Informe Reniec Registros Civiles en Linea Orec Municipalidades Rgpm2013

POSTULACIN AL RECONOCIMIENTO A LA
GESTIN DE
PROYECTOS DE MEJORA 2013
CATEGORA:
SECTOR PBLICO
PROYECTO:
REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE
MUNICIPALIDADES
25 DE ABRIL DEL 2013
Categora: Sector Pblico
Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades
INDICE
Informacin General de la Organizacin...
03
Organigrama...............................
07
Trminos de Aceptacin
08
Perfil del Proyecto ..
09
Glosario de trminos y abreviaciones......
11
Respuestas a los Criterios y Subcriterios....
13
Liderazgo y compromiso de la alta direccin
13
Identificacin y seleccin del proyecto de mejora..........
17
Mtodo de solucin de problemas y herramientas de la calidad........
22
Gestin del proyecto y trabajo en equipo..........
37
Capacitacin.....................
40
Innovacin..................
42
Resultados.................
46
Sostenibilidad y mejora..........
52
Anexos..............................................................
55
Anexo N 1 Diagrama de Causa Efecto

Anexo N 2 Diagrama de Pareto
Anexo N 3 Programa de Implementacin aos 2,012-2,013
Anexo N 4 Equipo de Proyecto de Mejora
Anexo N 5 Cronograma de Actividades
Anexo N 6 Cronograma de Actividades con recursos y plazos
Anexo N 7 Avances y Proyecciones
Anexo N 8 Video del Proyecto
Anexo N 9 Video de Implementaciones realizadas
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

I. INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN

El Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC) es un organismo pblico autnomo
que cuenta con personera jurdica de derecho pblico interno y goza de atribuciones exclusivas y
excluyentes en materia registral, tcnica, administrativa, econmica y financiera. Fue creado por
Ley N 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artculos 177 y 183 de la
Constitucin Poltica del Per.
Su funcin principal es la de organizar y mantener el Registro nico de Identificacin de
Personas Naturales; siendo la razn de su existencia la de responder a la necesidad
administrar y dirigir el sistema registral del Per, que involucra el Registro Civil, Registro
Personas y Registro de Naturalizacin, lo que constituye el registro nico de identificacin
todos los peruanos.
las
de
de
de
A. INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN
Razn Social
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC)
RUC
20295613620
Pgina Web
www.reniec.gob.pe
E- Mail
jyrivarren@reniec.gob.pe
Central Telefnica
315-2700
SEDES RENIEC
Sede Administrativa
Jr. Bolivia 109, Centro Cvico Lima
Sede Operativa
Jr. Cusco 653 Lima
Sede Registros Civiles
Av. Javier Prado Este 2388 San Borja
Sede Ancash
Jr. Ancash N 336-340/344 Lima
B. CATEGORA A LA QUE POSTULA

Categora: Sector Pblico.
C. TAMAO DE LA ORGANIZACIN
El RENIEC cuenta con un total de 4,558 trabajadores al 31 de diciembre del 2012. De este total
el 82.76 % es personal destinado a las reas operativas, y el 17.24% es personal destinado a
las reas administrativas.

D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:
REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

I
PRE
IMPLEMENTACION
II
IMPLEMENTACION
III
POSTIMPLEMENTACION
Cordinaciones con la OREC

Verificacin de los requisitos tcnicos.
Programacin y envo de OREC a implementar a la SGIRC.
Preparacin de ruteo, para el traslado hacia la OREC.
Preparacin de autorizacin de viaticos y seguros para el
translado hacia la OREC.
Instalacin y Entrenamiento
Instalacin del SIRCM.
Entrenamiento a los registradores de la OREC, sobre el
adecuado manejo del SIRCM durante 3 das.
LLenado del kit de entrenamiento.
Repliegue de Actas en Blanco.
Monitoreo
Existen 4 medios de comunicin que son los siguientes :
Chat, Correo Electrnico, acceso remoto y Telfono), en
donde se atienden consultas, dudas, que pueda tener el
Registrador Civil.
Para seguir con el reforzamiento sobre el SIRCM se realizan
Videoconferencia con las OREC.

D2. Mercados a los que destina sus servicios

El mercado del RENEC est compuesto por los 31 millones 17 mil de peruanos, residentes en
el Per, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado
este mercado de la siguiente manera:
Procesos Claves
Producto
Clientes/Grupo de
inters
Poblacin
DNI
Mayores de 18 Aos
21 millones 370 mil
Menores de 18 Aos
9 millones 800 mil
Identificacin
Registro Civil
Actas Registrales
Total Poblacin
18 millones 755 mil
Padrn Electoral
Padrn Electoral
Sistema Electoral
JNE/ONPE
Certificados Digital
Personas Naturales
21 millones 370 mil
Personas Jurdicas
Entidades Publicas
Entidades Pblicas y
Privadas
Entidades Pblicas y
Privadas
Ms de 2,100 convenios con

entidades pblicas y privadas
Colegio de Notarios, PNP,
Ministerio de Justicia, Poder
Judicial, Ministerio Publico
BBVA Banco Continental,
INTERBANK, Universidad
Peruana Cayetano Heredia.
31 millones 17 mil
Todas las organizaciones
polticas del pas
Certificado Digital
Entidades Privadas
Otros Servicios
Otorgamiento de
Servicios
Ciudadana
Organizaciones
Polticas
Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto
E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIN Y ALTERNO

Coordinarn con la Secretara Tcnica del Comit de Gestin de la Calidad para aclarar y
complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulacin y descritos a travs de
las Bases 2013. Son los siguientes:
Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo
Dra. Ana Magdelyn Castillo Aransaenz
jyrivarren@reniec.gob.pe
acastillo@reniec.gob.pe
Oficial
Alterno
F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIN

CARGO FUNCIONAL
NOMBRES Y APELLIDOS
N DNI
Jefe Nacional
Jorge Luis Yrivarren Lazo
07936507
Secretario General
Ana Magdelyn Castillo Aransaenz
07863324
Gerente General
Carlos Enrique Reyna Izaguirre
09296433
G. FIRMA

Jefe Nacional del RENIEC
H. EQUIPO DE MEJORA
N
Nombre
Rol en el Proyecto
Cargo
Gerencia de Procesos de Registros Civiles

1
Celia
Antonia
Bonifacio
Saravia
Lder del Proyecto
Gerente
Josu Daniel Pozo Dionicio
Coordinador del Proyecto
Asistente
Produccin
Jose Alfredo Leon Jara
Operativo de Implementacin
Asistente Legal
Jersey
Ayasta
Asistente Legal
Fernando Santos Uturunco

Ynquillay
Asistente
Asistente
Administrativo
Frank
Cubas
de
Gerencia de Informtica
6
Danilo Alberto
Espritu
Klever
Abel
Sandoval
Chavez
Caytuiro
Especialista en Informtica
Desarrollo software del Sistema
Integrado de Registros Civiles y
Microformas
Gerente
Analista Programador
Informtico
Gerencia de Operaciones Registrales

8
Milagros Teresa Aramayo

Diaz
Tcnico
Gestin de la Calidad del RENIEC

N
1
Nombre
Ana Magdelyn
Castillo Aransaenz
Rol en el Proyecto
Cargo
Gestor de Proyectos
Secretaria General
Tobias Enrique
Aliaga Vilchez
Aprueba el informe
Gerente de Calidad e Innovacin
Amparo Ortega
Campana
Desarrollo del informe
Sub Gerente de Calidad
Henry Wilson
Tornero Yaya
Desarrollo del informe
Especialista en Gestin de
Proyectos

II. ORGANIGRAMA

III. TERMINOS DE ACEPTACIN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestin de Proyectos de Mejora,
correspondiente al ao 2013 y al presentar nuestra postulacin nos sometemos a ellas de manera
irrevocable. Asimismo aceptamos el carcter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador.
Declaramos que son ciertos la informacin y los datos proporcionados en el Informe de
Postulacin.
Entendemos que la postulacin ser revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra
organizacin fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar
facilidades para que los evaluadores realicen una evaluacin prolija e imparcial.
Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las
Bases.
Si nuestra organizacin resultara ganadora aceptamos compartir informacin con otras
organizaciones en la forma establecida por las Bases.

Jefe Nacional del RENIEC

IV. PERFIL DEL PROYECTO

Es funcin principal de RENIEC lograr la integracin de los registros civiles del Per segn lo
indicado en la ley 26497 de 1995, a fin de garantizar la identificacin plena de la poblacin. El
sistema de registro civil acompaa a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de
los principales hechos vitales, como el nacimiento, defuncin y otros actos que modifiquen el
estado civil.
El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesisticos, posteriormente esta
funcin fue asumida a las Municipalidades en el ao 1852, teniendo como resultado un registro
civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de informacin y finalmente tiempo
y costo elevado para el ciudadano en la gestin administrativa, judicial o notarial de la correccin
de sus actas registrales, toda vez que se tena que viajar al lugar de origen donde fue registrado
para obtener una copia certificada o una rectificacin.
En este sentido, desde mayo del ao 2,012 RENIEC implemento el proyecto Registros Civiles en
Lnea en OREC de Municipalidades; esta nueva estrategia est permitiendo integrar rpidamente
los registros civiles a nivel nacional y eliminar la problemtica existente de hechos vitales.
Con el presente Proyecto, RENIEC implementa buenas prcticas de gestin en las Oficinas de
Registros del Estado Civil (OREC) de las Municipalidades a nivel nacional para el registro de
nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil. Las OREC de
Municipalidades ya no realizarn este registro manualmente sino sistemticamente a travs del
Sistema Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexin a la base de datos de
RENIEC; siendo necesario adems el uso de tecnologas como las microformas digitales, firmas y
certificados digitales, integracin de bases de datos y creacin de nuevos procesos en
combinacin con la normatividad legal.
Este nuevo proceso de registros civiles que se integra perfectamente al proceso de identificacin
del DNI, permite la actualizacin en tiempo real de los datos registrados en las actas, reduciendo
la inconsistencia de datos y optimizando los recursos. Adems se puede brindar informacin
actualizada de todos los hechos y actos civiles de los peruanos y emitir las copias certificadas en
forma descentralizada a nivel nacional.
Para el desarrollo de este proyecto se utiliz la metodologa de Investigacin y Desarrollo
establecido por RENIEC, donde se realiz un diagnstico inicial y anlisis del entorno, para
posteriormente evaluar las alternativas de solucin e implementar la mejor opcin. El proyecto de
Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades est compuesto por dos procesos:
Proceso de Implementacin
Procesos de Registro y Procesamiento
La implementacin de Registros Civiles en Lnea permite importantes beneficios de optimizacin

de procesos y mejora del servicio al ciudadano segn el siguiente detalle:
Emisin descentralizada de actas registrales de nacimiento, matrimonio y defuncin a nivel
nacional. Significa que los ciudadanos obtienen instantneamente sus actas registrales en
cualquier Oficina Registral RENIEC sin necesidad de viajar hasta el lugar origen donde fue
registrado, logrando un ahorro significativo en tiempo y costo en su economa (S/.300.00 de
ahorro en promedio por cada viaje).
Simplificacin administrativa y beneficio para el ciudadano en la obtencin del DNI, toda vez
que no es necesario que presenten su acta de nacimiento, matrimonio o defuncin para
obtener el DNI con la rectificacin o inscripcin solicitada, ya que estas se encuentran
almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).
Reducir el tiempo de registro de un acta de nacimiento, matrimonio o defuncin de 30 a 10
minutos. El ciudadano ser atendido rpidamente.

10
Reduccin significativa de errores en registro de datos (ejemplo: nombre de padres,

declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos sern extrados de la Base de
Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo el ciudadano el principal beneficiado. En
el proceso anterior, el registro manual realizado por la Municipalidad inducia a cometer muchos
errores por la transcripcin de datos, afectando la identidad de los peruanos porque no podan
acceder a sus beneficios sociales.
Reducir las etapas necesarias para el procesamiento de actas registrales, de 4 a 3 etapas.
Eliminacin de mltiples inscripciones mientras se integre ms OREC a nivel nacional. El
Sistema validar en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo
detectar posibles mltiples inscripciones. A la fecha se han implementado 103 OREC con
registro en lnea.
Optimizacin del proceso de actualizacin de la base de datos de RENIEC referente al
registros de fallecidos y reduccin del tiempo del proceso de trmites de inscripcin
extempornea y rectificacin del DNI de 30 das a 2 das.
Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales.
Mejora la identificacin plena de la poblacin Peruana, toda vez que las actas de nacimiento,
matrimonio y defuncin sern registrados con mayor seguridad y oportunidad, ya que estas
actas son el insumo principal del DNI.
MUNICIPALIDAD
REGISTRO
RENIEC
DIGITALIZACIN/PROCESAM
IENTO
MUNICIPALIDAD/RENIEC
COPIAS CERTIFICADAS

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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

ACTA REGISTRAL
Comnmente llamada partida registral, es el documento en el cual consta el registro de un hecho
vital y actos modificatorios al estado civil de los peruanos, ordenado en base a una secuencia
numrica y cronolgica correlativa de carcter obligatorio y con elementos de seguridad y
especificaciones tcnicas.
BASE DE DATOS DE RENIEC
Contiene toda la informacin necesaria sobre la identidad de los Peruanos. Existe una Base de
Datos del DNI y una Base de Datos de Registros Civiles. En la Base de Datos del DNI se aloja
datos e imgenes como nombres, pre nombres, lugar de domicilio, lugar de nacimiento, fecha
nacimiento, sexo, estado civil, grado de instruccin, impresiones digitales, firma y fotos entre otros,
y en la Base de Datos de Registros Civiles se aloja los datos e imgenes que contiene las actas
registrales de nacimientos, matrimonio y defuncin. Esta informacin est alojada en los
Servidores de RENIEC.
CAPACITACIN
Es el proceso educativo conducente a la adquisicin del conocimiento y la especializacin, en
relacin con sus aptitudes vinculadas al quehacer institucional, haciendo uso de metodologas
especficas, de carcter analtico y reflexivo cuya finalidad es mejorar y/o actualizar al servidor de
RENIEC en las destrezas, habilidades y/o tcnicas que faciliten su desempeo en las tareas
propias de su labor, funcin o responsabilidad. RJ N 030-2011-JNAC/RENIEC GP 256-CAER/001
sobre "Capacitacin e Investigacin Acadmica".
ESTADO CIVIL
Conjunto de condiciones, atributos y circunstancias de la persona, que la identifican para su
conocimiento en vida de relacin, otorgndole un status jurdico regulado por normas legales
vigentes.
INCORPORACIN O REVOCATORIA TOTAL
Proceso por el cual, en cumplimiento de la Primera Disposicin Complementaria de la Ley N
26497, el RENIEC procede a incorporar de forma real, efectiva y progresiva, el acervo
documentario de las Oficinas de Registros de Estado Civil del pas que funcionan en las
Municipalidades y conforman el Sistema de Registros Civiles. Cuando se incorpora una OREC, se
trasladan a RENIEC todas las actas de las Municipalidades para su procesamiento y las nuevas
inscripciones son realizadas en Oficinas Registrales RENIEC, la Municipalidad ya no realiza la
funcin de registros civiles.
KIT DE ENTRENAMIENTO
Conjunto de elementos que permiten realizar una capacitacin efectiva y personalizada, cuenta
con una estructura ordenada para que los registradores civiles de las OREC de Municipalidades
logren aprender con facilidad; est compuesta por fichas tcnicas, manual bsico de
procedimientos de cada mdulo del SIRCM (Global Edicin), casustica.
MUNICIPALIDADES
Son los gobiernos locales ubicados dentro de una organizacin territorial del Estado, creadas por
Ley, que cuentan con personera jurdica de derecho pblico y autonoma poltica, econmica y
administrativa en los asuntos de su competencia; constituyen canales inmediatos de participacin
vecinal en los asuntos pblicos.
OFICINA DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL (OREC):
Es aquella dependencia, que por delegacin de funciones, se encarga de la ejecucin de los
procedimientos registrales que hace referencia la Ley N 26497 y el Reglamento de las
Inscripciones del RENIEC aprobado con Decreto Supremo N 015-98-PCM(registro de
nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil como: divorcios,
adopciones, otros). Las OREC dependen funcionalmente del RENIEC.

