Man Manual de La Calidad Procuraduria Gral de La Nacion Gobcol 2008

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SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD
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PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO
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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
ALCANCE:
SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE
CARRERA
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CONTROL DE CAMBIOS
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19/10/2007
Versin original, adoptada segn Resolucin N 292
01/02/2008
Ajustes derivados de la expedicin de la Resolucin

nmero 366 de 2007 y los resultados de la auditora
interna, la pre-auditora y la revisin por la direccin. Se
adopta por Resolucin 030
Elabor
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ROCIO BERNAL GARAY

Oficina de Seleccin
y Carrera
Descripcin de la Modificacin
Precisin del alcance del Sistema de Gestin de Calidad,

numeral 1.2. del Manual de Calidad. Se adopta por
Resolucin 043
Revis
LUZ MARINA AMAYA

CHITIVA
Oficina de Planeacin
Aprob
EDGARDO JOS MAYA

VILLAZN
Procurador General de la
Nacin
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TABLA DE CONTENIDO
1.
INTRODUCCIN ___________________________________________________5
1.1. OBJETIVO ______________________________________ 5

1.2. ALCANCE _______________________________________ 6
1.3. EXCLUSIONES___________________________________ 6
1.4. PRESENTACIN DE LA PROCURADURA GENERAL
DE LA NACIN ______________________________________ 6
1.5. PRESENTACIN DEL SUBPROCESO DE SELECCIN
DE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA PGN. ______________ 8
2.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ________________________________10
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ____________ 10

MISIN ________________________________________ 11
VISIN ________________________________________ 11
VALORES INSTITUCIONALES _____________________ 12
3.
DEFINICIONES ___________________________________________________14
4.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD_________________________________21
4.1. POLTICA DE CALIDAD ___________________________ 21

4.2. OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DE
SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA. ____________ 21
4.3. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD __________________________________________ 22
4.4. MAPA DE PROCESOS DE LA PGN _________________ 23
4.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PGN _____________ 25
4.6. MAPA DE PROCESOS DEL SUBPROCESO DE
SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA ____________ 26
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ANEXOS
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
Caracterizacin del Subproceso de Seleccin de Empleados

de Carrera
Glosario Tcnico de Calidad
Matriz de Poltica de Calidad
Matriz Poltica - Objetivos Indicadores
Matriz de cumplimiento de requisitos
Matriz de Requisitos vs. Subprocesos - Procedimientos
Matriz de Cumplimiento de Requisitos Legales
Matriz de Comunicacin con el Cliente
Matriz de Requisitos, Necesidades y Expectativas del Cliente
Matriz de Propiedad del Cliente
Matriz de Indicadores
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1. INTRODUCCIN
1.1. OBJETIVO
El Manual de Calidad de la PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN,
describe la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad del SUBPROCESO
DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA; referencia los procedimientos
documentados, la interaccin de los procesos y las exclusiones, para demostrar su
capacidad para seleccionar personal idneo que satisfagan los requisitos de la
entidad, con un enfoque por procesos y de acuerdo con los requisitos de la NTC
ISO 9001 versin 2000, y la NTCGP 1000:2004.
La Ley 872 de 2003 impone a las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico la obligacin de implementar un Sistema de Gestin de Calidad que les
garantice el mejoramiento del desempeo interno en pro de entregar mejores
resultados a la sociedad. La Procuradura General de la Nacin, organismo
constitucional de control y autnomo, a pesar de nos estar obligada, ha decidido
establecer este sistema para lograr tal objetivo y una coherencia con las dems
entidades del Estado, sin afectar su independencia, y dentro de un proceso de
implementacin a cuatro (4) aos.
Para ello, ha iniciado el proceso de implementacin del Sistema con uno de los
subprocesos existentes dentro del Mapa de Procesos, bajo la norma ISO 9001
versin 2000. La Resolucin 107 de 2005 cre el Sistema de Gestin de la
Calidad, la 215 de 2007 lo reglament y estas dos fueron unificadas por medio de
la No. 366 de 2007.
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1.2. ALCANCE
El sistema de gestin de la calidad de la PROCURADURA se enmarca dentro de
los principios y requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000, para las actividades
del SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA, que se
encuentra dentro del proceso de Talento Humano, proceso de apoyo de la PGN.
1.3. EXCLUSIONES
Los requisitos que no aplican al SGC de la Procuradura General de la Nacin de
acuerdo con la de la NTC ISO 9001 versin 2000, y a la NTCGP 1000:2004, son
los siguientes:
7.6. Control de dispositivos de seguimiento y medicin: Este requisito se

excluye porque para la prestacin de los servicios del Subproceso de
Seleccin de Empleados de Carrera la PGN, no se emplea ningn tipo de
dispositivo que requiera ser calibrado.
1.4. PRESENTACIN DE LA PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

La PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN, es la Entidad que representa a
los ciudadanos ante el Estado. Es el mximo organismo del Ministerio Pblico,
conformado adems por la Defensora del Pueblo y la Personera.
La Procuradura tiene autonoma administrativa, financiera y presupuestal en los
trminos definidos por el Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional. Es su
obligacin velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la
Constitucin y la Ley a servidores pblicos y lo hace a travs de sus tres funciones
misionales principales:
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La funcin preventiva
Considerada la principal responsabilidad de la Procuradura que esta empeada
en prevenir antes que sancionar, vigilar el actuar de los servidores pblicos y
advertir cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas vigentes, sin que
ello implique coadministracin o intromisin en la gestin de las entidades
estatales.
La funcin de intervencin
En su calidad de sujeto procesal la Procuradura General de la Nacin interviene
ante las jurisdicciones Contencioso Administrativa, Constitucional y ante las
diferentes instancias de las jurisdicciones penal, penal militar, civil, ambiental y
agraria, de familia, laboral, ante el Consejo Superior de la Judicatura y las
autoridades administrativas y de polica. Su facultad de intervencin no es
facultativa sino imperativa y se desarrolla de forma selectiva cuando el Procurador
General de la Nacin lo considere necesario y cobra trascendencia siempre que
se desarrolle en defensa de los derechos y las garantas fundamentales.
La funcin disciplinaria
La Procuradura General de la Nacin es la encargada de iniciar, adelantar y fallar
las investigaciones que por faltas disciplinarias se adelanten contra los servidores
pblicos y contra los particulares que ejercen funciones pblicas o manejan
dineros del estado.
Servicios
La Procuradura General de la Nacin a travs de sus sedes en todo el pas facilita
a la ciudadana la participacin en la accin preventiva, en el control disciplinario y
de gestin (intervencin) a la vez que cuenta con personal especializado para
orientar el trmite de quejas y denuncias.
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En Bogot, el Centro de Atencin al Pblico (CAP) ubicado en el edificio contiguo

a la sede Principal de la Procuradura General de la Nacin (Cra. 5 N 15-60)
ofrece a los usuarios pantallas de auto consulta para acceder a resoluciones,
directivas, circulares, la Gua del Proceso Disciplinario, entre otra documentacin
emitida por el Ministerio Pblico.
El Grupo de Relatora de la Procuradura General de la Nacin tiene como objetivo
primordial apoyar el fortalecimiento tcnico del Ministerio Pblico de cara a la
creacin de sistemas para recopilar, analizar, controlar y suministrar la informacin
correspondiente a las decisiones, conceptos y dems datos relacionados con la
forma como se expresa, jurdica y administrativamente.
1.5. PRESENTACIN DEL SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS

DE CARRERA DE LA PGN.
El Proceso Gestin del Talento Humano incluye los siguientes subprocesos:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Seleccin de Empleados de carrera

Capacitacin
Bienestar
Situaciones Administrativas
Compensacin
Calificacin de Servicios
Para el alcance del Sistema de Gestin de Calidad estamos trabajando con el

Subproceso Seleccin de Empleados de carrera, cuyo objetivo es garantizar el
ingreso de personal idneo y el ascenso de los empleados con base en el mrito
en igualdad de condiciones a la PGN.
Las actividades de este subproceso son realizadas por varias dependencias, bajo
la direccin principal de la Oficina de Seleccin y Carrera cuya funcin segn el
Decreto 262 de 2000 es ejecutar y coordinar los procesos de seleccin de
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personal para el ingreso a la Entidad y el ascenso de los servidores pblicos

inscritos en la carrera en este sentido, los procedimientos del subproceso de
seleccin estn orientados a establecer las actividades que se deben realizar en
cada una de las etapas del subproceso para lo cual un equipo tcnico y uno
Jurdico, revisaron dichas etapas las cuales se presentan a continuacin:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
PLANEACIN DEL SUBPROCESO (Concurso)

CONVOCATORIA
RECLUTAMIENTO
PRUEBAS (Diseo y desarrollo de pruebas: conocimientos - psicotcnica,
Pruebas escritas: conocimientos psicotcnica, Diseo y Desarrollo de
entrevista y anlisis de antecedentes)
LISTA DE ELEGIBLES
NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA
CALIFICACIN PERIODO DE PRUEBA
INSUBSISTENCIA PERIODO DE PRUEBA
La Oficina de Seleccin y Carrera responsable del Subproceso Seleccin de

Empleados de Carrera, incorpor elementos novedosos en el proceso de
seleccin de personal para consolidar la gestin pblica, la eficiencia y la
transparencia de la Entidad en esta materia, a travs de la elaboracin de pruebas
idneas con la aplicacin de nuevas metodologas y tecnologas de avanzada,
reforzando el mejoramiento continuo. Tambin se foment la innovacin, adopcin
y utilizacin de diferentes medios y/o sistemas para la entrega precisa de
resultados en todas las etapas del proceso.
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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
2.1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

