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FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
MAPA DE PROCESOS
Mapa Conceptual
Para
diagnosticar la
Situacin
Actual
El enfoque
organizacional
Es necesario conocer
Enfoque de
estructura
funcional
Enfoque por
procesos
De una
Organizacin
Modelar
Organizacin
De apoyo
Estratgicos
Organizacionales
Mediante
Una
Estableciend o los
Mapa de
Procesos
Misionales
Para lo que
se requiere
de los
Un
inventario
Cadena
de Valor
Modelo
Integrado
Diagrama
de Bloques
Flujograma
integrado
Con tcnicas
como
PROCESOS
Una
Modelo de
Crosby
Modelo
Alemn
( Icontec )
Modelo de
procesos
Ficha de
procesos
Modelo Alem n
( Icontec )
Modelo a seguir
para la
caracterizacin
de procesos del
proyecto de
formacin
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MAPA DE PROCESOS
Introduccin
El diagnstico (del griego diagnostiks, a
su vez del prefijo da-, a travs, y gnosis,
conocimiento o apto para conocer) hace
referencia al anlisis que se aplica para
determinar cualquier situacin, su estado
actual y cules son las tendencias o posibles
soluciones si se requieren.
Determinar el estado actual de la gestin de
la informacin en una organizacin o en un
punto especfico de esta, requiere conocer
previamente la forma en que esta organizacin
est estructurada y la forma como funciona,
esto con el fin de tener una visin sistmica y
juzgar mejor lo que est sucediendo.
Para lo anterior dos son los enfoques
organizacionales que se pueden considerar:
enfoque de estructura funcional y enfoque por
procesos.
Tomando el enfoque por procesos se debe
modelar la organizacin mediante un Mapa
de Procesos que permita ubicar todos los
elementos identificados dentro de esta, para
luego caracterizarlos y as determinar su
situacin actual.
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MAPA DE PROCESOS
Centrado en la estructura
Centrado en el proceso
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MAPA DE PROCESOS
2. Mapa de Procesos
Tomando el enfoque por procesos se debe entonces modelar la organizacin
mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos
identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar
su situacin actual. La construccin del Mapa de Procesos se encuentra
dentro de la Gestin por procesos.
Mapa
de procesos
Seleccin
de procesos
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MAPA DE PROCESOS
Consignar
Inscribir
Evaluar
ConsignarI
nscribir
Gestin Administrativa
Evaluar
Gestin docente
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MAPA DE PROCESOS
nvestigacin
Formar en programas
de pregrado y de posgrado
Extensin
Propiciar el cambio
y avance de la sociedad
Administracin
Formador en el rea
de la salud a la comunidad
Direccionamiento
Macroproceso Misional
Macroproceso Apoyo
C
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I
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S
I
D
A
D
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R
E
Q
U
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S
I
T
O
S
PLANIFICACI N
ESTR ATGICA Y DEL S.G.C
E1
E2
DIRECCIONAMIENTO
S
E
R
V
I
C
I
O
MACROPROCESO DE RE ALIZACIN
Retroa limentaci n con el cliente
R2
Comunicacin
Docencia
R2
Investigacin
R3
Extensin
A
L
MACROPROCESOS DE APO YO
Gesti n
Logstica
Gesti n
Informatica
A1
A4
Gesti n
Administrativa
Gesti n
Documenta l
A2
A5
Gesti n
Financiera
Gesti n
Mejora
A3
A6
C
L
I
E
N
T
E
C
L
I
E
N
T
E
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
Quejas y reclamos
MAPA DE PROCESOS
6. Salidas
3. Actividades (PHVA)
8. Recursos
7. Salidas
6. Salidas
9. Controles
Informacin
Descripcin
Nombre del
1. Proceso.
2.1. Responsable
2.2. Objetivo
2.3. Alcance
Ejecucin
3.
4. Proveedores.
5. Entradas.
6. Salidas.
7. Cliente
8. Recursos.
Retroalimentacin o actuar
Correccin
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones de mejora
Organizacin o persona que suministra un producto: bien o servicio
Materiales, documentos, datos, formularios diligenciados, informacin necesarios
para ejecutar ciertas acciones o para ser transformados y generar las salidas.
Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como
consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso
Organizacin o persona que recibe un producto: bien o servicio.
Elementos como Equipos, servicios, personas, hardware, software, bases de datos
que intervienen en el proceso sin ser transformados.
9. Controles
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MAPA DE PROCESOS
Proceso:
Objetivo:
Alcance:
Paso
ActividadR
Inicio
Registrar
contrato
Aprobar
contrato
Si
3
4
Registrar
Aprobacin
esponsable
Descripccin
...
Secretarias
FNSP
No
Aprobar
contrato
Decano
...
