RH Manual Usuario Recursos Humanos

MANUAL DEL USUARIO
RECURSOS HUMANOS
Versin 6.00
Este manual aplica para la versin 6.0 de Exactus ERP y Softland ERP (Mxico y Colombia).
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EXACTUS ERP una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.
NDICE GENERAL
Acerca de esta Gua
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentacin Adicional ........................................................................................................ 2
Introduccin a Recursos Humanos

Caractersticas ........................................................................................................................... 3
Beneficios ................................................................................................................................. 7
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Integracin ................................................................................................................................ 9
Cmo se Implanta el Mdulo? .............................................................................................. 10
Cmo entrar a Recursos Humanos? ...................................................................................... 12
Parmetros del Mdulo ........................................................................................................... 12
Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos
23
Nota Introductoria ................................................................................................................... 23

Departamentos ........................................................................................................................ 24
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 25
Puestos .................................................................................................................................... 25
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 26
Plazas ...................................................................................................................................... 29
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 29
Estados de Empleados ............................................................................................................ 31
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 32
Horarios .................................................................................................................................. 32
Tipos de Accin de Personal .................................................................................................. 33
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 35
Funciones Especiales ................................................................................................ 37
Instrucciones Especficas .......................................................................................... 37
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 41
Tipos de Acadmico ............................................................................................................... 43
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 44
Tipos de Accidente ................................................................................................................. 44
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 44
Recursos Humanos
ndice General i
Tipos de Ausencia ...................................................................................................................44

Ingreso de Datos ........................................................................................................45
Tipos de Contrato ....................................................................................................................45
Ingreso de Datos ........................................................................................................46
Clases de Seguro Social...........................................................................................................46
Ingreso de Datos ........................................................................................................46
Tipos de Solicitud de Empleados ............................................................................................47
Ingreso de Datos ........................................................................................................48
Funciones Especiales ................................................................................................49
Instrucciones Especficas ..........................................................................................50
Auditoria de Modificaciones del Empleado ............................................................................54
Ingreso de Datos ........................................................................................................54
Vacaciones por Antigedad .....................................................................................................56
Ingreso de Datos ........................................................................................................56
Catlogo de Puestos Externos .................................................................................................57
Ingreso de Datos ........................................................................................................58
Empleados
59
Nota Introductoria ...................................................................................................................59

Mantenimiento.........................................................................................................................60
Ingreso de Datos ........................................................................................................60
Autenticacin ............................................................................................................75
Ingreso de Datos ........................................................................................................77
Informacin Vacacional de Empleados .....................................................................79
Transacciones
89
Nota Introductoria ...................................................................................................................89

Jerarqua ..................................................................................................................................90
Ingreso de Datos ........................................................................................................91
Acadmicos .............................................................................................................................96
Ingreso de Datos ........................................................................................................97
Experiencia ..............................................................................................................................98
Ingreso de Datos ........................................................................................................98
Parientes ................................................................................................................................101
Ingreso de Datos ......................................................................................................102
Calendario .............................................................................................................................102
Ingreso de Datos ......................................................................................................103
Contratos ...............................................................................................................................103
Ingreso de Datos ......................................................................................................104
Acciones de Personal .............................................................................................................105
Ingreso de Datos ......................................................................................................107
Funciones Especiales ..............................................................................................115
Instrucciones Especficas ........................................................................................116
Notas Importantes sobre las Acciones de Personal .................................................122
Recursos Humanos
ndice General ii
Solicitudes de Empleados ..................................................................................................... 126

Ingreso de Datos ..................................................................................................... 127
Funciones Especiales .............................................................................................. 128
Instrucciones Especficas ........................................................................................ 129
Liquidaciones de Empleados ................................................................................................ 139
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 140
Generacin de Asientos Contables en el Proceso de Liquidacin de Empleados... 172
Documentos .......................................................................................................................... 173
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 174
Evaluaciones ......................................................................................................................... 179
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 180
Accidentes ............................................................................................................................ 181
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 181
Encuestas Salariales .............................................................................................................. 182
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 183
Comparacin de Salarios ...................................................................................................... 183
Consulta
187
Nota Introductoria ................................................................................................................. 187

Descuento de Saldos de Acciones......................................................................................... 187
Consulta de Acciones por Empleado .................................................................................... 188
Consulta de Saldos de Vacaciones por Ao.......................................................................... 189
Reportes
193
Nota Introductoria ................................................................................................................. 193

Permanencia y Rotacin de Personal .................................................................................... 194
Crear Reporte de Permanencia y Rotacin de Personal.......................................... 194
Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia y Rotacin de Personal ................... 197
Permanencia en Puestos ........................................................................................................ 200
Crear Reporte de Permanencia en Puestos ............................................................. 200
Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia en Puestos ....................................... 201
Nmero de Accidentes .......................................................................................................... 202
Crear Reporte de Nmero de Accidentes ............................................................... 202
Datos Obtenidos en Reporte de Nmero de Accidentes ......................................... 203
Listado de Cumpleaeros...................................................................................................... 204
Crear Listado de Cumpleaeros ............................................................................. 204
Datos Obtenidos en Listado de Cumpleaeros ....................................................... 205
Resumen de Plazas ............................................................................................................... 205
Crear Resumen de Plazas ....................................................................................... 206
Datos Obtenidos en Reporte de Resumen de Plazas ............................................... 206
Reporte de Ausencias ........................................................................................................... 207
Crear Reporte de Ausencias ................................................................................... 207
Datos Obtenidos en Reporte de Ausencias ............................................................. 209
Recursos Humanos
ndice General iii
Reporte de Avisos .................................................................................................................210

Crear Reporte de Avisos .........................................................................................210
Datos Obtenidos en Reporte de Avisos ...................................................................211
Reporte de Acadmicos .........................................................................................................212
Crear Reporte de Acadmicos .................................................................................212
Datos Obtenidos en Reporte de Acadmicos ..........................................................213
SICERE CCSS ...................................................................................................................213
Filtro del Reporte ....................................................................................................213
Datos del Reporte ....................................................................................................217
Descripcin de los tipos de registros o lneas del archivo .......................................218
Descripcin del contenido del archivo por seccin .................................................219
Datos adicionales requeridos por el reporte ............................................................222
Cambios obreros no soportados en forma explcita ................................................223
Formato especial de algunos campos ......................................................................225
Formato del nombre del archivo .............................................................................226
Notificaciones para el S.U.A. de Mxico. .............................................................................227
Crear el Reporte Notificaciones para el S.U.A........................................................227
Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el S.U.A. ...............................232
Notificaciones para el I.M.S.S. de Mxico. ...........................................................................235
Crear el Reporte Notificaciones para el I.M.S.S. ....................................................236
Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el I.M.S.S. .............................242
Reporte INSS (Instituto Nicaragense de Seguridad Social) de Nicaragua. .........................247
Descripcin de las carpetas del filtro ......................................................................248
Datos Obtenidos en Reporte del I.N.S.S. ................................................................252
Procesos Especiales
255
Nota Introductoria .................................................................................................................255

Aplicacin de Acciones de Personal .....................................................................................255
Manejo de las Acciones de Personal .......................................................................256
Ejemplo de Manejo de Acciones de Personal .........................................................258
Aumento Masivo de Salarios .................................................................................................261
Manejo de Aumentos Masivos ................................................................................262
Funciones Especiales ..............................................................................................268
Salarios Diarios Integrados....................................................................................................271
Manejo de Salario Diario Integrado ........................................................................272
Parmetros en Archivos *.ini
297
Control de Seguridad
299

Definicin de los Privilegios .................................................................................................299
Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas
303

Parmetros Iniciales ..............................................................................................................303
Recursos Humanos
ndice General iv
Cuentas Contables .................................................................................................. 304

Cuentas Contables para Diferencias Cambiarias .................................................... 305
Integracin Contable .............................................................................................. 305
Cuenta Contable para Pago de las Liquidaciones ................................................... 305
Moneda de la Liquidacin ...................................................................................... 306
Cuentas Contables de los Conceptos Asociados..................................................... 308
Filosofa de Trabajo del Mdulo........................................................................................... 310
Transacciones Generadoras de Asientos Contables .............................................................. 310
Aplicacin de la Liquidacin de Empleados .......................................................... 311
Generacin de Cheques para Liquidacin de Empleados ....................................... 319
Glosario
Recursos Humanos
323
ndice General v
INTRODUCCIN GENERAL
Acerca de esta Gua
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos lleva el registro de todos los aspectos
relacionados con el personal que labora en su empresa.
Este es un mdulo que facilita la obtencin de informacin de los empleados,
para realizar las transacciones y lleva un manejo ordenado de las
caractersticas de los empleados.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de
Recursos Humanos y que requieran registrar el proceso de gestin del
recursos humano (acciones de personal, constancias, control acadmico,
liquidaciones de empleado y otros).
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Control
de Nmina y de la Contabilidad General.
Adems se explican los parmetros de configuracin, los cuales le permiten al
usuario definir las caractersticas con las cuales va a trabajar el mdulo.
que se realizan todas las transacciones de la compaa y la segunda, una
moneda extranjera en la que se reporta los resultados de la compaa.
CONVENCIONES UTILIZADAS
Se debe tomar en cuenta:
Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

de todos los mdulos que componen el producto.
Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,
Administracin del Sistema,
Control Bancario, etc.
Recursos Humanos
Cuentas
por
Cobrar,
ndice General 1
La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar
con base en este criterio.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este mdulo.
Si desea conocer de...
Recursos Humanos
Refirase a...
Seguridad de Exactus
Manual de Administracin del Sistema
Configuracin de Exactus
Manual de Configuracin del Exactus.ini
Configuracin de Compaas
Definicin de Tipos de Cambio
Definicin de Centros de Costo
Definicin de Perodos Contables
ndice General 2
CAPTULO 1
Introduccin a Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Recursos
Humanos. Se detalla:
las caractersticas generales de Recursos Humanos
el manejo general del sistema
la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus
los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Recursos

Humanos
definiciones
CARACTERSTICAS
El mdulo de Recursos Humanos (RH) se encarga de manejar la
informacin con respecto a los empleados y cualquier modificacin que
involucre un cambio en sus datos.
Registra los movimientos por liquidaciones de los empleados, cambia su
estado, emite la accin de personal y el cheque correspondiente por la
liquidacin en un mismo paso. Se registra dentro de este mdulo cualquier
cambio en el estado del empleado y un control de sus datos personales y
modificaciones que se realizan a esta informacin. Por lo tanto, se considera
como un auxiliar del mdulo de Contabilidad General (CG).
Entre las caractersticas que hacen de Recursos Humanos un mdulo de
gran utilidad estn:
Recursos Humanos
Dentro del sistema se lleva el registro de todas las caractersticas que

identifican al empleado como tal, as como las situaciones que ocurren
dentro de la empresa, que lo vinculan como miembro de la misma:
o Presenta informacin general sobre los datos personales del
empleado.
o
Permite definir el puesto que ocupa dentro de la compaa.
Se especifica salario de referencia que tendr el empleado.
Introduccin a Recursos Humanos 3
Lleva un control de las vacaciones acumuladas de cada

empleado, etc.
Controla el centro de costo y departamento asociados al

empleado.
Controla que a cada empleado le sea asignada una nica plaza

dentro de la empresa.
Controla que cada empleado sea asociado a una planilla nica
(denominada nmina).
Almacena informacin sobre los familiares del empleado en el
caso de alguna emergencia que pueda presentarse.
o
o
o
Est integrado con el mdulo de Control de Nmina para la

actualizacin de cambios de salario, estados de no pago, activo,
temporal pago o no pago, etc., por medio de acciones de personal.
Cuenta con facilidades para la definicin de los puestos de trabajo

existentes dentro de la compaa.
Se pueden crear y controlar plazas por puesto y definir diferentes

estados y caractersticas para cada una.
El sistema almacena la informacin que haya sido recolectada en la

compaa para tomar futuras decisiones correspondientes al
departamento encargado de los Recursos Humanos :
o Control de las fechas de evaluaciones realizadas.
o
Registro de los accidentes ocurridos y las causas de cada uno.
Datos recolectados por encuestas salariales.
Comparaciones de salarios entre empleados de un mismo

puesto, etc.
Se permite el control de los grados acadmicos obtenidos por el

empleado que respaldan la toma de decisiones sobre ascensos,
evaluaciones salariales, promociones, etc.; tambin se controlan los
cursos de capacitacin y actualizacin que ha recibido el empleado.
El sistema almacena el registro de actividades importantes que haya

tenido el empleado, su objetivo es capturar y almacenar fechas
importantes que quizs se requieran consultar posteriormente.
Brinda funciones para el registro de encuestas salariales por puesto y

genera reportes comparativos que incluyen diferencias y variaciones
porcentuales.
El sistema lleva el registro y realiza el control y ejecucin de todas las

acciones de personal (cambios del empleado dentro de la empresa),
para cualquier empleado:
o
Recursos Humanos
Permite la asignacin de cualquier clase de seguro que haya

sido registrado por la empresa.
Acciones del departamento por contratacin de empleados.

Acciones por terminacin de contrato de cualquier empleado.
Control y pago de incapacidades que sean compromiso de la

empresa.
Cambios de salario que se presenten en los empleados por

diferentes causas como aumentos o cambios de puesto.
Cambios de puesto dentro de la empresa y las operaciones ligadas

a este cambio.
Acciones por ascensos del puesto de un empleado, motivados por
promociones realizadas.
Recursos Humanos
Control de las vacaciones otorgadas.
Acciones de personal por permisos otorgados al empleado, con o

sin goce de salario.
Otros tipos de acciones sobre el empleado que no involucren

cambio de estado pero que deban ser registradas.
Lleva una bitcora de todas las acciones de personal que hayan sido
aplicadas a un empleado.
Controla la seguridad de la informacin que se registra en las acciones

de personal al utilizar diferentes estados en las mismas que evitan
modificaciones no programadas.
El mdulo permite al usuario la integracin con el programa de

Microsoft Word para la creacin de diferentes tipos de documentos
como cartas, constancias de salario, etc. Con esta opcin, la empresa
puede crear documentos maestros en los cuales se definen campos de
datos asociados a una fuente de datos que luego pueden ser sustituidos
por valores de la fuente.
El sistema puede calcular y emitir los pagos por aportes de la empresa,

realizando la liquidacin a los empleados que estn pendientes de
pago.
El sistema realiza automticamente la generacin de asientos

contables para los procesos de liquidaciones por pagar, generacin de
cheques y liquidaciones de empleados.
Este mdulo cuenta con una serie de reportes que le permiten obtener
informacin en forma clara y ordenada de distintos aspectos
relacionados con los empleados y el departamento de Recursos
Humanos:
o Se puede generar un reporte de permanencia y rotacin de
personal, el cual muestra el comportamiento de la permanencia de
los empleados en la empresa para un perodo de tiempo especfico;
incluye los siguientes indicadores: cantidad de empleados
liquidados en el perodo. cantidad de empleados laborando en el
perodo, promedio de empleados laborando en el perodo y
cantidad de acciones de personal inconsistentes.
Se puede generar un reporte de permanencia en puestos, el cual

calcula la permanencia promedio del personal por puesto y por
departamento; despliega el listado de los empleados que dejaron
de laborar en la empresa, que fueron ascendidos o que cambiaron
de puesto en el perodo de tiempo establecido.
Se puede generar un reporte de nmero de accidentes, el cual

despliega por perodo y por departamento, la ocurrencia de
accidentes.
Se puede generar un listado de cumpleaeros, el cual se construye

por departamento, puesto u otras opciones de filtro u orden, de los
empleados que cumplen aos en el perodo establecido, adems se
despliega el puesto y la fecha (al ao en curso) del cumpleaos.
Se puede generar un reporte con un resumen de plazas que

presenta el nmero de plazas activas, la cantidad de plazas activas
ocupadas, vacantes, presupuestadas, inactivas y el total de plazas
por puesto y por departamento; en caso de que se use control de
plazas.
S puede emitir un reporte de ausencias, que lista por departamento,
todas las ausencias que se han efectuado para un intervalo de
tiempo; el reporte desglosa por empleado, el tipo y cantidad de
ausencias que se han dado en un intervalo de tiempo definido por
el usuario.
Se puede generar un reporte de avisos donde se presenta un
informe en el cual se detallan los datos relacionados con el
vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,
vencimiento de plazas y fechas de cumpleaos de los empleados
de la empresa.
Recursos Humanos
En las opciones para reportes, el usuario puede determinar los

rangos de datos que desea desplegar en el reporte.
Es posible establecer el orden en que la informacin es distribuida,

o bien, si se prefiere un reporte detallado o resumido, cada filtro de
datos es propio para el reporte que se va a generar.
El sistema lleva el control de horarios de trabajo de la empresa.
Se lleva control del estado en el que se encuentra el empleado dentro

de la empresa (activo, pago, temporal o interino, etc.).
Permite el control de ausencias del empleado y sus causas y

justificaciones.
Brinda la facilidad de realizar aumentos masivos de salarios por

departamentos, centros de costo y puestos.
Hay un tipo de accin de personal, para permitir la integracin del

atributo rgimen vacacional en la informacin del empleado para las
acciones de personal.
Existen procesos de Aplicar y desaplicar acciones.

Para algunos pases existe la opcin de generar algunos de los reportes

legales que solicitan las instituciones gubernamentales, en los que hay
un campo en el que se puede definir el tipo de cambio.
BENEFICIOS
Recursos Humanos
Apoya la confeccin y explotacin de una base de datos con

informacin amplia acerca de los empleados de la empresa, cubriendo
datos personales, profesionales y laborales, esto es importante porque
los empleados constituyen el sistema social interno de la empresa.
Facilita el anlisis y consulta de informacin acerca del recurso ms

importante de las empresas, con el objeto de tomar decisiones que
apoyen las buenas relaciones con los empleados, que promuevan su
satisfaccin y motivacin por el trabajo y que velen por su desarrollo
personal y profesional.
La integracin con los diferentes mdulos del sistema, principalmente

con el de Control de Nmina, crea un flujo de informacin
interdepartamental eficiente.
El registro de los puestos para cada empleado es importante debido a

que un grupo de empleados es un grupo formal, esto significa que est
definido por la estructura de la organizacin con asignaciones que
establecen tareas y grupos de trabajo y que pueden ser accedidas y
controladas rpidamente.
El registro de las evaluaciones facilita el proceso de anlisis de los

datos que determinan ciertas caractersticas del empleado, del puesto,
del trabajo, con el fin de medirlas e intentar mejorarlas para garantizar
una mayor productividad de la empresa.
Al establecer los puestos segn las tareas que deben realizarse en una
empresa, se fomenta el elemento bsico de la productividad de toda la
organizacin, y la organizacin progresa hacia sus objetivos.
Se facilita el clculo y cancelacin de compromisos que tenga la

empresa con los empleados que deben ser liquidados, tales como el
pago de aportes.
Se agiliza el proceso de registro de transacciones contables, pues los

procesos que involucran movimientos contables, realizan la
contabilizacin simultneamente.
Brinda apoyo para determinar la posicin de la empresa con respecto

al mercado, en cuanto a salarios se refiere por medio de las
comparaciones salariales.
Brinda apoyo en la toma de decisiones relacionadas con promociones,

cambios de puesto, etc.; al permitir el registro de comentarios o notas
referidos a los empleados, etc., para especificar caractersticas de
personalidad, habilidades especiales, etc.
Recursos Humanos
Agiliza el trabajo del departamento de Recursos Humanos al

confeccionar acciones de personal y documentos automticamente.
Constituye una herramienta que permite registrar y consultar el

desempeo del personal y ajustar los salarios por comparacin con los
salarios de mercado.
Respalda la toma de decisiones al elaborar estadsticas de los

empleados liquidados en el perodo, los empleados activos, promedios
correspondientes, entre otros indicadores importantes.
Soporta programas motivacionales al reflejar ndices de rotacin para

anlisis de prdida de personal respecto del promedio de empleados,
de rotacin para anlisis de desvinculaciones voluntarias, etc.).
Facilita el seguimiento de actividades que afectan directamente el

recurso humano de la empresa como la rotacin de personal,
accidentes laborales, ausentismo, etc.
CAPTULO 2
Definicin de las Caractersticas
Generales de la Compaa
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el mdulo de Recursos Humanos como en otros mdulos de
Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compaa.
Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:
La integracin de Recursos Humanos con los otros mdulos de

Exactus.
La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.
La definicin de los Parmetros del Mdulo.
INTEGRACIN
Recursos Humanos es un mdulo auxiliar de Control de Nmina que
se encarga especficamente del mantenimiento de los datos de empleados ya

que permite que Control de Nmina obtenga informacin para sus
transacciones con la planilla de la compaa.
Este mdulo tambin es auxiliar de Contabilidad General y se encarga
especficamente del clculo y pago de las liquidaciones de empleados que
dejan de laborar para la empresa.
Adems se comparte informacin con Control de Vacaciones para el
manejo y administracin de la acumulacin de das de vacaciones y goce de
las mismas.
Est relacionado tambin con el mdulo de Control Bancario porque al
realizar liquidacin de empleados, se necesita definir la forma de pago por lo
que ser necesario asociar cada liquidacin a una cuenta bancaria para generar
cheques o transferencias de fondos para liquidar empleados.
Por ltimo el mdulo de Portal de Personal toma informacin del
mantenimiento de empleados y tipos de solicitudes de empleado, as como
tambin de las acciones de personal.
Recursos Humanos
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 9
Como cualquier otro mdulo del sistema, tambin tiene integracin con el
mdulo de Administracin del Sistema, de donde toma informacin de
las tablas definidas all, para asociarlas con otras caractersticas propias del
manejo del recurso humano de la empresa.
La integracin entre Recursos Humanos y otros mdulos puede ser
ilustrada por la siguiente figura:
Integracin de Recursos Humanos con otros mdulos
CMO SE IMPLANTA EL MDULO?

Cuando el sistema est recin instalado en su computadora o en su red, la base
de datos est totalmente en blanco. Como es de suponer los datos deben ser
introducidos de una manera ordenada para luego trabajar el programa de una
manera satisfactoria.
Inicializar los datos es dar formato a la base para la utilizacin que se le va a
dar. Este formato debe ser ordenado, es decir, lo que ms se va a usar, se crea
de primero.
Para poder implantar el mdulo de Recursos Humanos, deben haberse
terminado la respectiva implantacin de los mdulos de Administracin
del Sistema y Control de Nmina dado que Recursos Humanos
utiliza la informacin contenida en tablas definidas desde estos otros mdulos.
El orden general en que se inicializarn los datos ser el siguiente:
Del mdulo de Administracin del Sistema
Recursos Humanos
Periodos Contables
Centros de Costo
Departamentos
Ubicaciones
Pases
Entidades Financieras
Monedas
Tipos de Cambio
NITs
Feriados
Consecutivos Globales
Del mdulo de Control de Nmina
Clases de Nmina
Conceptos
Del mdulo de Recursos Humanos
Recursos Humanos
Parmetros del Mdulo
Puestos
Plazas
Estados del Empleado
Horarios
Clases de Seguro Social
Tipos de Accin de Personal
Tipos de Acadmico
Tipos de Accidente
Tipos de Ausencia
Tipos de Contrato
Lista de Empleados
Tipos de Solicitudes de Empleados
Auditoria de Modificaciones de Empleados
Vacaciones por Antigedad
CMO ENTRAR A RECURSOS

HUMANOS?
Para entrar a este mdulo, los pasos a seguir son:
1. Localice el icono
en el integrador del sistema.
2. Site el cursor sobre el icono y presione el botn izquierdo del

ratn.
PARMETROS DEL MDULO

En esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarn las funciones del mdulo.
La ventana de Parmetros del Mdulo funciona por medio de carpetas o
"tabs" que controlan los diferentes tpicos por definir en el mdulo.
Para acceder cada carpeta, solamente debe posicionarse el cursor sobre la
pestaa de la carpeta requerida o bien, presionar la tecla Alt + la letra que est
subrayada en la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se encuentran las siguientes casillas:
Control de Plazas: bajo este ttulo se despliegan dos casillas
Usar Control de Plazas: si esta casilla est marcada el sistema

llevar control de la cantidad de empleados asignados a cada puesto de
cada departamento de la organizacin segn el nmero de plazas que
hayan sido definidas para cada puesto dentro de la opcin Plazas de este
mismo mdulo y las caractersticas de cada plaza definida.
Acciones de Personal: bajo este ttulo se define lo siguiente
Recursos Humanos
Usar Adicionales: si esta casilla est marcada el sistema

- activa la carpeta Adicionales dentro de los parmetros del mdulo
para agregar campos adicionales que pueden ser utilizados como parte
de las caractersticas de referencia que se definen en el momento de
registrar una accin de personal a un empleado;
- activa la carpeta Adicionales dentro de la opcin de Mantenimiento
de Acciones de Personal donde se ingresarn valores a los campos
adicionales creados dentro de los parmetros del mdulo.
Prxima Accin: el sistema lleva el control del consecutivo de las

acciones de personal que se crean. Siempre empieza el conteo en 1 y
nunca es modificable, esto quiere decir que el nmero que se mostrar
en este campo ser el nmero siguiente al nmero de la ltima accin de

personal creada en el Mantenimiento de Acciones de Personal.
En Empleados Habilitar: bajo este ttulo se despliegan cinco casillas que
pueden ser marcadas con un check ()
Salario Diario Integrado: Esta casilla solo se muestra si el pas de la

compaa es MEXICO. Si esta casilla est marcada entonces el sistema
realiza las siguientes operaciones:
- se activa la opcin para el clculo de Salarios Diarios Integrados que
se encuentra bajo el submen de Procesos de Recursos Humanos
- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de
Mantenimiento de Empleados
- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de
Mantenimiento de Acciones de Personal
- se incluye la primitiva denominada SalarioDiarioIntegrado( ) dentro
del campo de primitivas disponibles para generar frmulas de conceptos
en Control de Nmina.
Adicionales de Texto: si esta casilla est marcada es posible definir

cinco casillas adicionales que se desplegarn en la carpeta Adicionales
de Texto dentro del Mantenimiento de Empleados.
Nombres Separados: si se marca esta casilla es posible registrar los

nombres de los empleados separando sus componentes segn uno de los
siguientes formatos:
- Apellido - Apellido - Nombre(s)
- Nombre (s) Apellido - Apellido
Si la casilla no es marcada entonces el sistema permitir registrar el
nombre completo del empleado como un solo componente.
Si el pas de la compaa es MEXICO y se dispone usar reportes como
las Notificaciones para el S.U.A. y para el I.M.S.S. se recomienda usar
el nombre separado.
Adicionales de Texto: estos campos se activan si la casilla Adicionales de

Texto est marcada. Dentro de estos espacios se definen los nombres que
llevarn los campos adicionales que se desplegarn en la opcin
Mantenimiento de Empleados.
e-mail del departamento de Recursos Humanos: se ingresa la
direccin de correo electrnico del departamento de recursos humanos de la
compaa, que se usar en las notificaciones que deban enviarse a esa
instancia. Tpicamente esta direccin de correo debe ser de un grupo y no de
una cuenta individual. Para mayor detalle de las notificaciones consulte los
manuales de Control de Vacaciones y Portal de Personal.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
Carpeta General de Parmetros del Mdulo
Contratos
Dentro de esta carpeta se agrupa la siguiente informacin:
Estado del empleado por omisin: dentro de esta casilla se define el
estado por omisin que debe asociarse para registros de empleados nuevos, de
manera que se sugiere este al crear un empleado en el mantenimiento de
empleados.
El sistema verifica si el campo de estado por omisin para los tipos de accin
de personal del tipo predefinido Contratacin tiene valor asignado. Si se
define un valor dentro de esta casilla y el tipo de accin tiene estado por
omisin asociado, el sistema reemplaza el estado del empleado de los
contratos por el estado asociado al tipo de accin y deshabilita el campo. Si
no es obligatorio la definicin del estado, el sistema verifica y pregunta al
usuario si quiere reemplazarlo por el que tiene el campo actualmente. Si el
campo de estado est vaco, lo actualiza sin preguntar.
Salario de referencia por omisin: dentro de esta casilla, existe un
combo box en el cual se presentan cinco tipos de salario:
Recursos Humanos
Mnimo
Intermedio 1
Actual.
Intermedio 2
Mximo
Al escoger uno de estos, el sistema sugerir para los empleados nuevos el tipo
de salario escogido segn el puesto asignado en el caso que no le sea definido
un salario referencia. Los montos de estos salarios fueron asignados en la
opcin Puestos del men de Administracin del mdulo.
Generar accin de contrato automticamente: esta casilla debe ser
marcada si el usuario requiere que se generen acciones de personal tipo
contratacin cada vez que se ingresa a la base de datos un nuevo empleado.
Al activar esta casilla, se activa la carpeta Accin Contratos que se encuentra
en el Mantenimiento de Empleados cada vez que se ingresa un nuevo
empleado a la planilla de la empresa de modo que se complete la informacin
de la accin y se genere automticamente al salvar el registro de empleado.
El proceso de generacin automtica de accin de contratacin para
empleados nuevos usar el tipo de accin y estado de empleado que se
despliega en la carpeta Contratos del mantenimiento de empleados, a menos
que el usuario los modifique antes de guardar el registro de empleado.
Adems se pueden definir tipos de acciones de personal para la inicializacin
de vacaciones y de vacaciones adicionales, para los casos en que se creen
empleados y se les asigne un valor mayor a cero (0) en las casillas Vacaciones
Pendientes o Vacaciones Adicionales en el Mantenimiento de empleados, lo
cual crear una accin de personal de Acumulacin de Vacaciones o
Acumulacin de Vacaciones Adicionales por la cantidad de das que se hayan
indicado en dichas casillas.
Tipo de Accin: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que se
generara cuando se salven empleados nuevos. Este debe ser del tipo
predefinido Contratacin.
Estado de Empleados: se especifica el estado del empleado por omisin
despus que se realice la contratacin y que ser sugerido por el sistema
automticamente.
Inicializacin Vac: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que
se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan indicada una
cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Pendientes del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
(Acumulacin).
Inicializacin Vac Adic: se asigna el tipo de accin de personal por
omisin que se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan
indicada una cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Adicionales del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
Adicionales (Acumulacin).
N de das mximo entre contratos para mantener antigedad del
empleado: dentro de esta casilla se ingresa el nmero de das que pueden
pasar como mximo para que dos acciones de contratacin seguidas del
empleado, sin un fin de contrato en medio, sean consideradas una ampliacin
del contrato ya existente y se mantenga con ello la antigedad del empleado.
Recursos Humanos
Carpeta Contratos de Parmetros del Mdulo
Liquidaciones
Dentro de esta carpeta se debe especificar la siguiente informacin:
Datos para Generacin de Accin de Fin de Contrato: bajo este ttulo
se presentan seis casillas
Recursos Humanos
Tipo de Accin: es el tipo de la accin por omisin de fin de

contrato que se sugerir cuando se genere una la liquidacin de
empleado. Este debe ser del tipo predefinido Terminacin de
Contrato.
Estado del Empleado: es el cdigo de estado de empleado por

omisin que se le asignar al empleado una vez que sea liquidado.
Tipo Accin Vacaciones: es el tipo de la accin por omisin de

goce de vacaciones que se generar con la liquidacin del empleado,
cuando an el empleado tenga una cantidad mayor a cero (0) en el
campo Vacaciones Pendientes del Mantenimiento de empleados,
esto con el fin de liquidar las vacaciones pendientes. Este debe ser del
tipo predefinido Vacaciones (Goce) y que no tenga la marca de
Restaura Estado.
Tipo Ausencia Vacaciones: es el cdigo del tipo de ausencia por

omisin que se le asignar a la accin de personal del empleado
cuando se genere una accin por liquidacin de vacaciones
pendientes.
Tipo Accin Vacs Adic: es el tipo de la accin por omisin de

goce de vacaciones adicionales que se generar con la liquidacin del
empleado, cuando an el empleado tenga una cantidad mayor a cero
(0) en el campo Vacaciones Adicionales del Mantenimiento de
empleados, esto con el fin de liquidar las vacaciones adicionales
pendientes. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones Adicionales
(Goce) y que no tenga la marca de Restaura Estado.
Tipo Ausencia Vacs Adic: es el cdigo del tipo de ausencia por

omisin que se le asignar a la accin de personal del empleado
cuando se genere una accin por liquidacin de vacaciones adicionales
pendientes.
Subtipo para Documentos de Pago: bajo este ttulo se presentan dos

campos de tipo combo box donde se definen los subtipos de documento por
omisin que el sistema asignar en la generacin de cheques y de
transferencias electrnicas por motivo de liquidacin de empleados. Estos
tipos de subdocumentos son requeridos por el mdulo de Control Bancario
(en el caso que est instalado) para el registro de documentos generados por
transacciones contables.
Prxima Liquidacin: es un nmero entero que seala el consecutivo a
utilizar en la prxima liquidacin que se realice. Muestra el valor de la
prxima (no de la ltima) para mantener consistencia con el consecutivo de
acciones de personal que se guarda en esta tabla, que tambin seala la
prxima accin de personal y no la ltima. Siempre empieza el conteo en 1 y
nunca es modificable.
Integracin contable: si esta casilla es marcada cada vez que se realice
una liquidacin se generar una transaccin contable que ser reflejada en la
contabilidad de la empresa dentro del mdulo de Contabilidad General
registrando los asientos contables correspondientes.
Impresin de Liquidacin: bajo este ttulo se asignan
Formato por Omisin: corresponde al nombre del archivo *.RPT

que se utilizar por omisin en la impresin de liquidaciones de
empleados.
Nota Final: corresponde a una leyenda que el usuario podra

predefinir para incluir como nota final en las impresiones de
liquidaciones.
Recursos Humanos
Carpeta Liquidaciones de Parmetros del Mdulo
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integracin de Recursos Humanos con Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegar nicamente si se ha activado la casilla
de Integracin Contable en la carpeta Liquidaciones.
Generacin de Asiento: esta opcin establece la forma en que se realizar
la integracin contable de las transacciones de este mdulo. Cuando se
registra un documento de cualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin
contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Existen seis posibles modalidades de la integracin contable, segn se

marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
Recursos Humanos
Visualizar
Modificar
Si no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y lo

manda al diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo.
Visualizar
Modificar
Al marcar nicamente la opcin de aplicar automticamente, el asiento

contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede
ver desde este mdulo.
Visualizar
Modificar
Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asiento
contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobacin.
Visualizar
Modificar
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento

desde el mdulo de Recursos Humanos, y cuando se cierre el asiento el
sistema lo mandar directamente al mayor de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer
ninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.
Contabilidad por omisin: el usuario debe establecer si los asientos que se
generen de las transacciones de Recursos Humanos afectarn directamente la
contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas. Esta opcin solo est
disponible cuando en la licencia se solicit utilizar Doble Contabilidad.
Recursos Humanos
Tipo de Asiento: se debe ingresar el cdigo de los tipos de asiento con que
se definirn los movimientos debido a las transacciones de Recursos
Humanos.
Paquete contable: se debe definir el cdigo del paquete contable que
almacenar los asientos generados por las transacciones de Recursos
Humanos.
Cuenta Contable: cuenta contable que se utilizara para balancear el asiento
contable en caso de que el proceso de liquidacin de empleados est integrado
con la contabilidad.
Carpeta Contable de Parmetros del Mdulo
Adicionales
Dentro de esta carpeta se definen los campos adicionales que se desplegarn
en la carpeta Adicionales de la opcin de Acciones de Personal si la
casilla Usar Adicionales (carpeta General de parmetros globales) est
marcada. Esta tabla tiene capacidad para definir diez adicionales.
Estos campos pueden ser utilizados para definir variables que requieran ser
agregadas cuando se aplica una accin de personal a un empleado, tambin
pueden ser utilizados para registrar fechas o datos importantes en las acciones
de personal.
Las columnas que se encuentran en la pantalla son:
Nombre: nombre con el que se identificar la variable que se va a definir. La
casilla tiene una longitud para 15 caracteres.
Recursos Humanos
Tipo: esta casilla despliega un combo box con tres opciones: Alfanumrico
Fecha o Numrico; y define el tipo de dato que se podr almacenar en el
campo.
Longitud: cantidad de dgitos o caracteres mxima que se pueden ingresar
dentro del campo que se est creando, aplica nicamente para los tipos
Alfanumrico y Numrico.
Decimales: cantidad mxima de decimales que va a manejar el campo en
caso de que sea un nmero. En caso de que sea una fecha o un alfanumrico,
esta casilla no debe tener nmeros dentro, porque de lo contrario el sistema no
aceptar la informacin. Si se usan decimales hay que considerar que la
longitud del campo considera el punto decimal y los decimales como parte de
dicha longitud, por ejemplo, si se quiere tener un nmero de dos dgitos y dos
decimales, entonces la longitud debera ser 5 y los decimales 2; ejemplo: 04.65
Modificable: si esta casilla es marcada indica que el campo es modificable
slo para acciones de personal nuevas o incluso para acciones ya existentes y
se puede modificar la informacin all almacenada.
Cuando se ha ingresado la informacin requerida se debe presionar el icono
Grabar para que la informacin sea procesada.
Carpeta Adicionales de Parmetros del Mdulo
Recursos Humanos
CAPTULO 3
Informacin General para las
Transacciones de Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se presentan las opciones del men Administracin en las
que se debe hacer ingreso de informacin para alimentar el sistema. Las
opciones del men Operacin de Recursos Humanos definen parmetros
utilizados a nivel de este mdulo as como caractersticas para determinar el
manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros mdulos que estn ligados a
Recursos Humanos como es el caso de Administracin del Sistema y
Control de Nmina.
Las funciones que conforman esta seccin son:
Departamentos: se definen los departamentos a los cules pertenecen

los empleados de la empresa.
Puestos: se crean y modifican los puestos dentro de los cuales se

desempean los empleados de la empresa. Para cada puesto se define
un consecutivo de plaza.
Plazas: se crean y modifican los tipos de plazas que la empresa

maneja. Cada plaza est ligada a un departamento especfico y
determina la cantidad de empleados que pueden desempear la misma
labor para un puesto determinado.
Estados del Empleado: se crean y modifican los estados que sern

ligados a los empleados, los cuales pueden tener opciones de: activo,
temporal y/o pago.
Horarios: se crean y modifican los horarios en los cuales los

empleados laboran.
Tipos de Accin de Personal: se crean y modifican los tipos de

acciones de personal que pueden ser aplicadas a los empleados.
Recursos Humanos
Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos 23
Tipos de Acadmico: se crean y modifican los diferentes niveles de

formacin acadmica que pueden ser asociados a un empleado.
Tipos de Accidente: se crean los tipos de accidente que pueden

suceder dentro de la empresa y que sern registrados para cada
empleado en particular.
Tipos de Ausencia: se crean y modifican las clases de ausencias que

pueden ser aplicadas a un empleado en una accin de personal que
maneje ese dato.
Tipos de Contrato: se crean y modifican las clases de contratos que

pueden ser aplicados a un empleado.
Clases de Seguro Social: se crean y modifican los tipos y nombres de

las diferentes clases de seguro que registra para sus empleados,
eliminando la restriccin de atenerse a una lista de clases de seguro
predefinida.
Tipos de Solicitud de Empleados: se configura el comportamiento de

diversos tipos de solicitudes para los empleados, que finalmente
regirn el procesamiento que el sistema haga de cada solicitud
ingresada por los mismos empleados.
Auditoria de Modificaciones de Empleados: se configuran opciones

para auditar modificaciones de atributos de empleados mediante
acciones de personal para los cuales no existen tipos de accin de
personal predefinidos dentro del sistema.
Vacaciones por Antigedad: se crean y modifican para cada clase de

nmina que se tenga registrada en la base de datos, los rubros de Das
de antigedad y Das de Vacaciones.
Catlogo de Puestos Externos: Permite definir y modificar catlogos

con cdigos de puestos definidos por una entidad diferente, los cuales
pueden asociarse a cada uno de los puestos registrados en la base de
datos.
DEPARTAMENTOS
Dentro de esta opcin se crean y da mantenimiento a los departamentos en los
que segn el organigrama est dividida la empresa. Esta funcin tambin
puede ser utilizada desde los mdulos de Administracin del Sistema y
Control de Nmina y en cualquiera de estos mdulos puede darse
mantenimiento a los registros indistintamente.
La pantalla principal de esta opcin es la que se muestra a continuacin:
Recursos Humanos
Pantalla principal de Departamentos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Departamento el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar informacin en tres columnas:
Cdigo: identificacin alfanumrica del departamento.
Descripcin: nombre del departamento.
Jefe: nombre de la persona encargada o responsable.
Para mover el cursor de una casilla a otra puede presionar la tecla TAB, as el
cursor se posicionar en la siguiente casilla a la derecha.
PUESTOS
Esta tabla establece los puestos que existen en la empresa y que son definidos
para agrupar las diferentes labores que desempean los empleados o los tipos
de trabajo que se realizan. Por ejemplo puede existir un puesto definido como
Gerente General, otro denominado Gerente de Recursos Humanos, etc.; de la
misma manera existen otros puestos denominados Operario A, Operario B,
Supervisor de Control de Calidad, etc.
Los puestos estn ligados a las plazas dentro del sistema pues un puesto
particular puede tener plaza fija para un empleado mientras que otro puesto
particular puede tener plaza para 50 operarios.
Tambin es posible asociar cada puesto con un puesto externo de cada
catlogo de puestos externo definido si fuera el caso. Debe recordarse que un
puesto puede estar asociado a varios catlogos de puestos externos, pero slo
podr estar asociado a un puesto de cada catlogo.
Recursos Humanos
El registro de los puestos de la empresa tambin se puede realizar desde el

mdulo de Control de Nmina y ya sea desde ste o desde Recursos
Humanos se puede darse mantenimiento indistintamente. Esta opcin se
relaciona directamente con la tabla de Mantenimiento de Empleados donde
se determina para cada empleado el puesto que ocupa dentro de la empresa.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
Pantalla principal de Puestos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Puesto el sistema despliega una pantalla compuesta por
dos carpetas que agrupa la informacin del registro.
Descripcin de Carpetas
General
En esta pantalla se debe indicar:
Cdigo: identificacin alfanumrica del puesto.
Descripcin: nombre del puesto.
Consecutivo de Plaza: este espacio no es modificable y corresponde al
consecutivo que lleva el sistema automticamente de las plazas que han sido
definidas para ese puesto. Por ejemplo si se han definido ocho plazas para un
puesto el campo desplegar el nmero nueve lo que significa que la siguiente
plaza que se defina tendr asignado el nmero nueve en su identificacin.
Salario Actual, Mnimo, Intermedio 1, Intermedio 2 y Mximo: se
refiere a diferentes valores salariales que se pueden pagar a empleados del
mismo puesto.
Recursos Humanos
Funciones: espacio de texto libre donde se definen las tareas que deben
realizarse en el puesto.
Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca comentarios que
considere necesarios.
Nota Importante:
Recuerde que el sistema no eliminar registros que

sean utilizados en otras tablas, as por ejemplo si se utiliza un puesto con el
cdigo 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo
permitir. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relacin
existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.
Encuestas (
): En la parte superior de la pantalla existe un icono
denominado de este modo con el cual el usuario puede acceder la pantalla de
encuestas salariales..
Dentro de esta tabla desplegada por el icono se muestran los datos ingresados
sobre el mnimo en el mercado, cuartil 1, 2 y 3, mximo en el mercado, moda
de mercado, etc. Como se puede observar la informacin que se despliega por
medio de este icono es la misma que la que se desarrolla en la seccin
"Encuestas Salariales" en la pgina 182 donde se presenta la comparacin de
salarios del puesto con respecto al mercado y al establecido por la ley.
Nota Importante:
Recuerde que el sistema no eliminar registros que

sean utilizados en otras tablas as por ejemplo si se utiliza un puesto con el
cdigo 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo
permitir. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relacin
existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.
La pantalla es la siguiente:
Pantalla de Creacin - Modificacin de Puestos Carpeta General

Recursos Humanos
Puesto Externo
Dentro de esta carpeta donde se encuentra la tabla de puestos externos
asociados al puesto actual. La informacin para definir los puestos externos se
ingresa en una tabla modificable que contiene las siguientes columnas:
Catlogo: se ingresa selecciona el cdigo que identifica a cada catlogo de
puestos registrado en el sistema. Los registros que se seleccionan en la tabla
fueron ingresados en la tabla de mantenimiento del Catlogo de Puestos
Externos.
Descripcin Catlogo: cdigo alfanumrico con la descripcin del
catlogo de puestos. Se detalla automticamente al seleccionar el catlogo.
Puesto Externo: cdigo alfanumrico que representa el cdigo del puesto
externo. Esta columna estar asociada a la columna de Catlogo, permitiendo
desplegar slo los puestos asociados al catlogo seleccionado. Si no se ha
digitado nada en la columna de Catlogo, el F1 de esta columna mostrar
todos los registros con sus respectivos catlogos. En este caso, si se
selecciona un puesto, se actualiza automticamente el catlogo al que
corresponde.
Descripcin: nombre del puesto externo. Se detalla automticamente al
seleccionar el puesto externo.
Pantalla de Creacin - Modificacin de Puestos Carpeta Puesto Externo
Recursos Humanos
PLAZAS
Esta opcin tiene estrecha relacin con los puestos que se definieron
anteriormente, tanto as que para definir las plazas tienen que establecerse
primero los puestos de la compaa. El objetivo de definir plazas es poder
llevar el control de la cantidad de empleados dentro de un puesto.
El sistema requiere que se establezca la relacin entre la plaza, el puesto y el
departamento. Esto debido a que pueden existir varias plazas para el mismo
puesto en diferentes departamentos, con codificacin distinta.
Un ejemplo sera que para el Departamento de Recursos Humanos existe una
plaza para el puesto de Gerente de Recursos Humanos o que dentro del
Departamento de Produccin existen 5 plazas para el puesto de Supervisor,
etc.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
Pantalla principal de Plazas
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Plaza el sistema despliega una pantalla que agrupa la
informacin del registro de la siguiente manera:
Recursos Humanos
Pantalla de Creacin - Modificacin de Plazas
Las casillas en las que se ingresa la informacin son:

Plaza: cdigo de identificacin de la plaza. Este cdigo se define de la
relacin entre el cdigo del puesto y el consecutivo de la plaza.
En la primera casilla que se presenta se define el cdigo del puesto ligado a la
plaza (se puede utilizar la tecla F1 que despliega la tabla de consulta Puestos).
En la segunda casilla se define el consecutivo que corresponde al campo
denominado Consecutivo de Plaza que se despliega en la tabla de creacin
mantenimiento de Puestos en este caso una vez que se define en cual puesto
se desea crear la plaza el sistema despliega automticamente el consecutivo
correspondiente.
Departamento: cdigo del departamento donde debe existir el puesto y por
consiguiente donde se crear la plaza.
Tipo de Plaza: se debe escoger alguna de las alternativas: fija o temporal.
Si una plaza se define como temporal implicar que tendr un perodo de
vigencia, por lo tanto es necesario, ms no obligatorio, establecer las fechas de
este perodo.
Estado Plaza: se establecen tres posibles estados de la plaza:
Recursos Humanos
Activa: es posible asignar empleados a la plaza y no existe lmite en

cuanto a la cantidad.
Inactiva: no pueden asignarse empleados.
Presupuestada: no pueden asignarse empleados. Se supone que

podr utilizarse en un perodo posterior, en el momento en que la
plaza se apruebe y se cambie a estado activo.
Vigencia: perodo en que rige la plaza. Es una casilla informativa

nicamente pero es importante establecer las fechas Desde y Hasta cuando la
plaza es temporal.
Compartida: al activar esta opcin se establece que la plaza acepta ms de
un empleado, es decir se puede asignar un nmero indefinido de empleados a
la plaza. Si se desactiva la opcin, nicamente se puede asignar un empleado
a esa plaza.
En el caso de que se asigna ms de uno, si est marcado el control de plazas en
los parmetros globales (vea Parmetros del Mdulo dentro de la carpeta
General en la pgina 12) el sistema no permitir que se asocien ms
empleados a la plaza.
Cantidad de Empleados: esta casilla no es modificable. El sistema
despliega la cantidad de empleados a los que se les ha asignado la plaza.
Fecha Vacante: establece la fecha a partir de la cual la plaza est disponible
o vaca. Por defecto el sistema despliega la fecha correspondiente al da en se
crea la plaza sin embargo, el usuario puede modificarla antes de salvar el
registro porque luego de grabar la informacin el campo permanece inactivo.
Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca las observaciones
que considere necesarias.
ESTADOS DE EMPLEADOS
Con esta funcin se definen los diferentes estados que puede tener el empleado
y que son necesarios para establecer su condicin dentro de la empresa.
Este concepto tambin se utiliza en el mdulo de Control de Nmina
donde dependiendo del estado que se asigne al empleado se le aplicarn o no
los conceptos al procesar la nmina a la que pertenezca (refirase al manual de
Control de Nmina para mayor detalle).
El sistema da oportunidad de manejar tres tipos de estados: Activo, Pago y
Temporal y por medio de ellos se definen la situacin del empleado dentro de
la empresa al hacer la combinacin de estas tres opciones.
La ventana de la opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Ventana principal de Estados del Empleado
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Estados del Empleado el sistema despliega una
tabla modificable en la cual es necesario ingresar informacin en las siguientes
columnas:
Estado: cdigo del estado del empleado.
Descripcin: nombre del estado del empleado.
Activo, Pago y Temporal: Escoja entre las tres opciones que existen:
Activo, Pago y Temporal y marque las que considere segn sus
requerimientos. Al existir tres opciones para definir el estado se puede
obtener como mximo ocho diferentes combinaciones para definir diferentes
estados:
(ninguno)
activo
pago
temporal
activo - pago
activo - temporal
pago - temporal
activo - pago - temporal
HORARIOS
En esta opcin, se confeccionan las distintas jornadas de trabajo semanales
que tiene definida la empresa. Es til principalmente cuando la empresa tiene
Recursos Humanos
horarios rotativos, es decir, la jornada del lunes no es igual a la del martes y

as sucesivamente.
Adems se establece cuando los empleados tienen diferentes horarios, cuando
la empresa trabaja en diferentes turnos y la jornada semanal cambia de un da
a otro, y de un empleado a otro.
Esta opcin tambin se encuentra dentro del mdulo de Control de
Nmina por lo que se puede dar mantenimiento a la tabla desde ambos
mdulos.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Pantalla principal de Horarios
TIPOS DE ACCIN DE PERSONAL

En esta opcin se determinan los tipos de acciones que se utilizarn en los
procesos que sean aplicados al personal de la empresa. Existen varios tipos
predefinidos de acciones de personal que se utilizan para establecer las
acciones de personal que se aplicarn a los empleados.
A su vez los tipos predefinidos se dividen en dos grupos diferenciados que
dependern de si se cambia o no el estado del empleado al aplicar la accin de
personal particular.
Los tipos de acciones de personal que no cambiarn el estado del empleado
corresponden a:
Recursos Humanos
Ascenso
Cambio de Centro de Costo
Cambio de Nmina
Cambio de Puesto
Cambio de Rgimen
Cambio de Salario
Vacaciones (Acumulacin)
Vacaciones Adicionales (Acumulacin)
Por otro lado los tipos de acciones de personal que cambiarn el estado del
empleado (aunque tambin pueden crearse acciones de estos tipos predefinidos
en las que no se cambie el estado del empleado.) son:
Contratacin
Incapacidad
Permiso Con Goce de Sueldo
Permiso Sin Goce de Sueldo
Otros
Terminacin de Contrato
Vacaciones (Goce)
Vacaciones Adicionales (Goce)

Sin embargo dentro de esta categora (acciones que cambian el estado del
empleado) se presentan situaciones especiales que se basan en la restauracin
del estado original del empleado.
En otras palabras, las acciones de personal que cambian el estado del
empleado pueden, si el usuario lo requiere, restaurar el estado original una vez
que se cumpla su fecha de vencimiento. Las acciones de personal que
restauran el estado del empleado presentan las siguientes caractersticas:
debern ser tipos predefinidos que cambien el estado del
empleado a excepcin de los tipos Contratacin y Terminacin de
Contrato,
debern ser tipos de acciones que se estn creando en el momento
es decir, para tipos existentes no se puede establecer que restauren
el estado,
deber marcarse (X) el "check box" que se ubica en la columna
denominada Restaura Estado,
el nuevo estado del empleado que se establecer con la vigencia
de la accin de personal se define dentro de la columna respectiva
en la tabla, aunque este dato tambin se puede dejar en blanco,
es importante considerar, que cuando se crea alguna accin de
personal que restaure el estado del empleado desde la opcin
Acciones de Personal del men Operacin, que se defina
claramente la fecha en la que vence dicha accin, de manera que
el sistema pueda establecer a partir de cundo restaurar el estado
original,
las acciones de personal que restauran el estado del empleado
presentan un estado adicional (de la accin) denominado
Vigente. Este estado establece que la accin ha sido aplicada,
pero que el estado del empleado todava no ha sido restaurado a su
original, es decir, la accin de personal no ha vencido an.
Recursos Humanos
Los tipos de acciones que sean definidos dentro de esta opcin se utilizarn
para definir y aplicar las acciones de personal que se crean en la seccin
Acciones de Personal en la pgina 105 que se encuentra en el men de
Operacin.
La ventana principal de la opcin es la siguiente:
Ventana principal de Tipos de Acciones de Personal
INGRESO DE DATOS
Antes de crear tipos de acciones de personal se debe tener presentes las
condiciones expuestas anteriormente, cuando se definieron los tipos, el
cambio del estado del empleado y si se restaura o no dicho estado.
Las columnas de tipos de accin de personal son las siguientes:
Cdigo: identificacin alfanumrica de la accin de personal.
Descripcin: nombre de la accin de personal que el usuario quiere
otorgarle. Se recomienda identificar la accin con un nombre similar a la
operacin que ejecuta.
Tipo Predefinido: se despliega un listado donde el usuario debe escoger una
opcin que definir el tipo de accin de personal. Segn el tipo que se haya
elegido el sistema establecer diversos cambios en el empleado una vez que la
accin sea aplicada.
Como se mencion anteriormente el sistema cuenta con las siguientes
opciones:
Recursos Humanos
Ascenso

Cambio de Nmina
Cambio de Puesto
Cambio de Rgimen
Cambio de Salario
Contratacin
Incapacidad
Permiso Con Goce de Sueldo
Permiso Sin Goce de Sueldo
Otros
Vacaciones (Goce)
Restaura Estado: en caso que el tipo predefinido que se ha escogido

cambie el estado del empleado y que no sea tipo contratacin o terminacin de
contrato entonces se debe definir, si se necesita que cuando la accin de
personal venza, restaure el estado original del empleado. Para escoger la
opcin de restaurar estado debe marcar la casilla.
Estado Empleado Predefinido: dentro de esta columna se define el
estado de empleado que se sugerir por omisin al generar acciones de
personal de ese tipo. Si se deja en blanco el campo, pone la columna de
permite cambiar el estado predeterminado en NO para desmarcar el check en
caso de que estuviera marcado. El sistema verificar que el estado de
empleado exista en la base de datos y con la tecla F1 puede llamar la tabla de
consulta de estados del empleado.
El sistema valida que el estado del empleado sea activo si el tipo de accin es
de Contrato y valida tambin que el estado de empleado sea inactivo si el tipo
de accin es Fin de Contrato.
Permite Cambio Estado Predefinido: esta columna indica si el estado de
empleado sugerido al generar acciones de ese tipo se puede modificar o si es
obligatorio mantener el estado asignado por omisin. Es una columna
modificable y habilitado para los tipos de accin que permiten cambiar el
estado del empleado y que tienen un estado por omisin indicado.
Texto Predefinido: espacio libre para definir un texto. Este mensaje se
desplegar en la carpeta de Notas de la opcin Acciones de Personal en la
pgina 105 que se encuentra en el men de Operacin.
Recursos Humanos
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn
Descripcin
Funcin
Conceptos para Liquidacin.
Privilegios
Este botn da acceso a los conceptos para liquidacin y

aportes liquidables asociados al tipo de accin seleccionado.
El sistema valida que exista un tipo de accin seleccionado y
que ste sea de tipo Otros o Terminacin de Contrato.
Esta opcin est disponible slo si el mdulo de Control de
Nmina est instalado en la compaa, de lo contrario este
icono no aparece.
Otorga acceso a la pantalla de edicin de privilegios de
usuarios por tipo de accin de personal, para el tipo de
accin que se est seleccionando.
Dentro de la opcin se cuenta con un mantenimiento de
privilegios por tipo de accin, donde se selecciona el tipo de
accin de personal que permite desplegar un filtro con los
Usuarios y Grupos de Usuarios. Una vez agregado el usuario,
se le da el privilegio de uso sobre las acciones, ya sea Total o
de Consulta.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo se Asocian Conceptos para Liquidacin
a un Tipo de Accin de Personal?
Nota Importante: Esta funcionalidad est disponible slo si el mdulo de
Control de Nmina se encuentra instalado en la compaa.
El proceso para asociar conceptos a un tipo de accin de personal es el
siguiente:
1. Ingrese al men Administracin y escoja la opcin Tipos de
Accin de Personal. Dentro de esta tabla seleccione el icono
en la barra de herramientas y el sistema desplegar una tabla
denominada Asociacin de Conceptos con Tipos de Accin de
Personal.
2. Dentro de esta tabla se debe seleccionar el cdigo del tipo de
accin de personal a la cual se le van a asociar los conceptos para
liquidacin. Considere que la asociacin de conceptos est
disponible slo para tipos de accin de personal de tipo predefinido
Recursos Humanos
Otros o Terminacin de Contrato, pues son los tipos de accin que

se pueden utilizar en registros de liquidacin de empleados.
3. Dentro de la tabla se presentan las siguientes columnas que deben
ser llenadas por el usuario por medio del botn
que habilita la
tabla modificable para ingresar la informacin dentro de las
siguientes columnas:
Secuencia: el sistema sugiere un nmero consecutivo para definir la
secuencia de aplicacin de los conceptos.
Concepto: dentro de esta columna se ingresa el cdigo del concepto que se
asocia al tipo de accin de personal especificado. Se puede consultar la tabla
Conceptos con la tecla F1, en este caso el sistema slo muestra aquellos
conceptos creados en Control de Nmina para liquidacin de empleados.
Descripcin de Concepto: esta columna muestra la descripcin del
concepto que se asocia al tipo de accin de personal.
Nmina: en esta columna se ingresa el cdigo de la nmina de los empleados
a los que aplica el concepto asociado al tipo de accin de personal. Si no se
define un valor en esta columna, el concepto aplica para todos los empleados.
Lo anterior significa que un concepto se puede asociar mltiples veces a un
mismo tipo de accin de personal, siempre y cuando en cada oportunidad se
indique una clase de nmina distinta o no se indique una nmina.
Descripcin de Nmina: indica la descripcin de la nmina a la que aplica
el registro de asociacin del concepto con el tipo de accin.
A continuacin se muestra la tabla desplegada por la opcin:
Tabla de Asociacin de Conceptos a Tipos de Accin de Personal
Recursos Humanos
2.
Una vez asociados los conceptos al tipo de accin de personal debe

guardarse la informacin con el icono
o con el icono
para salir
de la pantalla y regresar a la tabla de Tipos de Accin de Personal.
Cmo de Definen los Privilegios por Tipo de

Accin?
El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de accin mediante
los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo usuarios en ExactusERP
puede crear, modificar, eliminar, aprobar, desaprobar, aplicar, desaplicar,
anular o simplemente consultar la informacin de tipos especficos de acciones
de personal; lo cual tambin depende de segn como estn definidos sus
privilegios para los mismos procesos en el rbol de privilegios del mdulo de
Administracin del Sistema.
Vale destacar que a diferencia de la opcin de privilegios sobre las clases de
nmina del mdulo de Control de Nmina, en este caso se puedan
establecer los privilegios utilizando grupos de usuarios, adems de usuarios
particulares. Esto por cuanto mucha de la interaccin con acciones de
personal viene de empleados directamente, no de usuarios, de modo que para
definir a qu tipos de acciones tiene acceso cada empleado, debe hacerse
mediante el grupo al que pertenece el cdigo de autenticacin del empleado.
La opcin del men permite otorgar acceso a la pantalla de edicin de
privilegios de usuario por tipo de accin de personal para el tipo de accin
seleccionada. Existen casillas para los privilegios de Total, Consulta, Crear,
Aprobar, Desaprobar, Aplicar, Desaplicar y Anular.
El procedimiento para definir los privilegios es el que se describe a
continuacin:
1. Ingrese a la opcin Administracin y luego a Tipos de Accin
de Personal del mdulo.
2. Dentro de la barra de herramientas se presenta el icono
. Esta
misma opcin se presenta en el men de la pantalla por medio de la
opcin Privilegios.
3. Seleccione uno de los tipos de acciones de personal creados y
presione el icono as se desplegar la pantalla Privilegios por
Tipo de accin de personal.
4. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los usuarios quienes
contaran con privilegios sobre el tipo de accin de personal por
medio del icono Error! No topic specified.. El sistema activa la
tabla para que se ingrese la informacin directamente dentro de las
columnas. Ingrese la informacin de la siguiente forma:
Tipo de accin de personal: Al ingresar a la opcin ya est seleccionado
este dato, pero igual se puede, con la opcin de consulta del F1, cambiar el
cdigo del tipo de accin cuyos privilegios se estn editando.
Recursos Humanos
Usuario: Se ingresa el cdigo del usuario o grupo de usuarios al que se est

otorgando privilegios.
Nombre: En esta columna se muestra el nombre del usuario o grupo al que se
le est otorgando privilegios.
Privilegio: Conjunto de checks en el que se marcan las opciones de los
privilegios otorgados: Total, Consultar, Crear, Aprobar, Desaprobar, Aplicar,
Desaplicar o Anular.
Recursos Humanos
Total: El privilegio total otorga derechos para procesar una accin de

empleado y para generar tipos de acciones de ese tipo en particular. Al
marcarse esta opcin y guardar los cambios se marcan por omisin
todas las dems opciones.
Consultar: El privilegio de consulta slo otorga privilegios para

visualizar la informacin sobre ese tipo de accin de personal
especfico, pero no para procesar la accin de personal.
Crear: El privilegio de crear slo otorga privilegios para generar

acciones de ese tipo de accin de personal especfico, pero no para
procesar la accin de personal.
Aprobar: El privilegio de aprobar slo otorga privilegios para aprobar

generar o procesar otras transacciones de la accin de personal.
Desaprobar: El privilegio de desaprobar slo otorga privilegios para

desaprobar acciones de ese tipo de accin de personal especfico, pero
no para generar o procesar otras transacciones de la accin de
personal.
Aplicar: El privilegio de aplicar slo otorga privilegios para aplicar

generar o procesar otras transacciones de la accin de personal.
Desaplicar: El privilegio de desaplicar slo otorga privilegios para

desaplicar acciones de ese tipo de accin de personal especfico, pero
no para generar o procesar otras transacciones de la accin de
personal.
Anular: El privilegio de anular slo otorga privilegios para anular

generar o procesar otras transacciones de la accin de personal, pero
como la anulacin de acciones de personal se hace nicamente sobre
acciones que se encuentren en estado Aplicada primero se realiza una
desaprobacin de los cambios hechos sobre el empleado, por lo que si
a un usuario se le da permisos de anulacin, se le otorgara por omisin
el de desaprobacin; y si por el contrario ya cuenta con la opcin de
Anular pero se desmarca la opcin de Desaprobar se le desmarcara
tambin la de Anular.
5. Una vez definidos los privilegios debe salvar la informacin con el

icono
o el icono
Pantalla de Definicin de Privilegios
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Horario el sistema despliega la pantalla de creacin modificacin de horarios:
Pantalla de Creacin - Modificacin de Horarios
Dentro de esta pantalla se ingresa la siguiente informacin:

Horario: cdigo alfanumrico de identificacin del horario.
Descripcin: espacio alfanumrico de 40 posiciones para definir el nombre
del horario
Recursos Humanos
Tolerancias: margen, en minutos, que se le permite al empleado marcar

despus de la hora de entrada establecida o antes de la hora de salida, sin que
se contabilice como una llegada tarda o una salida temprana.
La tolerancia se utiliza para el control de llegadas tardas o salidas tempranas,
en caso que se lleve un registro peridico de la hora en que marcan los
empleados. Segn el comportamiento de las marcas del reloj de cada
empleado la empresa podr establecer un mecanismo de sanciones.
Aunque la empresa acepte cierto rango de tiempo para marcar el reloj, ya sea
despus de la hora de entrada o antes de la hora de salida, solamente pagar el
tiempo neto laborado.
Redondeos: esta opcin establece el lapso que se considera que el empleado
tarde en marcar el reloj a partir del instante en que abandona el puesto de
trabajo, o bien, el instante en que marca el reloj y empieza las labores en el
puesto de trabajo.
El redondeo se utiliza para establecer la cantidad de minutos contabilizados
antes de la hora oficial de entrada y despus de la hora oficial de salida, que no
sern pagados, dado que se considera son los que el empleado requiere para
trasladarse dentro de la empresa y llegar al puesto de trabajo o ir desde el
puesto de trabajo hasta el lugar donde se ubica el reloj.
Configurar: en la parte inferior de la pantalla existe un botn con este
nombre (
). Al presionarlo se despliega una tabla donde se
debe confeccionar el horario de la jornada semanal.
Si se quiere definir un da, marque el icono
y la tabla de datos se activar.
Dentro de la casilla Da se despliega un combo box donde se puede escoger
cualquier da de la semana.
Luego se debe determinar en las casillas Hora Inicial y Hora Final el rango de
horas en las que se laborar ese da determinado, y en la casilla Concepto se
especifica que concepto es aplicado por el horario extraordinario. Si el usuario
no recuerda el cdigo del concepto, con un doble clic sobre la casilla, se
desplegar la tabla de datos de consulta Conceptos del mdulo de Control
de Nmina donde se escoger la opcin requerida.
Recursos Humanos
Pantalla de Configuracin del Horario
TIPOS DE ACADMICO
En esta opcin se determinan los tipos de acadmicos que pueden ser
asociados al registro de los empleados. Esta informacin es utilizada dentro
de la opcin de Acadmicos que se encuentra dentro de la opcin de
Al permitir el sistema definir tipos de acadmicos, se puede incluir cualquier
tipo de ttulo o estatus asociado con una profesin, capacitacin o nivel
profesional.
Tabla de Tipos de Acadmicos
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opcin de Tipos de Acadmicos es una tabla
modificable donde se ingresa la informacin directamente en las siguientes
columnas:
Cdigo: permite definir un identificador alfanumrico dentro de la columna
modificable de hasta 4 caracteres, slo admite maysculas.
Descripcin: permite definir una descripcin alfanumrica dentro de la
columna modificable de hasta 40 caracteres.
TIPOS DE ACCIDENTE
En esta opcin se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirn los
accidentes que se reporten en la opcin de Accidentes del men de
Operacin.
Para establecer un tipo de accidente solamente se requiere un cdigo y una
descripcin, ambos definidos por el usuario.
La pantalla principal es la siguiente:
Pantalla de Tipos de Accidente
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Tipo de Accidente el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar informacin en las siguientes
columnas:
Cdigo: identificacin alfanumrica del tipo de accidentes.
Descripcin: nombre del tipo de accidente.
TIPOS DE AUSENCIA
En esta opcin se determinan los tipos de ausencia que sern considerados al
establecer las acciones de personal que impliquen abandono del puesto de
trabajo, ya sea incapacidad, vacaciones, suspensiones, etc.
Recursos Humanos
La ventana de la opcin es la siguiente:
Pantalla principal del Tipos de Ausencia
INGRESO DE DATOS
Los tipos de ausencia se definen segn los siguientes parmetros:
Cdigo: identificacin alfanumrica de la accin de personal.
Descripcin: nombre de la accin de personal.
El sistema despliega dos columnas denominadas Justificada y Pagada;
cada una tiene una casilla que se puede activar o desactivar. De esta manera,
los tipos de ausencia se definen al hacer la combinacin de estas dos opciones.
Al existir dos opciones para definir la ausencia, se puede obtener como
mximo cuatro tipos diferentes: justificada, pagada, justificada - pagada, y no
justificada - no pagada.
Sin embargo, el usuario puede definir cualquier cantidad de tipos de ausencia,
en cuanto a cdigos y descripciones, pero las combinaciones de las dos
opciones se tendrn que repetir.
TIPOS DE CONTRATO
En esta opcin se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirn los
contratos que se establezcan en la opcin de Contratos del men de
Empleados.
Para establecer un tipo de contrato solamente se requiere un cdigo y una
descripcin, ambos definidos por el usuario.
Recursos Humanos
Pantalla principal de Tipos de Contrato
INGRESO DE DATOS
Para crear un tipo de contrato se ingresa la siguiente informacin:
Cdigo: es la identificacin alfanumrica del tipo de contrato.
Descripcin: es el nombre del tipo de contrato.
CLASES DE SEGURO SOCIAL

