Excel 2010 Avançado Mod 02 Rev

PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA
Portal Educao
CURSO DE
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

AVANADO
Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao
AN02FREV001/REV 4.0
39
CURSO DE
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

AVANADO
MDULO II
Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.
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Mdulo 2
8 OBJETIVOS
Abordar os recursos de gerenciamento de uma Base de Dados.

Oportunizar de forma elementar os conceitos de Base de Dados.
9 AS CARACTERSTICAS DE UMA BASE DE DADOS
Para utilizar uma estrutura de banco de dados no Excel 2010, necessrio

considerar trs aspectos importantes:
Um banco de dados em uma planilha uma tabela retangular cujas linhas e
colunas utilizadas so contnuas.
As colunas dessa tabela so consideradas os campos que, quando
combinados, apresentam as informaes desejadas.
As linhas so consideradas os registros dessa base de dados, ou seja, o
conjunto de dados que podem ser avaliados.
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Toda base de dados, como mencionado, deve ter o formato de uma tabela
retangular, com as colunas indicando os campos e as linhas, os registros. Cada
coluna deve possuir um nome de identificao (Vendedor, Departamento, Dados
Venda, Produto e Valor) que indique seu contedo e as linhas que sero os
registros (o conjunto de dados de cada elemento tema da base de dados).
A tabela de base de dados uma estrutura que no admite linhas

e/ou colunas em branco, ou seja, a base de dados deve ser
sempre contnua.
Os nomes dos campos devem ser sempre definidos como rtulo de

identificao. Caso deseje colocar o nome de um campo como nmero, no se
esquea de digitar antes do caractere numrico um prefixo de rtulo, representado
pelo caractere apstrofo ().
Jamais utilize dois campos com o mesmo nome. Caso tenha necessidade,
utilize nomes seriados, como FONE1, FONE2, FONE3, VALOR1, VALOR2,
VALOR3 e assim por diante.
No utilize nomes de campos que se paream com nomes de endereos de

clulas, como A1, AX34, IV8000, para no gerar confuso e inconsistncias.
Adiante segue a relao completa dos registros a serem utilizados na tabela

de base de dados de exemplo.
Considera-se uma planilha de vendas onde esto registrados os movimentos
de vendas realizados pelos vendedores da loja. Assim sendo, os campos devem ser
escritos como esto apresentados, lembrando que os rtulos de identificao so
Vendedor, Depto., Data Venda, Produto e Valor, os quais devem estar definidos a
partir da linha 3 da planilha, ou seja, respectivamente nas clulas A3:, B3:, C3:, D3
e E3:.
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Vendedor
Andr Luiz
Jos Augusto
Andr Luiz
Antnio Carlos
Joo Carlos
Jos Augusto
Maria Izabel
Ana Maria
Joo Carlos
Solange Brando
Antnio Carlos
Antnio Carlos
Carlos Brando
Andr Luiz
Ana Maria
Solange Brando
Ana Maria
Jos Augusto
Andr Luiz
Carlos Brando
Antnio Carlos
Maria Izabel
Joo Carlos
Depto.
Informtica
Informtica
Informtica
tica
Informtica
Informtica
tica
tica
Informtica
Informtica
tica
tica
tica
Informtica
tica
Informtica
tica
Informtica
Informtica
tica
tica
tica
Informtica
Data Venda
08/07/10
08/07/10
17/10/10
17/10/10
17/10/10
17/10/10
17/10/10
12/10/10
12/10/10
09/10/10
15/09/10
05/09/10
05/09/10
17/08/10
15/08/10
15/08/10
12/08/10
10/08/10
07/08/10
05/08/10
15/07/10
15/07/10
03/07/10
Produto
Pentium Dual Core
Placa de Som
Hard Disk 1 Tb
culos de Sol
Hard Disk 1 Tb
Pack DVD
Lente de Contato
culos de Gru
Pentium Dual Core
Pack DVD
culos de Sol
culos de Sol
culos de Sol
Hard Disk 450 Gb
Lente de Contato
Pentium Dual Core
Lente de Contato
Placa de Som
Pentium Dual Core
Lente de Contato
culos de Sol
culos de Grau
Pack DVD
Valor
1.500,00
467,00
335,00
120,00
335,00
9,90
150,00
8,50
1500,00
9,90
120,00
130,00
150,00
450,00
90,00
1.500,00
120,00
533,00
1.500,00
120,00
115,00
85,00
9,90
Aps ter escrito as informaes anteriores na planilha, grave-a com o nome

