MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DE UNA EMPRESA
Las polticas en una compaa son los fines, principios y objetivos trazados y definidos desde los rganos
directivos, las cuales son imprescindibles porque sobre ellas se estructura la misin, objetivos, visin,
estrategias, poltica de calidad, y metas, entre las principales.
Las polticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionar la empresa, luego deben ser
comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la prctica por todos los miembros que componen la
compaa. Lo que se plasme en ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de
lo que podra ser. Las polticas deben ser nicas ya que cada empresa posee la suya propia, pero adems
deben ser flexibles, se debe revisar al menos cada ao o cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de direccin, tendencias del mercado, u otras que pueden afectar; esto quiere
decir, que estn en constante transformacin y los ajustes siempre sern posibles. Existen diferentes
tipos de polticas y jerarquas entre ellas, encontramos por ejemplo, polticas de produccin en donde se
encuentran polticas de: inventario, reposicin de equipos, control de calidad, control de produccin; en
compras tambin se pueden crear polticas.
Cuando se crea una empresa se debe tener en cuenta crear su misin, visin y los valores que la caracterizan, a continuacin se explicar cada uno de los componentes principales de una poltica.

Misin
En la misin definimos los propsitos a los que nos comprometemos, debe quedar redactado cul es el
fin o razn de ser de la compaa, cmo estamos en el presente, qu nos hace competitivos o especiales
y a quin(es) beneficiar(n) la compra de nuestros productos y servicios.
Ejemplo de Misin del SENA:
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) se encarga de cumplir la funcin que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando
la Formacin Profesional Integral gratuita, para la incorporacin y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, econmico y tecnolgico del pas.
Fines o razones:

Cumplir la funcin del Estado de invertir en desarrollo social y tcnico.

Ejecutando la formacin Profesional Integral gratuita (lo que nos diferencia de los dems).
Para desarrollar actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, econmico y tecnolgico del pas.

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Clientes o beneficiarios:

Trabajadores y personas que quieran ingresar a la formacin que el SENA ofrece.

Visin
La visin de una compaa es la forma en que se ve en un futuro, debe ser creada preferiblemente teniendo en cuenta todos los actores de la compaa, para hacerlo, debe tener presente que sea alcanzable,
tener lenguaje claro para que todos puedan aprenderla, la tica y la filosofa de la compaa debe quedar
reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compaa puede construir desde sus posibilidades parte
del crecimiento de la empresa y tener un sentido de pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto
motivar al empleado en el fortalecimiento de su razn de ser en la compaa.
Ejemplo de Visin en el SENA:
El SENA ser una organizacin de conocimiento para todos los colombianos, innovando permanentemente en sus estrategias y metodologas de aprendizaje, en total acuerdo con las tendencias y cambios
tecnolgicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente
la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del pas.

Estrategias
La estrategia es el camino a seguir para lograr un objetivo concreto, debe ser planteado desde los rganos gerenciales, adems es un proceso que se puede normalizar para permitir tomar las mejores decisiones en cada momento.
Por qu es necesario plantear estrategias?

Nos permiten tener objetivos claros

En las estrategias son tiles los DOFA ya que nos permiten visualizar: Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas, esto nos da una visin completa de nuestro proceso.
Teniendo en cuenta nuestro DOFA, se puede establecer criterios para fijar lmites y alcances del
proyecto.
Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe establecer responsables, tiempos y recursos para
lograrlos.
Al tener estos insumos disponibles, se puede exigir resultados los cuales deben ser verificados a
travs de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos desde la planeacin.

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Por lo anteriormente expuesto, el diseo de una estrategia necesita:

Objetivo claro, alcanzable, concreto en un lenguaje claro y comprensible para todos los que intervienen.
Lnea de tiempo dado en das, semanas, meses, aos.
Responsables en donde se establece quin responde y sobre qu debe hacerlo.
Asignacin de recursos fsicos, tecnolgicos, humanos, econmicos, etc.
Plantear indicadores de gestin, resultados entregables y/o verificables y un plan de accin.
Tener presente oportunidades del mercado: estudio sobre lo que el cliente necesita.
Valores propios de la empresa: dan valor agregado en donde se puede tener en cuenta el servicio
al cliente antes y despus de la venta, all se puede establecer los principios ticos y corporativos
(polticas de calidad), otro aspecto importante a tener en cuenta y que toma auge hoy en da, es la
inversin social y el impacto ambiental.

