Motivados por un iniciativa del Gerente General, para colocar la planeacin

estratgica de las lneas de servicios, por delante del proceso anual de

presupuesto, Mission Hospital (MH) desarrollo un enfoque de planificacin
construido sobre una mayor automatizacin de datos, y sobre herramientas y
procesos estandarizados.
Durante aos, la alta administracin en Asheville, North Carolina (la base central
de MH y la sede del hospital insignia de la organizacin sin animo de lucro, que
cuenta con 1,000 camas y cinco hospitales) haba estado desarrollando planes
estratgicos para sus lneas de servicio, que apoyaban las metas de la
organizacin, y que fueron analizadas y llevadas acabo con el uso de una gran
cantidad de datos, pero que en la actualidad estaban perdiendo vigencia.
"El proceso de planificacin de nuestras lneas de servicios bsicos, estaba
ocurriendo simultneamente con la elaboracin del presupuesto anual; en muchas
ocasiones ocurra despus; en este situacin estbamos escribiendo los planes
del negocio despus que los presupuestos estaban completos", dice Kate
Schmitz, MHA (Master in Health Administration), vicepresidente de planificacin de
la lnea de servicio y apoyo en negocios. "No era nuestra intencin, pero suceda
continuamente de esa manera, debido a que se pidi a nuestro equipo facilitar un
alto volumen de proyectos de planificacin estratgica".
En noviembre de 2011, un equipo de planeacin estratgica compuesto por 3
personas, se propuso redisear el proceso de modo que estuviese en sintona con
el ciclo de presupuesto anual, lo que significaba iniciar el proceso de planificacin
de tres a seis meses antes.
Evaluacin del Proceso:
Impulsado por una orden del Gerente General (CEO) del hospital para mover el
proceso de planificacin de la lnea de servicio, antes del proceso presupuestario,
el equipo evalu lo que funcionaba y lo que necesita ser cambiado. De
los elementos que estaban trabajando bien, tres se destacaron por su importancia:
Coordinadores de planeacin dedicados, a cada lnea de servicio bsico.
Equipos multidisciplinarios de planeacin, que incluan los directores de
departamentos.
Facilitacin de los Retiros de planeacin, que se tradujern en objetivos con metas
cuantificables.
La lista de las mejoras necesarias en el proceso fue ms extensa:
Un calendario de planificacin anual que haga un mayor nfasis en las tareas
previas a la planeacin.
Una fuente de datos simplificada, orientada al desarrollo de programas y a
aumentar la presencia en el mercado.
Recuperacin de datos en curso y automatizacin, en la mayor medida posible.
Herramientas y procesos de planificacin estandarizados para agilizar y facilitar la
revisin por parte de la alta direccin.

Mayor presencia y actividad de los gerentes de lnea de servicios en la recoleccin

y anlisis de datos.
El desarrollo de un nuevo calendario de planificacin:
Un paso crtico en el proceso de rediseo, fue la creacin de un calendario que
garantizara que las ordenes dadas por el Gerente General fueran alcanzables
cada ao fiscal. El periodo fiscal de MH va de octubre a septiembre; el ciclo de
planificacin del hospital fue reconfigurado en cuatro cuartos, cada uno con tareas
y objetivos especficos.
A continuacin, se muestran los pasos clave en cada fase:
Enero a Marzo: Pre-Planeacin

Asigne un enlace de planeacin para cada lnea

bsica de servicio, para coordinar la recoleccin de
datos y para asistir en el desarrollo de
presentaciones y documentos

Colecte,
formatee
y
analice
informacin
cuantitativa

Desarrolle las plantillas

Abril a Junio: Lanzamiento y Planeacin Activa

Establezca equipos bsicos de planeacin para las

lnea de servicio.

Establezca para los tres meses siguientes las

agendas con tiempos determinados y defina las
reuniones del equipo bsico.

Acumule y analice informacin cualitativa durante

las reuniones de los grupos de inters.

Realice un retiro de planeacin, con participantes

identificados por el equipo bsico de planeacin.

Determine los objetivos estratgicos con

referentes medibles.
Julio a Septiembre: Presupuestacin y Comunicacin

Desarrolle alternativa de negocios y declaraciones

pro-forma para ser incluidas en el presupuesto.