Relatrio de Vendas. Procure deix-la visualmente semelhante planilha da Figura
16.
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FIGURA 16 BASE DE DADOS PARA O RELATRIO DE VENDAS
FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).
9.1 A CLASSIFICAO DE REGISTROS
Quando utiliza-se uma base de dados, geralmente h necessidade de

classific-la em uma certa ordem. Para que isso seja possvel, necessrio deixar o
cursor posicionado em qualquer clula da base de dados.
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No h necessidade de selecionar a faixa de dados de uma

listagem no Excel 2010. Sempre que for utilizar algum comando
baseado em dados, no precisa selecionar nada; basta deixar o
cursor em qualquer clula pertencente base de dados.
Procedimentos prticos:
Passo 01: Deixe o cursor em qualquer clula da faixa de clulas A2:E24, por
exemplo posicione-o na clula A2:, ou ento selecione toda a faixa de clulas, o que
de fato no necessrio.
Passo 02: Clique na Guia Dados, Grupo Classificar e Filtrar, Boto
Classificar.
Aps a execuo do comando de classificao, surge a caixa de dilogo

Classificar, mostrado na Figura 17.
FIGURA 17 CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR
Observe que, assim que a Caixa de Dilogo Classificar apresentada, a faixa de clulas
marcada desconsidera automaticamente a primeira linha, que linha de ttulos dos
campos. Isso ocorre porque essa linha no pode ser classificada como as demais, uma vez
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que est ativada a opo Meus dados contm cabealhos.
Para efetivar o processo de classificao em ordem ascendente dos dados

selecionados, o Excel 2010 usa a seguinte ordem:
1 - Clulas vazias;
2 - Nmeros;
3 -Texto;
4 - Valores de erro;
5 - Valores lgicos.
A classificao em ordem descendente inverte a ordem anterior, com

exceo das clulas vazias que sempre so classificadas por ltimo. Caso o
resultado no seja o esperado, examine o tipo dos dados que est classificado.
Para obter melhores resultados, certifique-se de que todas as clulas de
uma coluna contenham os mesmos tipos de dados. Essa caixa possui como recurso
as seguintes opes:
Adicionar Nvel: Boto que permite a incluso de mais nveis de classificao
at o limite de 64 chaves classificatrias.
Excluir Nvel: Boto que retira algum nvel em qualquer ponto da
classificao.
Copiar Nvel: Boto que copia parmetro referente ao nvel selecionado,
ajudando em escolhas muito prximas em que apenas os detalhes se
diferenciam.
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Mover para Cima/Mover para Baixo: Botes com setas que possibilitam
mudar os nveis de classificao, atribuindo maior ou menor prioridade aos
campos.
Opes...: Boto que apresenta a caixa de dilogo
Opes de
Classificao, que permite alterar a orientao da ordem de classificao,

que pode ser De cima para baixo ou Da esquerda para a direita.
possvel determinar a ordem de classificao da primeira chave. Permite
tambm estabelecer uma distino entre letras maiscula e minscula.
Meus Dados Contm Cabealhos: Opo de seleo ou no que pode ser
expandida a todos os dados de uma listagem. Quando selecionada, a rea de
Nome de Campos desconsiderada da base de dados.
Classificar em: Caso tenha formatado manualmente ou condicionalmente um
intervalo de clulas ou tabela de coluna pela cor da clula ou da fonte, pode
classificar por estas cores. Tambm possvel por um conjunto de cones
criados por meio da formao condicional.
Ordem: Permite escolher a forma de classificao dos dados, est vinculada
diretamente a Classificar em, pois se ambas forem Valores, a escolha
acontece na ordem crescente ou decrescente. Caso seja feita por Cor da
Clula, Cor da Fonte ou cone de Clula, outros argumentos de
classificao devem ser apontados.
Passo 01: Com a Caixa de dilogo Classificar em uso, certifique-se de
que a rea Classificar por esteja com o campo Vendedor selecionado com a
opo De A a Z, como mostra a Figura 18. Em seguida acione o boto OK.
Nesse momento a tabela deve ser classificada com os nomes em ordem alfabtica
(crescente), conforme a Figura 19.
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FIGURA 18 CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR COM A OPO CLASSIFICAR

POR SELECIONADA
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FIGURA 19 CLASSIFICAO DOS REGISTROS POR MEIO DO CAMPO

VENDEDOR
Passo 02: Mantenha o cursor posicionado em qualquer clula da faixa de clulas

