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ARCHIVO
Medelln - Colombia
2011
Comit Rectoral
Jos Wlmar Snchez Duque
Rector General
Arcangelina Correa Isaza
Directora Centro de Extensin y Servicios a la Comunidad
Francisco Javier Acosta Gmez
Secretario General
Gustavo Ros Fernndez
Director de Planeacin
Hernn Ospina Atehorta
Vicerrector Administrativo y Financiero
Isabel Cristina Puerta Lopera
Directora Centro de Investigaciones
Jaime Alberto Carmona Parra
Vicerrector Acadmico
Contenido
Pg
PRESENTACIN
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ANEXOS
BIBLIOGRAFA
Presentacin
Este Manual, es un instrumento sobre las normas y procedimientos que se deben
aplicar para la elaboracin, recoleccin, registro, distribucin y archivo de la
documentacin en la Fundacin Universitaria Luis Amig.
El sistema aqu expuesto da a conocer cmo ordenar la informacin escrita de la
Institucin para la digitalizacin y posterior conservacin.
El manual es un importante instructivo que deben conocer todos los empleados
de la Funlam; su aplicacin es de carcter obligatorio para toda persona que
produzca documentos de carcter institucional.
CAPTULO No. 1
GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIN
El material escrito constituye parte esencial del trabajo de oficina. Este aumenta
constantemente, con lo cual se incrementa el volumen de papeles que deben
almacenarse despus de cumplir el cometido por el que se originaron.
La documentacin requiere un ordenamiento tal para su trmite y custodia, que
permita un almacenamiento y asegure la disponibilidad eficaz de la informacin
bsica para los intereses de la Institucin.
Esta competencia le corresponde a la OFICINA PARA LA ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS. De ah que sta constituya parte esencial en la conservacin de
la memoria de la entidad; que slo puede catalogarse como buena cuando los
datos tiles estn ordenados en tal forma que permitan su consulta inmediata de
acuerdo con la necesidad.
1.2 ORGANIZACIN
La organizacin del archivo de la Fundacin Universitaria Luis Amig, se ha
proyectado con base en sus actividades acadmicas y administrativas.
Su objetivo es el de sistematizar el trmite y conservacin de los diferentes tipos
de documentos que se reciben y/o generan como consecuencia de sus
actividades, y crear conciencia de lo trascendente e intrascendente en materia de
informacin para hacer su manejo mediante la acumulacin selectiva de los
documentos que realmente deban conservarse.
1.3 OBJETIVOS
La organizacin de los Archivos y el establecimiento de controles para la
circulacin documental persiguen objetivos tales como:
- Obtener unidad en la metodologa de las aplicaciones, en el criterio de
clasificacin y en la concentracin de los archivos pasivos.
- Asignar responsabilidad y establecer limitantes al personal que opera los
archivos de las Unidades.
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CAPTULO No. 2
DOCUMENTACIN RECIBIDA
2.1 RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Toda la correspondencia que llega a la Fundacin Universitaria Luis Amig debe
pasar por la Oficina para la Administracin de Documentos.
El trmino correspondencia, adems de cartas y mensajes telegrficos, incluye;
revistas, boletines, afiches, informes, contratos, entre otros.
El personal de las Unidades de la Funlam al que se pretenda entregar
documentacin, debe abstenerse de tramitarla antes de ser radicada en la Oficina
para la Administracin de Documentos.
Los mensajes de trmite administrativo (oficial) que llegan por e-mail tambin
deben pasar por la Oficina para la Administracin de Documentos para ser
radicados.
2.2 CLASIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN EXTERNA RECIBIDA
Cuando la documentacin llega a la Oficina para la Administracin de
Documentos, se separa en:
- Revistas, libros, folletos y publicaciones.
- Correspondencia de trmite administrativo (oficial) para la Funlam.
2.2.1 Revistas, libros, folletos y publicaciones.
En la portada o en el empaque, si lo tienen, se les imprime la fecha antes de
enviarlas a sus destinatarios.
Si son publicaciones seriadas, la Biblioteca debe recibir el ejemplar para la
coleccin.
Si vienen dirigida a una unidad o Jefe de esta, es el destinatario quien determina si
la conserva para s o la enva a la Biblioteca.
2.2.2 Correspondencia de trmite administrativo (oficial).
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CAPTULO No 3
PRODUCCIN DE CORRESPONDENCIA
3.1 ASPECTOS TCNICOS Y FORMALES
Las comunicaciones: Carta, Memorando, Circular, Comunicacin Interna, entre otras;
debern ir en letra Arial y un tamao entre 11 y 13 puntos inclusive, interlineado sencillo
(un espacio), si el oficio tiene ms de dos folios debe de ir numerada a partir de la
segunda hoja, no se debe partir prrafo al final de la pgina para continuar en la siguiente.