Distribuya los planes de las lnea de servicio,

incluyendo un resumen ejecutivo estandarizado y los
objetivos estratgicos.
Octubre a Diciembre: Implementacin y Seguimiento

Establezca sub-equipos en las lneas de servicio

para que jalonen cada objetivo estratgico

Cree y actualice el Dashboard (cuadro control) de

las lneas de servicio, reflejando los actuales
objetivos estratgicos

Haga que el funcionario encargado del enlace de

planeacin, atienda rutinariamente a las reuniones
de lnea de servicio para que facilite y asista cuando
sea necesario.

Como parte del rediseo, el equipo permiti ms tiempo para las tareas de preplaneacin, para que los planes de negocio se pudiesen completar a tiempo, y de
esta manera se incluyeran en los presupuestos de capital y operativo.
Racionalizacin de Datos y plantillas estandarizadas:
Adems de crear el calendario; uno de los aspectos ms crticos de la
remodelacin fue determinar qu datos proporcionan el mayor valor estratgico en
la fase de pre-planificacin, de acuerdo con Cathi Durham, MBA, MHA, director de
desarrollo y estrategia de negocio. "Nos preguntamos, Estos datos tienen
importancia estratgica?, Ayudan a apoyar el proceso de toma de decisiones? Si
no, los sacbamos de la base"
En concreto, el equipo de planificacin ( el cual incluye a Schmitz, Durham y una
analista de planificacin), fue capaz de eliminar decenas de datos relacionados
con medidas de calidad, de funcionamiento y de productividad, que son
regularmente reportados y monitoreados por otros medios o grupos; aunque de
importancia crtica, el reporte de tales medidas, no aportaban mucho al plan
estratgico, por lo cual terminaban siendo de utilidad estadstica y no ofrecan
mucha informacin sobre la direccin estratgica de las lneas de servicio. "Los
planes necesitan enfocarse en el crecimiento y el mejoramiento de servicios que
tengan buena aceptacin y demanda por parte de la comunidad, y que adems
sean financieramente viables; los planes no se deben enfocar en responder cada
pregunta acerca de la lnea de servicios, dice Durham.
El equipo de planificacin tambin recorto la amplitud y profundidad de los datos
de mercado que fueron compartidos y analizados con los equipos de planificacin
de lneas de servicio. "Estbamos haciendo una inmersin profunda en todos los
mercados y servicios; se estaban tomando muchos das para manipular los datos
por condado, servicio e instalacin", dice Durham. El equipo decidi centrarse slo
en aquellas reas que indicaban una oportunidad o vulnerabilidad en el mercado.
"Con menos tiempo utilizado en informacin intil, ahora tenemos ms tiempo en
la fase de pre-planificacin, para pensar y sacar conclusiones iniciales, que se
comparten con los lideres de la lnea de servicio", aade Schmitz .
Un enfoque ms preciso ha ayudado a que las reuniones de planificacin con las
lneas de servicio sean ms significativas, agrega. Antes del rediseo, Schmitz y
sus colegas, pasaban la mayor parte del tiempo de las reuniones en la
presentacin de datos. "Ahora somos capaces de pasar ms tiempo en los
aspectos cualitativos de la estrategia de servicios, adems se facilitan los debates
sobre dnde tenemos que estar, cmo vamos a llegar all, y cmo vamos a medir",
dice Schmitz .

