las mismas.

Asegura la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere a la

rpida entrega de los materiales y calidad aceptable.

Introduce nuevos procedimientos, adems de controles adecuados y

una buena poltica de compra.

Mantiene informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que
van saliendo, que pueden afectar a la actualidad o el buen
funcionamiento de la compaa.

2.5 PARTES QUE INTEGRAN UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE COMPRAS
ELEMENTOS

DEFINICION
En esta seccin se incluye una breve
descripcin de la importancia de
contar con el manual para lograr el
desarrollo

INTRODUCCION

de

las

actividades

debidamente encuadradas, as como

contar con una gua escrita que cubra
los

aspectos

de

organizacin

operacin de compras.
Se refiere a la divisin del manual en
sus diversos captulos. Incluye:

CONTENIDO

ORGANIZACIN

Antecedentes o referencia.
Objetivos.
reas involucradas.
Definicin de trminos.
Resumen.
Responsabilidad de las reas

involucradas.
Desarrollo o trmite.
Anexos.
POLITICAS Lineamientos integrantes, tales como
cuadros de organizacin, descripcin
de funciones, listas de obligaciones,
etc., con los cuales se asignan por
escrito

los

responsabilidades

deberes,
y

autoridad,

correspondientes
individuos

todos

componentes

los

de

la

gerencia. Se incluyen las polticas

emanadas por la gerencia.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos representan el

aspecto ms abundante dentro del
manual,

ya

que

establecen

la

secuencia de los pasos que han de

seguir las operaciones de la gerencia,
tratando de simplificar y orientar las
labores respectivas.
INSTRUCCIONES TCNICAS

Son aquellas que cubren mtodos de

operacin y estn delimitadas a cubrir
los aspectos de un rea especfica.

En conclusin, en la actualidad el poseer no solo un departamento, sino

un manual de compras es un factor decisivo para efectos del xito de
cualquier organizacin.
3. RESPONSABLES DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION
a) Jefe de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: El jefe de la
unidad est encargado de administrar el rea, garantizar que tanto
los procesos de abastecimiento y logstica, como la gestin tcnica
de los recursos materiales y bienes inmobiliarios responda en tiempo
y forma a los estndares definidos y requerimientos de clientes
internos, supervisar al equipo responsable, entre otros.
b) Ejecutivos de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: Los
ejecutivos

de

la

unidad,

estn

encargados

de

gestionar

eficientemente el proceso de adquisicin de bienes materiales,

realizacin

de

formularios

de

contratacin,

supervisiones,

seguimiento de procesos, gestin de rdenes de compra, gestin de

pago de facturas, gestin con mobiliario, gestin de contratos con
proveedores, gestin de seguros, entre otras actividades.
c) Administrativos de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: Los
administrativos de la unidad deben brindar soporte operativo para
garantizar la correcta ejecucin de las actividades del rea y la
gestin de sistemas de documentacin, que aseguren la entrega
correcta y oportuna de informacin requeridos por su jefatura,
miembros del equipo o clientes.
d) Encargado de Bodega: El encargado de Bodega corresponde a un
Administrativo de la Unidad de Abastecimiento y Logstica que debe
realizar tareas enfocadas principalmente a la gestin de inventario,
bodegaje, recibo de materiales, distribucin de materiales, entre
otras.
e) Secretaria de la Unidad de Abastecimiento y Logstica: La
secretaria de la unidad debe llevar a cabo las tareas de apoyo
administrativo respecto de las labores de las jefaturas y profesionales
que se desempean en su unidad. Entre sus tareas principales
estn: recepcionar la correspondencia entrante (documentacin,
correo electrnico, o aquella recibida directamente) y registrar la
correspondencia saliente, de acuerdo a los procedimientos y plazos
establecidos, asegurar un correcto manejo de la documentacin de la
gerencia, almacenar copias y antecedentes, asegurar un respaldo de
lo emitido, entre otras.

4. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

4.1 PLANIFICACION DE COMPRA
4.1.1 DEFINICION
Significa definir: Qu necesita la organizacin, cunto
necesita, para cundo lo necesita y con qu recursos; dentro

de un perodo de tiempo determinado. En otras palabras es la

definicin de las principales necesidades que tendr la
empresa durante un ao calendario en trminos de cantidad y
oportunidad, es decir, fecha en que se necesitar.
Tambin, la Planificacin de Compras permite identificar los
potenciales proveedores y organizar de mejor manera el
trabajo al interior de la Plataforma de Compras.
4.1.2 ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE
COMPRAS
ACTIVIDAD
DEFINICION

DESCRIPCION
DE 1. Revisar stocks.

REQUERIMIENTO

2.

Ver

datos

histricos

(lo

comprado y consumido el ao
pasado).
3.

Reunin

quienes

de

trabajo

necesitan

con

insumos

estratgicos (usuarios internos).

4. Revisar cumplimiento Plan
anterior.
SELECCIN DEL MECANISMO
DE COMPRA

Determinar tipo de compra y

tiempos

que

demorar

el

proceso. Se crea lista y detalle

con las compras a realizar.
REUNION

EQUIPO

TRABAJO

DE Reunin

de

encargado

de

compras con sus Jefes para

validar sus previsiones y revisar
si existen nuevos proyectos. Se
actualiza lista de compras.

VALIDACION
PRESUPUESTARIA

Se

valida

la

aprobacin

presupuestaria para la lista de

compras.
ELABORACION DEL PLAN

Se elabora un plan de compras

con

sus

actividades

de

seguimiento e identificacin de
responsables.

(Programa

de

ejecucin de actividades).
EJECUCION DEL PLAN
Puesta en marcha del plan de
compras.
SEGUIMIENTO DEL PLAN

Seguimiento en el ao del Plan

Anual de Compras en base a
programa

DATOS A TOMAR EN CUENTA:

La planificacin no podr realizarse exitosamente si
Abastecimiento funciona como oficina de emergencias
dedicada a apagar incendios, lo que necesariamente
implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y

tensiones entre unidades y funcionarios.

La planificacin de compras slo es posible si existe un

compromiso organizacional de todas las partes.

Considerar los stocks de productos que tenemos
cuando planificamos.

4.1.3 PLAN ANUAL DE COMPRAS

La planificacin de Compras de la empresa se materializa en
el Plan Anual de Compras el cual permite optimizar cada vez
ms los mtodos de compra llevados a cabo por la Plataforma
de Compras mejorando los resultados en trminos de eficacia,
eficiencia y transparencia.
4.1.4 DEFINICIN

Es un documento que pronostica las compras anuales de

nuestro organismo, el momento en que se comprarn o
contratarn y su valor estimado.
4.1.5 CONTENIDO
Est formado por una lista de los bienes y/o servicios que
se contratarn. Este plan como mnimo debe tener:
Descripcin del bien o servicio a contratar
El objeto de la contratacin o adquisicin.
El valor estimado de la contratacin o adquisicin.
El tipo de proceso que corresponde al valor
estimado y al objeto.
La fuente de financiamiento.
Tipo de moneda.
Los niveles de centralizacin o desconcentracin de
la facultad de adquirir contratar.
Datos adicionales:
Usuarios principales
Si es una compra simple o estratgica
Cronograma del proceso para las compras
complejas
4.1.5.1

VENTAJAS

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos
actividades de compra y, por tanto, menos papeleo,
rdenes de compra, coordinaciones (ya sea va
telefnica,

correo

electrnico

otra),

menos

revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para
cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de
responder a los requerimientos de nuestros usuarios
con

la

mayor

prontitud

posible,

lo

que

evidentemente aumenta su satisfaccin.

Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los
recursos humanos en el tiempo. Al contar con un

buen Plan, es posible programar y distribuir en el

tiempo los procesos de adquisiciones de manera de
evitar la ocurrencia de perodos con grandes

sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener
ordenados y planificados los recursos de manera de

saber de cuales disponemos para otras actividades.

Menores costos de inventario, ya que con un
adecuado Plan ser posible definir pedidos con un
tamao y con una frecuencia que permita disminuir

los stocks y sus costos asociados.

Permite ayudar a conseguir

estratgicos de la institucin.
Controlar y trasparentar los gastos.

los

objetivos

RESUMEN DE ACTIVIDADES

4.1.6 MBITO DE APLICACIN

El procedimiento de Planificacin de Compras se aplica a
todas las reas de la empresa que realizan sus adquisiciones
a travs de la Plataforma de Compras. Por esto, cada Unidad
Compradora debe realizar sus adquisiciones ajustndose a lo

establecido en el Plan Anual de Compras. Sin perjuicio de lo

anterior, la Plataforma de Compras permitir, semestralmente,
incluir modificaciones en el Plan Anual de Compras de la
empresa.
Cada unidad de la Corporacin es responsable de elaborar el
plan anual de su unidad compradora, no obstante en materias
tales como bienes de uso y consumo corriente y mobiliario la
Unidad de Abastecimiento y Logstico realiza la planificacin
en forma centralizada, de acuerdo a lo definido en
procedimiento de Solicitud de requerimientos.
En resumen, una buena planificacin nos permite adems
controlar

el

proceso

de

abastecimiento,

analizar

las

desviaciones y as poder tomar mejores decisiones a futuro.

4.2 SELECCIN DE PRODECIMIENTO DE COMPRA

4.2.1 DEFINICION
Corresponde a la definicin del procedimiento de compra a utilizar de
acuerdo a las caractersticas y naturaleza de la compra o
contratacin.
Para esto se debe a tener en cuenta el tipo de compra a realizar:
Tipos de compras
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden
ser:
Compras especiales:
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir
bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos, etc.);
es decir, no compramos materiales para transformar o artculos
para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin
es grande y la decisin de compra es consultada con los
usuarios del bien.

Compras anticipadas:

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad,

que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada
es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o
con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la
compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales:
Son compras que se hacen para productos de temporada; su
finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos.
La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas
realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Compras rutinarias:
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con
entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las
necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad:
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la
ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone
un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio
extra.

Compras de urgencia:
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente
se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la
compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer
la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que
mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma
rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

Aspectos a tener en cuenta en el proceso de compras:

Dentro de la gestin de compras se deben incluir todas
aquellas compras que inciden en el cumplimiento de los

requisitos del producto.

Trabajar en el cumplimiento de entrega, las especificaciones
del producto, los plazos acordados, los precios, etc.

Una gestin eficaz del proceso de compras brinda confianza

en los clientes internos, externos e interesados.

Es indispensable que para la gestin de compras sea ms
importante el cumplimiento de los requisitos antes que fijarse

en el precio.
Es importante que se tengan estrategias de compras dentro

de la empresa y que estas se tengan documentadas.

Quien maneje las compras en la empresa no debe abandonar
al proveedor hasta el momento que se le pague para

conservar la buena relacin.

Prever lo que puede suceder en el cumplimiento del contrato
por parte del proveedor y de la empresa para ello se debe
dejar muy claro en caso de algn problema o incumplimiento
que se debe hacer, si hay plizas de cumplimiento o

sanciones, etc.
Se debe pedir lo que realmente se necesita.

4.2.2 AMBITO DE APLICACIN

El procedimiento que se escoja, aplica para todas aquellas compras
o contrataciones que requiere realizar una empresa conforme a la
Normativa de la misma.
4.2.3 MAPA DE AMBITO: PROCESO DE COMPRAS
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que se
realiza para obtener un resultado. Tomando en cuenta esta
definicin se presenta a continuacin una serie de pasos para la
realizacin de un proceso de compra:

Anlisis de las necesidades:

El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de
materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su
gestin.