Para la elaboracin de las comunicaciones externas se utiliza el estilo bloque extremo
izquierdo, en el cual todas las lneas de las comunicaciones parten del margen izquierdo.
La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra y seca.
Por formalidad no se debe redactar un memorando de un subalterno a un jefe. Para la
elaboracin de la correspondencia de los Centros Regionales o Unidades de Medelln se
emitir una sola copia en papel institucional con marca de agua y si es para varias
personas se debe adjuntar relacin con los nombres de los jefes de las Unidades y su
cargo como aparece nombrado en su contrato o Resolucin Rectoral,
si es para
entidades externas adicional a esta debe de ir una con membrete. En las comunicaciones
no se debe enunciar copia para el Comit Rectoral o para la Unidad que hace parte de
este.
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PAGINACIN: se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del
nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s).
PARTES DE LA CARTA
CDIGO: consignar al margen izquierdo los nmeros que identifican la unidad productora.
CIUDAD: en la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.
DATOS DEL DESTINATARIO: no colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo
posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun
tratndose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o pas cuando
va dirigida a otro lugar.
ASUNTO: (opcional) constituye la sntesis del tema de la carta, expresado mximo en 6
palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.
SALUDO: ejemplo: Apreciado doctor Ramrez.
TEXTO: se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto
en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y tratando
slo un asunto por carta.
DESPEDIDA: expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil
colaboracin.).
DATOS DEL REMITENTE: nombres y apellidos en maysculas sostenida, en caso de no
contar con la informacin de los dos apellidos, el remitente firmar en igualdad de
condiciones. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea
siguiente con mayscula inicial. El remitente es el jefe de la Unidad (Oficina, Divisin,
Grupo de Trabajo, Rector, Presidente o Secretario de Comit) segn lo autorizado en las
polticas y procedimientos de la Institucin.
ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro, pendn,
plegable, equipo, entre otros).
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido en mayscula inicial.
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Modelo Carta
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3.2.2 CIRCULAR
Comunicacin interna o externa de carcter general informativa o normativa, con el mismo
texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institucin, as
como las normas generales, cambios, polticas y asuntos de inters comn, las cuales
sern firmadas por el Secretario General o el Rector General.
Cuando se trate de circulares externas se imprime un original con logo para la respectiva
publicacin y una copia con marca de agua para la Oficina para la Administracin de
Documentos; si es interna nicamente se expedir una con marca de agua y se anexa la
relacin de los destinatarios donde se indicar el tratamiento, nombre, cargo y la unidad.
MRGENES: superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm.
PAGINACIN: se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del
nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s).
PARTES DE LA CIRCULAR
TTULO Y NMERO: ttulo CIRCULAR, centrado, en maysculas sostenidas sin negrilla.
El nmero ser asignado por la Oficina para la Administracin de Documentos.
CDIGO: nmero que identifica la unidad productora. Al margen izquierdo se escribe el
cdigo de la unidad al cual corresponde la circular interna o externa segn sea el caso.
CIUDAD Y FECHA: para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma ( , ).
DESTINATARIO: nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. a
quienes va dirigida la comunicacin (maysculas sostenidas).
ASUNTO: constituye la sntesis de la circular, expresado mximo en 6 palabras, con
mayscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto
en forma clara, breve, directa, sencilla y corts y tratando solo un asunto por Circular.
DESPEDIDA: expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil
colaboracin.)
DATOS DEL REMITENTE: nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar
negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula
inicial.
ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
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DATOS DEL TRANSCRIPTOR: consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido con mayscula inicial
Modelo Circular
Espacio
para logotipo
(slo para
circular externa)
CIRCULAR
----------------------------------- ( 3 interlneas )
-----------------CIRCULAR N_____
----------------------------------- ( 3 interlneas )
-----------------CDIGO UNIDAD:
Ciudad, (la fecha ser colocada por la Oficina para la Administracin de
Documentos)
------------------ ( 2 interlneas )
-----------------DESTINATARIOS
------------------ ( 2 interlneas )
-----------------Asunto: (sntesis del tema de la Circular)
----------------------------------- (3 interlneas)
-----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .....
..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ...........
..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ......................
... .............. ..........
