MANUAL DE USO DE LA

HERRAMIENTA RETENISR WEB

El ingreso al sistema se realiza por medio de
las
aplicaciones
WEB
de
la
SAT
www.sat.gob.gt/aplicaciones, en donde debe
acceder el usuario (NIT del agente retenedor)
y contrasea que se asign a travs del envo
del formulario SAT 0901 por medio de
BancaSAT. Los colaboradores ingresan de la
misma manera solo que con el NIT personal y
la clave que se auto-asign en el formulario
SAT 0901 enviado a travs su contrato
personal por medio de BancaSAT.

quien(es) desee delegar el uso del sistema.

Los roles delegables son:
Supervisor, Operador Rgimen
Operador Rgimen Asalariados.

General

Posteriormente, el usuario a quien se le han

delegado opciones, podr utilizar el sistema
ingresando en la direccin indicada, digitando
usuario
(NIT
del
usuario
delegado),
contrasea y seleccionando el cuadro
Colaborador.

RGIMEN ASALARIADOS
Rol de Supervisor:
Al ingresar al sistema se le permitir al
usuario titular utilizar el mismo (con todas las
opciones) o delegar roles a los usuarios que
desee. Es indispensable que los usuarios
a quienes se les delegar el uso del
sistema, cuenten con acceso a las
aplicaciones WEB de SAT por medio de
su contrato personal de BancaSAT.
La delegacin debe realizarse por medio de la
opcin Administracin de Cuenta, en la cual
ingresar el (los) NIT del (de los) usuario(s) a

El usuario delegado como Supervisor tendr

acceso a las siguientes opciones:
RgimenAsalariado
1. DeclaracionesEmpleados
a) ImpresinAutorizacinMasiva
2. Declaraciones Agente Retenedor.
a) DeclaracinAnual
b) ConciliacinAnual
c) ExcesosDevoluciones

3. Reportes
a) Declaraciones Asalariados
b) Retencin Mensual
Procesos Especiales
1. Formulario105.
Rol Operador Rgimen Asalariados.
El usuario tendr acceso a las siguientes
opciones:
RgimenAsalariado
1. Sujeto de Retencin

En esta pantalla debe ingresar NIT del

empleado y fecha de inicio y dar clic en
grabar.
Al grabar la informacin anterior
habilitar en la parte de abajo la seccin de
Otro patrono o Expatrono, si aplica, en donde
permite el ingreso de la informacin de NIT,
tipo (Otro Patrono o Expatrono), Renta Neta
(Ingresos obtenidos totales, sin deducciones),
Retenciones practicadas si le retuvieron sino
colocar cero; en el caso de Otro Patrono,
colocar fecha inicio de labores y grabar la
informacin; en el caso de Expatrono, se
coloca fecha de inicio y fecha de fin y se
graba la informacin.

2. DeclaracionesEmpleados
a)
b)
c)
d)
e)

DeclaracinProyectada
DeclaracinActualizada
DeclaracinDefinitiva
ImpresinAutorizacinMasiva
Ajuste de Retencin y Suspensiones

3. Declaraciones Agente Retenedor.

a) DeclaracinAnual
b) ConciliacinAnual
c) ExcesosDevoluciones
4. Cargas
a) CargaInicial
b) CargaActualizadas
5. ExportarDefinitivas
6.

Reportes
c) Declaraciones Asalariados
d) Retencin Mensual

7. Procesos Especiales
a) Formulario105.

En los casos cuando se termina la relacin

laboral, se debe hacer la definitiva para que
automticamente refleje la fecha fin de
labores en esta pantalla, misma que se
explicar ms adelante en este manual.
Asimismo cuando se presenten recontratacin
de empleados, se coloca un cheque en nuevo
en inicio de labores indicando la fecha a partir
de la cual se reinicia la relacin laboral y se
ingresan los datos de la empresa como
expatrono cuando se tuvo la relacin laboral
en ese mismo ao.
2. Declaraciones Empleados