A2:E24.
Passo 03: Clique na Guia Dados, Grupo Classificar a Filtrar, Boto

Classificar.
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Ao ser apresentada a caixa de dilogo Classificar, observe que a chave

primria indicada na opo Classificar por est posicionada em Vendedor.
Passo 04: D um clique no Boto sobressalente drop-down do boto

seleo Classificar por e selecione o ttulo Dpto. em De A a Z.
Passo 05: Clique no Boto Adicionar Nvel para que aparea uma nova
chave de classificao; surge o Boto E depois por. Selecione para esse segundo
boto o ttulo Vendedor e selecione De Z a A, como ilustra a Figura 20.
FIGURA 20 APRESENTAO DA CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR COM OS

PARMETROS DE CLASSIFICAO PARA AS DUAS CHAVES
Em seguida acione o Boto OK e veja na Figura 21 o resultado obtido.
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FIGURA 21 - CLASSIFICAO EFETUADA COM NOVOS PARMETROS
INSERIR SIMULAO DE AMBIENTE AQUI
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9.2 AS OPERAES DE BUSCA E TROCA
Outro recurso presente em uma base de dados so as operaes de busca

e troca de informaes para atualizar dados e/ou efetuar correes.
A seguir, desenvolveremos um Estudo de Caso para aprender a utilizar o
recurso de Busca e Troca do Excel 2010.
Estudo de Caso 01:

As operaes de vendas da vendedora Ana Maria foram acidentalmente
cadastradas para a vendedora Maria Izabel. Assim sendo, necessrio alterar o
nome Maria Izabel para Ana Maria. Observe os procedimentos a seguir.
Passo 01: Selecione a faixa de clulas A2:E24 ou deixe o cursor

posicionado na clula A2.
Passo 02: Clique na Guia Pgina Inicial, Grupo Edio, Boto
Localizar e Selecionar, Opo Substituir..
FIGURA 22 CAIXA DE DILOGO LOCALIZAR E SUBSTITUIR
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Passo 03: No campo Localizar:, escreva o nome Maria Izabel, depois posicione o
cursor no campo Substituir por: Ana Maria. A Figura 23 mostra a Caixa de
dilogo Localizar e substituir com as definies das informaes a serem
trocadas.
FIGURA 23 CAIXA DE DILOGO LOCALIZAR E SUBSTITUIR COM DADOS A

SEREM TROCADOS
Passo 04: Acione o Boto Substituir tudo e observe que o nome do

vendedor Maria Izabel foi trocado por Ana Maria. Assim que a operao
efetivada, aparece uma caixa de advertncia informando a execuo da ao, como
indica a Figura 24. Para fechar o recurso acione o boto OK da caixa de
advertncia e acione tambm o Boto Fechar da Caixa de dilogo Localizar e
substituir.
FIGURA 24 CAIXA DE ADVERTNCIA
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A Caixa de dilogo Localizar e substituir , quando em uso, apresenta os seguintes

botes de ao:
Substituir tudo: permite a localizao e substituio de todas as ocorrncias
dos caracteres especificados no campo Localizar pelos caracteres
especificados no campo Substituir por de uma nica vez.
Substituir: efetua a substituio dos caracteres pesquisados na clula ativa
pelos novos caracteres e ento localiza a prxima ocorrncia dos caracteres
pesquisados. A tecla <SHIFT> pode ser usada para inverter a direo da
pesquisa. Para a substituio dos caracteres sem localizar a prxima clula,
mantenha a tecla <CTRL> pressionada enquanto dado o clique no boto
Substituir.
Localizar tudo: localiza na lista de ocorrncia de dados a informao
desejada e que deve ser tratada, sem pular at a sua devida localizao,
como ocorre com Localizar prxima.
Localizar prxima: encontra a prxima ocorrncia dos caracteres informados
no campo Localizar. Se a tecla <SHIFT> estiver pressionada, quando der o
clique no boto Localizar prxima, possvel localizar a ocorrncia
anterior.
Opes: permite determinar se as palavras escritas devem coincidir letras
maisculas e minsculas, bem como o seu contedo ntegro, formataes etc.
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9.3 OS RELATRIOS DE UMA BASE DE DADOS
Existe uma forma de fazer pesquisa em uma base de dados usando a