Adicionalmente a la agilizacin de la informacin, se desarrollaron plantillas

estandarizadas para los planes y proformas, lo que permiti el desarrollo de varios
planes al mismo tiempo. No slo la normalizacin redujo la cantidad de tiempo
requerido para desarrollar los elementos y el anlisis de datos bsicos, sino que
tambin facilit el reporte y la comunicacin de los planes, dice Schmitz. "Antes
del rediseo, la alta direccin revisaba varios planes en varios formatos y en
diferentes intervalos de tiempo. Ahora reciben un producto reconocible y
estandarizado, que pueden revisar, y adems encontrar las respuestas a sus
preguntas de forma ms rpida", dice.
Automatizacin de recopilacin de datos
Con un pequeo equipo de planificadores y una lista cada vez mayor de servicios
de apoyo, el equipo se dio cuenta de que era necesario adoptar y emplear
herramientas para automatizar la mayor cantidad de datos e informacin que fuera
posible. Ahora, el equipo utiliza una herramienta de visualizacin de datos
disponible en el mercado (software comercial), para automatizar sus informes
trimestrales de participacin en el mercado.
"Hemos creado plantillas para cada lnea de servicio, estas son capaces de
desarrollar informes muy detallados por rea de servicio y lneas de sub-servicios
en dos semanas, no en dos meses como se hacia antes", dijo Durham. "Esto
permite que el equipo proporcione regularmente informacin de la presencia en el
mercado y las tendencias; como resultado los lderes de lnea de servicio tienen
una comprensin mucho ms profunda de la posicin en el mercado, de cada una
de sus lneas".
Equilibrar la visin con la Realidad
Segn Schmitz, la base de los equipos de planificacin de lnea de servicios de
Mission Hospital, fueron diseados para equilibrar la visin estratgica con la
realidad operativa y financiera. Los equipos incluyen el Vicepresidente de lnea de
servicio, el director de la lnea de servicio, un gerente de negocios, lderes
mdicos y otros interesados en estas. Los equipos estn coordinados y facilitados
por el enlace designado para la planificacin.
Mission Hospital cuenta con un grupo de administradores de negocios, que
dependen de Schmitz y, que estn asignados a lneas de servicios especficos,
para trabajar directamente con los equipos de liderazgo de cada lnea de servicio,
en las necesidades de datos financieros y estadsticos. Ellos colaboran
habitualmente con el equipo de soporte de decisiones, y con el equipo de
presupuesto, en el departamento de finanzas, en la extraccin de extractos
complejos de datos, en el desarrollo de pro-formas, en presupuestos anuales, y en
otras necesidades especiales de datos y de anlisis. "Estos individuos son la pieza
clave, para asegurar que el proceso de planificacin estratgica tiene un lazo
significativo con el presupuesto anual de lnea de servicios, y para el seguimiento
y monitoreo del impacto de las iniciativas estratgicas", dijo Schmitz.
Adaptacin Enfoque Misin del hospital
Schmitz y Durham dicen que el nuevo diseo ha dado lugar a un proceso de
planificacin estratgica, ms orientada a los resultados en el nivel de lnea de

servicio. Se ofrecen las siguientes sugerencias para otras organizaciones que

buscan renovar su enfoque de planificacin:
Automatizar y simplificar la recopilacin de datos siempre que sea posible. Mission
Hospital desarrollo una biblioteca de recursos para facilitar el acceso a datos y a
los anlisis ms recientes. La biblioteca de recursos es una herramienta simple,
basada en Excel con hipervnculos a los datos ms recientes, y con grficos y
tablas formateados. Tener acceso rpido a las fuentes de datos ayuda a los
miembros de planificacin a ahorra tiempo y a preservar la "fuente de la verdad"
para cada elemento de informacin, evitando as los conflictos que surgen a partir
de mltiples fuentes de datos, dice Durham.
Desarrolle un cuadro de mando para mantener el impulso. Los lderes de la lnea
de servicio en Mission Hospital utilizan un tablero de instrumentos para ayudar a
implementar su plan estratgico y hacen seguimiento del progreso. Tambin
pueden utilizar las medidas de los cuadros de mando, para utilizarlas en sus
actualizaciones.
Por ltimo, Schmitz recomienda ver el proceso de planificacin como un ciclo
continuo. Ella dice que el proceso debe centrarse en la implementacin y
seguimiento, como lo hacen con el desarrollo del plan.
Preguntas:

Utiliza su organizacin una metodologa clara, para la realizacin de la

planeacin estratgica?

Como se armoniza la planeacin estratgica de su organizacin con el

presupuesto general?

En que momento se realiza en su organizacin la planeacin de las lneas

de servicios y como se integran estos planes al presupuesto anual?

Cuantos equipos de planificacin estratgica existen en su organizacin?

Como se realizan las diferentes etapas de ejecucin del plan estratgico?

Cual metodologa utiliza su organizacin en la elaboracin del plan

estratgico y del presupuesto?

Cuales son los pasos secuenciales que van desde el plan estratgico, hasta
el presupuesto; resuma los de su organizacin?

Que es un Dashboard, lo utiliza su organizacin?

Que es un retiro de planeacin y presupuestal, lo utiliza su organizacin?