Funciones elementales del departamento de recursos humanos de cualquier

empresa:

- Organizacin y planificacin del personal: consiste en planificar las plantillas

de acuerdo con la organizacin de la empresa, disear los puestos de trabajo
oportunos, definir funciones y responsabilidades, prever las necesidades de
personal a medio y largo plazo, analizar los sistemas retributivos y de
promocin interna, entre otras tareas.

- Reclutamiento: son el conjunto de procedimientos encaminados a atraer

candidatos competentes para un puesto de trabajo a la empresa. Estas
tcnicas de reclutamiento pueden ser internas, si consisten en captar
candidaturas de personas que forman parte de la plantilla de la empresa, o
externas, si los candidatos son personas ajenas a la organizacin.

- Seleccin: esta funcin es muy importante, ya que uno de los factores

determinantes del xito de una actividad empresarial es la correcta eleccin de
las personas que han de trabajar en la empresa. Se debe realizar un anlisis
completo de todo lo que el candidato aporta al puesto de trabajo y para ello
este ha de pasar por una serie de pruebas de seleccin.

- Planes de carrera y promocin profesional: el desarrollo del personal puede

implementarse a travs de planes de carrera; programas en los cules las
personas pueden adquirir la experiencia necesaria para luego estar en
condiciones de progresar en la estructura de la organizacin.

- Formacin: la formacin de los trabajadores permite al personal de la

empresa adaptarse a los cambios que se producen en la sociedad, as como a
los avances tecnolgicos. Adems de la adaptabilidad a los cambios, la
empresa debe facilitar formacin para la tarea especfica que se ha de realizar
dentro de la misma en funcin de sus objetivos y planes.

- Evaluacin del desempeo y control del personal: desde recursos humanos

han de controlarse aspectos como el absentismo, las horas extraordinarias, los
movimientos de plantilla, la pirmide edad o las relaciones laborales, adems
de corregir los desajustes entre las competencias del trabajador y las exigidas
por el puesto.

- Clima y satisfaccin laboral: es necesario detectar el nivel de satisfaccin del

trabajador dentro de la organizacin y los motivos de descontento, con la
intencin de aplicar medidas correctoras. Uno de los factores que mayor y
mejor incidencia tienen en la consecucin de un buen clima laboral es la
conciliacin de la vida laboral y familiar.

- Administracin del personal: consiste en gestionar todos los trmites jurdicoadministrativos que comporta el personal de la empresa, englobados en
mbitos como la seleccin y formalizacin de contratos, tramitacin de
nminas y seguros sociales y control de los derechos y deberes del trabajador.

- Relaciones laborales: se trata de promover la comunicacin entre la empresa

y sus empleados, utilizando a los interlocutores de estos, que son los
representantes sindicales (comits de empresa, delegados de personal o
enlaces sindicales). Estos representantes deben ocuparse de las condiciones
colectivas del trabajo, como la negociacin de convenios colectivos o los
conflictos que se puedan originar en la empresa y sus vas de solucin.

- Prevencin de riesgos laborales: el estudio de las condiciones de trabajo y de

los riesgos laborales asociados preceden a la implementacin de medidas de
prevencin y de proteccin, a fin de preservar la salud de las personas que
trabajan en la empresa.

FUNCIONES BSICAS DE LA GERENCIA.

La gestin organizacional es un proceso complejo, que consiste en la ejecucin

secuencial de pasos o fases, que constituyen el trabajo tpico de un
administrador o gerente. Esas tareas pueden expresarse en forma generalizada
como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles:

Planificacin: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto

plazo (o metas) de la organizacin, y en especificar los cursos de accin que se
seguirn para conseguirlos. Debe haber coherencia entre los diversos niveles
temporales de objetivos, los cuales por otra parte debe ser concretos, claros, y
de ser posible, cuantificables, para poder luego hacer comparaciones con los
resultados. Incluye tambin el anlisis de los recursos necesarios, su
adecuacin y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en
planes, programas y presupuestos.

Organizacin: Consiste en disear y determinar funciones y tareas, establecer

unidades operativas, departamentos, divisiones, etc., y definir los circuitos y
modalidades de la comunicacin entre esas unidades. Esa organizacin debe
responder a dos requerimientos bsicos, aparentemente contradictorios pero
complementarios: la necesidad de dividir las tareas y la necesidad de
coordinarlas. La funcin de organizacin coordina las tareas estableciendo
relaciones permanentes entre entidades, para configurar una estructura de
autoridad jerarquizada, y establecer el grado de centralizacin o
descentralizacin en la toma de decisiones.