filtragem dos dados por meio de avaliaes condicionais. Para usar esse recurso,
necessrio estar com a base de dados selecionada.
Passo 01: Com o cursor posicionado em qualquer uma das clulas da faixa A2:E24,
preferencialmente na clula A2:, execute o passo 02.
Passo 02: Clique na Guia Pgina Inicial, Grupo Edio, Boto Classificar e
Filtrar, Opo Filtro. Aparecer ao lado direito de cada campo (coluna) um
boto do tipo drop-down, indicado na Figura 25. A partir desse instante, o recurso de
filtragem de dados pode ser utilizado. D um clique no boto de filtragem do campo
do Depto. Observe a Figura 26.
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FIGURA 25 BOTES DE FILTRAGEM DIREITA DO NOME DOS CAMPOS
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FIGURA 26 BOTO DROP-DOWN NO CAMPO DEPARTAMENTO
Passo 03: Selecione a opo Informtica para que seja desativada,

ficando semelhante ao que exibe a Figura 27.
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FIGURA 27 OPO TICA ATIVADA
Passo 04: Finalize a seleo acionando o Boto OK e veja o resultado

obtido na Figura 28.
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FIGURA 28 RESULTADO DA PESQUISA
Passo 05: Para mais um teste, selecione somente os registros do vendedor

Carlos Brando. A Figura 29 mostra o resultado da pesquisa.
Passo 06: Retorne o campo Vendedor para a definio Selecionar

tudo.
Perceba que a partir do uso desse recurso possvel obter

resposta para a pergunta:
- Quais so os venderes que venderam computadores?
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Passo 07: No boto de filtragem do campo Produto selecione a opo

Filtro de Texto, conforme a Figura 30.
FIGURA 30 LISTA DE OPES REFERENTES AOS FILTROS DE TEXTO
Passo 08: Nesse momento escolha a opo Comea com..., surge ento
a Caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro, como ilustra a figura 31, e observe o
detalhe dos recursos de operao lgica de conjuno (E) e de disjuno inclusiva
(OU).
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FIGURA 31 CAIXA DE DILOGO PERSONALIZAR AUTOFILTRO
Passo 09: No campo onde se encontra posicionado o cursor, escreva o

rtulo Pent em seguida acione o boto OK. A Figura 32 apresenta o resultado
dessa ao. Note que so apresentados os vendedores que venderam
computadores.
FIGURA 32 RESULTADO DA PESQUISA DE TODOS OS PRODUTOS QUE

COMEAM COM PENT
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9.4 OS EXTRATOS DE UMA BASE DE DADOS
A Extrao de dados um recurso de pesquisa que diferentemente do filtro

faz a extrao dos dados para outra rea da planilha. Para que esse recurso
funcione, necessrio criar:
Uma rea de critrio (em que so estabelecidas as condies);
Uma rea de extrao (em que os dados so apresentados).
Essas reas devem possuir os mesmos campos da lista da base

de dados.
Passo 01: Selecione a faixa de clulas A1:E1.
Passo
02:
Clique
na
Guia
Pgina
Inicial,
Grupo
rea
de
Transferncia, Boto Copiar.
Passo 03: Posicione o cursor na clula G2: em seguida clique na Guia

Pgina Inicial, Grupo rea de Transferncia, Boto Colar.
Passo 04: Posicione o cursor na clula G10: Clique na Guia Pgina
Inicial, Grupo rea de Transferncia, Boto Colar.
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Passo 05: Posicione o cursor na clula G1: e escreva o ttulo de

identificao rea de Critrio. Em seguida posicione o cursor na clula G9: e
escreva rea de Extrao. A Figura 33 mostra como deve ser a tela aps a
colagem e a definio dos ttulos.
FIGURA 33 NOVAS REAS COLADAS
Para que esse comando funcione, necessrio sempre manter o

cursor em qualquer parte dentro da base de dados, ou seja, no
exemplo apresentado o cursor deve estar posicionado em
qualquer clula da faixa A2:E24. Preferencialmente deixe o cursor na clula A#.
Passo 06: Definida as duas reas, sendo a de critrio e a de extrao,

mantenha o cursor em qualquer parte dentro da base de dados.