Segn Antn Callaba y Juan Pablo Ojeda en su artculo Benchmarking de procesos logsticos escrito
en la Revista INGENIERA Investigacin y Tecnologa pgina 63. Mxico (2006), en el caso particular de la
logstica, la estructura que se debe tener en cuenta para hacer una Planeacin Estratgica en los Procesos Logsticos involucra 10 reas clave:

1.

Servicio al cliente.

2.

Diseo del canal.

3.

Estrategia de la Red.

4.

Diseo y operaciones de almacenes.

5.

Gestin de transporte.

6.

Gestin de materiales.

7.

Sistemas de Informacin.

8.

Polticas y procedimientos.

9.

Instalaciones y equipo.

10.

Gestin de organizacin y cambio.

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Manuales de polticas y procedimientos de la compaa

Los manuales en una compaa permiten determinar normas,
polticas, procesos de todo tipo importantes para la compaa, que permiten ser usados y estar disponibles en cualquier
momento para verificar qu hacer en algn caso o para que
un proceso se encuentre documentado. Deben ser revisados
cada determinado tiempo y cada vez que se presenten cambios en procesos o polticas de la compaa, incluso, estas
revisiones es importante dejarlas escritas en los manuales.
Es normal encontrar entre los manuales y procedimientos, lo
pertinente a la poltica de la compaa, las operaciones importantes o que desde la gerencia se consideren necesarias
formalizar y documentar, las normas y reglamentos internos,
en muchos casos cuando se requiere certificacin en calidad
ISO 9001 o afines, debe ser manejada de esta manera, puesto que uno de los requisitos para la certificacin es la documentacin de procesos, formatos y polticas de la compaa.
Todo debe ser controlado y normalizado.

Procedimiento
Es la descripcin del paso a paso sobre los lineamientos o formas a seguir de una tarea, sea esta operativa o administrativa,
debe estar documentada desde el momento en que inicia hasta
su finalizacin. La descripcin de cada procedimiento presenta
las secuencias de todas las operaciones realizadas, se pueden
disear por reas, departamentos o actividades afines o tambin por los recursos que gestiona. Cuando la empresa es grande se pueden dividir los procesos en diversas reas o grupos
de procesos que al interior presentan subprocesos especficos,
estos se pueden clasificar de diversas formas, pero los ms
convencionales pueden ser:

Los Procesos Estratgicos son aquellos que se encargan de desarrollar las estrategias y objetivos de la
compaa, presentando innovaciones, estando atentos de lo que sucede en el mercado para cambiar,
mejorar, crear, disear o redisear, tambin se puede
encargar de planear el presupuesto.

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Los Procesos Clave, Operativos o Misionales son los procesos propios de la razn de ser de la empresa.
Los Procesos de apoyo se encargan de hacer el soporte que permite a los procesos clave mantenerse activos, vemos por ejemplo el departamento de personal, talento humano, compras, servicio al cliente incluidos dentro de estos procesos, sin los cuales los procesos Misionales seran
imposibles de realizar.
Los Procesos Crticos son aquellos que pueden afectar en gran medida que los procesos clave se
vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de los productos o servicios, detencin de
los procesos productivos, daos en propiedad, equipos o personas por ejemplo.

La siguiente figura es un ejemplo del mapa de procesos del SENA Gestin de Mercados Logstica y Tecnologas de la Informacin en donde se puede visualizar tres grandes procesos en el mapa:

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Proceso
1.

2.

Subproceso

Procesos estratgicos.

01.
02.
03.

Identificacin de necesidades
Planeacin
Medicin, anlisis y mejora

Procesos misionales

01.
02.

