Introduccin a RMS

Versin 3.1

Introduccin a RMS
Fecha: 02/08/2013

Servicio de
Coordinacin y
Apoyo al
rea
Econmica
ucpe@pas.ucm.es

Tabla de contenidos
Introduccin a RMS .........................................................................................................................2
Introduccin .................................................................................................................................2
Entrada a RMS .............................................................................................................................2
Qu va por el Gestor de Expedientes y qu no ............................................................................2
Filosofa general...........................................................................................................................5
Expedientes vs. documentos presupuestarios...........................................................................5
Tareas en workflow vs. expedientes y documentos .................................................................5
Tramitacin conducida por workflow ......................................................................................6
Gestin de registros......................................................................................................................7
Creacin de expedientes...............................................................................................................8
Crear expedientes basados en AD............................................................................................8
Crear expedientes del resto de tipologas...............................................................................10
El campo CPV....................................................................................................................11
El campo CENTRO GESTOR ...........................................................................................12
Bsqueda de expedientes ...........................................................................................................13
Expedientes creados por Gestin de registros........................................................................13
Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes...........................................14
Detalle de un expediente ........................................................................................................15
Imprimir y exportar el listado.................................................................................................16
Bandeja de entrada de workflow en RMS..................................................................................17
Tareas relativas a expedientes ................................................................................................17
Tareas de creacin de documentacin....................................................................................20
Adjuntar ms documentos de un mismo tipo .....................................................................22
Borrar un documento..........................................................................................................22
Tareas relativas a documentos presupuestarios......................................................................23
Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow ..................................................23
Modificacin de reservas de gestin RY................................................................................23
Creacin de ajustes de valor...................................................................................................24
Creacin del ndice de salida de documentos.........................................................................26
Anexo: digitalizar documentacin en formato Acrobat PDF.....................................................27
Configuracin inicial..............................................................................................................27
Proceso de digitalizacin........................................................................................................28

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Introduccin
En 2006 se puso en marcha un nuevo mdulo de Gnesis al que se accede de manera
independiente a Gnesis. Este nuevo mdulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las
fases de la contratacin administrativa, cubriendo no slo las fases presupuestarias, sino tambin los
actos administrativos que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible
del procedimiento de contratacin.
El mdulo SAP usado se llama genricamente Record Management System, abreviado
como RMS. La adaptacin especfica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.

Entrada a RMS
Para entrar en RMS, abra SAP Logon
Pad y escoja el icono con el ttulo _Gestor
Expedientes_. En el entorno de produccin
acceder directamente al men principal.

Qu va por el Gestor de Expedientes y qu no

Para determinar qu se tramita por el Gestor de Expedientes y qu se tramita directamente
en Gnesis, hay que considerar varios aspectos:

Naturaleza del gasto: suministros, servicios, obras

Uso de centrales de adquisicin de suministros y servicios homologados.

Importe del gasto, excluido IVA.

Las normas de ejecucin del presupuesto de cada ao proporcionan criterios sobre los

aspectos anteriores que ayudan a elegir la tramitacin correcta; en los ltimos aos incluyen
tambin un cuadro resumen para aquellas tramitaciones que suponen un contrato administrativo que
requiere la intervencin de los servicios de Contratacin u Obras; en todo caso, las normas de
ejecucin no pueden incluir instrucciones especficas sobre el uso de la aplicacin informtica

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Gnesis. A modo de ejemplo, para el ao 2013, se puede aplicar el siguiente esquema como
referencia de tramitacin en Gnesis y Gestor de Expedientes:

Obras
o Hay informe del Servicio de Coordinacin de Obras y Mantenimiento? Se ha facilitado un
cdigo de proyecto de obras (elemento PEP)? Si la respuesta es no, el gasto no se considera
una obra, sino un suministro o un servicio y debe determinarse la tramitacin con arreglo a
los criterios indicados para ellos.
o Si el importe mximo de licitacin, excluido IVA, es inferior a 50.000 Euros (NE 2013, Art.
52.1), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato menor de obras, en la opcin
Gestin de Expedientes -> Apertura de Expedientes .
o Si el importe mximo de licitacin, excluido IVA, es igual o superior a 50.000 Euros e
inferior a 200.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como
un contrato abierto, restringido o negociado sin publicidad, en la opcin Gestin de
Expedientes -> Apertura de Expedientes .
o Si el importe mximo de licitacin, excluido IVA, es igual o superior a 200.000 Euros e
inferior a 5.000.000 Euros (NE 2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como
un contrato abierto no armonizado, en la opcin Gestin de Expedientes -> Apertura de
Expedientes .
o Si el importe mximo de licitacin, excluido IVA, es igual o superior a 5.000.000 Euros (NE
2013, Art. 54.2), se tramita por Gestor de Expedientes como un contrato abierto
armonizado, en la opcin Gestin de Expedientes -> Apertura de Expedientes .

