Sistemas de clasificacin

Existen distintos mtodos de clasificacin estandarizada (norma

AENOR) que nos permitir clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la
norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dndose una casustica
distinta.
Los distintos mtodos de clasificacin se debern adaptar a las
caractersticas del archivo, a la forma de trabajo o a la poltica de empresa.
Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de
las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una
gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque informacin
relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos
complejos de clasificar.

Sistema alfabtico
El sistema alfabtico permite clasificar usando la letra del alfabeto y el
orden que ocupa sta.
Para la utilizacin de este mtodo ser necesario determinar una
palabra principal u ordenatriz que ser la que defina el criterio de ordenacin,
por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

Pero existen excepciones que podran complicar la clasificacin, para

ello, se debern tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas
excepciones:

Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y ste es

el mismo en las dos, se usar el segundo apellido como elemento
clasificatorio. Es posible encontrar personas con ambos apellidos
idnticos, si se diera esa circunstancia, usaramos el nombre como
palabra ordenatriz. Si las dos personas tuviesen el mismo nombre y los
mismos apellidos, se deber usar una palabra ordenatriz distinta para su
clasificacin, como por ejemplo, la poblacin o la calle de residencia de
cada una de ellas.

Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo, Maria del Mar
Carrero Lpez-Serrano, se considerarn los apellidos por separado, es
decir, como si la persona tuviese tres apellidos en lugar de dos.

Tampoco se tendrn en cuenta a efectos de clasificacin las

partculas: de, la, el e y, como por ejemplo: Julin de Heras Fernndez.
A todos los efectos de clasificacin ser considerado como Julin Heras
Fernndez.

Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir

como palabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el
nombre completo de la empresa, seguidamente, se indicarn el resto de
los trminos separados mediante una coma, por ejemplo, RMG
Industrial, se clasificar como RMG, Industrial. Otro ejemplo de
clasificacin podra ser: El Corte Ingls, S.A. se clasificara como Corte
Ingles El, S.A.

Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona

geogrfica determinada, por ejemplo, Manuel Mantn, S.L. o Persianas
Arganda, S.A. se clasificar el documento por el nombre propio o por el
nombre de la zona geogrfica, es decir, Mantn Manuel, S.L. y Arganda
Persianas, S.A.

Existen nombres de empresas que empiezan por palabras

como: Sobrinos, Herederos,Hijos, Sociedad, Compaa, Almacn, etc., o
abreviaturas o partculas como de, el,Ca., S.A., etc. La norma es no
considerarlas a efectos de clasificacin.

Cuando el nombre de la empresa est formado por nombre propios, por

ejemplo:Garca Carrin, S.A. el criterio de clasificacin ser idntico que
el usado para personas.

Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su

clasificacin su denominacin general. Por ejemplo:

Las empresas con nombre abreviados, se clasificarn segn su nombre

completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente,
por ejemplo:

Cuando el nombre de una empresa comience por un artculo, ste no se

tendr en cuenta a efectos de clasificacin.

Sistema geogrfico
Este sistema se basa en la clasificacin de documento segn el lugar
por el que stos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de
clientes por la ciudad donde stos se encuentran ubicados.
La clasificacin podr disponerse en varios niveles: Pas -->Comunidad
Autnoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Direccin-->Personas.
Este sistema permite su utilizacin con el sistema anterior (alfabticogeogrfico), de tal forma que podemos clasificar un documento por su
procedencia geogrfica y su ttulo por el sistema alfabtico, as por ejemplo una
posible clasificacin para Espaa sera la siguiente:
Castilla Len -->vila-->El tiemblo -->Daz, Forjados, S.A.
Castilla la Mancha --> Madrid -->Arganda del Rey -->Alfaro Aluminios,
S.L.
Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentacin y
que esta sea susceptible de poderse clasificar por zonas geogrficas, este
sistema aportar dinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar
informacin, si a esto unimos la aportacin de la clasificacin alfabtica,
dispondremos de un sistema combinado fcil de usar. Pero este sistema tiene
como principal inconveniente que debemos recordar las distintas zonas
geogrficas, si stas representan una gran cantidad, deberemos disponer de
una base de datos auxiliar para su gestin.

Sistema de
materias/asuntos/sistemticos
Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos
asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan
relacin con el mismo asunto llevarn la misma clasificacin. Como es lgico,
podra haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo
que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar
por mtodos alfabticos, numricos, etc.
Un ejemplo de clasificacin para una empresa de viajes podra ser la
siguiente:
Viajes-->Canad

-->De negocios -->Daz Martn, Rafael

-->Fernndez Gmez, Gerardo

El asunto principal sera Viajes, a su vez ste podr tener distintos

subdivisiones: Canad, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificacin
tendremos a las personas ordenadas segn el criterio alfabtico.
Ahora pensemos en empresas como gestaras, este sistema resultara
muy cmodo a la hora de clasificar ya que podramos iniciar la clasificacin a
tenor de los asuntos que se manejen: comunidades, empresas, litigios,
Hacienda, etc. A su vez subclasificariamos las veces que fuese necesaria hasta
conseguir nuestro propsito.

Sistema numrico
Permite clasificar documentos asignando a stos un nmero correlativo
de n cifras, para ello, cada documento deber llevar una ficha informativa
donde se refleje el contenido del expediente. Podrn utilizarse colores, ndices
auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificacin.

Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad

de archivar de forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos nmeros. Como
inconveniente destacaremos que siempre se deber disponer y consultar un
ndice auxiliar que nos informe qu corresponde a cada nmero.

Sistema cronolgico
Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en funcin de
la fecha (emisin, expedicin), ubicando stos en orden cronolgico. Este
puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen
archivarse en carpetas por aos y de forma cronolgica. Como inconveniente,
este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localizacin.

Sistema decimal
Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos se le
asignar un nmero del 0 al 9.

Adems, cada uno de los grupos podr subdividirse en otros 10 ms,

representndose cada uno de ellos mediante un nmero de dos cifras; la
primera siempre nos indicar el grupo inicial al que pertenece.
A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podr subdividirse
en otro de tercer nivel, de esta manera, el nmero ahora contendr tres dgitos:
el primero identificar al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el
tercero ser un nmero comprendido entre 0 y 9.
De la misma manera se podran realizar tantas clasificaciones y
subclasificacaciones como sean necesarias.
Este sistema permite la clasificacin y el archivo de grandes cantidades
de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.
Veamos un ejemplo de clasificacin de una agencia de viajes:
GRUPO 1
1 Viajes Nacionales.
2 Viajes al Extranjero.
3 Viajes de Empresa.
El grupo 1 podra subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la
siguiente forma:
1 Costa.
2 Interior.
3 Montaa.
Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podramos clasificar en:
110. Norte.
111. Este.
112. Oeste
Es decir, el cdigo 110. Representara la documentacin relativa a:
Viajes Nacionales --> Costa --> Norte.
La ventaja principal de este sistema radica en que sta podr ser
ilimitada, por el contrario, debemos disponer de un archivo auxiliar con la
identificacin de texto asociada a cada valor numrico.