Avanado.
apresentada a Caixa de dilogo Filtro avanado, como mostra a Figura
34, indicando a rea da seleo da base de dados.
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FIGURA 34 CAIXA DE DILOGO FILTRO AVANADO
Passo 08: Na Caixa de dilogo Filtro avanado selecione a opo

Copiar para outro local e no campo Intervalo de critrios informe a rea
$G$3:$K$4. Note que, alm dos ttulos da rea de critrios, est sendo selecionada
mais uma linha para colocao dos dados a serem pesquisados. O tamanho da rea
de critrio pode ser ajustado de acordo com as necessidades.
Passo 09: Agora no campo Copiar para informe a rea $G$10:$K$10 e
para finalizar a ao, pressione o boto OK. A Figura 35 mostra as definies
solicitadas.
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FIGURA 35 CAIXA DE DILOGO FILTRO AVANADO COM OPES DE

CRITRIO E EXTRAES J PREENCHIDAS
FIGURA 36 RESULTADO DA EXTRAO
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Para a rea de critrio foram definidas quatro linhas, sendo uma com o
nome dos campos e as outras trs para critrios de pesquisa a serem implantados.
Como as linhas de dados de critrio esto em branco, extrao ocorreu em
todos os registros. Suponha que queira pesquisar todas as ocorrncias de vendas
efetuadas pela vendedora Ana Maria.
Passo 10: Informe para a clula G3: o rtulo Ana Maria.

Avanado.
Passo 12: Selecione a opo Copiar para outro local e acione o Boto
OK. A Figura 37 mostra o resultado da pesquisa.
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9.5 COMO UTILIZAR PESQUISA DO TIPO E
A pesquisa do tipo E baseada em operaes lgicas de conjuno. Para

executar o operador lgico E, os dados definidos na rea de critrio devem ser
informados na mesma linha.
Para um teste dessa operao ser executada uma pesquisa do tipo E,
por exemplo, para listar os produtos Hard Disk vendidos pelo vendedor Andr Luiz.
Note que o vendedor e o produto vendido so dados que

pertencem a campos diferentes e por esta razo usa-se o
conceito E.
Passo 01: Escreva a clula G3: o nome do vendedor Andr Luiz, e na clula J3:
escreva o rtulo Hard Disk.
Passo 02: Clique Guia Dados, no Grupo Classificar e Filtrar, Boto
Avanado. Selecione a opo Copiar para outro local e acione o Boto OK.
Observe a Figura 38.
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FIGURA 39 RTULOS A SEREM PESQUISADOS COMO CONDIO E
9.6 COMO UILIZAR A PESQUISA DO TIPO OU.
A pesquisa de tipo OU baseada em operaes lgicas de disjuno

inclusiva. Para executar o operador lgico OU, os dados definidos na rea de
critrio devem ser informados em mais de uma linha.
Para testar essa operao ser executada uma pesquisa do tipo OU, por
exemplo, para listar os produtos vendidos pelos vendedores Andr Luiz e Jos
Augusto.
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Note que os vendedores so dados que pertencem ao mesmo

campo e por esta razo quando se deseja listar dados diferentes
de mesmo campo, usa-se o conceito OU.
Passo 01: Posicione o cursor na clula G4:, escreva o nome do vendedor
Jos Augusto. No se esquea de remover o contedo da clula J3:
Avanado.
Passo 03: Selecione na Caixa de dilogo Filtro avanado a opo
Intervalo de critrios, altere tambm em intervalo de critrio o endereo da
faixa de critrio de $G$3:$K$4 para $G$3:$K$5, como mostra a Figura 40.
FIGURA 40 FILTRO AVANADO COM NOVA REA DE CRITRIO
Passo 04: Em seguida acione o Boto OK e observe na rea de extrao da

planilha a apresentao dos dados consultados, conforme a Figura 41.
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FIGURA 41 RESULTADO DA EXTRAO
Quando se deseja usar condies do tipo OU, necessrio

estabelecer mais linha na rea de critrio para que seus dados
possam ser pesquisados.
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9.7 USO DE CAMPO CALCULADO NA EXTRAO DE DADOS
O campo calculado no Excel 2010 caracteriza-se como uma clula em que

se cria uma frmula lgica que pode auxiliar as operaes de extrao de dados
relacionados ao uso de valores numricos.
Na planilha em foco ser criado um campo calculado no sentido de
auxiliar as operaes imputadas nos campos Valor e Data Venda.
As informaes obtidas a partir de um campo calculado podem ser extradas
com as seguintes operaes relacionais:
= (igual a)
> (maior que)
< (menor que)
>= (maior ou igual a)
<= (menor ou igual a)
< > (diferente de)
Alm disso, tambm possvel cercar faixa de valores, como listar todos os
valores entre 5.000 e 9.000, listar todas as vendas efetuadas em outubro e assim
por diante com aplicaes de operaes lgicas de conjuno e disjuno inclusiva.
Vamos aos procedimentos:
Passo 01: Posicione o cursor na clula da planilha L2:, escreva o rtulo de
identificao Calculado.
AN02FREV001/REV 4.0
71
Com o novo campo definido, basta estabelecer as frmulas lgicas a serem