Suministros y servicios

o Si para la adquisicin se acuden a los servicios centrales de suministros a los que la UCM se
encuentra adherida, debe tramitarse por el Gestor de Expedientes como un expediente
basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.c), en la opcin Gestin de Registros -> Expediente basado
en AD -> (men emergente) Crear , salvo que su importe supere 130.000 Euros para la Central
de Suministros del Estado o 200.000 Euros para la de la Comunidad Autnoma, en ambos
casos excluido IVA.
o Si el importe de la obligacin es inferior a 5.000 Euros, excluido IVA, con carcter general
no es necesario formalizar contrato ni aportar tres presupuestos (NE 2013, Art. 23.1.a, Art.
23.4.b y Art. 55.1.a). Salvo que el adjudicatario requiera la firma de un contrato, la
tramitacin se hace por Gnesis (ADO de pago centralizado o ADO de Caja Fija).
o Si el importe de la obligacin es igual o superior a 5.000 Euros e inferior a 18.000 Euros,
excluido IVA, con carcter general no es necesario formalizar contrato aunque s aportar tres
presupuestos, salvo que la empresa adjudicataria forme parte de un acuerdo marco (NE 2013,
Art. 23.1.a, Art. 23.1.b, Art. 23.1.d, Art. 23.4 y Art. 55.1.a). La tramitacin se hace por
Gnesis (ADO de pago centralizado).
o Si el importe de la obligacin es igual e inferior a 18.000 Euros, excluido IVA, y el
adjudicatario exige firmar un contrato, la tramitacin se hace por el Gestor de Expedientes
como un expediente basado en AD (NE 2013, Art. 22.1.g y Art. 55.1.a), en la opcin Gestin
de Registros -> Expediente basado en AD -> (men emergente) Crear .
o Si el importe de la obligacin es igual o superior a 18.000 Euros e inferior a 60.000 Euros,
excluido IVA, la tramitacin se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente
negociado sin publicidad (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.b), en la opcin Gestin de
Expedientes -> Apertura de expedientes .
o Si el importe de la obligacin es igual o superior a 60.000 Euros e inferior a 130.000 Euros
(adquisiciones al Servicio Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de
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casos), excluido IVA, la tramitacin se hace por el Gestor de Expedientes como un

expediente de concurso abierto no armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la
opcin Gestin de Expedientes -> Apertura de expedientes .
o Si el importe de la obligacin es igual o superior a 130.000 Euros (adquisiciones al Servicio
Central de Suministros del Estado) o 200.000 Euros (resto de casos), excluido IVA, la
tramitacin se hace por el Gestor de Expedientes como un expediente de concurso abierto
armonizado (NE 2013, Art. 22.1 y Art. 55.1.c), en la opcin Gestin de Expedientes ->
Apertura de expedientes .
El esquema anterior se puede expresar grficamente as:

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El esquema anterior es un ejemplo cuya validez slo se puede asegurar para el ejercicio
2013. Deber revisar las normas de ejecucin del presupuesto y el resto de normas de
mbito superior en aos posteriores.

Filosofa general
Expedientes vs. documentos presupuestarios
RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de
contratacin. Un expediente administrativo de contratacin comprende todas las actuaciones, tanto
de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del
expediente hasta la finalizacin del mismo.
Un expediente administrativo de contratacin puede contener (y casi siempre contendr)
varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O).
Un expediente administrativo se identifica con un cdigo cuyo formato puede ser
YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente. En ocasiones podr
encontrar expedientes con el formato YY/0123456 cuya tramitacin se inici antes de la puesta en
marcha de RMS y fueron incorporados a ste.
Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dgitos
numricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el
ejercicio en su identificador.
Tareas en workflow vs. expedientes y documentos
RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que opera con circuitos
de trabajo. Los circuitos de trabajo definen:

dnde y por quin se crean los expedientes,

qu fases contiene la tramitacin,

cmo se encadenan stas, y

cules de ellas dan lugar a la finalizacin del expediente.

Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea

puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolucin de adjudicacin, registrar facturas
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para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en

RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, ver las tareas de las que puede hacerse cargo.
Por otra parte, los documentos presupuestarios tambin tienen un circuito de workflow, que
define por qu centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilizacin. Esto da
lugar a las correspondientes tareas en workflow, que sern visibles para los usuarios que tengan
asignados los permisos correspondientes.
En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no son
expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por este motivo, es perfectamente
posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,
al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.
Tramitacin conducida por workflow
Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que ste define los pasos de la
tramitacin en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la
realizacin de una tarea determina la preparacin de la siguiente, hay una diferencia fundamental en
la operativa en RMS respecto de la de Gnesis:

En Gnesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de men la que considere correcta.
Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los
pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.

Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qu es lo siguiente que hay que hacer
en un expediente y quines deben hacerlo, asignndoles la tarea en workflow, de modo que el
usuario debe limitarse, en la mayora de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la
tarea del expediente que tiene en su workflow.

