Repblica de Panam

Universidad del Istmo

Facultad de Sistemas
Trabajo Colectivo 1, sobre Tcnicas para la Recopilacin de Informacin
Materia: Anlisis y Diseo de Sistemas 2
Elaborado por: Ivn De Lisser (C.I.P. 2 718 2172)
Facilitador: Prof. Carlos Chvez
2015

ndice
Pgs.
1
2
3
4

Presentacin
ndice
Introduccin
Contenido
-

Entrevista

realizada

construccin
Conclusin

una

empresa

de

materiales

de
9

Introduccin
En una organizacin o empresa, el analista y diseo de sistemas es el proceso de estudiar su situacin
con la finalidad de observar cmo trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de
realizar estas tareas es el analista de sistemas para. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier
proyecto, se conoce un estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la situacin actual en la
empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de
diseo. Los administradores deciden qu estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios
finales que se familiarizan cada vez ms con el empleo de computadoras estn teniendo un papel muy
importante en el desarrollo de sistemas.
Todas las organizaciones son sistemas que actan recprocamente con su medio ambiente recibiendo
entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas ms
pequeos denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines especficos. Sin embargo, los
propsitos o metas se alcanzan slo cuando se mantienen el control.

Entrevista tipo diamante realizado al Sr. Gudperto brego

(Materiales y Ferretera brego)
1. De qu trata su empresa?
La empresa trata todo lo relacionado a materiales de construccin, ferretera y asesora para los
contratistas para un mejor uso de los productos al momento de realizar una obra.
2. A quin o a quienes va dirigida su empresa?
La empresa va dirigida a todo cliente. Ya sea para un cliente que solo va a insertar un clavo o alguien
con ms potencial para realizar edificaciones inmensas.
3. Cmo est organizada la empresa?
La empresa est organizada por m que soy el gerente y tengo a mi cargo siete empleados fijos (2
vendedores, 1 cajero, 3 despachadores y 1 encargado de mantenimiento de todo el local).
4. Cuenta usted con un sistema para llevar el control de su empresa?
S cuento, pero me est dando muchos problemas.
5. Qu tipos de problemas presenta y que piensa usted que debe tener el sistema para cumplir
sus propsitos?
Bueno, el principal problema el cual considero que es el causante del descuadre de los ingresos
financieros, es la falta de control del stock fsico con el del sistema.
Por ejemplo, si facturo 3 sacos de cemento y el sistema dice que tengo 10; fsicamente no existen, ya
que anteriormente se han facturado y el sistema no es capaz de restar el stock en el sistema para
llevar el control.
Por otro lado, deseo que el sistema lleve el control de las facturas realizadas y que los productos
tengan un cdigo numrico.
6. Interesante las soluciones que se pueden implementar. Pero Le gustara que sus clientes
tambin estn registrados en el sistema, que sus vendedores tengan cdigo numrico para
saber si llegan a las metas de ventas, que sus despachadores cuenten con un ordenador para
que al momento de entregar una mercanca, ellos le ordenen al sistema arrojar que productos
han sido entregados y que no?
Oh, s. Desde luego que me gustara. Porque ese es otro problema que he tenido.

Manualmente he tenido que cotejar las facturas para saber si los vendedores llegan a las metas de
ventas, por otro lado los despachadores no tienen respuestas contundentes cuando existen
diferencias de stock de mercanca; porque en efecto hay clientes que demoran para retirar su
mercanca y las mismas quedan pendientes de retiro. Desde luego me gustara que lo implementara.
7. Cuenta con ms de una sucursal?, Le gustara tener ms en un futuro?
Ahorita mismo no cuento con otra sucursal. Si me gustara tener, ya que los clientes necesitan
transportar su mercanca y la nica solucin que hemos tenido es que ellos alquilen camiones de
transporte de materiales.
Tenemos clientes que estn lejanos a nuestra empresa, por supuesto que en un futuro me gustara
tener una o varias sucursales.
8. Qu productos son los que se venden con ms frecuencia? Le gustara que el sistema
arrojara una lista de productos ms vendidos, para as estar pendiente cuando los mismos
estn bajsimos de stock?
S, desde luego que me gustara y tambin que arroje los productos menos vendidos, para buscar
alternativas.
Los productos ms vendidos son las carriolas, las hojas de zinc, las lminas de cielo raso de yeso, los
tornillos (techo, gypsum), alambre dulce, cemento, entre otros.
9. Tiene proveedores habituales?, Qu registros tiene de stos?, De qu manera tiene
el registro?
S desde luego que los tengo.
El registro lo llevo en Excel por Empresa, Direccin, Telfono, Correo, Productos ofrecidos y otras
cositas que no recuerdo
10. Le gustara que sus proveedores tengan un ID Number, para que dentro del sistema usted
pueda saber cules de los mismos tienen en trnsito su mercanca pedida con anterioridad?
De esta manera si no cuenta con ella fsicamente, usted puede amarrar la venta prometindole
al cliente con seguridad que da puede retirar.
No haba pensado en eso porque no tengo un amplio conocimiento de lo que se puede hacer con un
sistema, pero si usted puede hacer eso, s me gustara.
Los clientes son los que sustentan mi empresa, por lo que muchas veces se ha perdido ventas a
causa de que no tenemos respuesta de los proveedores.