1. Sujeto de Retencin

Opcin que permite operar las Declaraciones

ante el patrono. Para ello debe seleccionar el
tipo de declaracin que desea ingresar
(Proyectada, Actualizada o Definitiva).
Al
trabajar estas declaraciones, el sistema
asignar estados de: generada, autorizada,
anulada o pagada.

a) Declaracin
Proyectada
(Formulario SAT-1109) (Inicio de
relacin laboral inicio de perodo)
En esta pantalla el sistema al digitar
el NIT del empleado importar, el
nombre, fecha de inicio de labores y
en los casos que corresponda, los
datos
de
Otros
patronos
y
Expatronos
ingresados
anteriormente en la opcin Sujeto
de
Retencin;
por
lo
que
nicamente
debe
digitar
los
ingresos a obtener con el patrono
actual, as como las deducciones y
crditos que servirn para que el
sistema
automticamente
determine el impuesto a retener. Es
importante indicar que en esta
declaracin no aparece el rubro de
Gastos mdicos pues no se pueden

proyectar a menos que se cuente

con documento soporte y para
poder realizar el registro en el
sistema deber primero hacer la
proyectada y luego hacer una
declaracin actualizada.
En esta pantalla el Agente de
Retencin tiene la opcin, a solicitud
del empleado, de no utilizar o
renunciar al derecho del 50% de
crdito estimado por IVA, para
hacerlo debe seleccionar el cuadro
que est junto a la casilla Menos
Crdito Estimado por IVA y el
sistema no aplicar este crdito
para el clculo de la retencin.
La declaracin al tener estado de
generada
puede
anularse,
permitiendo volver a ingresar los
datos correctamente. Al asignarle
estado de autorizada, el sistema
no permite la modificacin de la
misma, si desea realizar algn
cambio solo podr
hacerlo por
medio de generar una Declaracin
Actualizada.
b) Declaracin
Actualizada
(Formulario SAT-1109)
Pantalla por medio de la cual, puede
realizar cambios durante el perodo
de imposicin, a la Declaracin
Proyecta.
Al ingresar, observar que la
pantalla difiere de la proyectada ya
que muestra casillas adicionales
como el rubro en deduccin de
gastos mdicos que en esta
declaracin se puede proyectar
siempre y cuando se cuente con
documento soporte y previo a

contar
con
una
declaracin
proyectada en el sistema del
empleado, las casillas adicionales
despus de la renta imponible, las
cuales sirven para mostrar el crdito
de lo retenido por expatrono(s) y
las retenciones practicadas a la
fecha
por
el
patrono
actual
contando con una casilla que
contiene la suma de ambas. La
casilla de renta con el patrono
actual se puede modificar desde
esta pantalla, pero las de otros
patronos
y
expatronos
deben
modificarse previo a ingresar a esta
pantalla a travs de la opcin
Sujeto de Retencin en el men
principal.
La declaracin Actualizada al ser
generada puede anularse, pero si se
autoriza ya no se podr modificar.
Para poder realizar algn cambio se
debe hacer una nueva declaracin
actualizada.

a que an no se ha presenta la
misma a la SAT.
La declaracin definitiva con estado
de generada puede anularse y en
estado de autorizado podr tambin
anularse siempre y cuando no se
hubiera generado el formulario de
pago SAT 105 Declaracin Jurada y
Recibo
de
Pago
Mensual
de
Retenciones del ISR e Impuesto
Sobre Productos Financieros, pues
con la generacin de este formulario
cierra el mes para que en el
siguiente ya no aparezca el
empleado
y
queda
lista
la
informacin para conciliacin.
Adicionalmente
cuando
la
declaracin definitiva es autorizada
y se determina que es procedente
el saldo a pagar o bien el total de
las retenciones practicadas, el
sistema muestra un icono que
permite visualizar o imprimir la
constancia de retencin.