Por excepcin a lo anterior, hay algunas tareas relacionadas con expedientes o sus
documentos presupuestarios que se hacen fuera del circuito del workflow. En concreto, los
ajustes de valor se acceden desde la ruta de men SAP Operaciones -> Ajustes de valor ,
segn se explica ms adelante.

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Gestin de registros
Si quiere crear o visualizar un
expediente del tipo Expediente basado en
AD, as como visualizar expedientes de
otros tipos creados con anterioridad a 2011,
debe acceder a travs de la ruta de men
SAP Gestin de registros . Acceder a una
pantalla como la de la imagen inferior,
donde se distinguen varias reas:

Las reas importantes son las siguientes:

1. Ttulo de la pantalla: mientras est visualizando un expediente, podr acceder al
estado del expediente en el workflow. Podr ver en qu fase de tramitacin est el
expediente y quin o quines tienen asignada la tarea de workflow correspondiente.
2. De las diferentes fichas, la utilizada habitualmente y la que tendr que tener
seleccionada es la titulada Vista basada en roles. La ficha que tenga seleccionada es
la que marca el contenido del rea inferior (donde se han destacado los puntos 3 y 4).
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3. En la ficha Vista basada en roles encontrar varias carpetas con opciones. La

carpeta Expedientes contiene las diferentes tipologas de expedientes existentes para
el punto de entrada escogido. Puede desplegar o contraer la carpeta pulsando sobre el
tringulo que hay a la izquierda de la misma.
4. Cada una de las lneas dentro de la carpeta Expedientes representa una tipologa. La
lnea sealada corresponde al expediente basado en AD, el nico que se sigue
creando por este procedimiento. Al sealar la lnea con el botn derecho del ratn
podr escoger entre Crear un nuevo expediente de la tipologa indicada o Buscar
entre todos los expedientes de esa tipologa mediante una seleccin de filtros.
5. Debajo de la ficha Vista basada en roles est el apartado Historial, donde se
recogen los ltimos expedientes y documentos a los que se ha accedido desde el
organizador. El elemento sealado en la imagen representa una entrada en el
historial, en este caso concreto correspondiente a un expediente.
6. La parte derecha de la pantalla es el rea de informacin de un expediente, donde se
pueden ver los documentos presupuestarios que contiene y se tiene acceso a los
atributos del expediente.
7. Cuando se realiza la cumplimentacin inicial de los atributos durante la creacin del
expediente, es preciso grabar los cambios usando este botn y no el icono estndar
de la barra general de iconos.
8. Adems de los documentos presupuestarios dependientes del expediente, hay
atributos con informacin no presupuestaria del expediente, como fechas, tipo de
tramitacin, etc. Para acceder a ellos debe pulsar el botn que se indica en la imagen.
9. Siempre que termine de visualizar un expediente debe cerrarlo con el botn Cerrar,
para evitar que permanezca bloqueado.

Creacin de expedientes
Los primeros pasos a seguir para crear un expediente dependen del tipo que quiere crear.
Crear expedientes basados en AD
Para crear un nuevo expediente basado en
AD, lo primero que debe hacer es hacer clic con el
botn derecho del ratn en la lnea correspondiente
dentro de la carpeta Expedientes y escoger la opcin
Crear .

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Si se equivoca al elegir la tipologa para crear un nuevo expediente, deber crear un nuevo
expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipologa a usar.

Si hace doble clic con el botn izquierdo sobre la lnea (una operacin intuitiva) en lugar
de clic con el botn derecho, obtendr el dilogo de bsquedas. En ese caso, slo tiene que
cerrar la ventana y repetir el procedimiento correctamente.

Una vez creado el expediente, debe dirigirse a los

atributos del mismo haciendo clic en el botn Atributos
del expediente. Acceder a una ventana con una serie de
datos cuya relacin exacta vara segn la tipologa del
expediente. Para los expedientes basados en AD los datos son estos:

Descripcin breve: debe sustituir el contenido predeterminado ("[...]") por una descripcin
breve del objeto del expediente (p.e.: "Adquisicin de ordenador para Asuntos Econmicos",
"Mantenimiento fotocopiadoras del centro", etc.).

Referencia de documento: el nmero de expediente que otorga el sistema. Salvo en el

expediente negociado, debe cumplimentar este dato siempre en ltimo lugar, tras haber
verificado la ficha de atributos y haber obtenido como nico error el relativo a este dato.

Fecha de alta: fecha en la que se da de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inicia el expediente.

Tipo del contrato: objeto del contrato. Puede ser suministros, consultora y asistencia, servicios
u obras.

Importe: importe mximo de licitacin, IVA incluido, del expediente.

Tramitacin del gasto: puede ser general, anticipada o plurianual.

Centro gestor: centro gestor que soportar el gasto derivado del expediente. El sistema permite
indicar varios centros gestores si el expediente lo precisa.