utilizadas para avaliao dos critrios de pesquisa. Quando uma frmula lgica
estabelecida, ela retorna como resultado a indicao VERDADEIRO ou FALSO e
deve sempre estar referenciada ao primeiro registro da lista, no importa a condio
utilizada. No se esquea de limpar a regio de clulas de G3: at G4:.
Por exemplo, imagine que haja a necessidade de extrair todos os registros
cujas vendas tenham sido superior ao valor de R$ 1.000,00. Para tanto, posicione o
cursor na clula L3 e digite a frmula lgica =E2>1000.
Note que se obtm como resultado o valor lgico FALSO, que

indica que o primeiro registro da lista est fora deste critrio
estabelecido.
Na sequncia, basta realizar a extrao para obter todos os registros que

satisfaam a condio estabelecida no campo calculado. Assim sendo, execute o
comando:
Avanado.
Passo 03: Selecione a opo Copiar para outro local e no campo
Intervalo de critrios informe o endereo $G$3:$L$3 (este endereo considera o
campo calculado como parte do critrio). A Figura 42 mostra como deve ficar a
Caixa de dilogo Filtro avanado.
Passo 04: Acione o Boto OK e compare com a Figura 43 que exibe o
resultado da extrao dentro do critrio determinado, bem como a apresentao da
frmula lgica com o valor de retorno.
AN02FREV001/REV 4.0
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FIGURA 42 CAIXA DE DILOGO FILTRO AVANADO COM DEFINIO DE

NOVA REA DE CRITRIO PARA CAMPO CALCULADO
FIGURA 43 RESULTADO DA EXTRAO E APRESENTAO DA FRMULA

LGICA
FONTE: Arquivo pessoal do auto (Renato Nicodemos).

AN02FREV001/REV 4.0
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9.8 USO DE SUBTOTAIS
Para o uso do recurso de Subtotais no Excel 2010, imprescindvel manter

a base de dados organizada segundo a ordem em que se deseja obter um subtotal.
Neste caso, a base de dados deve estar ordenada pelos nomes dos vendedores.
Refaa a execuo desse comando, garantindo que a base de

dados esteja assim ordenada por nome de vendedores.
Classificar.
Passo 02: Quando apresentada a Caixa de dilogo Classificar por meio do
Boto Excluir Nvel, remova as colunas denominadas E depois por, deixando
apenas a coluna com nvel Classificar por como Vendedor. Observe a Figura
44:
FIGURA 44 CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR

AN02FREV001/REV 4.0
74
Passo 03: Aps a ordenao alfabtica pelo Campo Vendedor,

mantenha o cursor posicionado na rea de base de dados.
Passo 04: Clique na Guia Dados, Grupo Estrutura de Tpicos, Boto
Subtotal. Observe a Figura 45:
FIGURA 45 CAIXA DE DILOGO SUBTOTAIS
Essa caixa apresenta as seguintes caractersticas:

A cada alterao em: local em que se determina por qual campo feito o
subtotal.
Usar funo: indica a funo estatstica a ser usada em cada intervalo de
subtotal. O padro Soma, mas tambm pode ser Mdia, Mximo etc.
AN02FREV001/REV 4.0
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Adicionar subtotal: nesse local (so) determinado(s) qual (is) o(s)

campo(s) a ter(em) abaixo um subtotal. Normalmente, atribudo ltima
coluna, pois ela trata de valores totais.
Substituir subtotais atuais: quando ligada, substitui subtotais que j tenham
sido calculados anteriormente.
Quebra de pgina entre grupos: esse recurso muito interessante, pois a
cada mudana de dados de um mesmo campo, ele automaticamente quebra
a pgina, facilita a impresso de um relatrio por grupo de dados, ou seja, a
cada campo Vendedor, por exemplo.
Resumir abaixo dos dados: a colocao do total geral de todos os grupos
abaixo destes; caso contrrio, o total geral colocado como a primeira
informao da base de dados, abaixo somente dos nomes de campos.
Remover todos: quando se deseja desligar o recurso aplicado na base.
Passo 05: Mantendo-se as informaes apresentadas, acione o Boto OK e

observe como fica a apresentao das informaes da base de dados na Figura 46.
AN02FREV001/REV 4.0
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FIGURA 46 PLANILHA COM OS SUBTOTAIS ATIVADOS
Observe que esquerda aparecem trs novos botes numerados