La Alta Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad de la PGN, est
comprometida con el desarrollo de todos y cada uno de los procesos, subprocesos
y procedimientos de la entidad, mediante los cuales se busca brindar satisfaccin
a los clientes. De igual manera manifiesta su apoyo al mismo en forma
permanente, para lograr el cumplimiento de la poltica y los objetivos de calidad
establecidos, a travs de la disposicin de los recursos necesarios, la
comunicacin a los servidores pblicos de la entidad de la importancia de
satisfacer los requisitos de los clientes, as como los determinados por la ley, y
efectuando las revisiones del sistema de gestin de manera peridica,
propendiendo por un mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de
la PGN.
Mediante la Resolucin 190 del 2006, que posteriormente fue modificada por la
215 y la 366 de 2007, se estableci el Comit de Coordinacin del Sistema de
Control Interno como mxima instancia del Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC) y se le asignaron las siguientes funciones:
1. Revisar peridicamente la Poltica y los Objetivos de Calidad de la Entidad
para garantizar su continua adecuacin.
2. Gestionar el suministro de los recursos y mecanismos de comunicacin
necesarios para que cumpla con las actividades de implementacin,
mantenimiento y mejoramiento del SGC.
3. Realizar peridicamente la revisin del funcionamiento del SGC, segn el
procedimiento que se establezca para tal efecto.
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4. Las dems que le asigne el Seor Viceprocurador y que correspondan al

desarrollo del SGC, en su calidad de Presidente del Comit de Coordinacin
del Sistema de Control Interno.
Resolucin 366 del 20 de diciembre de 2007
El Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno revisa anualmente el
Sistema de Gestin de la Calidad de la entidad, con el fin de asegurarse de su
conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. De igual manera, revisa la poltica
de calidad para determinar su adecuacin a los propsitos de la PGN y se
analizan los posibles cambios al sistema, con el fin de garantizar la integridad del
mismo.
2.2. MISIN
Vigilar el correcto funcionamiento de la funcin pblica, para salvaguardar los
derechos e intereses de los ciudadanos, garantizar la proteccin de los derechos
humanos e intervenir en representacin de la sociedad para defender el
patrimonio pblico.
2.3. VISIN
Ser una institucin reconocida nacional e internacionalmente tanto como modelo
en la lucha contra la corrupcin, como por la defensa de los derechos humanos en
el pas. Caracterizada por una gestin orientada a resultados con un capital
humano de altos niveles en sus competencias, as como por un comportamiento
acorde a valores y principios ticos.
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2.4. VALORES INSTITUCIONALES

Los principios y valores institucionales enmarcan las actuaciones de los
funcionarios dentro y fuera de la entidad:
1.
Libertad: Disposicin natural del hombre a hacer lo que l decida, para su

propio bienestar, el de los dems y el de la sociedad en general,
materializando su condicin de sujeto moral autnomo.
2.
Honestidad: Es el valor que mueve al hombre a actuar con rectitud,

honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos de la vida, a proceder
de acuerdo con reglas y valores aceptados por la sociedad como buenos
principios.
3.
Justicia: Equilibrio que se establece entre causa y efecto, entre una accin y
sus resultados, en desarrollo de principios de igualdad y dignidad que
garantizan a cada cual lo que necesita y requiere para desarrollarse como
sujeto autnomo y digno.
4.
Responsabilidad: Es la capacidad de reconocer y aceptar las

consecuencias de las decisiones tomadas libremente. Es la obligacin moral
por cumplir con el deber asignado aportando lo mejor de s mismo.
5.
Tolerancia: Respetar y aceptar las actitudes y comportamientos individuales,

sociales o institucionales, entendiendo las diferentes opiniones y posiciones
de cada uno, an cuando no se compartan.
6.
Respeto: Es el valor fundamental para la convivencia social; respetar es

estimar y considerar los derechos propios y de los dems, valorando las
cualidades de los otros y el medio que nos rodea.
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7.
Compromiso: Deber del servidor pblico de participar activamente para el

logro de la misin institucional de manera constante y responsable,
entregando lo mejor de s mismo.
8.
Transparencia: Es el cumplimiento del quehacer como servidor pblico de

conformidad con los deberes y obligaciones a los que se ha comprometido
con la Institucin y la Sociedad.
9.
Solidaridad: Es actuar en unin, sintiendo como propias las causas,

intereses y responsabilidades de otros, de manera desinteresada y oportuna,
expresando un alto grado de integracin, estabilidad interna, adhesin
ilimitada y total a una causa, situacin o circunstancia, que implica asumir y
compartir por ella beneficios y riesgos.
10. Efectividad: Ser efectivo significa el logro de los objetivos o de la misin de

la Entidad de forma eficiente y eficaz, con la mayor calidad, bajo el mejor
mtodo, al menor costo y en el menor tiempo.
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3. DEFINICIONES
Los siguientes conceptos se encontrarn dentro de los procedimientos del

Subproceso de Seleccin de Empleados de Carrera:
Anlisis de Antecedentes. Es una prueba del proceso de seleccin de personal
que evala las hojas de vida de los concursantes, asignndole unos puntajes de
acuerdo con criterios tcnicos previamente establecidos; confrontando los
requisitos mnimos exigidos de estudios y experiencia de la convocatoria.
reas de Aplicacin. Son las materias acadmicas que se tienen en cuenta en la
construccin y validacin de preguntas que se aplicarn en la prueba escrita de
conocimientos.
Aspirante. Persona que aspira a un empleo o cargo. El aspirante es aquel que se
encuentra en una situacin en la que an no ha sido admitido ni inadmitido para el
concurso.
Calificacin de Servicios. Es un procedimiento mediante el cual se valora la
gestin del servidor y que tiene por objetivo el mejoramiento y desarrollo de las
condiciones personales y laborales de los empleados de carrera y la verificacin
del cumplimiento de las funciones por parte de los servidores en periodo de
prueba o inscritos en carrera.
Calificador. Superior inmediato (Empleado) responsable de calificar el
desempeo laboral de los servidores pblicos bajo su direccin o quien ejerza la
supervisin directa del empleado por calificar. Es quien califica todo el periodo
establecido.
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Competencias. Las competencias laborales se definen como la capacidad de una

persona para desempear, en diferentes contextos y con base en los
requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las
funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe
poseer y demostrar el empleado pblico.
Componente: De Conocimiento. rea donde se evala el saber hacer.
Psicotcnico. rea donde se evalan caractersticas personales y habilidades.
Concursante. Candidato a un concurso o examen. Persona que ha sido inscrita y
admitida al concurso.
Contratista de Soporte Web. Entidad que realiza la publicacin del demo y
formulario de inscripcin, prestacin del servicio de hosting y soporte tcnico para
adelantar la inscripcin al concurso, y permite la consulta de aspirantes admitidos
y no admitidos.
Convocatoria. Es la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la
administracin como a los participantes. Su elaboracin debe hacerse de acuerdo
a los requerimientos legales y los parmetros tcnicos segn la naturaleza del
empleo por proveer.
Coordinador de Piso. Es la persona que dirige la logstica de aplicacin de las
pruebas escritas para un grupo de salones determinados.
Coordinador de Validacin. Es la persona encargada de revisar y aprobar
acadmicamente cada una de las preguntas que se elaboran para la aplicacin de
la prueba escrita, segn su especialidad.
Coordinador Designado de Reparto. Empleado encargado de realizar la
distribucin de los Formularios de Calificacin de Servicios para los Empleados en
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Periodo de Prueba una vez diligenciados, para el ingreso al Sistema de

Informacin Administrativo y Financiero (SIAF) Modulo Calificacin de Servicios.
Empleado Delegado. Empleado seleccionado y capacitado por la Procuradura
General de la Nacin para que apoye y supervise la aplicacin de las pruebas
escritas (conocimientos y psicotcnica).
Empleado Designado. Empleado de la Procuradura General de la Nacin o de la
Entidad Especializada, destinado a realizar una actividad especifica en cualquier
etapa de los procedimientos del proceso de seleccin de personal.
Empleo. Es el conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y
las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propsito de satisfacer
el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines de Procuradura General de
la Nacin.
Entidad Especializada. Entidad contratada o por convenio para la aplicacin y
evaluacin de las pruebas escritas (conocimientos, psicotcnica, etc.), al igual que
para la prestacin de servicios de capacitacin, asesora, orientacin y apoyo
tcnico al proceso de seleccin de personal
Entidad Especializada de Seguridad. Empresa contratada para la
personalizacin, alistamiento, impresin, empaque y distribucin de cuadernillos,
recoleccin y desempaque de hojas de respuesta y recoleccin, desempaque,
custodia y destruccin de cuadernillos de la pruebas escritas (conocimientos y
psicotcnica).
Estudio Tcnico. Anlisis de empleos de carrera de la planta de personal, que se
encuentran vacantes, consultando las necesidades del servicio de las
dependencias y las tcnicas de anlisis ocupacional.
Evaluacin de proveedores: Se refiere a la calificacin que realiza el interventor
al contratista respecto a su cumplimiento en la ejecucin del contrato. sta
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calificacin se registra en un acta o informe, es suscrita por el supervisor o

interventor con el visto bueno del jefe inmediato de acuerdo con los siguientes
criterios generales:
-
Permanentemente se hace una verificacin de cumplimiento del cronograma o

los tiempos establecidos en el contrato.
Previo a los pagos se realiza la evaluacin de cumplimiento de requisitos
mediante una certificacin adjunta con los documentos soporte, la cual se
radica en el Grupo de Cuentas y surte su trmite en la Secretara General
(ordenador del gasto), Divisin Financiera y Tesorera.
Evaluado (Periodo de Prueba). Empleado sobre el cual se realiza la calificacin

de servicios y de ser satisfactoria, adquiere derechos de carrera.
Evaluador. Superior inmediato (Empleado) responsable de evaluar el desempeo
laboral de los servidores pblicos bajo su direccin o quien ejerza la supervisin
directa del empleado por evaluar. Es quien realiza evaluaciones parciales durante
un periodo determinado.
Experto. Que cultiva o se dedica a un ramo de determinada arte o ciencia de la
que tiene especiales conocimientos o habilidades. Es quien construye y valida
preguntas para las pruebas escritas, el experto es contratado por la Entidad.
Insubsistencia. Situacin administrativa por medio de la cual se retira
definitivamente a un empleado (servidor) de la Procuradura General de la Nacin.
Para el procedimiento del proceso de seleccin de personal esta situacin se da
por una calificacin de servicios insatisfactoria.
Interesado. Persona que ha sido objeto de un nombramiento en periodo de
prueba y quien debe realizar los trmites respectivos para su posesin.
Jefe de Saln. Persona que supervisa a los concursantes en el saln al momento
de la aplicacin de las pruebas escritas.
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Lista de Elegibles. La lista de elegibles es una resolucin que se elabora en