Controlar
Gesti n
Generar
Reportes
Fin
MAPA DE PROCESOS
Proveedor
Actividad
Salida
Cliente
Inicio
Registrar
contrato
Aprobar
contrato
Si
No
Aprobar
contrato
Registrar
Aprobacin
Controlar
Gesti n
Generar
Reportes
Fin
Objeto
Alcance
Entradas
Actividad de Seguimiento
y control
Salidas
ProveedoresI
ndicador
Clientes
Requisito sD
ocumento sR
Entradas
Proveedores Requisito s
egistros
Actividade s
Salidas
Clientes
Registros
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MAPA DE PROCESOS
Objeto
Alcance
Entradas
Actividad de Seguimiento
y control
Salidas
ProveedoresI
ndicador
Clientes
Requisito sD
ocumento sR
Paso
ActividadR
esponsable
egistros
Descripccion
...
NTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALI DASU
SUARIO S
equisito sS
eguimiento
Indicado rF
Documentos
ormula
Registro sR
Medicin
Frecuencia
Medicin
Metas
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MAPA DE PROCESOS
Inventario
de procesos
Mapa
de procesos
Seleccin
de procesos
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MAPA DE PROCESOS
P. CLAVE
(ATENCIN DIRECTA AL CLIENTE)
P. SOPORTE
(GESTIN)
E
X
T
E
R
I
O
R
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MAPA DE PROCESOS
Gestin financiera
Formacin
Investigacin y Generacin de conocimiento
Gestin de control.
Desarrollo humano.
Gestin de recursos tecnolgicos
Planeacin institucional.
Recursos humanos
Extensin y proyeccin social.
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MAPA DE PROCESOS
1. Planeacin institucional.
2. Gestin de control.
1. Extensin y proyeccin social.
2. Investigacin y Generacin de conocimiento.
3. Formacin
1. Gestin financiera
2. Desarrollo humano.
3. Gestin de recursos tecnolgico
UNIVERSIDAD XYZ
N
E
CC
LE
I S
E I
ND
TA
ED
SE
S
PROCESOS ESTRATGICOS
PLANEACIN
CONTROL
PROCESOS MISIONALES
PROYECCIN
INVESTIGACINF
ORMACIN
PROCESOS DE APOYO
GESTIN
FINANCIERA
RRHH
TECNOLGICOS
C
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N
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S
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
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N
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S
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MAPA DE PROCESOS
PROCESOS
GESTIN
FINANCIERA
UNVERSIDAD XYZ
Objetivo:
Alcance:
Responsable:
Proveedores
Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la toma de decisiones de la alta
direccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.
Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y egresos para ser controlados
durante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin de informes.
Este proceso es responsabilidad del rea Financiera.
Entradas
Procedimientos
CONSTITUCION DE RESERVAS
rea Financiera - Presupuesto Obligaciones de Vigencia anterior PRESUPUESTALES
Rectora
Solicitud de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
Ordenes de Pago
PAGOS
Bancos
Extracto Bancario
Salidas
Usuarios
Informe de Constitucin de
Reservas presupuestales Divisin Financiera
Todas las dependencias
CDP
Comprobante de Egreso
CONCILIACIONES BANCARIAS
Partidas conciliatorias
CRUCE DE INFORMACION
Estados Financieros
Divisin Financiera
Divisin Financiera Tesorera
Alta Direccin y Organos
de Control y Gestin
Recursos
Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
Software SIDEF (Contralora)
Software Sistema Integrado de
Informacin Financiera -SIIF-
Documentos
PRO18DFN (Constitucin de
Reservas)
Indicador
Formula
Oportunidad expedicin
CDP/CRP
Registros
Requisitos
Medicin
Frecuencia
Medicin
Mensual
Metas
Seguimiento
Toda solicitud de
contratacin, debe contar
con un CDP, que ampare
la reserva de recursos.
Fecha
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MAPA DE PROCESOS
RECTORA
TODAS LAS
DEPENDENCIAS
SI
NO
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MAPA DE PROCESOS
Glosario
Proceso: Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)
que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas
circunstancias en un determinado lapso de tiempo.
Procesos Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de
todos los recursos necesarios
Procesos Estratgico: Procesos responsables de analizar las necesidades
y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la
Organizacin
Proceso Misional: Procesos que tienen contacto directo con el cliente
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MAPA DE PROCESOS
Recursos Bibliogrficos
Cullar M, Guillermo A.(s.f.). Universidad del Cauca Modelado de procesos
diagrama de flujo de datos especificacin de procesos. Consultado el 27
de Diciembre de 2013 y disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/
modelos.htm
Carestia, Nirva Ana. Garca, Mara Amalia.Universidad Nacional de San Juan.
(s.f.). Sistemas de Informacin y Gestin por Procesos factores clave en
la Responsabilidad Social Universitaria. Consultado el 27 de Diciembre de
2013 y disponible en: http://conaiisi.frc.utn.edu.ar/PDFsParaPublicar/1/
schedConfs/7/99-468-1-DR.pdf
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MAPA DE PROCESOS
Control de documento
Construccin Objeto de Aprendizaje
Fundamentos de Inteligencia de Negocios
Desarrollador de contenido
Experto temtico
Asesor pedaggico
Produccin Multimedia
Programador
Lder expertos temticos
Lder lnea de produccin
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