Responsable: nombre de la persona a la que hay que dirigirse para cualquier cuestin
relacionada con el expediente. Dependiendo del centro, puede ser el jefe de asuntos econmicos
o el gerente/administrador.

Artculo: artculo de la Ley de Contratos que se aplica al expediente para justificar la no

existencia de publicidad en la presentacin de ofertas.

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Financiacin afectada / fondo: si la tramitacin se hace, aunque sea parcialmente, con cargo a
un fondo de financiacin afectada, debe indicarse aqu esta circunstancia. Esto vara el circuito
de tramitacin del expediente, incluyendo una fase de confeccin de documento presupuestario
de fase R, necesaria siempre que se ejecuta gasto de un fondo de financiacin afectada.

Opcin de prrroga: permite indicar que hay prevista la posibilidad de prorrogar el contrato.
Normalmente se aplica a contrato de servicios y consultora y asistencia.
Una vez cumplimentados los datos requeridos por el expediente, con excepcin de la

referencia de documento, debe verificar la ficha de atributos pulsando el botn al pie de la ventana
(

). Cuando el resto de los datos sean correctos, debera obtener nicamente esta advertencia:

En ese momento ya puede obtener el identificador del expediente haciendo clic en el campo
Referencia de documento y pulsando el botn de lista de cdigos (

). Obtendr un nmero que

cumplimentar automticamente el campo y ya podr aceptar la ventana de atributos.

Una vez cerrada la ficha de atributos, tendr que grabar el expediente pulsando el icono
Grabar (

) que hay junto a la ficha de atributos, y a continuacin cerrar el expediente pulsando el

botn Cerrar en el extremo derecho de la misma fila de iconos. El expediente ya est creado y en
unos minutos la primera tarea estar disponible en las bandejas de entrada de workflow de los
usuarios correspondientes.
Crear expedientes del resto de tipologas
Si quiere crear un expediente del resto
de tipos, debe acceder a travs de la ruta de
men SAP Gestin de expedientes -> Apertura
de expedientes . Aparecer el asistente de

creacin de apertura, que ir solicitando datos

en sucesivos pasos, creando el expediente slo
al alcanzar la ltima pantalla.

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Todos los expedientes creados por este asistente incluyen pasos de anexado de
documentacin digitalizada, incluyendo la digitalizacin de facturas y abonos.
El aspecto de la pantalla es el de la

imagen de la derecha, donde se distinguen

cuatro reas:
1. Fases para la apertura del expediente:
cada punto indica un paso del asistente.
El texto resaltado indica la fase en la que
se encuentra el asistente, no pudiendo
accederse a la fase siguiente sin haber
completado correctamente los datos
solicitados en la fase actual.
2. Informacin de la fase en la que se encuentra el asistente: informacin de apoyo a la
cumplimentacin de datos del rea siguiente.
3. Captura de los datos necesarios para la generacin del expediente: en esta rea hay que
cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos
varan en funcin de los datos introducidos en las fases anteriores.
4. Botones de navegacin: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar
la ltima pantalla, el botn Continuar se sustituye por el botn Finalizar.

Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendr el nmero del expediente creado, con
el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un nmero secuencial
dentro de cada ejercicio.
El campo CPV
En
adicionales

el
se

paso

de

datos

solicita,

para

algunos tipos de expedientes, el

cdigo

CPV,

que

es

una

clasificacin de mbito europeo de

bienes y servicios. La lista de cdigos CPV es extenssima, por lo que, al pulsar el botn de ayuda,
GESTOR DE EXPEDIENTES slo oferta los primeros 500 cdigos, que rara vez son coincidentes
con los que se deben registrar.
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La imagen de la derecha es la que presenta el sistema y

para cambiar los parmetros de bsqueda se debe pulsar el
elemento recuadrado.

Al hacerlo, se abre un rea de seleccin sobre la

que podemos actuar segn el ejemplo de la imagen de la
derecha. La seleccin no es precisa pero acota
sensiblemente los posibles cdigos a registrar.

El campo CENTRO GESTOR

La cumplimentacin
del centro gestor sigue un
proceso distinto al habitual,
ya

que

permite

aadir

mltiples valores. El aspecto de la pantalla es el de la imagen de arriba, y la agregacin de centros

gestores se inicia pulsando el botn

, que nos habilita la siguiente pantalla de seleccin:

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Tras especificar un criterio

de

filtrado

(que

puede

ser

perfectamente el cdigo exacto que

se desea aadir) y pulsar el botn
Aceptar de la esquina inferior
izquierda, se obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de seleccin
que precede a cada centro que se desea aadir, para a continuacin aceptar los centros gestores
deseados pulsando el botn Aceptar sealado en la imagen. Puede repetirse el proceso para aadir
distintos centros que no tengan un patrn comn en su codificacin (p.e.: 0390101 y 0909).

