16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

Los sistemas integrados de gestin

Autor: Ing. Janys Alfredo Aguilera Vega

Mejores prcticas

18-09-2009

Las organizaciones en las dcadas de los 90 y en los aos trascurridos del 2000, han
implementados Sistemas de Gestin de manera separada, iniciando en la mayor parte de
los casos con el Sistema de Gestin de Calidad y continuando con los Sistemas de
Gestin Ambiental y los Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.
Los Sistemas de Gestin (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, etc) que se
gestionan de manera unificada por parte de la direccin en una cultura de mejora y
principios de la organizacin. Por medio de este producto, la organizacin implementa un
sistema de gestin con ms de una orientacin en un solo proyecto, teniendo como base
las normas de sistemas de gestin aceptadas internacional o nacionalmente. Por ejemplo:
calidad y medio ambiente, calidad y salud ocupacional y seguridad.
El propsito de un Sistema Integrado de Gestin es brindar una estructura para un
Sistema de Gestin total que integre los aspectos comunes de los sistemas individuales
para evitar duplicaciones. Abarcar los aspectos comunes de estos sistemas para mejorar
la eficacia y eficiencia del negocio. En la prctica muchas organizaciones han mantenido
sus Sistemas como Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del trabajo separados,
adicionando costos y reduciendo efectividad. Una de las razones ha sido la percepcin de
dificultades en lograr la integracin.
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN
El Sistema Integrado de Gestin es una apuesta indispensable que permite una gestin
transversal en materias sensibles para la empresa, sus trabajadores y la sociedad. La
realizacin de las soluciones organizativas de manera independiente una de otra, crea un
sistema de direccin dividido, lo que se trata es de ver las interrelaciones para construir un
sistema nico de direccin en la empresa donde se vayan incorporando coherentemente
las nuevas soluciones organizativas, para elevar la eficacia y la eficiencia en la toma de
decisiones a corto y a largo plazo.
Existen en cualquier caso importantes similitudes entre los conceptos de gestin de la
calidad, gestin medioambiental y gestin de la prevencin de riesgos laborales, ya que
los principios de una buena gestin son los mismos (Benavides, 2000).
Para alcanzar un sistema totalmente integrado, la empresa tendr que plantearse un
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

1/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

proceso en el que dependiendo de su situacin inicial y del camino elegido para conseguir
la integracin, es decir del grado de integracin de las metodologas y de la estructura
organizativa existente en cada momento, podr situar a la empresa encuadrada en uno de
los siguientes cuatro casos:
Caso A: Integracin nula:
Diferentes responsables para los distintos sistemas, de forma que alguno puede que ni
siquiera exista.
Diferente documentacin para los diferentes sistemas, lo que se traduce en exceso de la
misma, y retrabajo.
Sistemas muy enfocados al control y poco a la mejora.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin: integracin metodolgica.
Caso B: Integracin organizativa:
Un solo responsable con desequilibrio entre las distintas reas por deformacin segn el
origen formativo del responsable. Es un caso tpico en las pymes.
Estructura documental mnimamente integrada.
Metodolgicamente se sigue lejos de la integracin.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin: integracin metodolgica.
Caso C: Integracin metodolgica:
Varios responsables pero con integracin metodolgica. Se mantienen altos costos de
estructuras y se favorecen los conflictos entre disciplinas. Es comn en las grandes
empresas.
Se tiene integracin documental y por lo tanto menor cantidad de documentos.
Cuanto menos integrado est el sistema, ms se favorece la influencia del tcnico. Por
esto el tcnico suele ser el freno a la integracin.
Enfoque aconsejado en el proceso de integracin: integracin organizativa, ya que hay
madurez suficiente.

data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

2/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

Caso D: Integracin total:

Un solo responsable. Existirn conflictos pero no afectarn a las actividades por ser un
equipo.
Documentacin reducida.
La integracin suele afectar a los procesos operativos crticos, pero puede extenderse a
todos los dems.