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OFICINA REGISTRAL RENIEC (OR):

Es una oficina de atencin al ciudadano donde se pueden realizar trmites del DNI, trmites de
Registros Civiles, emisin de copias certificadas y recibir orientacin al ciudadano. Existen
Oficinas Registrales RENIEC a nivel nacional.
REGISTRADOR CIVIL:
Es aquel servidor pblico que se encarga de calificar y ejecutar los procedimientos registrales
sealados en la Ley N 26497, su Reglamento, y dems documentos normativos que lo regulan.
Existen registradores civiles trabajando en RENIEC y en las Municipalidades.
REVOCATORIA O REVOCATORIA PARCIAL
Procedimiento por el cual, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, a travs de la
emisin de una Resolucin Jefatural, deja sin efecto legal, la delegacin a las Municipalidades o
Comunidades del pas, de algunas de las funciones registrales previstas en los incisos a), b), c),
e), y o) del artculo 44 de la Ley No. 26497 y conferidas mediante la Resolucin Jefatural No. 0231996-JEF/RENIEC; para asumirlas de manera directa. Al revocar facultades a una OREC,
RENIEC se hace cargo de las nuevas inscripciones en sus Oficinas Registrales, pero las actas
registrales antiguas todava se quedan en la Municipalidad hasta que se realice el proceso de
Incorporacin.
SISTEMA INTEGRADO DE REGISTROS CIVILES Y MICROFORMAS (SIRCM)
Es un sistema de informacin que permite el registro de datos (textos e imgenes)
correspondientes a los registros de nacimiento, matrimonio y defuncin; aplicable a la inscripcin,
modificacin, integracin, procesamiento y depuracin de actas registrales. El SIRCM soporta
varios procesos desde la captura hasta el procesamiento y depuracin de las actas registrales.
SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO (SIA-SITD):
Es un sistema de informacin institucional utilizado a nivel nacional para la administracin de
documentos generados por las diferentes reas; los perfiles de acceso al sistema se realiza segn
la funcin y responsabilidad en la organizacin. Toda la documentacin se encuentra en formato
PDF y permite firmar digitalmente, asimismo, tambin se encuentra todos los antecedentes de los
respectivos documentos.
SISTEMA REGISTRAL
El conjunto de rganos y personas del Registro que tienen a su cargo la ejecucin de los
procedimientos administrativos a que hacen referencia la Ley (Ley Orgnica del RENIEC) y el
presente Reglamento, as como los rganos de apoyo, asesoramiento y control del Registro.
ABREVIACIONES:
JNAC: Jefatura Nacional del RENIEC

GPRC: Gerencia de Procesos de Registros Civiles
SGIRC: Sub Gerencia de Integracin de Registros Civiles
NAI: Norma Administrativa Interna.
GP: Gua de Procedimiento
OREC: Oficina de Registros del Estado Civil.
OR: Oficina Registral
RENIEC: Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil.
GRH: Gerencia de Recursos Humanos
GOR: Gerencia de Operaciones Registrales
GPP: Gerencia de Planificacin y Presupuesto
GI: Gerencia de Informtica
GRC: Gerencia de Registros Civiles
PVM: Plataforma Virtual Multiservicios
GAJ: Gerencia de Asesora Jurdica
ENRECI: Escuela Nacional de Registro Civil
OREC: Oficina de Registro y Estado Civil
GAD: Gerencia de Administracin

13
VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1.
LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN
1.1 Organizacin de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) Con qu polticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la
organizacin?
Dentro de las polticas o normas que promueven el trabajo en equipo dentro de la organizacin
tenemos:
Poltica de Calidad y Objetivos de la Calidad, aprobados con Resolucin Jefatural N 0342011 e incluida en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015; asimismo, fueron actualizados
con Resolucin Jefatural No. 085-2012 y 0177-2012, incluyndose en el Plan Estratgico
2012-2016.
Con Resoluciones Jefaturales y documentacin de gestin, la Alta Direccin conforma
comits de trabajo con participacin multidisciplinaria de funcionarios de distintos rganos;
as como promueve que sus rganos tengan capacidad de ejecucin.
El reglamento de organizacin y funciones contempla la conformacin de comits de trabajo y
coordinacin continua entre las diferentes reas.
(2) Cmo hace efectiva o pone en prctica tales polticas?
La participacin se hace efectiva mediante la realizacin de reuniones de trabajo con los
equipos tcnicos y la Alta Direccin, donde adems intervienen funcionarios y personal
especializado de todos los rganos y Unidades Orgnicas involucradas en el tema objetivo
de la reunin.
Promoviendo talleres de trabajo en equipo en las actividades de capacitacin que desarrolla
el CAER.
Desarrollando cursos especficos de trabajo en equipo, tales como: Liderazgo y Trabajo en
equipo, a travs del CAER.
Para el presente proyecto se realizaron varias reuniones de equipos de trabajo entre los
rganos: GPRC, GI, GOR, GRC, GPP y Jefaturas Regional, a fin de definir los
procedimientos tcnicos, operativos, presupuestales, normativos e informticos.
Para el proyecto, la Alta Direccin tom participacin directa desde la iniciativa hasta la
ejecucin del proyecto, realizndose las reuniones de coordinacin respectivas. Asimismo, la
Alta Direccin dispuso la cobertura presupuestal para el desarrollo del proyecto, para los
perodos correspondientes al 2012 y 2013, a travs de la Gerencia de Planificacin y
Presupuesto (GPP), mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC, lo que expresa el
alto compromiso institucional por los grandes proyectos innovadores.
(3) Cmo participa la Alta Direccin y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Direccin participa desde la misma iniciativa para encaminar los grandes proyectos de
mejora institucional que impacten positivamente en el pas, tal como se dio para este
proyecto. En general, independientemente del origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta
Direccin participa activamente con la revisin y aprobacin de los proyectos propuestos
estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo
de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecucin. La Alta
Direccin mantiene participacin activa haciendo el seguimiento al plan de trabajo, y

14
evaluando los resultados, sobre los que toma decisiones, asegurando que se logren los
objetivos institucionales.
Adems de realizar reuniones de trabajo con los rganos de lnea, tambin se realizaron
reuniones de trabajo con la Alta Direccin que estaban presididas por el Jefe Nacional, Staff
de Asesores, Secretara General, Gerencia de Planificacin y Presupuesto, otros rganos.
1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora
(1) Qu facilidades otorg la Alta Direccin para promover y hacer viable el trabajo del
equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignacin de un acta en el presupuesto
de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, tiles, equipos e infraestructura.
La Institucin otorg facilidades para la ejecucin del proyecto, segn el siguiente detalle:
Autorizacin de cobertura presupuestal para el desarrollo e implementacin del proyecto, para
los perodos 2012 y 2013, mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC.
Asignacin de recursos necesarios (horas-hombre, equipos y mobiliario) para la fase de
concepcin, evaluacin, implementacin y seguimiento del proyecto.
Encargando a los rganos Institucionales involucrados la evaluacin respectiva y factibilidad
de implementacin.
Convocando a los dems rganos Institucionales involucrados para trabajar y coordinar en
conjunto la implementacin del presente proyecto de mejora.
Una vez aprobado el proyecto, as como la correspondiente asignacin presupuestal para la
implementacin de toda la infraestructura, nuevos equipos, servicios de terceros y materiales, se
realiz el requerimiento de los mismos, mediante Oficio N 000521-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC
e Informe N 000022-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC, asimismo las metas a ejecutar
correspondientes a los perodos 2012 y 2013, fueron definidas mediante Informes Informe N
000410-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC e Informe N 000017-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC. Debido
a la envergadura y al impacto que el proyecto lograra a nivel ciudadano e Institucional, el equipo
cont con diversas facilidades frente a otros trabajos, priorizando su atencin y otorgando
flexibilidad de horarios para evaluar y coordinar con las diversas unidades orgnicas que
intervienen en el proyecto.
Asimismo, mediante Resolucin Secretarial N 057-2012 y Resolucin Secretarial N 0016-2013,
se realiz la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones (PAC), conteniendo los bienes y
servicios necesarios para el desarrollo del referido proyecto, para los perodos 2012 y 2013,
respectivamente.
(2) Cmo se garantiza la comunicacin de los miembros del equipo con la Alta Direccin a
efectos de facilitar el desempeo del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al
equipo, para su actuacin.
La comunicacin del equipo de proyecto de mejora y la Alta Direccin se garantiz mediante
reuniones peridicas para la revisin de avances, coordinando sobre los recursos necesarios
para su despliegue (planificacin, diseo, implementacin, produccin, seguimiento y difusin).
El equipo de proyecto obtuvo el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades
orgnicas, gracias a la comunicacin horizontal y transversal al interior de la institucin. Esta
comunicacin en los equipos de trabajo est soportada en la prctica y adoptada de una
organizacin matricial.
El Reglamento de Organizacin y Funciones ha sido diseado adoptando una organizacin

gerencial que coadyuda la toma de decisiones en forma eficaz, flexible y plana donde la cadena

15
de mando se acorta, reduciendo el nmero de niveles intermedios, esto garantiza y agiliza la

comunicacin entre los miembros del equipo con la Alta Direccin.
Asimismo, se garantiz la comunicacin a travs de soportes de comunicacin que se pone a
disposicin de la institucin como el Sistema Integrado de Trmite Documentario, correos
electrnicos, comunicaciones escritas, comunicacin directa, intranet institucional, reuniones
entre el equipo de proyecto y los representantes de la Alta Direccin, dando cumplimiento de la
poltica de calidad del RENIECPropiciar la utilizacin de tecnologas y procedimientos de alta
calidad, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y
expectativas de los usuarios.
1.3 Apoyo de la alta direccin en la implementacin de las propuestas de solucin.
(1) Qu medios utiliz la Alta Direccin para dar soporte a la implantacin de las mejoras
propuestas?
La Alta Direccin apoy la implementacin del proyecto con las siguientes acciones:
Aprobacin de las funciones a las Gerencias respectivas para la ejecucin del proyecto.
Designacin y capacitacin de un equipo para el inicio del proyecto.
Aprobacin de la Gua de Procedimientos N 347-GPRC/SGIRC/004 Integracin de
Registros Civiles, el cual considera la automatizacin de actividades registrales en OREC
(Registros en Lnea), aprobada con Resolucin Secretarial N 097-2012/SGEN/RENIEC.
Se otorg cobertura presupuestal mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC y la
aprobacin del Cuadro de Necesidades 2012 y 2013, en las cuales se encontraban los bienes
y Servicios necesarios para la realizacin del proyecto del acta registral electrnica, aprobado
mediante Resolucin Jefatural respectiva.
Facilidades para difusin y cobertura en el lanzamiento del proyecto. La Gerencia de Imagen
Institucional particip en las implementaciones del proyecto.
Contratacin de personal para cubrir las nuevas funciones aprobadas.
1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora
(1) Qu reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora
que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independiente de su naturaleza,
deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientacin largo plazo.
La Institucin cuenta con mecanismos de reconocimientos para aquellos servidores que trabajan
en proyectos de mejora que se hayan traducido en un logro significativo. Estos mecanismos son:
Emisin y difusin de documentos de felicitaciones.
Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el
cumplimiento de las actividades encomendadas.
Constancias por destacada labor profesional.
Diplomas por destacado desempeo en las actividades encomendadas.
Mensajes de la Alta Direccin de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet
Institucional y va correo electrnico institucional.
Publicacin de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el
Boletn Institucional.

16
Promocin de los proyectos exitosos y los miembros de equipo va los medios de

comunicacin (TV, radio, prensa), que incluye notas, entrevistas, enlaces va microondas,
reportajes, informes periodsticos.
Capacitaciones para el incremento del conocimiento.
(2) Informe cmo el reconocimiento forma parte de las polticas de la organizacin.
El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a travs de la
Poltica de Calidad, la que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de
equipos de mejora sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivacin del
personal.
A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolucin Jefatural N 2512003- JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, El artculo 67 establece que los trabajadores
tendrn derecho a incentivos laborales, entendindose como incentivos no slo a la parte
econmica.
Asimismo, a fin de evaluar el desempeo de los trabajadores, la GRH realiza una evaluacin de
competencias semestralmente, teniendo como resultado final indicadores del cumplimiento de
trabajo y a la vez el reconocimiento al mejor trabajador, establecido en la DI 278-GRH del 03 de
marzo del 2010.
Adems, RENIEC cuenta con un sistema de capacitacin a travs de becas, normada con la
Gua de Procedimientos GP-239-GRH/001(30MAR2010), mediante la cual se brinda la
oportunidad a los trabajadores de reforzar sus competencias acadmicas y laborales, generando
un mayor compromiso del personal con su entidad, lo que les permite una actualizacin de sus
conocimientos, as como mayor especializacin en las labores diarias que ejecutan, logrando
maximizar sus habilidades y fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad
institucional.
Asimismo, mediante Memorando Mltiple N 000011-2013/GRH/RENIEC, la GRH comunica a
las Unidades Orgnicas del RENIEC, se seleccione el personal destacado para gestionar el
reconocimiento correspondiente.

2.
17
IDENTIFICACIN Y SELECCIN DEL PROYECTO DE MEJORA
2.1 Anlisis de la estrategia de la organizacin y de oportunidades de mejora

(1) Cules son las principales estrategias del negocio?
RENIEC desarroll en su oportunidad el Plan Estratgico Institucional (PEI) 2011-2015,
aprobado con Resolucin Jefatural N 034-2011-JNAC/RENIEC (28ENE2011), que contiene
estrategias con visin a futuro, asegurndose que estas se lleven a cabo de manera
sostenible y sustentable en el tiempo, que den respuesta a los objetivos institucionales los
cuales sern medidos a travs de los indicadores cuantitativos que conduzcan a la
consecucin de los mismos.
El RENIEC tiene identificado claramente sus
procesos claves y objetivos
que a
continuacin se detallan, sobre los cuales
proyect su planeamiento estratgico para el
perodo comprendido entre el 2011-2015, as
como para el perodo 2012-2016:
Actualmente, se encuentra vigente el Plan
Estratgico
Institucional
2012-2016
aprobado con Resolucin Jefatural N 1772012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual
tiene la finalidad de lograr que todos los
peruanos accedan a una identificacin, al
registro de sus hechos vitales, a los cambios
de Estado Civil, a la identidad digital y
participen del Sistema Electoral, en un
marco de constante innovacin tecnolgica,
servicios brindados con calidad y bajo
enfoque de interculturalidad.
Figura N01: Objetivos Estratgicos (PEI 2011-2015)
RENIEC desarroll su Plan Estratgico (PEI)

2012-2016, definiendo estrategias con rostro
social y humano, gestionando bajo un
enfoque al cliente (ciudadanos, empresas,
instituciones entre otros) trazndose como
meta acortar la brecha de los ciudadanos
indocumentados, minimizar tiempos en la
atencin, simplificar
y flexibilizar
los
procedimientos
registrales
e innovar
nuevos servicios, meta que se ha cumplido
a travs de la mejora continua de sus
procesos, obteniendo la certificacin ISO
Figura N02: Objetivos Estratgicos (PEI 2012-2016)
9001 en los procesos claves de la Institucin,
nuevos servicios implementados para los ciudadanos, fortaleciendo la Cultura Organizacional
y recursos humanos. Este PEI 2,012-2,016 se tiene tres (03) objetivos Institucionales.
En el PEI vigente se ha actualizado la Misin, Visin y Valores institucionales, de acuerdo a
las funciones del RENIEC, a la perspectiva futura organizacional de la Alta Direccin del
RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio, los mismos que a
continuacin se detallan:
MISIN
Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas,
participar del Sistema Electoral y promover el uso de la identificacin y certificado digital,
as como la inclusin social con enfoque intercultural.

18
VISIN
Fortalecer la ciudadana y el desarrollo equitativo del pas como la entidad de registro del
Estado peruano que garantiza a las personas su condicin de sujetos de derecho, genera
confianza y seguridad jurdica; y promueve el gobierno electrnico a travs de la tecnologa
de informacin y comunicaciones.
VALORES
CON LAS PERSONAS
Trato digno al ser humano.

Nuestros usuarios RENIEC reciben atencin personalizada.
Atencin priorizada a las personas con discapacidad; adultos tercera edad; embarazadas.
CON EL SERVICIO
Excelente Servicio.
Enfoque 100% orientado al cliente.
Facilitar el acceso a nuestros servicios, orientar y esclarecer quejas y preguntas frecuentes.
Enfoque a la mejora continua.
DE LOS TRABAJADORES
Honestidad y transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios.

Ser ejemplo para la administracin pblica del pas.
Reserva y privacidad de datos de nuestros usuarios.
Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes la tica y la moral.
POLTICA DE LA CALIDAD
Proporcionar servicios registrales en el marco de la funciones encargadas por la Constitucin y la
Ley, garantizando la identificacin y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la
utilizacin de tecnologas y procedimientos de alta calidad , con personal corts y altamente
especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a travs de un trato de excelencia, gil y
personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos
y expectativas, ofrecindoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atencin de
personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el
compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
de la Calidad.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Mejorar la cobertura de los servicios y actualizacin de Sistema de Identificacin, as como la
ampliacin de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y
la utilizacin de tecnologa informtica de alta calidad.
Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros Civiles, mejorando en
forma continua la calidad de los procesos de registro de hechos vitales, con el adecuado soporte
de tecnologa informtica de punta.
Mejorar el desempeo institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral,
garantizando altos estndares de calidad en la atencin de los ciudadanos y en la gestin de los
procesos internos.
Adems el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Poltica Institucional:

1. Consolidacin del DNI como nico documento de identificacin, propendiendo a que se
concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado
digital, el nmero del asegurado, nmero de contribuyente, documento de viaje, etc.

19
2. Identificacin de los recin nacidos a travs del empadronamiento de las madres

gestantes declarando la identificacin del menor como actividad prioritaria de la institucin.
3. Desarrollar mtodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificacin con el
DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales.
4. Intensificar la identificacin de menores de edad en zonas rurales y amaznicas
establecindose como actividad prioritaria para institucin
5. Promover la implementacin del DNI Gentico generndose una base de datos nacional
de perfiles genticos a efectos de identificacin de grupos vulnerables; trata de personas
desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.
6. Integracin y consolidacin de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04 aos el
100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en una
segunda etapa lograr su sistematizacin cuando ya se encuentre incorporado a la
institucin.
7. Incorporacin de la digitalizacin para la administracin de los Registros Civiles;
Digitalizacin de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigedad de 18
aos y la emisin en forma automtica de las actas a nivel nacional de las que generan de
la fecha para adelante.
8. Descentralizacin del procesamiento de los trmites y la emisin de los DNI en tres
centros, adems del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del pas; lo que facilitar la
entrega de los DNI en forma oportuna; y permitir la integracin con las Oficinas de
Registro Civil, para la obtencin de las actas de nacimiento del mbito geogrfico.
9. Elaboracin del Plan Nacional e - Identificacin y e- inclusin.
(2) Cmo consider el equipo los principales lineamientos estratgicos de la
Organizacin en la seleccin del proyecto de mejora a trabajar?
El presente proyecto de mejora fue seleccionado considerando los siguientes lineamientos:
Impulsa el cumplimiento del Objetivo General Desarrollo y Consolidacin del Sistema de
Registros Civiles, estipulado en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015, asimismo
est alineado al proceso clave 2 Registros Civiles.
La funcin de registros civiles es una tarea muy importante para RENIEC y el Per, toda
vez que los documentos que se generan de este proceso (registro de nacimientos,
matrimonios y defuncin) acompaan a los ciudadanos durante toda su vida y son el
insumo principal para la generacin del Documento Nacional de Identidad (DNI).
El presente proyecto permite integrar y consolidar los registros civiles con mayor velocidad
optimizando los recursos del Estado Peruano.
Asimismo, el proyecto se encuentra alineado al cumplimiento de los objetivos declarados
en el PEI 2012-2016, correspondiente a mejora del servicio, atencin a sectores
vulnerables y uso intensivo de la tecnologa e innovacin.
(3) Qu relacin existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo
relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeo del
personal y/o a los resultados de la satisfaccin del cliente externo o interno?
El proyecto de mejora Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades, est
enmarcado en el Plan Estratgico Institucional 2011-2015, correspondiente al objetivo
Desarrollo y Consolidacin de los Registros Civiles.
Respecto a los resultados financieros, este proyecto reduce costos al ciudadano, al RENIEC
y al Estado Peruano, asimismo, optimiza el procesamiento de actas registrales y desempeo
de los registrados civiles, pero principalmente permite al RENIEC avanzar hacia la
identificacin integral de la poblacin peruana; los procesos de DNI y Registros Civiles
interconectados aseguran la identificacin plena de la ciudadana, segn el siguiente cuadro:

20
PROYECTO DE MEJORA: REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

OBJETIVO ESTRATEGICO: DESARROLLO Y CONSOLIDACIN DE LOS REGISTROS CIVILES
RESULTADOS FINANCIEROS
PROCESOS INTERNOS
CLIENTE: Ahorro significativo

en tiempo y costo en la
economa del ciudadano, toda
vez que ya no viajara para
obtener una copia certificada o
rectificacin de su acta de
nacimiento,
matrimonio
o
defuncin por que estas se
emiten descentralizadamente en
cualquier oficina RENIEC a nivel
nacional o PVM (ahorro de
S/. 300.00 en promedio por cada
acta nuevas inscripciones).
Asimismo, ya no ser necesario
que presente su acta ante
RENIEC para algn trmite DNI,
porque estn almacenadas en la
Base de Datos de registros
civiles (ahorro de S/. 15.00 por
cada trmite).
RENIEC:
Reduccin
de
tiempo en el procesamiento
de Actas Registrales, toda
vez que no ser que el acta
pase por las cuatro (04)
etapas de la lnea de
procesamiento, sino solo por
tres (03).
Reduccin del tiempo de
procesamiento
de
los
trmites DNI (inscripcin
extempornea y rectificacin)
de 30 das a 2 das.
Reduccin del tiempo de

actualizacin de la Base de
Datos de Identificacin de los
Peruanos de 1 mes a 10
das, (registros de fallecidos),
la informacin est en lnea
RENIEC: Ahorro de costos por para el anlisis y cancelacin
procesamiento
de
actas, respectiva.
actualizacin de informacin y
tareas
administrativas OREC: Reduccin de tiempo
adicionales, porque ahora la de Registro de 30 minutos a
10 minutos.
El registro de
informacin est en lnea.
actas
de
nacimiento,
matrimonio
o
defuncin
realizados en las OREC de
las Municipalidades ya no se
realizan de forma manual,
sino en forma sistematizada a
travs del Sistema Integrado
de Registros Civiles y con
conexin a la Base de Datos
de RENIEC, optimizndose
los tiempos empleados.
DESEMPEO DEL
PERSONAL
Con la optimizacin de los
procesos de registros civiles a
travs del uso intenso de la
tecnologa de informacin, el
personal cuenta con nuevas
herramientas para mejorar su
desempeo en el trabajo. Se
elimina el posible error de
transcripcin de datos en el
acta manual realizada por el
registrador civil de la OREC,
toda vez que ahora es
sistematizada, los datos son
extrados de la Base de Datos
del DNI.
Asimismo, los analistas de las
reas
internas
de
procesamiento
del
DNI,
Depuracin,
Cancelaciones,
Investigaciones, Dactiloscopia y
Grafotecnia
contaran
con
informacin en tiempo real para
mejorar el anlisis y tiempo de
respuesta.
RESULTADOS DE
SATISFACCION DE
CLIENTE EXTERNO O
INTERNO
ESTADO PERUANO: Los
Registros Civiles en Lnea
en
las
OREC
de
Municipalidades
correspondiente
a
las
nuevas inscripciones de
nacimiento, matrimonio o
defuncin permiten avanzar
hacia
la
identificacin
integral de la Poblacin
Peruana; la informacin
est siendo almacenada en
una sola base de datos
evitando posibles mltiples
inscripciones y mejorando
la seguridad jurdica de las
actas registrales.
Muchos procesos internos
se optimizan, el ciudadanos
ahorra tiempo y costos en
la gestin de sus acta
registrales
y
las
Instituciones del Estado
tienen
informacin
actualizada
sobre
la
identidad de los peruanos.
Estos beneficios estn
alineados
hacia
el
Desarrollo y Consolidacin
de los registros civiles.
Estimacin del impacto en los resultados de la organizacin.

(1) Qu mtodo o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los
proyectos de mejora en el desempeo de la organizacin? Ello incluye analizar el impacto de
costos, calidad, entrega, participacin en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y
segn corresponda.
El RENIEC en su constante preocupacin por optimizar los procesos y mejorar el servicio al
ciudadano, busca con este proyecto integrar los registros civiles para mejorar la identificacin
peruana, incrementar la seguridad jurdica, reducir costos para el ciudadano y la Institucin,
reducir el tiempo de procesamiento y registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin
de acuerdo al siguiente detalle:
Se realiz un comparativo de costos de inversin a nivel ciudadano e institucin.

21
Se verific indicadores de tiempo de atencin para el registro de Nuevas Inscripciones de

Nacimiento, Matrimonio y Defuncin; asimismo para el procesamiento de actas registrales,
trmites DNI y actualizacin de la Base de datos de Identificacin.
Se compar la calidad de la informacin registrada para las Nuevas Inscripciones de
Nacimiento, Matrimonio y Defuncin.
El ahorro de tiempo y costos al ciudadano permite su ingreso al mercado de la poblacin
peruana.
Comparativo para mejora del clima laboral y productividad segn el siguiente cuadro:
REGISTRO CIVIL
MOVIL EN LINEA
LINEA DE
PROCESAMIENTO
DESCENTRALIZADA
REGISTROS CIVILES
EN LINEA EN OREC
DE MUNICIPALIDADES
Alto
Alto
Bajo
Se mantiene
Se mantiene
Disminuye
Disminuye
Disminuye
Disminuye
Aumenta
Aumenta
Aumenta
nico
nico
nico
CONFIABILIDAD
Se mantiene
Aumenta
Aumenta
PRODUCTIVIDAD
Se mantiene
Se mantiene
Aumenta
PLAZO DE ENTREGA
Se mantiene
Aumenta
Aumenta
Disminuye
Disminuye
Disminuye
Aumenta
Aumenta
Aumenta
CALIDAD EN LA IDENTIFICACIN
Se mantiene
Aumenta
Aumenta
ACCESIBILIDAD
Se mantiene
Se mantiene
Aumenta
CLIMA LABORAL
Aumenta
Aumenta
Aumenta
ACEPTACION DEL CIUDADANO
Aumenta
Aumenta
Aumenta
ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO
Se mantiene
Aumenta
Aumenta
INTEGRACIN DEL REGISTRO CIVIL
Se mantiene
Aumenta
Aumenta
FACTOR
COSTO DE INPLEMENTACIN
COSTOS DE PROCESOS INTERNOS
COSTOS PARA EL CIUDADANO
SEGURIDAD
PARTICIPACIN DE MERCADO
TIEMPO
CALIDAD DEL PRODUCTO
Cuadro N 02: Comparativo de Alternativas de Proyectos de Mejora
(2) Por qu razn el grupo escogi el proyecto de mejora seleccionado?

Las razones por las cuales el equipo escogi el proyecto de mejora Registros Civiles en Lnea
en OREC de Municipalidades fueron:
Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integracin los registros civiles del Per; esto
eliminar el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurdica del
registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin que son el principal insumo para
elaborar el documento nacional de identidad (DNI). Se est evitando casos de mltiples
inscripciones como:
o
o
Nacimientos (duplicidad de actas de una misma persona con fechas de nacimiento

distintas).
Matrimonio (bigamia, duplicidad y matrimonios inexistentes).

22
Defuncin (inscripciones de muertos vivos, duplicidad de una misma persona), que

afectan el derecho a la identidad y a la vida de los peruanos.
Reduccin de costos en los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales,

Procesamiento de Trmites DNI, Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin y
Registro de Actas Registrales (de 30 minutos a 10 minutos).
Reduccin del tiempo y costo para el ciudadano en la gestin de sus actas de nacimiento,
matrimonio o defuncin, ya no tiene que viajar hasta el lugar origen donde fue registrado su
acta para solicitar una copia certificada o una rectificacin, porque estas se pueden emitir
descentralizadamente en cualquier oficina RENIEC o PVM, asimismo, no ser necesario que
el ciudadano presente el acta registral para algn trmite DNI porque ya estn almacenadas
en la Base de Datos.
Reduccin significativa de errores en registro de datos y mejora de la calidad del producto
(ejemplo: nombre de padres, declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos
sern extrados de la Base de Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo
el ciudadano el principal beneficiado. En el proceso anterior, el registro manual realizado por
la Municipalidad inducia a cometer muchos errores por la transcripcin de datos, afectando la
identidad de los peruanos porque no podan acceder a sus beneficios sociales.
Optimizacin de costos de implementacin comparada con las dos alternativas de solucin
adicionales:
3.
En el Registro Civil Mvil en Lnea se tiene que invertir con compra de varios buses y
adecuarlos con infraestructura tecnolgica para realizar los registros en lnea,
tambin se tendra que invertir en la contratacin de personal que se encargara de
realizar estos desplazamientos.
En la Lnea de Procesamiento Descentralizada se tendra que invertir en implementar

plantas de produccin ubicados en provincia para el procesamiento de las actas
histricas y aperturar nuevas Oficinas Registrales RENIEC que se encargaran de
registrar las actas registrales, toda vez que esta funcin ya no sera realizado por la
OREC de Municipalidades; se tendra que contratar personal adicional.
En el proyecto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades que fue el

proyecto de mejora seleccionado, no se tiene que comprar buses, bienes,
implementar locales o planta de produccin que resultan un costo elevado para
RENIEC, sino se trata de utilizar estratgicamente los recursos que tiene el Estado.
Con este proyecto RENIEC entrega buenas prcticas de gestin a las OREC de
Municipalidades (tecnologa de hardware y software, tcnicas de registro,
capacitacin y monitoreo). Las OREC ya no realizarn el registro de nacimientos,
matrimonio y defuncin manualmente, sino sistemticamente a travs del Sistema
Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexin a la base de datos de
RENIEC, se utiliza la infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende
funcionalmente de RENIEC.
MTODO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD
3.1 Mtodo de solucin de problemas

(1) Cul fue el mtodo de solucin de problemas que emple el equipo?
Las nuevas soluciones implementadas por RENIEC siempre han estado orientadas a mejorar el
sistema de identificacin y los registros civiles del Per. Para ello ha sido necesario redisear los
procesos internos y mejorar el servicio al ciudadano a travs del uso intensivo de la tecnologa e
innovacin, declarados en los Planes Estratgicos respectivos.

23
El Mtodo de Solucin de Problemas que el equipo de proyecto utiliz como referencia est
establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-307-GIE/SGPIT/001 Investigacin y
Desarrollo para la Innovacin Tecnolgica en RENIEC, aprobada con Resolucin Gerencial N
000009-2010/GIE/RENIEC del 08ABRIL2010. El objetivo principal es establecer lineamientos y
acciones a seguir para la investigacin, desarrollo y propuesta de innovaciones en el RENIEC,
teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los
ciudadanos, haciendo uso de las tecnologas existentes.
Esta norma comprende la Metodologa de Investigacin para la Planificacin e Innovacin, segn
el siguiente esquema:
Este sub proceso comienza con la
identificacin de oportunidades y deteccin de
necesidades, a travs de actividades de
investigacin y anlisis de satisfaccin de los
ciudadanos que acuden diariamente a las
oficinas del RENIEC a realizar un trmite,
teniendo como resultado una propuesta
de
innovacin
tecnolgica. En general, una
propuesta podra iniciarse por:
Recepcin de necesidades
explcitas
Deteccin de necesidades
latentes.
I+D
Concepcin de nuevas
Ideas e identificacin de
oportunidades.
Todos los procesos de
MONITOREO
la
institucin
se
monitorean continuamente,
teniendo como finalidad
comparar el rendimiento real
con respecto al esperado. Esta
medicin permite detectar en forma
temprana alguna anomala que se presente
dentro del proceso.
En este sub proceso se decide la

aprobacinde la propuesta de innovacin.
La Alta Direccion de la institucion evala
la propuesta.
En caso sea aprobada, se determinarn
aspectos relacionados a la
planificacin del proyecto
(equipo de proyecto,
recursos requeridos y
etc).
DECISIN
EJECUCIN
c
Aprobada la propuesta
se constituye el proyecto
La planificacin y
ejecucin quedar a
cargo del equipo
responsable determinada
por la alta direccin.
Figura N 03 Metodologa para Investigacin e Innovacin en RENIEC
(2) Cules fueron los pasos o etapas desarrollados? Explquelos en detalle. La explicacin
debe cubrir como mnimo las fases de definicin de la situacin inicial, el levantamiento y
anlisis de informacin, el desarrollo de alternativas de solucin, la definicin y ejecucin
de la solucin y el control y mejora de los resultados.
Los pasos o etapas desarrolladas para la solucin del presente proyecto estn alineados a la
metodologa de investigacin y desarrollo de acuerdo al siguiente detalle:

24
A. SUBPROCESO I+D
En este sub proceso se analiz la problemtica y situacin inicial, empezando con identificar
las oportunidades y necesidades para posteriormente analizar el entorno, evaluar las
alternativas de solucin y documentar la propuesta.
Figura N 04 - Sub Proceso de Investigacin y Desarrollo
A.1 Identificar Oportunidades/Necesidades (Situacin Inicial)

Es funcin principal de RENIEC lograr la consolidacin e integracin de los registros
civiles del Per segn lo indicado en la ley 26497, a fin de garantizar la identificacin
plena de la poblacin. El sistema de registro civil acompaa a los peruanos a lo largo de
toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento,
matrimonio, defuncin y otros actos que modifiquen el estado civil.
El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesisticos,
posteriormente esta funcin fue asumida a las Municipalidades en el ao 1852, teniendo
como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas,
duplicidad de informacin y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la
gestin administrativa, judicial o notarial de la correccin de sus actas registrales, toda
vez que se tena que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una
copia certificada o una rectificacin.
En este sentido, a fin de solucionar esta problemtica, RENIEC desde el ao 2,005
implement las estrategias de incorporacin y revocatorias de los registros civiles. Al
revocar facultades a las OREC de Municipalidades, es RENIEC quien asume esta
funcin de registrar las nuevas inscripciones de hechos vitales en sus Oficinas
Registrales. En la incorporacin, RENIEC, adicionalmente a revocar facultades, a travs
de una planta de produccin se encarga de procesar todas las actas histricas de
nacimiento, matrimonio y defuncin de los Municipios en una sola gran Base de Datos. A
la fecha, se ha procesado el 30% de actas a nivel nacional y se seguir avanzando
segn el plan estratgico 2,012-2,016.
Actualmente se ha incorporado 60 OREC y se ha revocado 10 OREC, 70 OREC de
1,838 entre distritales y provinciales a nivel nacional, casi todo Lima y algunas OREC
provinciales estn integradas, pero an faltaban 1,768 que an estn aisladas
generando toda la problemtica inicial por la no integracin, principalmente por el registro
inconsistente de las nuevas inscripciones de hechos vitales que estn generando.
Adicionalmente a esto se han identificado los siguientes problemas:

25
El no tener los registros civiles en lnea ocasiona que se utilicen recursos

adicionales para el procesamiento de actas registrales, procesamiento de
trmites DNI, actualizacin de la base de datos de identificacin y registro de
actas registrales en OREC, toda vez que se duplican las tareas, generando ms
gastos para el Estado Peruano; asimismo, los tiempos de proceso y atencin se
prologan afectando al ciudadano.
Las actas de nacimiento, matrimonio o defuncin registrados manualmente

contienen errores, enmendaduras u omisin de datos generados por el
registrador civil de la OREC, afectando el derecho a la identidad porque no
pueden acceder a los beneficios sociales. Esta problemtica advertida se
incrementa an ms considerando que el tiempo para rectificar estas actas
demora entre treinta (30), ciento ochenta (180) o ms das. Asimismo estas
rectificaciones que son realizadas en las Municipalidades, Notarias y Poder
Judicial, tiene un costo elevado desde S/. 20.00 hasta S/. 600.00 soles
ocasionando para el ciudadano un perjuicio social y econmico.
Al no estar integrado los registros civiles, los ciudadanos tienen que presentar su
acta de nacimiento, matrimonio o defuncin para algn trmite DNI,
ocasionndole prdida de tiempo y costo (S/. 15.00 por acta registral).
RENIEC tiene que certificar las actas registrales que son emitidas por las OREC
cuando el ciudadano necesita enviar esta acta hacia el exterior, ocasionndole
prdida de tiempo y costo (S/. 17.00 por acta registral).
Las OREC generan registros de nacimiento, matrimonio o defuncin en papel,

afectando la seguridad de las actas porque estn expuestos a perderse,
manipularse o deteriorarse por algn hecho fortuito.
Es importante indicar, que en los registros civiles Municipales se tiene actas histricas y
registro de nuevas inscripciones. La estrategia revocatoria de RENIEC cubre el registro
de nuevas inscripciones y la estrategia de Incorporacin cubre el procesamiento de las
actas histricas y tambin el registro de nuevas inscripciones. Con estas dos estrategias
se est integrando los registros civiles del Per.
A.2 Analizar el Entorno
Corresponde ahora realizar un anlisis del entorno, a fin buscar causas principales que
generan la problemtica, con la finalidad de establecer las alternativas de solucin
correspondientes. Para este anlisis, debido a su funcionalidad, se utiliz la herramienta
de calidad - Diagrama de Causa Efecto (Diagrama Ishikawa), detallado en el anexo 1.
El levantamiento y anlisis de la informacin se efecto visitando algunas OREC, donde
el registrador civil de la municipalidad efectuaba las siguientes acciones para el registro
de nacimientos, matrimonios y defunciones:
Recepcin y verificacin de sustentos.

El registrador civil pregunta al ciudadano si est realizando la inscripcin por
primera vez. La respuesta declarativa del ciudadano es aceptada.
De estar todo conforme, se inicia el registro manual de datos en el acta registral.
Primero llena el acta matriz y luego transcribe los datos en el acta reserva. (la
transcripcin manual de datos induce a cometer errores, enmiendas u omisiones
en el acta).
Terminado el registro se entrega al ciudadano una fotocopia certificada del acta
matriz. Si hay algn error, en muchos casos tienen que anular el acta si se
detecta esta dificultad.
El acta matriz queda archivada en la OREC (expuesto a que pueda perderse,
manipularse o deteriorarse por algn hecho fortuito). La informacin est aislada,
no integrada.
El tiempo de registro toma aproximadamente de 25 a 30 minutos.