Bsqueda de expedientes
La bsqueda de expedientes tambin depende del tipo de expediente y, ms concretamente,
del modo en que se cre.
Expedientes creados por Gestin de registros
Para buscar expedientes creados por esa
opcin, debe acceder a ella desde el men
Gestin de registros . Una vez en ella, haga clic

con el botn derecho del ratn en la lnea

correspondiente a la tipologa de expedientes
que desea buscar y escoja la opcin Buscar (o haga doble clic sobre la lnea).
Obtendr

una

ventana con criterios de

seleccin para delimitar la
bsqueda.

La

exacta

criterios

de

relacin
de

seleccin depende de la
tipologa de expediente
elegido,

pero

algunos

criterios

estn

siempre

disponibles:

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Descripcin breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su

descripcin con el comodn *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscar expedientes que
contengan ordenador u ordenadores en su nombre.

Referencia de documento: el nmero de expediente que otorga el sistema. Si conoce el nmero

de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aqu su nmero exacto para acceder
rpidamente a l.

Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inici el expediente.

Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.

Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente
tiene asociados varios centros gestores, aparecer en la lista de resultados si se indica uno
cualquiera de esos centros.

Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botn Ejecutar bsqueda (

).

En el rea inferior aparecer una lista con los resultados de la bsqueda. Puede visualizar la ficha
del expediente deseado haciendo doble clic sobre la lnea deseada. Tambin puede imprimir y
exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar ms abajo).

Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas

independientes haciendo clic una sola vez en la lnea del primer expediente deseado,
haciendo clic en el botn En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la
operacin con cada uno de los expedientes de la lista que desee.

Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes

Para buscar estos expedientes debe acceder, desde el men principal del Gestor de
expedientes, a la opcin Gestin de expedientes -> Visualizar expedientes .
Acceder a una pantalla
donde puede efectuar filtrado por
cualquier campo de los atributos
del expediente, sin importar la
tipologa del mismo. La imagen de
la derecha muestra slo algunos de
los campos de que dispone. Tras
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indicar los criterios que considere oportunos (p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma
de adjudicacin), pulse Ejecutar (

).

Obtendr
un listado con
todos

los

expedientes que
cumplen los criterios indicados previamente. Adems de poder imprimir y exportar este listado,
puede hacer doble clic en el expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.
Detalle de un expediente
Al acceder al detalle de
un expediente, ver una imagen
similar a la de la derecha (con
ligeras diferencias dependiendo
de si se trata de un expediente
creado por Gestin de registros
o por Apertura de expedientes).
Desde
puede

esta

acceder

informacin

del

pantalla
diversa

expediente,

siempre en modo consulta:

Situacin del expediente

en el workflow: al pulsar

en su parte izquierda aparece una ventana flotante con

varios iconos. Pulse el icono de workflow (

) y escoja Resumen de workflow del men

emergente que aparecer, para ver una lista histrica de fases de tramitacin e identificar en qu
fase se encuentra (para ms detalles, consulte el manual sobre workflow).

Atributos del expediente: pulse el icono de atributos

para acceder a la ficha de atributos

del expediente, donde figuran los datos que cumpliment durante la creacin del expediente, as
como algunos datos adicionales introducidos durante las distintas fases de tramitacin.

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Documentos presupuestarios: despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la

totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia
del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales).

Documentacin (slo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes

requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentacin no estrictamente
econmica, que puede ser luego accedida desde aqu.

Para cerrar el expediente, pulse el botn Cerrar (

) que hay en la esquina derecha de la

pantalla del expediente.

Imprimir y exportar el listado
Para imprimir el listado slo tiene que pulsar el icono de impresin que hay justo encima de
la lista con los resultados. Esto funciona al buscar tanto en Gestin de registros como en Gestin de
expedientes -> Visualizar expedientes .

Exportar el listado s depende de

la opcin por la que se ha buscado. En el
caso de bsqueda por la opcin Gestin
de registros , tiene que pulsar el botn a

la derecha del de la impresora. Elija

Salida lista del men desplegable que

aparecer. Desde ah podr exportar el listado a travs de la opcin de men Sistema -> Lista ->
Grabar -> Fichero local , escogiendo Hoja clculo coste.

Si ha buscado por Gestin de expedientes ->

Visualizar expediente , dispone en la misma lista de

un icono para exportar el listado. Del men

emergente, elija Fichero local y, a continuacin,
Hoja clculo coste.
En ambos casos se le pedir el directorio y el
nombre del archivo en un dilogo como el que figura a continuacin. Aunque el aspecto del dilogo
sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el icono sealado en la imagen acceder a un dilogo
Guardar como estndar de Windows donde podr especificar tanto el directorio como el nombre

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del archivo que desea usar, tras lo cual slo tendr que pulsar Crear para crear el archivo (o
Reemplazar si ya exista y quiere sobrescribirlo).

