MANUAL DE COBRANZA

CAPITULO I
EL COBRO DE CARTERA
El resultado esperado de la gestin de cobro es lograr con el asociado
acuerdos de pago que le permitan atender la deuda racionalmente sin
acudir a la instancia de cobro por la va judicial, pudindose plantear la
reestructuracin, para lo cual el asociado deber cumplir con los
requisitos exigidos para el otorgamiento del crdito, y de ser posible,
procurar que el asociado mejore significativamente las garantas
acordadas inicialmente.
En caso de que el asociado entre en mora en el pago de sus obligaciones
con la
Cooperativa, el rea de Cartera proceder a realizar las gestiones de
cobro necesarias para lograr la pronta normalizacin del crdito, antes
de recurrir a la instancia de cobro jurdico.
1. POLITICAS DE COBRO DE CARTERA
1.1. ETAPAS DE COBRO REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS REGLAMENTO DE CRDITO
Para minimizar el riesgo, evitar el posible deterioro en el flujo de pagos
de una obligacin y garantizar la cobranza de forma oportuna, se han
definido los siguientes tipos de cobro:
1.1.1. COBRO ADMINISTRATIVO
Lo realiza el rea de cartera, y est definido como la etapa entre 1 y 15
das de
Mora y en la cual
se hace una labor comercial y de recordacin al
deudor y de
Motivacin al pago puntual.
Esta labor se realizar va telefnica, informndole que su obligacin
presenta un
Atraso que puede en el futuro representarle inconvenientes.
Entre 16 y 60 das ya se manifiesta un incumplimiento real de la
obligacin, el atraso est consolidado y es menester lograr que el
deudor se ponga al da, para ello se hace un llamado ms enrgico y se
le informa a sus codeudores la importancia del pago oportuno de la
obligacin y el efecto que puede tener sobre su historial en las centrales
de riesgo, el incumplimiento del deudor principal. Siempre se procura
establecer acuerdos de pago con las partes afectadas, ofreciendo
diferentes alternativas que faciliten su normalizacin.

1.1.2. COBRO PREJURDICO

Es la etapa en la cual la obligacin tiene entre 61 y 180 das de mora,
ha empezado a envejecer la cartera, constituye una alerta respecto a las
dificultades econmicas del cliente. Se les indica al deudor y codeudores
solidarios las implicaciones de ndole legal que su incumplimiento
conlleva y el costo econmico que le genera. Este cobro es
responsabilidad del rea de cartera y/o del asesor contratado para tal
fin, y est definida como la etapa en la cual el cliente ha desatendido los
llamados e invitaciones a colocarse al da o realizar un arreglo
beneficioso para ambas partes, hechos durante las etapas previas.
1.1.3. COBRO JURDICO
Es el cobro realizado a los crditos con mora mayor a 180 das y con los
cuales no ha sido posible llegar a un arreglo.
Para los casos que lo ameriten se deber remitir al Abogado los
siguientes documentos:
- El (los) pagar(s) original(es) correctamente diligenciado(s). No deben
presentarse con borrones, tachones o enmendaduras.
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO
- Poder firmado por el representante legal de la Cooperativa.
- El documento que contenga la garanta, es decir, la copia que presta
mrito ejecutivo de la hipoteca u original del contrato de prenda.
- Informacin personal y laboral de los deudores y codeudores.
1.2. CRITERIOS PARA TRASLADAR DE UNA ETAPA DE COBRO A
OTRA
1.2.1. CRITERIOS REGULARES
Se definen como las condiciones normales en las cuales un crdito
puede pasar de una etapa de cobro a otra. Estos criterios sern:
Nmero de das en mora, saldos de capital o por regla de arrastre.
1.2.2. CRITERIOS IRREGULARES
Se definen como las condiciones extraordinarias en las cuales un crdito
puede pasar de una etapa de cobro a otra sin seguir el orden definido.
Estos criterios sern:
1.2.2.1. DE ADMINISTRATIVO A PREJURDICO
Por fraude.
Por reiterados incumplimientos en los acuerdos de pago
Por incumplimiento en crdito alterno.
1.2.2.2. DE ADMINISTRATIVO A JURDICO
Por notificacin de demanda, concurso de acreedores, reestructuracin
de la empresa o declaracin en quiebra.
Por peticin del codeudor, cuando el deudor se ha declarado en
insolvencia.
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO

CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS PARA COBRO JUDICIAL
1. TRASLADO A COBRO JUDICIAL
El traslado de la obligacin para cobro jurdico se har a travs del rea
jurdica, quien remitir la siguiente documentacin al abogado
designado:
- Carta en original y copia donde se solicite el inicio del cobro judicial de
las obligaciones vencidas, la primera copia con destino al abogado
externo, la segunda copia firmada por el abogado en seal de recibo y
se archivar en la carpeta del deudor.
- Titulo valor que acredite la deuda, en el cual conste el saldo de la
obligacin.
- Soporte de las garantas vigentes
- Informacin comercial de los deudores y codeudores, bienes que
posean y empresas donde trabajen.
- Cuando alguno de los deudores sea una persona jurdica, acompaar
con el certificado que acredite su existencia y representacin legal.
2. SUSPENSIN DEL PROCESO EJECUTIVO
Corresponde a la gerencia solicitar por escrito al abogado la suspensin
del proceso ejecutivo de acuerdo a las siguientes reglas:
1. Si el deudor paga un mnimo del 25% de la obligacin total, ms los
intereses, costas judiciales y honorarios del abogado.
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO
2. Si ofrece pagar el saldo restante en un trmino de 180 das y la
garanta que ofrece es suficiente.
3. Se requiere concepto favorable y por escrito del abogado encargado
del cobro.
4. Cuando el valor de las obligaciones sea superior a las atribuciones de
la gerencia, la suspensin del cobro solo podr ser autorizada por el
organismo que aprob el crdito, con el cumplimiento de los anteriores
requisitos.
5. En cada caso, y de acuerdo a la garanta dada por el deudor, se
autorizar o no el levantamiento de las medidas cautelares que se
hubieren practicado.
3. ORDEN DE NO IMPULSAR EL PROCESO
Cuando el valor de los gastos judiciales de determinada obligacin sea
excesivo, entendindose por esto cuando el total de los mismos supere
el 25% del valor de capital e intereses y las medidas cautelares
decretadas resultaren infructuosas, la
Gerencia en coordinacin con el abogado, estudiarn la posibilidad de
desactivar el proceso, teniendo especial cuidado de que no se decrete el
levantamiento de las medidas de embargo y secuestro y el archivo del
expediente.
4. ABONOS A LAS OBLIGACIONES EN COBRO JURDICO

Cuando el asociado cuya obligacin se encuentre en cobro jurdico,

haga un abono a la obligacin, previo concepto del abogado, la suma se
abonar en primera medida a las costas judiciales, cuentas de orden,
intereses corrientes, y por ltimo al capital del crdito.
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO
Copia del recibo de pago deber remitirse al flder del asociado, y al
abogado encargado indicndose la aplicacin del abono y el nuevo saldo
de la obligacin.
5. DACIN EN PAGO Y ADJUDICACIONES EN REMATE
En los casos de abono o cancelacin de la obligacin mediante Dacin
en pago o adjudicacin en remate, se requiere:
1. Autorizacin previa del Comit evaluador de cartera.
2. Avalo de los bienes, efectuado por una firma reconocida.
3. Detallado de la aplicacin de las sumas recaudadas.
Las sumas que se reciban para obligaciones que estn en cobro judicial
se aplicarn en el siguiente orden, tan pronto sean realmente
disponibles:
- Cancelacin de costas judiciales causadas hasta el momento
- Honorarios que correspondan al abogado contratado de acuerdo a los
honorarios fijados por el juzgado o al valor liquidado sobre el saldo
insoluto del capital, de acuerdo con la tarifa acordada por la
Cooperativa.
- El saldo restante se abonar al capital adeudado por el asociado.
Cuando el asociado oportunamente manifieste que no puede efectuar
en las fechas convenidas los pagos pactados a su obligacin u
obligaciones, y siendo los motivos razonables, se podrn aceptar
solicitudes de prrroga hasta por el 50% del tiempo pactado
inicialmente. La tasa de inters ser la misma acordada en el crdito
inicial y si se considera necesario se plantear una mejora en la
garanta.
CAPITULO III
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO
DOCUMENTACION Y CONTRATOS CON ABOGADOS
1. MANEJO DE LA DOCUMENTACIN
Al entregar la obligacin al abogado para su cobro por la va judicial, se
abrir
una carpeta por cada asociado, en la cual se archivaran las copias y
fotocopias de los documentos entregados al abogado segn el caso, la
copia de la carta de recibo firmada por el abogado, y en general toda la
correspondencia que se origina en relacin con el respectivo cobro
jurdico.