26
Si el ciudadano desea obtener una nueva copia certificada de su acta tiene que
venir hasta el lugar origen donde fue registrada.
Asimismo, se visitaron algunas reas internas que se encargan de trabajar con estas
actas registrales: Procesamiento de Actas Registrales, Procesamiento del DNI,
Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin (Depuracin), donde se realizan las
siguientes tareas:
Procesamiento de Actas Registrales.
Las actas manuales reserva registradas en OREC son enviados todos los meses
a este proceso para el trabajo respectivo de procesamiento. Segn casustica,
las actas son enviadas cada dos meses, tres o ms; muchas OREC no envan
sus actas, la informacin no est actualizada; asimismo, las actas reserva llegan
con datos incompletos, la informacin de anotaciones o rectificaciones no es
actualizada en esta acta sino en la matriz.
Estas actas pasan por los sub procesos de Digitalizacin, Control de Calidad,
Digitacin y Microformas Digitales (4 etapas).
Procesamiento del DNI.
Cuando se realizan trmites de Inscripcin Extempornea del DNI, el sud

proceso de Aprobaciones solicita a la OREC donde fue registrada dicha acta le
confirme la veracidad de los datos, asimismo, que no tenga otra inscripcin de
acta registral, lo mismo sucede con algunos casos de rectificacin, este trmite
demora 30 das.
Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin (Depuracin).
Para que se realice la cancelacin del DNI por fallecimiento, el sub proceso de
Depuracin espera que la OREC enve un copia certificada del acta de defuncin
que en muchos casos son enviados despus de varios meses o simplemente no
son remitidos. Esto ocasiona no poder identificar oportunamente a los peruanos;
asimismo, que ciudadanos fallecidos aparezcan en la base de datos de
Identificacin como vivos vulnera la seguridad del Pas. RENIEC tiene que hacer
desplazamientos constantes a las OREC para recopilar esta informacin de
fallecidos ocasionndole gastos adicionales.
Asimismo, se realiz el anlisis de Pareto para identificar donde se encuentra la mayor

cantidad de registros de nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defuncin,
teniendo como resultado que las OREC provinciales y Lima concentran el 77% de
nuevas inscripciones (ver anexo 2). En el siguiente cuadro se detalla la cantidad de
OREC a nivel nacional en provincias y distritos.
IT
1
2
A.3
OREC
CANT.TOTAL OREC INCORP OREC REVOCADAS OREC NO INTEGRADAS
Provincial
195
12
4
179
Distrital
1,643
48
6
1,589
TOTAL
1,838
60
10
1,768
Evaluar alternativas de Solucin
Realizado la evaluacin de las causas que determinaron el problema; asimismo,

sabiendo que la no integracin de los 1,768 registros civiles faltantes est afectando la
seguridad jurdica del Pas y uso de recursos adicionales para el estado y el Ciudadano,
se identificaron tres alternativas de solucin para esta problemtica:

27
Registro Civil Mvil en Lnea. Este proyecto tiene por finalidad implementar
unidades mviles para el registro en lnea de los nacimientos, matrimonios y
defuncin en las diferentes provincias y distritos del Pas. Estos buses estaran
equipados con infraestructura tecnolgica respectiva. RENIEC estara avanzando con
el registro en lnea de las nuevas inscripciones; las actas histricas seran procesadas
posteriormente en la planta de produccin de Lima.
Anlisis
Se tendra que asignar presupuesto para la compra de suficientes buses que cubran
la demanda, asimismo, se tendra que contratar personal adicional y realizar gastos
de viaje; podra haber registros no atendidos por la no presencia del Registro Civil
Mvil.
Lnea de Procesamiento Descentralizada. Este proyecto tiene por finalidad
implementar tres plantas de produccin ubicados en provincia para el procesamiento
de las actas histricas y crear o acondicionar nuevas Oficinas RENIEC para el
registro de nuevas inscripciones. Estas plantas de produccin y oficinas RENIEC
estaran equipados con la infraestructura tecnolgica respectiva. Con esta alternativa
se avanzara con mayor velocidad hacia la integracin de los registros civiles.
Anlisis
Se tendra que asignar gran presupuesto para implementar las plantas de produccin
y nuevas Oficinas Registrales RENIEC, asimismo, se tendra que contratar personal
adicional.
Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades. Este proyecto es una
nueva estrategia para lograr la Integracin de los Registros Civiles a nivel Nacional.
Las OREC de Municipalidades ya no realizarn el registro de nacimiento, matrimonios
y defuncin manualmente, sino sistemticamente a travs del Sistema de Registros
Civiles y Microformas y con conexin a la Base de Datos. RENIEC implementa
buenas prcticas de gestin a las OREC (tecnologa de hardware y software, tcnicas
de registro, capacitacin y monitoreo). Se estara avanzando con el registro en lnea
de las nuevas inscripciones; las actas histricas seran procesadas posteriormente en
la planta de produccin de Lima; no se revoca facultades ni se incorpora. Se utiliza la
infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende funcionalmente de
RENIEC.
Con esta alternativa se avanza con mayor velocidad hacia la integracin de los
registros civiles.
Anlisis
La asignacin de presupuesto es slo por gastos de viaje para capacitar a los
registradores civiles de las OREC, asimismo, por la contratacin mnima de personal.
Luego de un anlisis de ventajas y desventajas de las alternativas de solucin, cuyo
resumen se muestra en el siguiente cuadro de evaluacin, se concluy elegir Registros
Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades, como la mejor propuesta de solucin
para el presente problema de acuerdo a los factores sealados.
EVALUACIN DE ALTERMATIVAS DE SOLUCIN DE PROYECTOS DE MEJORA
PUNTAJE: 0=No Recomendable, 1=Regular, 2=Bueno, 3=Optimo
FACTOR
COSTO DE IMPLEMENTACIN
REGISTRO CIVIL
MOVIL EN LINEA
LINEA DE
PROCESAMIENTO
DESCENTRALIZADA
REGISTROS CIVILES
EN LINEA EN OREC
DE
MUNICIPALIDADES

28
COSTOS DE PROCESOS INTERNOS
COSTOS PARA EL CIUDADANO
SEGURIDAD
PARTICIPACIN DE MERCADO
CONFIABILIDAD
PRODUCTIVIDAD
PLAZO DE ENTREGA
TIEMPO DE PROCESAMIENTO
CALIDAD DEL PRODUCTO
CALIDAD EN LA IDENTIFICACIN
ACCESIBILIDAD
CLIMA LABORAL
ACEPTACION DEL CIUDADANO
ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO
INTEGRACIN DEL REGISTRO CIVIL
TIEMPO DE IMPLEMENTACIN
TOTAL PUNTAJE
29
38
50
NIVEL DE IMPACTO
(MENOR IMPACTO)
(REGULAR IMPACTO)
(MAYOR IMPACTO)
Cuadro N 03: Evaluacin de Alternativas de Proyectos de Mejora
Los factores decisivos en la seleccin del proyecto de mejora estn relacionados con el costo de
implementacin, ahorro de procesos internos y tiempo de implementacin (oportunidad de iniciar
en el ms breve plazo con el proyecto para solucionar esta problemtica de Estado).
A.4
Solucin Propuesta
El Proyecto de Mejora Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades que est
permitiendo integrar los registros civiles del Per con mayor velocidad comprende dos
grandes procesos:
Proceso de Implementacin
En este proceso se realiza las coordinaciones previas con las Municipalidades,
se confirma el cumplimiento de los requisitos tcnicos y se procede con la
implementacin, posteriormente se monitorea y atiende las consultas generadas
por las OREC. El resultado final es una OREC automatizada con buenas
prcticas de registro.
Proceso de Registro y Procesamiento

En este proceso, las OREC realizan el registro de hechos vitales con el Sistema
Integrado de Registros Civiles, luego estas actas fsicas son enviadas a la Sede
de San Borja(Lima) para su procesamiento y almacenamiento digital, finalmente
las actas estn disponibles para emitirse descentralizadamente a nivel nacional.

29
ESQUEMA GENERAL DEL PROYECTO DE MEJORA

CERTIFICACIN Y
REGISTRO (SITUACIN FINAL)
REGISTROS CIVILES EN LNEA EN

OREC DE MUNICIPALIDADES
MUNICIPALIDADES
(SITUACIN INICIAL)
Registros Civiles de OREC son

potenciados con TIC y buenas prcticas
Registros Civiles aislados, dobles

inscripciones, actas no seguras
Registros Civiles integrados, actas emitidas

descentralizadamente, acta con microforma
Detalle del Proceso de Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades

I. Proceso de Implementacin
Figura N 05 Proceso de implementacin del proyecto


30
Estas actividades realizadas en forma secuencial se han definido a travs de la herramienta de

calidad Diagrama de Flujo, el mismo que se detalla en siguiente grfico.
REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES
OREC DE MUNICIPALIDAD
GERENCIA DE OPERACIONES
REGISTRALES (GOR)
GERENCIA DE PROCESOS DE REGISTROS

CIVILES (GPRC)
GERENCIA DE INFORMATICA (GI)
GERENCIA DE REGISTRO DE IDENTIFICACIN
Verificar
cumplimiento de
requisitos tcnicos de
OREC
Recepcionar y
Custodiar Actas
INICIO
PRE IMPLEMENTACION
Solicitar
implementacin del
proyecto en OREC
Evaluar OREC en las

cuales se va a
implementar el
proyecto
Coordinar con
RENIEC para
implementacin
Coordinar con OREC

para implementacin
Evaluar OREC en las

cuales se va a
implementar el
proyecto
FIN
Definir ruteo y fechas

de implementacin
para acceder a
OREC
Gestionar viticos
para traslado de
personal a OREC
Traslado de equipo
tcnico a OREC
(GPRC, GOR, GI)
IMPLEMENTACION
Entrega de material
registral
Entrenar a personal
de la OREC en uso
del Sistema
Informtico
Instalar Sistema
informtico en OREC
Replegar actas en
blanco, entregar a
Oficina Registral ms
cercana
Recepcionar actas en
blanco
POST IMPLEMENTACION
Registrar en Lnea
hechos vitales
Generar y remitir a
RENIEC las Ordenes
de Produccin (OP)
conteniendo actas
generadas
Monitorear y realizar
seguimiento a
consultas efectuadas
por OREC
BD
Registros
civiles
Recepcionar y enviar
OP a GPRC
Recepcionar OP
Flujo de Proceos
Procesar y Digitalizar
actas
Enviar actas
digitalizadas para
custodia
BD
Registros
civiles
Figura N 06 Diagrama de Flujo del Proceso de implementacin del proyecto

II. Proceso de Registro y Procesamiento
1. Sub Proceso de Registro
En este sub proceso, los registradores civiles de las OREC de Municipalidades inscriben los
nacimientos, matrimonios, defunciones y otros hechos que modifican el estado civil a travs
del Sistema Integrado de Registros Civiles (versin Global Editin), segn las siguientes
etapas:
Caso: Inscripcin Ordinara de Nacimiento
A
INGRESO AL SISTEMA
El registrador civil de la
OREC ingresa al Sistema
de Registros Civiles con
su usuario y contrasea.
MEN DEL SISTEMA
Men principal que

contiene los mdulos
necesarios
para
el
registro de los hechos
vitales.
TIPO DE REGISTRO
En este mdulo se
escoge el tipo de
inscripcin (en nuestro
caso Nacimiento) y se
ingresan los requisitos

D DATOS DE PADRES
Se ingresan los datos de

los padres; slo es
necesario ingresar el n de
DNI de mam o pap ms
su apellido paterno para
que extraiga los dems
datos de la BD del DNI,
porque
este
est
conectado con el sistema
de RRCC. Luego se
ingresan los datos de los
declarantes.
DATOS DEL NACIDO
En
este
mdulo
se
ingresarn los datos del
recin nacido segn lo
indicado en el documento
sustento.
El
sistema
validar
los
datos
ingresados con lo existente
en la BD de RENIEC,
eliminando la generacin de
posibles
mltiples
inscripciones.
31
ACTA REGISTRADA
El registro del acta est

terminado, el sistema
muestra una vista previa
para su verificacin, luego
de guardar los datos se
imprimen las actas para la
firma de los participantes.
Las nuevas inscripciones
de registros civiles estn
integradas y almacenadas
digitalmente.
(Primera
indexacin - datos)
Al final del da las actas registradas en una OREC son agrupadas en rdenes de produccin y
se envan a la planta de San Borja-Lima (RENIEC) para su procesamiento final.
2. Sub Proceso de Procesamiento de Actas Registrales

El proceso inicia cuando se recibe las actas fsicas que vienen de las OREC de
Municipalidades, los mismos que son procesados en las siguientes etapas:
A
DIGITALIZACIN
B CONTROL DE CALIDAD
Las actas fsicas son
digitalizadas
previa
verificacin;
los
sustentos CNV y CDEF
tambin
son
digitalizados (segunda
indexacin- imgenes)
Se verifica el 100%
de
las
actas
digitalizadas
segn estndares
tcnicos

32
MICROFORMAS DIGITALES
Luego que las actas han sido registradas, digitalizadas y con el control de calidad respectivo, se da inicio a la
etapa de generacin de Microformas Digitales
C.1
CONTROL DE CALIDAD
El Fedatario Juramentado Informtico

realiza el control de calidad de imgenes y
datos consignados en el acta digital que se
encuentran almacenados en la Base de
Datos RRCC.
PREPARACIN DE MEDIOS
PORTADORES
C.3
Preparacin y control de calidad de

medios portadores virtuales. Se realizan
las acciones de seleccin, agrupamiento
y
control de archivos que han
sido convertidos a Microformas Digitales.
C.2
FIRMA DIGITAL
El Fedatario Juramentado Informtico

firma digitalmente las imgenes de las
actas
digitales
generndose
las
microformas digitales.
C.4
GRABACIN EN
MICROARCHIVO
Se realiza la grabacin en discos pticos no

regrabables. Lo realiza el supervisor del
Centro de Cmputo en presencia del
Fedatario Juramentado Informtico (Se
realizan una copia de respaldo adicional). Se
emite el acta de conformidad.
B. SUBPROCESO DE DECISIN
Mediante Provedo N 4170-2012/SGEN del (26ABR2012), Provedo N 4307-2012/SGEN
del (03MAY2012) y Provedo N 4278-2012/SGEN, la alta direccin aprueba el inicio del
proyecto piloto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades; las primeras
implementaciones se realizaron en los siguientes lugares:
Municipalidad Distrital de Santa Mara

Municipalidad Provincial de Huaura
Municipalidad Distrital de Huaura
Municipalidad Provincial de Caete
Municipalidad Distrital de San Luis
Municipalidad Distrital de Supe
Municipalidad Distrital de Pativilca
Municipalidad Provincial de Huaral

33
Municipalidad Distrital de Chancay
Estas implementaciones se realizaron con cronogramas respectivos y fueron coordinados

previamente con dichas Municipalidades.
Asimismo, la Alta Direccin autoriz la cobertura presupuestal para continuar con el
desarrollo del proyecto durante los aos 2,012 y 2,013, a travs de la Gerencia de
Planificacin Presupuesto (GPP), mediante Memorando N 000843-2012/GPP/RENIEC.
C. SUBPROCESO DE EJECUCIN
La ejecucin del proyecto se est realizando a travs de un cronograma de
implementacin que cobertura en una primera etapa a las 179 OREC Provinciales que no
estn integradas (176 programadas ms 3 del proyecto piloto suman 179), ver anexo n 3.
Asimismo, estas implementaciones se ejecutan de manera coordinada entre las GPRC,
GOR y GI a fin de lograr su efectividad por la especializacin; adems para obtener un
entrenamiento y uso de recursos ptimo se ha establecido Kit de Implementacin de
OREC con registro en lnea.
Para el desarrollo de las actividades del proyecto, as como para la asignacin de
funciones del personal participante del proyecto, se realizaron diversas reuniones de
coordinacin, tanto entre las unidades orgnicas participantes del RENIEC, como con el
equipo del proyecto, cuyos acuerdos se plasmaron en Actas de Reunin, como es el caso
del Acta de Reunin N 4, 5 y 6-2012-GPRC, Mesa de Trabajo N 18-2012-SGIRC entre
otras.
Asimismo, las funciones del personal que ha venido participando en el proyecto se han ido
actualizando en forma permanente mediante Memorando de asignacin de funciones,
como es el caso del Memorando Mltiple N 0039-2012/GPRC/SGIRC, Memorando
Mltiple N 0038-2012/GPRC/SGIRC, Memorando Mltiple N 0007-2013/GPRC/SGIRC,
entre otros.
D. SUBPROCESO DE MONITOREO
Los avances de la implementacin del proyecto realizadas durante el ao 2012 y 2013 han
sido informado en forma permanente a la Alta Direccin, entre los cuales tenemos Hoja de
Elevacin N 09-2012/GPRC, Informe N 000055-2012/GPRC/RENIEC, entre otros.
Es indispensable indicar que continuamente los representantes de la Alta Direccin
(Gerente y Sub Gerentes) estn supervisando y monitoreando in situ la ejecucin del
proyecto. (Hoja de Elevacin N 000089-2012/GPRC/RENIEC).
A fin que las OREC implementadas cuenten con un soporte para la atencin de consultas
y regularizacin de observaciones, se tiene el rea de Atencin Post Implementacin que
viene funcionando en la SGIRC (GPRC), esta rea realiza las siguientes tareas:
Atender las consultas de los registradores civiles de las OREC. Para facilitar la
comunicacin se ha creado el Chat de Registro en Lnea, Correo Electrnico
informesrrcc@reniec.gob.pe, acceso remoto y telfono 315-4000 IP 1714, 1878.
Coordinar con las OREC para regularizar las observaciones realizadas en el sub
proceso de procesamiento (digitalizacin).
Registrar las atenciones y casustica necesarias para reforzar el entrenamiento y
operatividad.
Coordinar y entrenar a las Jefaturas RENIEC y Registradores Civiles de la
Municipalidades sobre el uso del SIRCM, realizado en muchas ocasiones a travs
de Video Conferencias.