c) Declaracin
Definitiva
(Formulario SAT-1109)
Por medio de esta pantalla podr
realizar la ltima modificacin
correspondiente al periodo de
imposicin o dar de baja a los
empleados cuando as lo amerite. El
sistema mostrar los datos de la
Declaracin Proyectada o los datos
de
la
ltima
actualizacin
autorizada. En esta opcin cuando
se trate de fin del periodo de
imposicin, ingresar el monto del
crdito fiscal correspondiente a la
planilla del IVA presentada ante la
SAT y si se trata de una definitiva
por baja esa casilla queda con valor
cero de manera automtica, debido

d) Impresin Autorizacin Masiva

En esta opcin permite imprimir de
manera masiva las declaraciones
ante el patrono, tanto Proyectadas,
Actualizadas o Definitivas.
Para
realizarlo debe seleccionar: El tipo
de declaracin, el estado de las
declaraciones:
Generada,
Autorizada, Anulada o Pagada, el ID
de carga, seleccionar mes o todo el
ao, Tambien puede realizar la
bsqueda
por
rango
de
declaraciones ante el patrono si los
tiene, presiona icono de buscar y
luego le permite seleccionar las que
desea de ese grupo que muestre o
todas y presiona imprimir.

Tambin puede realizar la bsqueda

para
autorizar
masivamente
siguiendo los mismos pasos.
e) Ajuste
a
Suspensiones

Retencin

Opcin que permite modificar

directamente la retencin mensual
determinada en una declaracin
ante el patrono ya sea proyectada o
actualizada y que las bases de
clculo estn bien, solo que se le
descuenta de menos o de ms al
empleado.
Para ello deber
ingresar el NIT del empleado
seleccionado el icono de buscar el
sistema le mostrara los meses que
tiene autorizado para retenerle
segn declaracin y en acciones
muestra un icono el cual permite
habilitar el campo para ingresar el
monto a ajustar o colocar cero. Para
los casos de suspensin por
cualquier motivo debe seleccionarse
el icono de suspensin ya se parcial
o total. Con ambos procedimientos
se habilitan los iconos para grabar y
eliminar.
3. Declaraciones Agente Retenedor.

Opcin del sistema que se utilizar cuando se

concluya un periodo de imposicin, habiendo
verificado previamente que los empleados
tengan
registrado
el crdito
de
IVA
presentado a la SAT y los ajustes que
correspondan para dicha liquidacin por
medio de las declaraciones ante el patrono,
para que el sistema pueda generar de
manera automtica al ingresar a la opcin de
Declaraciones Agente Retenedor la que se
seleccione. Estas declaraciones tendrn los
estados de: Generada, autorizada, anulada y
presentada. Entre ellas: Declaracin Anual
de Retenciones a Empleados en Relacin de
Dependencia
formulario
SAT-107,

Conciliacin
Anual
de
Retenciones
Practicadas a Empleados en Relacin de
Dependencia formulario SAT-108 y el
Detalle de las Retenciones Practicadas en
Exceso y Devueltas a Trabajadores en
Relacin de Dependencia formulario SAT114.

a) Declaracin
SAT-107)

Anual

(Formulario

La
Declaracin
Anual
de
Retenciones
a
Empleados
en
Relacin de Dependencia, en
estado generada y autorizada
puede ser anulada. Sin embargo,
una vez sea presentada ya no se
podr anular sino nicamente
rectificar.
Esta
declaracin
debe
ser
presentada a la SAT directamente
desde el sistema RetenISR Web.
Cuando se deba rectificar la
declaracin el procedimiento es
autorizar la declaracin, igualmente
se procede si el caso de trata
presentacin
extempornea;
en
ambos casos el sistema accionar al
momento de autorizar la misma, el
icono para generar el archivo para
enviar por BancaSAT para el pago
de la multa correspondiente segn
el caso en base al Cdigo Tributario.

b) Conciliacin Anual (Formulario

SAT-108)
La
Conciliacin
Anual
de
Retenciones
Practicadas
a
Empleados
en
Relacin
de
Dependencia en estado generada
puede ser anulada.
Al estar en
estado de autorizada se puede
anular siempre que no exista una
Declaracin Anual con estado de
generada.

en un formato Excel, el cual permitir

capturar las bases de las declaraciones y
recalcular para verificar que el impuesto
fue determinado de manera correcta en
sus sistemas. Este proceso proporciona
los insumos necesarios para generar el
recibo de pago en la seccin de rgimen
asalariado.
Si necesitar de cambios en
la declaracin proyectada, pues puede
utilizar la Carga de Actualizadas.