Bandeja de entrada de workflow en RMS

El modo preferente para acceder a
la bandeja de entrada de workflow en RMS
es, desde el men principal de RMS, en la
opcin

Bandeja

de

Entrada

Workflow .

Acceder a su bandeja de entrada de

workflow, donde encontrar las tareas de
expedientes y documentos que correspondan a su usuario:

En la imagen anterior, la primera tarea (en color naranja) corresponde a un expediente,

mientras que la segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorizacin de la orden
ADO/O 4000108590). Observe tambin que la segunda tarea est aceptada por el usuario y por ello
el icono de la columna Status no es completamente blanco. En general, evite mantener tareas
aceptadas en su workflow (para ms detalles, consulte la documentacin sobre workflow).
Tareas relativas a expedientes
Las tareas relativas a expediente incluyen en su descripcin el nmero del expediente
correspondiente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Algunos tipos habituales de tareas
correspondientes a expedientes son:

Tramitacin de documento reserva

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Tramitacin de documento AD

Tramitacin de documento O

Tramitacin de documento ADO

Cuando haga doble clic en una tarea

relativa a un expediente ver una imagen similar

a sta. En ella, cada franja gris en la imagen es,
en realidad, un botn que representa una opcin.
La tarea mostrada corresponde a la tramitacin
de la fase R de un expediente.
Normalmente,

el

usuario

habr

entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,

para crear la reserva. Por tanto, deber hacer
clic

en

la

opcin

Tramitacin

de

Documento R, lo que le llevar a la pantalla

normal de creacin de reserva.

En las fases R y A, el importe que debe indicar es, para un gasto que se imputar al sector
de actividad I o a elementos comunes, el importe mximo de licitacin, IVA incluido; y
para un gasto que se imputar al sector de actividad II, el importe mximo de licitacin,
IVA excluido.
En las tareas de tramitacin de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:

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Las opciones que aparecen son las siguientes:

Anexar documentacin: este botn permite acceder a la pantalla de anexado de documentacin

digitalizada. Ms adelante en este manual hay un apartado que explica en detalle el anexado de
documentacin.

Registro de facturas: al
escoger esta opcin pasar
a una pantalla
prcticamente idntica a la
de registro de facturas de
pago centralizado. La
nica diferencia relevante
es que en todos los
expedientes existe un
documento presupuestario
de fase anterior al registro,
por lo que encontrar cumplimentado el nmero de documento presupuestario. No obstante,
tendr que cumplimentar usted la posicin apropiada (es decir, el nmero de lnea dentro del
documento presupuestario).

Registro de abonos:
esta opcin, de nuevo,
es equivalente al
registro de abonos de
pago centralizado, con
las mismas
observaciones que en el
caso anterior.

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Incorporacin de facturas/abonos:
mediante esta opcin podr crear
documentos presupuestarios ADO/O a
partir de las facturas o abonos
registrados previamente. Tambin esta
opcin es equivalente a la de la
incorporacin de facturas o abonos para
pago centralizado, con la nica
diferencia de que el campo "Nmero de
expediente" aparece precumplimentado
(y bloqueado) con el nmero del
expediente en cuestin.

Modificar reserva de gestin: esta tarea est disponible slo para el contrato menor de obras.

Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no est disponible para los contratos menores de obra. La
mayora de los expedientes permiten la realizacin de mltiples documentos presupuestarios de
fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitacin de los mismos
ha concluido. Cuando est seguro de que no va a necesitar tramitar ms facturas ni abonos, y no
haya documentos presupuestarios pendientes de fiscalizacin por Intervencin, debe elegir esta
opcin para finalizar la tramitacin.

Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que est seguro de que no
va a necesitar tramitar ms facturas ni abonos, as como que los documentos
presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial,
NUNCA finalice tramitacin de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de
fotocopias en distintos centros.

Tareas de creacin de documentacin

Si en un paso de la tramitacin del expediente es necesario adjuntar documentacin (como el
pliego de prescripciones tcnicas), se presentar una tarea que permite incorporar dicha
documentacin al sistema.

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Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario de
fase R, A o D y adjuntar documentacin; en ese caso, aparecern en su bandeja de entrada de Gestor
de expedientes dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzar al paso
siguiente. En la fase de tramitacin ADO/O, aparece una sola tarea que incluye entre los botones de
alternativas el anexado de documentacin (consulte la imagen de la pgina 16 para ver un ejemplo).

Al hacer doble clic en una tarea de incorporacin aparece

la habitual pantalla con botones que representan cada opcin
disponible. En estas tareas, la opcin Anexar documentacin
permite acceder a la lista de documentos que el sistema espera
que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botn,
se accede a una pantalla como la siguiente:

Para cada documento que desee adjuntar, deber seleccionar primero la lnea
correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el
documento tiene marca de plantilla, deber pulsar el botn Firmar documento; en caso contrario,
el botn Crear documento (marcados con 2 en la imagen).

Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la funcin de OCR
(reconocimiento ptico de caracteres) aplicada. Esta funcin se aplica, en Adobe Acrobat,
a travs de su opcin de men Documento -> Reconocimiento de texto OCR ->
Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la
digitalizacin de documentos usando Adobe Acrobat.
Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:

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Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para

continuar la tramitacin, pero an no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede
pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.

Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,

aunque puede que en el expediente concreto que est tramitando s lo necesite, y an no se ha
incorporado. Por ejemplo, a veces deber aadir un certificado de exclusividad, si el suministro
objeto del expediente slo puede ser entregado por un proveedor en Espaa.

Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con

independencia de si era obligatorio u opcional).

Aunque el documento tenga la marca de plantilla, actualmente no hay ningn sistema de

plantillas incluido en RMS. Algunas plantillas estn disponibles en la web.

Adjuntar ms documentos de un mismo tipo

En ocasiones necesitar adjuntar ms de un
documento de un mismo tipo (por ejemplo, varias
ofertas/presupuestos). Para ello, marque una lnea
del tipo del que quiere crear ms documentos, que
ya tendr su indicador de estado en color verde, y
pulsar de nuevo el botn Crear documento (o
Firmar documento, si es de plantilla).
Borrar un documento
Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la lnea del documento que quiere
borrar y pulsar el botn Borrar documento (
obligatorio, el estado de la lnea volver a ser

). No obstante, si el documento es
Documento obligatorio no incorporado.

Slo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese
documento. Si ha finalizado la tarea, tendr que contactar con los Servicios de
Contratacin o de Gestin y Contratacin de Obras para cualquier modificacin en los
documentos anexados.

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Tareas relativas a documentos presupuestarios

Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el nmero de documento en su
descripcin (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:

Autorizar (permite autorizar y rechazar)

Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)

Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)

Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos

presupuestarios, consulte la informacin general sobre el workflow.

Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow

Por excepcin a lo comentado anteriormente, hay algunas tareas relativas a los expedientes y
sus documentos presupuestarios a las que no se accede desde el circuito de workflow del
expediente:

Modificacin de reservas de gestin RY

Creacin de ajustes de valor

Creacin del ndice de salida de documentos

Modificacin de reservas de gestin RY

Las reservas de gestin RMS se pueden generar en dos clases de expedientes: contratos
menores de obra y expedientes basados en AD calificados como de financiacin afectada. En
ocasiones puede necesitar modificar esas reservas de gestin para ajustar su importe o aadir nuevas
posiciones. La tarea de tramitacin de ADO de los contratos menores de obras dispone de un botn
para modificar la reserva, pero en el caso del expediente basado en AD puede tambin modificarlas
desde el men principal de SAP, entrando en Gestin de
registros , ficha Vista basada en roles, en la carpeta

Herramientas, opcin Modificar Reserva de Gestin RY .

Al entrar en esa opcin, tanto desde el men como
desde la tarea de tramitacin de workflow, se le solicitar

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el nmero de expediente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Una vez introducido el nmero de

expediente correcto, el sistema localizar automticamente el nmero de reserva asociada al
expediente y acceder a la pantalla de modificacin de reservas.

Si tiene que aadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las
posiciones aadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle (
introducir manualmente el nmero de expediente en cada una de ellas.
No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete (

) e

).

Creacin de ajustes de valor

En ocasiones, ser necesario realizar ajustes de valor en documentos presupuestarios de
fases R, A o D. Dependiendo del tipo de expediente, deber acceder por distintas rutas de men
SAP:

Para los expedientes basados en AD, debe entrar en

Gestin de registros , ficha Vista basada en roles, en

la carpeta Herramientas, opcin Crear ajuste del

valor .

Para el resto de expedientes, debe entrar en

Operaciones -> Ajuste de valor .

Por ambas rutas se accede a una

pantalla con el mismo comportamiento. En
esta pantalla debe comenzar introduciendo
el nmero del expediente (no del documento presupuestario) y pulsar Ejecutar (

).

A continuacin aparecer un selector

de fases presupuestarias. Elija la fase
presupuestaria de la que desea realizar el
ajuste de valor y, a continuacin, pulse el
botn Buscar documento.

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Dependiendo

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de

la

fase

elegida, el sistema le ofrecer el o los

documentos presupuestarios de ese
expediente y correspondientes a esa
fase. Escoja el documento haciendo
doble clic en la lnea y ste se
reflejar en la casilla asociada de la
pantalla principal. Desde ah, pulse
Ejecutar (

) para entrar en la

opcin de Gnesis de creacin de ajustes de valor.

