INTRODUCCIN A LA BUSINESS INTELLIGENCE

Qu es Business Intelligence?
o
Inteligencia de Negocio

El objetivo bsico de la Business Intelligence es apoyar de forma sostenible y

continuada a las organizaciones para mejorar su competitividad, facilitando la
informacin necesaria para la toma de decisiones.
Mediante el uso de tecnologas y las metodologas de Business Intelligence
pretendemos convertir datos en informacin y a partir de la informacin ser capaces
de descubrir conocimiento.

Para definir BI partiremos de la definicin del glosario de trminos de

Gartner.

BI es un proceso interactivo para explorar y analizar informacin estructurada sobre un rea

(normalmente almacenada en un datawarehouse), para descubrir tendencias o patrones, a
partir de los cuales derivar ideas y extraer conclusiones. El proceso de Business Intelligence
incluye la comunicacin de los descubrimientos y efectuar los cambios. Las reas incluyen
clientes, proveedores, productos, servicios y competidores.

BI es un proceso interactivo para explorar y analizar informacin estructurada sobre un

rea (normalmente almacenada en un datawarehouse), para descubrir tendencias o
patrones, a partir de los cuales derivar ideas y extraer conclusiones. El proceso de Business
Intelligence incluye la comunicacin de los descubrimientos y efectuar los cambios. Las
reas incluyen clientes, proveedores, productos, servicios y competidores.

Una definicin ms amplia es la que proponen en The

datawarehouse Institute:

Business Intelligence (BI) es un trmino paraguas que abarca los procesos, las herramientas, y las
tecnologas para convertir datos en informacin, informacin en conocimiento y planes para conducir
de forma efi caz las actividades de los negocios. BI abarca las tecnologas de datawarehousing los
procesos en el back end10, consultas, informes, anlisis y las herramientas para mostrar informacin
(estas son las herramientas de BI) y los procesos en el front end.

EJEMPLO DE BUSINESS INTELLIGENCE

Imaginemos un supermercado, la informacin del cual disponemos son

los tickets de venta. Supongamos un sistema de informacin simple
que est basado en la informacin que recogemos de las cajas
registradoras.

La informacin que contiene un ticket de

venta es:

Su nmero, la fecha, la hora, el cdigo de cajero, el cdigo de

supermercado, los cdigos de los artculos vendidos, la descripcin
de los artculos, las unidades, el precio unitario, el total por artculo,
el total del ticket y la forma de pago ..

A partir de la informacin de los tickets

podemos saber:

Importe total de las ventas del da.

Nmero de tickets por hora o fraccin de tiempo.
Nmero de tickets atendidos por un cajero.
Ventas por artculo en unidades e importe.
Nmero de tickets por da.
Importe cobrado mediante efectivo o tarjetas de crdito.
Importe del ticket medio.
Nmero medio de tickets por da, hora, cajero.

Toda esta informacin es de tipo operativo pero a este nivel nos facilita
la toma de decisiones tales como:

1. Reponer las existencias, acumulando la cantidad de ventas por artculo.

2. Asignar los turnos de los cajeros/as, en funcin del nmero de tickets
vendidos por hora.
3. Ver cules han sido los productos ms vendidos.
4. Ver cul es el medio de pago utilizado por nuestros clientes.

Quin necesita Business Intelligence?

Si retomamos el ejemplo del apartado anterior -el del ticket del supermercado
nos daremos cuenta rpidamente de que la informacin que podemos generar
a partir de Business Intelligence es til para todos los departamentos de
nuestra organizacin, a saber:

En definitiva, para todas aquellas personas de nuestra

organizacin
que tengan que tomar decisiones. Dependiendo de qu
preguntas
necesiten responder estableceremos el modelo de BI
necesario.

Cules son los beneficios que aporta el Business Intelligence?

Uno de los objetivos bsicos de los sistemas de informacin es que nos ayuden a la
toma de decisiones.
Cuando un responsable tiene que tomar una decisin pide o busca informacin, que
le servir para reducir la incertidumbre. Sin embargo, aunque todos la utilicen, no
todos los responsables recogen la misma informacin: depende de muchos factores,
como pueden ser su experiencia, formacin, disponibilidad, etc.
Del mismo modo, los responsables pueden necesitar recoger ms o menos
informacin dependiendo que su mayor o menor aversin al riesgo.

Los beneficios que se pueden obtener a travs del uso de BI pueden ser de distintos
tipos:

Beneficios tangibles

Beneficios
intangibles

Beneficios
estratgicos

Por ejemplo: reduccin

de costes, generacin
de ingresos, reduccin
de tiempos para las
distintas actividades del
negocio.