El proceso de integracin no es ms que aplicar los principios del enfoque de la gestin

por procesos propugnado por la teora actual de gestin empresarial: la idea es gestionar
el conjunto de procesos que forman la empresa de forma nica, en la que la empresa se
entiende como un conjunto de procesos que deben verse desde una perspectiva global y
equilibrada para conseguir la mxima eficacia y eficiencia empresarial y de satisfaccin del
cliente y la sociedad, y no desde el punto de vista de la especializacin en actividades
desconectadas del proceso global. La idea es gestionar el conjunto de procesos que
forman la empresa de forma nica pero teniendo en cuenta los requisitos especficos
aplicables en calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc., en vez de gestionar cada
funcin desde puntos de vista diferentes e independientes.
Debe existir el compromiso y liderazgo de la Direccin de la organizacin. Slo si la
Direccin de la organizacin, est comprometida, no slo con palabras, sino con hechos,
se lograr el xito. No debe tratarse slo como un problema tcnico, como era la tendencia
clsica.
Es un proyecto permanente. Las metas no pueden ser estticas. El Sistema de Gestin
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

3/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

debe estar inmerso en un proceso de innovacin y mejora continua, ante la dinmica del
mercado y de los procesos y la aparicin de nuevos riesgos empresariales.
Se basa fundamentalmente en la accin preventiva y no en la correctiva. Es prioritario
actuar antes de que los fallos acontezcan, en lugar de controlar sus resultados, aunque
tambin estos han de ser considerados. La eficacia debe medirse fundamentalmente por
las actuaciones.
Ha de aplicarse en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las
etapas de los procesos productivos. Es prioritario prevenir fallos tanto en las condiciones
normales como anormales que puedan acontecer.
Debe ser medible el sistema. Slo ser eficaz, si se es capaz de medir y evaluar la
situacin en la que estamos, y a dnde vamos. En las tres reas, las tcnicas de
evaluacin son similares, e incluso algunas idnticas. Es muy importante que las
mediciones se realicen sobre indicadores prospectivos.
Es tarea de todos. Est claro que sin una implicacin de todas las personas que trabajan
en una organizacin, es improbable obtener xitos en calidad, medio ambiente o
seguridad, ya que es un proceso continuo e integrado en toda la estructura de la
organizacin.
Se logra mediante la formacin. La formacin es la clave principal de todos los aspectos
que se desarrollan en las organizaciones. Partiendo de la base de que slo cuando se
tiene dominio de lo que hay que hacer se puede empezar a asegurar algo.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Hacer las cosas bien no es un invento reciente. Siempre han existido metodologas
correctas para obtener buenos resultados y posibilidades de apreciar la satisfaccin de los
procesos. Sin embargo el tema de la calidad en los tiempos actuales, se ha convertido en
unos de los aspectos de ms importancia en el mundo empresarial, producir bienes y
servicios sin que estn certificados es darles muchas ventajas a los competidores,
prcticamente se est obligado hacer las cosas con calidad o simplemente se estar en
los ltimos lugares del mercado.
El concepto de calidad, ha ido evolucionando desde principios del siglo XX, hasta lo que
hoy da conocemos como Calidad Total, es decir, sistema de gestin empresarial enfocado
a la satisfaccin de los distintos grupos de inters dentro y fuera de una organizacin,
abarcando tanto a los clientes, a los trabajadores y la sociedad en general.
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

4/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

La implantacin de la calidad total como sistema de gestin, supone un proceso largo y

complicado y lleva consigo un cambio en la forma de gobernar y gestionar la empresa,
debiendo contemplar los siguientes aspectos ms relevantes:
Satisfacer las necesidades de los clientes.
Aadiendo valor al cliente.
Haciendo bien las cosas a la primera y evitar rectificaciones.
Aplicando la calidad en todos los aspectos de la organizacin.
Dando prioridad a la calidad, al plazo y al coste.
Aceptando que la calidad la define el cliente.
Aceptando que la mejora continua de la calidad necesita al cliente.
Satisfacer las necesidades de los trabajadores.
Aplicando una cultura de colaboracin y participativa que permita la creatividad y la
innovacin.
Potenciando la creacin de equipos multidisciplinarios.
Potenciando el autocontrol al control externo.
Potenciando la formacin continuada.
Respetando el medio ambiente.
Potenciando la Seguridad e Higiene en el trabajo.
Satisfacer las necesidades del estado.
Evitando gastos superfluos e innecesarios tanto en inventarios, equipos no disponibles
por daos o mantenimiento, personal dedicado a tareas repetitivas o no productivas,
papeles y exceso de trmites, exceso de informes y reuniones, controles internos
innecesarios.
Ser rentables a medio y largo plazo, dentro de las rentabilidades aceptadas por el sector
donde la organizacin realiza sus operaciones.
Satisfacer las necesidades de la Sociedad en General.
Mejorando dentro de la organizacin, se influencia en la sociedad a travs de las
relaciones que la organizacin mantiene con la misma y por lo tanto se produce una
mejora de la sociedad.
Un sistema de calidad es un mecanismo de regulacin de la gestin de las organizaciones
en los siguientes aspectos:
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