riguroso orden de mrito, de acuerdo con los resultados de la pruebas del
concurso. Formarn parte de la lista de elegibles para el empleo correspondiente,
los concursantes que obtengan un puntaje total igual o superior al 70% del
mximo posible en el concurso.
Nivel Jerrquico. Es una clasificacin de funciones generales, responsabilidades
y requisitos para el desempeo de empleos.
Perfil del Empleado. Es el conjunto de los niveles educativos, el tiempo de
experiencia laboral, los conocimientos y las competencias que una persona
demuestra poseer a travs de los ttulos, las certificaciones y/o las pruebas
correspondientes.
Perfil del Empleo. Son las caractersticas a exigir a una persona para el
desempeo de un empleo. Las caractersticas se refieren a los requisitos que, en
trminos de educacin, experiencia, conocimientos y competencias, una persona
debe cumplir para ocupar adecuadamente un empleo.
Periodo de Prueba. Etapa del proceso de seleccin de personal en la que la
persona seleccionada por concurso abierto debe demostrar sus competencias
para el empleo a proveer. Dicha persona ser nombrada en periodo de prueba,
por un trmino de cuatro (4) meses, al vencimiento del cual se evaluar su
desempeo.
Personal de Apoyo. Personas contratadas por la Procuradura General de la
Nacin para realizar actividades de apoyo, relacionadas con el proceso de
seleccin de personal.
Proceso de Seleccin. El proceso de seleccin tiene por objeto garantizar el
ingreso de personal idneo a la Procuradura General de la Nacin y el ascenso
de los empleados con base en el mrito, mediante procedimientos que permitan la
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seleccin objetiva y la participacin en igualdad de condiciones de quienes

demuestren cumplir los requisitos para desempear los empleos.
Prueba de Conocimientos. Es un instrumento que tiene como finalidad
establecer los conocimientos, experiencia y que las condiciones de los aspirantes
correspondan con la naturaleza y el perfil de los empleos que deben ser provistos.
Prueba Psicotcnica. Es un instrumento cientfico para examinar una conducta
humana en unas circunstancias determinadas. Se trata de una prueba que sirve
para discriminar y medir variables psicolgicas permitiendo constatar las aptitudes,
habilidades y caractersticas de una persona para un determinado perfil.
Reclutamiento. Etapa del proceso de seleccin de personal en la que se realizan
las inscripciones y se definen los admitidos que participarn en el concurso.
Re-evaluacin de proveedores: Por ley todo contratista que culmina la ejecucin
de un contrato, si quiere nuevamente suministrar bienes o servicios a la entidad
deber participar nuevamente en un proceso de seleccin; en este sentido no se
califica peridicamente a los proveedores. Sin embargo en la PGN se aplicara la
re-evaluacin en aquellos casos en que sea necesario adicionar o prorrogar el
contrato; en este caso se requiere una evaluacin para determinar si es posible o
no dicha prrroga o adicin teniendo en cuenta que el comportamiento del
contratista sea:
-
Satisfactorio: El supervisor del contrato avala con su visto bueno las

solicitudes de adicin y prrroga de los contratos, verificando de forma previa
el cumplimiento del contratista y las razones tcnicas y econmicas que
generan la peticin. La Oficina Jurdica elabora las minutas correspondientes y
las remite para la firma del ordenador del gasto
Insatisfactorio: El supervisor del contrato no avala las solicitudes de adicin o
prrroga del contratista, una vez evaluado el cumplimiento del mismo y las
razones tcnicas o econmicas manifestadas, verificando que se
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salvaguardan los intereses de la entidad y se cumpla con la finalidad

perseguida al suscribir el contrato.
As mismo cuando el contratista, en ejecucin de lo pactado, no cumple con las
obligaciones a su cargo, la entidad puede acudir a la figura jurdica de la multa, a
hacer efectiva la clusula penal del contrato, declarar la caducidad del mismo y en
consecuencia a hacer efectiva la garanta nica constituida para ampararlo.
Estas sanciones se encuentran previstas en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007
e implican una serie de reportes a los organismos estatales competentes que
pueden generar consecuencias desfavorables para el contratista. Por ejemplo, si
el contratista fue multado la entidad tiene como criterio general efectuar, en la
evaluacin de las propuestas de los procesos de seleccin, descuentos al puntaje
obtenido por los oferentes, de conformidad con los criterios de calificacin
establecidos en el pliego de condiciones o su equivalente, por multas impuestas
dentro de un perodo determinado.
As mismo, si el oferente ha sido sancionado con la caducidad del contrato, la Ley
lo inhabilita para contratar con el Estado durante cinco (5) aos. La entidad verifica
todas estas circunstancias en cada proceso de seleccin o antes de suscribir un
contrato, en el caso de que no se lleve a cabo convocatoria.
Seleccin de Proveedores: Se refiere a la escogencia del contratista de acuerdo
con el anlisis de los aspectos financieros, jurdicos, tcnicos, econmicos y de
experiencia y cumplimiento, los cuales se establecen, segn la modalidad de
contratacin, en el oficio de invitacin a cotizar (solicitud de cotizacin), los pliegos
de condiciones o los trminos de referencia, segn el caso.
En la PGN la contratacin se realiza de acuerdo con las modalidades de
contratacin establecidas en la Ley 80 de 1993 y dems disposiciones que la
adicionen o modifiquen, con sus respectivos decretos reglamentarios.
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4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
4.1. POLTICA DE CALIDAD

La Poltica de Calidad de la Procuradura General de la Nacin fue establecida por
el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno y aprobada mediante
Circular 040 de 2006 del Procurador General de la Nacin:
En la PGN tenemos como poltica de calidad satisfacer las necesidades de
nuestros usuarios conforme al ordenamiento jurdico, mediante la prestacin de
servicios disciplinarios, preventivos y de intervencin los cuales sern mejorados a
travs de la revisin y adecuacin continua de los procesos y procedimientos, para
hacerlos cada vez ms confiables, transparentes, eficaces, oportunos, pertinentes
y justos.
4.2. OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DE SELECCIN DE

EMPLEADOS DE CARRERA.
Objetivo General
El proceso de seleccin tiene como objetivo garantizar el ingreso de personal
idneo a la Procuradura General y el ascenso de los empleados con base en el
mrito, mediante procedimientos que permitan la seleccin objetiva y la
participacin en igualdad de condiciones de quienes demuestren cumplir los
requisitos para desempear los empleos.
Artculo 191 Decreto 262 de 2000
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Objetivos Especficos:
Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la convocatoria

para integrar personal calificado a la entidad.
La transparencia e igualdad de condiciones para garantizar un proceso de

calidad.
Alcanzar niveles adecuados de satisfaccin de los clientes con respecto a los

servicios ofrecidos.
Habilitar canales de informacin para ofrecer una atencin oportuna al cliente

en cada etapa del proceso.
4.3. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

PRO-ME-GC-001
PRO-ME-GC-002
PRO-ME-GC-003
PRO-ME-GC-004
PRO-EV - EI- 006
Procedimiento Control de Documentos y Registros.

Procedimiento para realizar Acciones Correctivas y
Preventivas.
Procedimiento para el Control del producto y/o servicio no
conforme.
Procedimiento para revisar el Sistema de Gestin de la
Calidad de la PGN.
Procedimiento para realizar Auditorias Internas de Calidad.
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4.4. MAPA DE PROCESOS DE LA PGN
El Modelo de Operacin es el estndar organizacional que soporta la operacin de

la entidad pblica, integrando elementos necesarios para el cumplimiento de su
funcin y misin; se define bajo el enfoque por procesos, definido por la NTCGP
1000:2004 como la identificacin y gestin sistemtica de los procesos
empleados en las entidades.
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El Modelo de Operacin por procesos de la PGN ha sido trabajado de acuerdo con

la metodologa establecida en el Manual de Implementacin del MECI, la norma
NTCGP 1000:2004, se han realizado consultas al Departamento Administrativo de
la Gestin Pblica, se han tomado elementos de consultoras desarrolladas en las
reas misionales realizadas por Deloitte y la Universidad Nacional y en las reas
de apoyo se han tomado los resultados de la Reingeniera de Procesos.
Se consider el enfoque por procesos y el enfoque sistmico, basado en la
propuesta de optimizacin del proyecto CIFI de la Universidad de los Andes (Tomo
II Captulo 5) y el modelo de procesos de negocio elaborado por Synapsis.
El mapa contiene los siguientes macroprocesos y procesos:
-
Macroproceso Estratgico: Procesos de Planeacin Estratgica y Planeacin

Presupuestal.
Macroproceso Misional: Procesos Preventivo, Intervencin y Disciplinario.
Macroproceso de Apoyo: Procesos Administracin de Bienes y Servicios,

Gestin de Contratacin, Gestin Financiera, Gestin de Seguridad, Gestin
Documental, Gestin Jurdica, Gestin de Talento Humano, Gestin de la
Comunicacin, Gestin de Tecnologas de Informacin y Relatora.
Macroproceso de Evaluacin y Control: Evaluacin

Administracin del Riesgo y Mejoramiento Continuo.
Institucional,
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4.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PGN
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4.6. MAPA DE PROCESOS DEL SUBPROCESO DE SELECCIN DE

EMPLEADOS DE CARRERA
El Subproceso de Seleccin de Empleados de Carrera se encuentra dentro del
proceso de Gestin de Talento Humano, el cual es un proceso de apoyo dentro
del mapa de procesos de la Procuradura General de la Nacin.
El mapa contiene los siguientes procesos:

-
Proceso estratgico: Planeacin del Subproceso
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Procesos misionales: Convocatoria, reclutamiento, diseo y desarrollo de

pruebas, pruebas escritas, diseo y desarrollo de entrevista, antecedentes
disciplinarios, lista de elegibles, nombramiento en perodo de prueba,
calificacin en perodo de prueba e insubsistencia en periodo de prueba.
Procesos de apoyo: Proceso de Gestin de Contratacin, Proceso de

Relatora, Subproceso de Calificacin de Servicios (Proceso de Gestin de
Talento Humano), Procedimiento de Expedicin CDPs (Proceso de Gestin
Financiera), Procedimiento de Viticos (Subproceso de Situaciones
Administrativas).
Procesos de evaluacin y control: Control de Producto y/o Servicio No