En la pantalla de creacin de ajustes de valor debe comenzar
eligiendo si quiere un aumento o una depreciacin (reduccin) del
documento y especificar la posicin del documento que quiere ajustar
(los ajustes de valor se hacen para lneas individuales de los documentos
presupuestarios; si necesita ajustar varias lneas de un mismo
documento, deber hacer un ajuste de valor para cada una de ellas). A
continuacin, pulse Enter.
En la siguiente pantalla,
slo tiene que introducir el importe
del ajuste (la cantidad en la que
desea

variar

documento

esa

lnea

del

presupuestario,

sin

signo) y un motivo para el ajuste. A

continuacin, pulse Verificar (

para comprobar que el ajuste es

viable y, en caso de que sea as, pulse Grabar (

). El ajuste queda identificado por el nmero del

documento principal, la lnea ajustada y el nmero de modificacin en la misma (p.e.:

3000001472/001/0001).

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Tenga en cuenta que un ajuste negativo no puede dar lugar a que el importe final de esa
lnea sea inferior su consumo, y un ajuste positivo no puede superar el importe disponible
en la fase anterior.

Creacin del ndice de salida de documentos

Puede

generar

el

ndice

de

salida

de

documentos desde Gestin de registros , ficha Vista

basada en roles, carpeta Herramientas, subcarpeta
Tramitacin de Documentos, opcin Generar ndice
Salida de Documentos . Una vez accede a la pantalla

correspondiente, el procedimiento es idntico al

seguido en Gnesis.

El ndice de salida de documentos puede generarse directamente desde Gnesis aunque los
documentos presupuestarios que se incluyen en l hayan sido generados en el Gestor de
expedientes.

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Anexo: digitalizar documentacin en formato Acrobat PDF

En el escritorio de su equipo tendr un icono correspondiente a Adobe Acrobat
(no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre l para abrir la aplicacin.
Dependiendo de su configuracin, puede que aparezca una pantalla de bienvenida.
Cirrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.
Configuracin inicial
Antes de digitalizar documentos para
su

incorporacin

expedientes

debe

configurar los valores predeterminados en

Adobe Acrobat. Para ello, desde el men
principal, elija Documento -> Digitalizar a
PDF

->

Configurar

valores

preestablecidos En la ventana de dilogo

que aparece deber verificar y, en su caso,
cambiar los siguientes valores:

Escner: seleccione su
dispositivo. Es posible que,
aunque slo disponga de un
aparato, aparezcan dos lneas
en esta lista; en ese caso, es
aconsejable que elija la que
contenga el trmino TWAIN en
ella. Si realmente dispone de
varios dispositivos, elija que el
vaya a utilizar habitualmente.

Valores preestablecidos: elija

Documento en escala de grises.

Caras: si su escner no es

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dplex (capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a
digitalizar no estn impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.

Slo si su escner no tiene alimentador automtico, marque la casilla Solicitar digitalizacin

de ms pginas.
Verifique que el resto de valores coinciden con los de la imagen (Escala de grises, 300PPP,

Automtico, y la casilla Hacer susceptible de bsquedas (Ejecutar OCR) marcada), y pulse

Aceptar para cerrar la ventana de dialogo.
Proceso de digitalizacin
Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento
siguiendo una de estas dos rutas:

Pulse el botn Crear de

la barra de herramientas
de Adobe Acrobat. En el
men desplegable que
aparece, escoja PDF
desde escner y, en el
submen que aparecer,
escoja Documento en
escala de grises.

Escoja la opcin de men Documento ->

Digitalizar a PDF -> Documento en escala de
grises.
Tras escoger una de las dos opciones anteriores,

comenzar la digitalizacin. Si su escner dispone de

alimentador, se procesarn todas las hojas del mismo; en
caso contrario, se digitalizar cada hoja y se le
preguntar si quiere digitalizar ms hojas o ha
completado el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada
hoja antes de responder. Una vez haya concluido, escoja Digitalizacin completada y pulse
Aceptar.

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Adobe

Acrobat

Versin 3.1
procesar

entonces

las

pginas digitalizadas, ejecutar el reconocimiento

ptico de caracteres (OCR) en ellas y presentar el
documento PDF resultante. Observe que el texto se
mantiene como tal y puede seleccionarse, copiarse al
portapapeles de Windows y pegarse en otras
aplicaciones. Guarde el archivo PDF (Archivo ->
Guardar, o el icono del disquete) en el directorio que
considere oportuno. El archivo PDF generado es el
que, posteriormente, se incorporar al expediente con el procedimiento descrito anteriormente.

Asegrese de que el PDF contiene informacin OCR. Puede comprobarlo haciendo doble
clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha
hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que
el PDF contiene informacin OCR.

Saba que, en la mayora de los casos, puede sustituir el envo de faxes por documentos
PDF digitalizados adjuntados a correos electrnicos? Por ejemplo, para solicitar alta de
terceros extranjeros al Servicio de Coordinacin y Apoyo al rea Econmica puede
digitalizar la documentacin en PDF y envirnosla por correo electrnico, en lugar de
hacerlo por fax. As mejora la calidad de la imagen recibida, y se ahorra tiempo y material.

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