34
3.2. Recoleccin y anlisis de la informacin

(1) Cmo obtuvo el equipo la informacin necesaria para la ejecucin del proyecto de
mejora?
La informacin necesaria para la ejecucin del proyecto de mejora se obtuvo a travs de
distintas herramientas fuentes segn el siguiente detalle:
Reportes y registros efectuados en el Sistema Integrado de Registros Civiles y

Microformas (SIRCM). A la fecha se ha procesado 18 millones de actas registrales
producto de las 60 incorporaciones realizadas y otras lneas, donde se detectaron
diversas casusticas de registro.
Informacin almacenada en la Base de Datos de Identificacin de RENIEC.
Se realizaron visitas de campo previas en las OREC de Huaura, Santa Mara, Huacho,
Caete y San Luis para coordinaciones con los Municipios, verificacin de requisitos
tcnicos e infraestructura.
Se realizaron reuniones de coordinacin con los diferentes rganos Institucionales como

GOR, GI, GRC, GAJ, ENRECI, GPP para la consolidacin de la informacin segn el
siguiente cuadro.
(2) Cmo determinaron el tipo y tamao de informacin a recolectar?

Tomando en consideracin la problemtica presentada de los registros civiles a nivel nacional,
mediante reuniones coordinadas con diferentes Unidades Orgnicas del RENIEC; se evalu la
necesidad de contar con informacin registral de las mismas (duplicidad de actas, errores en el
registro de actas, tecnologa, conectividad, accesibilidad, cantidad de actas y libros, costos de
copias certificadas, uso de recursos internos y externos), que nos permita conocer la situacin en
la que efectan sus registros civiles.
Por tal motivo, para poder determinar el tamao de informacin a recolectar se evalu los
siguientes tipos de informacin con las que el RENIEC contaba:
Cantidad de errores u omisiones en el registro de las actas registrales, como resultado de la

depuracin de la base de datos de registros civiles del RENIEC.
Informacin estadstica registral remitida por las OREC, la misma que se ha ido integrando
en la base de datos y actualizado constantemente.
Del anlisis de Pareto se determin que el 77% del registro de nuevas inscripciones a nivel
nacional se encuentra en Lima y las OREC provinciales, el otro 23% se encuentra en las
dems OREC distritales y otros. Por este motivo la primera etapa de este proyecto tiene por
finalidad implementar los registros en lnea en las OREC provinciales.
Solicitudes presentadas por las Municipalidades a nivel nacional, para la implementacin del
proyecto en las OREC respectivas.
(3) Cmo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes de datos se seleccionaron de las bases de datos de RENIEC de acuerdo al volumen
de informacin, tales como:
Reportes del Sistema de Registros Civiles del RENIEC. http://www.rrcc.reniec.gob.pe

Reportes de Identificacin del RENIEC. http://www.sio.reniec.gob.pe
Reportes de Registros en Lnea http://infrabi.reniecperu.net:7778/discoverer/viewer

35
(4) Cmo verificaron que la informacin no tuviera errores y cmo resolvieron la falta o
deficiencia de la informacin?
La verificacin de la informacin se dio desde el inicio del proyecto, y en las etapas de desarrollo
del proyecto de mejora, conforme a la metodologa empleada.
Es importante indicar que la informacin almacenada en la base de datos de registros civiles e
identificacin del RENIEC pasa por procesos de calidad que garantizan la informacin sin
errores, los mismos que cuentan con certificaciones internacionales.
La deficiencia de informacin sobre la accesibilidad a las OREC a implementar y hechos vitales
fue cubierta con el apoyo que las Jefaturas Regionales ubicadas en las provincias, y la casustica
diversa fue retroalimentada con el rea de Atencin y Monitoreo.
(5) Explicar cmo analizaron la informacin recolectada para la seleccin del proyecto de
mejora. Incluya el anlisis de la situacin actual contra las expectativas de clientes tanto
internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situacin actual y
la situacin deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.
Esta nueva estrategia del proyecto de mejora se realiz sobre la siguiente informacin
recolectada:
La Informacin recolectada de la Base de Datos del Sistema de Registros Civiles del
RENIEC, del cual se obtuvieron las siguientes cantidades.
Cuadro N 04: Observaciones detectadas en el proceso de depuracin de actas registrales al

2012
En este cuadro se observa que producto de la no integracin de los registros civiles se

ha detectado 885, 833 actas observadas afectando la identidad de ciudadano. Asimismo
se tan detectado 206, 591 dobles y mltiples inscripciones.
Tambin se ha considerado los siguientes factores como parte del anlisis de la
informacin:
o Costo y tiempo que le demanda al ciudadano tener que trasladarse hasta el lugar
origen donde se encuentra el acta para obtener una copia certificada o
rectificacin (S/. 300.00 por gasto de viaje).

36
Reduccin de tiempo en los procesos de registro y procesamiento. El registro

manual en OREC se realiza de 25 a 30 minutos, informacin capturada en las
OREC piloto, y el procesamiento se realiza en 4 etapas segn la visita realizada al
rea de produccin y manual de procesamiento.
Ahorro de recursos por integracin de informacin (actualizacin de registros de
fallecidos, solicitud de confirmacin de datos en OREC que es atendido en 30
das).
Dicha recoleccin de informacin permiti realizar el anlisis de la situacin actual contra las
expectativas de clientes internos como externos, teniendo como resultado final que podran
obtenerse las siguientes mejoras:
Eliminar las observaciones existentes en las actas producto del registro manual.
Eliminar los posibles dobles o mltiples inscripciones que vulneran al estado peruano.
Las copias certificadas de actas registrales son obtenidas instantneamente sin necesidad
que el ciudadano viaje hasta el lugar de origen donde fue registrada (ahorro aproximando
de S/. 300.00 por viaje).
Reduccin del tiempo de registro de 30 minutos a 10 minutos.
Optimizacin de procesos internos y ahorro de recursos Institucionales.
La evaluacin de las alternativas de solucin se realiz en el punto A.3 correspondiente al
desarrollo del mtodo (pgina 28).
3.3. Herramientas de la calidad
(1) Cmo analiz el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la
gestin del proyecto de mejora?
El grupo analiz el uso de herramientas de calidad de acuerdo a la Norma Administrativa Interna
NAI-307-GI/SGPIT/001 sobre Investigacin y Desarrollo para la Innovacin Tecnolgica en
RENIEC; en esta NAI las herramientas de calidad estn identificadas como tcnicas a usar en
cada etapa del mtodo.
En este proyecto se usaron algunas herramientas bsicas que han sido ampliamente adoptadas
en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y solucin
de problemas operativos dentro de la institucin, aplicando las Herramientas bsicas de calidad.
Las herramientas usadas en este proyecto segn necesidad son: Diagrama de Ishikawa,
Diagrama de Pareto, Diagrama de Flujo, Comparativo de alternativas, Pronsticos y Mapa de
Procesos detallados en los anexos adjuntos.
(2) Qu ventajas y desventajas encontr el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad ms
utilizadas fueron las siguientes:
HERRAMIENTAS
DE LA CALIDAD Y
TCNICAS
Mapa de
Procesos
Diagrama Pareto
VENTAJAS
DESVENTAJAS
- Ayudo a tener un enfoque sistmico de los
- Requiri apoyo de especialistas
procesos que intervienen en la solucin de esta

problemtica y su interrelacin con los clientes
internos y externos.
- Permiti determinar que el 77% de nuevas
inscripciones se encuentran en las OREC
provinciales y Lima y el otro 23% en las dems
OREC; por este motivo el objetivo del proyecto
de mejora es implementar los registros en lnea
en las OREC provinciales en su primera etapa.
en gestin por procesos para un

mejor aprovechamiento de la
herramienta.
- Indirectamente
se
restaba
prioridad a problemas menos
frecuentes pero de mediano
impacto.

- Permiti proyectar los beneficios para los

Pronsticos
clientes externos e internos, as como tambin

los costos de implementacin del proyecto.
- La
informacin
proyeccin.
es
37
de
- Facilit la discusin grupal para identificar y

Diagrama Causa
Efecto
(Ishikawa)
Diagramas de
Flujo
Comparativo de
Alternativas
analizar la causas raz de los potenciales

problemas durante la planificacin y para
resolver
definitivamente
las
incidencias
detectadas durante el monitoreo de la
operatividad. Se detectaron las causas a los
problemas de tiempo y costo elevado para la
obtencin de una copia certificada, actas
observadas, mltiples inscripciones, otros.
- A travs de grficas, smbolo y formas permiti
crear el flujo de procesos para la
Implementacin de los Registros Civiles en
Lnea en OREC de Municipalidades
- Sirvi
como
una
herramienta
de
comunicaciones
entre
los
rganos
Institucionales y Municipalidad.
- Permiti evaluar y seleccionar la mejor
alternativa a implementar como solucin a la
problemtica planteada. Esta evaluacin se
realiz a travs de factores de evaluacin e
impacto sobres las expectativas del cliente
interno y externo.
- Para
los problemas ms
complejos
requiri
de
facilitadores y expertos en el
tema tratado para priorizar y
consensuar.
- En algunos casos muy tcnicos,

el diagrama era enredado y
requera de mucho orden en la
representacin grfica para su
entendimiento.
- Se requiri la participacin de
las
diferentes
especialistas.
reas
Cuadro N5: Ventajas y Desventajas de las Tcnicas y Herramientas de Calidad
3.4. Concordancia entre el mtodo y las herramientas

(1) Cmo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas
empleadas a lo largo de las diferentes etapas del mtodo de solucin de problemas?
Al aplicar el mtodo de solucin de problemas establecido en la organizacin, se utilizaron la
mayora de las herramientas de calidad recomendadas para cada etapa del mtodo,
comprobando en la prctica que eran acordes a la necesidad de la tarea especfica desarrollada
por cada integrante del equipo. Sin embargo, el uso adecuado de las herramientas empleadas
era asegurado por el trabajo de revisin y discusin en equipo en el que se comparta entre
todos los miembros, las ventajas y desventajas que se haban encontrado con el uso de las
mismas, dando lugar a la retroalimentacin de experiencias entre todo el equipo, y en algunos
casos se recomendaba una combinacin de herramientas en las etapas del mtodo aplicado.
La informacin proveniente del diagrama de Pareto, pronsticos y mapa de procesos fue
evaluada por la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
La informacin proveniente del diagrama de Flujo, Ishikawa fue evaluada y coordinada con
la Sub Gerencia de Integracin de los Registros Civiles, Gerencia de Registros Civiles,
Gerencia de Informtica, asegurando el uso adecuado de estas herramientas.
4.
GESTIN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO
4.1 Criterios para la conformacin del equipo de proyecto

(1) Cmo y cules fueron los criterios de seleccin de los integrantes del equipo?
El Lder del Proyecto en coordinacin con las reas involucradas design el equipo del proyecto,
considerando los criterios siguientes:
Experiencia profesional.
La capacidad de anlisis.
La capacidad de trabajo en equipo y compromiso.
La disponibilidad del tiempo.

38
Capacidad de poder establecer relaciones interpersonales satisfactorias.

Iniciativa, tenacidad y optimismo.
La seleccin se efectu considerando el juicio de expertos del lder del proyecto, los mismos que
debieran cumplir con los criterios antes indicados.
(2) Tuvieron en cuenta la temtica a tratar, las experiencias y conocimientos de los
potenciales miembros y los objetivos de la organizacin, entre otros criterios? Explique
cmo.
La temtica a tratar fue el primer aspecto a considerar en la conformacin del equipo de
proyecto, por la necesidad de entender temas especializados y as poder asegurar la buena
comunicacin al interior del equipo. La experiencia y conocimiento en los miembros del equipo
constituyeron el soporte para lograr los objetivos del proyecto, porque minimizaban el riesgo en
las estimaciones de tiempos y en la calidad de los entregables.
Se verific a travs la experiencia profesional, experiencia de trabajo en los procesos del
RENIEC, participacin en algunos proyectos, adems de que las experiencias y conocimientos
estn acordes a las necesidades de este proyecto y se ajusten a los objetivos del RENIEC, a fin
de asegurar la motivacin entre los miembros del equipo.
Estas consideraciones, permiti conformar a los integrantes principales del proyecto, que deban
contar con experiencia y conocimiento especializado en registros civiles, gestin de procesos,
anlisis y diseo de sistemas, especializacin en sistemas e informtica, gestin de proyectos.
(3) Cmo se asegur, una conformacin balanceada del equipo
aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.
para
el
mejor
Se asegur una conformacin balanceada del equipo, analizando su experiencia y teniendo en

cuenta la especializacin de cada miembro del equipo en: Normativa de Registros Civiles,
Gestin por Procesos, Anlisis y Desarrollo de Sistemas, Especializacin el Sistemas e
Informtica, Seguridad de la Informacin, Gestin de Proyectos, Tiempo de experiencia laboral,
Conocimiento del negocio del RENIEC
En el anexo n 4 se detalla la conformacin balanceada del equipo de proyecto de mejora
considerando sus especialidades que son necesarios para el buen funcionamiento.
4.2 Planificacin del proyecto
(1) Cmo defini el equipo el objetivo del proyecto?
Para definir el objetivo del proyecto el equipo consider la problemtica existente respecto a la
no integracin de los registros civiles del Per, que conllevaba a generar informacin
inconsistente de nacimientos, matrimonios y defunciones, asimismo, tiempo y costo elevado en
los procesos internos y externos. Luego, luego se plante las alternativas de solucin que
permiti identificar el objetivo de integrar los registros civiles con mayor velocidad a travs del
proyecto Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades.
Las metas a considerar respecto al objetivo del proyecto son:
Integrar las 179 OREC provinciales durante los aos 2,012 y 2,013.
Reducir el tiempo de registro de un acta de nacimiento, matrimonio o defuncin de 30 a 10
minutos.
Reducir las etapas necesarias para el procesamiento de actas (de 4 a 3 etapas).
Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales.
Reducir costos por obtener una copia certificada en provincia (ahorro de S/.300.00 en
promedio para el ciudadano).
Simplificacin de procesos internos, reduccin del tiempo de atencin de los procesos DNI
(de 30 das a 2 das) y actualizacin de la base de datos.
(2) Cmo despleg las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?
Se asign funciones o responsabilidades desde el alcance del proyecto a las unidades
involucradas, segn competencia de las unidades orgnicas participantes.

39
Para cumplimiento del objetivo se elabor el cronograma nacional de implementaciones 2,012

2,013, el mismo que fue elevado a la GPP con Memorando N 000308-2012/GPRC/RENIEC
para su atencin respectiva y distribucin a las reas internas respectivas. Asimismo, cada viaje
de implementacin es coordinado entre la GPRC, GI y GOR para validar los requisitos tcnicos,
operativos y administrativos, a fin de garantizar el cumplimiento de plazos y efectividad en la
implementacin (coordinaciones realizadas por e-mail, telefona IP y documentos de gestin).
Asimismo, para asegurar la correcta implementacin y entrenamiento a los registradores civiles
de OREC se elabor el Kit de Implementacin, el mismo que incluye los requisitos tcnicos,
operativos, hojas de entrenamiento segn casustica. Adems, se tiene una central de
atenciones para consultas de los registradores civiles y retroalimentacin de la informacin.
(3) Cmo planific dichas actividades?
Se dise un plan de trabajo donde, adems de la asignacin de las responsabilidades, se
establecieron plazos, indicadores y metas, as como un cronograma de trabajo que inclua las
actividades de diseo, monitoreo y evaluacin, siendo la tcnica y herramienta principal el Juicio
de Expertos de los propios miembros del equipo y aprobacin de la alta direccin.
En el anexo 5 se detalla el cronograma de actividades del proyecto.
(4) Cmo defini los plazos de ejecucin y asign responsabilidades y recursos?
Los plazos se definieron concertando con los miembros del equipo, determinando entre ellos los
tiempos estimados para el desarrollo de cada fase o actividad. La responsabilidad de cada
actividad se hizo de manera voluntaria segn la competencia de cada integrante en determinada
materia, o la asignacin de la misma por parte del lder del proyecto a la persona ms capaz en
el desarrollo de la actividad. Los recursos que se usaron para el desarrollo de las funciones
encargadas para cada miembro del equipo fueron puestos a disposicin por la institucin, siendo
estos: equipos informticos, material de escritorio, programas, etc.
En el anexo 6 se detalla el cronograma de actividades del proyecto con plazos,
responsabilidades y cronograma de implementacin.
4.3 Gestin del tiempo
(1) Cmo asegur el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?
Antes de iniciar el proyecto se dise un cronograma de trabajo, ste fue elaborado y aprobado
por los miembros del equipo de trabajo, asegurando de esta manera el cumplimiento del mismo
en los plazos establecidos.
Adems se incluy un cronograma de reuniones donde se realiz el seguimiento de los avances
de las tareas encomendadas para cada miembro del equipo, adems del compromiso que tienen
los miembros del equipo, y por ltimo durante todo el proceso la Alta Direccin se integr a este
proyecto realizando el seguimiento del cumplimiento de cada etapa comprometida.
(2) Explique la planificacin detallada con las metas de equipo y miembro, la preparacin de
agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunin, el
seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentacin en relacin a la
efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.
Los mecanismos ejecutados para lograr el cumplimiento de las tareas encomendadas a cada
unidad orgnica involucrada en el proyecto, fue la de una constante comunicacin haciendo uso
de herramientas para tal fin como: telfonos IP, correos electrnicos y a travs del sistema
integrado de trmite documentario, donde se comparta con todo el grupo los informes, oficios,
cartas y otros documentos relacionados con el proyecto. Del mismo modo, se control los
avances y cumplimiento de los acuerdos y plazos, conforme los siguientes pasos:
Elaboracin y aprobacin del cronograma.

Los cambios que se requieran en el cronograma del proyecto, generalmente por inters del equipo
de proyecto, fueron solicitados y/o trasladados por el Jefe del Proyecto y coordinado con las
dems reas internas y externas para su aprobacin.
Una vez aprobado el cambio en el alcance y/o cronograma, se actualiz el cronograma con los
cambios aprobados formando parte del Enunciado del Alcance del Proyecto.