El manejo de las clases de seguro social de los empleados permite al usuario
definir los tipos y nombres de las diferentes clases de seguro que registra para
sus empleados, eliminando la restriccin de atenerse a una lista de clases de
seguro predefinida.
Para esto, se cuenta con un mantenimiento de clases de seguro social de
empleados cuyos registros pueden ser luego seleccionados en la casilla Clase
Seguro que es parte de la informacin que se asocia al empleado en la opcin
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Tabla de Tipos de Seguro Social
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opcin de Tipos de Seguro Social es una tabla
modificable donde se ingresa la informacin directamente en las siguientes
columnas:
Recursos Humanos
Cdigo: permite definir un identificador alfanumrico dentro de la columna

modificable de hasta 4 caracteres, slo admite maysculas.
Descripcin: permite definir una descripcin del tipo de seguro dentro de la
columna modificable de hasta 40 caracteres alfanumricos.
TIPOS DE SOLICITUD DE EMPLEADOS

Esta funcionalidad de tipos de solicitudes, permite que el usuario pueda
configurar el comportamiento de diversos tipos de solicitudes para los
empleados, que finalmente regirn el procesamiento que el sistema haga de
cada solicitud ingresada por los mismos empleados. La opcin puede ser
accedida desde el men de Administracin, en la opcin Tipos de Solicitud
de Empleados, tambin desde el mdulo de Recursos Humanos.
Los tipos de solicitudes son los registros que determinan finalmente qu
opciones tienen los empleados y cmo sern procesadas sus solicitudes a
travs de la jerarqua de empleados de la empresa y el departamento de
Recursos Humanos. Finalmente determinan tambin cules acciones de
personal se generan a partir de las solicitudes de empleados y con qu
caractersticas.
Por otra parte, existen casos de empresas en las cuales los empleados no estn
supuestos a generar cualquier tipo de solicitud que est definido. Algunos
tipos de solicitud pueden estar reservados para cierta gente particular, otros
tipos podran estar supuestos a que los genere nicamente personas que tienen
a cargo gente, etc. Por esta razn, mediante privilegios es posible controlar lo
que cada miembro del departamento de Recursos Humanos puede aprobar o
rechazar, pues no todas las personas en ese departamento tienen los mismos
derechos. Por ejemplo, algunos tipos de solicitud, por su relevancia o
implicaciones, pueden estar destinados a que sea el gerente de Recursos
Humanos quien finalmente apruebe, y no cualquier otro miembro del
departamento.
Pantalla de Tipos de Solicitudes

Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Esta opcin despliega una tabla modificable que est formada por las
Tipo de Solicitud: es una columna alfanumrica de hasta 4 caracteres donde
se ingresa el cdigo del tipo de solicitud de empleado.
Descripcin Tipo Solicitud: es una columna alfanumrica de hasta 50
caracteres donde se ingresa la descripcin del tipo de solicitud de empleado.
Tipo de Accin: es una columna alfanumrica de hasta 4 caracteres. Dentro
de esta casilla se ingresa el tipo de accin de personal que genera una solicitud
de empleado cuando recibe su aprobacin final. Si no se define nada dentro de
esta columna, las solicitudes de este tipo no generan accin de personal y son
aprobadas o rechazadas slo por el mdulo de Recursos Humanos. Permite
desplegar con la tecla F1 la tabla de tipos de accin filtrado por acciones que
permiten das, excepto Otros o Acumulacin de Vacaciones.
Descripcin Tipo Accin: es una columna alfanumrica que despliega la
descripcin del tipo de accin de personal, est ligada a la columna del tipo de
accin para que se asigne la descripcin al seleccionar un tipo de accin.
Estado de Empleado: es una columna alfanumrica en la que se debe
ingresar el estado de empleado que se asignar al empleado en la accin de
personal generada si se aprueba finalmente su solicitud. Con la tecla F1 se
despliega la tabla de consulta de estados de empleado.
Descripcin Estado Empleado: esta columna alfanumrica despliega la
descripcin del estado de empleado que se asignar en la accin de personal,
est ligada a la columna de estado de empleado para que se asigne la
descripcin al seleccionar un estado.
Tipo de Ausencia: dentro de esta columna alfanumrica se ingresa el Tipo
de ausencia que se asignar a la accin de personal si la solicitud es finalmente
aprobada. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta de Tipos de
ausencia.
Descripcin Tipo Ausencia: se despliega la descripcin del tipo de
ausencia que se asignar en la accin de personal y que est ligada a la
columna de tipo de ausencia.
Aprueban Superiores: es una columna para ser marcada o no. Define el
indicador que seala si las solicitudes de este tipo requieren aprobacin de los
superiores del empleado o slo van directo a Recursos humanos.
Niveles de Aprobacin: esta columna seala cuntos niveles de
aprobacin en la jerarqua de empleados debe superar una solicitud de
vacaciones de este tipo. Puede ser 1 o 2 niveles nada ms, pero los niveles
disponibles los asigna el sistema que indica cul es el nivel mximo permitido.
Das para Escalar: en esta columna se ingresa el nmero de das que deben
transcurrir para que la solicitud escale al segundo nivel si no hubo respuesta a
Recursos Humanos
tiempo del primer nivel. Aplica slo si la solicitud requiere aprobacin de 2

niveles de superiores.
Das para Vencer: en esta columna se ingresa el nmero de das que deben
transcurrir para que venza la solicitud del empleado si no tuvo respuesta de
todos los niveles requeridos. Al vencer, la solicitud es asignada a Recursos
Humanos para que este departamento la procese. Aplica slo si se requiere
aprobacin de superiores y la diferencia entre este nmero y los das para
escalar es el tiempo que tiene el ltimo nivel para responder.
Modalidad Superiores: esta columna despliega las opciones de modalidad
de superiores Primero que Responda y Todos Aprueban. Define la
modalidad de aprobacin en los niveles cuando el empleado tiene mltiples
superiores en un mismo nivel. Puede ser Primero que Responda en el cual
un nivel se supera apenas responda uno de los superiores de ese nivel; o bien
Todos Aprueban, en el que se requiere que todos los superiores de un mismo
nivel aprueben para que se supere ese nivel. Aplica slo si se requiere
aprobacin de superiores y las opciones se asignan por el sistema.
Aprobacin Final RRHH: esta columna alfanumrica indica si Recursos
Humanos debe dar una ltima aprobacin para generar la accin de personal
correspondiente o para cambiar de estado la solicitud. Es S obligatoriamente
si la solicitud no requiere aprobacin de superiores.
Acceso Directo: es una columna para ser marcada o no. Define si en el
mdulo de Portal de Personal se mostrara un botn con el que directamente
el empleado ingresara a crear la solicitud sin tener que seleccionar el tipo de
solicitud.
Descripcin acceso directo: es una columna alfanumrica de hasta 15
caracteres donde se ingresa la descripcin que se mostrara en el botn para el
acceso directo del tipo de solicitud de empleado.
refirase a la seccin Instrucciones Especficas de esta seccin.
Botn Funcin
Recursos Humanos
Descripcin
Privilegios
Otorga acceso a la pantalla de edicin de privilegios de usuario

por tipo de solicitud para el tipo de solicitud que est
seleccionado. Se inhabilita mientras la pantalla est creada y se
vuelve a habilitar tan pronto sean guardado cualquier tipo de
cambio.
Observaciones
Despliega la pantalla de edicin de observaciones estndar para

que el usuario provea una plantilla para las observaciones para
los empleados. Si el usuario no tiene el privilegio, aparece el
mensaje de sin posibilidad de edicin.
Notificaciones
Este icono despliega la tabla de asociacin de empleados con

tipos de solicitud para notificaciones de aprobacin de
solicitudes de empleado.
Cmo de Definen los Privilegios por Tipo de
Solicitud?
El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de solicitud mediante
los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo de Exactus puede ver o
modificar la informacin de solicitudes de cada tipo particular.
Vale destacar que a diferencia de la opcin de privilegios sobre las clases de
nmina del mdulo de Control de Nmina, en este caso se puedan establecer
los privilegios utilizando grupos de usuarios, adems de usuarios particulares.
Esto por cuanto mucha de la interaccin con solicitudes viene de empleados
directamente, no de usuarios, de modo que para definir a qu tipos de solicitud
tiene acceso cada empleado, debe hacerse mediante el grupo al que pertenece
el cdigo de autenticacin del empleado.
La opcin del men permite otorgar acceso a la pantalla de edicin de
privilegios de usuario por tipo de solicitud para el tipo de solicitud que est
seleccionado. Los privilegios son de tipo Total o Consulta.
El procedimiento para definir los privilegios es el que se describe a
continuacin:
1. Ingrese a la opcin Administracin y luego a Tipos de
Solicitud del mdulo.
. Esta
opcin Privilegios.
3. Presione el icono y se desplegar la pantalla Privilegios por Tipo
de solicitud de empleados.
4. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los usuarios quienes
contaran con privilegios sobre el tipo de solicitud de empleados por
medio del icono . El sistema activa la tabla para que se ingrese la
informacin directamente dentro de las columnas. Ingrese la
informacin de la siguiente forma:
Tipo de Solicitud: Al ingresar a la opcin ya est seleccionado este dato,
pero igual se puede, con la opcin de consulta del F1, cambiar el cdigo del
tipo de solicitud de empleados cuyos privilegios se estn editando.
Usuario: se ingresa el cdigo del usuario o grupo de usuarios al que se est
otorgando privilegios.
Recursos Humanos
Nombre: Nombre del usuario o grupo al que se le est otorgando privilegios.

Privilegio: Descripcin del privilegio otorgado: Total o Consulta.
Total: El privilegio total otorga derechos para procesar una solicitud

de empleado y para generar solicitudes de ese tipo particular.
Consulta: El privilegio de consulta slo otorga privilegios para

visualizar la informacin, pero no para procesar la solicitud.
5. Una vez definidos los privilegios debe salvar la informacin con el
icono
o el icono
Pantalla de Definicin de Privilegios
Cmo se Definen las Observaciones de un

Tipo de Solicitud de Empleado?
En ocasiones, para tipos de solicitud particulares, el personal de Recursos
Humanos tiene la necesidad de que los empleados adjunten alguna
informacin adicional que no se cubre con las fechas o los das de la solicitud.
Tambin en ocasiones puede requerirse recordar algo a los empleados que
generen solicitudes de cierto tipo tambin.
Para facilitar esta funcin, el sistema presenta la opcin de asignar
observaciones por omisin a un tipo de solicitud determinado. Estas
observaciones por omisin pueden ser un recordatorio, una plantilla para
informacin adicional que debe ser completada o bien cualquier mensaje que
Recursos Humanos necesite que se le despliegue al empleado cuando est
generando una solicitud de este tipo. Este texto es desplegado al usuario en el
campo observaciones del formulario Web cuando vaya a crear una solicitud
nueva.
Recursos Humanos
El procedimiento para definir las observaciones es el que se describe a

continuacin:
1. Ingrese a la opcin Administracin y luego a Tipos de
Solicitud del mdulo.
. Esta
opcin Observaciones.
3. Presione el icono
y se desplegar la pantalla de edicin de
observaciones estndar que es un campo de notas. Ingrese la
informacin dentro de esta pantalla.
4. Guarde los cambios de cada tipo de solicitud por medio del icono
o el icono
Cmo se Define el envo de Notificaciones a

los Empleados?
Cuando los empleados generan solicitudes para que se tramiten en la
organizacin, es comn que algunos otros empleados de la organizacin
necesiten enterarse cuando ciertos tipos de solicitudes son finalmente
aprobadas. Por ejemplo, solicitudes de contratacin de personal nuevo
requieren que la gente de reclutamiento y seleccin sea notificada; cambios de
puesto o salario requieren que el personal de planillas sea notificada, etc.
Considerando esos casos, no basta con que el sistema notifique nicamente al
empleado interesado, al empleado que gener la solicitud, los superiores
involucrados en su trmite y el departamento de Recursos Humanos. Para esto
el sistema permite manejar las notificaciones adicionales a otros miembros de
la organizacin segn el tipo de solicitud.
Permite ligar empleados con tipos de solicitudes, de modo que esos empleados
sean notificados cuando una solicitud de ese tipo es finalmente aprobada. Esto
permite manejar los casos de gente fija que necesita ser notificada, como la
gente de planillas o la gente de reclutamiento y seleccin.
Tambin permite, bajo demanda, generar una notificacin a un empleado
particular para una solicitud particular. Con esto es posible indicarle al
sistema que notifique a algn empleado sobre el estado de la solicitud, ya sea
al aprobarse, al rechazarse o simplemente notificar su existencia aunque est
todava Pendiente.
Recursos Humanos
Pantalla de Notificaciones para Empleados
El procedimiento para definir notificaciones para los empleados por tipo de

solicitud es el que se describe a continuacin:
1. Ingrese al men Administracin y seleccione la opcin Tipos de
Solicitud.
2. Seleccione uno de los tipos de solicitudes al que quiere indicarle a
que empleados notificar y haga click en la opcin Notificaciones
por medio del icono
. El sistema desplegar una pantalla titulada
Empleados por Notificar segn Tipo de Solicitud.
3. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los empleados a los
cuales se les debe enviar notificaciones por medio del icono
. El
sistema activa la tabla para que se ingrese la informacin
directamente dentro de las columnas:
Tipo Solicitud: esta columna despliega el cdigo del tipo de solicitud al que
se asigna el empleado para que se le notifique cuando se apruebe una solicitud
de ese tipo. Su funcin es facilitar al usuario la referencia del tipo de solicitud
que est editando.
Empleado: esta columna permite el ingreso del cdigo del empleado que se
est asociando al tipo de solicitud. Es una columna modificable de la tabla
slo para registros nuevos. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta de
Empleados.
Nombre: dentro de esta columna se despliega el nombre del empleado
asociado al tipo de solicitud.
4. Una vez ingresados los registros de los empleados a los cuales se les
debe enviar notificacin, guarde los datos con el icono
icono
Recursos Humanos
o con el
AUDITORIA DE MODIFICACIONES
DEL EMPLEADO
Esta opcin brinda la oportunidad de auditar modificaciones de atributos de
empleados mediante acciones de personal para los cuales no existen tipos de
accin de personal predefinidos dentro del sistema (desplegados dentro de
Tipos de Accin de Personal).
Con la auditoria de modificaciones del empleado el usuario tiene la
posibilidad de especificar cules cambios en campos particulares del empleado
requiere registrar con acciones de personal y que stas sean generadas
automticamente por la aplicacin segn ciertos parmetros previamente
configurados por el usuario.
Pantalla principal de Auditoria de Modificaciones de Empleados
INGRESO DE DATOS
La informacin se ingresa directamente sobre la tabla modificable que se
activa por medio del icono Error! No topic specified., la cual contiene las
Atributo: campo alfanumrico que corresponde a la descripcin del atributo
del empleado para el cual se est definiendo la generacin automtica de
accin de personal de auditoria cada vez que el campo seleccionado cambie
para algn registro de empleado desde el mantenimiento de empleados.
Dentro de esta casilla se despliegan todas las casillas del mantenimiento del
empleado que pueden ser modificadas por el usuario.
Al ingresar a la celda dentro de la tabla sta despliega un listado de las
opciones que se tienen para definir el atributo requerido: Nombre ( si se usa de
la forma tradicional ), Nombre de Pila ( si se usa separado ), Primer Apellido
Recursos Humanos
( si se usa separado ), Segundo Apellido ( si se usa separado ), Identificacin,

E-mail, Pasaporte, Sexo, Cdigo de Plaza (si est habilitada la modificacin
desde el mantenimiento de empleados), Cdigo de Ubicacin, Cdigo de
Horario, Forma de Pago, Entidad Financiera, Nmero de Cuenta Bancaria,
Nacionalidad, Estado Civil, Nmero de Identificacin Tributaria, Permiso de
Conducir, Permiso de Salud, Nmero de Asegurado, Clase de Seguro Social,
Tipo de Sangre, Nmero de Dependientes, Fecha de Nacimiento, Fecha de
Antigedad en Empresa (si Control de Nmina est instalado y se utilizan
fechas adicionales), Fecha de Antigedad en Gobierno (si Control de Nmina
est instalado y se utilizan fechas adicionales), Nmeros Telefnicos (Primer,
Segundo y Tercero), Notas de Nmero Telefnico (Primera, Segunda y
Tercera), Direccin Postal, Direccin de Habitacin, Adicionales de Texto
(cada uno de los cinco campos si est definido en los parmetros del mdulo
de Recursos Humanos), Adicional de Valor (cada uno de los diez campos si
est definido en los parmetros del mdulo de Control de Nmina). Para las
adicionales del empleado se despliega el nombre configurado para cada una de
ellas.
Los nombres de los campos de empleado que tienen condiciones especificadas
entre parntesis en la lista anterior se desplegarn en la lista nicamente si la
condicin sealada se cumple, de otra forma sern excluidos. En el caso de
los campos adicionales despliegan en la columna el nombre del rubro tal y
como est definido dentro de los parmetros del mdulo.
Tipo de Accin: tipo de accin de personal de tipo predefinido Otros que se
generar cada vez que el campo correspondiente cambie en el mantenimiento
de empleados.
Usuario: cdigo del usuario que introdujo la generacin automtica de accin
de personal de auditora para ese campo de empleado o que cambi el registro
en la ltima ocasin. El campo es actualizado por el sistema.
Fecha: fecha y hora en que se defini la generacin de la accin de auditora
para el campo de empleado o en la que se cambi por ltima vez el tipo de
accin que genera. El campo es actualizado por el sistema.
Nota Importante:
En el caso que se requiera modificar un registro se

debe ingresar directamente a la celda y cambiar los datos. El sistema slo
permite modificar el tipo de accin de personal que se genera cuando el
campo correspondiente cambie en el mantenimiento de empleados.
Por ejemplo si el usuario requiere que cuando se cambie la forma de pago del
empleado se genere una accin de personal entonces debe especificar los
siguientes datos dentro de la tabla de Auditoria de Modificaciones de
Empleados:
Recursos Humanos
Atributo: Forma de Pago
Tipo de Accin: X-19 (en este ejemplo corresponde a la accin de

personal tipo Otros segn lo especificado dentro de la opcin Tipos de
Accin de Personal).
Cada vez que se realice una modificacin al campo Forma de Pago que se
encuentra en la pantalla de creacin modificacin del Mantenimiento de
Empleados, cuando el usuario grabe el cambio el sistema generar una
accin de personal por esta modificacin y la registrar con estado Aplicada.
Esta accin de personal puede ser consultada dentro de la tabla principal de la
opcin Acciones de Personal que se encuentra dentro del submen de
Operacin.
Los campos de auditoria de la accin creada se llenan con el usuario y fecha /
hora que hizo el cambio. Las notas de la accin detallan el valor anterior y el
nuevo valor del campo y la fecha rige de la misma queda como la fecha del da
en el que se cre pues el cambio queda en firme.
VACACIONES POR ANTIGEDAD

Esta opcin permite registrar, para cada nmina que se tenga registrada en la
base de datos, los rubros de Das de antigedad y Das de Vacaciones.
Esta tabla maneja datos que sern consultados por el proceso de Clculo del
Salario Diario Integrado.
INGRESO DE DATOS
El sistema despliega una ventana definida como Mantenimiento de
Vacaciones por Antigedad la cual est formada por una tabla en la cul se
editan los datos directamente. Las columnas desplegadas son:
Nmina: cdigo de la nmina a la cual se asociarn los rubros de das de
antigedad y de vacaciones.
Das de Antigedad: se ingresan los das de antigedad a considerar.
Das de Vacaciones: se ingresan los das de vacaciones a considerar en el
proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cules estn
relacionados con la antigedad de cada empleado que pertenezca a la nmina.
Das Aguinaldo: se ingresan los das para aguinaldo a considerar en el
proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cules estn
relacionados con la antigedad de cada empleado que pertenezca a la nmina.
% Prima Vacacional: se ingresa el porcentaje de la prima vacacional que se
considerara en el proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado).
Recursos Humanos
Tabla de Vacaciones por Antigedad
CATLOGO DE PUESTOS EXTERNOS

Esta opcin est relacionada directamente con la generacin del reporte de
Riesgos del Trabajador que aplica cuando el Pas es Costa Rica y se
despliega en el men de reportes del mdulo de Control de Nmina si est
instalado. Para el completo funcionamiento del reporte se hace necesaria la
implementacin del manejo de catlogos de puestos externos.
Adicionalmente, esta funcin brinda mayor flexibilidad al mdulo, pues se
podrn agregar tantos catlogos de puestos externos como se requieran, por lo
que un puesto podr tener varios alias si as se desea.
Esto implica el uso de dos tablas: la tabla padre que almacena los catlogos de
puestos y la tabla hija que almacena todos los puestos externos asociados al
catlogo padre:
La tabla de catlogos de puestos almacenar el cdigo de catlogo de

puestos y la descripcin del mismo.
La tabla de puestos externos almacenar el cdigo del catlogo de

puestos asociado, el cdigo de puesto externo y la descripcin del
puesto externo.
Pantalla para Catlogo de Puestos

Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
La informacin para definir un catlogo de puestos nuevo se ingresa en una
pantalla con una tabla modificable que contiene las siguientes casillas y
columnas:
Catlogo: se ingresa un cdigo alfanumrico de hasta 12 caracteres que
identifica a cada catlogo de puestos registrado en el sistema.
Descripcin: se ingresa un cdigo alfanumrico de hasta 254 caracteres con
la descripcin del catlogo de puestos.
Puesto Externo: cdigo alfanumrico de hasta 12 caracteres que identifica a
cada puesto externo dentro de un catlogo de puestos dado.
Descripcin: cdigo alfanumrico de hasta 254 caracteres con el nombre
del puesto externo.
Mantenimiento del Catlogo de Puestos Externos
Recursos Humanos
CAPTULO 4
Empleados
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos tiene como principal objetivo el manejo de
los empleados y las acciones que se presenten con respecto a su desempeo.
Dentro de esta seccin se presenta la opcin de Mantenimiento que permite
llevar el registro de todas las caractersticas que identifican al empleado como
tal, as como las situaciones que ocurren dentro de la empresa, que lo vinculan
como miembro de la misma.
La opcin de Mantenimiento contiene una serie de carpetas que agrupan
informacin necesaria y que define las caractersticas del empleado y su
relacin con la empresa.
Desde las opciones de Jerarqua, Acadmicos, Experiencia, Parientes,
Calendario y Contratos se registra, para cada empleado en particular,
informacin sobre su ubicacin en la empresa segn jefes y colaboradores, la
capacitacin recibida, los familiares ms cercanos a los cules se les podra
contactar en caso de situaciones particulares, sus trabajos anteriores fuera o
dentro de la misma empresa, fechas que deben ser recordadas y los contratos
que hayan sido estipulados dentro de la empresa para con el empleado.
Algunas casillas que pertenecen a las carpetas de la funcin Empleados slo
pueden ser modificadas desde el mdulo de Recursos Humanos aunque
Control de Nmina se encuentre instalado. Esto porque las casillas solo se
pueden modificar con una accin de personal que se realiza desde Recursos
Humanos.
Cuando la empresa no tiene incorporado al sistema el mdulo Recursos
Humanos, estas casillas si pueden ser modificadas dentro de Control de
Nmina.
Recursos Humanos
Empleados 59
MANTENIMIENTO
INGRESO DE DATOS
El mdulo de Recursos Humanos puede mantener la lista de empleados de
la compaa, con una variedad de datos que permiten el control del estado de
cada uno dentro de la empresa, as como la informacin general de todos.
Desde este submen se manejan los aspectos correspondientes a la
identificacin del empleado, definicin del puesto que ocupa, salario, control
de vacaciones y todo lo referente al seguimiento de las actividades del trabajo
desempeado.
Dentro de la opcin se mantiene la lista de empleados de la compaa con
datos particulares que permiten el control del estado de cada uno dentro de la
empresa, as como la informacin general de todos.
Esta opcin del submen de Empleados se encarga del manejo de los
registros de cada empleado, siendo posible crearlos, modificarlos o borrarlos.
La ventana principal de esta opcin es la siguiente:
Ventana principal de Mantenimiento de Empleados
Cuando se agrega un empleado el sistema desplegar una pantalla con un

conjunto de carpetas que agrupan la informacin total.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente.
Como primer paso para agregar un empleado, es necesario llenar las siguientes
casillas:
Recursos Humanos
Empleados 60
Cdigo: secuencia de caracteres que identifican el registro y al empleado.
El manejo de cdigo del empleado tiene una condicin especial, pues en caso
de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos Globales de
Administracin del Sistema, un registro para el cdigo de empleado y
el usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
cdigo ser un F1, con lo que traer todos los consecutivos definidos para los
empleados en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
cdigo del empleado, quedar sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la
gua de Administracin del Sistema.
Nombre: dentro de esta casilla se ingresa el nombre completo del empleado,
es un campo con un alfanumrico de 50 caracteres disponibles.

La casilla se encuentra activa slo si en los parmetros globales del mdulo de
Recursos Humanos se encuentra inactiva la casilla correspondiente a
"Nombres Separados" de lo contrario, en caso de estar marcado este
parmetro, esta casilla se encontrar inactiva porque el nombre deber
digitarse en la carpeta General separando apellidos de nombre.
El orden de ingreso de los datos tambin se define desde los parmetros
globales ya que existe la opcin de ingresar el nombre bajo los formatos: 1)
Apellido Apellido - Nombre(s) 2) Nombre(s) - Apellido Apellido.
La opcin de empleados presenta las siguientes carpetas: General, Otros,
Personales, Fechas, Directorio, Notas,
Adicional Valores y Accin Contrato.
Adicional
Textos,
Para acceder cada carpeta es necesario accionar el ratn sobre la pestaa

correspondiente.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin correspondiente al empleado. Algunas veces esta informacin
est relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros
mdulos.
Puede utilizar las tablas de consulta para llenar algunas casillas. Si no recuerda
los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada dato especfico,
nicamente se debe ubicar sobre la casilla correspondiente y presionar la tecla
F1, o hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn, con esto, el sistema
desplegar la pantalla correspondiente a la tabla de datos que contiene la
informacin que debe ir en el campo escogido.
Nota Importante: Una vez que se ingres la informacin del empleado
por primera vez, las casillas que permanecen inactivas no son modificables
tales como el cdigo del empleado, las fechas de ingreso, etc.
Recursos Humanos
Empleados 61
Otras de las casillas no son modificables por medio de la opcin modificar

debido a que es necesario aplicar una accin de personal para cambiar los
datos contenidas en ellas.
General
Carpeta General de Mantenimiento de Empleados
Las casillas que deben ser ingresados son:

1er. Apellido: se ingresa el primer apellido del empleado. La casilla tiene
una longitud mxima de 20 caracteres.

2do. Apellido: se ingresa el segundo apellido del empleado. La casilla
tiene una longitud mxima de 20 caracteres.

Nombre: se ingresa el nombre del empleado. La casilla tiene una longitud
mxima de 30 caracteres.
Estas tres casillas tiene la funcionalidad de permitir manejar los componentes
separados de los nombres de los empleados. En los parmetros globales se
define si se usan nombres de empleado separados o si se mantiene utilizando
los nombres en una sola lnea.
Las casillas de Nombre y 1er. y 2do. Apellidos se encuentran activas slo si
en los parmetros globales de Recursos Humanos est activa la casilla
correspondiente a "Nombres Separados", de lo contrario, en caso de no estar
marcado este parmetro, estas casillas se encontrarn inactivas porque el
nombre completo del empleado deber digitarse en la parte superior de la
pantalla del mantenimiento de Empleados.
Recursos Humanos
Empleados 62
Estado: Indica la situacin laboral del empleado. Los estados son
configurados desde el men Administracin en la opcin Estados del

Empleado del mdulo de Recursos Humanos o de Control de
Nmina. Segn el estado que presente el empleado, as aplicar a los
cambios que involucren la aplicacin de Acciones de Personal.
Identificacin: Nmero de cdula de identidad del empleado, asignada por
la oficina de Registro Civil. La casilla es un alfanumrico de un mximo de 20

dgitos.
Pasaporte: Nmero del pasaporte del empleado. La casilla es un
alfanumrico de un mximo de 20 dgitos.

Departamento: rea funcional de la empresa en que trabaja el empleado.
Los departamentos pueden definirse desde el mdulo de Administracin
del Sistema o bien, desde el men Administracin del mdulo de
Recursos Humanos o de Control de Nmina.
Puesto: Ocupacin del empleado en la compaa, segn los puestos
definidos desde el men Administracin del mdulo de Recursos
Humanos o de Control de Nmina.
Plaza: Variable del mdulo que sirve para llevar control del nmero de
empleados permitidos por puesto. Cuando la casilla est inactiva es porque en

los parmetros de Recursos Humanos no se defini el control de la plaza
del empleado, en cuyo caso, el sistema despliega automticamente ND (no
definido).
Por la razn anterior, una plaza puede utilizar el mismo nombre del puesto,
por ejemplo si existe el puesto Gerente de Recursos Humanos con plaza
Gerente de Recursos Humanos que permite un empleado.
Si este parmetro est definido para ser calculado, el sistema automticamente
genera el cdigo consecutivo que se despliega en la ventana de la carpeta
General. Dentro del manejo de plazas se establece una relacin entre la plaza,
el puesto y el departamento y cada tipo de plaza tiene un perodo de vigencia
que es determinado por el usuario al crearla (para mayor detalle de la creacin
de plazas, consulte el manual de Recursos Humanos).
Esta casilla puede ser modificada tambin desde Control de Nmina, slo
si en Recursos Humanos est especificado en las globales que se puede
realizar esta accin, de lo contrario la casilla permanecer inactiva.
Nmina: Cdigo de la clase de nmina a la que est asociado el empleado.
Moneda: Muestra el tipo de moneda asociado a la cuenta bancaria de la clase
de nmina a la que est asociado el empleado.

Sexo: el usuario deber marcar Masculino o Femenino.
Activo: condicin del empleado en la empresa.
Fotografa: Imagen obtenida con digitalmente de la fotografa del
empleado. Se permite tres tipos de formatos o tipos de archivo grfico: BMP,

GIF y JPEG.
Recursos Humanos
Empleados 63
Otros
Carpeta Otros de Mantenimiento de Empleados
Las casillas desplegadas dentro de esta carpeta son:

Ubicacin: Lugar fsico en que trabaja el empleado el cual se define en la
tabla Ubicaciones en el mdulo Administracin del Sistema.
Centro de Costo: Cdigo del centro de costo al que est ligado el
empleado. Un empleado puede estar ligado solamente a un centro de costo.

Esta casilla estar inactiva una vez que se haya definido el centro de costo al
cual estar unido el empleado y dicho empleado haya participado en algn
proceso. Esto debido a que para cambiar el centro de costos asociado al
empleado es necesario crear una accin de personal.
Horario: Especifica la jornada semanal en que labora el empleado. Las
opciones de horarios se definen en el men de Administracin en el apartado
Horarios.
Forma de Pago: Fija la manera en que se va a pagar al empleado. La
casilla presenta un combo box, donde el usuario puede escoger una de tres
alternativas: efectivo, cheque o transferencia.
Nmero Cuenta: el usuario debe digitar el nmero de cuenta bancaria en
que se acreditar el pago en caso que ste se haga por transferencia electrnica
de fondos y no corresponde a las cuentas contables del mdulo de Control
Bancario.
Entidad Financiera: Entidad bancaria en la cual el empleado tiene la
cuenta en la que se le acreditaran los pagos, en caso que la forma de pago sea
Recursos Humanos
Empleados 64
por transferencia. Esta opcin fue definida en el mdulo de Administracin

del Sistema.
Salario Referencia: Salario base del empleado para el puesto al que est
asignado.
Salario Diario Integrado: esta casilla es de consulta y es calculada por el
proceso denominado Salarios Diarios Integrados que se encuentra bajo el

submen Procesos.
El campo de salario diario integrado del empleado ser visible slo en el caso
que el parmetro correspondiente a "Salario Diario Integrado" en
Parmetros del Mdulo se encuentre habilitado (vea la seccin "Parmetros
del Mdulo" en la pgina 12).
Vacaciones Pendientes: das de vacaciones que el empleado tiene a
favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo registro.
Las vacaciones son actualizadas automticamente por las acciones de personal
que se realizan en el mdulo.
Vacaciones Adicionales: das de vacaciones adicionales que el empleado
tiene a favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo
registro. Las vacaciones adicionales son actualizadas automticamente por las
acciones de personal que se realizan en el mdulo.
Rgimen Vacacional: Despliega el rgimen vacacional asociado al
empleado.
Salario Prom. Diario (Local): Despliega el salario promedio diario en la
moneda local, calculado para el empleado en la ltima nmina aplicada para el

empleado. Este dato no puede ser editado por el usuario, pero si lo puede
actualizar tambin el proceso Inicializar Salario Promedio Diario del
submen Procesos.
Salario Promedio Diario (Dlar): Despliega el salario promedio diario
en la moneda dlar, calculado para el empleado en la ltima nmina aplicada

para el empleado. Este dato no puede ser editado por el usuario, pero si lo
puede actualizar tambin el proceso Inicializar Salario Promedio Diario del
submen Procesos.
Personales
La carpeta muestra informacin relacionada con los datos personales del
empleado que se est registrando.
Recursos Humanos
Empleados 65
Carpeta Personal de Mantenimiento de Empleados
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente informacin:

Nacionalidad: Pas de procedencia del empleado, puede consultar la tabla
de Pases con la tecla F1.

Estado Civil: Esta casilla presenta un combo box donde se debe escoger una
de las siguientes opciones: Casado(a), Divorciado(a), Otro, Soltero(a), Unin
Libre o Viudo(a).
# Ide. Tributaria(NIT): Nmero o cdigo de registro del empleado en la
oficina de tributacin (Renta).

Permiso Conducir: Nmero o cdigo de la licencia de conducir del
empleado.
Permiso Salud: Este cdigo identifica a un empleado autorizado por el
Ministerio de Salud, para labores de tipo alimenticio u otras.

# Asegurado: Nmero o cdigo con que el empleado se encuentra
registrado en la oficina de seguros (Seguro Social).
Clase Seguro: Especifica la clase de seguro del empleado de entre las
opciones que se hayan ingresado en Clases de Seguro Social del men de
Administracin de este mismo mdulo. Es posible consultar la tabla de ayuda
por medio de la tecla F1 para seleccionar el cdigo que se requiere asociar al
empleado.
Tipo de Sangre: Grupo sanguneo al que pertenece al empleado. Esta
casilla es un combo box en la que puede escoger entre ocho opciones

diferentes de tipos de sangre.
Recursos Humanos
Empleados 66
Dependientes: Nmero de personas que el empleado mantiene, ya sean
hijos, cnyuge y otros.
Fechas
Carpeta Fechas de Mantenimiento de Empleados
Dentro de esta carpeta se agrupan los siguientes datos:

Fecha Nacimiento: Da, mes y ao de nacimiento del empleado, debe ser
ingresado en el formato dd/mm/aaaa o dd/mm/aa.