Al
concluir
la
Declaracin
y
Conciliacin Anual (Formulario SAT
107 y 108) termina el proceso de
Conciliacin
anual
de
las
retenciones
practicadas
a
empleados
en
relacin
de
dependencia.
c) Excesos
Devoluciones
(Formulario SAT-114)
El Detalle de las Retenciones
Practicadas en Exceso y Devueltas a
Trabajadores
en
Relacin
de
Dependencia, es un reporte que el
agente retenedor debe imprimir y
los empleados a quienes se les ha
realizado la devolucin deben firmar
el
documento,
para
que
posteriormente
sea
presentado
fsicamente ante la Administracin
Tributaria, para dar cumplimiento a
lo establecido en el reglamento de
la Ley del Impuesto Sobre la Renta y
presentar fsicamente dicho reporte
ante la SAT.
Este detalle tambin cuenta con
estados de generado y autorizado
que se pueden anular y rectificar.
4. Cargas

En el sistema no solo puede digitar las

declaraciones ante el patrono, si ya cuenta
con sistemas integrados que realizan estas
declaraciones, puede aprovechar esa
informacin y trasladarla a una estructura

Para obtener la estructura y parmetros

del archivo que se debe conformar con
datos extrados desde otros sistemas, de
Clic Aqu
Para obtener el formato Excel que le
servir para vaciar los datos en donde
conformar el archivo de carga masiva de
Clic Aqu
Al tener generado el archivo, en esta
pantalla debe buscar el archivo Excel en el
directorio guardado, presionando la tecla
Examinar y al pegarlo se realiza el proceso
de carga de las declaraciones presentadas
ante el patrono.
a. CargaInicial
Es un proceso de lectura de datos
conforme a la estructura del archivo
Excel que realiza el sistema, para
determinar los clculos de manera
automtica del impuesto mensual
del empleado. Estos datos pueden
ser exportados para su verificacin
a una hoja Excel. El sistema al
verificar que los datos respetan la
estructura requerida habilita icono

de Grabar para registrar las

declaraciones Proyectadas.
Para
dar por terminado el proceso,
deber seleccionar la opcin de
DeclaracionesEmpleados
y
seleccionar Impresin
b. CargaActualizadas
Proceso de lectura de datos
conforme a la estructura del archivo
Excel que realiza los clculos para la
determinacin del Impuesto de
manera automtica. Esta carga
sirve cuando se necesite de
cambios
en
la
declaracin
proyectada para redeterminar una
nueva
retencin
mensual
de
acuerdo a los parmetros legales.
5. Exportar Definitivas

Este proceso sirve al agente de retencin

para no digitar ao con ao las
declaraciones proyectadas.
Le permite
generar las declaraciones proyectadas
tomando como base las Declaraciones
Definitivas del ao inmediato anterior,
para que se verifiquen y sean ratificadas
previamente a ser autorizadas.