40
4.4 Gestin de la relacin con personas y reas clave de la organizacin

(1) De qu manera el equipo logr la colaboracin y apoyo de personas y reas clave de la
organizacin con el objetivo de facilitar el desarrollo y xito del proyecto?
El equipo logr el apoyo de las reas claves de la Organizacin segn el siguiente detalle:
La Alta Direccin aprob el proyecto y brind las facilidades al equipo de proyecto de mejora,
para el desarrollo del mismo, con la participacin de las reas directamente involucradas.
Al identificar la importancia del proyecto, la GPP realiz las coordinaciones respectivas con la
Alta direccin para la asignacin del presupuesto respectivo.
La GOR comprometida con el proyecto se reuni con sus Jefaturas Regionales de provincia a
fin que se vayas realizando las coordinaciones con las Municipalidades a nivel nacional.
La Gerencia de Informtica se encarg del desarrollo del software que se implementara en
las OREC de Municipalidades, asimismo, de la verificacin de los requisitos tcnicos.
La GRC y la GAJ apoyaron con la aprobacin del procedimiento respectivo.
4.5 Documentacin
(1) Qu documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones,
informes, estudios y registros de la labor del equipo.
Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes: Informes
Tcnicos, Documentos Normativos y de gestin interna que facilitaron las comunicaciones
oficiales, Actas de reuniones, Comunicacin electrnica va correo institucional para las
coordinaciones internas y externas, Provedos, Cronogramas, flujogramas, esquemas grficos,
tablas, Kit de implementacin.
(2) Cules fueron los criterios para el manejo de la documentacin?
El manejo de la documentacin se realiza segn el procedimiento de comunicaciones escritas y
el Sistema Integrado Administrativo de Trmite Documentario que permite emitir, recibir y dar
seguimiento de la gestin realizada.
Estos criterios del manejo de la documentacin fueron: Identificacin de fuentes de informacin,
Clasificacin de la informacin, Centralizacin controlada y pblica, Seguridad de la informacin,
Control de acceso, Repositorio exclusivo para el proyecto.
(3) Cmo definieron responsabilidades en materia de redaccin y mantenimiento de la
documentacin, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y
distribucin de la documentacin? Refirase adems a toda la documentacin de soporte que
utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan.
Se definieron responsables para la redaccin, registro, control y mantenimiento de la
documentacin, por grupos de documentos: Gestin de proyecto, Gestin administrativa interna
y datos, Consolidacin de Informacin, Gestin del Sistema Informtico
El control y la distribucin de la documentacin se facilitaron a travs del Sistema de Trmite
Documentario (STD), correo electrnico, intranet y el compartimiento de carpetas para el
proyecto. El STD proporciona los formatos a utilizarse para cada tipo de documento y acta
como un administrador de la documentacin, solo los autorizados pueden ingresar y ver toda la
trazabilidad de los documentos generados; asimismo, en las reuniones se utiliza el formato Acta
de Reunin o Mesa de Trabajo.
5.
CAPACITACIN
5.1 Programa de capacitacin el equipo

(1) Cmo identificaron las necesidades de capacitacin de los miembros del equipo?
Las necesidades de capacitacin de los miembros del equipo se identificaron a partir de la
naturaleza del proyecto que en nuestro caso fue el uso de las herramientas de calidad, seguridad
de informacin, gestin de procesos, uso del SIRCM y aspectos tcnicos de registros civiles.

41
Estas necesidades de capacitacin deba ser de forma integral, de tal forma se involucre a los
procesos y relacionarlos con el rendimiento de los dispositivos informticos a usar (hardware y
software), igualmente el equipo responsable del proyecto deba fortalecer sus conocimientos de
calidad, gestin y aplicacin adecuada de mtodos y herramientas a cada proceso de cambio
planteado.
(2) Explique cmo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta
capacitaciones en el tratamiento de la formacin en tcnicas de solucin de problemas,
herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, as como en los aspectos tcnicos
especficos del proyecto.
Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades
profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a travs
de su formacin personal en universidades o centros de educacin superior, y de cursos de
capacitacin gestionados por la institucin, orientados a las soluciones tecnolgicas
implementadas en sus operaciones, asimismo, en base a la experiencia y especializacin.
En relacin a los temas de la capacitacin estos se dieron en 2 grupos de trabajo:
1. Personal operativo del Proyecto.- Se realiz un cronograma anual de capacitaciones
en la cuales se les daba los conocimientos necesarios para un desarrollo del proyecto al
implementarse:
Interpretacin de Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos.

Taller de Produccin de Microformas Digitales.
Seguridad de la informacin.
Regulacin de la Gua de Procedimiento N 347-GPRC/SGIRC/004 Integracin de
Registros Civiles, el cual inclua la descripcin de las actividades referidas a
Automatizacin de Actividades Registrales en OREC (Registros en Lnea).
2. Personal que intervino en el Proyecto.- Se realizaron capacitaciones en los siguientes

temas:
Interpretacin de Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos.
Taller de Produccin de Microformas Digitales.
Ley del Procedimiento Administrativo, Ley 27444
Organizacin y Administracin de Archivos
Liderazgo y Trabajo en Equipo
Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del PMI.
Taller de Gestin Publica
Seguridad de la informacin.
MS Project 2010
Indicadores para el seguimiento y monitoreo de la gestin institucional
Gestin por procesos y sistema de indicadores.
(3) Explique cmo se desarroll el anlisis de la brecha existente entre los conocimientos,
experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecucin del proyecto y el nivel actual de
cada uno de los miembros del equipo.
Para el anlisis de la brecha existente entre la situacin inicial y el estado actual, se realiz una
evaluacin de capacidades, experiencia y conocimientos de cada uno de los integrantes del
equipo, permitiendo identificar los puntos dbiles a ser mejorados a travs de capacitaciones
reforzndose los puntos fuertes, los cuales nos condujo a la mejora de las competencias del
equipo.

42
Los miembros del equipo encontraron mnima brecha entre sus conocimientos, experiencia y/o
habilidades adquiridas, sin embargo se reforz la normatividad y casustica de registros civiles a
travs de talleres internos y uso del Software desarrollado SIRCM.
5.2 Evaluacin e impacto de las actividades de capacitacin
(1) Qu procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitacin realizada para la
mejora del desempeo del equipo?
La evaluacin del incremento de conocimientos, capacidades y habilidades obtenidos por cada
uno de los miembros del equipo en la realizacin de sus funciones asignadas, se realiz
siguiendo los lineamientos de la normativa documentaria NAI-275-CAER/SGCA/002 de CAER,
mediante el mtodo de orientacin operacional bsicamente enfocada en su nivel III y IV, donde
cada miembro del equipo demostraba haber logrado una rpida adaptacin para el manejo de
los componentes sobre los cuales aplic autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los
plazos que permita el cronograma de trabajo. Este esfuerzo demand en los miembros del
equipo un esfuerzo adicional para invertir tiempo en estudiar e investigar.
Asimismo, mediante el mtodo de prueba en campo, cada miembro demostraba haber logrado
una rpida adaptacin para el manejo de los componentes de registros civiles y gestin de
procesos, sobre los cuales realiz un auto aprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los
plazos que permita el cronograma de trabajo.
(2) De qu manera la informacin de la evaluacin del impacto de la capacitacin es utilizada
para retroalimentar el diseo de futuras actividades de capacitacin?
El CAER, formula el Plan de Capacitacin Anual de acuerdo a las necesidades identificadas por
diferentes rganos del RENIEC. Luego de aprobarse y ejecutarse dichas capacitaciones el
CAER realiza una evaluacin de impacto a fin de determinar el grado de aprendizaje obtenido,
que le ayudar en el desempeo de sus actividades.
La informacin de esta evaluacin se utiliz en primer lugar por la comunicacin de los
resultados a las personas capacitadas, posteriormente se les indic las debilidades que tenan a
fin de mejorar en el tiempo.
Consecutivamente esta informacin es utilizada a travs del involucramiento de los miembros del
equipo en nuevos proyectos que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto
ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son aprovechadas al interior de la
organizacin para que compartan sus conocimientos con sus dems colegas. As mismo la
obtencin de estos resultados servirn para ir potenciando la capacidad de cada uno
envindolos a diversos cursos de mejora, as como todo buen resultado es recompensado con
un beneficio econmico en el entorno de RENIEC.
6.
INNOVACIN
6.1 Amplitud en la bsqueda de opciones y desarrollo de alternativas

(1) Cmo el equipo recopil y analiz informacin relacionada con los objetivos del
proyecto?
El equipo busco y recopilo informacin sobre algunas soluciones de registros civiles
implementadas en otros pases como Chile, Paraguay y Ecuador. Cada uno de estos pases
estn encaminados a mejorar sus procesos; asimismo, Paraguay est avanzado rpidamente
en la integracin utilizando estrategias diferentes a la realidad del Per, sin embargo se
rescata que debemos utilizar tecnologa de informacin que interconecte los registros civiles a
nivel nacional; esto eliminara la problemtica de informacin inconsistente (duplicidad y datos
incorrectos en las actas), informacin no actualizada y optimizacin de los procesos.

43
Asimismo, referente a la problemtica de inseguridad de las actas registrales por deterioro o

algn hecho fortuito, se recopilo informacin sobre esquemas solucionadores, teniendo como
alternativa el Decreto Legislativo N 681 y 827, Decreto Supremo N 052-2008-PCM y la NTP
392.030-2:2005. Esta norma tcnica peruana establece la forma como implementar un
proceso sistemtico para que los documentos digitales tengan el mismo valor probatorio que
un documento en papel.
En este sentido se tuvo varias reuniones de coordinacin con la Gerencia de Informtica para
el diseo y desarrollo de software e infraestructura tecnolgica; asimismo, se tuvo talleres de
trabajo con la GRC, GOR y GPP para la bsqueda de la estrategia correcta que integre los
registros civiles, optimice los procesos y cumpla con la normatividad vigente.
Asimismo, se realiz un levantamiento de informacin en el rea de depuracin sobre las
actas con errores, enmendaduras u omisiones y mltiples inscripciones; asimismo, a travs
de formatos estadsticos se obtuvo informacin registral (cantidad de actas, libros matrices,
reserva, costo de copia certificada, otros.), que permita conocer la situacin registral de las
OREC a nivel nacional. Asimismo, se cont con la informacin de la Gerencia de Operaciones
Registrales (GOR) Gerencia de Informtica (GI), respecto a la conectividad y accesibilidad
para cada una de las OREC de las Municipalidades.
Finalmente, los objetivos del proyecto estuvieron basados en integrar los registros civiles con
mayor velocidad ahorro de tiempo para el ciudadano, reduccin de errores en el registro de
actas de nacimiento, matrimonio y defuncin, que contribuyan a la modernizacin del Estado
y optimizar los procesos internos.
(2) Cmo el equipo desarroll alternativas de solucin de bajo costo, comparadas con
otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas
analizadas.
COMPARACIN DE ALTERMATIVAS DE SOLUCIN DE PROYECTOS DE MEJORA
REGISTRO CIVIL
MOVIL EN LINEA
LINEA DE
PROCESAMIENTO
DESCENTRALIZADA
REGISTROS CIVILES
EN LINEA EN OREC
DE
MUNICIPALIDADES
10 minutos
10 minutos
10 minutos
6 minutos
6 minutos
6 minutos
1 hora
1 hora
1 hora
2 das
2 das
2 das
S/. 300.00
S/. 300.00
S/. 300.00
S/. 15.00
S/. 15.00
S/. 15.00
Muy bueno
Muy bueno
Muy bueno
Regular
Bueno
Muy bueno
S/. 23, 208,000.00
S/. 149,374,479.00
S/. 577,278.00
No recomendable
No recomendable
Factible
Integracin del registro civil
Bueno
Muy bueno
Bueno
Tiempo para iniciar el proyecto
2 aos
4 aos
4 meses
(MENOR IMPACTO)
(REGULAR IMPACTO)
(MAYOR IMPACTO)
FACTOR
Tiempo de inscripcin de un acta
registral
Tiempo de Procesamiento de actas
registrales
Tiempo de atencin de una copia
certificada de acta (incluido traslado de
ciudadano)
Tiempo de Procesamiento de trmites
DNI (extemporneos)
Ahorro de costos para el ciudadano
para obtener una copia certificada
Ahorro de costos para el ciudadano en
realizacin de su trmite DNI
Seguridad y Calidad del Producto
Accesibilidad para la Identificacin
Costo de implementacin y puesta en
marcha
Costo de Mantenimiento para el buen
funcionamiento operativo
NIVEL DE IMPACTO
Cuadro N6: Comparacin de Alternativas de Solucin con indicadores

44
6.2 Originalidad de la solucin propuesta

(1) De qu manera el equipo busc y analiz soluciones no convencionales, para romper
paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?
Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades es la combinacin ideal de tecnologas
de vanguardia a nivel mundial con la normatividad legal de Per. Luego de investigaciones
realizadas, RENIEC ha tenido que combinar perfectamente las bases legales y tecnolgicas de
Microformas Digitales, Firmas y Certificados Digitales con desarrollo de software, creacin de
nuevos procesos,
integracin con bases de datos, almacenamiento en microarchivos,
conectividad e infraestructura de las OREC, para recin tener como producto final, la integracin
de los registros civiles del Per, donde las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin sern
registrados en lnea y convertidas a microformas digitales. Esta innovacin ha mejorado el
proceso de identificacin y la atencin de los ciudadanos en las OREC y ORs RENIEC a nivel
nacional.
En este sentido, los Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades es un producto
ORIGINAL, debido a que somos uno de los primeros pases a nivel Latinoamericano en integrar
los registros civiles a nivel nacional que cuenten con valor legal y eficacia jurdica.
(2) Cmo compar y verific la validez y los beneficios que reportara la solucin propuesta
comparada con otras opciones?
Para verificar la validez de los beneficios que reportara la solucin propuesta comparada con
otras opciones bosquejadas, se realizaron mesas de trabajo entre las Gerencias Operativas y la
Gerencia de Planificacin y Presupuesto, proyectando y simulando los resultados que finalmente
se obtendran, esto fue revisado y analizado por especialistas. Integrar los registros civiles con
las tres opciones propuestas evidencia de forma clara los beneficios de ahorro de costos y
tiempo para el ciudadano, as como tambin para el RENIEC y otras Instituciones, sin embargo
los factores de costo y oportunidad de implementacin hicieron que actualmente el proyecto de
Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades se ejecutara como la mejor opcin.
6.3 Habilidad para implementar soluciones de bajo costo y alto impacto
(1) Cmo el equipo asegur una adecuada implantacin de la solucin?
RENIEC tiene como poltica agenciarse con personal altamente calificado en todos los mbitos
de su quehacer institucional, desde las reas informticas, presupuestales, administrativas, de
recursos humanos, imagen corporativa, asesora jurdica, capacitacin e investigacin educativa,
etc., hasta aquellas ms operativas, y que no obstante tambin requieren de un alto grado de
calidad, compromiso y conocimiento de los procesos.
En este sentido, a continuacin se detalla los mecanismos usados para asegurar una adecuada
implantacin del proyecto de mejora:
Seleccin de personal con competencias, alta experiencia y compromiso.
Uso de la metodologa de Investigacin para la Planificacin e Innovacin, que posea

las cualificaciones necesarias para la puesta en marcha y confeccin del Proyecto,
desde la determinacin del problema y la necesidad de la que se deriva el Proyecto,
pasando por la elaboracin de los objetivos, viabilidad, elaboracin de alternativas de
solucin, proceso operativo, ejecucin y evaluacin y resultados.
Implementacin de proyecto piloto en 03 OREC de la Provincia de Huaura, a fin de

confirmar los beneficios, validar el impacto, infraestructura tecnolgica y operativa de
funcionamiento
Como resultado de este piloto en estas 03 OREC (Huacho, Santa Mara, Huaura), al
26JUL2012 se obtuvo la siguiente cantidad de registros de hechos vitales.
45
NACIMIENTO
MATRIMONIO
DEFUNCION
TOTAL
PROVINCIAL DE HUACHO
OREC
717
22
102
841
DISTRITAL DE SANTA MARIA
65
115
189
DISTRITAL DE HUAURA
101
883
21
52
4
221
126
1,156
TOTAL
Cuadro N7: Resultado de Proyecto Piloto
Realizacin de reuniones de coordinacin constante entre las reas operativas y

planificacin para el buen direccionamiento del proyecto.
Creacin del rea de monitoreo y atencin de consultas donde se realiza el feedback de

las implementaciones realizadas y buen funcionamiento operativo de los procesos de
Registro y Procesamiento de las actas registrales.
(2) Cmo el equipo garantiza que la solucin implementada es de bajo costo y alto
impacto?
En el cuadro n 6 se observa que el proyecto de mejora Registros en Lnea en OREC de
Municipalidades tiene bajo costos de implementacin y mantenimiento toda vez que es una
estrategia que optimiza los recursos del estado peruano en general, no solamente se integra
los registros civiles, sino tambin la Municipalidad con RENIEC, el trabajo que se inicia en las
OREC lo continua la planta de produccin de San Borja (RENIEC) hasta tener el producto
final, eliminando duplicidad de tareas, tiempo y gasto.
FACTOR
Costo de implementacin
puesta en marcha
REGISTRO CIVIL
MOVIL EN LINEA
LINEA DE
PROCESAMIENTO
DESCENTRALIZADA
REGISTROS CIVILES
EN LINEA EN OREC
DE
MUNICIPALIDADES
S/. 23, 208,000.00
S/. 149,374,479.00
S/. 577,278.00
Asimismo, es alto impacto porque los siguientes motivos
Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integracin los registros civiles del Per,
eliminando el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurdica
del registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin que son el principal
insumo para elaborar el documento nacional de identidad (DNI)
Optimizacin de los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales,

Procesamiento de Trmites DNI, Actualizacin de la Base de Datos de Identificacin y
Registro de Actas Registrales.
Reduccin del tiempo y costo para el ciudadano en la gestin de sus actas de

nacimiento, matrimonio o defuncin.
Es una solucin de simplificacin administrativa y cumplimiento de la ley de

modernizacin del estado. Toda los sustentos que son procesados por RENIEC ya no se
solicita al ciudadano, permitindoles ahorro de tiempo y costo en su economa

7.
46
RESULTADOS
7.1 Resultado de Orientacin hacia el cliente interno/externo

(1)
Cules son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible
al proyecto de mejora? Proporcione datos e informacin incluyendo satisfaccin del cliente y
resultados de desempeo de los productos y servicios internos/externos.
TIEMPO
a. A marzo del 2013 son 47,583 ciudadanos que fueron atendidos rpidamente al inscribir
su acta registral (10 minutos)
b. A marzo del 2013 se han implementado 103 OREC con registro en lnea a nivel nacional