Conforme, Control de Documentos y Registros, Revisin del SGC de la PGN,
Acciones Correctivas y Preventivas y Auditorias Internas de Calidad.
Para el desarrollo de las auditoras internas de calidad, tanto los auditores como
los auxiliares de apoyo de auditora deben cumplir los siguientes requisitos:
Calidades acadmicas:
Auditor: Funcionario del nivel profesional o asesor, con conocimientos

suficientes en las normas aplicables a la gestin de la entidad. Ttulo
profesional en Contadura Pblica (tarjeta profesional vigente), en Derecho,
Administracin de Empresas, Administracin Pblica, Economa o Ingeniera,
que haya completado la formacin como auditor interno de calidad con un
mnimo de cuarenta (40) horas, acreditada con la respectiva certificacin
expedida por una institucin autorizada para ello.
Auxiliar de apoyo: Funcionario del nivel asistencial, que haya completado la

formacin como auditor interno de calidad con un mnimo de cuarenta (40)
horas, acreditada con la respectiva certificacin expedida por una institucin
autorizada para ello.
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Experiencia: Tanto el auditor como los auxiliares de apoyo debern tener una
experiencia laboral mnima de dos (2) aos en la entidad.
Cualidades personales: Los servidores que desempeen actividades de

auditora interna de calidad debern actuar de conformidad con los valores y
principios ticos descritos en la carta de valores y principios ticos de la
entidad, y su proceder y actitud debern inspirar confianza en los auditados,
brindando confidencialidad y discrecin sobre la informacin que les es
suministrada en el desarrollo de las auditoras, emitiendo siempre juicios
imparciales, basados tanto en las evidencias como en su anlisis.
Conocimientos y habilidades: Los servidores que desempeen actividades

de auditora interna de calidad debern tener conocimientos de las siguientes
materias:
Norma Tcnica NTC ISO 19011

Ley 872 de 2003
NTCGP 1000:2004
Manual de calidad de la entidad
Procedimiento para la realizacin de auditoras internas de calidad.
ANEXOS
I. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA.
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Seleccin de Empleados de Carrera
LDER DEL SUBPROCESO: Jefe Oficina de Seleccin y Carrera
OBJETIVO: Proveer funcionarios idneos que cumplan con el perfil requerido en la convocatoria. Brindar a los participantes igualdad de
condiciones y oportunidades dentro del proceso de mritos; suministrando informacin sobre el proceso y manteniendo los lineamientos
establecidos en la convocatoria.
.
PROVEEDORES
Internos Externos.
ENTRADAS
Despacho del Procurador

General de la Nacin
(Proceso de Planeacin)
La voluntad poltica o la
poltica institucional de
hacer el concurso
Dependencias.
(Todos los procesos)
La necesidad de personal
de carrera.
Personas
Documentacin necesaria
para participar en el
proceso.
CICLO PHVA
9.
Nombramiento
en Periodo de
Prueba
11. Insubsistencia
Periodo de
Prueba.
SALIDAS
1.
4.
Planeacin
Diseo y
Desarrollo de
pruebas escritas
Resolucin de Lista de Concursante.

elegibles.
Decreto de Nombramiento Concursante.
en Periodo de Prueba.
Empleado Seleccionado
10. Calificacin en
Periodo de
Prueba
CLIENTES
Internos
Externos.
2.
3.
5.
6.
7.
8.
Convocatoria
Reclutamiento
Pruebas escritas
Diseo y desarrollo
de Entrevista
Anlisis de
antecedentes
Lista de Elegibles
Jefe inmediato
Registro de Inclusin o Empleado.

actualizacin en el Registro
nico de Carrera.
Decreto de Insubsistencia
en Periodo de Prueba.
Empleado.
Banco de preguntas
Oficina de
Seleccin y carrera
Pruebas a aplicar
RECURSOS
Humanos: Talento Humano capacitado, con las aptitudes y habilidades para
desarrollar las diferentes etapas del subproceso.
Fsicos Recursos tecnolgicos Recursos financieros. (CDP). Logstica
para el Subproceso. Material Bibliogrfico.
DOCUMENTOS
INICIO:
Convocatoria
FIN:
Calificacin del periodo de prueba Insubsistencia periodo de

prueba
REGISTROS
REG-ME-GC-003 Listado Maestro de Documentos
REG-ME-GC-004 Listado Maestro de Registros
INDICADORES DEL PROCESO
REQUISITOS
Matriz de requisitos vs subprocesos procedimientos

Matriz de cumplimiento de requisitos legales
Decreto 262 de 2000
Resolucin 450 de 2000 y sus anexos
OBJETIVOS DE CALIDAD RELACIONADOS CON EL PROCESO
Matriz de Indicadores
LMITES DEL PROCESO
CONTROLES
Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la

convocatoria para integrar personal calificado a la entidad.
La transparencia e igualdad de condiciones para garantizar un proceso
Identificados en los puntos de control en
de calidad.
Alcanzar niveles adecuados de satisfaccin de los clientes con respecto los procedimientos.
a los servicios ofrecidos.
Habilitar canales de informacin para ofrecer una atencin oportuna
al cliente en cada etapa del proceso.
II. GLOSARIO TCNICO DE CALIDAD
Accin correctiva
accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable
Accin preventiva
accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente
indeseable.
Alta direccin
Ambiente de trabajo
persona o grupo de personas que dirigen y controlan al mas alto nivel una organizacin
conjunto de condiciones bajo las cuales realiza el trabajo
Aseguramiento de la
calidad
parte de la gestin de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de la
calidad
Auditado
organizacin que es auditada
Auditora
proceso sistemtico independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de

manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Calidad
Capacidad
Caracterstica
grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos

aptitud de una organizacin o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto
rasgo diferenciador
Caractersticas de la
calidad
caracterstica inherente de un producto proceso relacionada con u requisito
Clase
categora o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos procesos o sistemas que tienen el
mismo uso fundamental
Cliente
Cliente de la auditora
Competencia
Concesin
organizacin o personas que recibe un producto

organizacin o persona que solicita una auditora.
habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.
Conclusiones de la
auditoria
resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y
todos los hallazgos de la auditora.
Conformidad
cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad
Correccin
Criterios de auditoria
Defecto
Desecho
parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

accin tomada para eliminar una no conformidad detectada
conjunto de practicas procedimientos requisitos utilizados como referencia.
incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
acciones tomadas sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.
Diseo y desarrollo
conjunto de procesos que transforma los requisitos en caractersticas especificadas en la especificacin de

un producto proceso o sistema
Documento
Eficacia
Eficiencia
Ensayo/prueba
Equipo auditor
Especificacin
informacin y su medio de soporte

extensin en la que realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un procedimiento
uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora
documento que establece requisitos
Estructura de la
organizacin
disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal
Evidencia de la auditoria
registros declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de
auditoria y que son verificables.
Evidencia objetiva
datos que respaldan la existencia o veracidad de algo
Experto tcnico
<auditoria> Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se
vaya a auditar
Gestin
Gestin de la calidad
Hallazgos de la auditoria
Informacin
actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin

actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad
resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
datos que poseen significado
Infraestructura
<organizacin> sistema de instalaciones equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una

organizacin
Inspeccin
evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen acompaada cuando sea apropiado por
medicin ensayo/prueba o comparacin con patrones
Liberacin
Manual de la calidad
Mejora continua
autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso

documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin
actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
Mejora de la calidad
No conformidad
Objetivo de la calidad
Organizacin
parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad
incumplimiento de un requisito
algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad de la organizacin
conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades autoridades y relaciones
Parte interesada
persona o grupo que tenga un inters en el desempe o xito de una organizacin proveedores banqueros,
sindicatos, socios o la sociedad.
Permiso de desviacin
autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su relacin
Plan de la calidad
documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse quien debe aplicarlos y
cuando deben aplicarse a un proyecto, producto o contrato especifico
Planificacin de la calidad
parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin

de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad
Poltica de calidad
Procedimiento
Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresan formalmente por la alta direccin
forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
Proceso
conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan las cuales transforman entradas en
salidas
Proceso de calificacin
Producto
proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados

resultado de un proceso
Programa de la auditoria
conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especifico
Proveedor
organizacin o persona que proporciona un producto
Proyecto
proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de
finalizacin llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos incluyendo las
limitaciones de tiempo costo y recursos
Reclasificacin
variacin de la clase de un producto no conforme de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de
los iniciales
Registro
Reparacin
Reproceso
documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista.
accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.
Revisin
actividad emprendida para asegurar la conveniencia la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin
para alcanzar unos objetivos establecidos.
Satisfaccin del cliente
percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
Seguridad de
funcionamiento
trmino colectivo utilizado para describir el desempe de la disponibilidad y los factores que la influencian
desempe de la confiabilidad de la capacidad de mantenimiento y del mantenimiento de apoyo.
Sistema
Sistema de gestin
conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Sistema de gestin de
calidad
sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.
Trazabilidad
capacidad para seguir la historia la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.
Validacin
confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una
utilizacin o aplicacin especifica prevista.
Verificacin
confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
III. MATRIZ POLTICA DE CALIDAD PGN SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA

Directriz de la Poltica de
Calidad
Que significa
El subproceso de Seleccin de Empleados de Carrera da cumplimiento a los

artculos 183 y 191 del Decreto 262 de 2000, mediante el desarrollo de su principal
objetivo que es garantizar el ingreso de personal idneo y el ascenso con base en el
mrito, al rgimen de carrera de la PGN. Para cumplir con este objetivo el
Subproceso identifica y da cumpliendo a los requisitos de los clientes, es decir a los
perfiles de los empleados solicitados por los respectivos jefes.
El subproceso de Seleccin de Empleados de Carrera apoya los procesos
mediante la prestacin de servicios
misionales de la PGN, mediante la seleccin y ascenso de empleados idneos que
disciplinarios, preventivos y de
cumplan los requisitos para la prestacin de servicios disciplinarios, preventivos y de
intervencin
intervencin.
los cuales sern mejorados a
Mediante la implementacin del sistema de gestin de calidad en el subproceso de
travs de la revisin y adecuacin
Seleccin de Empleados de Carrera, se realiza seguimiento, medicin, anlisis y
continua de los procesos y
mejora de los procedimientos.
procedimientos,
Los procedimientos se realizan siguiendo la planeacin establecida en los
para hacerlos cada vez ms
cronogramas y dando cumplimiento a la documentacin, especficamente a los
confiables
instructivos de seguridad y a los puntos de control establecidos.
El subproceso de Seleccin de Empleados de Carrera durante las actividades de
transparentes
comunicacin con el cliente, genera canales directos, de amplia cobertura y fcil
acceso.
La ejecucin de concursos previos le ha permitido al subproceso de Seleccin de
eficaces
Empleados de Carrera seleccionar un nmero mayor de empleados idneos, en un
tiempo menor e invirtiendo menos recursos a los utilizados en concursos anteriores.
Al iniciar el proceso de seleccin en el procedimiento de planeacin se establecen
oportunos
cronogramas, la oficina desarrolla las actividades tendientes a cumplir las fechas
establecidas.
Dando cumplimiento a la Ley 909 de 2004, que establece normas que regulan el
empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica, y al Decreto 262 de 2000,
pertinentes
en su ttulo XIV Rgimen de Carrera, la PGN realiza el proceso de seleccin de
empleados de carrera
El subproceso cuenta con procedimientos que permiten la seleccin objetiva y la
justos
participacin en igualdad de condiciones de quienes demuestren cumplir los
requisitos para desempear los empleos.
En la PGN tenemos como poltica
de calidad satisfacer las
necesidades de nuestros usuarios
conforme al ordenamiento jurdico,
Documento
Relacionado
Manual de Calidad
Decreto 262 de 2000
Manual de calidad
Manual de procedimientos
Indicador
Ley 909 de 2004