El hecho de que
tengamos disponible la
informacin para la
toma de decisiones
har que ms usuarios
utilicen dicha
informacin para tomar
decisiones y mejorar la
nuestra posicin
competitiva.

Todos aquellos que nos

facilitan la formulacin
de la estrategia, es
decir, a qu clientes,
mercados o con qu
productos dirigirnos.

Componentes bsicos de Business

Intelligence

La principal razn de un proyecto de Business Intelligence es

el anlisis
de un problema o problemas interrelacionados.

Una informacin que nos podra ser til sera saber qu

pedidos hemos entregado cada vez. Esta informacin
estar disponible en la aplicacin que soporte los pedidos
de los clientes.

Pero de toda la informacin disponible cul es la informacin que nos

interesa?

Podemos seleccionar todos los registros de los pedidos, pero nos interesa el
detalle de todas las lneas de los artculos o slo la informacin del pedido? Al
escoger uno de los niveles de detalle o perdemos informacin o tenemos ms
detalle del que necesitamos. Ms adelante explicaremos cundo escoger una
opcin o la otra, ya que esta decisin depender, bsicamente, del problema
que queramos analizar.

El siguiente paso es responder la siguiente pregunta: Qu informacin

necesitamos?

En el caso que nos ocupa, podramos analizar si se han producido cambios

en los pedidos; para ello debemos estudiar las principales caractersticas del
pedido:
Cdigo de pedido.
Nmero de lneas del pedido.
Nmero de artculos por pedido.
Importe del pedido.

Nota tcnica 1: Los sistemas de informacin en las

organizaciones..

Bsicamente, las organizaciones necesitan la

informacin:
Como soporte a las transacciones.
Para toma de decisiones y control.
Para nuevos negocios:.

Nota tcnica 2: Clculo del ROI en proyectos de Business

Intelligence.

Cuando nos planteamos un proyecto de Sistemas de Informacin

no
es fcil que los responsables de negocio vean claramente su
rentabilidad.
En algunos casos, incluso pueden considerarlos como proyectos
con un cierto riesgo..

Debemos mostrar, en todos los casos, cul es la rentabilidad esperada. Para ello, debemos definir:
El valor esperado: Cules son los benefi cios que nos va a aportar?
Construir el caso para asegurar los fondos del proyecto: Cul es la inversin? Cules son los
retornos esperados?
Implementar el proyecto y comprobar que hemos conseguido el retorno esperado: Hemos
obtenido los resultados
esperados?
Medir los resultados e implementar el plan de accin, para corregirlo en el caso de que sea
necesario: Qu podemos hacer para corregir la situacin si no hemos conseguido los resultados?

MODELO DE NEGOCIO

Cuando nos referimos a un rea de negocio siempre pretendemosmedir un resultado, bien

sean ingresos, costes, ventas, etc. La razn que nos lleva a ello est ampliamente desarrollada
en la literatura empresarial y se podra resumir como aquello que no semide, no se puede
gestionar. El primer paso, por tanto, es defi nir qu queremos medir, cmo lo vamos ha hacer.
Para ello debemos definir cal es nuestro modelo de negocio y cules son las mtricas que
vamos a utilizar.

Es importante construir modelos de negocio, ya que en

algunos casos
no siempre la mejor solucin para un departamento es la
mejor para
toda la organizacin.

Los modelos de negocio deben estar vivos, igual que lo estn los propios negocios. Los
modelos de negocio son simplificaciones de la realidad que nos sirven para
comprender qu est sucediendo.
Si el modelo de negocio est biendefi nido nos permitir responder preguntas clave de
la gestin de nuestra organizacin.

Indicadores clave de negocio (KPI)

Los KPI sirven a las organizaciones para evaluar si estn alcanzando sus objetivos.
Los KPI deben ser cuantificables y deben medir las mejoras en aquellas actividades que son
crticas para conseguir el xito de la organizacin.

Si queremos defi nir un

KPI para las ventas,
deberemos decidir:

Los KPIs que escojamos

deben:

Sobre o unidades.
En qu periodo restamos las
devoluciones: en el actual, en el periodo
anterior o cuando se produjeron.
Deberemos fijar un objetivo de ventas a
conseguir.

Reflejar los objetivos del negocio.

Ser crticos para conseguir el
xito.
Ser cuantificables y comparables.
Permitir las acciones correctivas.