Archivos de base de datos de Access

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo
de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una pgina de acceso a datos

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o
cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para
almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn
en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los
tipos Simple, Doble yDecimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para
claves autonumricas en bases rplicas.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los camposAutonumeracin no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos
insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests
haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de
datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en
su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y
utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta
tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y
otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a
como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos
adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el
espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa
de bits del archivo original.
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra
ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de
pedido.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo
que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de

lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para
bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose
en los valores seleccionados en l.

Crear una nueva

base de datos

Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de caractersticas mejoradas que

simplifican el proceso de creacin de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de
datos con anterioridad, probablemente apreciar estas caractersticas por su capacidad de
agilizar el proceso de creacin.
Este artculo aborda el proceso bsico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de
datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros
objetos de base de datos. Incluye asimismo una descripcin detallada de algunas tcnicas
que puede utilizar para incluir informacin en la nueva base de datos.