Seleccionar el producto especfico:

Esta seleccin se debe realizar en base a la necesidad que se
desea cubrir.

Asignar a un equipo de compra:

Se asigna un equipo para administrar el proceso de compra,

incluyendo

finalizar

la

lista

de

especificaciones

tcnicas

requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotizacin

y realizacin del contrato.

Especificaciones tcnicas:
Realizar una lista de especificaciones tcnicas requeridas para
asegurar que el producto cumpla las necesidades de la empresa.

Presupuesto para la compra:

Establecer un presupuesto para la compra dependiendo del rango
de precios identificado en la investigacin hecha en el paso 3.

Investigar a proveedores potenciales:

Investigar los diversos tipos de productos que cubren la necesidad
junto con sus proveedores para identificar el modelo ms durable
al mejor precio.

Solicitar cotizacin:
Solicitar cotizaciones de los fabricantes y proveedores del
producto identificado que cubra todas las especificaciones
tcnicas requeridas.

Adjudicacin del contrato:

Seleccionar a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y
realiza el contrato de compra.

4.3 PROCESO DE DEFINICIN DE CRITERIOS Y EVALUACION DE

LAS OFERTAS

4.3.1 DEFINICION
Es el proceso que permite establecer los criterios objetivos que sern
considerados para decidir una adjudicacin, atendido la naturaleza
de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de
los oferentes y cualquier otro antecedente que la Unidad Compradora
(o rea de compras) considere como relevante para efectos de la
Adjudicacin.
4.3.2 CRITERIOS DE EVALUACIN
Son las unidades de medida que nos permiten evaluar y con ello
adjudicar, las ofertas enviadas por los proveedores.

Los Criterios de Evaluacin tienen por objetivo seleccionar a la mejor

oferta o mejores ofertas, de acuerdo a los aspectos tcnicos y
econmicos establecidos en las bases de cada empresa.

Estos

criterios debern considerar uno o ms factores y podrn incorporar,

en caso de estimarlo necesario, uno o ms subfactores.
4.3.3 UTILIDAD DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIN

Nos permite comparar y evaluar entre los proveedores la mejor

oferta determinndonos a quien adjudicar.

Nos determinan cules sern los elementos por los que se
evaluar la oferta, visualizando el proveedor cul es la

orientacin que busca el comprador.

Nos permiten la transparencia del proceso de eleccin del
proveedor

NOTA: En la confeccin de las Bases de Licitacin deben estar

contenidos los criterios de evaluacin con los cuales posteriormente
se confeccionarn los cuadros comparativos de las ofertas.
EJEMPLOS DE CRITERIOS DE EVALUACIN
Podemos encontrar criterios tales como:

PRECIO

CALIDAD:

Ej.

Certificaciones,

ttulos,

consistencia

de

materiales, etc.

EXPERIENCIA: Ej. Aos de la empresa en el rubro, experiencia

de los profesionales, etc.

CARACTERSTICAS TCNICAS: Ej. Capacidad de produccin,

tiempo de vida til, uso de energa, etc.

DISPONIBILIDAD DE SERVICIO TCNICO: Ej.: cercana,

cantidad, horarios, etc.

COSTO DE REPUESTOS E INSUMOS: ej.: Costo de la

energa consumida, costo de mantencin, etc.

GARANTA EN CASO DE FALLAS: ej. meses de garanta,

servicio tcnico, etc.
TIEMPO DE RESPUESTA O ENTREGA: ej. Tiempo de

despacho, tiempo de respuesta del servicio tcnico, etc.

CONDICIONES DE EMPLEO Y REMUNERACIONES: ej.:

contratacin

de

discapacitados,

duracin

de

contratos,

existencia de incentivos.