Decreto 262 de 2000
IV. MATRIZ POLTICA - OBJETIVOS - INDICADORES

SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS DE CARRERA
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad del Subproceso

de Seleccin
Indicadores del Subproceso de

Seleccin
En la PGN tenemos como poltica de calidad

satisfacer las necesidades de nuestros usuarios
Alcanzar niveles adecuados de satisfaccin de
conforme al ordenamiento jurdico,
los clientes con respecto a los servicios ofrecidos,
mediante el mejoramiento de los procesos y
los cuales sern mejorados a travs de la revisin procedimientos.
y adecuacin continua de los procesos y
procedimientos,
mediante la prestacin de servicios disciplinarios,
Efectividad del concurso
preventivos y de intervencin
Garantizar el cumplimiento de las condiciones
establecidas en la convocatoria para integrar
para hacerlos cada vez ms confiables, eficaces, personal calificado a la entidad.
Eficiencia del proceso de seleccin
pertinentes
Justos
transparentes
Oportunos
La transparencia e igualdad de condiciones para

garantizar un proceso de calidad.
Habilitar canales de informacin para ofrecer una
atencin oportuna al cliente en cada etapa del Cumplimiento del cronograma del concurso
proceso.
V. MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

Numeral
Capitulo/
Subcaptulo
Proceso
Disposicin/
Subprocesos
4.
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
4.1
Requisitos Generales
Mejoramiento continuo
Gestin de Calidad
4.2
Requisitos de la documentacin
Gestin de Calidad
DOC-Registro
Manual de Calidad de la PGN (Subproceso de

Seleccin de Empleados de Carrera)
Circular 040 de 2006 (poltica y objetivos de
Calidad). Pg. Web.
Manual de Procedimientos
4.2.2
Manual de Calidad
Gestin de Calidad
Manual de Calidad de la PGN (Subproceso de

4.2.3
Control de Documentos y Control de

Registros
Gestin de Calidad
PRO-ME-GC-001 Procedimiento Control de

Documentos y Registros
REG-ME-GC-003 Listado maestro de Documento
4.2.4
REG-ME-GC-004 Listado maestro de Registros.

5
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIN.
Circulares 040 de 2006 y 068 de 2007 (poltica y
objetivos de Calidad).
Resolucin 366 de 2007.
5.1
Compromiso de la Direccin
Mejoramiento Continuo
Gestin de Calidad
Lanzamiento Proyecto Modelos Por Excelencia

Fecha: 3 de Julio de 2007.
http://www.procuraduria /html/eventos.htm
Compromiso de la Direccin (Manual de Calidad).
5.2
Enfoque al cliente
Gestin de Talento Humano.
Seleccin de Empleados
de Carrera.
Matriz de requisitos, necesidades y expectativas

del Cliente (Subproceso de Seleccin de
Empleados de Carrera)

Numeral
5.3
5.4
Capitulo/
Subcaptulo
Poltica de calidad
Proceso
Disposicin/
Subprocesos
DOC-Registro


Planificacin.
de Carrera.
PRO-GH-SC-011. Planeacin ( Subproceso de

5.5.1
Responsabilidad y Autoridad
Estructura orgnica. (Manual de Calidad), Manual

de Funciones, Manual de Procedimientos
5.5.2
Representante de la Direccin
Resolucin 366 de 2007.
5.5.3
Comunicacin interna
5.6
Revisin por la Direccin.
6.
GESTIN DE LOS RECURSOS
Gestin de Comunicaciones
Evaluacin Institucional.
Plan de medios
Evaluacin
independiente.
PRO-ME-GC-004 Procedimiento para revisar el

Sistema de Gestin de la Calidad de la PGN.
Acta Comit de Coordinacin del Sistema de
Control Interno
Anteproyecto de presupuesto.
6.1
6.2
6.3
Provisin de recursos.
Recursos humanos.
Infraestructura.
Planeacin presupuestal.
Proceso Gestin de Talento Humano.
Gestin de Tecnologas de
Informacin
Resolucin de aprobacin del Presupuesto

anual.
-Calificacin de
Empleados de Carrera.
Subproceso de Calificacin del servicio.
-Capacitacin.
POA del Instituto de Estudios del Ministerio

Pblico
Registros capacitaciones
-Grupo Hojas de Vida
Hojas de vida
Soporte
Registros de mantenimiento de sistemas.
Administracin de Bienes y Servicios. Inmuebles
Registros de mantenimiento de infraestructura.

Numeral
6.4
Capitulo/
Subcaptulo
Ambiente de trabajo
7.
PRESTACIN DEL SERVICIO
7.1
Planificacin de la prestacin del

servicio.
Proceso
Disposicin/
Subprocesos
DOC-Registro
Proceso Gestin de Talento Humano. Bienestar.
Programas de Bienestar.
Administracin de bienes y servicios.
Aseo y Cafetera
Aseo y servicios generales.
de Carrera.
PRO-GH-SC-011. Planeacin (Subproceso de

Cronograma del proyecto.
7.2
Procesos relacionados con los

clientes.
de Carrera.
Matriz de comunicacin con el cliente.

Proceso de Relatoria
7.3
7.4
Diseo y Desarrollo
Adquisicin de Bienes y Servicios

(Compras)
Gestin de Talento Humano
de Carrera.
Planeacin de la
Contratacin
Gestin de Contratacin
Seleccin y adjudicacin
Diseo y Desarrollo de Pruebas escritas
Subprocesos y procedimientos del proceso

Gestin de Contratacin
Ejecucin y Evaluacin
7.5
Produccin y prestacin del Servicio
de Carrera.
Planeacin
Convocatoria
Reclutamiento
Diseo y desarrollo de Pruebas
Pruebas Escritas
Diseo y Desarrollo Entrevista
Anlisis de Antecedentes
Lista de Elegibles
Nombramiento en Periodo de Prueba

Capitulo/
Subcaptulo
Numeral
Proceso
Disposicin/
Subprocesos
DOC-Registro
Calificacin Periodo de prueba
Insubsistencia en Periodo de prueba
8.
8.1
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
Generalidades
de Carrera.
Resultados de las encuestas
Evaluacin Institucional
Evaluacin
independiente.
Auditorias internas de Calidad
Gestin de Calidad
Acciones correctivas y preventivas
8.2
Seguimiento y Medicin
8.2.1
Satisfaccin del Cliente
de Carrera.
Encuestas satisfaccin del cliente
8.2.2
Auditoria Interna
Evaluacin Institucional
Evaluacin independiente
PRO-EV-EI-070 Procedimiento para realizar

Auditorias Internas de Calidad.
8.2.3
Seguimiento y medicin de procesos
Gestin de Calidad
Matriz de Indicadores e informe sobre

indicadores.
8.2.4
Seguimiento y medicin del servicio
de Carrera.
Calificacin del perodo de prueba.
8.3
Control de Producto y/o No

Conforme.
Gestin de Calidad
PRO-ME-GC-003 Procedimiento para el Control

del producto y/o servicio no conforme.
Caracterizacin de productos
8.4
Anlisis de Datos
de Carrera.
8.5
Mejora
Mejoramiento continuo.
Encuestas satisfaccin del cliente

Informe de indicadores del proceso.
PRO-ME-GC-002 Procedimiento para realizar
Acciones Correctivas y Preventivas.
PRO-ME-GC-004 Procedimiento para revisar el
Sistema de Gestin de la Calidad de la PGN.
Reclutamiento
Diseo y desarrollo de pruebas
Pruebas escritas
Diseo y Desarrollo de Entrevista
Antecedentes disciplinarios
Lista de elegibles
Nombramiento
Calificacin en perodo de prueba
Proceso de Gestin de Contratacin
Proceso de relatora
Subproceso de Calificacin de
servicios (Proceso de Gestin de
Talento Humano)
Procedimiento de Expedicin CDPs

(Proceso de Gestin Financiera)
Procedimiento de viticos
(Subproceso de Compensacin)
Subproceso de Gestin de Calidad
No.
4
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
5.4.2
5.5
5.5.1
5.5.2
CAPITULO/Subcaptulo
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Requisitos Generales
Requisitos de la documentacin
Generalidades
Manual de Calidad
Control de Documentos
Control de Registros
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN.
Compromiso de la Direccin
Enfoque al cliente
Poltica de calidad
Planificacin.
Objetivos de la calidad
Planificacin del SGC
Responsabilidad, autoridad y comunicacin
Responsabilidad y Autoridad
Representante de la Direccin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Subproceso de Evaluacin
Independiente
Convocatoria
X
X
PROCESOS
Insubsistencia
Planeacin
VI. MATRIZ DE REQUISITOS VS SUBPROCESOS - PROCEDIMIENTOS

5.5.3
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
6.
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
7.
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.3
7.4
7.4.1
7.4.2
7.5
Comunicacin interna
Revisin por la Direccin.
Generalidades
Informacin para la revisin
Resultados de la revisin
GESTIN DE LOS RECURSOS
Provisin de recursos.
Recursos humanos.
Generalidades
Competencia, toma de conciencia y
formacin
Infraestructura.
Ambiente de trabajo
PRESTACIN DEL SERVICIO
Planificacin de la realizacin del producto
Procesos con los clientes.
Determinacin de los requisitos
relacionados con el servicio
Revisin de los requisitos relacionados con
el servicio
Diseo y Desarrollo
Adquisicin de Bienes y Servicios
(Compras)
Proceso de compras
Informacin de las compras
Produccin y prestacin del Servicio
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Independiente