6. Reportes

El sistema cuenta con consultas de las

Declaraciones de los empleados y de las
retenciones mensuales que integran un
formulario SAT 1055 de cada mes.
a) DeclaracionesAsalariados

Opcin del sistema que permite

obtener consultas de las declaraciones
de los empleados por tipo: Proyectada,
actualizada, defintiva, todos y por
estados
de:
Generada,
Anulada,
Autorizada y Todos, de cada tipo de
declaracin.
Es un reporte el cual
puede exportar a una hoja Excel con
todas sus columnas de bases y clculos
automticos para servir de insumos
para preparar otro tipo de reportes o
graficas en respectiva hoja.
b) RetencinMensual
Reporte que facilita el mostrar cada
una de las retenciones generadas por
las declaraciones de empleados en
estado de autorizadas, que conforman
el monto total consignado en el
formulario SAT 1055 en cuanto a
cantidad de empleados exentos y
afectos, y la retencin de los ltimos.
7. Procesos Especiales

Men del sistema en donde genera

automtica las retenciones practicadas al
rgimen Asalariados, rgimen general.
1. Formulario105
El formulario SAT 1055 al seleccionar el
mes y dar clic en Realizar clculos, con
base a las declaraciones y constancias
muestra de manera automtica parte
de la seccin de Rgimen Asalariados,
debiendo ingresar manualmente lo
correspondiente a Pagado en el mes,
que es el monto total de lo pagado a
los empleados en cada mes, de
empleados exentos y afectos. Tambin
debe
ingresar
manualmente
las
retenciones practicadas de periodos
anteriores por ajustes de los empleados
que no cubrieron el total del ISR del
ao anterior y tambin de ingresar
manualmente
la
casilla
de
las
devoluciones del ao anterior, en el
rgimen de asalariado. En la seccin
de las facturas especiales debe

ingresar la base si es por venta el 10%

y si es por servicios el 20% para
determinar
sobre
ellas
automticamente el 31% del ISR.
Incluye la parte de autoliquidacin en
caso de presentacin extempornea o
rectificaciones.

Sistema permite trabajar simultneamente

dos perodos que aun no se han cerrado
(actual-anterior). En esta misma pantalla, el
usuario selecciona la Actividad y el Concepto
por los cuales realizar la retencin. Los
clculos
sern
efectuados
de
forma
automtica con base en los valores
ingresados por el usuario.

RGIMEN GENERAL
Rol de Supervisor:
El usuario delegado como Supervisor tendr
acceso a las siguientes opciones:
1. Impresin de Constancias de Retencin
2. Generacin de Formulario de pago SAT
105.
Rol Operador Rgimen General.
El usuario tendr acceso a las siguientes
opciones:
1. Generacin de Constancias
2. Impresin de Constancias
3. Carga de documentos (Carga masiva)
4. Generacin del Formulario SAT 105.

1. Generacin de Constancias:
Esta opcin se utilizar para elaborar
constancias de retencin del ISR e ISPF. Para
ello el usuario debe digitar el NIT del
proveedor y los datos de la(s) factura(s) sobre
la(s) que se emitir la Constancia de
Retencin. Por default el sistema muestra el
mes actual, sin embargo el usuario puede
seleccionar otro mes anterior al perodo
actual, por medio del combo que est en la
parte superior izquierda de la pantalla.
El

Es importante indicar, que se puede ingresar

ms de una factura para generar una
constancia,
de
igual
forma
permitir
seleccionar varios conceptos de retencin
para una misma factura. Para los conceptos
de Premios de lotera y Dietas
no es
obligatorio el ingreso de datos en las casillas
de serie y nmero de factura.
Para los casos de retencin por concepto de
Impuesto Sobre Productos Financieros, se
debe generar una constancia exclusivamente
por este impuesto.
Posterior al ingreso de los datos del proveedor
y de la(s) factura (s) debe primero dar clic en
seleccionar todas o las facturas que desee
formen parte de la constancia, luego dar clic
en el botn Agregar. Dando la opcin de
imprimir una constancia por cada factura
ingresada o bien continuar agregando ms