47
c. A marzo del 2,013 se han restringido por fallecimiento 4,482 DNIs, teniendo como
insumo el acta registral de una OREC con registro en lnea (plazo max. por acta es de 10
das)
d. A marzo del 2,013 se emitido 429 DNI rpidamente (trmites de inscripcin

extempornea), teniendo como insumo el acta registral de nacimiento generada en una
OREC con registro en lnea (ya no se consulta a la OREC)
e. 1,066 ciudadanos no tuvieron que viajar a provincia para obtener la copia certificada de
su acta registral (atencin en 5 minutos)
48
f. Puntos de atencin descentralizados a nivel nacional donde los ciudadanos obtuvieron las
1,066 copias certificadas
PUNTO DE ATENCIN QUE EMITE LA COPIA CERTIFICADA
ABANCAY
AREQUIPA
BARRANCA
CAJAMARCA
CHACHAPOYAS
CHIMBOTE
CHINCHA ALTA
CHOTA
HUACHO
HUANCAYO
HUANUCO
HUARAL
HUARAZ
ICA
IQUITOS
JAEN
JULIACA
LAMBAYEQUE
MAC INDEPENDENCIA CC PLAZA NORTE
MODULO DE ATENCION AL CIUDADANO - CALLAO
MOYOBAMBA
NAZCA
OFICINA REGISTRAL AREQUIPA II
OFICINA REGISTRAL JOSE LEONARDO ORTIZ
OFICINA REGISTRAL TALARA
OR ATE
OR CALLAO
OR CHICLAYO
OR COMAS
OR COMAS II
TARMA
TOTAL
CANT
2
25
29
4
33
39
7
1
56
2
19
37
3
91
1
24
15
5
31
4
2
8
1
5
5
4
22
16
7
3
1
502
PUNTO DE ATENCIN QUE EMITE LA COPIA CERTIFICADA

OR COMAS III
OR CUSCO
OR HUAYTARA
OR INDEPENDENCIA
OR JESUS MARIA
OR LIMA
OR LURIGANCHO
OR LURIN
OR PACHACAMAC
OR PIURA
OR PUENTE PIEDRA
OR QUILCA - LIMA
OR SAN BORJA
OR SAN JUAN DE LURIGANCHO
OR SAN JUAN DE MIRAFLORES
OR SAN JUAN DE MIRAFLORES II
OR SAN MARTIN DE PORRES
OR SANTA ANITA
OR SULLANA
OR SURCO-HIGUERETA
OR TRUJILLO
OR TRUJILLO II
OR TUMBES
OR VILLA EL SALVADOR
PASCO
PISCO
PUCALLPA
PUNO
PVM
SAN VICENTE DE CAETE
TACNA
TARAPOTO
TOTAL
CANT
2
16
1
24
76
108
4
2
1
34
6
2
35
17
28
8
22
6
1
25
6
7
3
16
8
10
5
1
64
16
3
7
564
PROCESO
g. A marzo del 2,013 se han procesado 44,333
actas registrales (en 3 etapas)
i. A marzo del 2,013 se han detectado

206,591 dobles o mltiples inscripciones
h. A marzo del 2,013 se han detectado

1,151,088 actas con errores (incluye
histricas y nuevas inscripciones)
j. A marzo del 2,013 se convertido a

microformas digitales 44,333 actas registrales
MES
may-12
jun-12
jul-12
ago-12
sep-12
oct-12
nov-12
dic-12
ene-13
feb-13
mar-13
TOTAL
ACTA DE DEFUNCION ACTA DE MATRIMONIO ACTA DE NACIMIENTO

44
8
169
97
23
505
180
59
981
275
98
1,391
450
185
2,432
448
199
2,807
571
313
3,233
710
643
3,804
1,489
1,083
6,868
1,170
682
5,672
1,156
507
6,081
6,590
3,800
33,943
TOT
221
625
1,220
1,764
3,067
3,454
4,117
5,157
9,440
7,524
7,744
44,333

49
k. A marzo del 2,013, 28,105 ciudadanos realizaron su trmite DNI sin necesidad de presentar
su acta registral
7.2 Resultados Financieros

(1) Qu beneficios econmicos ha obtenido su organizacin como consecuencia de la
ejecucin del proyecto de mejora? Se requiere informacin e indicadores relevantes para
aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen
de beneficios y de otros ratios financieros, etc., segn corresponda.
a. Ahorro de Costos para la Municipalidad
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 618,400.00 por optimizar el recurso de horas
hombre en OREC de Municipalidades (reduccin del tiempo de inscripcin 30 a 10 minutos).
Beneficio para el estado peruano.
IT
MES
CANT. OREC
IMPLEMENTADAS
(ACUMULADO)
1
2
3
4
5
6
7
8
may-12
jun-12
ago-12
sep-12
nov-12
dic-12
feb-13
mar-13
5
9
24
36
68
84
89
103
SUELDO EN
OREC
SUELDO X
MINUTO
MINUTOS
AHORRO X DIA
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
S/. 1,200.00
S/. 0.08
160
TOTAL AHORRO A MARZO DEL 2,013
AHORRO X
MES
TIEMPO
TRANSCURRIDO
AHORRO A
MARZO-2013
S/. 2,000.00
S/. 3,600.00
S/. 9,600.00
S/. 14,400.00
S/. 27,200.00
S/. 33,600.00
S/. 35,600.00
S/. 41,200.00
11
10
8
7
5
4
2
1
S/. 22,000.00
S/. 36,000.00
S/. 76,800.00
S/. 100,800.00
S/. 136,000.00
S/. 134,400.00
S/. 71,200.00
S/. 41,200.00
S/. 618,400.00
El ahorro se ir incrementando cada mes, y conforme se implementen ms OREC con registros

en lnea.
b. Ahorro de Costos para RENIEC
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de
S/. 55,416.00 por optimizar el recurso de horas
hombre en el procesamiento de actas
registrales (reduccin del tiempo de 4 a 3
etapas)
MES
TOT
CANT. PERSONAL
NECESARIO
may-12
jun-12
jul-12
ago-12
sep-12
oct-12
nov-12
dic-12
ene-13
feb-13
mar-13
221
625
1,220
1,764
3,067
3,454
4,117
5,157
9,440
7,524
7,744
5.5
15.6
30.5
44.1
76.7
86.4
102.9
128.9
236.0
188.1
193.6
TOTAL
44,333
SUELDO X DIA TOT. AHORRO

S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 50.00
S/. 276.25
S/. 781.25
S/. 1,525.00
S/. 2,205.00
S/. 3,833.75
S/. 4,317.50
S/. 5,146.25
S/. 6,446.25
S/. 11,800.00
S/. 9,405.00
S/. 9,680.00
S/. 55,416
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de

S/. 10,725.00 por optimizar el proceso de
trmites DNI de inscripcin extempornea (ya
no es necesario el servicio de Courier por
envo de solicitudes y recepcin de actas)
MES
jul-12
ago-12
sep-12
oct-12
nov-12
dic-12
ene-13
feb-13
mar-13
CANT. INSCRIP.
EXTEMPORANEAS
1
2
10
22
45
75
97
87
90
TOTAL
COSTO ENVIO
(IDA-RETORNO)
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
S/. 25.00
TOT.
AHORRO
S/. 25.00
S/. 50.00
S/. 250.00
S/. 550.00
S/. 1,125.00
S/. 1,875.00
S/. 2,425.00
S/. 2,175.00
S/. 2,250.00
S/. 10,725.00

50
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 14,531.37 por optimizar el proceso de
depuracin e investigacin de actas, toda vez que no se ha detectado errores en el registro de
actas y tampoco dobles o mltiples inscripciones. Segn estadstica el 5% de actas tienen
errores.
IT
TOT.
ACTAS
5%
44,333
2,217
CANT. PERSONAL NECESARIO CANT. PERSONAL NECESARIO COSTO DE SUELDO X DIA SUELDO X DIA
TOT. AHORRO
DE DEPURACIN (1)
DE INVESTIGACIN (2)
PUBLICACIN
(1)
(2)
24.6
44.3
S/. 8,866.60
S/. 50.00
S/. 100.00
S/. 14,531.37
El ahorro se ir incrementando cada mes, y conforme se implementen ms OREC con registros

en lnea.
c. Ahorro de Costos para el Ciudadano
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 319,800.00 para la ciudadana peruana, toda
vez que no fue necesario que viajen a provincia para obtener su copia certificada.
CANT. COPIAS
CERTIFICADAS
COSTO VIAJE
APROX
AHORRO A
MARZO DEL 2013
may-12
S/. 300.00
S/. 1,800.00
jun-12
13
S/. 300.00
S/. 3,900.00
jul-12
55
S/. 300.00
S/. 16,500.00
ago-12
51
S/. 300.00
S/. 15,300.00
sep-12
86
S/. 300.00
S/. 25,800.00
oct-12
89
S/. 300.00
S/. 26,700.00
nov-12
94
S/. 300.00
S/. 28,200.00
dic-12
129
S/. 300.00
S/. 38,700.00
ene-13
153
S/. 300.00
S/. 45,900.00
10
feb-13
185
S/. 300.00
S/. 55,500.00
11
mar-13
205
S/. 300.00
S/. 61,500.00
1,066
S/. 300.00
S/. 319,800.00
IT
MES
1
2
TOTAL
A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 421,575.00 para la ciudadana peruana, toda
vez que no fue necesario que presenten su acta registral para la realizacin de su trmite DNI
porque estas estn registradas y almacenadas en la Base de Datos.
IT
MES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
may-12
jun-12
jul-12
ago-12
sep-12
oct-12
nov-12
dic-12
ene-13
feb-13
mar-13
TOTAL
CANT. TRAMITES DNI COSTO X ACTA TOT. AHORRO

225
553
905
1,441
2,359
2,610
2,894
3,830
5,478
3,987
3,823
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
S/.
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
15.00
S/. 3,375.00
S/. 8,295.00
S/. 13,575.00
S/. 21,615.00
S/. 35,385.00
S/. 39,150.00
S/. 43,410.00
S/. 57,450.00
S/. 82,170.00
S/. 59,805.00
S/. 57,345.00
28,105
S/. 15.00
S/. 421,575.00

51
7.3 Resultados de la eficiencia organizacional.

(1) Cmo mejor la eficiencia del proceso, actividad, rea o productos mejorados, como
consecuencia de la ejecucin del proyecto?
VARIABLE
INDICADOR
a. Reduccin de tiempo para la inscripcin de un acta registral de 30 a
10 minutos. A marzo del 2,013, 47,583 ciudadanos asistieron a las
OREC y fueron atendidos en corto tiempo.
b. Reduccin del tiempo de actualizacin de la base de datos de
Identificacin (registro de fallecidos) de 1 mes o ms a 10 das
aproximadamente. Datos confiables para el estado peruano.
TIEMPO
c. Reduccin del tiempo para obtener una copia certificada de 3 das 5

minutos. A marzo del 2,013, 1,066 ciudadanos no tuvieron que viajar
hasta el lugar origen para obtener su copia certificada.
d. Reduccin del tiempo de atencin de los trmites de inscripcin
extempornea del DNI de 30 das 2 das. Los ciudadanos obtienen
su DNI en menor tiempo.
e. Reduccin de 4 a 3 etapas en el procesamiento de actas registrales.
o
o
Proceso anterior: Digitalizacin, Control

Digitacin, Microformas Digitales.
Proceso Actual: Digitalizacin, Control
Microformas Digitales.
de
Calidad,
de
Calidad,
f. Reduccin de errores en registro de hechos vitales. Mejora la

identificacin de los peruanos que podrn acceder a sus beneficios
sociales.
o
o
PROCESO
Proceso anterior: Desde el ao 2,007 se han detectado

1,151,088 errores en el registro de hechos vitales.
Proceso Actual: Del mayo del 2,012 a marzo del 2013 no
existen errores en el registro de actas (nuevas inscripciones)
en las OREC implementadas.
g. Reduccin de dobles o mltiples inscripciones. Mejora la seguridad

del estado peruano.
o
o
Proceso anterior: Del ao 2,007 se han detectado 206,591

dobles o mltiples inscripciones de actas registrales
Proceso Actual: Del mayo del 2,012 a marzo del 2013 no
existen dobles o mltiples inscripciones en las OREC
implementadas.
h. Mayor seguridad jurdica de las actas registrales.

o
De mayo del 2,012 a marzo del 2,013 se han procesado

44,333 actas registrales, las mismas que han sido convertidas
a microformas digitales.
i. Simplificacin administrativa para el ciudadano.
o
Desde el mayo del 2012 a marzo del 2013, 28,105

ciudadanos realizaron su trmite DNI sin necesidad de
presentar su acta registral.

52
8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA.
8.1 Sostenibilidad y Mejora.
(1) Qu anlisis realiz el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora
alcanzada?
Se estableci un sistema de reportes que es realizado semanal y mensualmente. Se emiten
reportes con la cantidad de consultas atendidas va chat, correo electrnico, telfono,
clasificndolo por tipo de incidencia segn las consultas efectuadas por OREC de las
Municipalidades donde se ha implementado el proyecto.
Todos los reportes son analizados, tomndose las siguientes acciones:
De acuerdo al tipo de incidencia reportada por el personal de las OREC de las

Municipalidades, se determina las acciones a realizar para darle mantenimiento a la mejora:
videoconferencias para reforzar el entrenamiento brindado al personal de la OREC,
coordinar con Mesa de Ayuda de Gerencia de Informtica, para mejorar el Sistema
Informticos, entre otros.
Debido a factores externos de nuestra geografa, como la cada de la seal o baja

conectividad de ancho de banda que dificultan el registro en lnea, se diseo un software
que no demande mucho recursos tecnolgicos (solo 500 mb como mnimo para que
funcione el sistema)
Un peligro que se identific fue la resistencia al cambio. La mayora de registradores civiles

de las OREC estn acostumbrados a trabajar sin sistemas y su trabajo lo realizan
manualmente. A forma de previsin, las Jefatura Regionales de RENIEC coordinan
intensamente con las OREC de Municipalidades para concientizarlos y motivarles para el
cambio; primero se coordinar con al Alcalde y funcionarios, luego con los dems
trabajadores operativos, con esto garantizamos el compromiso y una implementacin
efectiva.
Asimismo, a fin de solucionar dificultades durante la ejecucin del proyecto se acord realizar
reuniones peridicas entre los rganos involucrados (GI, GOR y GPRC); estas reuniones
permiten mejorar el funcionamiento operativo del proyecto.
(2) Qu actividades ha previsto el equipo para garantizar
estandarizacin y la mejora del proyecto implementado?
la
sostenibilidad,
la
Las actividades previstas para lograr la sostenibilidad son:
Elaboracin de un programa de implementacin del proyecto para los aos 2,012 y

2,013, el mismo que considera en una primera etapa, implementar los Registros Civiles
en Lnea en 179 OREC provinciales a nivel nacional. Esto permitir lograr una cobertura
del 77% de nuevas inscripciones de actas registrales a nivel nacional.
Inclusin del presente proyecto en el Cuadro de Necesidades Institucional 2,012 y 2,013.
A fin de garantizar la sostenibilidad, se incluy en el Cuadro de Necesidades Institucional

2,012 y 2,013, todos los requerimientos anuales para el desarrollo de actividades del
proyecto Registros Civiles en OREC de Municipalidades, segn el siguiente detalle:
o Personal.
o Adquisicin de materiales y servicios.
o Adaptacin del aplicativo Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas para
su implementacin en las OREC.
o Capacitaciones especializadas al equipo.
Luego de culminar con las OREC provinciales, la segunda etapa es implementar los
registros en lnea en las 1,572 OREC Distritales que representan el 20% de nuevas
inscripciones de actas registrales, a fin de lograr su integracin total. Para esta segunda
etapa se est diseando una operativa multiplicadora donde las Jefaturas Regionales de
RENIEC a nivel nacional que ahora cuentan con las competencias necesarias, se

53
encargarn de continuar con estas implementaciones, monitoreado por el equipo tcnico

y especializado.
El proyecto de Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades est compuesto

por 02 procesos: Implementacin y Registro y Procesamiento. El proceso de
implementacin termina con las etapas 1 y 2, pero el proceso de Registro y
Procesamiento estar funcionando durante varios aos, toda vez que es una actividad
ahora optimizada, de mucha importancia para los pases, a fin de garantizar la
identificacin plena de su poblacin.
Para estandarizar lo procesos y mejora de la operativa se han formulado y aprobado la

GP-347-GPRC/SGIRC/004 (Integracin de los Registros Civiles) y el manual del Usuario
del Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM).
(3) Qu metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeo futuro y

asegurar la continuidad de la mejora?
Las metas e indicadores del presente proyecto, se encuentran establecidos en el Plan
Operativo Institucional (POI) correspondientes a los aos 2012 y 2013, que son evaluadas de
forma trimestral.
La meta al 2013 es implementar los registros en lnea en 179 OREC provinciales. Con este
resultado todas, los registros civiles de todas las provinciales a nivel nacional estarn
integradas. A marzo del 2013 se han implementado los registros en lnea en 103 OREC.
A partir del 2014 empezara la segunda etapa del proyecto implementando los registros en
lnea en 1,572 OREC Distritales, al trmino de esta etapa se estara integrando el total de
OREC Provinciales y Distritales en combinaciones con estrategias adicionales de integracin
de los registros civiles. En el anexo 7 se detalla los avances y proyecciones realizadas
Asimismo, se han establecido los siguientes indicadores para evaluar el desempeo del
proyecto segn el siguiente detalle:
Reducir la cantidad de consultas formuladas por el personal de cada OREC en la etapa de
monitoreo y seguimiento hasta un 15% (anual), los mismos que son realizados a travs de
los diferentes medios (chat, correo electrnico, telfono). A travs del reforzamiento post
implementacin y monitoreo continuo se reducen las dudas y consultas.
Cuadro N8: Evolucin de Consultas efectuadas por las OREC

54
Reducir la cantidad de actas observadas producto de la curva de aprendizaje en las OREC.

Se estn realizando videoconferencias, llamadas telefnicas, envo de correos y documentos
para mejorar el funcionamiento operativo.
Cuadro N9: Evolucin de Actas Observadas de OREC
Debido a la optimizacin de recursos Institucionales y beneficios para la sociedad Peruana,

Registros Civiles en OREC de Municipalidades cuenta con la aprobacin de la alta direccin
de RENIEC para seguir incrementando su cobertura a nivel nacional, beneficiando de esta
manera al ciudadano; asimismo, su implementacin se alinea a las polticas del Gobierno
Electrnico.
La prospectiva es que todo el MACRO PROCESO DE REGISTROS CIVILES se realice
DIGITALMENTE
FLUJO DE PROCESO DE DIVORCIOS Y ACTAS DE CELEBRACIN ELECTRNICAS
(INTEGRACIN CON DEMS ENTIDADES DEL ESTADO)
El proceso de Registros Civiles en OREC de Municipalidades estar amplindose hacia

nuestros grupos de inters, para tener todo el macro proceso electrnico integrado. Se han
realizado las coordinaciones respectivas con las Notaras, Municipalidades, Hospitales y
Clnicas para que los sustentos que estas Entidades tambin estn conectados a la Base de
Datos, como son las escrituras publica, actas de celebracin de matrimonio, resolucin de
divorcio convencional municipal y certificados de nacido vivo.