5/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

calidad de los productos o servicios suministrados.

economa de los procesos y rentabilidad de las operaciones.
satisfaccin de los clientes y de las dems partes interesadas.
mejora continua de las anteriores particularidades.
Los sistemas de calidad estn basados en dos principios fundamentales:
1. Programar previamente las actividades a realizar.
2. Controlar el cumplimiento de la programacin.
Lo que se busca es conseguir la calidad de productos o servicios mediante la calidad de
los procesos, o sea: si se obtiene un producto de calidad mediante la puesta en prctica
de un proceso definido, la repeticin invariable de ese proceso debe dar lugar a productos
de calidad, entendiendo por productos de calidad aqullos que satisfacen plenamente las
expectativas del cliente.
LA GESTIN MEDIOAMBIENTAL
El desarrollo sostenible
Desde tiempos ancestrales el hombre ha desempeado un papel significativo en la
introduccin de cambios profundos y radicales en el medio natural. Una parte de la
humanidad, con patrones de consumo insostenibles y enfrascados en luchas por ejercer el
poder sobre los recursos naturales estratgicos, hace mayor la brecha entre ricos y
pobres, y agudizan los problemas que abruman al planeta poniendo en peligro la
existencia de la especie humana.
Entre las amenazas ms evidentes que se ciernen sobre el planeta Tierra, destacan dos
como ms notorias: el holocausto nuclear y la contaminacin medioambiental. Ambas
tienen su origen en las actividades del ser humano; la primera tiene una vertiente poltica,
lo cual la convierte en ms peligrosa, mientras que la segunda se encuadra en el campo
de lo social, teniendo dentro de este mbito un aspecto industrial muy relevante, lo que ha
impulsado a considerarla como una caracterstica ms de la gestin empresarial.
En efecto, los impactos ambientales ejercidos sobre el universo por la actividad humana
tienen una acusada proporcionalidad con el crecimiento industrial desarrollado en estas
ltimas dcadas y fenmenos tan dainos como la deforestacin o el calentamiento global,
que caracterizan la impronta de las acciones humanas sobre la naturaleza, tienen su
origen y fundamento en las actividades econmicas y empresariales que, paradjicamente,
pretenden elevar las condiciones de calidad y confort para los privilegiados individuos que
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

6/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

tienen la suerte de pertenecer a las naciones ms desarrolladas.

Afortunadamente ha sonado la voz de alarma en las sociedades que ms tienen que
perder y la creciente conciencia ecolgica ha definido el concepto de desarrollo
sostenible como el desarrollo que satisface las necesidades del presente sin
comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias
necesidades, lo que lgicamente ha de conducirnos a la relacin que existe entre la
capacidad de regeneracin del ecosistema con los consumos o aportes de elementos o
residuos debidos a la accin humana, la cual debe ser estimada en su ms amplia
acepcin, considerando los efectos que cientficamente pueden derivarse de acciones tan
indirectas o lejanas como las que aprecia el denominado efecto mariposa.
Dicha mentalizacin de las sociedades avanzadas, an en estado muy poco maduro, ha
desembocado en dos tipos de acciones que afectan plenamente al mundo de la empresa:
- acciones normativas
- sistemas de gestin medioambiental
LA PREVENCIN DE LOS RIESGOS LABORALES
La prevencin
Ningn empresario debera permanecer insensible ante las fatdicas consecuencias
personales de las lesiones producidas durante el desempeo de una actividad laboral.
La prevencin de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales
constituye un deber moral, aun en el caso improbable de que no existiese el perjuicio
aadido de unos elevados costes econmicos y sociales.
La prevencin de los riesgos laborales se esfuerza en conseguir que, al desgaste que
inevitablemente han de sufrir los trabajadores por el paso inflexible de los aos, no se
aadan los que son consecuencia de realizar el trabajo en malas condiciones o sin la
debida proteccin. La prevencin es obra de todos y no monopolio de algunos. No pueden
obtenerse xitos en Seguridad si no es mediante una labor colectiva, siendo necesario que
se anen los esfuerzos de todos los que intervienen en la produccin y se cuente con el
acuerdo y la colaboracin de aqullos a quienes se desea proteger.
Existe una gran distancia entre la enunciacin de un principio general del tipo de: es
absolutamente necesario prevenir los accidentes y su aplicacin diaria y constante en el
da a da de la actividad empresarial. Nadie desea ni puede estar interesado en que se
produzcan lesiones o enfermedades en el desarrollo de una actividad laboral y, sin
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

