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GUIDE

fev 2012

Analyser les besoins


de formation

Pourquoi analyser les besoins de formation ?


Pour construire une dmarche de formation cohrente et pour laborer un plan de formation adapt
aux enjeux de lentreprise et aux besoins de ses salaris, une rflexion au sein de lentreprise
simpose: il sagit de lanalyse des besoins de formation. Cet outil vous aide dfinir les formations
ncessaires, les publics salaris qui sont concerns et les objectifs viss.
Pour conduire cette analyse, nous vous proposons une mthode structure en 4 tapes:
Dterminer les projets venir de lentreprise et les besoins en comptences ncessaires ;
Vrifier si lentreprise est jour pour les formations obligatoires ;
Tenir compte des entretiens professionnels et/ou des entretiens annuels, donc des besoins reprs
titre individuel ;
Hirarchiser les besoins reprs selon les ressources disponibles.

Comment mener une analyse des besoins de formation ?


Une dmarche en trois tapes cls :
Etape 1 : Dterminer les projets venir de lentreprise et les besoins

en comptences.

Il sagit de reprer dans lenvironnement externe de lentreprise ce qui est susceptible dvoluer
de faon significative dans les 2 3 ans venir : volutions rglementaires, commerciales,
technologiques,
Il sagit galement de reprer ce qui pourrait changer en interne : dveloppement daffaires, nouvelles
techniques, investissements matriels, dparts la retraite, optimisation de lorganisation
Puis, pour chaque changement majeur, reprer quelles sont les comptences en jeu, celles dont
lentreprise aura besoin pour faire face ces changements. Par voie de consquence, faire le point sur
les comptences disponibles des collaborateurs et celles quil faudra dvelopper, notamment grce
la formation.

Etape 2 : Vrifier si lentreprise est jour pour les formations obligatoires.


La rglementation sur la scurit et la sant au travail, sur la prservation de lenvironnement ou
pour la conduite des engins et matriels volue rgulirement. Pour tre en conformit, lentreprise
doit vrifier que ses salaris sont jour des formations obligatoires (formations initiales ou de
renouvellement).
Le FAFSEA propose un guide Sinformer sur les formations obligatoires qui prsente les principaux
thmes vrifier et aide lentreprise faire le point en la matire.

Rappel :
Le Document Unique de prvention des risques professionnels est une source dinformation
importante pour suivre les besoins de lentreprise en matire de sant et scurit au travail.

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

fev 2012

GUIDE

Analyser les besoins


de formation

Etape 3 : Prendre en compte les rsultats des entretiens annuels et/ou


professionnels
Llaboration du plan de formation tient compte galement du rsultat des entretiens**, conduits
par les responsables hirarchiques et leurs collaborateurs (entretiens professionnels et/ou entretiens annuels dvaluation), au cours desquels sont abordes les questions de formation, titre
individuel.
** Le FAFSEA propose deux guides pour vous accompagner dans leur mise en uvre :
Conduire les entretiens annuels dvaluation
Russir les entretiens professionnels .

Bon savoir :
Dans la pratique, il est prfrable que les encadrants qui conduisent les entretiens puissent
disposer des grandes lignes du projet de formation de lentreprise (synthse des tapes 1 et 2).
Ils peuvent ainsi confronter les besoins de formation requis par les projets de lentreprise et
ceux issus des entretiens individuels.

Un support propos pour faire la synthse


Un tableau de synthse (disponible sous format tableur Excel) permet de rcapituler les diffrents
points de lanalyse et de donner une vision globale des besoins de formation envisager :
Les besoins lis la stratgie de lentreprise (fiche 1)
Les besoins lis la conformit rglementaire (fiche 2)
Les besoins issus des entretiens annuels et/ou professionnels (fiche 3)
Pour faciliter larbitrage, deux parties du tableau renseignent les salaris concerns (nominativement ou par catgorie) et les priodes dfavorables au dpart en formation. Il est prfrable de
bien identifier les priodes pendant lesquelles les salaris ne sont pas disponibles pour laisser ainsi
lopportunit de planifier les actions de formation dans les priodes plus calmes.
Par ailleurs, les besoins de formation sont souvent plus importants que les ressources disponibles
(financires ou en temps). La dernire colonne du tableau permet de hirarchiser les actions
conduire: une aide pour dfinir la priorit des axes de formation et des salaris concerns.
La fiche 4 vous permet, enfin, de faire une synthse globale et davoir la vision du projet de formation, en un seul coup dil.