como 1,2 e 3.
Passo 06: Clique em cada boto para obter a seguinte relao de viso:
- Boto 1: Viso Executiva, pois nela obtm-se o total geral da listagem com
a qual se est trabalhando.
- Boto 2: Viso Gerencial, que mostra somente os totais dos elementos

existentes na listagem.
AN02FREV001/REV 4.0
77
- Boto 3: Viso Operacional, pois mostra a listagem dos elementos e

simultaneamente seus respectivos totais.
Quando se trabalha com o Boto 2 ativado, o Excel 2010 passa a

apresentar vrios botes com o sinal + (adio ou mais)
esquerda da viso dos subtotais.
Passo 07: Acione o Boto 2. Clique, por exemplo, no boto + referente ao

vendedor Ana Maria e repare que so apresentados apenas os dados desse
vendedor, observe a Figura 47
FIGURA 47 VISO A PARTIR DO BOTO 2
AN02FREV001/REV 4.0
78
Passo 08: Para que sejam desfeitos os subtotais de uma planilha, basta
posicionar o cursor na rea de base de dados e, em seguida, clicar na Guia
Dados, Grupo Estrutura de Tpicos, Boto Subtotal, selecionar o Boto
Remover todos.
9.9 AS FUNES DE BASE DE DADOS
importante que voc entenda de forma clara o uso das funes =SOMA( ),
=MDIA( ), =MXIMO( ), =MN( ), entre outras, pois ajudaro bastante na
compreenso desta seo de estudos, na qual abordar os estudos das funes
exclusivas para a manipulao de base de dados.
As funes dessa categoria so idnticas s demais, tendo como diferena o
prefixo BD. Uma funo de base de dados possui como sintaxe o formato:
=BDfuno(banco;campo;critrio) ,
Onde:
BDfuno
uma das funes: =BDSOMA, =BDMDIA, =BDMX,

=BDMN, entre outras.
Banco
Faixa de clulas ou o nome de uma faixa que contm o endereo

do banco de dados e o nome do campo.
o nmero da coluna que contm o campo a ser calculado. A
Campo
primeira coluna sempre 1 (um) , a segunda 2 (dois) e assim por

diante. Este pode ser um nmero inteiro positivo a partir de um, ou
o endereo de uma clula ou frmula que retorne como resultado
o nmero (inteiro positivo) de deslocamento de uma coluna.
a faixa de clulas que contm o critrio de procura de, no
Critrio
mnimo, duas linhas. A primeira linha da faixa de critrio deve ter

os nomes exatos dos campos da base de dados. A partir da
segunda linha, deve ser informado um ou mais critrios como
condio para selecionar os dados a serem utilizados pela funo.
AN02FREV001/REV 4.0
79
Passo 01: Acrescente planilha Relatrio de Vendas as seguintes linhas:
1. Na clula A27: digite Total de venda.
2. Na clula A28: digite Mdia da venda.
3. Na clula A29: digite Maior venda.
4. Na clula A30: digite Menor venda.
Passo 02: Posicione o cursor na clula B27: e escreva a funo de base de dados
=BDSOMA(A3:E26;5;G3:K4). Repita a operao para as demais linhas, ajustando
cada funo a sua execuo particular. Assim sendo, utilize para:
1. a mdia, na clula BD30: a funo =BDMDIA(A3:E26;5;G3:K4);

2. o maior valor, a funo =BDMX(A3:E26;5;G3:K4) em B31:;
3. o menor valor, a funo =BDMN(A3:E26;5;G3:K4) em B32:;

No final, a aparncia da planilha deve ser semelhante Figura 48.
AN02FREV001/REV 4.0
80
FIGURA 48 TELA DA PLANILHA APS A INSERO DAS FUNES DE BANCO

DE DADOS.
Passo 03: Agora que todas as funes foram definidas, indique na rea de
critrio a informao que deseja calcular. Por exemplo: Quanto vendeu o
vendedor Joo Carlos? Posicione o cursor na clula G3: e escreva Joo
Carlos, depois limpe a clula L3: e observe na Figura 49 o resultado da operao
com as funes de base de dados.
No se esquea de salvar a planilha aps as ltimas ocorrncias.
AN02FREV001/REV 4.0
81
FIGURA 48 NOVOS RESULTADOS EM FUNO DE NOVOS CRITRIOS
AN02FREV001/REV 4.0
82
10 EXERCCIOS
Agora chegou o momento de fazermos alguns exerccios para

fixarmos o contedo estudado neste segundo mdulo. Procure desenvolver
todos os exerccios propostos e pea auxlio sempre que necessitar ao seu
Tutor.
Questo 01: O que base de dado?
Questo 02: Quantas chaves de classificao so possveis utilizar no