Fecha Ingreso: Fecha en que el empleado empez a trabajar en la
compaa. Esta fecha es ingresada por el sistema automticamente.

Fecha Salida: Fecha de fin de labores del trabajador para con la compaa.
Fecha de No Pago: A partir de esta fecha se considera que el empleado
cambi su estado dentro del sistema a "No Pago" sin embargo depender de
cambios en el estado del empleado.
Fecha de Prxima Evaluacin: Fecha de la siguiente evaluacin general
por hacer al empleado. Esta casilla permanece activa solo cuando se crea un
nuevo registro y se actualiza cuando se ingresan evaluaciones en la opcin
Evaluaciones.
Fecha de Antigedad en Empresa: Fecha que se utiliza como punto
de partida para calcular la antigedad o el tiempo que tiene el empleado de

trabajar para la empresa.
Fecha de Antigedad en Gobierno: Fecha inicial a partir de la cual se
puede calcular la antigedad de un empleado en el gobierno.

La visibilidad de los campos "Fecha de Antigedad en Empresa" y "Fecha
de Antigedad en Gobierno" es configurable mediante la incorporacin de
Recursos Humanos
Empleados 67
un parmetro adicional en las globales de Control de Nmina que indica si se

habilita o no el uso de fechas de antigedad adicionales para los empleados.
Directorio
En esta carpeta se definen nmeros telefnicos y direcciones donde se puede
contactar al empleado o a sus familiares.
Carpeta Directorio de Mantenimiento de Empleados
Las casillas que se presentan son las siguientes:

Telfonos: se presentan tres espacios para digitar nmeros telefnicos de
referencia del empleado. En estos campos es posible anotar el nmero

telefnico as como cualquier comentario que se requiera aadir.
E-mail: dentro de esta casilla se especifica la direccin de correo electrnico
a la cual se dirigen los correos al empleado por medio de la funcin

Direccin Postal (
): direccin del empleado en la oficina de correos.
Direccin Habitacin (
): se refiere a la direccin geogrfica de la
residencia del empleado.

Las secciones definidas para los datos de las direcciones postal y de habitacin
tienen al lado cada una, un icono denominado Direccin Postal () y Direccin
de Habitacin ( ) respectivamente, los cuales permiten desplegar un tipo
especfico de direccin el cual se caracterizar por el espacio y cantidad de
casillas que permitan detallar las direcciones que se registren.
Los detalles especficos de las direcciones se definen en el mdulo de
Recursos Humanos
Empleados 68
Notas
La carpeta de notas despliega un espacio de texto en blanco para indicar datos
importantes o aclaraciones con respecto al empleado u otros puntos de inters.
Carpeta Notas de Mantenimiento de Empleados
Adicional Textos
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda ingresar anotaciones a los
empleados dentro de las casillas adicionales que se hayan definido en el
mdulo.
Esta pantalla est habilitada en la opcin Empleados si dentro de los
parmetros de Recursos Humanos est configurado que la carpeta se
despliegue de lo contrario no estar activa.
Recursos Humanos
Empleados 69
Carpeta Adicional Textos de Mantenimiento de Empleados
El usuario puede desplegar como mximo cinco campos modificables para

incorporar textos adicionales al empleado. El uso de textos adicionales y el
ttulo para cada uno de ellos, se define desde los parmetros del mdulo de
Recursos Humanos en el men de Administracin.
Adicional Valores
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda digitar valores numricos,
alfanumricos o fechas asociadas a los empleados.
La creacin de estos valores es utilizada en caso de que se necesiten nuevas
variables para ser asociadas a los conceptos de los empleados. Esta carpeta se
utiliza nicamente para efectos de las transacciones del mdulo de Control de
Nmina.
Cuando el mdulo de Control de Nmina est instalado en el sistema, esta
carpeta se despliega en la pantalla de mantenimiento de Empleados del
mdulo de Recursos Humanos de lo contrario, la carpeta no aparecer en el
mdulo.
Recursos Humanos
Empleados 70
Carpeta Adicional Valores de Mantenimiento de Empleados
Dentro de esta carpeta pueden existir un mximo de 20 campos, a los cules se

les definen las caractersticas desde la opcin Parmetros del Mdulo del
mdulo de Control de Nmina. Cuando un campo est inactivo, es porque el
usuario especific en las caractersticas, que no es modificable.
Accin Contrato
Esta carpeta se activa slo si:
Recursos Humanos
en los parmetros del mdulo est marcada la opcin Generar accin

de contrato automtica (ver parmetros del mdulo del men de
Administracin),
cuando se ingresa un empleado nuevo
Empleados 71
Carpeta Accin Contrato de Mantenimiento de Empleados
Las casillas que se presentan en ella son:

Tipo de Accin: dentro de esta casilla se define el tipo de accin de
contratacin que se usar para generar la accin de contrato automtica del

empleado. El sistema sugiere el valor configurado en los parmetros del
mdulo de Recursos Humanos.
Fecha de accin: fecha en la cual se realiza la contratacin, el sistema
sugiere la fecha actual.

Fecha rige: fecha a partir de la que rige la contratacin, el sistema sugiere la
fecha actual.
Fecha vence: fecha en la que vence el contrato.
Estado de Empleado: dentro de esta casilla se ingresa el estado de
empleado que se usa en la accin de personal de contratacin. El sistema

sugiere el estado configurado en los parmetros del mdulo de Recursos
Humanos.
Estado de accin: dentro de esta casilla se despliega la palabra Aplicada,
para informar al usuario que una vez que el empleado haya sido ingresado a la
base de datos, la accin de personal de contratacin estar en estado Aplicada.
Adems en la parte inferior existe un campo para agregar Notas de Accin
sobre la contratacin las cuales sern incluidas dentro del reporte de la accin
de personal que se generar en el mdulo de Recursos Humanos.
Nota importante:
si dentro de los parmetros del mdulo esta

seleccionada la opcin de generacin automtica de contratos, se sugieren en
la carpeta de Contratos el tipo de accin y el estado de empleado para
Recursos Humanos
Empleados 72
contratos configurados en los parmetros del mdulo de Recursos Humanos.

Si el tipo de accin tiene estado por omisin asociado, sobrescribe el sugerido
por los parmetros del mdulo y deshabilita el campo. Si no es obligatorio,
mantiene el configurado en los parmetros del mdulo.
Descripcin de Men Enlaces

En el men de la pantalla de Creacin - Modificacin de Empleados se
presenta un submen denominado Enlaces que presenta una serie de opciones
denominadas: Saldo de Vacaciones, Accidentes, Acadmicos,
Experiencia Laboral, Parientes,
Acciones de Personal,
Calendario
de
Actividades,
Contratos,
Evaluaciones,
Autenticacin,
Superiores,
Subordinados,
Atributos
Vacacionales, Documentos, Mantenimiento de Cotizantes, e
Histrico de Salario Promedio Diario las cules despliegan tablas con
informacin del empleado para el ingreso y consulta de datos.

Las pantallas desplegadas por estas opciones pueden ser accedidas tambin
desde las opciones del submen de Empleados o bien bajo las opciones
Mantenimiento, Administracin y Operacin del men principal.
Tambin pueden ser accedidas por medio de la barra de herramientas que se
encuentra en la pantalla de Mantenimiento de Empleados en la esquina inferior
derecha.
Barra de Herramientas
La diferencia que existe en la forma en que se ingresa a cada opcin se basa en

la rapidez de acceso de los datos. Por ejemplo si se ingresa desde la pantalla
de mantenimiento de empleados se podr consultar la informacin
correspondiente al empleado en cuestin y ser necesario salir a la tabla
principal para escoger otro empleado de consulta.
Por otra parte, si se ingresa desde las opciones que se encuentran en el men
principal (bajo Mantenimiento, Administracin y Operacin) por medio de la
tecla F1 se puede escoger cualquiera de los empleados para desplegar la
informacin requerida dentro de cada tabla de datos.
Botn Funcin
Permite enviar
correos
electrnicos a
Recursos Humanos
Descripcin
El sistema accede el programa MS Outlook y enva el correo al
empleado seleccionado o a un grupo de empleados dentro de la
tabla de datos por medio del highlight.
Empleados 73
los empleados
Permite asociar
una fotografa
al empleado.
Obtiene de una archivo con formato *.bmp, *.gif, *.jpg o *.jpeg

la imagen grfica del empleado. Si se requiere de mayor
informacin, referirse a Cmo Asociar la Fotografa de un
Empleado? en la pgina 83.
Permite
desasociar una
fotografa al
empleado.
Desliga la imagen grfica del empleado en cuestin de la

carpeta que contiene los datos individuales de cada empleado.
Para un mayor detalle de este punto, el usuario debe referirse a
Cmo Eliminar la Fotografa de un Empleado? en la pgina
84.
Permite el
ingreso de la
direccin del
empleado.
Con este icono se ingresa a la pantalla donde se ingresa el

detalle de la direccin de habitacin y postal del empleado.
Para un mayor detalle de este punto, el usuario debe referirse a
"Cmo se Define una Direccin?" en la pgina 86.
Saldo de
Vacaciones
Con este icono se ingresa a la pantalla de consulta de Saldo de

Vacaciones por Ao del empleado. Esta opcin aparece
habilitada cuando en los Parmetros de Control de Vacaciones
se encuentra activa la opcin de Habilitar Control de Saldos de
Vacaciones por Ao.
Accidentes
Acadmicos
Experiencia
Laboral
Parientes
Con este icono se ingresa a la opcin de Acadmicos.
Con este icono se ingresa a la opcin de Experiencia.

Con este icono se ingresa a la opcin de Parientes.
Acciones de
Personal
Con este icono se ingresa a la opcin de Acciones de Personal.
Calendario de
Actividades
Con este icono se ingresa a la opcin de Calendario.
Contratos
Evaluaciones
Recursos Humanos
Con este icono se ingresa a la opcin de Accidentes.
Con este icono se ingresa a la opcin de Contratos.

Con este icono se ingresa a la opcin de Evaluaciones.
Autenticacin
Con este icono se ingresa a la opcin de Autenticacin del

mdulo de Administracin del Sistema para visualizar las
autenticaciones ligadas al empleado.
Superiores
Con este icono se ingresa a la opcin de Jerarqua para

visualizar a los Superiores del empleado.
Subordinados
Con este icono se ingresa a la opcin de Jerarqua para

visualizar a los Subordinados del empleado.
Empleados 74
Atributos
Vacacionales
Con este icono se accede a la informacin vacacional del

empleado, la cual est registrada en el mdulo de Control de
Vacaciones.
Documentos
Con este icono el usuario puede entrar a un mantenimiento de

documentos asociados al empleado para agregar nuevos y ver,
eliminar o crear una copia local de los ya existentes.
Mantenimiento
de Cotizantes
Con este icono el usuario puede ir al Mantenimiento de

Cotizantes y asociar al empleado las administradoras
correspondientes. Esta opcin se encuentra habilitada solo para
el pas de Colombia.
Histrico de
Salario
Promedio
Diario
Con este icono el usuario ingresa a visualizar el histrico de los

salarios promedios diarios que se hayan calculado en las
nminas que se le hayan aplicado al empleado y contaran con la
parametrizacin necesaria.
AUTENTICACIN
Esta opcin puede ser ejecutada de varias formas:
Por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de

Mantenimiento de Empleados. Tambin se puede acceder por medio
del icono
Autenticacin que se encuentra en la barra de iconos de
la misma pantalla de mantenimiento de empleados. Este icono abre la
tabla de autenticacin de usuarios del sistema, filtrada para los
registros que tienen acceso al cdigo de empleado que est desplegado
en la pantalla de mantenimiento de empleados para la compaa
actual, esto es, con filtro predefinido por catlogo de empleados,
compaa actual y cdigo de catlogo igual a cdigo del empleado.
Desde el mdulo de Control de Vacaciones dentro de la opcin de

Informacin Vacacional del men Empleados.
Desde el mdulo de Administracin del Sistema, bajo la opcin

Seguridad.
Esta funcin permite autenticar accesos al sistema de personas que no cuentan
necesariamente con un usuario o login formal del sistema. Por ejemplo,
empleados regulares de una compaa que no pertenecen a gerencia o
departamentos administrativos, pero que s tienen acceso a cierta informacin
pblica, como plazas abiertas, saldos de vacaciones, etc.
El esquema de autenticacin tiene el objetivo de permitir que un mismo
cdigo de acceso se utilice en el sistema para autenticarse como un empleado,
un cliente, un proveedor, etc. Cada mdulo que utilice este esquema valida la
autenticacin dependiendo del rea que le concierne.
Otro objetivo del esquema es facilitar el acceso a usuarios que tienen cuentas
formales de Microsoft Windows mediante la implementacin de un esquema
de acceso o conexin de confianza o trusted, en el que se asume que por
estar autenticado en Windows entonces tiene acceso a Exactus. Adems debe
Recursos Humanos
Empleados 75
permitir autenticarse como usuario para acceder informacin poco sensible sin
necesidad de utilizar claves, por ejemplo para una terminal de planta utilizada
por trabajadores de planta.
En trminos generales, el esquema de autenticacin se trata de la definicin de
cdigos de usuarios (diferentes de los de Exactus regulares) a los cuales se les
puede asociar una clave de acceso, una cuenta de Windows o un cdigo de
usuario o grupo de Exactus. Si tiene una cuenta de Windows asociada,
entonces ese usuario puede autenticar de la forma trusted, sin tener que
digitar un cdigo o clave de usuario adicionales al que ya fue provisto para
ingresar a Windows.
El cdigo de usuario o grupo de Exactus se utiliza para heredar los privilegios
de acceso, es decir, esta cuenta de autenticacin tiene los privilegios que
indiquen el grupo o usuario de Exactus al que est ligado. Si no lo tiene,
probablemente no tiene privilegios de acceso a ningn sistema. Finalmente, la
clave de acceso es para los casos en que no se asocia una cuenta de Windows,
de tal forma que el usuario se autentique con el cdigo y la clave indicados.
Esta clave puede ser nula, de modo que basta con el cdigo de identificacin
en esos casos.
Cada cuenta de autenticacin puede estar asociada a uno o varios catlogos en
una o varias compaas. Los catlogos disponibles son aquellos que
representan personas en la base de datos, como Empleados, Clientes,
Proveedores, Compradores, Vendedores, Cobradores, Responsables, etc. Esto
es, se asocia un registro de una de esas tablas en una compaa determinada
con el cdigo de usuario. Por ejemplo, si se asocia el usuario A al cdigo de
empleado B en la compaa C, entonces cuando el sistema de solicitudes de
vacaciones, por ejemplo, reciba la autenticacin del usuario A, el sistema
sabr que se trata del empleado B en la compaa C y de esta forma podr
saber dnde y a nombre de quin generar la solicitud de vacaciones en
Exactus.
La nica restriccin es que un cdigo de autenticacin slo puede estar
asociado a un catlogo de una compaa una sola vez. Puede estar asociado a
mltiples catlogos en una compaa y/o a un mismo catlogo en mltiples
compaas, pero no el mismo catlogo en la misma compaa ms de una vez.
Recursos Humanos
Empleados 76
Tabla principal de Autenticacin
INGRESO DE DATOS
Al registra un nuevo registro el sistema despliega una pantalla de
autenticacin de usuarios del sistema donde se ingresa la siguiente
informacin:
Cdigo: columna alfanumrica que presenta el cdigo que usa la persona
para autenticarse en el sistema.
Usuario ERP: columna alfanumrica que presenta el Usuario o Grupo de
Exactus al que corresponde el cdigo de autenticacin y cuyos privilegios
aplican.
Nombre Usuario ERP: el sistema presenta el nombre del Usuario o Grupo
de Exactus al que corresponde el cdigo de autenticacin y cuyos privilegios
aplican.
Usuario Windows: columna alfanumrica que presenta el cdigo de usuario
de Windows al que corresponde el cdigo de autenticacin. Mediante el
mismo se implementa la autenticacin de confianza o trusted connection.
Ntese que puede ser un usuario de dominio, en cuyo caso s es vlido que
aparezca un carcter \ en el cdigo digitado. A continuacin el extracto de
Windows que seala las reglas de cdigo de usuario.
Recursos Humanos
Empleados 77
Clave: Clave de acceso del cdigo de autenticacin del usuario. La clase

brinda los servicios de enmascarado adems de los servicios de encripcin y
desencripcin del contenido del campo.
En la parte inferior de la pantalla se presenta una tabla modificable donde se
ingresa la informacin en las siguientes columnas:
Catlogo: Columna alfanumrica que permite seleccionar de la lista nada
ms los nombres de los catlogos disponibles para autenticacin.
Compaa: Columna alfanumrica que despliega, presionando la tecla F1, la
tabla de consulta de Compaas. Se ingresa el cdigo de la compaa a la que
pertenece el catlogo que contiene el cdigo con el que se asocia el usuario.
Nombre Compaa: sistema despliega el nombre de la compaa
seleccionada.
Cdigo Catlogo: es una columna alfanumrica hasta 20 caracteres que
presenta el cdigo del catlogo al cual corresponde el cdigo de autenticacin.
Sera un cdigo de cliente, de empleado, de proveedor, etc.
Activo: columna alfanumrica de seleccin que indica si la autenticacin est
activa o no para el catlogo y compaa sealados.
UsuarioPrivilegios: en esta columna se indica si el empleado o usuario que
se est autenticando segn el catalogo contar con privilegios distintos a los
que tiene asignado el usuario de la autenticacin indicado antes en el campo
Usuario ERP, siendo entonces los privilegios de este otro usuario los que se le
validarn. Si este campo se deja vaco se validaran los privilegios del usuario
indicado en el campo Usuario ERP.
Pantalla de Autenticacin de Usuarios del Sistema
Recursos Humanos
Empleados 78
El sistema despliega una pantalla para confirmacin de la clave de

autenticacin.
Pantalla de Confirmacin de Autentiticacin
Botn Funcin
Privilegios
Descripcin
Este icono despliega la pantalla de edicin de privilegios que
est disponible en el mdulo de Administracin del Sistema
tambin.
Ntese que slo la abre, la pantalla no aparece filtrada o
posicionada en el usuario o grupo al que est asociado el
cdigo de autenticacin que tiene el contexto en la tabla.
INFORMACIN VACACIONAL DE EMPLEADOS

Al usar el botn de Atributos Vacacionales,
, se despliega la pantalla con
la Informacin Vacacional de Empleados, filtrndose por el cdigo del
empleado en cuestin.
Pantalla de Informacin Vacacional de Empleado
Recursos Humanos
Empleados 79
Desde la pantalla de Informacin Vacacional de Empleado, se puede agregar o

modificar registros. A continuacin se presenta la pantalla que se despliega al
ingresar un nuevo registro:
Empleado
En la carpeta de Empleado, se observa la informacin general del empleado ya
asociada al mismo, tal como Centro de Costo, Departamento, Puesto, Nmina
y Estado.
A continuacin se presenta la carpeta que se describe:
Carpeta de Empleado de la ventana Informacin Vacacional de Empleados
Informacin Vacacional
En la carpeta de Informacin Vacacional, se definen: el cdigo del Rgimen
Vacacional, Fecha ltima Acumulacin Vacacional, la Unidad Vacacional,
Total de Vacaciones y Vacaciones Adicionales por Acumular y Pendientes.
En esta carpeta solo es editable el campo Unidad Vacacional, el cual trata de
un campo informativo que indica como acumula el empleado sus das de
vacaciones.
Recursos Humanos
Empleados 80
Carpeta de Informacin Vacacional de la ventana Informacin Vacacional de Empleados
Indicadores
En la Carpeta De Indicadores se definen parmetros, tales como: Participa en
Clculos Vacacionales, Tiene Contribuciones Pendientes, Advierte
Contribuciones Vacacionales Pendientes, Permite Acumulado de Vacaciones
Negativo y Requiere Verificacin Especial en Clculos Vacacionales.
Todos son checks modificables a excepcin de Tiene contribuciones
pendientes que lo que hace es informar si existen clculos vacacionales en los
que el empleado haya sido incluido pero que an se encuentran pendientes de
aplicacin. La cantidad de das calculada para el empleado en los clculos
vacacionales que se encuentran pendientes de aplicacin se mostrara en los
campos Vacaciones Por Acumular y Vacaciones Adicionales Por Acumular
de la carpeta Informacin Vacacional.
La opcin de Requiere Verificacin Especial en Clculos Vacacionales
permite guardar una nota en la cual indicar alguna condicin especial que se
deba comprobar antes de aplicar un clculo vacacional, la cual puede ser
consultada desde el clculo vacacional.
Recursos Humanos
Empleados 81
Carpeta de Indicadores de la ventana Informacin Vacacional de Empleados
Historial
En la carpeta del Historial, se encuentra la informacin de las acciones de
tipos predefinidos Vacaciones (Goce) y Vacaciones relacionadas con el
empleado. Esta informacin se presenta en una tabla, en la cual se presentan
las columnas de: Nmero, Tipo Accin, Descripcin Tipo Accin, Estado,
Fecha Rige, Fecha Vence, Cantidad Das. Ninguna de estas columnas es
editable.
Recursos Humanos
Empleados 82
Carpeta Historial de la ventana Informacin Vacacional de Empleados
Cmo Asociar la Fotografa de un Empleado?
Para insertar una fotografa dentro de la carpeta de General es necesario
seguir el siguiente procedimiento:
1. La fotografa del empleado debe estar guardada bajo un archivo de
formato *.bmp, *.gif, *.jpg o *.jpeg que asegura que fue salvada
como imagen.
2. Para incorporarla a la base de datos, presione el icono
o bien
elegir la opcin Asociar del submen Fotografa. Aparecer una
pantalla en la que se debe especificar ya ruta y el archivo de
procedencia donde se encuentra almacenada la imagen.
3. Una vez que la fotografa se ha insertado en el registro del
empleado, presione el icono
o el icono
incorporados a la base de datos.
Recursos Humanos
para salvar los datos
Empleados 83
Cmo Eliminar la Fotografa de un Empleado?

Para borrar la fotografa del empleado dentro de la carpeta General, es
necesario seguir el procedimiento que se muestra a continuacin:
o en las opciones del submen de
Fotografa, escoja la opcin Borrar.
2. Una vez que la fotografa ha sido borrada de la carpeta, presione el
icono
para salvar las modificaciones en la base de datos.
Cmo Enviar un Correo a un Empleado?

La funcin para envo de correos se puede acceder de dos formas:
desde la tabla principal de la opcin por medio del icono

opcin Correo bajo el submen Registro.
o de la
desde la ventana de mantenimiento de empleado

Para que la funcin de correo funcione correctamente se deben ingresar en el
archivo SPS.INI una serie de parmetros tal como se explica en la seccin
"[EMAIL]" en la pgina 297.
El procedimiento para realizar esta operacin se describe a continuacin:
1. Seleccione el empleado al cual va a crear un correo por medio del
highlight. El sistema permite seleccionar varios empleados para
crear un mismo correo, para esto debe seleccionarlos con el
highlight. Esta operacin se realiza posicionando primero el cursor
del ratn sobre el rengln inicial del bloque, y manteniendo
presionado el botn izquierdo del mismo, se desplaza el cursor hacia
abajo hasta localizar el rengln final del bloque.
2. Una vez seleccionado el o los empleados a los cuales se enviar el
correo, el usuario debe presionar el icono
para que el sistema
despliegue la pantalla titulada Envo de Correos de Exactus.
Recursos Humanos
Empleados 84
Pantalla Principal de Envo de Correos
3. Si se selecciona un grupo de empleados y alguno de ellos no tiene

especificada la direccin de correo electrnico, el sistema despliega
un mensaje de advertencia.
Mensaje de Advertencia
4. En la parte superior de la pantalla se presenta una funcin especial

la cual se describe a continuacin:
Enviar (
): Por medio de este icono el usuario enva el correo definido
para los empleados seleccionados.
5. Dentro de la pantalla de envo de correo se debe ingresar la
siguiente informacin:
Para: dentro de esta casilla se ingresa la direccin "email" del empleado. El
sistema despliega por omisin la direccin ingresada dentro del
mantenimiento del empleado. Cuando el usuario selecciona un grupo, el
sistema despliega dentro de esta casilla "*Grupo" que significa que el correo
est dirigido a un grupo de empleados.
Asunto: Dentro de esta casilla el usuario ingresa el motivo o ttulo
identificador del correo electrnico que enviar.
Recursos Humanos
Empleados 85
Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado que sea
enviado en conjunto con el correo electrnico.
En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el usuario
ingresa el contenido del correo.
6. Una vez que se finaliza la redaccin del correo, el usuario debe
presionar el icono
para que el mensaje sea enviado. Si el
mensaje es enviado correctamente el sistema enva un mensaje al
usuario.
7. Si el sistema trata de enviar el mensaje y existe un error, se
despliega un mensaje de advertencia en el cual notifica al usuario
que no fue posible acceder el empleado especificado Este mensaje
puede ser enviado si el programa Microsoft Outl00k no se encuentra
abierto y los parmetros del SPS.INI no son los correctos (p.e. la
clave del usuario).
Mensaje de Advertencia
Cmo se Define una Direccin?

El procedimiento para definir una direccin es el siguiente:
1. Dentro del mantenimiento del empleado, se debe ingresar a la
carpeta Directorio.
2. Dentro de esta carpeta el usuario debe presionar el icono
que
corresponda a la clase de direccin que va a definir: Postal o de
Habitacin. Al presionar este icono el sistema desplegar una
ventana titulada Direccin detallada donde se presentan la
Empleado: dentro de esta casilla se presenta el cdigo y nombre del
empleado seleccionado.
Direccin: dentro de esta casilla el usuario define el cdigo del tipo de
direccin que va a utilizar para el empleado (sea postal o de habitacin).
Recuerde que los tipos de direcciones que se pueden utilizar son definidos en
el mdulo de Administracin del Sistema. Si el usuario no recuerda el
cdigo del tipo de direccin puede presionar la tecla F1.
3. Segn el tipo de direccin que se seleccione dentro de esta casilla el
sistema desplegar los campos donde el usuario podr luego definir
la direccin para el empleado. Por ejemplo; si el tipo de direccin
Recursos Humanos
Empleados 86
que se seleccione utiliza dos campos denominados: Calle y Avenida

entonces en el espacio inferior de la ventana se desplegarn estas
dos casillas donde el usuario deber ingresar estos datos para el
empleado seleccionado.
4. Una vez definida la direccin del empleado debe presionarse el
botn Aceptar para que el sistema grabe la informacin. Esta
informacin luego se desplegar en el espacio correspondiente
dentro de la carpeta Directorio.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el icono de Direcciones:
Pantalla para la detallar la Direccin del empleado
Cmo se Asocian Documentos al Empleado?

El procedimiento para asociar un documento a un empleado es el siguiente:
1. Dentro del mantenimiento del empleado, se debe presionar el icono
que corresponde a la opcin Documentos. Al presionar este
icono el sistema desplegar una ventana titulada Documentos del
Empleado donde se presenta como una carpeta lista que hasta el
momento tenga asociados el empleado o una ventana vaca si an no
se le ha asociado ninguno:
Recursos Humanos
Empleados 87
2. En esta ventana se observa una lista de iconos con los se puede

Agregar
Eliminar
nuevos documentos buscndolos en el disco duro,

los que se seleccionen, Abrir
el documento
seleccionado, o Guardar
en la ruta que se le indique del disco
duro el archivo seleccionado.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el icono de
Documentos:
Pantalla para administrar documentos del empleado
Recursos Humanos
Empleados 88
CAPTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
Esta seccin se presenta las siguientes opciones:
Recursos Humanos
Jerarqua: permite que el sistema tenga la capacidad de determinar

quin o quines son los responsables de aprobar o rechazar una
solicitud de vacaciones de un empleado particular.
Autenticacin: permite autenticar accesos al sistema de personas que

no cuentan necesariamente con un usuario o login formal del sistema.
Acadmicos: permite registrar informacin acerca de los estudios que

el empleado haya llevado y sean de inters para la empresa.
Experiencia: permite registrar informacin acerca de los trabajos

anteriores de los empleados.
Parientes: permite registrar informacin acerca de los familiares de

los empleados.
Calendario: permite registrar fechas importantes para los empleados,

las cuales no tengan ya un lugar donde registrarlas.
Contratos: permite indicar los contratos laborales que los empleados

mantenga con la empresa.
Acciones de Personal: se lleva el registro de todas las acciones de

personal realizadas en la empresa que son aplicadas a los empleados.
Estas acciones pueden ser vacaciones, contrataciones, incapacidades,
cambios de centro de costo, etc.
Liquidaciones de Empleados: permite al mdulo de Recursos

Humanos apoyar la definicin y clculo de la liquidacin de
empleados de manera que se genere la respectiva accin de personal,
pago y contabilizacin.
Documentos: el mdulo permite al usuario la integracin con el

programa de Word de Microsoft para la creacin de diferentes tipos de
documentos.
Transacciones 89
Evaluaciones: lleva el registro de las fechas de las evaluaciones

realizadas a cada empleado.
Accidentes: lleva el control de los accidentes sufridos por empleados,

con el detalle de fecha, lugar, causa, descripcin, das de incapacidad,
entre otros.
Encuestas Salariales: lleva el registro de las comparaciones salariales

por puesto, entre los diferentes rangos de la empresa, el mercado y el
mnimo establecido por la ley.
Comparacin de Salarios: se compara la informacin salarial actual

de los empleados con la correspondiente del puesto y la encuesta
salarial elegida.
Adems de las funciones anteriores tambin se pueden crear e imprimir

listados de los registros de cada opcin si el usuario as lo desea.
La opcin de Jerarqua permite la definicin de los privilegios para el
procesamiento de las solicitudes de empleados, de manera que al asignar los
privilegios y jerarqua a los empleados con dicha responsabilidad, el sistema
hace ms flexible el procedimiento interno de la empresa en cuanto a Recursos
Humanos se refiere.
Por ltimo la opcin de Autenticacin permitir que un mismo cdigo de
acceso se utilice en el sistema para autenticarse como un empleado, un cliente,
un proveedor, etc. Sin necesidad que este usuario est creado en la tabla de
privilegios interna de Exactus.
Las opciones de Accidentes, Acadmicos, Experiencia, Parientes,
Acciones, Calendario, Contratos y Evaluaciones pueden ser
accedidas desde la pantalla de Mantenimiento del Empleado por medio del
men Enlaces que se despliega dentro de la creacinmantenimiento de
Empleados o desde el men principal directamente.
Si cualquiera de las opciones es accedida desde el men principal del mdulo,
se debe ingresar primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el
dato. Para esto es posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se
despliega con la tecla F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se
muestren aquellos cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren
los inactivos.
JERARQUA
Esta opcin puede ser ejecutada de varias formas:
Por medio de la opcin Jerarqua que se encuentra bajo el men de

Empleados.
Por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de

Mantenimiento de Empleados. Tambin se puede acceder por medio
del icono
Recursos Humanos
Superiores o el icono
Subordinados que se
Transacciones 90
encuentra en la barra de iconos de la misma pantalla de mantenimiento

de empleados. Estos iconos acceden la tabla de jerarqua de
empleados filtrada para los registros que tienen como subordinado o
superior, segn el icono, al empleado que est desplegado en el
mantenimiento.
Desde el mdulo de Control de Vacaciones en el men

Empleados.
Esta opcin permite al sistema determinar quin o quines son los

responsables de aprobar o rechazar una solicitud de vacaciones de un
empleado particular por medio de la especificacin de la jerarqua de los
empleados en la organizacin.
En trminos generales, se trata de especificar quin o quines son los
superiores de un empleado en particular, o bien, quin o quines son los
subordinados de cada empleado. El sistema provee ambos puntos de vista para
hacerlo, de tal forma que sea sencillo para el usuario crear las relaciones de
jerarqua de la empresa y darle mantenimiento a las mismas cada vez que
ingresen o salgan empleados de la compaa.
A continuacin se presenta la tabla principal que se despliega para esta opcin:
Tabla de Jerarqua de Empleados
INGRESO DE DATOS
El sistema presenta una tabla de datos donde se ingresa la siguiente
informacin directamente en la tabla:
Cdigo de Superior: es una columna alfanumrica de hasta 10 caracteres
donde se ingresa el cdigo del empleado que funge como superior directo en
la relacin o asociacin. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta
Empleados.
Recursos Humanos
Transacciones 91
Nombre de Superior: el sistema despliega el nombre del empleado que

funge como superior directo en la relacin o asociacin. Con la tecla F1 se
despliega la tabla de consulta Empleados.
Cdigo de Subordinado: es una columna alfanumrica de hasta 10
caracteres donde se ingresa el cdigo del empleado que funge como
subordinado directo en la relacin o asociacin. Con la tecla F1 se despliega la
tabla de consulta Empleados.
Nombre de Subordinado: el sistema despliega el nombre del empleado
que funge como subordinado directo en la relacin o asociacin.
Botn Funcin
Descripcin
Reemplazar
Superior
Por medio de este icono se despliega la pantalla del proceso de

reemplazo de superiores. El sistema pasa como parmetro a la
pantalla el cdigo del superior del registro que tiene el contexto
en la tabla.
Asociar
Subordinados

asociacin masiva de subordinados. El sistema pasa como
parmetro a la pantalla el cdigo del superior del registro que
tiene el contexto en la tabla.
Referencias
Circulares

verificacin de referencias circulares en la jerarqua de
empleados.
Cmo se Reemplaza un Superior?
Este proceso permite realizar reemplazos de superiores y permite trasladar los
subordinados de un empleado a otro.
El procedimiento para reemplazar un superior de la jerarqua de empleados de
la compaa es el siguiente:
1. Ingrese a la pantalla de Jerarqua de Empleados y presione el
botn
que permite desplegar la pantalla del proceso de
reemplazo de superiores.
2. Ingrese en la casilla Superior Actual el cdigo del superior que va
a sustituir. Puede presionar la tecla F1 para consultar la tabla de
Empleados.
Recursos Humanos
Transacciones 92
3. De la misma manera que el punto anterior, ingrese en la casilla

Nuevo Superior el cdigo del superior que sustituir al vigente y
al cual se le asignarn los subordinados.
4. Presione el botn Reemplazar que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla. Este botn ejecuta el proceso trasladando los
subordinados de un empleado a otro.
A continuacin se presenta la tabla del proceso:
Pantalla de Proceso de Reemplazo de Superior
Cmo se Asocian los Subordinados?