----------------------------------- ( 2 interlneas )
Despedida
---------------------------------------------------- ( 3 interlneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
----------------------------------- ( 2 interlneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlinea )
Datos del transcriptor
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3.2.3 MEMORANDO
MEMORANDO: es una comunicacin escrita de carcter interno. Debe elaborarse en
papel bond tamao carta a espacio sencillo, el cual se emplear para transmitir
informacin, dar orientaciones, pautas, hacer solicitudes y aclaraciones entre otras,
relacionados con la gestin de la entidad. No se utiliza de una jerarqua menor a una
mayor, pero s a una igual.
MRGENES: superior e izquierdo 3 cm., inferior y derecho 2.5 cm.
PAGINACIN: se escribe el nmero de pgina entre dos a tres centmetros del borde
superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del
nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s).
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Modelo Memorando
MEMORANDO
----------------------------------- ( 3 interlneas )
-----------------CDIGO:
xxx
------------------ ( 1 interlnea )
CIUDAD:
----------------------------------- ( 3 interlneas )
-----------------PARA:
NOMBRES Y APELLIDOS
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Cargo
------------------ ( 1 interlnea )
DE:
UNIDAD QUE EMITE EL MEMORANDO
------------------ ( 1 interlnea )
ASUNTO:
............ ......................... ........................... .
----------------------------------- ( 3 interlneas )
-----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... .....................
.................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... .............
................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... ..................
...................... ........ .
----------------------------------- ( 2 interlneas )
Despedida
--------------------------------------------------------------------- ( 4 interlneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
----------------------------------- ( 2 interlneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlnea )
Datos del transcriptor
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CAPTULO No. 4
DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA
4.1 EL DESPACHO
Este captulo se refiere al tratamiento que se da a los documentos que se producen
en las diferentes Unidades de la Funlam en funcin de sus competencias y se parte
desde el momento en que la Oficina para la Administracin de Documentos recibe
la documentacin por medio de la mensajera interna.
Sobres. La oficina que genera la correspondencia debe preparar los sobres
impresos (bien sean corrientes o de manila), con los datos completos del
destinatario, es responsabilidad de quien elabora la comunicacin, la verificacin de
la direccin. La Oficina para la Administracin de Documentos no realizar la
confrontacin de estos datos.
4.2 CLASIFICACIN
La Oficina para la Administracin de Documentos clasificar la informacin para
distribucin interna o externa, a travs del mensajero o por correo y los de
conservacin en el archivo institucional.
4.3 REVISIN
Una vez se tengan separados los documentos para despacho, la Oficina para la
Administracin de Documentos proceder a revisar si su elaboracin cumple con
las condiciones dadas en el Captulo No. 3 Produccin de Correspondencia en lo
que se refiere a normalizacin y confidencialidad; adems, en lo relacionado con
buena presentacin del documento (limpieza, nitidez), tamao y tipo de letra
autorizados, firmas y anexos. Sern responsabilidad del autor del texto la
gramtica, ortografa y errores de escritura (digitacin).
La Oficina para la Administracin de Documentos se abstendr de tramitar
correspondencia que no cumpla con las instrucciones consignadas en el presente
manual.
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4.8 CONFIDENCIALIDAD
La informacin que llegue a la Oficina para la Administracin de Documentos es de
carcter confidencial, por lo cual la consulta es directa para los empleados
autorizados e indirecta, o sea, por medio de la unidad productora de la informacin
para el resto del personal que en razn de sus funciones necesiten acceder a ella,
en ningn momento esta unidad est facultada para facilitar informacin a las
personas o unidades diferentes de las que la producen.
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CAPTULO No 5
CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS
5.1 SISTEMA
El sistema de conservacin de los documentos en la Funlam es el Centralizado.
Opera en las instalaciones de la institucin, bajo la denominacin de Oficina para la
Administracin de Documentos.
Es responsabilidad de esta Unidad atender las rutinas de manejo de
documentacin.
Por esta Unidad se canalizan el recibo, distribucin y despacho de todas las
comunicaciones externas e internas de la Universidad.
Administra adems el archivo convergente de todas las Unidades, donde se
encuentra reunido el patrimonio documental e histrico de la Fundacin
Universitaria Luis Amig.
Archivos Satlites Permanentes: no obstante la centralizacin de los archivos en la
Oficina para la Administracin de Documentos, hay tres (3) Unidades que manejan
material muy especfico y de mucha reserva:
- La Oficina de Relaciones Laborales: hojas de vida de personal.
- El Departamento de Registro Acadmico: hojas de vida estudiantes.
- El Departamento de Contabilidad: informacin contable.