4.3.4 PROCESO DE EVALUACIN DE LAS OFERTAS

a)

CIERRE DEL PROCESO DE OFERTAS:

En este instante el comprador no puede tener contacto

con el proveedor.
Se pueden recibir antecedentes durante la evaluacin
siempre que estn considerados en las bases y que se
evale este atraso con menor puntaje.

Hasta antes del cierre el comprador puede hacer

modificaciones a las Bases de Licitacin slo mediante
el acto administrativo respectivo.
Se puede modificar cuando son aclaraciones, otorgando
ms plazo a los proveedores si se necesita.

b) REVISION DE OFERTAS
Validacin de ofertas y visualizacin por el resto de
proveedores.
c) EVALUACIN ADMINISTRATIVA
Consiste en revisar que los documentos solicitados en las
Bases de Licitacin estn contenidos en los documentos
presentados al cierre de las ofertas (adems de plazos,
mecanismos de consulta, criterios de evaluacin, clusulas
del contrato, etc.
d) EVALUACION TCNICA
Revisar

que las especificaciones del bien o servicio

explicitado en las Bases de Licitacin estn contenidas en

los documentos presentados al cierre de las ofertas. (Ej:
Experiencia

de

la

empresa,

cantidad

de

proyectos

realizados, caractersticas del producto)

e) EVALUACIN ECONMICA
Analizar la alternativa ms eficiente en cuanto a precio de
las ofertas presentadas.
f) CUADRO DE PONDERACION OFERTAS PRESENTADAS
Se ordenan las ofertas con sus evaluaciones tcnicas y
econmicas para luego asignarles los puntos establecidos
segn los Criterios de Evaluacin.

g) CONCLUSION Y ADJUDICACION
Se finaliza el proceso de evaluacin con el nombre e
identificacin del oferente adjudicado, sealando finalmente
quienes autorizan la evaluacin.
4.3.5 AMBITO DE APLICACIN
Este proceso de Definicin de Criterios y Evaluacin de las Ofertas
es obligatorio aplicar en todos los procesos de adquisicin que
realice alguna unidad de la empresa o la Plataforma de Compras en
tanto decida utilizar el mecanismo de Licitacin o Cotizacin.
Las bases de licitacin debern establecer las condiciones que
permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los
beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos
asociados, presentes y futuros. Estas condiciones no podrn
establecer diferencias arbitrarias entre los proponentes, ni slo
atender al precio de la oferta.

4.3.6 DIAGRAMA DE FLUJO

4.4 RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS Y DISTRIBUCIN

4.4.1 DEFINICION
La Unidad se encarga de recepcionar los bienes comprados,
almacenarlos y distribuirlos a las diferentes Unidades que
ingresaron sus requerimientos.
4.4.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN/ENTREGA
1. El encargado de bodega recibe del proveedor los bienes,
materiales o suministros junto a la copia de la Factura y la
Orden de Compra.

2. Compara la Orden de Compra contra la Factura (modelos,

marcas, seriales, precios y cantidades solicitadas) y chequea
fsicamente.
3. En caso de tener observaciones, indica al proveedor las
inconsistencias

no

recibe

los

bienes,

materiales

suministros.
4. En caso de no tener observaciones, recibe los bienes,
materiales o suministros y registra en el sistema los datos de
la Factura.
5. Elabora la Orden de Recepcin conforme a travs del
sistema, En caso que la entrega sea de forma parcial lo indica
en la orden.
6. Imprime cuatro (4) ejemplares de la Orden de Recepcin,
y realiza entrega de los bienes, materiales o suministros a la
Unidad Solicitante de acuerdo a su normativa interna.
7. Recaba la firma del Jefe o Director de la Unidad Solicitante.
En los ejemplares de la Orden de Recepcin y en la Factura.
8. Realiza el fotocopiado de tres ejemplares (3) de la Factura.
9. Enva un ejemplar de la Orden de Recepcin y copia de la
Factura al Centro de Compras, una a la Unidad Solicitante, al
Almacn y el original a Departamento de Finanzas.
10. Luego de la recepcin de documentos se entrega la
mercadera solicitada.
4.4.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Dentro del proceso de Recepcin/ Entrega, encontramos los
Procesos de:
A. RECEPCIN DE BIENES INVENTARIABLES:
- Objetivo del Proceso: Realizar la recepcin en bodega
-

de los bienes que han sido comprados.