Este proceso permite asociar, con la posibilidad de filtros de empleados, los
subordinados a un superior de manera masiva, o sea, es un proceso de
asociacin en masa de subordinados a un superior.
El procedimiento para asociar subordinados a un superior de la jerarqua de
empleados de la compaa es el siguiente:
botn
asociacin de subordinados.
2. Ingrese en la casilla Superior el cdigo del superior al que se le
van a asociar los subordinados. Puede presionar la tecla F1 para
consultar la tabla de Empleados.
3. Seleccione ingresando una marca sobre la casilla la opcin de
Mantener Enlaces Existentes con otros Superiores que
indica si adems de crear los nuevos enlaces de los empleados que
cumplen con el filtro, mantiene o elimina los enlaces que esos
mismos empleados puedan tener con otros superiores. Se marca en
caso que no se quieran eliminar estos enlaces.
4. Presione el botn Filtro para desplegar la pantalla de filtro y
seleccin de empleados que van a ser registrados como
Recursos Humanos
Transacciones 93
subordinados del Superior ingresado anteriormente. Esta pantalla

est formada por dos carpetas: General y Empleados.
5. Dentro de la carpeta General se presentan los parmetros de filtro
de: Nminas, Empleados, Estados, Puestos, Departamentos,
Centros de Costo, Rango de fechas de ingreso y rangos de fechas
de salida. Estos parmetros de filtro establecen los empleados que
se van a desplegar en la carpeta de Empleados.
Carpeta General de Filtro
6. Dentro de la carpeta Empleados se despliega una tabla donde, con

los botones
para seleccionar y
para deseleccionar, se
escogen los empleados dentro del listado desplegado segn los
parmetros o rangos definidos en la carpeta General. Tambin es
posible seleccionar las opciones Todos para marcar todos los
empleados listados en la tabla.
Recursos Humanos
Transacciones 94
Carpeta Empleados de Filtro
7. Una vez seleccionados los empleados, presione el botn Asociar

que ejecuta el proceso de asociacin de los empleados que
satisfacen el filtro como subordinados del superior sealado. Si no
est marcado, pregunta al usuario si desea realmente eliminar las
asociaciones existentes de los empleados con superiores. Por otro
lado si no hay un filtro, pregunta al usuario si desea asociar todos
los empleados como subordinados directos del superior indicado.
Pantalla de proceso de Asociacin de Subordinados
Recursos Humanos
Transacciones 95
Cmo se Verifican las Referencias Circulares?

Este proceso permite verificar las asociaciones entre subordinados y
superiores para verificar la existencia de referencias circulares (empleados que
son subordinados y superior al mismo tiempo de otro empleado).
El procedimiento para la verificacin de referencias circulares es el siguiente:
botn
verificacin de referencias circulares.
2. Presione el botn Verificar para ejecutar el proceso de verificacin
de referencias circulares en la jerarqua de empleados. Si se ejecuta
con xito, indica esto al usuario y si no, indica error.
Pantalla de proceso de Verificacin de Referencias Circulares
ACADMICOS
El objetivo de esta funcin es llevar un registro de los ttulos acadmicos
obtenidos por cada empleado de manera que respalden el curriculum vitae
del mismo, as como la toma de decisiones para realizar ascensos,
evaluaciones salariales, promociones, etc.
En esta opcin tambin se pueden incluir cursos de capacitacin y
actualizacin que haya recibido el empleado dentro de la empresa, adems de
cursos de una carrera que todava no haya concluido.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados
Acadmicos o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla
de creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal desplegada por la opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 96
Pantalla principal de Acadmicos
INGRESO DE DATOS
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Para agregar un registro, la informacin se debe digitar directamente sobre la
tabla de datos dentro de las siguientes columnas modificables:
Fecha inicio: es la fecha de inicio del registro acadmico o capacitacin que
se ingresa para el empleado.
Ttulo: nombre del ttulo recibido al obtener el grado acadmico.
Tipo Acadmico: esta columna est asociada a la tabla de Tipos de
Acadmicos y permite definir directamente el cdigo del tipo de acadmico o
llamar la tabla de consulta de los tipos de acadmicos registrados por medio de
la tecla F1.
Descripcin Tipo Acadmico: el sistema ingresa la descripcin del tipo
de acadmico, se asigna al validar el cdigo del tipo de acadmico.
Tipo Capacitacin: se marca si la capacitacin recibida es Interna o
Externa.
Concluido: es la indicacin de si el empleado ha terminado o no los estudios
y requisitos para optar por el grado acadmico, o por el curso especfico.
Institucin: se refiere a la institucin educativa donde fue obtenido el grado
acadmico o bien donde se llevan a cabo los estudios.
Profesor: nombre del instructor del curso.
Recursos Humanos
Transacciones 97
Total Horas: duracin total del curso.

Horas Completas: tiempo del curso completado por el empleado.
Fecha fin: fecha en la cual da fin el curso especfico. Se refiere sobre todo a
cursos de actualizacin o capacitacin, los cuales algunas veces presentan
perodos de validez.
Notas: espacio disponible donde el usuario puede escribir algn texto que
considere conveniente y aclaratorio.
Ntese que la opcin se despliega por empleado lo que quiere decir que slo
se pueden ingresar y consultar datos de un empleado a la vez.
EXPERIENCIA
Esta opcin permite el registro de la experiencia profesional de los empleados,
para complementar con ella la funcionalidad de acadmicos que ya est
incluida en el sistema y permitirle al usuario registrar un perfil completo de
cada empleado, incluyendo competencias adquiridas por educacin formal
como por experiencia laboral previa.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados
Experiencia o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla
Tabla principal de Experiencia del Empleado
INGRESO DE DATOS
La opcin est compuesta por una tabla donde se pueden consultar los
registros de experiencia laboral de empleados y una ventana para el
mantenimiento de cada registro. Esta ventana est compuesta por dos carpetas
donde se ingresa la informacin de cada registro de experiencia del empleado.
Al ingresar la informacin, es necesario ingresar primero el cdigo y nombre
del empleado al que pertenece el registro de experiencia. Es posible desplegar
Recursos Humanos
Transacciones 98
la tabla de consulta de cdigos de empleados con la tecla F1 y esta tabla

permite seleccionar o excluir los cdigos de los empleados inactivos.
General
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente informacin:
Fecha de Ingreso: el usuario ingresa la fecha en que ingres el empleado a
la empresa en cuestin. No usa das, slo mes y ao.
Fecha de Salida: el usuario ingresa la fecha en que termin el empleado su
labor en la empresa en cuestin. No usa das, slo mes y ao.
Empresa: el usuario ingresa el nombre de la empresa en que labor el
empleado.
Puesto: el usuario ingresa el puesto o posicin que ocup el empleado en la
empresa en cuestin.
Motivo de Salida: se ingresa el motivo por el cual el empleado termin su
relacin laboral con la compaa en cuestin
Referencia: se ingresa el nombre de la persona que el empleado provee
como referencia de su experiencia en la empresa en cuestin.
Tel. Referencia: se ingresa el telfono en el que se puede localizar la
persona que refiere.
e-Mail Referencia: se registra la direccin de correo electrnico en la que se
puede contactar la persona que refiere.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin.
Recursos Humanos
Transacciones 99
Carpeta General de la opcin Experiencia
Funciones
Dentro de esta carpeta el usuario puede ingresar toda la informacin que no
haya sido ingresada en las casillas de la carpeta General y que sea requerida
como parte de los datos de consulta del registro de experiencia de cada
empleado. Es un campo libre que permite capturar notas y textos adicionales.
A continuacin se presenta la pantalla correspondiente:
Recursos Humanos
Transacciones 100
Carpeta Funciones de la opcin Experiencia
PARIENTES
El propsito de esta opcin es disponer de un listado de parientes del
empleado en caso de necesidad de localizar e identificar alguna persona
cercana a dicho empleado.
Esta pantalla se despliega por empleado, o sea que el ingreso de registros y la
consulta de los mismos slo se puede hacer para un empleado a la vez.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Parientes o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal de la opcin es la que se presenta a continuacin:
Recursos Humanos
Transacciones 101
Pantalla principal de Parientes
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro la informacin se digita directamente sobre la tabla de
datos.
Las casillas que deben digitarse relacionadas con el pariente del empleado
seleccionado son: Nombre, Fecha de Nacimiento, Parentesco, Lugar de
Trabajo, Puesto, Nivel Acadmico, Lugar de Estudio, Telfono, Notas.
CALENDARIO
Esta opcin da la oportunidad al usuario de almacenar registros relacionados
con actividades importantes que haya tenido el empleado y/o que tendr en el
futuro.
Su objetivo es capturar y almacenar fechas importantes que quizs se
requieran consultar posteriormente. Puede considerarse en forma general, no
es necesario que se defina un tipo de actividad determinado pues permite
llevar registro de cualquier actividad.
Recursos Humanos
Transacciones 102
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Calendario por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla principal de Calendario
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro, se ingresa la informacin directamente sobre la tabla
de datos.
Las casillas que deben digitarse son las que se muestran a continuacin:
Fecha y Descripcin de Actividad.
Ntese que la opcin se despliega por empleado es decir, solamente se pueden
ingresar y consultar datos de un empleado a la vez.
CONTRATOS
En esta opcin se despliegan los contratos laborales que se han establecido con
los empleados y tambin permite el ingreso, modificacin y eliminacin de
los registros.
El objetivo es tener almacenados los contratos existentes, que sean de fcil
acceso, para establecer la condicin del empleado dentro de la compaa.
Recursos Humanos
Transacciones 103
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Contratos o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla principal de Contratos Laborales
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro a la tabla de datos, el sistema despliega una pantalla
denominada Contrato Laboral donde el usuario debe digitar los datos del
nuevo registro en las siguientes casillas:
Empleado: se debe anotar el cdigo del empleado, ste fue definido en
mantenimiento de empleados.
Tipo: se refiere al tipo de contrato el cual es definido en la opcin de Tipos de
contrato del men de Administracin. Se puede consultar el cdigo del tipo
por medio del a tecla F1.
Fecha Inicial: fecha en que empieza a regir el contrato.
Fecha Final: fecha en que caduca el contrato.
Estado: se refiere al estado del contrato: activo o inactivo.
Notas: espacio disponible para que el usuario agregue cualquier comentario
adicional.
Recursos Humanos
Transacciones 104
Pantalla de Creacin - Modificacin de Contratos
ACCIONES DE PERSONAL
El objetivo de esta opcin es llevar el registro de las acciones de personal
asociadas a los empleados cuando se generan por situaciones que incurren en
cambios de algunas de sus caractersticas. Tambin se aplican en casos como
por ejemplo que el empleado deba irse de la empresa, temporal (ms de un
da) o en forma definitiva.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Operacin
Acciones de Personal o por medio del men Enlaces que se encuentra en la
pantalla de creacin mantenimiento de Empleados.
Por medio de esta opcin es posible crear, modificar, eliminar, aprobar,
aplicar, anular e imprimir las acciones de personal de la compaa. Sin
embargo, existe un proceso global en el que se aplican los cambios a los
empleados que se ejecuta de manera masiva con la opcin de Aplicacin de
Acciones de Personal del men Procesos (ver Aplicacin de Acciones
de Personal en la pgina 255).
En la opcin de Aplicacin de Acciones de Personal se aplican las
acciones aprobadas o vigentes que tengan fecha vence o rige menor o igual a
la fecha de corte estipulada all. Entonces es cuando se modifican las
caractersticas del empleado, dependiendo de los tipos de acciones aplicadas.
Una accin aprobada no implica nada para el mantenimiento de empleados,
solamente especifica que algn usuario revis las acciones creadas y las
aprob. Las acciones deben estar aprobadas para poder correr el proceso de
aplicacin, que corresponde a la segunda parte en el manejo de las acciones de
personal.
Recursos Humanos
Transacciones 105
Las acciones de personal pueden presentar cuatro estados:

1. No Aprobada: este es el estado de una accin de personal recin
creada y que no ha sido revisada para su confirmacin o aprobacin.
2. Aprobada: indica que la accin ha sido revisada y que algn
usuario la ha aprobado.
3. Vigente: indica que el usuario ha aplicado la accin de personal,
pero sta es una accin que marca un estado o condicin temporal
para el empleado y por tanto que restaura dicho estado del
empleado, y que ese estado todava no ha sido restaurado al original
porque no ha vencido.
4. Aplicada: en este caso se presentan dos posibles situaciones:
si la accin de personal no restaura el estado, entonces implica que el

usuario ha aplicado la accin por primera vez (y la nica en que se
puede aplicar)
si la accin de personal restaura el estado, implica que la aplicacin se

hizo por segunda vez, es decir, despus del vencimiento de dicha
accin, para que el estado original del empleado, que tena antes de la
fecha rige de la accin, sea restaurado.
Adems existen diferentes tipos de acciones de personal, las cuales son

definidas dentro de la opcin "Tipos de Accin de Personal" en la pgina 33.
Cada tipo tiene sus caractersticas propias tales como restaurar o no el estado
anterior del empleado una vez que la accin de personal caduca, el estado del
empleado, etc.
La pantalla principal de esta opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 106
Pantalla principal de Acciones de Personal
INGRESO DE DATOS
Para agregar una accin de personal ingrese la informacin en la pantalla que
el sistema desplegar la cual permite la creacin y mantenimiento a las
acciones de personal de la empresa.
Ingrese la informacin general de la accin de personal:
No. Accin: nmero de accin de personal asignado por el sistema como un
consecutivo, este campo no es editable.
Tipo: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo del tipo de accin de personal
que se crear. Puede utilizar la tecla F1 para consultar los cdigos de los tipos
de acciones registradas.
El sistema verifica al seleccionar el tipo de accin de personal que se va a
crear si este tiene un estado de empleado por omisin (definido en Tipos de
Accin de Personal, vase la seccin "Tipos de Accin de Personal" en la
pgina 33) y si ste es obligatorio (no se puede cambiar). Tmese en cuenta lo
siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 107
Si no tiene estado de empleado por omisin asociado, no hay cambio.
Si tiene estado de empleado por omisin asociado y no es obligatorio,

o sea que si no hay nada en el campo de estado de empleado, lo
actualiza con el estado por omisin definido en el tipo de accin de
personal.
Si hay un estado en el campo de estado de empleado, pregunta al

usuario si quiere cambiarlo por el estado por omisin del tipo de
accin
Si tiene estado por omisin y es obligatorio, sobrescribe el estado de

empleado que haya y deshabilita el campo, para forzar a que la accin
de personal sea generada con el estado de empleado obligatorio que
tiene definido el tipo de accin de personal.
Restaura Estado: esta casilla la define el sistema segn el tipo de accin de

personal que se vaya a generar pues es una caracterstica propia del mismo.
De manera general se tiene que Restaura Estado cuando el sistema devuelve
al empleado el estado que tena antes de aplicar la accin, una vez que caduca
el perodo de vigencia de dicha accin.
Cuando se agrega una accin de personal, el sistema despliega una pantalla
con un conjunto de carpetas que juntas agrupan toda la informacin necesaria
para definir una accin determinada. Las casillas que se activen de cada
carpeta dependern del tipo de accin que se haya escogido.
correspondiente. Tambin puede oprimir la tecla que identifica la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:
Fecha: fecha en que se crea la accin de personal.
Fecha Rige: fecha en que empieza a regir la accin.
Fecha Vence: fecha en que vence la accin de personal.
El manejo de las fechas se puede consultar con mayor detalle en la seccin
Notas Importantes sobre las Acciones de Personal en la pgina 122.
Consecutivo: nmero que define el orden de aplicacin cuando las acciones
de personal son del mismo empleado para el mismo da. Por ejemplo, cuando
se tiene la ltima accin de acumulacin de vacaciones para el empleado y la
accin de terminacin de contrato el mismo da, el orden de aplicacin debera
ser: la accin de acumulacin de vacaciones con consecutivo 00 y la de
terminacin de contrato con consecutivo 01.
Recursos Humanos
Transacciones 108
Tipo de Ausencia: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de

personal es de los siguientes tipos:
Incapacidad
Otros
Permiso con Goce de Sueldo
Permiso sin Goce de sueldo
Vacaciones (Goce)

Dentro de ella se debe definir el cdigo del tipo de ausencia que implica la
accin de personal en cuestin. Los tipos de ausencia son definidos dentro de
la seccin Tipos de Ausencia en la pgina 44.
Das: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es de
los siguientes tipos:
Incapacidad
Permiso sin Goce de sueldo
Vacaciones (Goce)
Otros
Dentro de ella se debe definir la cantidad de das que corresponden a la accin
de personal, es decir el tiempo que el empleado se ausentar de la empresa.
No puede ser mayor a la diferencia entre fecha rige y fecha vence. El sistema
sugiere esta cantidad, mas sin embargo puede ser editada.
Saldo Das: esta casilla indica la cantidad de das pendientes de consumirse
por los clculos de las nminas en que participa el empleado, aunque siempre
se inicia con la misma cantidad indicada en el campo Das. Algunas de las
primitivas que se utilizan en la formulacin de los conceptos de las nminas
son las encargadas de actualizar este dato, segn la cantidad de das que estas
hayan obtenido para esa accin dentro el rango de fechas comprendido por la
accin dentro del periodo de la nmina. La actualizacin de este dato se
realiza en la aplicacin de la nmina.
Empleado: esta casilla se activa para cualquier tipo de accin de personal y
dentro de ella se debe ingresar el cdigo del empleado para el cual se crea la
accin. Si no recuerda el cdigo puede utilizar la tecla F1 para consulta.
Al ingresar el cdigo del empleado el sistema llenar automticamente los
datos relacionados con l, tanto para las casillas que se encuentran inactivas y
son de consulta, como para las casillas que pueden ser modificadas segn el
tipo de accin de personal.
Recursos Humanos
Transacciones 109
Centro de Costo: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de

Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo centro de costo al cual se ligar el
empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Departamento: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo departamento al cual se ligar el
Puesto: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es
de los siguientes tipos:
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo puesto en el cual se desempear el
Plaza: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es de
los siguientes tipos:
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Dentro de ella se debe definir la nueva plaza dentro del puesto a la cual
pertenecer el empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Estado: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es
de los siguientes tipos:
Recursos Humanos
Contratacin
Incapacidad
Otros
Transacciones 110
Permiso sin Goce de Sueldo
Vacaciones (Goce)

Indica la situacin laboral del empleado dentro de la empresa una vez que la
accin de personal haya sido aplicada.
Salario Referencia: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de
Ascenso
Cambio de Salario
Contratacin
Otros
Permiso con Goce de sueldo
Indica el salario de referencia que el empleado tendr asignado una vez que la
accin de personal haya sido aplicada.
Rgimen vacacional: Despliega el rgimen vacacional del empleado en la
accin de personal si CV est instalado.
Salario diario Integrado: en caso que se encuentre activa esta funcin
dentro del mdulo.
Carpeta General de Acciones de Personal

Recursos Humanos
Transacciones 111
Notas
Esta carpeta despliega un espacio de texto en blanco para aadir anotaciones
importantes o aclaraciones con respecto a la accin de personal. El sistema
sugiere automticamente las notas del tipo de accin seleccionadas.
Carpeta Notas de Acciones de Personal
Auditoria
El sistema despliega la informacin relacionada con los usuarios y fechas en
que se elabor, se aprob, se hizo vigente (si se trata de una accin de personal
que restaura el estado del empleado) y se aplic la accin de personal.
Estos campos se van llenando conforme se lleven a cabo cada uno de los
procesos. Si se crea una accin de personal que NO restaura el estado del
empleado, entonces la casilla correspondiente no presentar ninguna
informacin.
Recursos Humanos
Transacciones 112
Carpeta Auditora de Acciones de Personal
Adicionales
Esta carpeta se activa si dentro de los parmetros globales de Recursos
Humanos se encuentra especificado Usar Adicionales dentro de las
acciones de personal (ver los Parmetros del Mdulo, dentro de la seccin
General. Dentro de ella se presentan aquellos campos adicionales que hayan
sido definidos dentro de los parmetros globales en la carpeta Adicionales
como referencia para las acciones de personal. Y solo se muestran los campos
adicionales que estn asociados al tipo de accin seleccionado desde el
mantenimiento de Tipos de Accin de Personal.
Recursos Humanos
Transacciones 113
Carpeta Adicional de Acciones de Personal
Los campos que se desplieguen pueden ser utilizados como parte de las
caractersticas de referencia que se definan en el momento de crear y aplicar
una accin de personal a un empleado. Por ejemplo si se crea una accin de
personal que aumentar el salario del empleado, el usuario puede crear un
campo adicional dentro de la accin en la cual registre el valor del salario que
el empleado tena antes de aplicar la accin de personal en cuestin.
Recuerde que los campos adicionales de acciones de personal se introducen
dentro de la seccin Adicionales en la pgina 20 dentro de los parmetros
globales.
Tambin es importante destacar la posibilidad de ingreso de acciones de
personal retroactivas, o lo que es lo mismo, acciones de personal con fecha
anterior a la ltima accin aplicada. Sin embargo, se debe tener cuidado pues
el sistema no permitir el ingreso de acciones que puedan traslaparse.
Por ejemplo, si existe una accin de personal de tipo permiso con goce de
salario, con fecha rige 10/05/2002 y fecha vence 15/05/2002, si se intenta
ingresar una accin de tipo incapacidad con fecha rige 07/05/2002 y fecha
vence 11/05/2002 el sistema no lo permitir pues las acciones quedan
traslapadas, en este caso, la fecha vence de la incapacidad puede ser como
mximo, 09/05/2002.
Las acciones retroactivas podrn ser de tipo incapacidad, permiso con goce,
permiso sin goce, acumulacin de vacaciones y goce de vacaciones.
Asimismo, una vez grabadas, estas acciones quedan en estado aplicado y no
pueden ser borradas ni modificadas posteriormente.
Recursos Humanos
Transacciones 114
Las acciones con saldos podrn ser desaplicadas si el saldo de la accin es

igual al total de das de la accin, es decir, siempre y cuando no se hayan
aplicado das de esta accin en ninguna nmina. Adems las acciones de tipo
goce y acumulacin de vacaciones, al aplicarse, actualizan el saldo de las
vacaciones del empleado.
No es posible modificar o eliminar acciones de personal que estn

Aprobadas, Aplicadas o Vigentes dado que una vez que se ejecuta
algn proceso el sistema desactiva todas las casillas de la misma.
Botn Funcin Descripcin
Recursos Humanos
Usar das
hbiles / Usar
das naturales
Este icono permite determinar el tipo de das que utilizar la accin

de personal que se est creando en los clculos, si se presiona,
cambia su descripcin e indica que se utilizarn das naturales o
hbiles segn el caso.
Marcar para
Impresin
Con este icono se determina si las acciones de personal nuevas deben

marcarse para impresin automticamente al ser generadas. En la
tabla principal la fila aparecer marcada. Si el icono se encuentra
presionado dentro de la pantalla, implica que la accin ser marcada
para imprimir cuando se regrese de la accin de personal a la tabla
principal.
Aprobar
Con este icono se aprueban las acciones de personal que se

encuentren en estado de No Aprobada. Cuando se crea una accin
de personal para un empleado desde la ventana de Acciones de
Personal el usuario debe realizar este proceso manualmente. El
proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso, el estado
de la accin se desplegar como " Aprobada.
Desaprobar
Con este icono se desaprueban las acciones de personal que se

encuentren en estado de Aprobada. El usuario debe realizar este
proceso manualmente. El proceso puede ser masivo. Una vez
finalizado este proceso, el estado de la accin se desplegar como
"No Aprobada.
Aplicar
Este proceso aplica una accin de personal en estado aprobada, en el

cual se realiza el proceso de modificacin de los atributos del
empleado que se quieren cambiar con la accin de personal. El
proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso, el estado
de la accin se desplegar como " Aplicada.
Desaplicar
Este proceso revierte el proceso de la aplicacin de la accin de

personal. El proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este
proceso, el estado de la accin se desplegar como "Aprobada.
Anular
Este proceso cambia el estado de la accin de personal a Anulada y

revierte su aplicacin.
Transacciones 115
Saldos
Este icono permite visualizar la consulta de los saldos de das

aplicados en nminas o liquidaciones que presenta una accin de
personal particular.
Saldos de
Vacaciones
Este icono permite visualizar la consulta de los saldos de vacaciones

en las capas que aplica una accin de personal particular. Se habilita
en el caso de que se tenga instalado el mdulo de Control de
Vacaciones y se utilice el control de saldos de vacaciones por ao.
Ampliar
Este icono permite la ampliacin de los das de vigencia de una

accin de personal particular.
Este icono coloca una marca en el margen izquierdo de la lnea
seleccionada. Las lneas que tengan estas marcas sern tomadas en
Marcar/Desmar
car
cuenta al activar el icono

para imprimir las acciones de
personal.
Con este icono tambin es posible quitar la marca de impresin a
cada lnea individualmente en el caso que ya hubiese sido marcada
previamente. Las marcar de impresin son particulares por usuario.
Elimina la marca de todas las acciones de personal que fueron
Desmarcar
Todas
seleccionadas para imprimir con el icono

o el icono
. Con
este icono no se pueden desmarcar una sola lnea o varias,
nicamente la totalidad de las lneas marcadas
Esta funcin se utiliza para imprimir las acciones de personal
Imprimir
Acciones de
Personal
marcadas con el icono

o el icono
. El reporte que se genera
contiene el desglose de los datos que determinan la accin de
personal
Cmo se Aprueban las Acciones de Personal?
Una vez que una accin de personal ha sido creada el sistema la despliega en
la tabla de datos principal con estado "No Aprobada". La aprobacin de
acciones de personal debe realizarse en forma manual desde la pantalla
principal.
Todas las acciones de personal creadas aparecern en la tabla de datos con
estado "No Aprobada". Entonces el proceso de aprobacin se har
posteriormente, el proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso,
el estado de la accin se desplegar como "Aprobada".
Este estado no afecta el mantenimiento de empleados ni cambia las
caractersticas del empleado hasta que la accin sea aplicada por medio del
proceso de Aplicacin de Acciones de Personal.
Para aprobar una accin de personal se procede de la siguiente manera:
1. Marque con el highlight la accin o la lnea de la tabla que desee
aprobar.
Recursos Humanos
Transacciones 116
2. Asegrese que en la columna Estado se indique que la accin no

ha sido aprobada. Pueden marcarse mltiples acciones a la vez.
Recuerde que el proceso de aprobacin de acciones de
personal no afecta las caractersticas de los
empleados, solamente establece que la accin de personal
fue revisada y confirmada.
para ejecutar el proceso de aprobacin. El
sistema despliega un mensaje en el cual informa que el proceso
aprueba las acciones de personal seleccionadas que no han sido
aprobadas an.
Pantalla de confirmacin de la orden de Aprobar
4. Presione el botn Aprobar si est seguro de realizar la operacin. El

sistema despliega un mensaje en el que informa que el proceso
concluy con xito o en caso contrario, advierte que NO pudo
concluir el proceso.
Nota importante:
Durante el despliegue en el mantenimiento de acciones

de personal existentes no aprobadas, el sistema verifica tambin si el tipo de
accin tiene un estado de empleado obligatorio definido y si es as, lo compara
con el estado de empleado que tiene grabado la accin de personal. Si son
iguales, tambin se deshabilita el campo, si no, se deja habilitado.
Cmo se Desaprueban las Acciones de

Personal?
La desaprobacin de acciones de personal debe realizarse en forma manual
desde la pantalla principal.
Para desaprobar una accin de personal se procede de la siguiente manera:
desaprobar.
2. Asegrese que en la columna Estado se indique que la accin ha
sido aprobada. Pueden marcarse mltiples acciones a la vez.
Recursos Humanos
Transacciones 117
Recuerde que el proceso de desaprobacin de acciones de

personal no afecta las caractersticas de los
empleados, solamente establece que la accin de personal
fue revisada y desaprobada.
para ejecutar el proceso de desaprobacin. El
sistema despliega un mensaje en el cual informa que el proceso
desaprueba las acciones de personal seleccionadas que previamente
han sido aprobadas.
Pantalla de confirmacin de la orden de Desaprobar
4. Presione el botn Desaprobar si est seguro de realizar la

operacin. El sistema despliega un mensaje en el que informa que
el proceso concluy con xito o en caso contrario, advierte que NO
pudo concluir el proceso.
5. Al desaprobar una accin de personal aplicada, sta quedar en estado
"No Aplicado", para su posterior modificacin.
6. Deber activarse la "Auditoria de Modificaciones de Empleados",
en el men de Administracin para un control ms detallado de los
cambios en la informacin del empleado.
Cmo se Amplan las Acciones de Personal?

La ampliacin de acciones de personal debe realizarse en forma manual desde
la pantalla principal. Permitindose la ampliacin nicamente de las acciones
de personal Aplicadas o Vigentes de tipo incapacidad, permiso con goce y
permiso sin goce.
Para ampliar una accin de personal se procede de la siguiente manera:
ampliar.
para ejecutar el proceso de ampliacin. El
sistema despliega una pantalla que le permitir variar la fecha de
vencimiento de la accin de personal, posibilitando la ampliacin de
la misma.
Recursos Humanos
Transacciones 118
Pantalla Ampliacin de Acciones de Personal
3. Presione el botn Actualizar si est seguro de realizar la operacin. El

sistema despliega un mensaje en el que informa que el proceso
concluy con xito o en caso contrario, advierte que NO pudo
concluir el proceso.
4. Una vez que una accin es ampliada, queda en estado aplicado, el
nuevo saldo es la sumatoria del saldo anterior ms la cantidad de das
en que se ampli la accin y la auditoria se actualiza con la
informacin correspondiente al usuario que realiz la modificacin.
5. Tambin se permite disminuir la fecha de vencimiento de una accin,
el saldo es disminuido en la cantidad de das que indique la nueva
fecha. La cantidad de das a disminuir depender del saldo de das
aplicado en las nminas.
Cmo Imprimir las Acciones de Personal?

Desde la opcin de Acciones de Personal se pueden obtener dos tipos de
reporte:
Listado de Acciones en pantalla: se obtiene por medio del icono
Reporte de Acciones de personal
Para imprimir el reporte de las acciones de personal se sigue el procedimiento

que se describe a continuacin:
1. Dentro de la tabla principal denominada Acciones de Personal
marque la fila que contiene la accin de personal con el highlight.
para marcar la fila. El registro tambin puede
ser marcado presionando un clic en el margen izquierdo de la fila.
Recursos Humanos
Transacciones 119
La lnea de la tabla de datos que haya sido marcada se presenta similar a la

siguiente:
3. Una vez que se han marcado todos los registros requeridos para
impresin se presiona el icono
. El sistema desplegar un
mensaje en el cual informa que el proceso imprime todas las
acciones de personal marcadas.
Mensaje para Impresin de Acciones de Personal
4. Si se requiere desmarcar un registro que fue marcado para impresin

ubique el highlight sobre la fila que lo contenga y presione el icono
nuevamente.
5. Si requiere desmarcar todos los registros que se encuentran
marcados puede utilizar el icono
que realiza el proceso de una
sola vez. El sistema enviar un mensaje para confirmar la orden.
Mensaje de confirmacin
Recursos Humanos
Transacciones 120
Dentro de este reporte tambin se aade la informacin de los rubros (si los
parmetros globales de Recursos Humanos tiene definido que usa rubros
adicionales para las acciones de personal) y el salario referencia del empleado
al imprimir las acciones de personal. Los rubros estn definidos en los
Parmetros del Mdulo y cada tipo de accin de personal define cules rubros
le aplican, por lo que no todos los rubros definidos en parmetros del mdulo
deben ser impresos en cada accin de personal.
La diferencia que existe entre la impresin de las acciones de personal
y la
opcin de imprimir
se basa en que: la primera como se mostr
anteriormente, muestra el detalle de una nica accin de personal y emite un
reporte por cada lnea marcada.
Por otro lado, la segunda opcin presenta un listado de todas las acciones
desplegadas en la pantalla y la informacin que se obtiene corresponde a:
Nmero y tipo de las acciones
Estado de las acciones
Fechas (de realizacin, en que empieza a regir y vencimiento)
Tipos de Ausencia
Empleados, centros de costo, departamentos, puestos, plazas, estados

y salarios
Das que involucran las acciones
Informacin relacionada con las personas y las fechas en que fueron

procesadas y aprobadas las acciones.
Recuerde que usted puede modificar las columnas desplegadas en el reporte
por medio de la opcin de Seleccionar Columnas en el men de
Despliegue o mediante el icono
. La pantalla principal de esta opcin se
despliega para todos los empleados y para todas las acciones generadas.
Se puede escoger la informacin que se desea desplegar en la tabla de datos
mediante la activacin del filtro disponible (
).
Este filtro se subdivide en tres carpetas que contienen la informacin:
Recursos Humanos
Acciones: en esta carpeta se establecen los tipos de accin de

personal que se desea sean desplegados en la tabla de datos. Adems
se debe definir si se desea desplegar las acciones de personal
aprobadas, no aprobadas, vigentes, aplicadas o cualquier combinacin
entre ellas.
Empleados: en esta carpeta se establecen los datos que por medio de

las acciones de personal se hayan modificado para el empleado,
puesto, departamento, centro de costo, tipo de ausencia, estado del
empleado, nmina, rgimen vacacional y un rango de valores para los
salarios de referencia que se desea sean desplegados en la tabla de
datos.
Transacciones 121
Rangos: en esta carpeta se establecen los rangos de la numeracin de

acciones, rango de fechas, el rango de inicio de vigencia de la accin o
bien, el rango de fin de vigencia de la accin.
Auditoria: en esta seccin se establece si se desea desplegar las

acciones realizadas, aprobadas, vigentes o aplicadas por algn usuario
especfico, o bien, que se ubiquen dentro de un rango de fechas
determinado.
NOTAS IMPORTANTES SOBRE LAS ACCIONES

DE PERSONAL
Como se ha mencionado anteriormente, al aplicar una accin de personal se
afectan algunas de las caractersticas del empleado. No obstante, todas las
acciones no modifican las mismas caractersticas, por esta razn es importante
que el usuario comprenda qu efecto tienen las acciones de personal que se
apliquen.
Las acciones de personal afectarn las caractersticas del
empleado, nicamente cuando hayan sido Aplicadas.
A continuacin se presenta un cuadro donde se determina el tipo de accin de
personal y los atributos del Mantenimiento de Empleados que se
modifican al aplicar una accin de ese tipo:
Recursos Humanos
Transacciones 122
Es importante aclarar algunos puntos sobresalientes en el manejo de las

acciones de personal:
Recursos Humanos
La primera accin que se podr crear a un empleado ser una accin

de Contratacin.
Cuando se aplica una accin por contratacin, el campo Rige en la

accin modifica directamente el campo de Fecha Ingreso en la
tabla de Mantenimiento de Empleados.
Transacciones 123
Recursos Humanos
Cuando se aplica una accin por terminacin de contrato, el campo

Rige en la accin modifica directamente el campo de Fecha
Salida en la tabla de Mantenimiento de Empleados.
Cuando se aplica una accin por ascenso o por cambio de puesto, los
campos Departamento y Centro de Costo estn activos, sin
embargo, no necesariamente tienen que ser modificados, suponiendo
que el ascenso sea dentro del mismo departamento. Adems para las
acciones de ascenso se activar la casilla de Salario Referencia,
dado que es de esperar que al ascender de puesto habr un aumento de
salario, mas no as para las acciones de cambio de puesto.
Cuando se aplica una accin por cambio de centro de costo, el campo

Centro de Costo en la accin, modifica directamente el campo de
Centro de Costo en la tabla de Mantenimiento de Empleados.
Caso similar al anterior, ocurre cuando se aplica una accin por

cambio de Puesto y por cambio de Nmina.
En una accin aplicada por acumulacin de vacaciones, la casilla de

Vacaciones Pendientes en Mantenimiento de Empleados
aumentar de valor, es decir, se sumar la cantidad de das
establecidos en la accin.
Por otro lado, en una accin aplicada por goce de vacaciones, la

casilla de Vacaciones Pendientes en Mantenimiento de
Empleados disminuir de valor, es decir, se restar la cantidad de
das establecidos en la accin.
En una accin aplicada por acumulacin de vacaciones adicionales, la

casilla de Vacaciones Adicionales en Mantenimiento de
Empleados aumentar de valor, es decir, se sumar la cantidad de
das establecidos en la accin.
Por otro lado, en una accin aplicada por goce de vacaciones

adicionales, la casilla de Vacaciones Adicionales en
Mantenimiento de Empleados disminuir de valor, es decir, se
restar la cantidad de das establecidos en la accin.
Las acciones de personal de tipo Contratacin, Terminacin,

Incapacidad, Vacaciones (Goce), Vacaciones Adicionales
(Goce), Permiso con Goce de Sueldo, Permiso sin Goce de
Sueldo u Otros por omisin cambian el estado del empleado. El
usuario deber decidir si requiere que el estado original del empleado
sea restaurado una vez que venzan las acciones aplicadas de estos
tipos predefinidos.
No se permite crear una accin de personal que no sea de

Contratacin a un empleado que haya salido de la empresa.
No se permite crear una accin de personal de Contratacin a un

empleado que todava est en la organizacin.
Transacciones 124
No se permiten crear dos o ms acciones de personal de

contratacin consecutivas, o bien dos o ms acciones de personal de
terminacin de contrato consecutivas para un mismo empleado.
Si existe una accin de personal aplicada que cambie algn atributo

del empleado, y se va a crear una accin que cambia el mismo
atributo con fecha rige anterior a la fecha rige de la accin que ya est
aplicada, el valor en el atributo que el empleado mantendr es el de la
accin con fecha rige ms reciente.
En la siguiente seccin se presentan algunos ejemplos que ilustran situaciones

que el sistema no permite en el ingreso de las acciones de personal:
Para acciones que restauran el estado del

empleado:
Considere dos acciones de personal AP1 y AP2
Ambas acciones se crean para el empleado E1
El estado inicial del empleado es ES-0
La accin AP1 establece un estado del empleado ES-1
La accin AP2 establece un estado del empleado ES-2
No se permite grabar las dos acciones si dichas acciones coinciden
parcialmente, de manera que:
Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
Fecha Vence AP2 >= Fecha Vence AP1
AP1
ES-0
(ES-1)
AP2
(ES-2)
El sistema no permite grabar AP1 si existe AP2 o viceversa.

solamente se podr grabar una de las dos acciones de personal.
Es decir,
Por qu esta situacin no es permitida?