Direccin: Consiste en orientar (dirigir) los esfuerzos de todos los empleados

de la organizacin, inclusive los directivos, hacia la obtencin de las finalidades
organizativas. La funcin directiva se relaciona con los objetivos permanentes,
de largo plazo, de la organizacin; y con los cambios constantes del contexto
con el que la organizacin est vitalmente relacionada. La funcin de direccin
se ocupa tambin de la seleccin del personal que desempear los cargos
diseados, de su integracin al conjunto de la empresa, de la orientacin de su
trabajo, capacitacin y motivacin, estableciendo el sistema de liderazgo que
resulte ms adecuado, as como el esquema de sus remuneraciones y
promociones, vale decir, de todo lo relacionado con la gestin de los llamados
recursos humanos.

Control: Consiste en procurar que todo se haga segn las previsiones,

asegurando la obtencin de los objetivos de la organizacin, mediante la
comparacin de los resultados reales con los resultados esperados, para definir
el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y emprender las acciones
correctivas que reencaucen la situacin. La funcin de control est, pues,
estrechamente vinculada con la funcin de planificacin. No se pueden
controlar resultados sin previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas
metas sin controlar los resultados anteriores.

Estas funciones son secuenciales, se realizan peridicamente, en momentos

significativos de la vida de la empresa. En el resto del tiempo, los directivos
realizan las llamadas funciones continuas:

Anlisis de problemas: En toda organizacin, constantemente se estn

produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos,
analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para
buscar su solucin e implementarla.

Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el

entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de accin
posibles, valorarlas segn diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en
definitiva elegir una, tomar la decisin y finalmente llevarla a cabo.

El proceso de toma de decisiones es considerado un aspecto central de la

funcin directiva, y en una visin ms metdica y sistematizada se lo considera
integrado por las siguientes fases: Identificacin del problema - Desarrollo de
las alternativas -Identificacin de los criterios para decidir -Ponderacin de los
criterios para decidir -Evaluacin de las alternativas -Seleccin de una
alternativa -Implantacin de la alternativa -Evaluacin de la decisin

Comunicacin: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones,

necesitan mucha informacin proveniente de otros niveles de la organizacin,
que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicacin. Lo mismo
ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear
bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en
prctica.
Funcin de relaciones publicas
Elaboracin y puesta en marcha de un programa de relaciones pblicas con los diferentes pblicos, tanto a
corto, medio y largo plazo.
Supervisin de las publicaciones empresariales.

Elaboracin y puesta en marcha de un programa de relaciones pblicas con los

diferentes pblicos, tanto a corto, medio y largo plazo.
Supervisin de las publicaciones empresariales.
Revisin de todos los documentos destinados al exterior, para verificar si, de
alguna manera, se refieren a las relaciones pblicas de la empresa.
Preparacin o aprobacin de todas las noticias, artculos, fotografas, etc. que
se entregan a los medios de comunicacin.
Preparacin o consejo de declaraciones y discursos de los dirigentes de la
empresa. sus trabajadores sobre la poltica empresarial y los problemas que la
misma empresa pueda tener.
Iniciar las relaciones con la comunidad en la que se afincan las sedes de la
empresa, colaborando con los peridicos locales, organizaciones cvicas y
sociales, escuelas, etc.
Trabajar en estrecho contacto con la direccin y los consultores legales de la
empresa en cuestiones de relacin con los rganos de gobierno, incluyendo
personalmente al presidente de la empresa.

Colaboracin con el servicio de marketing en la preparacin y ejecucin de

programas dirigidos a mejorar las relaciones con los intermediarios y red de
ventas.
Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
Investigar de la opinin pblica sus actitudes y expectativas.
Tomar medidas para prevenir, descubrir y eliminar cualquier malentendido.
Fomentar las buenas relaciones entre el personal y los pblicos internos y
externos de la empresa.
Proyectar la imagen e identidad corporativa.
Participar en reuniones directivas.
Conocer y clasificar los diversos pblicos de la entidad.
Asesora y consejos a los departamentos de personal en cuestiones de
relaciones con los empleados, de forma que se ayude a la empresa a ilustrar.

Funciones de almacen
Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin del Programa
Anual de Adquisiciones.
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y
control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas del Centro.
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan
con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los
pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente al proveedor.
Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de
Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes
entregados a las reas solicitantes.
Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes,
turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para
la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn.
Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en los
almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los
resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Mantener actualizado el control de asignacin y resguardo del activo fijo
propiedad del Cinvestav, identificando en las hojas de resguardo

correspondientes el nmero de inventario, ubicacin, costo y condicin fsica

del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentracin de equipo obsoleto,
en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la
normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de
Contabilidad para que se efecte el registro correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de
Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as
como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin
de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes
al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su
competencia.

Funciones de contabilidad
Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de
contabilidad del Centro este diseado para que su operacin facilite la
fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la
ejecucin de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia
y eficiencia del gasto pblico federal.
Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del
organismo, as como las modificaciones que se generen por motivos de su
actualizacin, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y
operacin.
Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los trminos que establece la Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico.
Emitir por escrito las principales polticas contables necesarias para asegurar
que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, as como para
la clara definicin y asignacin de responsabilidades de funcionarios y
empleados.
Mantener actualizado el catlogo de cuentas y gua contabilizadora, de manera
que stos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de
informacin relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en
la ejecucin de programas, recabando para el efecto, las autorizaciones
suficientes de las autoridades competentes.

Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario

financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de
proyectos de investigacin, as como los ingresos de donativos provenientes de
dependencias y entidades del sector pblico, privado o social, identificando
dentro de la contabilidad, los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav, .y
los aportados por instituciones pblicas y privadas, destinados a proyectos
especficos.
Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros del Centro y de las
Unidades Forneas.
Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de
inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en
los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorera y Caja,
para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta
toma de decisiones.
Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.
Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pblica, el Sistema
Integral de Informacin, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta
Directiva, el Comit de Control y Auditora, y dems informacin
complementaria que requieran las autoridades competentes respecto de las
actividades desarrolladas en el mbito de su competencia.
Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin
de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes
al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su
competencia.
Funciones Logsticas
Define la poltica de transporte de la compaa entre las sedes de
produccin y/o de almacenaje y los clientes.
Organiza las relaciones con los transportistas, modifica y negocia los
contratos de subcontratas.
Supervisa la organizacin de los flujos internos de las fbricas.
Organiza los stocks de los productos terminados, materias primas y
consumibles.
Asegura las provisiones y optimiza los stocks en funcin del plan de
produccin, de los obstculos en las fbricas y de las previsiones de
ventas, en relacin con el marketing.

Trabaja en estrecha colaboracin con compras con el fin de que se

integren las dificultades logsticas en sus negociaciones con los
proveedores.
Se encarga de la organizacin y la gestin de las plataformas logsticas o
de distribucin y anima a los equipos que se encuentran all.
Acompaa el desarrollo y la evolucin del sistema de informacin.
Funciones Departamento de Transporte
Planificar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones destinadas a
atender los requerimientos del servicio de transporte colectivo y
transporte institucional, as como las relativas al mantenimiento
preventivo y correctivo, seguro de casco y responsabilidad civil y gestin
de documentos de la flota.
Dirigir, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al
Departamento.
Formular y proponer criterios, normas y procedimientos generales en
materia del servicio de transporte de la Universidad Simn Bolvar y
velar por su cumplimiento.
Formular, ejecutar y controlar el Plan Operativo Anual del Departamento,
bajo las pautas que determine la Direccin de Servicios.
Planificar, evaluar y controlar el crecimiento y desarrollo del servicio de
transporte.
Realizar estudios tcnico-econmicos sobre modalidades de prestacin
del servicio de transporte (factibilidades, oportunidades, costos,
prioridades, plazos, riesgos, ampliacin, renovacin, control).
Dirigir y coordinar la elaboracin de informes tcnicos sobre el servicio
de transporte.
Formular indicadores de gestin sobre el funcionamiento del servicio.
Planificar y participar en los procesos de Contrataciones Pblicas en
materia de servicios de transporte, as como brindar la asesora tcnica
correspondiente.
Establecer los criterios y bases para la seleccin y/o contrataciones
pblicas de los servicios de transporte o adquisicin de las unidades y
equipos.
Participar en la formulacin y evaluacin de las clusulas de los
contratos relacionadas a los aspectos tcnicos del servicio de transporte.

Supervisar, evaluar y controlar la ejecucin de los contratos de servicios

suscritos con la Universidad.
Administrar, evaluar y controlar el parque automotor de la Universidad.
Disear y ejecutar acciones ante contingencias que afecten la operacin
del servicio de transporte.
Programar las desincorporaciones del parque automotor de acuerdo al
marco normativo, as como apoyar el procedimiento hasta su ejecucin
final.
Tramitar la permisologa necesaria para la operacin del servicio de
transporte.
Difundir a la comunidad universitaria informacin de inters general
relacionada al servicio de transporte.
Dar apoyo de servicio de transporte para la realizacin de eventos
especiales de la comunidad universitaria.
Validar, tramitar y hacer seguimiento al pago de rdenes de Gastos
generadas por la prestacin de los servicios de transporte.
Evaluar el desempeo del personal del Departamento, conforme a las
polticas y procedimientos establecidos.
Asesorar al Director de Servicios y dems dependencias de la
Universidad en el rea de su competencia.
Participar en la seleccin y desarrollo del capital humano del
Departamento.
Desarrollar y mantener un ambiente de trabajo que genere satisfaccin
a su personal en el desempeo de sus actividades dentro del
Departamento.
Generar los informes de rendicin de cuentas de la unidad.
Las dems que sealen las leyes y los reglamentos.
Cualquier otra funcin que le asigne el Director de Servicios en el rea
de su competencia.
Caso de uso de recursos humanos

Caso de uso de gerencia

Caso de uso relaciones publicas

Caso de uso de almacn

Caso
de
uso

contabilidad

Caso de uso de logstica

Caso de uso transporte