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

Autres changements

ex : rationnaliser
le conditionnement

Optimisation de lorganisation

Dveloppement de
nouvelles activits
ex : produire une gamme
mini lgumes

Quelles volutions
internes lentreprise
sont envisages pour les
3 5 ans venir ?

ex : concentration des
entreprises du secteur

Autres changements

ex : systme rfid pour


tiqueter les produits

Changements technologiques

ex : modification des
procdures douanires

Changements de nature lgale

Changements de nature
commerciale
ex : arrive dune
certification produit

A quels changements
externes lentreprise
va-t-elle devoir faire face?
( chance de 3 5 ans)

repenser le processus
technique

nouvelles techniques
de production

Sur quoi va impacter


ce changement?
(organisation, recrutement, investissement matriel,)

responsable magasin

chef de culture

Qui est concern


par le changement? (un poste
prcis, un service,
un collaborateur)

direction

quipe de
investissement matriel conditionnement

veille stratgique

Ce changement
ncessite-t-il de
nouvelles comptences
et lesquelles?

Lentreprise dispose-t-elle
de ces comptences
et qui les dtient ? (un ou
des collaborateurs)

logistique interne

actualisation des
connaissances

Ce changement
ncessite-t-il de
nouvelles comptences
et lesquelles?

non

non

actualisation des
connaissances

pendant la journe (prvoir oui


formation hors temps travail)

participer des sminaires


la CCI

Doit-on prvoir une


A quelle priode ne
formation pour renforcer
peut-on pas raliser
ou acqurir ces compcette formation ?
tences et qui est concern?

dirigeant

Lentreprise dispose-t-elle
de ces comptences et qui
les dtient ? (un ou des
collaborateurs)

non

Arthur : formation obligatoire

chef de culture : pour partie Jeanne : remise niveau

novembre - dcembre

possible toute lanne

voir la formation du chef


dquipe conditionnement
avec le fournisseur

non

priorit 1

priorit 1

Ce besoin de formation
est-il prioritaire ?

non

priorit 1

possible toute lanne

non

oui : former lassistante


commerciale

priorit 2

fev 2012

Ce besoin de formation est-il


prioritaire ?
Priorit 1 : haute, besoin immdiat
Priorit 2 : moyenne, besoin
modr
Priorit 3 : faible, peut tre report

Doit-on prvoir une


A quelle priode ne
formation pour renforcer
peut-on pas raliser
ou acqurir ces comptences cette formation ?
et qui est concern ?

Changements externes et volutions internes (fiche 1)

oui : former lencadrement


la gestion de projet

tout le personnel mais connaissance de la mise en


surtout lencadrement uvre dune dmarche qualit seulement le dirigeant

Qui est concern par


le changement?
(un poste prcis,
un service, un
collaborateur)

processus de traitement service


administratif
commercial

organisation, dmarche
qualit

Sur quoi va impacter ce


changement? (organisation, recrutement,
investissement
matriel,)

Tableau daide lanalyse des besoins de formation

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

ex : chariot lvateur

Conduite du matriel

ex : incendie

Obligation pour les biens

ex : traitements
phytosanitaires

Obligation pour
lenvironnement

ex : sauveteur secouriste
du travail

Obligation pour la sant


et la scurit au travail

A quelles obligations de
formation l'entreprise
doit-elle rpondre ?