Talento Humano)
Proceso de relatora
Insubsistencia
Nombramiento
Lista de elegibles
Pruebas escritas
Reclutamiento
Convocatoria
Planeacin
PROCESOS
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
8.
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
Independiente

Talento Humano)
Proceso de relatora
Insubsistencia
Nombramiento
Lista de elegibles
Reclutamiento
Pruebas escritas
Control de la prestacin del servicio

Validacin de la prestacin del los procesos
de la produccin y de la prestacin del
servicio
Identificacin y Trazabilidad
Propiedad del cliente
Preservacin del producto
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
Generalidades
Seguimiento y Medicin
Satisfaccin del Cliente
Auditoria Interna
Seguimiento y medicin de procesos
Seguimiento y medicin del servicio
Control de Producto No Conforme
Anlisis de Datos
Mejora
Mejora continua
Accin correctiva
Accin preventiva
7.5.1
Convocatoria
Planeacin
PROCESOS
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
VII. MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

No Normatividad Ao
Ley 80 de
1 octubre 28 de
1993
Decreto No.
2 855 de abril
20 de 1994
Epgrafe
Por la cual se expide el

Estatuto General de
1993
Contratacin de la
Administracin Pblica
Por el cual se reglamenta

parcialmente la Ley 80 de
1994
1993 en materia de
contratacin directa.
Por el cual se reglamenta la

Decreto No.
ley 80 de 1993, se modifica el
decreto 855 de 1994 y se
2170 de
3
2002
septiembre 30
dictan otras disposiciones en
de 2002
aplicacin de la Ley 527 de
1999
Por medio de la cual se
introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia
Ley 1150 de
en la ley 80 de 1993 y se
4 julio 16 de
2007
dictan otras disposiciones
2007
generales sobre la
contratacin con recursos
pblicos.
Tema
Contratacin
administrativa
Contratacin
administrativa
Contratacin
administrativa
Contratacin
administrativa
Expide
Cumplimiento
EL CONGRESO DE COLOMBIA,
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
DE COLOMBIA,
En uso de sus facultades
constitucionales y legales, en especial
de las que se le confieren en el
numeral 11 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, y en el pargrafo
2o., del artculo 24 de la Ley 80 de
1997
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
DE COLOMBIA,
en ejercicio de sus facultades legales y
constitucionales, en especial las que
le confiere el numeral 11 del artculo
189 de la Constitucin Poltica.
EL CONGRESO DE COLOMBIA,
Los contratos realizados,

estn acordes con la Ley 80
de 1993 y la resolucin 22 de
2007, por medio de la cual se
actualiza el proceso de
contratacin de bienes y
servicios en la Procuradura
General de la Nacin.

No Normatividad Ao
Decreto No.
5 066 de enero
16 de 2008
Decreto No.
6 111 de enero
15 de 1996
Decreto No.
262 de
7
febrero 22 de
2000
Decreto No.
263 de
8
febrero 22 de
2000
Epgrafe
Tema
Por el cual se reglamenta

parcialmente la ley 1150 de
2007 sobre las modalidades
Contratacin
2008
de seleccin, publicidad y
administrativa
seleccin objetiva, y se dictan
otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley
38 de 1989, la Ley 179 de
1996 1994 y la Ley 225 de 1995
que conforman el Estatuto
Orgnico del Presupuesto.
Por el cual se modifican la
estructura y la organizacin
de la Procuradura General
de la Nacin y del Instituto de
Estudios del Ministerio
2000
Pblico; el rgimen de
competencias interno de la
Procuradura General; se
dictan normas para su
funcionamiento.
Por el cual se establecen los
requisitos de los empleos de
la Procuradura General de la
2000
Nacin incluidos los del
Instituto de Estudios del
Ministerio Pblico.
Presupuesto
Expide
Cumplimiento
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
DE COLOMBIA,
en ejercicio de sus facultades
las que le confiere el numeral 11 del
artculo 189 de la Constitucin Poltica
y los artculos 2 y 5 de la ley 1150 de
2007.
El Presidente de la Repblica de
Colombia, en ejercicio de las
facultades constitucionales y legales,
en especial las conferidas por la Ley
225 de 1995.
Los contratos realizados,

estn acordes con la Ley 80
de 1993 y la resolucin 22 de
2007, por medio de la cual se
actualiza el proceso de
contratacin de bienes y
servicios en la Procuradura
Determina la forma como se
conforma el Presupuesto.
Sistema de Carrera
facultades extraordinarias que le
confiere el numeral 4 del artculo
primero de la Ley 573 de 2000, y odo
el concepto del Procurador General de
la Nacin.
Todos los procedimientos

ejecutados en el Subproceso
de Seleccin de Personal de
Empleados de Carrera, se
encuentran validados contra
el Decreto 262 de 2000, y
fueron contratados para que
se ajustaran al marco legal
segn este Decreto.
Requisitos de
empleos
facultades extraordinarias conferidas
en el numeral 4 del artculo primero de
la Ley 573 de 2000, y odo el concepto
del Procurador General de la Nacin.
Las equivalencias y requisitos

especficos determinados en
las convocatorias son
establecidos con base en el
Decreto.

No Normatividad Ao
Decreto No.
264 de
9
febrero 22 de
2000
Decreto No.
265 de
10
febrero 22 de
2000
Resolucin
No. 450 de
11
diciembre 12
de 2000
Resolucin
No. 183 de
12
julio 04 de
2001
2000
2000
2000
2001
Epgrafe
Por el cual se establecen el
sistema de clasificacin y
nomenclatura, y la naturaleza
de las funciones de los
empleos de la Procuradura
General de la Nacin
incluidos los del Instituto de
Estudios del Ministerio
Pblico.
Por el cual se establece la
planta de personal de la
Procuradura General de la
Nacin incluida la del Instituto
de Estudios del Ministerio
Pblico.
por la cual se adopta el
Manual de Funciones y
Requisitos especficos de los
empleos de la Planta de
Personal de la Procuradura
Por la cual se modifica la
resolucin No. 450 de 2000
mediante la cual se adopto el
Manual de Funciones y
requisitos especiales de los
empleos de la planta de
personal de la Procuradura
General de la Nacin
Tema
Clasificacin,
nomenclatura y
naturaleza de
funciones
Expide
Colombia, en desarrollo de las normas
generales sealadas en la Ley 4 de
1992.
facultades extraordinarias conferidas
Planta de personal
en el numeral 4 del artculo primero de
la Ley 573 de 2000, y odo el concepto
del Procurador General de la Nacin.
El Procurador General de la Nacin, en
ejercicio de las facultades legales y en
Manual de funciones especial de las conferidas en el
y requisitos
numeral 41 del artculo 7 del Decreto
262 de 2000 y el artculo 22 del
Decreto 263 del mismo ao,.
EL PROCURADOR GENERAL DE LA
NACIN
Modificacin manual En ejercicio de sus funciones y en
de funciones y
especial las conferidas por los
requisitos
numerales 7 y 41, del artculo 7 del
Decreto 262 de 2000 y el artculo 22
del Decreto 263 de 2000.
Cumplimiento
Las funciones del empleo a

convocar se determinan
utilizando este Decreto.
Los cargos a convocar, y su

denominacin utilizando se
establecen utilizando lo
establecido en este Decreto.
Las funciones y requisitos

especficos del empleo a
convocar son elaboradas con
este Decreto.
Para algunos cargos que no
existen en la Resolucin 450
se realizan ajustes a la misma
por medio una resolucin que
permita establecer las
funciones y requisitos
especficos del empleo a
convocar.

No Normatividad Ao
13
Acuerdo No.
004 de 2004
Acuerdo No.
003 de
14
noviembre 1
de 2005
Epgrafe
Tema
Expide
Resolucin en la cual se
adopta como instrumento de
El Presidente de la Comisin de
calificacin de servicios por
Carrera de la Procuradura General de anualidades, extraordinarias y
la Nacin, en ejercicio de las funciones parciales para los empleos de
sealadas por el Decreto 262, artculo carrera en la Procuradura
240 numeral 11, artculo 223 Inciso
General de la Nacin y por
Final, y Acuerdo 001 de 1997.
consiguiente el del Perodo
de prueba, los formatos de
cal
2004 Calificacin de servicios
Calificacin de
servicios
por el cual se adopta el

reglamento interno de la
Comisin de la Carrera
2005
Administrativa de la
Procuradura General de la
Nacin
La Comisin de la Carrera de la
Procuradura General de la Nacin, en
Reglamento
ejercicio de las facultades que le
Comisin de Carrera
confiere el numerales 1 del artculo 240
del Decreto Ley 262 de 2000.
Resolucin
No. 107 de
15
abril 19 de
2005
por medio de la cual se crea

el sistema de gestin de la
2005
calidad para la Procuradura
General de la Nacin
Acuerdo No.
16 001 de mayo
2 de 2006
Por medio del cual, la

Comisin de Carrera seala
los parmetros bsicos para
2006 la interposicin de recursos y
proposicin de impedimentos
y recusaciones en materia de
calificacin de servicios.
Sistema de Gestin
de Calidad
Calificacin de
servicios
Cumplimiento
NACIN
En ejercicio de sus atribuciones
las conferidas por los numerales 7 y
41, del artculo 7 del Decreto 262 de
2000.
La comisin de Carrera, en ejercicio de
las funciones atribuidas en los
numerales 10 y 12 del artculo 240 del
Decreto Ley 262 de 2000, ha
observado deficiencias en la
interposicin de los recursos que
proceden contra el acto de calificacin
anual de servicio
Establece el reglamento
interno de la Comisin de
Carrera y la forma como se
resuelven los asuntos de su
competencia.
Se establece el sistema de
gestin de calidad para la
PGN, y se establece el
trabajo por procesos y
procedimientos en la Entidad.
Determina la forma como se
deben interponer los recursos
ante la Comisin de Carrera,
y se tomo como normatividad
para caracterizar los
procedimientos de Recursos,
Impedimento - Recusacin.