facturas del mismo proveedor, para emitir

una constancia consolidada.
Si se ha
cometido algn error en el ingreso de datos
puede eliminar al dar clic en la equis (X) roja
ubicada al lado derecho de la informacin de
la factura agregada. Al estar seguro de haber
ingresado los datos correctamente de clic en
el botn Autorizar que aparece al final de la
informacin de las facturas agregadas. En
este momento debe ingresar la fecha con
que ser emitida la (s) Constancia (s) de
retencin.
La impresin de las constancias la puede
realizar una a una
seleccionando el icono
que aparece al extremo derecho de la lnea
de la constancia. La misma es generada en
archivo PDF.
Una vez autorizada la constancia puede
imprimirla. Al salir de la opcin de impresin
de la constancia si desea ver el detalle debe
dar clic a la funcin F5 y digitar nuevamente
el NIT del retenido con lo cual le mostrar la
informacin de las constancias.
Si desea
volver a imprimir la constancia deber
presionar F5
e ingresar el NIT del
contribuyente y dar clic en imprimir.
Al finalizar el mes, la informacin esta lista
para formar parte del recibo de pago mensual
del ISR e ISPF.
Las constancias autorizadas, previo a la
Generacin del Formulario de Pago SAT 105,
pueden ser anuladas.
Posterior a dicha
Generacin deber realizar una rectificacin.

2. Impresin de Constancias
Adicional a la opcin de imprimir constancias
individuales desde la pantalla de ingreso de
informacin, el usuario puede
realizar la
impresin de forma masiva, por medio de la
opcin Impresin de Constancias.
En esta opcin debe ingresar el rango de
fechas de las constancias, o el correlativo de
constancias autorizadas que desea imprimir.
El sistema le mostrar el listado de
constancias de retencin realizadas de
acuerdo al parmetro de bsqueda ingresado.
El usuario tiene la opcin de seleccionar una,
varias o todas las constancias.
El sistema
imprimir de forma masiva las constancias
seleccionadas.

10 Intereses afectos (Decreto 2695)

3. Carga de Documentos
El sistema permite la carga masiva de
documentos, por medio de generar un archivo
Excel que contenga la siguiente informacin:

NIT
Serie de factura
Nmero de Factura
Fecha de Factura (dd/mm/aa)
Cdigo de Actividad
o 1 Actividad Mercantil
o 2 Actividad No Mercantil
o 3 Otros conceptos
Cdigo de Concepto
o 1 Ventas
o 2 Servicios Profesionales
o 3 Arrendamientos
o 4
Servicios
profesionales,
tcnicos o de naturaleza no
mercantil
prestados
por
personas individuales
o 5 Servicios de arrendamiento
prestados
por
personas
individuales
o 6 Dietas
o 7 Servicios tcnicos prestados
por personas jurdicas
o 8 Servicios de arrendamiento
prestados por personas jurdicas
o 9 Premios por loteras, rifas,
sorteos,
bingos
y
eventos
similares (Importe Neto)

La carga masiva se realizar por medio de la

opcin Carga de Documentos, el sistema
devolver el resultado de la carga.
Un
archivo se considera vlido si el 100% de su
contenido es correcto, de lo contrario se le
detallarn los errores cometidos, para que
corrija y vuelva a cargar la informacin.
Al cargar el archivo correcto, tendr la opcin
de imprimir de forma masiva las Constancias
de Retencin ingresando la fecha con la que
sern impresas.

Generacin De Formulario SAT

105

Para la generacin del formulario de pago SAT

105, es necesario que el 100% de las
constancias del rgimen general y que las
declaraciones proyectadas ante el patrono del
rgimen asalariados, se encuentren con
estado autorizado.
La opcin para generar el formulario SAT 105
se encuentra en el men Procesos
Especiales.El
usuario
ingresar
manualmente
la
informacin de los valores relacionados con
facturas especiales.

El sistema calcular de forma automtica los

valores de retencin
por concepto de
Rgimen General y Asalariados del ISR e ISPF.
Al verificar que la informacin generada es la
correcta, el usuario debe autorizar el
formulario SAT 105 y posteriormente generar
el archivo para envo de declaracin
electrnica, el cual debe ser transmitido por
medio de BANCASAT.

La obligacin tributaria se dar por concluida

hasta el momento que se realice la
presentacin y pago del formulario por medio
de BancaSAT.