Diseo y desarrollo curricular

Gestin y alistamiento de la Formacin
Profesional Integral (F.P.I.)
Ejecucin y seguimiento de la F.P.I
Emprendimiento
Normalizacin de Competencias Laborales

03.
13.
14.

3.

Procesos de apoyo

01.
02.
03.
04.
05.
06.

Servicio al cliente
Gestin del talento humano
Gestin Financiera
Contratacin administrativa
Gestin de la Infraestructura
Gestin Documental

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En seguida se muestra con una descripcin grfica, el subproceso nmero 5 Gestin y alistamiento de
la Formacin Profesional Integral.

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Es necesario describir de forma detallada tambin el proceso en una matriz como la que se presenta a
continuacin.

Actividad

Explicacin de la Actividad

Responsable

Registro

1. Inicio
2.

Modalidad

3. Determinar
requerimientos y
necesidades para
desarrollar acciones de formacin

Se especifican las modalidades

existentes en el proceso de formacin

Coordinador
acadmico

Despus de realizar la reunin

con los instructores asignados
a la formacin, el instructor
hace la solicitud de materiales
y la pasa a la coordinacin administrativa antes del inicio del
curso, previamente autorizados
por coordinacin acadmica.

Coordinador de grupo

La programacin de aulas para

FP presencial, se registra a travs de gestin de centro con la
aplicacin SIGAC en el momento
que cada curso es registrado en
el sistema. Y en la formacin virtual se diligencia el formato F1305 Programacin de aulas virtual

Coordinador
Acadmico

F01-10 Solicitudes
de elementos
F08-05 programacin Aulas
F01-10 Solicitudes
de elementos
F13-05 Programacin de aulas virtual

Instructores

El instructor elaborar guas de

aprendizaje e instrumentos de
evaluacin

4. Asignar recurso
fsico y humano.

Segn los cursos establecidos en el plan operativo, el

coordinador acadmico asigna los instructores quien lidera la apertura de curso.

Coordinador
acadmico

F07-05
Programacin de
instructores
F12-05
Programacin de Instructores virtual

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5. Realizar control
operativo inicial

6. Estn disponibles
todos los recursos?

Antes de iniciar el curso se controla, la disponibilidad de recursos fsicos y humanos para iniciar la accin de formacin.

Coordinador
acadmico

F09-05
Caracterizacin de
cursos a la medida
y complementarios

Instructores

Si: Ejecutar la accin de formacin

No: Tomar las acciones necesarias y decidir si se debe aplazar
la formacin o bajo qu condiciones se desarrollar.

7. Fin

Bibliografa
La programacin de la Gestin, Programacin y Plan Estratgico
http://oceanodigital.oceano.com/Empresa/detalle_documento/__3TmuNlq_OOv7-HXi6a2pQ#Estrategia
Enciclopedia de la Secretaria. EDITORIAL OCEANO
Cdigo documento: 62366. Revisado el 28 de marzo de 2012
Manuales de polticas y procedimientos de una empresa
Enciclopedia del Management
Versin espaola de la edicin original de Lester R. Bittel y Jackson E. Ramsey Handbook for Professional
Managers, publicada por Mc-Graw Hill, Inc., Nueva York, EE.UU./(c) 1985 Edicin original Mc-Graw Hill,
Inc./(c) 2008 EDITORIAL OCEANO. Revisado el 28 de marzo de 2012.
Cdigo documento: 39171

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Direccin de la produccin
Enciclopedia del Management
Versin espaola de la edicin original de Lester R. Bittel y Jackson E. Ramsey Handbook for Professional
Managers, publicada por Mc-Graw Hill, Inc., Nueva York, EE.UU./(c) 1985 Edicin original Mc-Graw Hill,
Inc./(c) 2008 EDITORIAL OCEANO
http://oceanodigital.oceano.com/Empresa/resultados_busqueda/_esoHJuHqCdLIJGSy6hPW1g
Revisado el 28 de marzo de 2012
Cdigo documento: 39104

Webgrafa
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/redactamisionuch.htm
http://www.misionvisionvalores.com/
http://www.degerencia.com/articulos.php

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