Los abogados ejecutores que son los encargados de adelantar el cobro

por la va judicial, sern designados por el Gerente de la Cooperativa
conforme a los lineamientos establecidos por el Consejo de
Administracin.
2. CONTRATO CON ABOGADOS EXTERNOS
Una vez se haya seleccionado por parte de la Gerencia al abogado
externo con quien se adelantara la gestin del cobro judicial, se
proceder a suscribir con el mismo el contrato de prestacin de servicios
profesionales.
El rea jurdica y los abogados externos coordinaran su labor procurando
una investigacin de los bienes y dems informacin que facilite la
gestin de cobro, cumpliendo oportunamente con los deberes derivados
del contrato, y en especial los siguientes:
2.1. Recibida la obligacin por el abogado, con los documentos
requeridos para tal, deber presentar la demanda dentro de los diez
(10) das siguientes.
2.2. Informar
inmediatamente a COOPERATIVA sobre cualquier
incidencia, acontecimiento o situacin que pueda afectar los derechos
de esta y que escape al normal desenvolvimiento del proceso.
REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS - REGLAMENTO DE CRDITO
2.3. Rendir mensualmente al rea jurdica un informe sobre las
actuaciones judiciales que efectu y el estado en que se encuentran las
obligaciones que se le han encomendado.
2.4. En los procesos en que se hayan designado auxiliares de la justicia
solicitar a estos, con una periodicidad de tres (3) meses, el informe de la
gestin realizada.
2.5. No sustituir los poderes que la Cooperativa le otorgue, sin previa
autorizacin escrita de la misma. Esta estipulacin es de obligatorio
cumplimiento a pesar de que en cada poder se le confieren facultades
para sustituir, pues esta se otorga nica y exclusivamente para obviar la
necesidad de otorgar nuevos poderes. Se aceptara sustitucin temporal
para atencin de diligencias.
2.6. El abogado podr recibir abonos para las obligaciones que se le han
entregado, cuando estos pagos se efecten en horarios diferentes al
calendario laboral de la Cooperativa, sin embargo, deber reintegrar
estos valores dentro de las 48 horas siguientes a la Tesorera de la
Cooperativa.
3. GASTOS JUDICIALES
De cada pago que se haga por cualquier concepto calificado como
gastos de proceso, se har el respectivo cargo a la cuenta de Deudores
Varios
a
nombre
REGLAMENTOS
ADMINISTRATIVOS
REGLAMENTO DE CRDITO del asociado deudor. Cada vez que se
liquide una obligacin que se encuentre en cobro judicial, se debern
incluir los cargos que tenga el demandado en la cuenta de Deudores
Varios

PROCEDIMIENTO GESTIN DE COBRANZA

(TELECOBRO)

1. Inicio
de
sesin,
a
travs
http://canapro1.adminfo/index.php,
aplicativo Adminfo (Entrar a Adminfo).

de
se

2. Se debe digitar el usuario y la clave asignada.

3. Se selecciona perfil ( Gestor Interno).

la
URL
ingresa al

4. Se hace clic en Hacer Gestin.

5. Se selecciona la tarea asignada al usuario por medio del

hipervnculo que registra en el tem consecutivo.

6. Inicialmente se listan las obligaciones que hayan vencido,

estas deben ser gestionadas con prioridad.
7. ( No se podr gestionar otras obligaciones hasta que no se
hayan evacuado)
8. A travs del Hipervnculo Cons. Se selecciona el asociado a
gestionar.

9. Posteriormente se hace clic en gestionar cliente.

10.
Se verifica la informacin de Nombre Cliente,
Cdula, Altura de Mora, Estado, Valor Cuota, Saldo a
Capital, Deuda Inicial, Tipo de Gestin a desarrollar,
Fecha ltimo pago, Asignacin de abogado, forma de
pago.

11. Verificacin forma de pago Caja / Nmina

12. El asesor identifica si la forma de pago es Nmina y el

estado de la obligacin.
13. Si es por Nmina y est pendiente de aplicar no lo
gestiona, y queda a la espera de la aplicacin, se consulta
en Aqueron en devoluciones si registra valor, se escala con
Auxiliar Cartera para aplicacin
14. Al confirmar que la forma de pago es caja se procede a
verificar las gestiones anteriores en Adminfo con el fin de
confirmar si se ha generado algn compromiso y se ha
incumplido o no se ha logrado contactar el asociado.

15. Se verifica en Adminfo telfonos de contacto Celular,

Residencia, Oficina, Codeudores
16. El gestor genera la marcacin con el fin de generar
contacto con asociado

17. Se deja mensaje, y se procede a contactarse con

Codeudor
18. Si definitivamente no hay contacto con deudor y
codeudores y no hay datos de contacto, telfonos ni
direccin,
despus de agotar todos los recursos de
informacin, se procede con la ilocalizacin
19. Realizar consulta Cifin y Base de Datos, si no se obtiene
nueva informacin de contacto se procede con la
ilocalizacin.
20. (Guin) Presentacin, realizacin de cobro, fecha de
compromiso, actualizacin de datos, despedida
21. Asesor informa al cliente acerca de su estado en mora
del crdito por lo que solicita informacin acerca del
motivo del atraso y genera con l un compromiso de pago
para que cancele el valor total, o realice restructuracin o
refinanciacin.
22. Se actualiza la informacin de contacto del cliente para
posibles gestiones de cobro futuras.
23. El gestor de cobranza debe registrar en Adminfo la
gestin realizada, utilizando
los cdigos de gestin
establecidos, cuando se genera un compromiso, se debe
agregar a todas las obligaciones excepto aquellas que ya
tengan asignado Abogado.

24. Se

finaliza la llamada con el guion establecido confirmando

fecha de compromiso.