Entradas al Proceso: Recibo de documentacin y

materiales en bodega.
Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes.
Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.

PROVEEDOR

ENCARGADO DE

OFICINA DE PARTES

BODEGA
INICIO

OC

RECEPCIN
DE ORDEN
DE COMPRA
RECEPCIN
DE BIENES Y
RECIBE
1
FACTURAS
2

DESPACHO
DE
MATERIALES
1
2

REVISA OC,
FACTURAS Y
MATERIALES
RECIBIDOS

FIRMA
RECEPCIN
CONFORME,
FOTOCOPIA
DOCUMENT
OS

ARCHIVA
FOTOCOPIA
S DE
FACTURAS
1
2

RECIBE/DESP
ACHA
FACTURAS
1
2

B. ALMACENAMIENTO BIENES:
- Objetivo del Proceso: Almacenar bienes en trnsito,
con el fin de diferenciarlo de los materiales que estn
-

en stock.
Entradas al Proceso: Recibo de materiales en bodega.
Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes.
Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.
ENCARGADO DE BODEGA
INICIO

RECEPCIN DE
MATERIALES

CLASIFICACIN
DE MATERIALES

ALMACENAMIEN
TO EN
ESTANTERA
MATERIALES EN
TRANSITO EN
ESPERA DE

REGISTRA
INGRESO PARA
CONTROL DE
STOCK

B.1) TOMA DE INVENTARIOS

Objetivo del Proceso: Contrastar con el inventario
existente en sistema.
Entradas al Proceso: Decisin de realizar la toma
del inventario.
Salidas al Proceso: Realizacin del contraste y
realizacin de informe.
Dueo del Proceso: Administrativo Abastecimiento
y Logstica.

JEFE DE

ENCARGADO DE

ADMINISTRATIVO

ABASTECIMIENTO

INVENTARIO

ABASTECIMIENTO

INICIO

ESTABLECE
FECHA
PARA LA
TOMA DE

COMUNICA
A
ENCARGAD
O DE
INVENTARI

PLANIFICA Y
PROGRAMA EL
DESARROLLO
LOGSTICO DE LA
TOMA DE
INVENTARIO

VISITA A
TERRENO
PARA LA
TOMA DE
INVENTARI
CONTRASTA
CON
INVENTARIO
EXISTENTE
EN EL

RECIBE
INFORME

INF.

PREPARA
INFORME Y
ENVA A
JEFE DE
UNIDAD
INF.

C. DISTRIBUCIN BIENES.
- Objetivo del Proceso: Distribuir en forma adecuada y
diferenciada los bienes, identificando as la ubicacin de
-

los Bienes catalogados como crticos.

Entradas al Proceso: Designacin del Bien catalogado

como crtico.
Salidas al Proceso: Recepcin del bien por parte del

solicitante.
Dueo del Proceso: Administrativo Abastecimiento y
Logstica.
ENCARGADO DE INVENTARIO

