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PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. POR QU SE CRE EL MANUAL
3. PARA QUE SE CRE EL MANUAL
4. NORMATIVIDAD
5. SU FINALIDAD
6. OBJETIVOS GENERAL
7. OBJETIVOS ESPECIFICOS
8. MISION Y VISION
9. RECOMENDACIONES GENERALES
10. PROCEDIMIENTOS
11. PRINCIPIO ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
12. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
13. APLICACIN
14. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
15. ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD
16. ORGANIGRAMA
17. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
18. SECCIONES DOCUMENTALES
19. PASOS PARA LA IDENTIFICACION DE LAS SERIES
20. TIPOS DOCUMENTALES
21. RECOMENDACIN
22. CONCLUSIONES
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta los procedimientos de gestin de la ley general de
archivos, conforman uno de los elementos principales de las actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin y el manejo de
organizacin documental producida y recibida desde su origen hasta su
disposicin final; por lo cual, deben ser plasmados en manuales de funciones y
procedimientos que sirvan como mecanismo de consulta permanente ya que
tienen como objetivo facilitar la utilizacin y conservacin de la documentacin
as como el debido manejo.
SU FINALIDAD
Nos da a conocer el proceso de aplicacin con respecto a la organizacin
documental, donde emplearemos cada uno de los procesos como lo son la
clasificacin, ordenacin y descripcin archivstica ya que son fundamentales
en la ejecucin de estas tareas.
Sirve para el anlisis y revisin de los procedimientos interviniendo en la
consulta del personal.
Implementa una solucin que garantice la aplicacin del programa de gestin
documental
OBJETIVO GENERAL
Este manual es una herramienta organizacional que permite mejorar las
prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los
documentos del Sistema de Gestin Integral de SEGUCOL LTDA.
ESPECIFICOS
Construir un manual adecuado que cumpla las funciones de todas las
dependencias y la del objetivo general.
Realizar sensibilizacin y capacitacin de los objetivos organizacionales para la
adecuada aplicacin de PGD.
Consolidar el sistema de gestin documental de acuerdo a lo normalizado por
el AGN.
RECOMENDACIONES GENERALES
PROCEDIMIENTOS
El procedimiento define la forma como deben realizarse las fases o etapas de
los procesos. Identificado los procesos, el ejercicio siguiente es determinar que
procedimiento permite que aquel se cumpla. Es necesario identificar lo que se
pretende generar con el reconocimiento de un procedimiento, es decir su
DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,
en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
estn
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.
VISION
En el ao 2020 seremos una organizacin lder en servicios integrales de
seguridad, ubicados dentro de las 10 principales empresa del sector, con un
posicionamiento nacional destacado por los ingresos operacionales y la
excelencia organizacional, que genere rentabilidad financiera sostenible, lo cual
ORGANIGRAMA
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en la
dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada seccin y en este la integridad y carcter
seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos administrativos como para los
histricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la
Institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias
y funciones, integrando en torno a stas los documentos agrupados en series.
La reunin de diversos tipos documentales que tienen que ver con un mismo
asunto relacionado con las actividades o funciones de carcter personal,
administrativo, econmico, judicial, forman las Unidades documentales.
La Unidad Documental puede ser simple cuando est constituida por un solo
documento, por ejemplo: Acuerdos o compleja cuando la constituyen varios,
formando un expediente, por ejemplo: Historias Laborales.
Series documentales
Las series son el testimonio documental continuado de las actividades
repetitivas desarrolladas por una Entidad en cumplimiento de una funcin
determinada. Cada Seccin o Subseccin est constituida por documentos
agrupados en Unidades y Series Documentales. Entre otras series
documentales
se
pueden
mencionar:
CONTRATOS,
INFORMES,
INVENTARIOS, ESTADOS FINANCIEROS. Para la identificacin de las Series
Documentales se tuvo en cuenta: Identificacin de la Seccin Administrativa u
oficina que produce los documentos (Principio de Procedencia).
Identificacin de las unidades documentales producidas como consecuencia y
expresin de las actuaciones de cada Seccin o Unidad Administrativa en el
ejercicio de sus funciones. Conocimiento del proceso de formacin de las
Series para facilitar un tratamiento adecuado en las mismas.
Subserie Documental
Son todas las subdivisiones que se desprenden de las series y que renen
documentos de estructura y contenido homogneos conformando los
expedientes. Ejemplo: De la serie contratos, podran desprenderse las
subseries: Contratos de prestacin de servicios, contratos de suministro,
contratos de arrendamiento, entre otros.
Orden Original: Es el que hace relacin al orden que conservan los
documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que origin el
expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.
Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los
documentos dentro del expediente:
Estudio de Conveniencia
Garantas
Resolucin
Las series documentales equivalen a la gestin documental de un archivo de
oficina. Estn limitadas a una funcin y actividad especfica de la vigencia de
las mismas, las cuales originan la agrupacin de documentos. (Ver Cuadro de
clasificacin de series y subseries documentales).
Ser responsabilidad de la Oficina de Archivo y Correspondencia liderar con
apoyo de la Secretara General, la elaboracin, actualizacin y seguimiento de
las Tablas de retencin documental vigentes.
Estructura interna de la entidad Es una empresa familiar conformada
actualmente por tres socios. Se constituy como una sociedad comercial de
responsabilidad limitada, determinada con base en estructuras o polticas de
una organizacin.
Como el organigrama refleja la entidad productora de documentos, debe ser
tambin la base fundamental para la organizacin de cada archivo teniendo en
cuenta el principio de procedencia. Los organigramas representan las
dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya produccin
documental conforma unidades documentales; estas unidades son el conjunto
de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus
funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan
los fondos, las secciones y las series documentales.
CODIFICACIN
Cada una de las oficinas, se codificaron numricamente teniendo como base
principal la Estructura Orgnica de la Entidad, aprobada mediante acto
administrativo. La Codificacin de las unidades documentales tambin est
reflejada en la Estructura Interna de la Entidad
PROCESOS PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIN
Para tener organizado nuestro archivo de Gestin debemos cumplir
con la siguiente frmula:
Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin
Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
Los Documentos de Archivo son registros de informacin producida o recibida
por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tienen
valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y
debe
ser objeto de conservacin; estos documentos son los que estn listados en la
Tabla de Retencin Documental.
La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
INFORMES
Ejemplo:
Copias de
Copias de
Acuerdos
Actas
DESCRIPCIN
Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguas o cuatro aletas), en
la esquina superior derecha, con el formato y ubicar en la gaveta
correspondiente.
4
Resoluciones
3
Informes de Gestin
2
Informes de Otras Dependencias
1
Informes de los comit administrativo
ARCHIVO CENTRAL
EXPURGO Y LIMPIEZA:
Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada
pieza documental:
LAS GRAPAS,
CLIPS,
CINTAS
LIGAS, PAPELITOS, ETC.
SELECCION DOCUMENTAL:
RECOMENDACIONES
Capacitar a los funcionarios sobre la importancia de la documentacin.
CONCLUSIONES