7/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

embargo, el nmero de incidencias parece incrementarse ao tras ao, o al menos,

permanece estacionario sin que la sociedad se llegue a identificar de forma destacada con
la gravedad de la situacin. Esta falta de concienciacin y su consecuente secuela de
elevadas cifras de accidentes tienen su origen en las siguientes causas:
- falta de informacin sobre los riesgos que pueden producirse.
- falta de conocimiento sobre las acciones para atajar los riesgos.
- escasa confianza en la eficacia de los esfuerzos que han de realizarse.
- prejuicios arraigados con respecto a los riesgos inevitables del oficio.
- subordinacin de los esfuerzos a otras prioridades ms urgentes o que parecen ms
importantes.
- exceso de confianza en la realizacin de tareas rutinarias o novedosas.
Como puede comprobarse, las posibles causas de error son muy similares a las que
producen fallos en la calidad de los productos o servicios, por lo que desde la aparicin de
los sistemas de calidad normalizados se vislumbr la oportunidad de organizar la gestin
de los riesgos mediante la aplicacin de sistemas similares. A pesar de los infructuosos
intentos de establecer un criterio internacional para conseguirlo, esta es la tendencia
actual para el tratamiento de la prevencin de riesgos laborales y la que justamente
intentaremos desarrollar en este texto.
De acuerdo con su formacin y siguiendo las instrucciones del empresario, debern:
- usar adecuadamente los materiales, mquinas y herramientas
- utilizar los medios y equipos de proteccin
- utilizar correctamente los dispositivos de seguridad
- informar de cualquier situacin que entrae riesgos
- cumplir las obligaciones de seguridad y salud
- cooperar con el empresario en la prevencin de riesgos
Principios de la accin preventiva.- El empresario aplicar las medidas de prevencin
oportunas de acuerdo con los siguientes principios:
- evitar los riesgos
- evaluar los riesgos que no se pueden evitar
- combatir los riesgos en su origen
- adaptar el trabajo a la persona
- tener en cuenta la evolucin de la tcnica
- eliminar la peligrosidad o reducirla al mnimo
- planificar la prevencin integrando la tcnica y la organizacin
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

8/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

- anteponer la proteccin colectiva a la individual

- dar las debidas instrucciones a los trabajadores
VENTAJAS DE LA INTEGRACIN DE SISTEMAS
Alineamiento de las diferentes polticas y objetivos de la organizacin.
Si bien las materias a integrar, no son contrarias en su fondo o filosofa ni entran en
conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en ocasiones los
esfuerzos se concentran ms en unos aspectos que en otros, a veces sin razn aparente,
otras por caprichos o creencias errneas de la Direccin y, en el peor de los casos, por
desconocimiento de los temas tratados.
Al integrar los diferentes sistemas de gestin se asegura la distribucin adecuada de los
periodos de dedicacin a cada uno de ellos, los recursos y las medias en cada una de las
reas.
Armonizacin de los diferentes criterios de gestin.
La integracin equilibra la importancia de cada rea de gestin y evita el planteamiento
reduccionista de quienes dicen "estamos certificados en calidad porque nos lo exige el
mercado, en medioambiente para no tener problemas con la Administracin... y lo de PRL
para no tener problemas ante un caso de accidente o una inspeccin". Se trata de
homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologas y evitar duplicidades
innecesarias: por qu un determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a
un mismo requisito que aparece en los tres modelos?
Simplificacin de la estructura documental del sistema.
Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los requisitos o prcticas comunes pueden
simplificarse en un nico documento, con lo que se obtiene un ahorro de dos documentos.
Esto es ms apreciable en los requisitos de gestin de los sistemas. As, por ejemplo, un
procedimiento sobre la gestin de acciones correctivas podra ser perfectamente vlido
para las tres disciplinas contempladas.
Menor esfuerzo global de formacin del personal e implantacin del sistema.
Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez
formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestin (por ejemplo, el de
gestin de la calidad), los otros presentan diferencias mnimas en cuanto a su
arquitectura. La formacin adecuada consistira en explicar los apartados comunes con el
primero y resaltar los procedimientos o practicas especficas de cada uno de ellos.

