Professional Documents
Culture Documents
Emission du besoin :
Tout achat trouve son origine dans lmission dun besoin provenant dune certaine source dans
lorganisation.
- Articles de consommation irrgulire
Les besoins en composants sont dtermins logiquement partir des programmes de production,
ce qui consiste clater les programmes de production par utilisation des nomenclatures et
prise en compte des divers dlais dobtention tous les niveaux.
Laboutissement est une liste de programmes dapprovisionnement des composants dtaills,
priode par priode, sur un certain horizon.
- Articles courants consommation rgulire
Ces articles sont tenus en stock et grs par un des systmes : le besoin est initialis par le
dclenchement dun point de commande, ou latteinte dune date prdtermine de commande.
Dans ce cas, cest le suivi dune fiche manuelle de stock, ou dun tat informatique, et la mise en
oeuvre des rgles rgissant le systme de rapprovisionnement qui dclenchent le besoin.
Pratiquement, il ny aura pas de DA proprement dite, mais une procdure particulire.
Parfois, en systme manuel, ce seront les fiches de stock qui serviront de DA et transiteront par
le service achats. Elles comportent en effet dans leur partie suprieure une description de
larticle, et permettent par ailleurs dinscrire dans la colonne commandes la quantit souhaite
par le magasin.
Tous les renseignements ncessaires au service achats y figurent donc bien, pour passer ensuite
une commande effective aux fournisseurs.
On trouve enfin le systme de DA, o le magasinier porte rgulirement les besoins en
approvisionnements.
- Besoins imprvisibles ou non rptitifs
Les services demandeurs utilisent la procdure classique de demande dachat DA .
Cette demande dachat comporte en gnral les informations suivantes:
Description dtaille du besoin
Numro de code (sil existe)
Quantit souhaite
Dlai sous lequel lutilisateur souhaite la mise disposition.
Il est ncessaire que les DA soient approuves par un responsable ou toute autre personne
habilite le faire.
Dans ce cas le service achat dispose de la liste des signatures autorises, ainsi ventuellement
du montant maximum des dpenses autorises par signataire.
- Cas des commandes urgentes
Dans la trs grande majorit des cas, il est ncessaire de prvoir une procdure de commande
urgente.
Vrification du besoin :
Le service achats reoit une Demande dAchat (DA), il est de sa responsabilit de vrifier que
le besoin a t parfaitement dfini, et quil correspond pour lentreprise une dcision
conomique.
Questions types poser pour vrifier une DA :
La DA concerne-t-elle un produit actuellement en pnurie sur le march ?
Nexiste-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui tre substituable ?
Cette DA, porte une petite quantit pour une certaine fourniture. Cette dcision est-elle bien
conomique pour lentreprise, et ne vaut-il pas mieux sassurer auprs des utilisateurs de
lintrt ventuel de passer une commande de taille plus importante ?
Passation de la commande :
La commande a juridiquement valeur dun contrat liant les deux parties.
Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et quelle soit
bien sr valable devant la loi.
Dans certains cas, on voit des acheteurs passer commande par tlphone. Il faut insister sur
limportance dune confirmation crite.
Suivi de la commande :
La rgle 20/80 (ABC) doit sappliquer, il nest rentable deffectuer un suivi que pour les
commandes importantes en quantit et/ou en valeur.
Mais lacheteur doit prendre conscience que, stant engag sur le prix, il reste responsable vis-vis de lutilisateur du respect des dlais, des quantits livres ainsi que de la mise disposition
en lieu et place appropris.
Rception de la livraison :
Cette tape gnralement assume par un service rception est tellement vitale et troitement
lie lachat quen gnral ce service est hirarchiquement dpendant des achats (70 % des cas).
Contrle quantitatif : sur la base des bons de rception qui prcise lidentit du
fournisseur, la quantit reue, la quantit rejete ventuellement
Contrle qualitatif : test priodique sur un chantillon, contrle visuel pour les
marchandises standard
Vrification de la facture :
La facture parvient, soit au service achats soit au service comptabilit directement.
Ds les deux contrles effectus, il convient den administrer le rglement selon les conditions
de paiement prvues.
Il se pose un problme classique sur lequel beaucoup dacheteur se questionnent : qui doit
effectuer le contrle de facturation, service achats ou comptabilit ?
Il semble quil sagisse dun faux problme, puisque limportant reste que les factures des
fournisseurs soient contrles.
Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et conditions est vrifi par la comptabilit
(comparaison Facture avec bon de rception et Bon de commande).
Archivage de la facture/commande :
La dernire phase du processus concerne larchivage de la facture, une fois que tout a t sold.
Le dossier complet doit tre reconstitu au service achats et conserv, Il y a pour cela des
raisons internes de gestion et des justifications lgales.
Sur le plan lgal, il sagit de conserver essentiellement les commandes et les factures, pour des
raisons de recours ultrieurs possibles lis aux conditions de garantie, et pour des raisons
fiscales.
Quant la gestion interne, il sagit denrichir le fichier fournisseurs, et en particulier de mettre
jour ses performances en vue dun processus de slection ultrieur.