55
ANEXO N 1
Diagrama de Causa Efecto: Registros Civiles con procesos costosos y lentos e informacin
inconsistente sobre la identidad de los peruanos
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil | www.reniec.gob.pe
56
56
ANEXO N 2
Diagrama de Pareto: Distribucin de Registros de Nuevas Inscripciones de Hechos Vitales
1,000,000
800,000
600,000
32%
179 OREC
PROV.
310,000
310,000
400,000
45%
200,000
70 OR
RENIEC
450,000
PROV.DIST
23%
1,589 OREC
DIST.
230,000
El tener integrado Lima y todas las 179 OREC Provinciales a nivel nacional representan el 77%
de las nuevas inscripciones de hechos vitales, el otro 23% se encuentra con las 1,589 OREC
Distritales
57
ANEXO N 3
Programa de Implementacin ao 2,012
IT
NRO DE
GRUPO
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
24
29
24
30
24
31
24
32
24
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
10
72
10
73
10
74
10
75
10
76
10
FECHA DE INICO DE FECHA DE FIN DE

IMPLEMENTACION IMPLEMENTACION
05/08/2012
05/08/2012
05/08/2012
05/08/2012
10/08/2012
10/08/2012
10/08/2012
21/08/2012
21/08/2012
21/08/2012
21/08/2012
21/08/2012
21/08/2012
04/09/2012
04/09/2012
04/09/2012
04/09/2012
04/09/2012
04/09/2012
04/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
11/09/2012
18/09/2012
18/09/2012
18/09/2012
18/09/2012
18/09/2012
02/10/2012
02/10/2012
02/10/2012
02/10/2012
02/10/2012
02/10/2012
02/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
16/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
23/10/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
06/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
13/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
09/08/2012
09/08/2012
09/08/2012
09/08/2012
14/08/2012
14/08/2012
14/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
08/09/2012
08/09/2012
08/09/2012
08/09/2012
08/09/2012
08/09/2012
08/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
15/09/2012
22/09/2012
22/09/2012
22/09/2012
22/09/2012
22/09/2012
06/10/2012
06/10/2012
06/10/2012
06/10/2012
06/10/2012
06/10/2012
06/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
20/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
27/10/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
10/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
17/11/2012
24/11/2012
24/11/2012
24/11/2012
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MES IMPLEM
SECUENCIA
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sep-2012
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nov-2012
nov-2012
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nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
nov-2012
AMAZONAS
DEP
BAGUA
PROV
LA PECA
DIST
AMAZONAS
BONGARA
JUMBILLA
AMAZONAS
CHACHAPOYAS
CHACHAPOYAS
AMAZONAS
CONDORCANQUI
NIEVA
AMAZONAS
LUYA
LAMUD
AMAZONAS
RODRIGUEZ DE MENDOZA
SAN NICOLAS
AMAZONAS
UTCUBAMBA
BAGUA GRANDE
LIMA
BARRANCA
BARRANCA
LIMA
CAJATAMBO
CAJATAMBO
LIMA
CANTA
CANTA
LIMA
HUAROCHIRI
MATUCANA
LIMA
OYON
OYON
LIMA
YAUYOS
YAUYOS
HUANUCO
AMBO
AMBO
HUANUCO
DOS DE MAYO
LA UNION
HUANUCO
HUAMALIES
LLATA
HUANUCO
HUANUCO
HUANUCO
HUANUCO
LAURICOCHA
JESUS
HUANUCO
PACHITEA
PANAO
HUANUCO
YAROWILCA
CHAVINILLO
HUANUCO
PUERTO INCA
PUERTO INCA
HUANUCO
HUACAYBAMBA
HUACAYBAMBA
HUANUCO
LEONCIO PRADO
RUPA-RUPA
HUANUCO
MARAON
HUACRACHUCO
PASCO
DANIEL ALCIDES CARRION
YANAHUANCA
PASCO
OXAPAMPA
OXAPAMPA
PASCO
PASCO
CHAUPIMARCA
ICA
CHINCHA
CHINCHA ALTA
ICA
ICA
ICA
ICA
NAZCA
NAZCA
ICA
PALPA
PALPA
ICA
PISCO
PISCO
TACNA
JORGE BASADRE
LOCUMBA
TACNA
TACNA
TACNA
TACNA
TARATA
TARATA
TACNA
CANDARAVE
CANDARAVE
MOQUEGUA
GENERAL SANCHEZ CERRO
OMATE
MOQUEGUA
ILO
ILO
MOQUEGUA
MARISCAL NIETO
MOQUEGUA
CAJAMARCA
CAJABAMBA
CAJABAMBA
CAJAMARCA
CAJAMARCA
CAJAMARCA
CAJAMARCA
CONTUMAZA
CONTUMAZA
CAJAMARCA
SAN MARCOS
PEDRO GALVEZ
CAJAMARCA
SAN MIGUEL
SAN MIGUEL
CAJAMARCA
SAN PABLO
SAN PABLO
CAJAMARCA
SANTA CRUZ
SANTA CRUZ
CAJAMARCA
CELENDIN
CELENDIN
CAJAMARCA
HUALGAYOC
BAMBAMARCA
CAJAMARCA
CHOTA
CHOTA
CAJAMARCA
CUTERVO
CUTERVO
CAJAMARCA
JAEN
JAEN
CAJAMARCA
SAN IGNACIO
SAN IGNACIO
LAMBAYEQUE
FERREAFE
FERREAFE
LAMBAYEQUE
LAMBAYEQUE
LAMBAYEQUE
PUNO
CHUCUITO
JULI
PUNO
EL COLLAO
ILAVE
PUNO
HUANCANE
HUANCANE
PUNO
LAMPA
LAMPA
PUNO
MOHO
MOHO
PUNO
PUNO
PUNO
PUNO
SAN ROMAN
JULIACA
PUNO
YUNGUYO
YUNGUYO
10
PUNO
AZANGARO
AZANGARO
10
PUNO
CARABAYA
MACUSANI
10
PUNO
MELGAR
AYAVIRI
10
PUNO
SAN ANTONIO DE PUTINA
PUTINA
10
PUNO
SANDIA
SANDIA
10
MADRE DE DIOS MANU
MANU
10
MADRE DE DIOS TAHUAMANU
IAPARI
10
MADRE DE DIOS TAMBOPATA
TAMBOPATA
11
PIURA
AYABACA
AYABACA
11
PIURA
HUANCABAMBA
HUANCABAMBA
11
PIURA
MORROPON
MORROPON
11
PIURA
PAITA
PAITA
11
PIURA
SECHURA
SECHURA
11
PIURA
TALARA
PARIAS
58
ANEXO N 3
Programa de Implementacin ao 2,013
77
NRO DE
GRUPO
10
78
10
79
11
80
11
81
11
82
11
83
11
84
11
85
11
86
11
87
12
88
12
89
12
90
12
91
12
92
12
93
12
94
12
95
13
96
13
97
13
98
13
99
13
100
13
101
13
102
13
103
14
104
14
105
14
106
14
107
14
108
14
109
14
110
14
111
15
112
15
113
15
114
15
115
15
116
15
117
15
118
15
119
16
120
16
121
16
122
16
123
16
124
16
125
16
126
17
127
17
128
17
129
17
130
17
131
17
132
17
133
17
134
18
135
18
136
18
137
18
138
18
139
18
140
18
141
19
142
19
143
19
144
19
145
19
146
19
147
19
148
19
149
20
150
20
151
20
152
20
153
20
154
20
155
20
156
20
157
21
158
21
159
21
160
21
161
21
162
21
163
21
164
21
165
22
166
22
167
23
168
23
169
23
170
23
171
22
172
22
173
22
174
22
175
22
176
22
IT
FECHA DE INICO DE
FECHA DE FIN DE
IMPLEMENTACION IMPLEMENTACION
05/02/2013
05/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
12/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
19/02/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
05/03/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
08/04/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
02/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
23/05/2013
21/06/2013
21/06/2013
21/06/2013
21/06/2013
21/06/2013
21/06/2013
21/06/2013
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25/07/2013
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25/07/2013
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25/07/2013
25/07/2013
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18/08/2013
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21/09/2013
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15/10/2013
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18/11/2013
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25/11/2013
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25/11/2013
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23/02/2013
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06/05/2013
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25/06/2013
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22/11/2013
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29/11/2013
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29/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
29/11/2013
MES IMPLEM
SECUENCIA
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
feb-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
mar-2013
abr-2013
abr-2013
abr-2013
abr-2013
abr-2013
abr-2013
abr-2013
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may-2013
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may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
may-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jun-2013
jul-2013
jul-2013
jul-2013
jul-2013
jul-2013
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oct-2013
oct-2013
oct-2013
oct-2013
oct-2013
oct-2013
oct-2013
oct-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
nov-2013
11
TUMBES
DEP
CONTRALMIRANTE VILLAR
PROV
ZORRITOS
DIST
11
TUMBES
ZARUMILLA
ZARUMILLA
12
APURIMAC
ABANCAY
ABANCAY
12
APURIMAC
ANDAHUAYLAS
ANDAHUAYLAS
12
APURIMAC
ANTABAMBA
ANTABAMBA
12
APURIMAC
AYMARAES
CHALHUANCA
12
APURIMAC
CHINCHEROS
CHINCHEROS
12
APURIMAC
COTABAMBAS
TAMBOBAMBA
12
APURIMAC
GRAU
CHUQUIBAMBILLA
13
JUNIN
HUANCAYO
HUANCAYO
13
JUNIN
CHANCHAMAYO
CHANCHAMAYO
13
JUNIN
CHUPACA
CHUPACA
13
JUNIN
CONCEPCION
CONCEPCION
13
JUNIN
JAUJA
JAUJA
13
JUNIN
JUNIN
JUNIN
13
JUNIN
SATIPO
SATIPO
13
JUNIN
TARMA
TARMA
13
JUNIN
YAULI
LA OROYA
14
AREQUIPA
LA UNION
COTAHUASI
14
AREQUIPA
AREQUIPA
AREQUIPA
14
AREQUIPA
CAMANA
CAMANA
14
AREQUIPA
CARAVELI
CARAVELI
14
AREQUIPA
CASTILLA
APLAO
14
AREQUIPA
CAYLLOMA
CHIVAY
14
AREQUIPA
CONDESUYOS
CHUQUIBAMBA
14
AREQUIPA
ISLAY
MOLLENDO
15
CUSCO
ACOMAYO
ACOMAYO
15
CUSCO
CANAS
YANAOCA
15
CUSCO
PARURO
PARURO
15
CUSCO
PAUCARTAMBO
PAUCARTAMBO
15
CUSCO
QUISPICANCHI
URCOS
15
CUSCO
ANTA
ANTA
15
CUSCO
CALCA
CALCA
15
CUSCO
URUBAMBA
URUBAMBA
16
CUSCO
CANCHIS
SI CUANI
16
CUSCO
CHUMBIVILCAS
SANTO TOMAS
16
CUSCO
ESPINAR
ESPINAR
16
CUSCO
LA CONVENCION
SANTA ANA
16
AYACUCHO
LUCANAS
PUQUIO
16
AYACUCHO
PARINACOCHAS
CORACORA
16
AYACUCHO
PAUCAR DEL SARA SARA
PAUSA
16
AYACUCHO
SUCRE
QUEROBAMBA
17
AYACUCHO
CANGALLO
CANGALLO
17
AYACUCHO
HUAMANGA
AYACUCHO
17
AYACUCHO
HUANCA SANCOS
SANCOS
17
AYACUCHO
VICTOR FAJARDO
HUANCAPI
17
AYACUCHO
HUANTA
HUANTA
17
AYACUCHO
LA MAR
SAN MIGUEL
17
AYACUCHO
VILCAS HUAMAN
VILCAS HUAMAN
18
LA LIBERTAD
SANTIAGO DE CHUCO
SANTIAGO DE CHUCO
18
LA LIBERTAD
ASCOPE
ASCOPE
18
LA LIBERTAD
CHEPEN
CHEPEN
18
LA LIBERTAD
GRAN CHIMU
CASCAS
18
LA LIBERTAD
JULCAN
JULCAN
18
LA LIBERTAD
OTUZCO
OTUZCO
18
LA LIBERTAD
PACASMAYO
SAN PEDRO DE LLOC
18
LA LIBERTAD
VIRU
VIRU
19
ANCASH
BOLOGNESI
CHIQUIAN
19
ANCASH
HUARMEY
HUARMEY
19
ANCASH
OCROS
OCROS
19
ANCASH
RECUAY
19
LA LIBERTAD
BOLIVAR
RECUAY
BOLIVAR
19
LA LIBERTAD
PATAZ
19
LA LIBERTAD
SANCHEZ CARRION
HUAMACHUCO
20
ANCASH
AIJA
AIJA
20
ANCASH
ANTONIO RAIMONDI
LLAMELLIN
20
ANCASH
ASUNCION
CHACAS
20
ANCASH
CARHUAZ
CARHUAZ
20
ANCASH
CASMA
CASMA
20
ANCASH
HUARAZ
HUARAZ
20
ANCASH
HUARI
HUARI
20
ANCASH
YUNGAY
YUNGAY
21
ANCASH
CARLOS FERMIN FI TZCARRALD
SAN LUIS
21
ANCASH
CORONGO
CORONGO
21
ANCASH
HUAYLAS
CARAZ
21
ANCASH
MARISCAL LUZURIAGA
PISCOBAMBA
21
ANCASH
PALLASCA
CABANA
21
ANCASH
POMABAMBA
POMABAMBA
21
ANCASH
SANTA
CHIMBOTE
21
ANCASH
SI HUAS
SI HUAS
22
SAN MARTIN
EL DORADO
SHATOJA
22
SAN MARTIN
HUALLAGA
SAPOSOA
22
SAN MARTIN
MARISCAL CACERES
JUANJUI
22
SAN MARTIN
MOYOBAMBA
MOYOBAMBA
22
SAN MARTIN
PICOTA
PICOTA
22
SAN MARTIN
RIOJA
RIOJA
22
SAN MARTIN
LAMAS
LAMAS
22
SAN MARTIN
SAN MARTIN
TARAPOTO
23
SAN MARTIN
BELLAVISTA
BELLAVISTA
23
SAN MARTIN
TOCACHE
TOCACHE
24
UCAYALI
ATALAYA
RAIMONDI
24
UCAYALI
CORONEL PORTILLO
CALLERIA
24
UCAYALI
PADRE ABAD
PADRE ABAD
24
UCAYALI
PURUS
PURUS
25
LORETO
ALTO AMAZONAS
YURIMAGUAS
25
LORETO
DATEM DEL MARAON
BARRANCA
25
LORETO
LORETO
NAUTA
25
LORETO
MARISCAL RAMON CASTILLA
MARISCAL RAMON CASTILLA
25
LORETO
REQUENA
REQUENA
25
LORETO
UCAYALI
CONTAMANA
TAYABAMBA

ANEXO N 4
59

ANEXO N 5
Cronograma de Actividades del Proyecto: Registros Civiles en Lnea en OREC de
Municipalidades
60

ANEXO N 6
Cronograma de Actividades del Proyecto con Plazos y Recursos: Registros Civiles en
Lnea en OREC de Municipalidades
61
12
48
60
195
1,643
1,838
PR OV IN C IA L
D ISTR ITA L
TOTA L
TIPO OR EC
10
103
13
90
R EGISTR OS
C IV ILES EN
LIN EA EN OR EC
AVANCE AL MARZO 2013
TOTA L OR EC A
N IV EL
N A C ION A L
IN C OR POR A C ION R EV OC A TOR IA
173
67
106
T OT A L
68
55
13
192
13
179
R EGISTR OS
IN C OR POR A C ION R EV OC A TOR IA
C IV ILES EN
LIN EA EN OR EC
PROYECCIONES A DICIEMBRE 2013
266
71
195
T OT A L
1,572
1,572
P R OYEC C ION
2014 - 2018
ANEXO N 7
Avances y Proyecciones de Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades
62

Informe Reniec Registros Civiles en Linea Orec Municipalidades Rgpm2013

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Informe Reniec Registros Civiles en Linea Orec Municipalidades Rgpm2013

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POSTULACIN AL RECONOCIMIENTO A LA

25 DE ABRIL DEL 2013

Categora: Sector Pblico

Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades

Informacin General de la Organizacin...

Perfil del Proyecto ..

Glosario de trminos y abreviaciones......

Respuestas a los Criterios y Subcriterios....

Liderazgo y compromiso de la alta direccin

Identificacin y seleccin del proyecto de mejora..........

Mtodo de solucin de problemas y herramientas de la calidad........

Gestin del proyecto y trabajo en equipo..........

Anexo N 1 Diagrama de Causa Efecto

Categora: Sector Pblico

I. INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC)

Jr. Bolivia 109, Centro Cvico Lima

Jr. Cusco 653 Lima

Sede Registros Civiles

Av. Javier Prado Este 2388 San Borja

Jr. Ancash N 336-340/344 Lima

B. CATEGORA A LA QUE POSTULA

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

Categora: Sector Pblico

D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIN

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

Cordinaciones con la OREC

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

Categora: Sector Pblico

D2. Mercados a los que destina sus servicios

21 millones 370 mil

9 millones 800 mil

18 millones 755 mil

21 millones 370 mil

Ms de 2,100 convenios con

Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIN Y ALTERNO

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIN

Jorge Luis Yrivarren Lazo

Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Carlos Enrique Reyna Izaguirre

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

Categora: Sector Pblico

Registros Civiles en Lnea en OREC de Municipalidades

Gerencia de Procesos de Registros Civiles

Lder del Proyecto

Josu Daniel Pozo Dionicio

Coordinador del Proyecto

Jose Alfredo Leon Jara

Fernando Santos Uturunco

Gerencia de Operaciones Registrales

Milagros Teresa Aramayo

Gestin de la Calidad del RENIEC

Gerente de Calidad e Innovacin

Desarrollo del informe

Sub Gerente de Calidad

Desarrollo del informe

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

Categora: Sector Pblico

Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

Categora: Sector Pblico

III. TERMINOS DE ACEPTACIN