UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FACULTAD DE INGENIERAS Y ARQUITECTURA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

PROYECTO DE INVESTIGACIN III

SISTEMA DE GESTIN Y TARMITE DOCUMENTARIO
PARA EN LA I. E. 6091 CSAR VALLEJO
PRESENTADO POR EL ALUMNO:
ERIQUE SALVADOR JUAN CARLOS

PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE

SISTEMAS E INFORMTICA
LIMA-PER
2015

CONTROL DE VERSIONES

Est

Moti

Eli

En

Ver

Eli

Apr

Ver

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Obs

Aju

Cor

Aju

Apr

Ver

Mi

- ACTA DE CONSTITUCIN DEL

PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
SIGLAS DEL PROYECTO
SISTEMA DE GESTIN Y
TRAMITE DOCUMENTARIO PARA
SGTDCV
LA I. E. 6091 CSAR VALLEJO.
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El proyecto SISTEMA DE GESTIN Y TRAMITE DOCUMENTARIO PARA LA I. E. 6091
CSAR VALLEJO, permitir contar con una herramienta que faculte la gestin y tramite
documentario a travs de una plataforma integrada en la IE.
-

Inicio.
Planificacin.
Ejecucin.
Monitoreo y Control.
Cierre.
- El desarrollo del proyecto estar a cargo de: Juan Carlos Erique Salvador
Gerente del Proyecto.
El proyecto se realizar desde el 03.03.2014 al 31.07.2015.
-

La gestin del Proyecto considerar la ejecucin de los siguientes Grupos de

Procesos segn las definiciones del PMBOK:

DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

Sistema de Gestin y Tramite Documentario:

El producto final consiste en una herramienta de Software implementada que

soporte la lgica del sistema de control de Gestin y Trmite Documentario.
- El proyecto iniciar el 03.03.2014 cubriendo cada uno de los grupos de procesos
definidos en el punto anterior; el grupo de procesos de Ejecucin se encontrar
alineado con la implementacin del producto en funcin de la metodologa RUP.
- El cierre del proyecto se realizar 31.07.2015, considerando que a esta fecha la
implementacin se encuentra desplegada y en produccin.
- El Sistema para Control Presupuestal deber permitir el soporte para las
siguientes funcionalidades:
Gestin de Documentos Comunidad Educativa.
Gestin de Documentos de Instituciones.
-

As mismo deber permitir la integracin con las funcionalidades de control de

seguridad de accesos a usuarios y ser parametrizable y configurable.
REQUISITOS DEL PROYECTO
(Funcionales, no Funcionales y derivados)
PROYECTO
Funcional:
Automatizacin del proceso de Gestin y trmite documentario.
Gestionar la derivacin y atencin de documentos.
No Funcional:
Deber ser desarrollado utilizando las ltimas tecnologas.
Deber incluir la entrega de los programas fuentes.
Capacitacin de Usuarios finales.
Derivado:
Optimizacin del tiempo en los procesos de trmite documentario, optimizacin de
recursos humanos y/o materiales dentro del rea administrativa, optimizar la
administracin de los documentos.
PRODUCTO
Funcional
Gestionar documentos por mesa de pates.
Contar con un sistema de copias de seguridad peridica
Generar informes de seguimiento mensual de los documentos que ingresados y
emitidos por mesa de partes.
No funcional
Software amigable
Reportes deber ser exportables a hojas de clculo y formados de transferencia
portables de documentos
informacin trasferida en un repositorio file Server
Se deber desarrollar la seguridad de la aplicacin integrada a la poltica de
seguridad de la institucin
Se debern considerar la actualizacin de los parmetros de la aplicacin
Derivado(rendimiento de aplicacin)
Implementar en servidores de la institucin
Se deber considerar un repositorio para guardar los documentos digitalizados de
por lo menos 10 terabytes de almacenamiento
Contar con carpeta compartida en un servidor.
Seguir lineamientos de estndares de requisitos.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Conce
pto
1. Alcance

Obje
tivos
-

2. Tiempo

3. Costo

Implement
ar
herramient
a definida
consideran
do los
requisitos
funcionale
s no
funcionale
s no
derivados,
consideran
do la
capacitaci
n.
Realizar el
proyecto
en el plazo
establecid
o (75
semanas).
Cumplir
con el
presupuest
o estimado
del
proyecto
de S/.
40.000

Criterios de
xito
-

Probacin de todos
los requerimientos
implementados en el
sistema SGTDCV.

Concluir en el tiempo
esperado con una
desviacin no mayor
al 5%

No exceder el
presupuesto del
Proyecto con una
desviacin no mayor al
10%)
-

- FINALIDAD DEL PROYECTO

Tener un mejor control Automatizando los procesos de Gestin y Trmite
Documentario alineados a los Objetivos Estratgicos de la Institucin haciendo ms fcil dicha
administracin.
Nom
bre
Rep
orta
a

DESIGNACIN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO

Juan Carlos
NIVELES
Erique Salvador (JE)
DE AUTORIDAD
Amrico Maguia
Huamn Director de la I.E
(SP)

Exigir el
cumplimiento de los
entregables del
proyecto.

Supe
rvisa
a

Equipo del
Proyecto. (EP)
Analista de Sistemas
Programador de Sistemas

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO

1.

Inicio del Proyecto

Anlisis y levantamiento de Informacin

2.

Disear la Arquitectura del Software.

3.

Elaborar los Mdulos del Sistema

4.

Realizar las Pruebas al Sistema

5.

Puesta en Marcha del Sistema

6.

Capacitacin al Personal del Sistema

Fin del Proyecto

FECHA
PROGRAMADA
03/03/2014
10/03/2014
al 06/06/2014
10/06/2014
al 08/08/2014
11/08/2014
al 06/02/2015
09/02/2015
al 10/04/2015
14/04/2015
al 12/06/2015
15/04/2015
al 17/07/2015
31/07/201
5

ORGANIZACIONES O GRUPOS
ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL
PROYECTO
R
FU
-

ORGANIZACIN O
GRUPO ORGANIZACIONAL

Amrico Maguia
Huamn

Norma Robles
Porturas
Juan Carlos Erique
Salvador

NCIN
EN LA
ORGANIZ
ACIN
Direc
tor
de la
I.E
Su
b Directora
de la I. E
-

OL QUE
DESEMPE
A

onsor

Spon
sor

Sp

Ge
rente del
proyecto.

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (Riegos Negativos)

Los costos del proyecto sern asumidos con Recursos Propios aunque generen en determinado momento
algn gasto adicional, a cargo del rea Legal y Financiera
No cuenta con un orden en sus procesos de gestin de Documentos, el control es manual.
Los informes mensuales no son aprobados por la Oficina Tcnica de la I. E. 6091 Csar Vallejo,
retrasndose proceso del servicio.
Los requerimientos que el cliente identifica durante el proyecto que afectan en el cronograma del mismo,

generndose un retraso.
Que el Proyecto no consiga cumplir los resultados esperados por el cliente, indicados en el Resumen de
los Trminos de Referencia.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

Requerimiento de nuevos proyectos

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO:

Concepto

1.

Personal

2.

Materiales

Jefe de
Proyecto
Equipo
de Proyecto
Material

Mon
to(S/.)

S/.15
000
S/.60

00

3.
4.

5.

Mquinas

Hardwa
re
Transpo
rte, Refrigerios,
otros
-

Otros Costos

Reserva de
Contingencia

00
S/.60

00

S/.30

00

6.

S/.50

Reserva de gestin

Total Lnea Base

S/.35
000
S/.50
00 (12.5%)
S/.40
000
-

Total presupuesto

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

No
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Porturas

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