11. Los vendedores usan el sistema al igual que usted? De ser negativa su respuesta Le
gustara que ellos manejaran el sistema, al igual que los despachadores?
La nica persona que usa el sistema soy yo, pero considero que las alternativas me motivan a que los
vendedores tengan acceso, pero controlado al igual que los despachadores. No s si me explico?
12. Le entiendo perfectamente, ya que el informe financiero de la empresa lo debe manejar usted y
eso se hace a travs de permisos, es por ello que implementara un cdigo numrico a
ustedes.
A propsito Cmo maneja el informe financiero de su empresa?
Wao. Que interesante su propuesta.
El informe financiero lo maneja un contador autorizado todos los meses. Desde luego yo estoy
presente en la revisin del mismo.
Sistemticamente l lo lleva bajo mi supervisin.
13. Le gustara tener algn tipo de estadsticas? (como por ejemplo: gastos mensuales, ventas
mensuales, etc.)
S me gusta esa idea. As puedo ver el movimiento mensual de la empresa en cuanto a esto.
14. Cuenta usted con materiales de muestra para los clientes?
Por lo general cuando mostramos materiales a los clientes, se les lleva a la bodega donde se entrega
la mercanca. S que es peligroso porque hay materiales que pueden atentar contra la vida de ellos,
por ejemplo si se cae una carriola de los brazos que lo sostiene Ni Dios lo permita!
15. Le gustara que el sistema contara con bodegas fsicas/virtuales? Por ejemplo habilita
fsicamente en su empresa productos de muestra que no sean para vender (solo para mostrar)
y se le pondra en el sistema como MA (Muestras Almacn) y otro para la bodega, por ejemplo
BM (Bodega de materiales)
Me parece excelente la idea, as nos ahorramos tener que llevar al cliente a la bodega y evitamos que
peligren sus vidas.
16. Cmo tiene identificado los productos?
Fsicamente los tengo por familia, pero en el sistema no.
Los tengo organizado por nombre. Tambin algunos por tamaos y calibre como el zinc y la carriola.
Pero usted me propuso los cdigos numricos no?
17. Si anteriormente se lo propuse, pero Qu le parece si implementamos el ordenamiento de los
mismos por familias? Ejemplo: usted vende carriolas con varias medidas y varios calibres.

Ordenamos en el sistema la familia de las carriolas con todas sus medidas para que usted
pueda encontrar rpidamente lo que necesita el cliente.
S, sera lo mejor, porque vuelvo y le repito, en el sistema que uso actualmente solo estn por el
nombre ms no en familias, esta todo desordenado, pero fsicamente gracias a Dios que nos
desenvolvemos bien.
18. Cmo es el cobro a los clientes?, Hay diferencia de precio entre clientes habituales y no
habituales?
El cobro a los clientes es contado y abonos sin retiro.
S existe diferencias en el precio, los clientes habituales tienen el 18% de descuento en zinc y carriola
y un 10% en las dems mercanca, pero depende de la cantidad que compren.
19. Le gustara que el sistema cuente con la funcin de precios, descuentos? Para ello la cajera
debe tener su ordenador.
Es beneficioso para la empresa. Estoy dispuesto a aceptar su propuesta. Todo va con el control de lo
que ofrezco a mis clientes. Ellos ganan, nosotros tambin.
20. Algo ms que quiera aportar y no hayamos tratado?
No, por el momento no. Creo que hay soluciones para lo que pido.
Ah se me olvidaba, quiero tener tambin a los clientes registrados en una base de datos juntamente
con el sistema.

Conclusin
Muchas organizaciones o empresas, se encuentra entre la espada y la pared al no contar con un sistema
totalmente confiable.
La entrevista es una herramienta muy til para una futura realizacin de un sistema que cumpla con las
expectativas de los que estn al frente de las organizaciones.
La entrevista realizada al Sr. Gudperto, es de beneficio, ya que se podr implementar un sistema nuevo
con soluciones incluidas para un mejor control de la empresa de materiales.