Esto se debe porque el sistema supone que el estado original del empleado es
ES-0, que AP1 cambia el estado a ES-1 y que AP2 cambia el estado del
empleado a ES-2.
Cuando se aplican las acciones de personal, el sistema primero aplica AP1
porque tiene la Fecha Rige menor y despus aplica AP2.
AP1 almacena el estado previo ES-0 y AP2 almacena el estado previo ES-1.
Cuando se restaura el estado del empleado, primero restaura el estado segn la
accin AP1 porque es la que tiene la Fecha Vence menor y despus restaura el
estado debido a la accin AP2.
Recursos Humanos
Transacciones 125
El estado del empleado sera ES-1 y no ES-0 como es correcto.
Para dos acciones de personal que cambian el

estado
Considere las acciones de personal AP1 y AP2
AP1 cambia el estado del empleado y posteriormente lo restaura al estado
original
AP2 cambia el estado del empleado nicamente, es decir, no restaura el
estado.
No se permite grabar dos acciones si:
Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
ES-0 AP1 (ES-1)

AP2
(ES-2) no restaura el estado del empleado)
Por qu no se pueden grabar estas acciones?

El sistema no permite esta situacin debido a que la accin AP1 cambia el
estado original ES-0 a ES-1, posteriormente empezara a regir la accin AP2
la cual cambia el estado del empleado a ES-2.
Cuando la accin AP1 vence, el sistema intentara restituir el estado a ES-0,
lo cual sera imposible porque existira una accin de personal que establece
que el estado del empleado es ES-2.
SOLICITUDES DE EMPLEADOS
El objetivo de esta funcin es guardar un registro centralizado de solicitudes
mediante el cual se puede tener control de todas las solicitudes ingresadas por
los empleados en el sistema desde el mdulo de Portal de Personal. Esta
opcin, adems de permitir visualizar las solicitudes y consultarlas, tambin
permite a los usuarios que cuentan con privilegios consultar el procesamiento
que tuvo la solicitud e incluso ejecutar Aprobaciones o Rechazos de las
solicitudes.
Tambin este es el mantenimiento que usa el personal de Recursos Humanos
para tramitar las solicitudes que llegan slo a ellos o las que requieren de su
aprobacin final.
Recursos Humanos
Transacciones 126
Pantalla Principal de Solicitudes de Empleados
INGRESO DE DATOS
Esta opcin est compuesta por una tabla que almacena las solicitudes
ingresadas por los empleados. Dentro de la misma tabla se presenta la
Fecha inicial: se define la fecha que se utilizar como fecha de inicio de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere el primer
da del mes actual.
Fecha final: se define la fecha que se utilizar como fecha final de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere la fecha
actual.
La informacin de las solicitudes no se ingresa desde esta opcin, sino desde
el mdulo de Portal de Personal en la opcin de Solicitudes de Empleado.
Dentro de la tabla que se encuentra en la pantalla se despliega la siguiente
informacin:
Solicitud: despliega el nmero de la solicitud del empleado.
Tipo: despliega el tipo de la solicitud.
Descripcin: esta columna despliega la descripcin del tipo de la solicitud.
Empleado: despliega el cdigo del empleado que hace la solicitud.
Nombre: despliega el nombre del empleado que hace la solicitud.
Recursos Humanos
Transacciones 127
Saldo Vacaciones Actual: despliega el saldo actual de vacaciones del

empleado. Es una columna que se utiliza nicamente como referencia del
usuario, el sistema no almacena el saldo de vacaciones que tena el empleado
al momento de generar la solicitud.
Estado: esta columna despliega el estado de la solicitud.
desplegados los siguientes valores:
Pueden
ser
Pendiente (P)
Aprobada (A)
Rechazada (R)
En Recursos Humanos (H)
Fecha Rige: se despliega la fecha en que comienza a regir el perodo de la
solicitud del empleado.
Fecha Vence: se despliega la fecha en que finaliza el perodo de la solicitud
del empleado.
Das: se despliega el nmero de das efectivos que contempla la solicitud del
empleado.
Nmero Accin: si el tipo de solicitud involucra la creacin de una accin
de personal, se despliega el nmero de la accin de personal que se gener si
la solicitud fue finalmente aprobada.
Fecha: se despliega la fecha y hora en que el empleado gener la solicitud.
Fecha Cambio Estado: se despliega la fecha y hora en que la solicitud
cambi a su estado actual.
Generada Por: se despliega el cdigo del empleado que gener la solicitud
de empleado.
Nombre Generada Por: se despliega el nombre del empleado que gener la
solicitud de empleado.
Botn Funcin
Recursos Humanos
Descripcin
Observaciones
Permite acceder la pantalla que despliega las observaciones del

registro. Esta pantalla no es modificable, es de consulta.
Esta misma funcin puede ser utilizada desde la pantalla
principal de Solicitudes de Empleado haciendo doble click
sobre el registro o en la pantalla del Historial del Empleado.
Historial
Abre la tabla del historial de procesamiento de la solicitud. Se

inhabilita mientras la tabla est abierta y se habilita al cerrarse.
Aprobar
Abre la ventana de ejecucin del proceso de aprobacin de

solicitudes de empleados, indicndole el tipo de operacin y el
Transacciones 128
arreglo de nmeros de solicitud de empleados a procesar.

Rechazar
Abre la ventana de ejecucin del proceso de rechazo de

solicitudes de empleados, indicando el tipo de operacin y el
arreglo de nmeros de solicitud de empleados a procesar.
Requerir
Aprobacin
Por medio de esta opcin el sistema permite redireccionar o

solicitar la aprobacin de algn empleado adicional, que no es
parte del primer o segundo nivel de superiores de un empleado
en la jerarqua establecida.
Lo anterior sin necesidad de modificar la jerarqua de
empleados cada vez que exista una necesidad de este tipo. En
este caso el personal de Recursos Humanos puede recibir la
solicitud y requerir la aprobacin de alguien ms bajo demanda
si sus procedimientos internos o el tipo de solicitud as lo
requieren.
Notificaciones
Este icono despliega la tabla de notificaciones hechas por

solicitud de empleado para la solicitud que est seleccionada.
Documentos
Este icono permite el acceso a la pantalla de visualizacin de

documentos anexados de la solicitud.
Esta funcin le permite a los usuarios usar formularios en
Excel, Word, o cualquier otra aplicacin, en la que pueden
indicar toda la informacin requerida por un tipo particular de
solicitud de una manera estndar y controlada y adjuntar estos
documentos a la solicitud de empleado, eliminando la
necesidad del papeleo y la firma fsica de documentos.
Cmo Consultar las Observaciones de las
Solicitudes?
No todas las solicitudes tienen observaciones sino solo en las que el empleado
que la ingres haya indicado alguna. Las solicitudes que cuenten con
observaciones tienen una marca en el margen izquierdo del registro, tal como
se observa a continuacin:
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de
empleados es el que se describe a continuacin:
1. Ingrese a la pantalla denominada Solicitudes de Empleado y
seleccione con el highlight el registro que requiere consultar.
que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Observaciones que se
encuentra en el men Registro de las opciones de la ventana.
Recursos Humanos
Transacciones 129
Pantalla de Observaciones de Solicitudes
La informacin de las observaciones no es editable desde esta opcin. Lo que

se despliega son las observaciones que indic en el campo Observaciones de
la Solicitud en el mdulo de Portal de Personal el usuario o empleado que
la ingres al momento de guardar la solicitud.
Cmo Consultar el Historial de Procesamiento

de las Solicitudes?
El procedimiento para consultar el historial de procesamiento de las
solicitudes de empleados es el que se describe a continuacin:
seleccione con el highlight el registro que requiere consultar.
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Historial que se encuentra
en el men Registro de las opciones de la ventana.
Pantalla de Consulta del Historial de Procesamiento de Solicitudes

Recursos Humanos
Transacciones 130
3. Dentro de esta pantalla se despliega la siguiente informacin:

Usuario: esta casilla despliega el cdigo del usuario o empleado que
respondi la solicitud.
Nombre: se despliega el nombre del usuario o empleado que respondi.
Nivel: se despliega el nivel en la jerarqua del empleado que responde. Se
despliega 0 si se trata de un usuario.
Estado: Estado asignado por el empleado o usuario que respondi, que puede
ser Aprobada (A), Rechazada (R) o Sin Respuesta (S). La columna debe
traducir el cdigo ledo de la tabla por su descripcin durante el poblado,
usando una funcin de servicio de la clase funcional correspondiente.
Fecha: Fecha y hora en que respondi el usuario o empleado.
Cmo Consultar las Observaciones de los

Registros del Historial de Procesamiento de las
Solicitudes?
No todos los registros del historial de procesamiento de solicitudes tienen
observaciones sino solo en las que el empleado que la aprob o rechaz haya
indicado alguna. Los registros que cuenten con observaciones tienen una
marca en el margen izquierdo del registro, tal como se observa a continuacin:
El procedimiento para consultar las observaciones del historial de
procesamiento de solicitudes de empleados es el que se describe a
continuacin:
1. Ingrese a la pantalla denominada Historial de Procesamiento de
Solicitud de Empleado y seleccione con el highlight el registro que
requiere consultar.
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Observaciones! que se
encuentra en el men principal de las opciones de la ventana.
Recursos Humanos
Transacciones 131
Pantalla de Observaciones del Historial de Procesamiento de Solicitudes
La informacin de las observaciones no es editable desde esta opcin. Lo que

se despliega son las observaciones que indic en la casilla Notas de la
Solicitud en el mdulo de Portal de Personal el usuario o empleado que
respondi al momento de ejecutar el proceso de aprobacin o rechazo de las
solicitudes.
Cmo Aprobar o Rechazar Solicitudes de

Empleados?
Las solicitudes de empleados pueden ser objeto de dos procesos distintos:
1) la aprobacin, proceso mediante el cual un empleado en la jerarqua o
el departamento de Recursos Humanos expresa su conformidad con la
solicitud generada por un empleado;
2) el rechazo, que se trata del proceso mediante el cual se deniega una
solicitud interpuesta por un empleado de la empresa
Los procesos de aprobacin y rechazo de solicitudes pueden ser ejecutados, en
principio, desde dos lugares diferentes del sistema:
Recursos Humanos
Primero, desde la pantalla del Mantenimiento de Solicitudes de

Empleados, que a su vez est disponible en los mdulos de
Recursos Humanos y Control Vacacional. En esta pantalla
estos procesos pueden ser ejecutados por usuarios que tengan
privilegios de acceso a la pantalla y adems privilegios de ejecucin
del proceso, ya sea Rechazo o Aprobacin de solicitudes.
Segundo, desde la interfaz Web que estar a disposicin de los

empleados de la compaa. En este caso, los procesos pueden ser
ejecutados por aquellos empleados que sean superiores de algn otro
empleado y que adems tengan privilegios de ejecucin de estos
procesos.
Transacciones 132
Aprobacin de Solicitudes
El proceso de aprobacin es el que se ejecuta tanto desde la interfaz Web,
cuando un superior ingresa al sistema para aprobar una solicitud de un
subordinado, como desde el mantenimiento de solicitudes de empleados
disponible en Recursos Humanos o Control Vacacional. La ejecucin
desde ambos lugares no significa necesariamente que produzcan el mismo
resultado.
Si se ejecuta desde Recursos Humanos o Control
Vacacional, la aprobacin es absoluta, en el sentido de que siempre va a
cambiar el estado de la solicitud a Aprobada y generar la accin de personal
correspondiente si aplica.
En el caso de una aprobacin por un empleado desde el sistema Web, la
aprobacin no necesariamente ser definitiva de acuerdo con las reglas
definidas para el tipo de solicitud y podra significar slo el visto bueno de
ese empleado.
El proceso para Aprobar Solicitudes de Empleados es el siguiente:
seleccione con el highlight el registro que requiere aprobar.
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Aprobar que se encuentra
en el men Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla.
4. Si la solicitud genera accin de personal, el usuario puede indicar si
quiere de una vez aprobar la accin de personal y/o si quiere
marcarla para impresin. Una vez que se apruebe el proceso la
accin de personal queda ligada a la solicitud aprobada. Esta opcin
slo est disponible si el usuario que ejecuta el proceso tiene el
privilegio de aprobar acciones de personal y el proceso que se est
ejecutando es de Aprobacin de Solicitudes.
5. Presione el botn Aprobar.
Recursos Humanos
Transacciones 133
Pantalla de Aprobacin de Solicitudes de Empleados
6. Si termina con xito el programa, despliega un mensaje al usuario y

cierra la ventana. Si termina con error, despliega los errores y
mantiene la ventana abierta.
Rechazo de Solicitudes
El proceso de rechazo de solicitudes es ms simple que el proceso de
aprobacin por dos razones principales:
Primero, es absoluto, en el sentido de que cualquier empleado o

usuario del sistema que rechace una solicitud provoca su rechazo
definitivo, sin que la solicitud necesite seguir siendo tramitada en el
resto de la jerarqua de empleados o en el departamento de Recursos
Humanos.
Segundo, que no requiere integracin con acciones de personal pues

un rechazo ms bien interrumpe la generacin de una eventual accin
de personal para el empleado si el tipo de solicitud que gener implica
accin de personal.
El proceso de rechazo de solicitudes tambin se puede ejecutar en dos

modalidades: individual y en batch. La opcin de solicitudes de empleado
permite rechazar solicitudes de empleado particulares.
Por otro lado, el proceso para Rechazar solicitudes de empleados es el
siguiente:
seleccione con el highlight el registro que requiere rechazar.
Recursos Humanos
Transacciones 134
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Rechazar que se
encuentra en el men Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla.
Tambin puede consultar las
observaciones del registro seleccionado marcndolo y presionando
el icono
4. Por ultimo presione el botn Rechazar.

Pantalla de Rechazo de Solicitudes de Empleados
Cmo Ingresar Solicitudes de Aprobacin

Bajo Demanda?
Este proceso que se encuentra en el Mantenimiento de Solicitudes de
empleados permite que un usuario del sistema pueda requerir una aprobacin
adicional de otro empleado de la organizacin para una solicitud particular.
O sea que corresponde al que permite, por demanda de algn usuario del
sistema, programar la solicitud de aprobacin por parte de otro empleado que
no estaba originalmente supuesto a aprobar.
El proceso se realiza de la siguiente manera:
1. Ingrese a la opcin de Solicitudes de Empleados y seleccione
la solicitud de empleado que requiere de una aprobacin adicional
con el highlight.
Recursos Humanos
Transacciones 135
2. Una vez seleccionada la solicitud, presione el icono

encuentra en la barra de herramientas.
que se
3. El sistema despliega una pantalla de proceso en la cual se ingresa la

Solicitud: despliega el nmero de la solicitud que requiere la aprobacin de
otro empleado.
Tipo: despliega el tipo de la solicitud que requiere la aprobacin de otro
empleado.
Empleado: despliega el cdigo del empleado de la solicitud que requiere la
aprobacin de otro empleado.
Requerir aprobacin de...: se ingresa el cdigo del empleado cuya
aprobacin requiere la solicitud, puede utilizar la consulta de empleados
haciendo doble click sobre el campo o con la tecla F1.
4. Una vez ingresado el cdigo del empleado del que se requiere
aprobacin para la solicitud, se debe presionar el botn Procesar.
El sistema ejecutar el proceso que programa la aprobacin
adicional de la solicitud por parte del empleado sealado. Si el
proceso se lleva a cabo con xito, el sistema notifica al usuario y
cierra la pantalla o de lo contrario despliega un mensaje de error.
Pantalla de Proceso de Aprobacin de Solicitud Bajo Demanda
Cmo Consultar las Notificaciones Enviadas

por una Solicitud de Empleado?
Con esta opcin el sistema permite manejar las notificaciones adicionales a
otros miembros de la organizacin segn el tipo de solicitud.
Recursos Humanos
Transacciones 136
El procedimiento para consultar el historial de notificacin de empleados es el

que se describe a continuacin:
dentro de la tabla con el highlight la solicitud de empleado que va a
consultar.
2.
Una vez seleccionada la solicitud, presione el icono

que se
encuentra en la barra de herramientas o seleccione la opcin
Notificaciones del men Registro de las opciones de la pantalla.
3. El sistema despliega una pantalla denominada Historial de

notificacin de empleados por solicitud que est formada por
una tabla de datos.
4. Para ingresar un nuevo registro debe presionar el icono
e
ingresar los datos directamente dentro de la tabla. Los datos
desplegados son:
Solicitud: dentro de esta columna no modificable el sistema despliega el
nmero de la solicitud a la que corresponde el registro de notificacin de
empleado.
Empleado: dentro de esta columna modificable el sistema despliega el
cdigo del empleado asignado para notificacin. Es posible consultar la tabla
de consulta de Empleados para seleccionar un nuevo cdigo.
Nombre: dentro de esta columna no modificable el sistema despliega el
nombre del empleado asignado para notificacin.
Fecha / Hora: el sistema despliega la fecha y hora en que se notific al
empleado. Si no hay datos, indica que no se ha hecho la notificacin todava,
ya sea porque la solicitud todava no alcanza el estado o porque se program
despus de la ltima ejecucin del notificador.
Estado: dentro de esta columna modificable el sistema muestra la
descripcin del estado que debe alcanzar la solicitud para que se le notifique al
empleado. La lista de estados disponible se visualiza dentro de la misma
columna.
5. Una vez ingresados los registros nuevos puede salvar la informacin
con el icono
o el icono
Recursos Humanos
Transacciones 137
Pantalla de Consulta de Notificaciones por Empleados por Solicitud
Cmo Consultar los Documentos anexados a

las Solicitudes de Empleados?
Con esta opcin, el personal de Recursos Humanos puede recibir con la
solicitud documentos de cualquier tipo que el empleados haya considerado
como necesarios de anexar a la solicitud.
No todos los registros de solicitudes tienen documentos anexados sino solo en
las que el empleado que la ingreso, o el que la aprob o rechaz haya agregado
alguno. Los registros que cuenten con documentos anexados tienen una marca
en el margen izquierdo del registro, tal como se observa a continuacin:
El procedimiento para consultar los documentos anexados a solicitudes de
dentro de la tabla con el highlight la solicitud de empleado de la
cual va a consultar los documentos.
2. Una vez seleccionada la solicitud, presione el icono
que se
encuentra en la barra de herramientas o seleccione la opcin
Documentos del men de la pantalla.
3. El sistema despliega una pantalla denominada Documentos
Anexados a Solicitud de Empleado donde se visualizan todos
los archivos que se anexaron a la solicitud seleccionada. El sistema
despliega el nombre y el icono asociado en Windows al tipo de
documento de cada solicitud cuyo consecutivo fue ingresado como
parmetro de la pantalla.
Recursos Humanos
Transacciones 138
Despliegue de Archivos
4. Con la opcin Abrir que se encuentra en la parte inferior de la

pantalla, el sistema ejecuta la funcin del Shell de Windows para
abrir el documento seleccionado con la aplicacin asociada para tal
efecto al tipo de documento en el sistema operativo. Para esto,
genera una copia local del documento en el directorio temporal del
sistema operativo, con el mismo nombre del documento. Si ya
existe, pregunta al usuario si reemplaza el existente antes de
sobrescribirlo. Si el usuario responde que s, lo reemplaza y lo abre,
si no, abre el que est en disco.
5. Con la opcin Guardar el sistema abre la pantalla estndar de
Windows para guardar documentos para que el usuario indique la
ruta y nombre de la copia del archivo a guardar. Luego guarda una
copia del documento en la mquina local en la ubicacin y con el
nombre que el usuario seal.
LIQUIDACIONES DE EMPLEADOS
Esta opcin incorpora al mdulo de Recursos Humanos la posibilidad de
definicin, clculo y registro de liquidaciones de empleados generando
acciones de personal, documentos de pago y contabilizacin de las
transacciones realizadas.
El sistema permite generar liquidaciones anuales con las cuales el empleado
no cambia su estado y se mantiene activo, pero se obtiene el resultado anual
para el pago de liquidacin a dicho empleado. Esta funcionalidad es til para
empresas que tengan como poltica dar el pago de liquidacin anualmente por
lo que necesitan calcular el pago de cada empleado aunque estos no dejen de
laborar para la empresa.
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 139
Pantalla Principal de Liquidacin de Empleados
INGRESO DE DATOS
Para agregar una nueva liquidacin de empleado se debe dar click sobre el
icono
o la opcin Nuevo del men Registro de las opciones de la pantalla.
El sistema desplegar una ventana llamada Liquidacin de Empleados donde
se debe ingresar la siguiente informacin:
Liquidacin: corresponde al identificador numrico nico para cada una de
las liquidaciones registradas es generado por el sistema y est ligado con los
parmetros globales definidos. No es modificable.
Moneda: cdigo del tipo de moneda que se utilizar para realizar el clculo
de la liquidacin al empleado. Se puede consultar la tabla Monedas con la
tecla F1.
Empleado: cdigo y nombre del empleado a liquidar. Se puede consultar la
tabla de datos Empleados con la tecla F1.
Estado: indicador del estado en que se encuentra la liquidacin y es
desplegado por el sistema automticamente. Los siguientes son los estados
que pueden ser desplegados:
Planeada: primer estado de la liquidacin al agregar el registro.
Calculada: cuando se han calculado los montos de la liquidacin.
Modificada: cuando se hizo alguna modificacin sobre la
liquidacin calculada que obliga a un reclculo posterior.
Recursos Humanos
Transacciones 140
Aprobada: cuando se han aprobado los montos de la liquidacin

calculada.
Aplicada: cuando se ha aplicado la accin de personal y el estado
del empleado se ha modificado, la contabilidad si hay integracin
con el mdulo de Contabilidad General.
Pagada: cuando despus de aplicada el pago de la liquidacin ya ha
sido generado e impreso.
En la parte inferior de la ventana existen una serie de carpetas denominadas:
Empleado, Salida, Accin, Pago, Contratos, Detalle, Aportes,
Resumen y Auditoria.
Nota Importante:
Si requiere consultar antes los registros de la tabla,

debe ingresar el rango de fechas en las cuales se encuentra el registro. Para
esto debe ingresar la Fecha Inicial y Fecha Final dentro de las casillas que
se encuentran en la parte superior de la ventana principal de Liquidacin de
Empleados.
correspondiente, tambin puede oprimir la tecla que identifica la letra
Empleado
Los datos que se presentan dentro de esta casilla son de consulta y presenta los
datos generales del empleado seleccionado para liquidacin. Estos datos son
los mismos que los desplegados dentro de las pantallas del mantenimiento de
empleados dentro del men principal.
Recursos Humanos
Transacciones 141
Carpeta Empleado de Liquidacin de Empleados
En esta carpeta se presenta la siguiente informacin:

Fecha de Ingreso: fecha de ingreso del empleado a la empresa. Esta casilla
es de consulta y no es modificable.
Estado: cdigo y descripcin del estado actual del empleado. Esta casilla es
de consulta y no es modificable.
Centro de Costo: cdigo y nombre del centro de costo asociado al
empleado. Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Departamento: cdigo y nombre del departamento asociado al empleado.
Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Puesto: cdigo y descripcin del puesto al que pertenece el empleado
seleccionado. Esta casilla es de consulta y no es modificable.
Plaza: plaza asociada al empleado.
modificable.
Esta casilla es de consulta y no es
Salida
Dentro de esta carpeta se encuentra informacin referente a la salida del
empleado de la empresa.
Recursos Humanos
Transacciones 142
Carpeta Salida de Liquidacin de Empleados
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente informacin:

ltima accin aplicada rige desde: fecha en la cual se aplic la ltima
accin de personal al empleado por liquidar. Esto pues la fecha de liquidacin
del empleado no puede ser anterior.
Fecha de Salida: campo modificable que corresponde a la fecha de salida
del empleado. La fecha que se indique ser la fecha en que comienza a regir la
accin de personal de fin de contrato asociada a la liquidacin. El sistema por
omisin sugiere la fecha del da en que se registra la liquidacin.
Este campo no se habilita cuando la accin de personal que se indique en la
carpeta Accin es tipo Otros, pues no es una salida del empleado sino una
liquidacin de rutina.
Ntese que la fecha de salida ser vlida siempre que no existan acciones de
personal aplicadas para el empleado con fecha rige igual o posterior a la
fecha de salida
En este caso el sistema enviar un mensaje advirtiendo que la liquidacin no
se puede aplicar al empleado seleccionado porque existen acciones de personal
pendientes o porque la fecha de salida indicada es anterior a la fecha de
ingreso del empleado.
Los mensajes desplegados en estos casos son los siguientes:
Recursos Humanos
Transacciones 143
Mensajes de Advertencia
En caso de que sean acciones las acciones en estado No Aprobadas con fechas
posteriores, o una terminacin de contrato anterior, a la fecha de salida que se
est indicando el sistema consulta si desea eliminarlas de una vez o si desea
conservarlas para cambiar la fecha de salida o no guardar el registro de
liquidacin.
La advertencia y consulta que se despliega es la siguiente:
Mensajes de Advertencia y Consulta
Cerrar contratos activos del empleado: es un check box que indica si el

proceso de liquidacin deber cerrar o inactivar los contratos activos del
empleado.
Una vez que el registro se graba por primera vez, si la casilla est marcada, el
sistema validar la existencia de contratos activos con el empleado que se va a
liquidar, asimismo suceder en actualizaciones posteriores. En el caso de no
existir contratos el sistema indicar al usuario esta situacin por lo que tendr
que quitar la marca del check box para que se inhabilite la carpeta de
Contratos de esta misma pantalla y proseguir con el proceso de liquidacin.
Observaciones: dentro de este campo se pueden agregar notas adicionales
relacionadas con la salida y liquidacin del empleado. Generalmente se
utilizara para registrar las causas del egreso del empleado.
Accin
La carpeta resume informacin propia de la accin de personal que se generar
con el proceso de liquidacin del empleado la cual puede ser de dos tipos: fin
de contratacin u otros. Se habilita cuando el cdigo de empleado se ha
validado positivamente.
Recursos Humanos
Transacciones 144
Carpeta Accin de Liquidacin de Empleados
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente informacin:

Nmero de Accin: nmero de la accin de personal a generar. El campo
inicialmente sugiere el nmero que se guarda en los parmetros del mdulo
como prxima accin de personal. Este dato no es modificable.
Fecha de Accin: fecha de creacin de la accin de personal. Por omisin
se sugiere la fecha rige de la accin y que es la misma fecha de salida, aunque
este dato es modificable.
Fecha Rige: fecha en que comienza a regir la accin de personal. Equivale a
la fecha de salida del empleado indicada en la carpeta Salida la cual es
modificable solo en el caso que el tipo de accin es de fin de contrato, para el
caso de que sea de tipo Otros esta casilla no aplica y permanece inactiva.
Cada vez que la fecha de salida cambie, se actualiza la casilla Fecha Rige para
asegurar consistencia en las fechas y viceversa, tambin se actualiza el campo
de Hasta de la carpeta Resumen.
Tipo de Accin: cdigo y descripcin del tipo de accin de personal a
utilizar para la generacin de la liquidacin. Inicialmente se sugiere el valor
configurado en los parmetros del mdulo, pero el campo puede modificarse
por el tipo de accin que requiera el usuario. Existen dos situaciones que
deben ser consideradas:
Recursos Humanos
Cuando el empleado deja de laborar en la empresa: para las

liquidaciones que son generadas porque el empleado deja de laborar para
la empresa el tipo de accin debe ser de tipo predefinido Terminacin de
Contrato. Esto har que cuando se aplique dicha liquidacin el
empleado cambia su estado a Inactivo (o el tipo de estado por omisin
Transacciones 145
definido en los parmetros globales para las liquidaciones). Se activan

las casillas fecha de salida y se actualiza el estado del empleado.
Cuando el empleado continuar laborando en la empresa: para las

liquidaciones que son generadas para el pago de prestaciones al
empleado, pero el mismo continuar laborando para la empresa. El tipo
de accin debe ser de tipo predefinido Otros. Este tipo de accin no
requiere que se cambie el estado del empleado, por lo que al guardar la
liquidacin no se solicita que se indique un estado para el empleado.
En estos dos casos el procesamiento del registro de liquidacin se ejecuta de la
misma manera solo que la accin de personal generada es diferente para cada
situacin.
Cuando se cambia el tipo de accin se despliega un mensaje para confirmar el
cambio en las notas de la accin tal y como existe en la ventana de captura de
acciones de personal. En caso de ser confirmado despliega en el campo de
anotaciones las notas asociadas al tipo de accin de personal.
El sistema verifica si el tipo de accin tiene un estado de empleado
predefinido y si es as, lo compara con el estado de empleado que tiene
grabado el registro. No deben ser iguales ni
Estado del Empleado corresponde al estado de empleado que se le
asignara una vez que la liquidacin sea aplicada. Inicialmente el campo
sugiere el estado de empleado por omisin que est configurado en los
parmetros del mdulo, pero no se restringe su edicin si el fin de la accin es
de fin de contrato. Si es de tipo Otros el campo se bloquea y se queda con el
estado actual del empleado.
El estado indicado deber ser siempre un estado de empleado inactivo para
las acciones de fin de contrato. Se puede consultar la tabla de consulta,
presionando la tecla F1 o haciendo doble click en la casilla, la cual presenta
slo los estados de empleado inactivos registrados en el sistema.
Adicionalmente debe considerar que al seleccionar el tipo de accin que se va
a crear el sistema verifica si este tiene un estado de empleado por omisin
asociado (se define en el tipo de accin de personal) y si ste es obligatorio
(no se puede cambiar). Una vez verificadas estas condiciones se debe
considerar lo siguiente:
Recursos Humanos
Si tiene estado de empleado por omisin asociado y no es obligatorio,

si no hay nada en el campo de estado de empleado, lo actualiza con el
estado por omisin del tipo de accin de personal. Si hay un estado en
el campo de estado de empleado, pregunta al usuario si quiere
cambiarlo por el estado por omisin del tipo de accin
Si tiene estado por omisin y es obligatorio, sobrescribe el estado de

empleado que haya y deshabilita el campo, para forzar a que la accin
de personal de la liquidacin sea generada con el estado de empleado
obligatorio que tiene definido el tipo de accin de personal.
Transacciones 146
Nmina: corresponde al estado de empleado que se le asignara una vez que

la liquidacin sea aplicada. Si no se desea cambiar al empleado de nmina,
esta casilla puede quedar vaca.
Notas: notas adicionales acerca de la accin de personal que se grabarn en el
registro de la accin. El sistema agregar en las notas indicadas una referencia
a la liquidacin a la que est asociada.
Pago
Dentro de esta carpeta se registra la especificacin de las condiciones del pago
de la liquidacin al empleado. Se habilita hasta cuando se ha validado
positivamente el cdigo del empleado suministrado.
Carpeta Pago de Liquidacin de Empleados
Dentro de esta carpeta se despliegan las siguientes casillas:

Forma de Pago: modo en el que se le pagara la liquidacin al empleado
que puede ser cheque, efectivo o transferencia de forma similar a como existe
en el mantenimiento de empleados. El valor por omisin ser cheque.
Documento de Pago: campo no modificable de despliegue del nmero de
cheque o transferencia generado por la liquidacin si al empleado se le cancela
por alguna de estas formas.
El proceso de generacin de pagos desplegar un dilogo que sugiere el
consecutivo de cheque o transferencia correspondiente a la cuenta bancaria si
el mdulo de Control Bancario est instalado. Posterior al proceso este
campo indica el nmero de cheque que se utiliz o el nmero de transferencia
electrnica que se realiz.
Recursos Humanos
Transacciones 147
Fecha para retirar pago: fecha de referencia que indica el da a partir del
que el empleado podr retirar su pago de liquidacin.
Subtipo: bajo esta casilla se define el subtipo de documento con el cual se
generar el pago al empleado en el caso que el pago se realice por medio de un
cheque o una transferencia electrnica. Este campo se habilita slo en el caso
que al empleado se le cancele la liquidacin con cheque o transferencia.
Un subtipo de documento es un identificador denominado subtipo de
documento que determina el fin del mismo. Esta casilla est relacionada con
el parmetro global que se define en la carpeta Liquidaciones en la pgina
16.
Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria para la generacin del
documento y debe utilizar la misma moneda que la asignada en la casilla
Moneda para pagar al empleado la liquidacin.
Entidad Financiera: cdigo y descripcin de la entidad financiera a la que
pertenece la cuenta bancaria seleccionada. Es un campo de referencia no
modificable y es actualizado por el sistema en caso que Control Bancario
est instalado.
Contratos
Esta carpeta resume la informacin de los contratos del empleado aun activos
que se pueden deshabilitar por la liquidacin. Se habilitar slo si en la
carpeta Salida se indic al guardar el registro que la liquidacin cierra los
contratos activos del empleado, de lo contrario no es posible accederla.
A continuacin se presenta la pantalla que despliega la carpeta:
Carpeta Contratos de Liquidacin de Empleados

Recursos Humanos
Transacciones 148
La tabla que la forma despliega una fila por cada uno de los contratos activos
cuyo estado puede cambiar por la liquidacin del empleado.
Dentro de la carpeta se presenta la siguiente informacin dentro de la tabla
desplegada:
Tipo del contrato: cdigo del tipo de contrato.
Descripcin: descripcin del tipo de contrato.
Fecha de Inicio: fecha en que comenz a regir el contrato del empleado.
Fecha de Finalizacin: fecha de vencimiento del contrato. Esta ser la
nica columna modificable de la tabla que permitir al usuario actualizar las
fechas de vencimiento de los contratos cuyo estado va a cambiar.
En la parte superior de la tabla de datos se encuentran dos iconos adicionales a
las opciones estndar de detalle de contratos:
Marcar/Desmarcar
Propagar fecha de salida

: indica la fecha de salida indicada en
la carpeta Salida a todos los contratos marcados.
: para seleccionar cuales contratos inactivar.
Detalle
Esta carpeta despliega el detalle de los conceptos a considerar dentro del
clculo de la liquidacin del empleado. Slo se podrn indicar conceptos para
liquidacin previamente definidos en Control de Nmina u otros que sean
ingresados directamente dentro de la tabla de la carpeta cuyo cdigo no existe
en el mdulo de Control de Nmina.
Si el usuario requiere agregar un concepto que no existe en la base de datos,
basta con agregar un nuevo registro e indicar los campos necesarios, donde se
indicara como aplicar para el empleado el Total Calculado que indique el
usuario.
Recursos Humanos
Transacciones 149
Carpeta Detalle de Liquidacin de Empleados
La carpeta se activa tan pronto el registro de liquidacin sea grabado por

primera vez. Consta de una tabla de datos modificable en donde el usuario
indicar cules conceptos son los que se le pagarn al empleado por su
liquidacin y que deben ser calculados en el proceso.
La tabla tiene las siguientes columnas:
Lnea: consecutivo que indica la posicin del concepto en el detalle de la
liquidacin. Es una columna no modificable.
Concepto: casilla modificable que presenta el cdigo del concepto. Si el
concepto ya existe en Control de Nmina se puede utilizar la tabla de ayuda
con la tecla F1 en la que desplegarn los conceptos que deban ser aplicados al
empleado en la liquidacin.
Descripcin: dentro de esta columna se presenta la descripcin del concepto
para liquidacin. Modificable en el caso de no ser conceptos definidos en
Control de Nmina.
Tipo: tipo del concepto, slo pueden indicarse aqu conceptos de los tipos
beneficio, deduccin, aporte o base para liquidacin. Modificable en el caso
de no ser conceptos definidos en Control de Nmina.
Secuencia: esta columna es modificable y presenta el identificador de la
posicin del concepto en el detalle impreso de la liquidacin del empleado.
Cantidad: espacio numrico utilizable en el clculo del concepto en el caso
que la frmula del mismo utilice la variable Cantidad. Modificable en caso de
ser un concepto de Control de Nmina.
Recursos Humanos
Transacciones 150
Monto: espacio numrico utilizable en el clculo del concepto en el caso que

la frmula del mismo utilice la variable Monto. Modificable en caso de ser un
concepto de Control de Nmina.
Total Calculado: monto calculado expresado en la moneda de la
liquidacin. La columna presenta celdas modificables slo para conceptos que
no se hayan registrado en Control de Nmina y sean construidos dentro de la
tabla.
Centro de Costo: centro de costo de la cuenta contable para generar el
asiento del concepto en caso de integracin contable. La celda de la columna
es modificable en caso de no ser un concepto de Control de Nmina.
Cuenta Contable: cuenta contable para generar la lnea de asiento del
concepto en caso de integracin con contabilidad. Modificable en caso de no
ser concepto de Control de Nmina y el sistema no permitir grabar un
aporte si ste no tiene definida una cuenta contable y un centro de costo para
registrar el movimiento contable.
Si el sistema no carga conceptos liquidables de Control de Nmina porque
no fueron asociados al empleado en cuestin, el usuario deber ingresar
dentro de la tabla por lo menos un concepto para liquidar de lo contrario el
sistema no permitir continuar con el proceso.
En la parte superior de la tabla de datos se encuentra un icono adicional a las
opciones estndar de detalle de conceptos, el cual se llama Reorganizar
Secuencia
y se utiliza para reorganizar la secuencia de orden para mostrar
los conceptos en el reporte impreso de liquidacin.
Aportes
Esta carpeta resume la informacin de los aportes liquidables que el empleado
tenga pendientes de pago al momento de calcular su liquidacin final que
hayan sido registrados en el mdulo de Control de Nmina y que no tienen
cheques generados o cheques impresos. Si el mdulo de Control de Nmina
no est instalado, la carpeta no se visualiza.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:
Recursos Humanos
Transacciones 151
Carpeta Aportes de Liquidacin de Empleados
La carpeta tiene nicamente una tabla de datos modificable que despliega los
datos de los aportes pendientes de liquidacin que el empleado tiene y que el
usuario ha seleccionado en la opcin de carga que se encuentra en la barra de
herramientas de la carpeta.
Para cargar deben crearse los registros
correspondientes en liquidacin de aportes de Control de Nmina.
La tabla tiene las siguientes columnas:
Concepto: presenta el cdigo del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Descripcin: presenta la descripcin del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Fecha de liquidacin: fecha del registro de liquidacin del aporte en
Control de Nmina. Casilla no modificable.
Moneda: cdigo de la moneda en la que se calcul el aporte. Casilla no
modificable.
Acumulado: monto total calculado como la suma de los aportes encontrados
para el empleado hasta la fecha de acumulacin desde la ltima liquidacin del
aporte, representado en la moneda indicada. Casilla no modificable.
A Pagar: monto expresado en la moneda indicada que representa el
acumulado calculado modificado desde la funcionalidad de liquidacin de
aportes de Control de Nmina.
Tipo de Cambio: tipo de cambio de la moneda indicada a la moneda local
para conversin de montos. El sistema sugiere el tipo de cambio vigente en
Administracin del Sistema para la moneda a la fecha en que se genera la
liquidacin pero la columna es modificable por si el usuario requiere cambiar
Recursos Humanos
Transacciones 152
el valor en cuya situacin se actualiza el monto desplegado en la columna

Total.
Total: equivalente al monto a pagar del aporte expresado en la moneda local
de la empresa utilizando el tipo de cambio sealado en el prrafo anterior.
Resumen
Esta carpeta contiene campos de despliegue de informacin final acerca de la
liquidacin.
Carpeta Resumen de Liquidacin de Empleados
Se activa tan pronto el registro de liquidacin sea grabado por primera vez y
contiene los siguientes campos:
Perodo Laborado: contiene las casillas Desde y Hasta que corresponden
a la fecha inicial y final del perodo.
Desde: campo no modificable con la fecha inicial del perodo laborado

por el empleado. Equivale a la fecha de ingreso del empleado.
Hasta: campo no modificable con la fecha final del perodo laborado por
el empleado. Equivale a la fecha de salida del registro de liquidacin.
Tiempo laborado: campo no modificable con el nmero de das en total que

el empleado labor en la empresa segn la fecha de ingreso que el sistema
tiene registrado y la fecha de salida que se defini para la liquidacin.
Tambin equivale a la diferencia entre la fecha final y la fecha inicial.
Detalle de liquidacin: es una tabla no modificable que despliega un
sumario de los montos involucrados en la liquidacin del empleado. Presenta
la siguiente informacin:
Recursos Humanos
Transacciones 153
Beneficios: monto total por beneficios expresado en la moneda de la

liquidacin.
Aportes: monto total por aportes pendientes de liquidacin expresado en

la moneda de la liquidacin.
SubTotal: suma de los totales por beneficios y aportes expresado en la

moneda de la liquidacin.
Deducciones: monto total por deducciones expresado en la moneda de

la liquidacin.
Total: monto final a pagar al empleado por su liquidacin, expresado en

la moneda de la liquidacin.
Para que la informacin se actualice dentro de la tabla, es

necesario que sea calculada la liquidacin.
Para realizar esta operacin, se puede consultar Cmo Calcular la
Liquidacin del Empleado? en la pgina 161.
Auditoria
Esta carpeta de auditoria contiene la informacin del usuario que realiz la
ltima modificacin al registro de la liquidacin y del que ejecut el proceso
de liquidacin final del empleado.
Esta carpeta se habilita tan pronto el registro de liquidacin sea grabado por
primera vez.
Carpeta Auditoria de Liquidacin de Empleados
Recursos Humanos
Transacciones 154
Botn Funcin
Descripcin
Imprimir
Liquidacin
Con este icono se imprime la liquidacin del empleado seleccionada dentro de la

tabla de datos.
Se habilita cuando la liquidacin es salvada por primera vez. Esta misma opcin
existe en la pantalla principal de Liquidacin de Empleados
Emitir Pagos
Con esa opcin el usuario puede emitir los pagos de las liquidaciones de empleados
pendientes de pago. La emisin de pagos se realiza una vez que la liquidacin ha
sido aplicada.
El sistema despliega la ventana Emisin de Pagos por Liquidacin y da
oportunidad al usuario de emitir los pagos por medio de cheque, transferencia
electrnica de fondos o efectivo, segn el tipo de pago escogido para la liquidacin
del empleado.
Ver Asiento
Contable
Por medio de este icono (

) el usuario puede consultar el asiento contable ligado
al registro de liquidacin del empleado que haya escogido dentro de la tabla. Para
visualizar el asiento de una liquidacin de un empleado seleccione el rango de
fechas dentro del cual se encuentra el registro que se requiere consultar.
Para esto debe ingresar la Fechas Inicial y Final en la parte superior de la
ventana de Liquidacin de Empleados. Luego presione el icono
para que se
actualicen los datos de la tabla y seleccione el registro a consultar con el highlight.
Una vez seleccionado el registro presione el icono
y el sistema desplegar la
pantalla Diario de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
registrado para el registro de liquidacin en cuestin.
Recursos Humanos
Calcular
Liquidacin
Con este icono se ejecuta el proceso de clculo de la liquidacin del empleado. Se

habilita cuando el registro es grabado por primera vez y ya existan conceptos
ligados a la liquidacin. Podr ser ejecutado mientras la liquidacin est planeada
o modificada.
No podr ser ejecutado cuando est calculada, aprobada, aplicada o anulada, casos
en que se inhabilita la opcin, a excepcin de la pantalla principal de liquidaciones
de empleados donde aparece habilitada en todo momento.
Aprobar
Liquidacin
Aprueba los resultados del clculo de la liquidacin. La accin de personal

asociada se deja aun en estado No Aprobada para evitar que su estado pueda ser
cambiado desde el mantenimiento de acciones de personal o por el proceso de
aplicacin de acciones.
El icono se habilita cuando la liquidacin se encuentra Calculada.
Desaprobar
Liquidacin
Reversa la operacin de Aprobacin de la Liquidacin del empleado en el

caso de que el usuario requiera realizar modificaciones a los montos calculados por
el sistema y volver a aprobar, luego de las modificaciones, la liquidacin del
empleado.
Esta funcin deja la liquidacin de nuevo en estado Calculada. El icono se habilita
cuando la liquidacin est Aprobada.
Aplicar
Liquidacin
Con este icono se aplica la liquidacin. La accin de personal es aprobada y

aplicada y el proceso genera las transacciones contables cuando hay integracin y
cierra los contratos del empleado de acuerdo con la configuracin indicada.
Este icono se habilita cuando la liquidacin ha sido aprobada y permanece
Transacciones 155
inhabilitado en el resto de los estados de la liquidacin.

Marcar/Desmar
car
Este icono selecciona los contratos a cerrar, indicando que sern a los que se le
cambie el estado al aplicar la liquidacin, o elimina la seleccin si la fila est
seleccionada.
Propagar Fecha
Propaga la fecha de salida del empleado definida en la carpeta Salida en la

columna fecha de finalizacin de los contratos seleccionados para cambiar de
estado. Con esto las fechas de finalizacin de los contratos cerrados quedan
consistentes con la fecha de salida del empleado.
Reorganizar
Secuencia
Organiza la posicin de los conceptos en el detalle impreso de la liquidacin del

empleado, sobre todo en el caso que los conceptos no hayan sido definidos desde el
mdulo de Control de Nmina.
Para realizar esta operacin solamente debe presionar el botn para que se organice
la secuencia de los conceptos.
Cargar
Conceptos
La opcin despliega una tabla no modificable con el detalle de los registros de

aportes del empleado pendientes de liquidar que no tienen cheques generados ni
cheques impresos. En esta tabla el usuario podr seleccionar los aportes que
considerar la liquidacin del empleado
Ver Detalle
La opcin desplegar al usuario la misma tabla de detalle del concepto que se

despliega en la opcin detalle de la pantalla de creacin - modificacin de
liquidacin de aportes de Control de Nmina, en donde el usuario puede
consultar el detalle de las nminas en las que se calcul el aporte entre las fechas
que se consideran.
Seleccionar
Liquidacin
Selecciona el registro de liquidacin para que se genere el documento de pago en el

prximo proceso de generacin. Para seleccionar un registro para liquidacin
dentro de la ventana Emisin de Pagos por Liquidacin debe seleccionar un
registro de la tabla con el highlight y luego presionar el icono el icono
que
selecciona el registro para liquidacin. La fila que lo contiene aparecer marcada
con un check ( ). Slo se pueden seleccionar a la vez registros con la misma
forma de pago, cuenta bancaria, moneda y subtipo de documento de pago.
Deseleccionar
Liquidacin
Elimina la seleccin de la liquidacin en el caso de que haya sido marcada. Para

desmarcar un registro dentro de la ventana Emisin de Pagos por Liquidacin
debe seleccionar un registro de la tabla con el highlight y luego presione el icono
que desmarca el registro seleccionado para liquidacin. La marca que la fila
presentaba (
Generar
Documentos
Recursos Humanos
) desaparecer.
Con este icono es posible generar los documentos de las liquidaciones que hayan
sido seleccionadas con una marca (
).
Imprimir
Documentos
Imprime los cheques de las liquidaciones con pago por cheque que estn generadas
y cuyo pago no se haya impreso. Mientras hayan liquidaciones con pago por
cheque pendientes de impresin no se pueden generar pagos de otras liquidaciones.
Anular
Documentos
Anula los documentos de cheques que hayan sigo generados anteriormente y se

encuentren seleccionados. Este icono se habilita nicamente cuando el registro
tiene forma de pago Cheque y se encuentra en estado Pagada.
Transacciones 156
Cmo Seleccionar Contratos para Inactivar o
Cerrar?
El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente:
1. Dentro de la carpeta Contratos de Liquidacin de Empleados
se despliega una tabla de datos.
2. Site el cursor sobre la fila que contenga el contrato y mrquelo con
el highlight.
para marcar el contrato al que requiere que la
fecha de finalizacin sea la misma de la fecha de salida.
La fila marcada se presentar de la siguiente manera:
Fila marcada para propagacin de fecha de salida
Cmo Propagar la Fecha de Salida en los

Contratos del Empleado?
1. Dentro de la carpeta Contratos de Liquidacin de Empleados
se despliega una tabla de datos.
para que se propague la fecha de salida del
empleado en la fecha de finalizacin que se presenta en la tabla de
datos. Esto quiere decir que el proceso asigna la fecha de salida
(segn la liquidacin) como fecha de finalizacin para aquellos
contratos activos cuya fecha de finalizacin original sea mayor a la
fecha en la cual se define liquidar al empleado.
3. Si no existe al menos un contrato despliega un mensaje indicando
que no hay contratos seleccionados para cambiar de estado. En Este
caso ser necesario eliminar la marca de la casilla Cerrar
contratos activos del empleado que se encuentra en la carpeta
Salida del mantenimiento de liquidaciones.
Cmo Cargar los Aportes del Empleado?

El procedimiento para cargar los aportes que estn pendientes de pago a un
empleado que se aplique la liquidacin es el siguiente:
1. Crear los registros de liquidacin de aporte en Control de
Nmina sin generar cheques para el empleado.
Recursos Humanos
Transacciones 157
2. Dentro de la carpeta denominada Aportes en Liquidacin de

Empleados presione el icono
el sistema desplegar una
pantalla denominada Carga de Aportes Pendientes donde la
informacin se presenta en forma de columnas.
Pantalla de Carga de Aportes Pendientes
3. Dentro de esta tabla se desplegarn aquellos aportes que estn

pendientes de generar y no hayan sido impresos los cheques.
4. La tabla para la carga de aportes pendientes de liquidacin para el
empleado presenta la siguiente informacin:
Concepto: cdigo del aporte liquidable.
Descripcin: descripcin del aporte liquidable.
Moneda: cdigo de la moneda en que se expresan los montos del clculo del
aporte.
Fecha de Liquidacin: fecha del registro de liquidacin de aporte.
Total Calculado: total calculado del acumulado del aporte para el empleado.
Total Modificado: total que se dej finalmente en el registro de liquidacin
del aporte en Control de Nmina. El clculo de la liquidacin considerar
este monto.
Dentro de la barra de iconos se presentan dos funciones particulares:
Seleccionar Aporte y No Seleccionar Aporte.
Liquidar Aportes
Selecciona los aportes seleccionados para que se consideren en la liquidacin
del empleado.
Recursos Humanos
Transacciones 158
No Liquidar Aportes
Elimina la seleccin de los aportes seleccionados de modo que no se
consideren en la liquidacin del empleado.
5. Si requiere incluir un aporte en la liquidacin del empleado, debe
marcarlo dentro de la tabla con el highlight y luego presionar el
icono .
El sistema marcar la fila que contenga el registro de la siguiente manera:
Aporte incluido en Liquidacin del Empleado
6. Si un aporte est marcado para ser liquidado y se requiere que no

sea tomado en cuenta marque la fila que lo contiene con el highlight
y presione el icono
. El sistema eliminar la marca del registro.
7. Una vez que se han marcado los aportes que sern considerados
dentro de la liquidacin del empleado, presione el icono
o el
icono
. Al salvar la informacin de la tabla las filas que fueron
excluidas para la liquidacin no tendrn ninguna marca y las que
sean incluidas estarn marcadas con el smbolo
8. Al regresar a la pantalla de mantenimiento de liquidaciones dentro

de la carpeta Aportes se presentarn las lneas de los registros que
fueron incluidos dentro de la tabla Carga de Aportes
Pendientes.
9. Con la opcin de borrar ( ) de la tabla de datos se pueden eliminar
conceptos seleccionados de modo que no se consideren en el
proceso de liquidacin.
10. Si requiere un mayor detalle de cada aporte especfico dentro de la
carpeta Aportes de Liquidacin de Empleados puede escoger
la fila que contenga el aporte de inters y marcarlo con el highlight
luego presione el icono
para consultar el detalle. El sistema
desplegar una pantalla denominada Detalle de Liquidacin.
Recursos Humanos
Transacciones 159
Pantalla de Detalle de la Liquidacin
11. Dentro de esta pantalla se despliegan las casillas Concepto, Fecha,

Moneda y Empleado donde el usuario puede consultar las
caractersticas de la liquidacin escogida.
12. En la parte inferior de la ventana se presenta una tabla de datos en la
cual se consulta la siguiente informacin en forma de columnas:
Nmina, Nmero de Nmina, Centro de Costo, Cantidad, Monto y
Total.
13. En la parte inferior de la pantalla Detalle de la Liquidacin,
aparece un botn denominada Imprimir que imprime la
informacin que se presenta dentro de la tabla de datos.
Los registros que aparecen en esta tabla son todas aquellas veces
que fue calculado el concepto en cuestin para cualquier nmina en
la cual se haya aplicado el aporte al empleado dentro del perodo
acumulado.
14. La casilla Total muestra la suma de todos los conceptos que sern
considerados para la generacin del cheque para la liquidacin.
Recursos Humanos
Transacciones 160
Cmo Calcular la Liquidacin del Empleado?

Para realizar el clculo de una liquidacin siga el procedimiento que se
muestra a continuacin:
1. Dentro de la pantalla de creacin - modificacin de liquidaciones de
empleados, una vez que se han ingresado todos los datos referentes
a la liquidacin, presione el icono
(este icono se activa apenas
los datos generales del empleado son salvados la primera vez y ya
existan conceptos ligados a la liquidacin). Tambin est la opcin
del men.
2. El sistema actualizar los montos de los aportes y conceptos por
liquidar al empleado. Una vez que se ha ejecutado esta operacin, si
no existe ningn problema, el sistema enviar un mensaje en el que
anuncia que el proceso termin correctamente.
3. La carpeta Resumen presentar los resultados del proceso de
clculo desglosando los montos en beneficios, aportes y
deducciones que se aplican al empleado.
4. Si el usuario requiere realizar alguna modificacin a los montos de
los aportes calculados o ingresar algn concepto dentro de la
liquidacin, puede realizar las modificaciones y luego volver a
presionar el icono
.
5. Cuando el sistema tiene activo este icono la liquidacin se encuentra
en estado Planeada o Modificada.
Dentro de la seccin Aplicacin de la Liquidacin de Empleados
en la pgina 311 se puede consultar un ejemplo numrico del
clculo de una liquidacin de un empleado especfico.
Cmo Aprobar la Liquidacin del Empleado?

El procedimiento para aprobar una liquidacin es el que describe a
continuacin:
1. Dentro de la pantalla de Creacin - Modificacin para Liquidacin
de Empleados ingrese los datos de la liquidacin.
2. Calcule la liquidacin del empleado por medio del icono
. Si
necesita realizar modificaciones, ingrselas y luego refresque los
datos por medio del icono
. En este punto la liquidacin se
encuentra en estado Calculada o Modificada.
3. Para aprobar presione el icono
. Al correr el proceso de
aprobacin el sistema desactiva el icono
y la liquidacin queda
en estado Aprobada. Tambin hay opcin de men.
Recursos Humanos
Transacciones 161
Si no existe ningn problema en la configuracin de la liquidacin,

el sistema enva un mensaje avisando al usuario que el proceso se
realiz correctamente.
4. La accin existe desde que se crea el registro de liquidacin. La
accin de personal sigue con estado No Aprobada con el fin de
evitar que su estado pueda ser cambiado desde el mantenimiento de
acciones de personal o por el proceso de aplicacin de acciones.
Por quedar la accin en estado no aprobada el proceso de

aplicacin de acciones no podr contemplarla al ser
ejecutado.
5. Cuando se aprueba la liquidacin el sistema bloquea la edicin de
cualquier registro. Se habilita cuando la liquidacin est en estado
Calculada y permanece inhabilitada en el resto de los estados.
6. Si el usuario requiere volver a realizar un clculo o realizar
modificaciones a la liquidacin puede utilizar el icono
con el
que se revierte la aprobacin. Al presionar este icono el sistema
habilitar las casillas para modificaciones antes de volver a aplicar
la aprobacin y devolver el registro a estado Calculada.
En este caso el sistema tambin enva un mensaje de confirmacin
del proceso.
Cuando se realizan modificaciones que provocan cambios en el
monto por liquidar al empleado, el registro cambiar su estado a
Modificada y se activar otra vez el icono
para poder
recalcular.
7. Luego de realizar modificaciones para aprobar nuevamente el
registro se vuelve a presionar el icono
. Al finalizar esta
operacin el estado de la liquidacin es Aprobada.
Dentro de la seccin Aplicacin de la Liquidacin de Empleados
en la pgina 311 se puede consultar un ejemplo numrico de la
aprobacin de la liquidacin de un empleado especfico y los
movimientos contables que implica.
Cmo Ejecutar la Liquidacin del Empleado?

1. Esta operacin se ejecuta dentro de la pantalla de Liquidacin de
Empleados por medio del icono de aplicar liquidacin
, este
proceso de aplicacin se da para aquellos registro cuyo estado este
Aprobada.
Recursos Humanos
Transacciones 162
2. Con esta operacin el sistema despliega una pantalla denominada

Liquidacin del Empleado en donde se presentan las siguientes
casillas:
Al activar el check de
, el
sistema habilita busca si el empleado se encuentra incluido en nminas
que se encuentren en estado Inicializada, Modificada o Calculada y lo
excluye de las mismas, asumiendo que el usuario est indicando que ya
el empleado no recibir pago alguno por motivo de planilla.
, se aplicara la
liquidacin pero adicionalmente se creara una nueva accin de
contratacin para el empleado quien continuara laborando para la
empresa, el sistema habilita las siguientes casillas:
Fecha de Accin: fecha de accin del nuevo ingreso del
empleado a la empresa.
Fecha Rige: fecha en que regir la accin del nuevo ingreso
del empleado a la empresa, debe ser una fecha posterior a la
fecha de salida del empleado.
Si la cantidad de das entre la fecha de salida y la nueva fecha
de ingreso es menor o igual a la cantidad indicada en el campo
N de das mximo entre contratos para mantener
antigedad de empleados de la carpeta Contratos en los
Parmetros del Mdulo, el empleado mantendr activos los
contratos.
Tipo de Accin: Tipo de accin para la nueva accin de
contratacin.
Estado del Empleado: estado del empleado para la accin.
,
el sistema utilizara como fecha del asiento contable la fecha de salida
indicada; si no se activa este check el habilita una casilla donde el
usuario podr indicar una fecha diferente.
3. Presione el botn Aplicar que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla.
Recursos Humanos
Transacciones 163
Pantalla de Liquidacin de Empleado
4. El proceso de liquidacin y aplicacin implica:

Cambiar el estado de la liquidacin de Aprobada a Aplicada.
Aprobar la accin de personal asociada a la liquidacin.
Aplicar la accin de personal, cambiando el estado y la fecha de
salida del empleado si es accin de tipo terminacin de contrato.
Adems de sealar en las notas de la accin empleado que se
liquida, indicando el nmero de liquidacin.
Si hay control de plazas en Recursos Humanos, reducir el
nmero de empleados de la plaza si es accin de tipo terminacin
de contrato.
Si hay integracin contable, generar el asiento contable de la
liquidacin del empleado utilizando en el asiento las cuentas
contables de los conceptos y la cuenta contable para balanceo
configurada en los parmetros del mdulo de Recursos
Humanos.
Cambiar el usuario, fecha y hora en que se efectu la aplicacin de
la liquidacin dentro de la carpeta Auditoria de la pantalla de
creacin - modificacin de liquidaciones.
Si se indic cerrar contratos, cambiar el estado de los contratos del
empleado de Activo a Inactivo y las fechas de vencimiento de
los contratos, sealando en las notas del contrato que el estado del
mismo cambia por causa de la liquidacin identificada por el
nmero consecutivo asignado.
Recursos Humanos
Transacciones 164
Cmo Imprimir Liquidaciones?

La impresin del desglose de liquidaciones se puede realizar de dos formas:
dentro de la pantalla principal de Liquidacin de Empleados y
dentro de la pantalla de creacin - modificacin de Liquidacin de

Empleados
El procedimiento para imprimir las liquidaciones de los empleados es el que se
presenta a continuacin:
1. Si est dentro de la pantalla principal marque el registro de inters
con el highlight. Si est dentro de la pantalla de mantenimiento de
liquidaciones solo busque el registro de liquidacin a imprimir.
Tambin existe opcin de men.
. El sistema desplegar una pantalla de
seleccin de opciones de impresin denominada Impresin de
Liquidaciones con las siguientes casillas:
Incluir en Impresin: bajo este ttulo se encuentran las siguientes opciones:
Caractersticas del empleado: la liquidacin impresa estara

incluyendo en todos los casos el cdigo, nombre, fecha de ingreso y fecha
de salida del empleado. No obstante, con esta opcin el usuario podr
elegir si desea que se incluyan en la impresin el centro de costo,
departamento, puesto y plaza del empleado mediante este indicador.
Nmeros de acciones: nmeros de acciones de personal de

contratacin y fin de contrato del empleado: la liquidacin incluira los
nmeros de las acciones de personal de contrato y fin de contrato junto a
las fechas de ingreso y salida del empleado.
Condiciones de pago: en cuyo caso se incluiran la cuenta bancaria,

el nmero de documento de pago generado y la fecha de retiro de pago en
la impresin.
Detalle de contratos cerrados: en caso de marcarse, la impresin

incluira el detalle de los contratos que se cierran con la liquidacin del
empleado.
Notas Finales: da la opcin de incluir o no las notas finales que se

configuraron en los parmetros del mdulo para las liquidaciones de
empleados en general.
Ordenar Conceptos: se debe marcar una de las siguientes opciones.
Recursos Humanos
por tipo: da la posibilidad al usuario de ordenar el detalle de los

conceptos que se consideraron en la liquidacin por el tipo de concepto,
de modo que queden agrupados en las diferentes categoras.
por secuencia: el campo de secuencia fue incluido con la finalidad de

que el usuario pueda especificar el orden exacto en que desea que se
impriman los conceptos de la liquidacin. Esta sera la opcin por
omisin de ordenamiento del detalle de conceptos aplicados.
Transacciones 165
Pantalla de Impresin de Liquidacin
3. Presione el botn Imprimir (

) que se encuentra en la
parte inferior de la pantalla. Una vez que la impresin ha sido
definida se imprime la liquidacin utilizando el formato configurado
en los parmetros del mdulo dentro de la casilla Formato por
Omisin dentro de la carpeta Liquidaciones, sin embargo el
usuario tiene la posibilidad de cambiar dicho formato antes del
proceso.
A continuacin se presenta el formato del documento impreso el cual contiene
un desglose de la informacin del empleado como la cantidad de das, meses y
aos laborados para la empresa, las fechas de entrada y salida, el nmero de
accin de personal asignado a la liquidacin, etc.
Recursos Humanos
Transacciones 166
Reporte de Impresin de Liquidacin de Empleado
Cmo Emitir un Pago de Liquidacin de un

Empleado?
Desde la tabla no modificable de Liquidacin de Empleados se puede
acceder una tabla para emisin de pagos desde la cual el usuario puede generar
e imprimir documentos de pago por liquidaciones.
El procedimiento es el siguiente:
1. Dentro de la pantalla principal de Liquidacin de Empleados,
presione el icono
esto desplegar una ventana denominada
Emisin de Pagos por Liquidacin donde la informacin se
presenta en forma columnas.
Recursos Humanos
Transacciones 167
Pantalla de Emisin de Pagos por Liquidacin
2. La tabla despliega los registros aplicados y que no hayan sido

pagados en caso de realizarse dicho pago con efectivo o por
transferencia. Tambin se despliegan los registros aplicados que no
hayan sido pagados y los que ya fueron pagados que no hayan sido
impresos en caso de pago por cheque.
Las columnas desplegadas son las siguientes:
Nmero de Liquidacin: identificador numrico de la liquidacin.
Cdigo de Empleado: cdigo del empleado liquidado.
Nombre de Empleado: nombre del empleado.
Estado: estado del registro de liquidacin.
Cdigo de Moneda: cdigo de la moneda en que se expresan los clculos
de la liquidacin.
Descripcin de Moneda: nombre de la moneda.
Forma de Pago: forma de cancelacin de la liquidacin del empleado.
Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la compaa desde la que se generar
el pago de la liquidacin al empleado en caso de ser cheque o transferencia.
Descripcin de Cuenta Bancaria: descripcin de la cuenta bancaria.
Nmero de Documento: nmero asignado al documento generado por el
proceso.
Fecha de retiro de pago: fecha en que el empleado retira su pago.
Subtipo de Documento: nombre del subtipo de documento de pago de
cada registro de la tabla.
Adems, la tabla ofrece las siguientes opciones en la barra de herramientas:
Seleccionar Documento, Deseleccionar Documento y Generar Documento.
3. Una vez que se ingresa a la tabla seleccione con el icono
aquellos registros por los cuales se emitir el pago. Puede utilizar el
Recursos Humanos
Transacciones 168
icono
para deseleccionar aquellos registros que no requiera
considerar.
para Generar Documentos. Se desplegar
una ventana denominada Generacin de Pagos donde se
presentan las siguientes casillas:
Cuenta Bancaria: casilla presenta el cdigo y descripcin de la cuenta
bancaria asociada a la emisin de los documentos para pago de liquidacin.
Esta cuenta bancaria fue especificada cuando se gener la liquidacin del
empleado. Si el usuario lo requiere puede modificar la cuenta bancaria en esta
casilla, se puede invocar la consulta de cuentas bancarias con la tecla F1, el
sistema le consultara si quiere continuar con el cambio antes de generar el
documento.
Cuenta Contable: casilla no modificable que presenta el cdigo y
descripcin de la cuenta contable asociada a las transacciones contables por la
emisin de los documentos para pago de liquidacin. Si Control Bancario est
instalado corresponde a un registro del mdulo sino el usuario debe indicar
dicho cdigo.
En caso que Control Bancario no est instalado pero haya integracin
contable los campos del centro de costo y cuenta contable se habilitan para
solicitar al usuario el centro de costo y la cuenta contable a utilizar para la
generacin de los asientos contables de los pagos. Si Control Bancario est
instalado esta cuenta contable es la cuenta configurada en la cuenta bancaria.
No. Inicial de Cheque o Nmero de Transferencia: dependiendo de
forma de pago, la casilla es modificable con el consecutivo del documento que
se genera. El sistema por omisin sugiere el nmero del consecutivo global
que corresponde segn la cuenta bancaria y la forma de pago. Pero puede ser
modificado mientras no se utilice un nmero que posea otro documento del
mismo tipo.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin para el caso de
generacin de cheque:
Recursos Humanos
Transacciones 169
Pantalla de Generacin de Pagos
Esta pantalla resume la informacin para la generacin de pagos y solicita el

nmero de los documentos a generar.
En caso de transferencias requiere el nmero de transferencia de dbitos a
generar.
En caso de cheque la etiqueta cambia a nmero inicial de cheque y si Control
Bancario est instalado sugiere el nmero inicial de los cheques a generar
segn la cuenta bancaria a la que van.
Si Control Bancario no est instalado o no hay integracin contable, la
pantalla se modifica para no desplegar el campo de descripcin de la cuenta
bancaria ni la informacin contable respectivamente.
Recursos Humanos
Transacciones 170
Pantalla de Generacin de Pagos sin Integracin Contable
En caso de pago mediante efectivo, la pantalla slo seala que se cambiar el

estado de la liquidacin pues no se generar documento alguno.
Pantalla de Generacin de Pagos Forma de Pago Efectivo
5. Presione el botn Generar (