CACES - R389

SSIAP 1

Certificat individuel
(Certiphyto)

sauveteur secouriste
du travail

Quelle est la formation


ncessaire pour
satisfaire cette
obligation ?

cariste du magasin

responsable magasin

chef de culture

les chefs d'quipe

Qui est concern


par la formation ?
(un poste prcis,
un service, un
collaborateur)

dans 3 ans (janv 20)

actualisation

Hubert : oui il y a 2 ans

novembre - dcembre

novembre - dcembre

3 ans aprs la formation


initiale

formation initiale

Arthur : non

5 ans aprs l'initiale

Jeanne : DAPA depuis 5 ans Certiphyto prvoir

Xavier : en janvier
Maxime : pas de
contrainte

A quelle priode ne
peut-on pas raliser
cette formation ?

Xavier : cette anne


Maxime: le plus tt

A quelle chance doit-on


faire le renouvellement
de la formation (dure ou
date) ?

Rglementaire (fiche 2)

Xavier : actualisation
Maxime : initiale

Xavier : oui, il y a 2 ans


Maxime : non

Les collaborateurs ont-ils Les collaborateurs sont-ils


dj suivi cette formation soumis une nouvelle
et quand ?
formation ?
Si oui, laquelle ?

Tableau daide lanalyse des besoins de formation

non

non

priorit 2

priorit 1 pour les deux


collaborateurs

fev 2012

Ce besoin de formation est-il


prioritaire ?
Priorit 1 : haute, besoin immdiat
Priorit 2 : moyenne, besoin
modr
Priorit 3 : faible, peut tre report

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

Lucie B. (retour congs


parental d'ducation)

Autres entretiens

Hubert G.

Entretiens professionnels

Xavier D.

Entretiens annuels
dactivit

Quels sont les entretiens


qui ont t mens dans
l'entreprise ?

31 juil. 2011

15 oct. 2011

30 sept. 2011

Quel collaborateur a
suivi un entretien et
quelle date ?

nc

janv. 09

janv. 09

Date de l'entretien
prcdent ?

* prparer la mise en
place de techniques de
production nouvelles

tuteur pour prparer son


dpart la retraite

stage tuteur du guide FAFSEA

stage du CTIFL sur la conduire


raisonne des cultures
t
lgumires

oui : prparer lavenir vers


des cultures raisonnes

pas de contrainte
dans ce cas

janvier

pas envisag mais ide


retenir

actualisation SST

A quelle priode ne
peut-on pas raliser
cette formation ?

priorit 3

priorit 2

priorit 1

fev 2012

Ce besoin de formation est-il


prioritaire ?
Priorit 1 : haute, besoin immdiat
Priorit 2 : moyenne, besoin
modr
Priorit 3 : faible, peut tre report

Entretiens professionnels et entretiens annuels (fiche 3)

Ces besoins individuels


Quel type de formation
sont-ils en rapport avec les peut-on envisager pour
projets de l'entreprise ou
rpondre ces besoins ?
avec les obligations lies
au poste ?

*rappel de l'actualisation SST


oui
* soudage inox

Quelles ont t les


conclusions de l'entretien
en matire de besoin de
formation ?

Tableau daide lanalyse des besoins de formation

F 03 Organiser la formation

C 01 Outils formation

S 01

Tenir compte des besoins individuels reprs


lors des entretiens annuels
et/ou professionnels

Faire face aux obligations rglementaires

Rpondre aux volutions internes

Faire face aux changements externes

Quels sont les besoins de formation


pour lentreprise ?

Quels sont les


collaborateurs
concerns?

Quel type
de formation
peut-on envisager
pour rpondre
ces besoins ?

Faut-il prvoir
un renouvellement
et quelle chance?

A quelle priode
ne peut-on pas
raliser cette
formation ?

Ce besoin de formation
est-il prioritaire ?
Priorit 1 :
haute, besoin immdiat
Priorit 2 :
moyenne, besoin modr
Priorit 3 :
faible, peut tre report

Synthse des besoins de formation (fiche 4)

Comment peut-on
organiser cette
formation? (interne,
externe, intra, en FOAD,
en hors temps
de travail, )

Tableau daide a lanalyse des besoins de formation

6
fev 2012

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