Microsoft Office Excel?
Questo 03: Quantos e quais so os parmetros a serem utilizados na

funo de base de dados?
Questo 04: O que faz a funo BDMDIA?
Questo 05: Descreva uma rea de critrios e sua finalidade.
Questo 06: O que rea de extrao?
Questo 07: O que faz a funo lgica E e qual sua finalidade?
Questo 08: Para que servem as funes DIA, MS E ANO?
Questo
09:
Qual
finalidade
da
funo
E(C3>=DATA(08;6;1);C3<=DATA(08;;6;20)?
Questo 10: Como se utilizam os recursos de subtotais do Microsoft Office

Excel?
FIM DO MDULO II
AN02FREV001/REV 4.0
83

Excel 2010 Avançado Mod 02 Rev

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PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

Abordar os recursos de gerenciamento de uma Base de Dados.

9 AS CARACTERSTICAS DE UMA BASE DE DADOS

Para utilizar uma estrutura de banco de dados no Excel 2010, necessrio

A tabela de base de dados uma estrutura que no admite linhas

Os nomes dos campos devem ser sempre definidos como rtulo de

No utilize nomes de campos que se paream com nomes de endereos de

Adiante segue a relao completa dos registros a serem utilizados na tabela

Aps ter escrito as informaes anteriores na planilha, grave-a com o nome

FIGURA 16 BASE DE DADOS PARA O RELATRIO DE VENDAS

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

9.1 A CLASSIFICAO DE REGISTROS

Quando utiliza-se uma base de dados, geralmente h necessidade de

No h necessidade de selecionar a faixa de dados de uma

Aps a execuo do comando de classificao, surge a caixa de dilogo

FIGURA 17 CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

que est ativada a opo Meus dados contm cabealhos.

Para efetivar o processo de classificao em ordem ascendente dos dados

A classificao em ordem descendente inverte a ordem anterior, com

Classificao, que permite alterar a orientao da ordem de classificao,

FIGURA 18 CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR COM A OPO CLASSIFICAR

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

FIGURA 19 CLASSIFICAO DOS REGISTROS POR MEIO DO CAMPO

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 02: Mantenha o cursor posicionado em qualquer clula da faixa de clulas

Passo 03: Clique na Guia Dados, Grupo Classificar a Filtrar, Boto

Ao ser apresentada a caixa de dilogo Classificar, observe que a chave

Passo 04: D um clique no Boto sobressalente drop-down do boto

FIGURA 20 APRESENTAO DA CAIXA DE DILOGO CLASSIFICAR COM OS

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Em seguida acione o Boto OK e veja na Figura 21 o resultado obtido.

FIGURA 21 - CLASSIFICAO EFETUADA COM NOVOS PARMETROS

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

INSERIR SIMULAO DE AMBIENTE AQUI

9.2 AS OPERAES DE BUSCA E TROCA

Outro recurso presente em uma base de dados so as operaes de busca

Estudo de Caso 01:

Passo 01: Selecione a faixa de clulas A2:E24 ou deixe o cursor

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

FIGURA 23 CAIXA DE DILOGO LOCALIZAR E SUBSTITUIR COM DADOS A

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 04: Acione o Boto Substituir tudo e observe que o nome do

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

A Caixa de dilogo Localizar e substituir , quando em uso, apresenta os seguintes

9.3 OS RELATRIOS DE UMA BASE DE DADOS

Existe uma forma de fazer pesquisa em uma base de dados usando a

FIGURA 25 BOTES DE FILTRAGEM DIREITA DO NOME DOS CAMPOS

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

FIGURA 26 BOTO DROP-DOWN NO CAMPO DEPARTAMENTO

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 03: Selecione a opo Informtica para que seja desativada,

FIGURA 27 OPO TICA ATIVADA

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 04: Finalize a seleo acionando o Boto OK e veja o resultado

FIGURA 28 RESULTADO DA PESQUISA

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 05: Para mais um teste, selecione somente os registros do vendedor

FIGURA 29 RESULTADO DA PESQUISA

FONTE: Arquivo pessoal do autor (Renato Nicodemos).

Passo 06: Retorne o campo Vendedor para a definio Selecionar

Perceba que a partir do uso desse recurso possvel obter