UNIDAD SOLICITANTE

INICIO

ELABORA
HOJA DE
ASIGNACIN
DEL BIEN E
IMPRIME DOS
ASIGNACIO
N

RECIBE BIEN Y
HOJA DE
ASIGNACIN
ASIGNACIO
N

FIRMA HOJA
SE
ASIGNACIN
RECIBO
CONFORME
ASIGNACIO
N

ARCHIVA
HOJA DE
ASIGNACIN
ASIGNACIO
N

4.5 MANEJO DE INCIDENTES

4.5.1 DEFINICION

Corresponde al procedimiento, para la recepcin y solucin de

eventuales problemas que se generen en el desarrollo de un
proceso de contratacin de bienes y/o servicios.
4.5.2 AMBITO DE APLICACIN
Este procedimiento es aplicable a todos los incidentes que
puedan ocurrir en las diferentes reas solicitantes de
materiales.
4.5.3 PRINCIPALES INCIDENTES
Los principales incidentes que suelen ocurrir son dos
bsicamente:
a) El proveedor entrega mercadera no estipulada en la orden
de compra
Los proveedores suelen muchas veces equivocarse al
momento de entregar un material, por eso es muy
importante que en la recepcin de materiales los
documentos pertinentes, como son la orden de compra y la
factura sean comparados y verificados (marcas, series,
precios y cantidades). En estos casos, quien recepcione la
mercadera

los

documentos

deber

devolver

inmediatamente la mercadera y la factura, para que se

hagan las correcciones respectivas.
b) Quien emite la orden de compra comete errores en el
detalle
Este problema tambin es muy comn, por eso es
importante que antes de enviar las rdenes a los
proveedores, stas sean debidamente revisadas. Hay
casos en los que el error no es detectado a tiempo y
cuando los materiales solicitados por las diferentes
Unidades, no coinciden con lo que pedan, resulta muy
difcil solicitar devolucin de dinero pagado o cambio de
mercadera.
4.6 PROCEDIMIENTO DE PAGOS
4.6.1 DEFINICIN

El procedimiento de Pago consiste en cancelar a los distintos

proveedores por la mercadera solicitada. Se detalla en las
Normas de Procedimiento de Pago
4.6.2 NORMAS EN EL PROCEDIMIENTO DE PAGO
1.- El encargado de tesorera ser responsable de controlar el
proceso de pago de proveedores de la Empresa.
2.-Es responsabilidad del encargado de tesorera informar al
Jefe de Administracin y finanzas la situacin de deudas
adquiridas por la Empresa y solicitar su aprobacin.
3.-El encargado de Adquisiciones no podr solicitar la emisin
de cheques sin el comprobante de egreso y los documentos
anexos obligatorios (Factura de compra)
4.-El encargado de tesorera realizar las gestiones de pago
de acuerdo al plan de condiciones de venta establecido por
Jefe de Administracin y el respectivo proveedor.
5.-En el caso de adelanto de pago de deber mantener el
documento original en espera de la recepcin o finiquito de la
obra segn sea el caso.
6.-El encargado de adquisiciones informar a los beneficiarios
de pagos, de acuerdo al informe suministrado por el
encargado de tesorera
7.- El encargado de tesorera deber emitir mensualmente un
listado de los pagos realizados mensualmente con su
respectiva copia del comprobante de egreso, al encargado de
contabilidad para su respectiva conciliacin y contabilizacin.

4.6.3 PROCEDIMIENTO DE PAGO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

ENCARGADO DE
ADQUISICIN

1.- Recibe documentos boleta, factura o

gua correspondiente de acuerdo a la
adquisicin realizada
2.- Procede a la emisin de
comprobante de egreso, adjuntando
documentacin
obligatoria,
para
solicitar la emisin de cheques al
encargado de tesorera
3.- Informar a los proveedores la fecha
de cancelacin de los documento en
tesorera

ENCARGADO DE
TESORERA

1.- Gestionar los pagos solicitados por

el encargado de adquisiciones, previa
revisin de documentacin obligatoria.
2.- Informar al jefe Administracin y
Finanzas la situacin de las deudas y
solicitar la aprobacin de pago
3.Informar
al
encargado
de
adquisiciones la fecha de pago de los
proveedores
4.- Mantener el documento original en
espera de finiquito de recepcin en
caso de pago adelantado.
5.- Enviar mensualmente lista de pagos
realizados al encargado contabilidad

ENCARGADO DE
CONTABILIDAD

1.- Recibir listados de pago

encargado de tesorera, para
conciliacin y contabilizacin.

de
su

Conclusiones
-

hhhhh