data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%20

9/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.

Al reducirse el nmero de los documentos que componen el sistema integrado respecto de
los tres sistemas por separado, la reedicin de documentos, su distribucin y difusin, etc.,
resulta ms rpida y sencilla.
Integracin de la informacin y el control de gestin.
La informacin en materia de gestin de la calidad, del medio ambiente o de la prevencin
de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos.
La informacin de la organizacin est interrelacionada y de lo que se trata es de
aprovechar esta circunstancia integrando toda la informacin en, por ejemplo, una buena
red informtica y de archivos.
Relacionabilidad de las diferentes tareas en un nico puesto de trabajo.
Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una nica persona, de modo que los
criterios de actuacin sean comunes en cuanto a su aplicacin. De esta forma,
encontramos hoy en da la funcin del Responsable de calidad, medio ambiente y PRL
como el responsable del control (a modo de mdico de cabecera) y del correcto
funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control
aumenta en eficiencias.
Slo en grandes organizaciones estara justificada la separacin de la gestin de los tres
sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado).
Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.
Baste el ejemplo del coste de las auditoras de seguimiento de las entidades de
certificacin: a menor documentacin en juego menor tiempo de dedicacin a la
preparacin y ejecucin de la auditora.
REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS
Existe una gran similitud en los requisitos de cada sistema y estos constituyen elementos
claves a tener en cuenta para la gestin de un sistema integrado de calidad,
medioambiente y seguridad y salud del trabajo.
La siguiente tabla nos muestra los requisitos comunes de cada norma.

data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%2

10/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

Bibliografa
1. Abenza Moreno, Joaqun (2004). Los SIG de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de
Riesgos Laborales como herramienta de competitividad de las empresas. Cartagena
Colombia.
2. Fernndez Hatre, Alfonso: 2003. Los Sistemas Integrado de Gestin Calidad, Medio
Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales.
data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%2

11/12

16/4/2015

Los sistemas integrados de gestin | GestioPolis

3. Garca Fernndez, J. M. (2002). Algunas Reflexiones sobre el desarrollo de la Gestin

Ambiental Cubana. Cub@: Medio Ambiente y Desarrollo. Revista electrnica de la Agencia
de Medio Ambiente. Ao 2, No. 2/2002.
http://www.medioambiente.cu/revistama/articulo21.htm
4. ISO 9 000:2000. Sistemas de gestin de la calidad-Fundamentos y vocabulario.
5. ISO 9 001:2000. Sistemas de gestin de la calidad-Requisitos.
6. MAPFRE (1993). Calidad y Seguridad. Revista MAPFRE Seguridad. Espaa. Ao.15.
Nr.52. p 1.
7. Marrero Arieldi, (2008) Propuesta de un modelo y procedimiento para la implantacin de
un sistema integrado de gestin. Tesis de diploma en opcin de la categora de licenciado
en Economa. Universidad de Holgun.
8. NC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos.
9. ISO 9001:2001. Sistemas de gestin de calidad. Requisitos.
10. NC 18 000: 2005. Seguridad y salud en el trabajo-Sistema de gestin de seguridad y
salud en el trabajo-Vocabulario.
11. NC 18 001: 2005. Seguridad y salud en el trabajo-Sistema de gestin de seguridad y
salud en el trabajo-Requisitos.
12. Pereyra Beatriz, (2003) los sistemas integrados de gestin en las organizaciones.

data:text/html;charset=utf-8,%3Ch1%20style%3D%22font-size%3A%2030px%3B%20margin%3A%2020px%200px%3B%20color%3A%20rgb(0%2C%2

12/12