No Normatividad Ao
Epgrafe
Tema
Resolucin
No. 024 de
17
enero 20 de
2006
Por la cual se crea el comit

2006 tcnico del proceso de
seleccin de 2006
Proceso de
Seleccin 2006
Resolucin
No. 025 de
18
enero 20 de
2006
Por la cual se crea el comit

acadmico para la
2006 elaboracin del banco de
preguntas del proceso de
seleccin de 2006
Banco de preguntas
Resolucin
19 081 de marzo
27 de 2007
Por medio de la cul se

deroga la Resolucin 0456 de
Anlisis de
25 noviembre de 2003 y se
2007
adoptan los parmetros de
antecedentes
puntuacin para la prueba de
anlisis de antecedentes.
Expide
Cumplimiento
Se crea el Comit Tcnico del

proceso de seleccin, para
garantizar control, planeacin
NACIN
y el desarrollo de las
En uso de las facultades legalmente
actividades propuestas,
conferidas en el artculo 277 de la
adems de asegurar la
Constitucin Poltica y los literales a),
transparencia durante el
b) y c) del Numeral 45 del artculo 7 del
proceso. Esta resolucin esta
Decreto Ley 262 de 2000.
incluida en el procedimiento
diseo de pruebas
Esta resolucin crea el comit
acadmico, que tiene como
NACIN
funcin apoyar la
En uso de las facultades legalmente
construccin de preguntas
conferidas en el artculo 277 de la
para la prueba escrita de
Constitucin Poltica y los literales a),
conocimientos, utilizada en el
b) y c) del Numeral 45 del artculo 7 del
procedimiento pruebas
Decreto Ley 262 de 2000.
escritas - conocimiento.
NACIN
Esta Resolucin se utiliza en
En ejercicio de sus facultades
para realizar la puntuacin a
constitucionales y legales conferidas
los factores valorados en el
en el numeral 45 del artculo 7, y en
Anlisis de Antecedentes.
especial la sealada en el artculo 205
del Decreto Ley 262 de 2000
VIII. MATRIZ DE COMUNICACIN CON EL CLIENTE

Quien
Empleado designado de la Oficina de Seleccin y Carrera
Motivo
Aviso de
convocatoria.
Medio
Fsico.
Pgina web.
Medios masivos de
comunicacin.
Empleado designado Oficina de Prensa.

Web master.
Registro
Avisos de prensa.
Reporte de Internet.
Coordinadores Administrativos de las Regionales.

Empleado designado Oficina de Sistemas.
Lista de Admitidos y
no Admitidos.

Cartilla gua para la

aplicacin de las pruebas.

Coordinadores Administrativos de las Regionales
Empleado designado de la Oficina de Seleccin y Carrera.
Resultados de
pruebas.

Respuestas a
reclamaciones.

Lista de elegibles.
Fsico.
Pgina web.
Fsico.
Pgina web.
Fsico.
Pgina web.
Fsico.
Pgina web.
Fsico.
Pgina web.
Resolucin de lista de
Admitidos y no Admitidos.

aplicacin de las pruebas.
Listado de resultados
de cada una de las
pruebas.
Respuestas de
reclamaciones.
Reclamaciones.
Resolucin de lista de
Elegibles.
IX.
MATRIZ DE REQUISITOS, NECESIDADES

Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE
LEVANTAMIENTO DE PERFILES FALTANTES CONVOCATORIA
REQUISITO, NECESIDAD O
CLIENTE
EXPECTATIVA
Empleado que cumpla con unos
requisitos de educacin y
experiencia, segn las necesidades
de la Dependencia, expresadas por
JEFE DE DEPENDENCIA
el Jefe.
Aspirante idneo.
PUBLICACIN DE CONVOCATORIA CONVOCATORIA
CLIENTE
EXPECTATIVA
Fcil consulta de las convocatorias.
ASPIRANTE
Solucin de dudas oportunamente.

Rapidez en los resultados del
concurso.
Que se cumplan las condiciones
establecidas en las convocatorias.
CARACTERSTICA DEL SERVICIO
Estudio tcnico donde se analiza la planta de personal, se realiza un anlisis

ocupacional y un levantamiento de perfiles faltantes.
Adecuada seleccin de admitidos al concurso, aplicacin de pruebas de
seleccin, conformacin de lista de elegibles, nombramiento y calificacin
del periodo de prueba.

Se publica un aviso informativo indicando fecha de apertura y publicacin de
convocatorias. Las convocatorias se fijan en medio fsico en cada
Procuradura Regional del pas y adicionalmente en la pagina web de la
Entidad.
Se habilita un call center, correo electrnico y recepcin por
correspondencia.
Se cumplen las fechas establecidas en las convocatorias.
Los trminos establecidos en la convocatoria no se modifican ni se cambian
las reglas de juego inicialmente pactadas.
ABRIR INSCRIPCIONES EN LNEA Y CON FORMULARIO FSICO RECLUTAMIENTO

CLIENTE
EXPECTATIVA
Que el sistema para la inscripcin
Se programa el sistema para que funcione de acuerdo a los requerimientos
en lnea funcione adecuadamente.
de inscripcin.
En caso de errores, pueda
Servicio del call center para solucionar problemas al momento de
corregirlos.
inscribirse..
Que se les facilite el
Diseo de un aplicativo (demo interactivo) que orienta al aspirante al
diligenciamiento del formulario de
momento de inscribirse.
inscripcin.
Diseo de un aplicativo (demo interactivo) que orienta al aspirante al
ASPIRANTE
Informacin detallada del
momento de inscribirse. Call center para responder dudas sobre el manejo
funcionamiento del sistema.
del sistema.
El sistema arroja una constancia de inscripcin (hoja de inscripcin) con los
Tener la garanta de estar inscritos.
datos del aspirante al momento de inscribirse. Mdulo de consulta habilitado.
Que haya formularios disponibles
En las Procuradura del los Territorios Nacionales en donde el Internet de
para la inscripcin.
fcil acceso se enviaron formularios fsicos para inscripcin.
Atencin oportuna al momento de la
Call center para resolver dudas sobre inscripcin y correo electrnico.
inscripcin.
RECIBIR DOCUMENTOS SOPORTES DE INSCRIPCIONES. RECLUTAMIENTO
CLIENTE
EXPECTATIVA
Conocer fechas, lugares,
En la convocatoria se informa a aspirante los lugares, documentos y forma
documentos .y forma de entrega de de entrega; de existir cambios estos se comunican oportunamente por
ASPIRANTE
los mismos
pgina web.
Tener constancia de entrega de los Al momento de entrega de documentos se entrega al aspirante un
documentos.
desprendible en el que consta la inscripcin y el nmero de folios entregados
SUSCRIBIR Y PUBLICAR LISTAS DE ADMITIDOS Y NO ADMITIDOS RECLUTAMIENTO
CLIENTE
EXPECTATIVA
Conocimiento de la fecha de
Se informa en la pgina web y por medio telefnico la fecha de publicacin
publicacin de resultados.
de la lista de admitidos y no admitidos.
ASPIRANTE
Se publican los resultados carteleras en los sitios destinados `para tal fin, en
Tener conocimiento de la admisin
donde se abrieron convocatorias y se hablita un mdulo de consulta de
o inadmisin al concurso.
admitidos y no admitidos en la pgina web de la Entidad.
RECLAMACIONES RECLUTAMIENTO
CLIENTE
EXPECTATIVA
Saber los trminos legales que
existen para presentar una
ASPIRANTE
reclamacin y sus recursos.
Que sean resueltas la reclamacin y
sus recursos.
APLICAR PRUEBAS ESCRITAS CONOCIMIENTOS PSICOTCNICA
CLIENTE
EXPECTATIVA
Conocer la fecha de aplicacin de la
prueba y lugar de presentacin de
la misma.
CONCURSANTE

En el momento de publicar la lista de admitidos y no admitidos, se informa al
aspirante los trminos legales y la forma que existe para realizar
reclamaciones, y en la convocatoria.
Los actos administrativos resolviendo las reclamaciones son publicados en
la pgina web.

Se informa por pgina web de la Entidad la fecha de aplicacin de las
pruebas y el sitio de presentacin de las mismas.
Se elabora y publica una cartilla gua sobre las pruebas y su estructura,

igualmente, se disea un demo para que el concursante se familiarice con la
forma de responder las pruebas.
PUBLICAR RESULTADOS DE PRUEBAS - CONOCIMIENTOS PSICOTCNICA
CLIENTE
EXPECTATIVA
Se informa en la pgina web la fecha de publicacin de los resultados de las
pruebas.
CONCURSANTE
Tener conocimiento de los
Se habilita un mdulo de consulta de resultados en la pgina web de la
resultados de las pruebas.
Entidad y en carteleras en los sitios destinados
RECLAMACIONES DE PRUEBAS - CONOCIMIENTOS PSICOTCNICA
CLIENTE
EXPECTATIVA
En el momento de publicar los resultados de las pruebas, se informa al
concursante los trminos legales y la forma que existe para realizar
existen para presentar una
reclamaciones. - art. 212 del Decreto Ley 262 de 2000. Cuando las pruebas
CONCURSANTE
reclamacin.
son validadas no proceden reclamaciones.
Que sea resuelta la reclamacin.
Las reclamaciones son contestadas mediante oficio.
Conocer la estructura de la prueba.
PUBLICAR RESULTADOS DE ANLISIS DE ANTECEDENTES ANLISIS DE ANTECEDENTES

CLIENTE
EXPECTATIVA
Se informa en la pgina web la fecha de publicacin de los resultados de la
prueba y se publica en cartelera.
CONCURSANTE
Se publican los resultados y se habilitan el call center, el correo electrnico.
resultados de las pruebas fcil
acceso a resultados.
RESOLVER SOLICITUDES DE REVISIN DE RESULTADOS.- ANLISIS DE ANTECEDENTES
CLIENTE
EXPECTATIVA
Se informa al concursante los trminos legales para presentar revisiones
existen para presentar una revisin.
CONCURSANTE
Los actos administrativos resolviendo las reclamaciones son notificados
Que se realice la revisin.
personalmente.
PUBLICAR RESOLUCIN DE LISTA DE ELEGIBLES LISTA DE ELEGIBLES
CLIENTE
EXPECTATIVA
Se informa en la pgina web la fecha de publicacin de los resultados de la
prueba y se publica en cartelera.
CONCURSANTES
Se publican los resultados y se habilitan el call center, el correo electrnico.
resultados de las pruebas fcil
acceso a resultados
CALIFICACIN DE PERIODO DE PRUEBA.
CLIENTE
EXPECTATIVA
Donde encuentra los formularios de
Mediante oficio se le informa que se encuentran en la pgina web.
calificacin de servicios.
Para calificacin de servicios se realiza una capacitacin anual donde se
Caractersticas de la evaluacin.
JEFES DE DEPENDENCIA DE
explica el diligenciamiento de la ficha de gua, control y seguimiento y el
Como se diligencia la ficha de gua,
CARGOS CONVOCADOS
formulario de calificacin de servicio. Estos documentos pueden ser
control y seguimiento.
descargados de la pgina web de la Entidad.
Conocer como se procede para
Asesora para absolver consultar.
resolver los recursos.
X.a. PROPIEDAD DEL CLIENTE - INFORMACIN Y DOCUMENTOS SUMINISTRADOS POR EL ASPIRANTE