5.2 EQUIPO DE ARCHIVO
La conservacin del material se har en estantera o archivo rodante adecuado
para posicin vertical de este.
5.3 ELEMENTOS PARA ARCHIVAR
En el archivo institucional se debe usar carpeta Tecniformas as:
Verdes: para normatividad, consecutivos de correspondencia, contratos y
convenios, escrituras y registros de programas MEN.
Grises: para hojas de vida de estudiantes
Rojas: seguridad social y hojas de vida empleados
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generada
por
cada
Unidad
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CAPTULO No. 6
CODIFICACIN DE LAS UNIDADES
6.1 CDIGOS
A continuacin se encuentran los cdigos asignados a cada unidad o programa de
acuerdo con su creacin.
LISTADO DE UNIDADES
ACTIVIDAD FSICA Y PROMOCIN DE LA SALUD
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
ALMACN, COMPRS Y PROVEEDURA
BARTENDER
BIBLIOTECA
BIENESTAR UNIVERSITARIO
CENTRO DE INVESTIGACIONES
CENTRO DE EXTENSIN Y SERVICIOS A LA COMUNIDAD
CENTRO REGIONAL APARTAD
CENTRO REGIONAL BOGOT
CENTRO REGIONAL MANIZALES
CENTRO REGIONAL MONTERA
COMUNICACIN SOCIAL Y PUBLICIDAD
COMUNICACIONES, RELACIONES PUBLICAS Y MERCADEO
COMUNIDAD TERAPUTICA CONVIVENCIAL
CONSEJO SUPERIOR
CONSULTORIO JURDICO
CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS
CONTADURA
CONTROL INTERNO
COOPERACIN INSTITUCIONAL Y RELACIONES INTERNACIONALES
DERECHO Y CIENCIAS POLTICAS
DESARROLLO FAMILIAR
DESARROLLO INFANTIL
ECONOMA
EDUCACIN BSICA
EDUCACIN PREESCOLAR
EDUCACIN VIRTUAL Y A DISTANCIA
ESCUELA DE POSGRADOS
ESCUELA TCNICA
CDIGOS
106
52
92
77
138-4
64
63
61
62
30-21-1-6
30-20-1
30-20-2
30-20-3
95
51, 54
62-05-2
10
97-20
72
99
33
31
97
91
138-3
96
93
94
66
141
138
29
133
111
121
113
115
119
145
116
117
124
125
132
144
123
130
114
131
136
146
122
134
112
128
120
129
135
118
200
202
110
103
69
138-1
34
53
138-2
104
67
68
73
30
INGENIERA DE SISTEMAS
INGENIERA INDUSTRIAL
LICENCIATURA EN FILOSOFA
LICENCIATURA EN TEOLOGA
MAESTRIA EN INTEVENCIONES PSICOSOCIALES
MAESTRIA EN ADICCIONES
MERCADEO Y CAMPAAS PUBLICITARIAS
NEGOCIOS INTERNACIONALES
PEDAGOGA REEDUCATIVA
PLANEACIN
PROMOCIN EMPRESARIAL Y EMPRENDIMIENTO
PSICOLOGA
PUBLICIDAD
RECTORA GENERAL
REGISTRO ACADMICO
RELACIONES LABORALES
REVISORA FISCAL
SECRETARA GENERAL
SERVICIOS GENERALES
SISTEMA UNIVERSITARIO DE INFORMACIN
TECNOLOGA EN ADMINISTRACIN AMBIENTAL
TECNOLOGA EN COSTOS Y TRIBUTARIA
TECNOLOGA EN GRFICA DIGITAL
TECNOLOGA EN SISTEMAS
TESORERIA
VICERRECTORA ACADMICA
VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
101
146
143
142
147
148
109
105
90
40
55
98
127
30
65
71
20
50
76
79
107
126
108
102
75
60
70
NOTA: el cdigo para prctica en todos los programas se adiciona el 15, ejemplo:
Comunicacin Social 95-15.
A medida que se van creando unidades o programas la Oficina para la
Administracin de Documentos asignar el cdigo correspondiente.
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LISTA DE ANEXOS
32
FECHA
DE
PARA
ASUNTO
ENTREGA
RECIBE
Anexo 1
33
Informacin
Fechas
Anexo 2
34
Ao
No. de
orden
Cdigo
Fechas Extremas
Unidad de Conservacin
Inicial
Caja Carpeta
Final
Tomo Otro
Retencin en
Archivo
Da
Mes
Observaciones
Ao
Anexo 3
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BIBLIOGRAFA
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