Qu se recibe
Criterios de proteccin
Identificacin
Formato de inscripcin con el

nmero de registro obtenido a
travs de Internet, o formulario
fsico.
Fotocopia del
identificacin.
documento
de Esta informacin se
organiza en carpetas,
de acuerdo al nmero
Certificaciones
de
educacin
de convocatoria a la
formal.
que se inscribi el
Certificaciones de educacin no concursante y por
formal
(cursos,
seminarios, orden alfabtico.
diplomados y programas de
aptitud ocupacional).
Certificaciones
laboral.
de
Reclamaciones.
Verificacin
Responsable
Se verifica que los

documentos
presentados
pertenecen a la
Empleado designado
persona inscrita en
por la Oficina de
la convocatoria y
Seleccin y Carrera.
que son los mnimos
exigidos en la
Convocatoria.
Archivo
Acceso
Se archiva en los
estantes
correspondientes de
la Oficina de
Seleccin y Carrera
de la PGN.
Empleados
designados por la
Oficina de Seleccin
y Carrera.
experiencia
Estos documentos
inicialmente se
organizan por orden
de llegada y se
registran en la tabla
control de
correspondencia y
finalmente se archiva
en la carpeta
destinada para ese
fin.
Se verifica que se le
haya dado tramite y
solucin a la
reclamacin.
Se archiva en los
estantes
Empleado designado
Empleado designado
correspondientes de
por la Oficina de
por la Oficina de
la Oficina de
Seleccin y Carrera.
Seleccin y Carrera.
Seleccin y Carrera
de la PGN.
X.b. PROPIEDAD DEL CLIENTE- PRESERVACIN DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTOS

ENTREGADOS AL ASPIRANTE
Criterios de proteccin
Procedimiento
Que se entrega
Identificacin
Reclutamiento.
Pruebas
(conocimientos,
psicotcnica,
entrevista, anlisis de
antecedentes).
Reclutamiento
Pruebas
(conocimientos,
psicotcnica,
entrevista, anlisis de
antecedentes).
Lista de Elegibles.
Calificacin en
Periodo de Prueba.
Formulario de
inscripcin en lnea
y/o fsico.
Desprendible y/o
Constancia de
inscripcin.
Aspirante.
Lista de Admitidos y
No Admitidos.
Aspirante por nmero

de cdula.

presentacin de
pruebas.
Concursante.
Manejo
No control.
Se publica por va
internet y se fija en
lugares visibles.
Publica en pgina web
de la Entidad para que
los aspirantes las
descarguen e
impriman
En los territorios
nacionales se
entregan las cartillas
Responsable
Archivo
Acceso
Coordinadores
Administrativos.
Oficina de Sistemas
Con la hoja de vida

del aspirante.
Oficina de seleccin y
carrera.
carrera.
Oficina de Sistemas.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera.
carrera.
Coordinadores
administrativos.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera.
Resultados de
pruebas de
conocimientos,
Concursante.
psicotcnica,
entrevista y anlisis de
antecedentes.
Se publica por va
internet.
carrera.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera.
Respuestas a
reclamaciones,
recursos, tutelas,
derechos de peticin.
Se notifica por va
internet, si el aspirante Oficina de seleccin y
lo solicita se hace
carrera.
entrega de una copia
mediante oficio.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera.
Aspirante.
Concursante.
Lista de Elegibles.
Nombramiento en
Periodo de Prueba.
Calificacin del
Periodo de Prueba.
Resolucin de Lista de
Concursante.
Elegibles.
Decreto de
Nombramiento en
Periodo de Prueba.
Concursante.
Requisitos para
posesin.
Concursante.
Copia del formulario

diligenciado con
calificacin de periodo
de prueba.
Certificacin de
Inscripcin o
Actualizacin en
Carrera.
Insubsistencia Periodo Decreto de

de Prueba.
Insubsistencia.
Empleado
Empleado
Empleado
Se publica por va
internet.
Oficio de envi de
Decreto de
Nombramiento en
Periodo de Prueba o
entrega personal del
mismo.
Oficio con requisitos
exigidos para la
posesin o entrega
personal de mismo.
carrera.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera.
Secretara General.
Archivo Secretara
General.
Secretara General.
Secretara General.
Archivo Secretara
General.
Secretara General.
Entrega personal.
Archivo de
Jefe de la
Dependencia.Archivo
dependencia.Secretari Oficina de Seleccin y
a de dependencia.
Carrera.Archivo
Secretara General.
carrera. (Funcionario
designado)Secretaria
de Dependencia.
Oficio con
certificacin.
Oficina de Seleccin y
Carrera.
Secretaria de
dependencia.
Archivo de
Dependencia.
Archivo Oficina de
Seleccin y Carrera.
carrera. (Funcionario
designado)
Secretaria de
Dependencia.
Entrega personal.
Secretara General.
Secretaria de
dependencia.
Archivo de
Dependencia.
Archivo Secretara
General.
Secretara General.
Secretaria de
dependencia.
XI. MATRIZ DE INDICADORES

INDICADOR
SATISFACCI
N DEL
CLIENTE
CUMPLIMIEN
TO DEL
CRONOGRA
MA DEL
CONCURSO
INTERPRETACIN
Nivel de
satisfaccin
del cliente con
el proceso de
seleccin
Cantidad de
fechas
cumplidas en
relacin con
aquellas
programadas
MNIMO
META
MXIMO
CALCULO
Promedio simple del
resultado de las
variables evaluadas en
la encuesta de
satisfaccin del cliente
aplicada al cliente
externo.
60%
90%
70%
95%
80%
100%
ORIGEN DE
LOS DATOS
Encuesta de
satisfaccin
del cliente.
Promedio simple del

resultado de las
variables evaluadas en
Encuesta de
la encuesta de
satisfaccin del cliente satisfaccin
aplicada al cliente
del cliente.
interno (jefes de rea
en las cuales se provee
el cargo).
(Nmero de fechas
cumplidas / Nmero de
fechas programadas
del proceso) *100
Cronograma del
concurso
FRECUENCIA
RESPONSABLE
GRAFICA
Cada concurso
Oficina de
Seleccin y
Carrera
Torta
Cada concurso
Cada concurso
Oficina de
Seleccin y
Carrera
Torta
XI. MATRIZ DE INDICADORES

INDICADOR
EFECTIVIDA
D DEL
CONCURSO
EFICIENCIA
DEL
PROCESO
DE
SELECCIN
INTERPRETACIN
Idoneidad del
personal en
perodo de
prueba
Duracin total
del proceso
MNIMO
80%
META
90%
MXIMO
CALCULO
100%
(Nmero de
funcionarios con
calificaciones igual o
superior a
sobresaliente en
periodo de prueba /
Numero de funcionarios
a calificar en periodo de
prueba) *100
ORIGEN DE
LOS DATOS
FRECUENCIA
RESPONSABLE
GRAFICA
SIAF- Mdulo
de carrera
administrativa
Cuando se
completen al
menos 20
empleados
calificados
Oficina de
Seleccin y
Carrera
Torta
Cronograma del
concurso
Cada concurso
Oficina de
Seleccin y
Carrera
Torta
(Nmero de
funcionarios inscritos
en el registro nico de
carrera / Numero de
funcionarios calificados
en periodo de prueba)
*100
105%
100%
95%
Duracin real del

proceso / duracin
programada del
proceso
Los rangos de gestin (valores mnimo, meta y mximo de los indicadores) se han establecido conforme a la realidad
institucional y se irn ajustando gradualmente conforme se vayan alcanzando mejores resultados producto de las mejoras al
proceso y al Sistema de Gestin de Calidad en general.

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13/02/08

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Versin original, adoptada segn Resolucin N 292

Ajustes derivados de la expedicin de la Resolucin

ROCIO BERNAL GARAY

Precisin del alcance del Sistema de Gestin de Calidad,

LUZ MARINA AMAYA

EDGARDO JOS MAYA

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

1.1. OBJETIVO ______________________________________ 5

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ________________________________10

COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ____________ 10

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD_________________________________21

4.1. POLTICA DE CALIDAD ___________________________ 21

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Caracterizacin del Subproceso de Seleccin de Empleados

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

7.6. Control de dispositivos de seguimiento y medicin: Este requisito se

1.4. PRESENTACIN DE LA PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

En Bogot, el Centro de Atencin al Pblico (CAP) ubicado en el edificio contiguo

1.5. PRESENTACIN DEL SUBPROCESO DE SELECCIN DE EMPLEADOS

Seleccin de Empleados de carrera

Para el alcance del Sistema de Gestin de Calidad estamos trabajando con el

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

personal para el ingreso a la Entidad y el ascenso de los servidores pblicos

PLANEACIN DEL SUBPROCESO (Concurso)

La Oficina de Seleccin y Carrera responsable del Subproceso Seleccin de

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

2.1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

4. Las dems que le asigne el Seor Viceprocurador y que correspondan al

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

2.4. VALORES INSTITUCIONALES

Libertad: Disposicin natural del hombre a hacer lo que l decida, para su

Honestidad: Es el valor que mueve al hombre a actuar con rectitud,

Responsabilidad: Es la capacidad de reconocer y aceptar las

Tolerancia: Respetar y aceptar las actitudes y comportamientos individuales,

Respeto: Es el valor fundamental para la convivencia social; respetar es

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Compromiso: Deber del servidor pblico de participar activamente para el

Transparencia: Es el cumplimiento del quehacer como servidor pblico de

Solidaridad: Es actuar en unin, sintiendo como propias las causas,

10. Efectividad: Ser efectivo significa el logro de los objetivos o de la misin de

SUBPROCESO GESTIN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Los siguientes conceptos se encontrarn dentro de los procedimientos del