) que se encuentra en la
parte inferior de la pantalla. El sistema generar el documento con
el correspondiente movimiento contable involucrado en la operacin
(vea las secciones Generacin de Asientos Contables en el Proceso
de Liquidacin de Empleados en la pgina 172 y Generacin de
Cheques para Liquidacin de Empleados en la pgina 319 para
mayor detalle de asiento generado por este proceso).
El proceso de generacin de pagos incluye las siguientes acciones:
Recursos Humanos
Transacciones 171
Si Control Bancario est instalado y la forma de pago es cheque o

transferencia, se genera en Control Bancario el Cheque o la
Transferencia Electrnica de Fondos de Dbitos.
Si hay integracin contable, se genera un nico asiento contable en
caso de pago mediante transferencia o un asiento contable por cada
cheque seleccionado para generacin. Es decir en caso de cheque se
realiza un asiento por cheque tal y como sucede en el mdulo de
Control de Nmina.
En caso de transferencias se genera un nico asiento con la suma de
los montos de todas las liquidaciones con pago por transferencia que
se seleccionaron para la generacin, y tambin se genera una nica
T.E.F. en Control Bancario.
Se actualiza el nmero de documento de pago del registro de
liquidacin.
Si la forma de pago es efectivo o transferencia, se cambia el estado
de la liquidacin de Aplicada a Pagada.
En caso de ser cheque el estado de la liquidacin no cambia hasta
que el cheque sea impreso (
).
Para el proceso de generacin de documentos slo podrn

seleccionarse al mismo tiempo liquidaciones que tengan la misma
cuenta bancaria, misma moneda y misma forma de pago y mismo
subtipo de documento.
6. Una vez que se ha generado el documento el usuario puede imprimir
el cheque en el caso que el pago se realice por este medio. Para
realizar esta operacin, presione el icono
cheques. Tambin hay opcin de men.
para la impresin de
El proceso de impresin de cheques cambia el estado de la liquidacin de

Aplicada a Pagada y adems actualiza la columna donde se marca si el
cheque ha sido impreso en el mdulo de Control Bancario.
GENERACIN DE ASIENTOS CONTABLES EN EL

PROCESO DE LIQUIDACIN DE EMPLEADOS
Liquidaciones por Pagar
En caso de integracin contable el asiento generado por los pagos se generan
de la siguiente forma:
Recursos Humanos
Transacciones 172
Liquidaciones por pagar

Bancos
DEBE
xx
HABER
xx
Movimiento contable para Liquidaciones por Pagar
Para liquidaciones por pagar se usa la cuenta contable configurada en los

parmetros del mdulo y que se us en el haber cuando se aplic la
liquidacin.
En el caso de bancos se usa la cuenta contable de la cuenta bancaria si
Control Bancario est instalado o la cuenta suministrada por el usuario
antes de la generacin si no lo est.
Liquidacin de Empleados
De manera general, en caso de haber integracin contable, el asiento contable
se genera de la siguiente forma:
Beneficios
Deducciones
Aportes
Liquidaciones por Pagar
DEBE
xx
HABER
xx
xx
xx
Movimientos Contables para la Liquidacin de Empleados
La cuenta contable en los beneficios y deducciones a utilizar para la

generacin de asientos ser la cuenta contable asociada al centro de costo del
empleado si el concepto existe en Control de Nmina. Si no existe, ser la
cuenta contable indicada en la tabla de la carpeta Detalle para el concepto de
la pantalla de Creacin - Modificacin de Liquidacin de Empleados.
La cuenta contable a utilizar en el caso de los aportes, ser la contra cuenta
que se utiliz cuando se gener el asiento del clculo de la nmina regular que
incluy el aporte. Es decir, se utilizar la cuenta puente que se us cuando se
gener el asiento de la nmina que calcul los aportes.
En el caso de liquidaciones por pagar se usar la cuenta configurada en los
parmetros del mdulo para balancear los asientos y contra la cual se
descargarn los pagos por liquidacin cuando sean generados.
DOCUMENTOS
Por medio de esta funcin el sistema brinda la posibilidad de crear y dar
mantenimiento a documentos maestros en Microsoft Word por medio de una
funcin de Word (Mail Merge de Word o Combinar Correspondencia) que
est relacionada con la opcin desplegada en este men. Con esta opcin la
Recursos Humanos
Transacciones 173
empresa puede crear documentos maestros para generar copias particulares por
empleado.
Al brindar el sistema esta herramienta, se facilita la creacin de documentos
que requieran ser dirigidos a varios empleados, ya que se crea un solo
documento y se asignan a los campos de datos los valores que sean requeridos
por la empresa, el proceso luego los reemplaza.
Pantalla principal de Documentos
INGRESO DE DATOS
Para el registro de documentos de Recursos Humanos, el sistema desplegar
una ventana denominada Documentos en la que se debe ingresar la
Documento: nombre del documento o archivo fsico de un mximo de ocho
caracteres. Se asume que tales documentos contarn siempre con la extensin
*.DOC por omisin de MSWord de Office 2003 o versin menor para
documentos. As cuando el sistema cree un documento lo har utilizando el
nombre de esta casilla y le pondr la extensin *.DOC y cuando lo busque
para edicin o combinar correspondencia (mail merge) lo buscar tambin
asumiendo que el archivo fsico cuenta con esta extensin.
Descripcin: una descripcin del contenido del documento de un mximo
de 40 caracteres.
Guardar documento en base de datos: al marcar este check el sistema
guarda el documento en base de datos y se deshabilita la casilla Ubicacin.
Ubicacin: constituye la ruta de acceso al archivo fsico del documento,
tiene campo para 50 caracteres. En el caso de que el usuario desconozca la
ruta, puede utilizar la tecla F1 para que el sistema despliegue la pantalla
denominada Seleccin de Ruta. Esta casilla se deshabilita cuando se ha
marcado el check Guardar documento en base de datos.
Notas: casilla para notas adicionales acerca del documento.
Recursos Humanos
Transacciones 174
La opcin para creacin de documentos no le da propiedades para ser

documento maestro. En trminos generales, se realizan desde el mdulo las
siguientes operaciones:
Crear o editar documentos maestros.
Combinar correspondencia sobre documentos maestros.
A continuacin se presenta la pantalla para creacin y modificacin de
documentos:
Pantalla de Creacin - Modificacin de Documentos
El mdulo de Recursos Humanos requiere de alguna informacin referente

a la instalacin de MSWord para poder realizar las nuevas funciones. Tal
informacin corresponde a la ruta en donde se encuentra el ejecutable de
MSWord y el idioma de aplicacin y la versin.
Cuando el usuario pone en ejecucin la opcin de edicin o la opcin de
combinar correspondencia (mail merge) a un documento nuevo o existente, el
mdulo buscar la ruta e idioma de la instalacin de Word con la que trabajar
el sistema.
Botn Funcin
Editar
Documento
Recursos Humanos
Descripcin
Con este icono, en caso de no existir, el proceso crear un archivo con el mismo
nombre del documento seleccionado y con la extensin *.DOC y lo abrir para que
pueda ser editado.
Transacciones 175
Lista de
Empleados
Con este icono, el usuario selecciona a los empleados a los cules se les generar
una copia del documento seleccionado durante el proceso de Mail Merge
Lista a
Documento
Con este icono se generar un documento con una seccin para cada empleado que
consistir en una copia del documento maestro con sus datos particulares.
Imprimir Lista
Con este icono, el sistema permite al usuario realizar la misma generacin de

documento pero directamente en la impresora.
Actualizar
Documento
Con este icono se puede volver a cargar un documento que estuviera guardado en la
base de dato y que haya sido actualizado. El sistema pide que se indique en que ruta
se encuentra el documento actualizado.
Cmo Editar un Documento?
El procedimiento para editar un documento es el que se muestra a
continuacin:
1. Dentro de la tabla de datos Documentos escoja uno de los
documentos marcndolo con el highlight.
Este icono tambin se encuentra dentro de la
ventana de Creacin - Modificacin de Documentos. Si es la
primera vez que se crea un documento dentro del sistema, el sistema
buscara la versin y el idioma de la instalacin de MS Word de la
estacin de trabajo que est utilizando el usuario.
3. Luego de la configuracin para el acceso el sistema abrir el
programa Word con un nuevo documento denominado con el
nombre que le fue asignado en el mdulo de Recursos Humanos
(si Word no estaba abierto).
4. Si la aplicacin encuentra en la ubicacin especificada un archivo
con el nombre indicado y con la extensin *.DOC, entonces editar
ese documento. Si no lo encuentra, asumir que se trata de un
documento nuevo y proceder a la creacin de un documento
maestro con la ubicacin y nombre indicados.
Cada vez que el usuario solicite la creacin o edicin de un
documento, el proceso crear un archivo con el mismo nombre del
documento y con la extensin *.XLS (extensin por omisin de las
hojas de Excel de Office 2003 o versin menor) en la misma
ubicacin, el cual ejercer el papel de fuente de datos para edicin
(transparente para el usuario).
5. Una vez creada esta fuente de datos, el proceso la asociar al
documento maestro, desplegar una barra de herramientas en la
parte inferior del documento. Esta barra tendr un botn titulado
Insertar Campo de Empleado que desplegar una lista con el
Recursos Humanos
Transacciones 176
nombre de todos los datos que el mdulo de Recursos Humanos

pone a disposicin del usuario para uso en sus documentos.
En caso de que Word no se est ejecutando, el proceso lo pondr en
ejecucin y crear o abrir el archivo sugerido. Si Word est activo,
el proceso se limitar a abrir el documento si no lo est o a activarlo
si ste ya estuviera abierto.
A continuacin se presenta una parte de la seccin de la pantalla de Word
donde se despliega el nombre de los datos:
Parte de seccin de la pantalla con lista de datos de Recursos Humanos
6. Redacte el documento. Para insertar los campos de datos, debe

presionar el botn Insertar Campo de Empleado y escoger el
campo que requiera en el documento.
7. Una vez que se ha redactado el documento debe salvarlo sin variar
el nombre o la ubicacin que el sistema asign al archivo para poder
consultarlo desde el mdulo de Recursos Humanos. En el caso
que es documento estuviera almacenado en la base de datos debe
volver a tomar el documento de una ruta utilizando la funcionalidad
del icono Actualizar Documento
Cmo se Listan los Empleados para un

Documento?
La opcin de combinar correspondencia (mail merge) le permite al usuario
seleccionar un nmero determinado de empleados y generar una copia de un
documento maestro para cada empleado, sustituyendo la informacin
particular del empleado en cada uno de los campos de datos que el usuario
puso en el documento maestro.
Recursos Humanos
Transacciones 177
El procedimiento para listar los empleados para el documento es el que se

describe a continuacin:
1. Dentro del mdulo de Recursos Humanos, en la opcin
Operacin del men principal, ingrese a Documentos. El
sistema desplegar la tabla principal denominada Documentos.
2. Marque con el highlight el documento que requiere y presione el
cono
. El sistema desplegar una ventana denominada
Empleados donde se presenta el listado de todos los empleados de
la empresa.
Pantalla de Lista de Empleados
3. Dentro de la tabla se presentan las columnas que contienen los datos

del empleado que fueron ingresados en la opcin para creacin y
modificacin de empleados.
4. Marque con el highlight aquellos empleados a los cuales se generar
copia del documento. En caso de que sea ms un empleado puede ir
marcando de uno en uno cada empleado para realizar esto marque el
primer empleado con el highlight y luego presione la tecla Ctrl,
mantngala presionada y siga marcando los otros registros con el
highlight utilizando el cursor del ratn.
5. El sistema ofrece dos posibilidades de combinacin de
correspondencia (mail merge): Lista a Documento e Imprimir
Lista que se presentan en forma de iconos.
6. Como se explic en el punto anterior, para realizar algn tipo de
generacin, debe seleccionar los empleados para los cuales desea
que se genere una copia del documento maestro con sus datos
particulares y presionar el icono, dependiendo del tipo de
combinacin de correspondencia (merge) que desea efectuar.
7. Para generar los documentos presione el icono
imprimirlos presione el icono
Recursos Humanos
y para
.
Transacciones 178
8. Al igual que el proceso de creacin y edicin de documentos

maestros, este proceso tambin crea una hoja de Excel con un
encabezado idntico al de las hojas para edicin, con la diferencia
de que en esta hoja se insertar una lnea por cada uno de los
empleados seleccionados con sus datos (transparente para el
usuario).
9. Segn la cantidad de empleados considerada dentro del listado que
el usuario escoge para generar el documento, el sistema puede
extender el tiempo de procesamiento por lo cual enviar un mensaje
en el que informa de esta situacin.
10. A continuacin se presenta una pantalla de Word con un ejemplo de
un documento generado utilizando la opcin de Recursos Humanos
para creacin de documentos. Las palabras de mayor tamao y
marcadas con negrita son los campos de datos insertados en el
documento:
Documento con campos de datos
EVALUACIONES
El objetivo de esta opcin es llevar el registro de las fechas en que se han
realizado evaluaciones a los empleados. La pantalla que se despliega contiene
informacin para un empleado especfico el cual debe ser definido por el
Recursos Humanos
Transacciones 179
usuario para realizar el ingreso, consulta, modificacin o eliminacin de

informacin.
Se puede incluir cualquier tipo de evaluacin realizada al empleado.
Evaluaciones o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla
Pantalla Principal de Evaluaciones
INGRESO DE DATOS
La informacin se debe digitar directamente sobre la tabla de datos dentro de
las siguientes columnas:
Fecha de Evaluacin: es el campo en que se registra la fecha en que se
aplic la evaluacin al empleado.
Evaluacin: es un campo libre, se permite establecer cualquier nombre,
cdigo, nmero, que el usuario defina para identificar la evaluacin.
Prxima Evaluacin: es la fecha en que debe aplicarse la prxima
evaluacin al empleado. El valor que se defina en esta columna se desplegar
en el campo correspondiente en la carpeta Otros de la opcin Mantenimiento
de Empleados.
Notas: espacio libre para que el usuario establezca algn comentario que
considere conveniente.
Recursos Humanos
Transacciones 180
ACCIDENTES
El objetivo de esta opcin es llevar registro de los accidentes que haya sufrido
el empleado con el fin de controlar las causas de accidentes laborales.
Accidentes o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
Pantalla Principal de Accidentes
INGRESO DE DATOS
La pantalla despliega las siguientes columnas:
Fecha: corresponde a la fecha de ocurrencia del accidente.
Tipo de Accidente: se debe definir el tipo de accidente, segn el listado que
se haya establecido en la opcin de Tipos de Accidente en la pgina 44 del
men de Administracin.
Lugar: lugar donde ocurri el accidente. Es un campo modificable, el usuario
puede definir el lugar sin seguir un patrn preestablecido.
Causa: situacin que provoc el accidente.
Efecto: efecto que el accidente tiene sobre el empleado.
Descripcin: detalle de la consecuencia del accidente.
Das de Incapacidad: cantidad de das que el empleado debe dejar su
puesto de trabajo debido al accidente.
Recursos Humanos
Transacciones 181
Nmero Accin: nmero de la accin de personal en la que se establece la

incapacidad del empleado. Si el usuario requiere realizar la consulta del
cdigo de la accin de personal debe presionar la tecla F1.
Notas: espacio disponible para que el usuario establezca algn comentario
adicional.
Puesto: puesto que ocupa el empleado dentro de la empresa.
Departamento: departamento al que pertenece el empleado que ha sufrido el
accidente.
ENCUESTAS SALARIALES
El anlisis de las encuestas salariales se lleva a cabo para los puestos
establecidos en la empresa. La pantalla desplegada por la funcin presenta el
detalle de las encuestas salariales para un solo puesto a la vez.
Esta opcin establece una comparacin, para puestos semejantes, entre
diferentes escalas salariales del mercado, el mnimo establecido por ley, y el
pagado por la compaa. El objetivo es evaluar el salario pagado por la
empresa, para cada puesto, con respecto a lo que otras compaas ofrecen.
La pantalla principal de la funcin es la siguiente:
Pantalla de Encuestas Salariales
Recursos Humanos
Transacciones 182
INGRESO DE DATOS
El sistema habilitar la tabla para ingresar los datos dentro de las siguientes
columnas:
Fecha: fecha en que se hizo la comparacin.
Mnimo Mercado: salario mnimo, para puestos semejantes, que pagan otras
empresas.
Cuartil 1, 2 y 3: valores intermedios, entre el mnimo y mximo, que pagan
otras empresas para puestos similares.
Mximo Mercado: mayor salario que se paga en otras empresas para un
puesto similar.
Moda Mercado: monto del salario que ms se paga en la muestra analizada.
Promedio Mercado: salario medio de los datos analizados.
Mnimo Ley: salario mnimo que establece la legislacin nacional, para
puestos similares.
Compaa: promedio que paga la empresa al puesto analizado.
COMPARACIN DE SALARIOS
Este proceso genera una consulta que permite comparar la informacin salarial
de los empleados con la correspondiente del puesto y las encuestas salariales
seleccionadas. Despliega los valores de los salarios de todos los empleados de
los distintos puestos segn el rango escogido pero no permite ingresar o
modificar informacin.
La opcin combina la informacin del empleado (de Mantenimiento de
Empleados), de los Puestos establecidos (en Administracin) y la obtenida
en la Encuesta Salarial, para obtener informacin cruzada que permite
establecer la condicin de cada empleado, en lo que a salario se refiere, con
respecto a otros empleados de la empresa y tambin respecto a personas que
ocupan puestos similares en el mercado laboral.
La pantalla principal permite filtrar la informacin por medio de la definicin
de rangos para los siguientes parmetros de filtro de informacin:
Rango de Centros de Costo
Rango de Departamentos
Rango de Puestos
Fecha de Encuesta Salarial
Recursos Humanos
Transacciones 183
Rangos para determinar la Comparacin de Salarios
Al definir los parmetros de filtro, las columnas desplegadas se refieren a:

Empleado: cdigo de identificacin del empleado dentro de la empresa.
Nombre Empleado: nombre de pila del empleado.
Puesto: cdigo de la ocupacin del empleado en la compaa, segn los
puestos definidos en Administracin.
Descripcin Puesto: nombre del puesto.
Departamento: cdigo del rea funcional de la empresa en que trabaja el
empleado.
Descripcin Departamento: nombre del departamento.
Centro Costo: cdigo del centro de costo al que est ligado el empleado.
Descripcin Centro Costo: nombre del centro de costo.
Mnimo Puesto: salario mnimo, definido para el puesto en el men de
Administracin.
Mximo Puesto: salario mximo, definido para el puesto en el men de
Administracin.
Actual Puesto: salario que actualmente se paga al puesto que pertenece el
empleado.
Salario Empleado: salario promedio que ha tenido el empleado durante el
lapso que cubre la consulta.
Mnimo Ley: salario mnimo que establece la legislacin nacional, para
puestos similares.
Mnimo Mercado: salario mnimo, para puestos semejantes, que pagan otras
empresas.
Cuartil 1: valor intermedio, entre el mnimo y mximo, que pagan otras
empresas para puestos similares. Este valor, se refiere a un valor intermedio
inferior.
Recursos Humanos
Transacciones 184

empresas para puestos similares.
empresas para puestos similares. Este valor, se refiere a un valor intermedio
superior.
Mximo Mercado: mayor salario que se paga en otras empresas para un
puesto similar.
Salario Compaa: promedio que paga la empresa al puesto analizado.
La pantalla despliega una serie de columnas que contienen toda la
informacin, sin embargo el usuario puede capturar estos datos y trasladarlos a
Excel, por medio de la opcin Excel! o bien, con el icono
para hacer un
anlisis ms grfico y exhaustivo de los datos.
Promedio Mercado: salario medio de los datos analizados.
Fecha Encuesta Salarial: dentro de columna se despliega la fecha en la
cual fue registrada la encuesta salarial consultada.
Moda Mercado: monto del salario que ms se paga en la muestra analizada.
Pantalla de Comparacin de Salarios
El sistema despliega los datos almacenados en la base, la informacin no est

ordenada de modo que se permita una fcil toma de decisiones. Sin embargo,
por medio de la opcin de Traslado de datos a Excel, el usuario puede obtener
un reporte que est adecuado a sus requerimientos de informacin.
Recursos Humanos
Transacciones 185
CAPTULO 6
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
La opcin de Consultas tiene un submen con las opciones de Descuento
de Saldos de Acciones, Acciones por Empleado, y Saldos de
Vacaciones por Ao.
Estas opciones muestran informacin que permite llevar el control de cunto
se ha aplicado de una accin de personal particular en las planillas, el historial
de acciones que se han aplicado a un empleado, y el desglose del control de
saldos de vacaciones por ao cuando este habilitado, respectivamente.
DESCUENTO DE SALDOS DE
ACCIONES
El objetivo de esta opcin es brindar informacin de los saldos de las acciones
de personal de tipo incapacidad, permiso con y sin goce de salario, o goce de
vacaciones y vacaciones adicionales. El descuento de estos saldos se realiza
desde el mdulo de Control de Nmina segn para el tipo de accin de
personal se calculen, en las nminas que coincidan con el periodo de la
nmina en proceso, conceptos que utilicen en su frmula primitivas que
descuenten los saldos de las acciones de personal, tales como
AcumuladoAccPersSaldo() y SaldoAccPers() por ejemplo.
Recursos Humanos
Consulta 187
Pantalla Consulta de Descuentos de Saldos de Acciones de Personal
Esta pantalla presenta las siguientes casillas:

Nmero Accin: nmero asociado a la accin de personal.
Tipo Accin: tipo de accin de personal, presentar alguno de los siguientes
valores: incapacidad, permiso con y sin goce de salario, o goce de vacaciones
y vacaciones adicionales.
Descripcin: descripcin asociada al tipo de accin de personal.
Empleado: cdigo del empleado al que se le gener la accin de personal.
Nombre: nombre del empleado asociado al cdigo.
Departamento: cdigo del departamento asociado al empleado.
Puesto: cdigo del puesto del empleado.
Nmina: cdigo del tipo de nmina.
Nmero Nmina: nmero de nmina.
Liquidacin: nmero de liquidacin, si el saldo de la accin fue aplicado a la
liquidacin del empleado.
Das Aplicados: cantidad de das aplicados del total correspondiente a la
accin.
CONSULTA DE ACCIONES POR

EMPLEADO
El objetivo de esta consulta es proporcionar un historial de las acciones de
personal, relacionadas con un empleado, durante un perodo de tiempo.
Recursos Humanos
Consulta 188
Consulta de Acciones por Empleado
CONSULTA DE SALDOS DE
VACACIONES POR AO
Esta opcin se encuentra disponible nicamente cuando en los Parmetros
del Mdulo del mdulo de Control de Vacaciones se encuentra activa la
opcin de Habilitar Control de Saldos de Vacaciones por Ao.
El objetivo de esta opcin es permitir consultar la informacin correspondiente
a las capas de cada ao en que el empleado haya acumulado das de
vacaciones llevando un control de las acciones de personal de ese tipo y de las
de goce de vacaciones, tanto para las vacaciones de ley como para las de
vacaciones adicionales, esto segn como en el Rgimen Vacacional asociado
al empleado se haya definido este control como ao Natural o Ao Laboral
por fecha de ingreso, antigedad en la empresa o antigedad de gobierno.
Recursos Humanos
Consulta 189
Pantalla Consulta de Descuentos de Saldos de Acciones de Personal
Esta pantalla presenta las siguientes casillas:

Empleado: cdigo del empleado al que pertenece la capa del ao que se
indica.
Nombre: nombre del empleado asociado al cdigo.
Rgimen: Cdigo del rgimen vacacional asociado al empleado.
Descripcin: Nombre del rgimen vacacional asociado al empleado.
Ao: Ao al que corresponde la capa de control de saldo de vacaciones.
Acumulado: Cantidad de das que el empleado ha acumulado en este
periodo. Corresponde a la suma de das de las acciones del tipo de
acumulacin de vacaciones.
Saldo Actual: Cantidad de das que el empleado tiene pendientes de este
periodo. Corresponde a la diferencia entre el total de das de las acciones del
tipo de acumulacin de vacaciones y el total de das de las acciones de goce de
vacaciones.
Acumulado Adic.: Cantidad de das que el empleado ha acumulado en este
periodo. Corresponde a la suma de das de las acciones del tipo de
acumulacin de vacaciones adicionales.
Saldo Actual Adic: Cantidad de das que el empleado tiene pendientes de
este periodo. Corresponde a la diferencia entre el total de das de las acciones
del tipo de acumulacin de vacaciones adicionales y el total de das de las
acciones de goce de vacaciones adicionales.
Recursos Humanos
Consulta 190
Botn Funcin
Desglose de las
acciones de
personal de
goce o
acumulacin de
vacaciones
Descripcin
Permite acceder la pantalla que despliega el desglose por
acciones de personal del registro de la capa seleccionada. Esta
pantalla no es modificable, es de consulta.
Cmo Consultar el desglose de las acciones de
personal de goce o acumulacin de vacaciones?
No todas las capas tendrn acciones ya aplicadas sin embargo la ventana se
abrir para consultarlo.
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de
1. Ingrese a la pantalla denominada Consulta de Saldos de
Vacaciones por Ao y seleccione con el highlight el registro de la
capa del empleado que requiere consultar.
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Desglose Vacaciones que
se encuentra en el men de las opciones de la ventana.
Pantalla de Desglose de Das de Vacaciones por Ao
La informacin del desglose no es editable. Lo que se despliega es un detalle

de las acciones de personal de los tipos mencionados anteriormente que
Recursos Humanos
Consulta 191
afectan los saldos de vacaciones del empleado con fecha rige dentro del ao
correspondiente a la capa seleccionada.
Recursos Humanos
Consulta 192
CAPTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en el
mdulo de Recursos Humanos. Estos corresponden a:
Permanencia y Rotacin de Personal
Permanencia en Puestos
Nmero de Accidentes
Listado de Cumpleaeros
Resumen de Plazas
Ausencias
Avisos
Acadmicos
SICERE CCSS (Sistema Centralizado de Recaudacin - Caja

Costarricense del Seguro Social) de Costa Rica
Notificaciones para el S.U.A. (Sistema nico de Autodeterminacin)

de Mxico
Notificaciones para el I.M.S.S. (Instituto Mexicano del Seguro

Social) de Mxico
Reporte INSS (Instituto Nicaragense de Seguridad Social) de

Nicaragua
En todas las opciones el usuario puede determinar rangos de datos para
desplegar en el reporte por medio de los parmetros que son presentados en las
pantallas de filtro. Adems es posible establecer el orden en que la
informacin es distribuida, o bien si se prefiere un reporte detallado o
resumido.
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario desea
desplegar toda la informacin contenida en la base de datos, es decir, sin
restringir a un rango de fechas, nminas, empleados, entre otros; solamente se
Recursos Humanos
Reportes 193
deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco (no debe ingresar
ningn dato).
PERMANENCIA Y ROTACIN DE
PERSONAL
Este reporte muestra datos sobre la permanencia promedio de los empleados
en la empresa para un perodo de tiempo especfico adems de calcular ndices
de rotacin que apoyen la toma de decisiones.
Dentro de los datos desplegados se muestra informacin referente a las fechas
de inicio y fin de labores de cada uno de los empleados considerados, con base
en la Fecha Rige de las acciones de personal de tipo "Contratacin" y
"Terminacin de Contrato" que se hayan aplicado y brinda informacin sobre
la cantidad de das que cada empleado labor en la empresa. Tambin
presenta a modo de resumen el total de das que los empleados laboraron en la
empresa as como el promedio de das laborados por empleado.
CREAR REPORTE DE PERMANENCIA Y

ROTACIN DE PERSONAL
La opcin presenta una pantalla con dos carpetas donde se pueden configurar
las caractersticas que desplegar el reporte.
General
En la primera de las carpetas se define el filtro que seleccionar los registros
que se presentarn en el reporte por medio de los siguientes parmetros:
Recursos Humanos
Reportes 194
Pantalla General de Permanencia y Rotacin de Personal
Rango de Fechas: perodo de fechas de las acciones de personal de tipo

"Terminacin de Contrato" que sern consideradas en el reporte y que
corresponden a la Fecha Rige de stas.
Rango de Plazas: cdigos de Plazas entre los que sern considerados los
empleados en el reporte.
Rango de Puestos: cdigos de Puestos entre los que sern considerados los
empleados en el reporte.
Rango de Nminas: cdigos de Nminas entre los que sern considerados
los empleados en el reporte.
Rango de Departamentos: cdigos de Departamentos entre los que sern
considerados los empleados en el reporte.
Rango de Centros de Costo: cdigos de Centros de Costo entre los que
sern considerados los empleados en el reporte.
Rangos de Regmenes Vacacionales: cdigos de Regmenes
Vacacionales entre los que sern considerados los empleados en el reporte.
Sexo del Empleado: gnero de los empleados que sern considerados en el
reporte.
Recursos Humanos
Reportes 195
Incluir Contratos con: en este campo se debe establecer si se consideran

acciones de personal de tipo "Contratacin" que definen el estado del
empleado segn los parmetros
Estado Temporal: este aspecto se refiere especficamente a empleados

que son contratados temporalmente para realizar un proyecto especfico.
Fecha de Vencimiento: su contrato tiene un perodo despus del cual

vence.
Imprimir acciones de personal inconsistentes: si se marca esta opcin

el sistema ubicar y desplegar las acciones de personal del mismo tipo que se
repitan para un empleado. Este campo determina si se presenta o no la
segunda parte del reporte.
ndices
En la segunda carpeta se definen los ndices de rotacin de personal que se
desea se calculen en el reporte. Como se puede observar estos ndices se
calculan seguidamente despus del listado de empleados y de los promedios.
Los campos que despliega la pantalla para el clculo de ndices son:
Pantalla ndices de Permanencia y Rotacin de Personal
Calcular ndices para anlisis de: en este campo se despliega un listado

de los ndices de rotacin de personal que el sistema calcula. El usuario puede
elegir cul se presentar, nicamente al marcar la lnea correspondiente. A
saber, los ndices corresponden a:
Recursos Humanos
Reportes 196
Recursos Humanos (Planeamiento)
Prdida de Personal (con promedio de empleados)
Prdida de Personal (con total de empleados)
Desvinculaciones Voluntarias
La forma en la que el sistema calcula los valores correspondientes se presenta
ms adelante en esta seccin.
Tipos de accin de personal para desvinculaciones voluntarias: si
el usuario escoge o marca el ndice de Desvinculaciones Voluntarias,
entonces este campo se habilita. Aqu se despliegan todas las acciones de
personal creada que tengan tipo predefinido de "Terminacin de Contrato", el
sistema presentar el cdigo y la descripcin de la accin de personal.
De esta manera, el usuario podr separar de una manera definida todas las
posibles causas que se presentaron para que el empleado dejara de laborar en
la empresa.
Especificar forma de clculo de ndices: si se marca esta opcin se
podr obtener un listado con las frmulas que se utilizan para el clculo de
cada uno de los ndices.
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE

PERMANENCIA Y ROTACIN DE PERSONAL
En el reporte se incluyen varios indicadores importantes tales como:
Recursos Humanos
Cantidad de empleados liquidados en el perodo: se calcula con base

en el nmero de acciones de personal de tipo "Terminacin de
Contrato" dentro del perodo, sin importar si hubo o no una accin de
personal de tipo "Contratacin" anterior.
Cantidad de empleados laborando en el perodo: nmero de

empleados que laboraron al menos un da en el perodo. Se calcula
como la suma de la cantidad de empleados liquidados durante el
perodo ms la cantidad de contratos que no tienen un fin de contrato
con Fecha Rige menor a la fecha final del perodo.
Promedio de empleados laborando en el perodo: se calcula como la

suma de los empleados que laboran en la fecha de inicio del perodo
ms los empleados que laboran en la fecha de fin del perodo, el total
dividido entre dos.
Cantidad de acciones de personal inconsistentes: corresponde al

nmero de acciones de personal de tipo "Contratacin" o
"Terminacin de Contrato" con Fecha Rige dentro del perodo
especificado que cumplen con alguno de los siguientes criterios:
Reportes 197
La accin de personal es de tipo "Contratacin", pero existe otra

accin de personal con Fecha Rige inmediatamente anterior, para
el mismo empleado, definida como tipo contratacin.
La accin de personal es de tipo "Terminacin de Contrato", pero

existe otra accin de personal con Fecha Rige inmediatamente
anterior, para el mismo empleado, definida como tipo
terminacin de contrato.
La accin de personal es de tipo "Terminacin de Contrato", pero

no existe ninguna accin de personal de tipo "Contratacin" para
el mismo empleado, con Fecha Rige menor.
Por ltimo se despliegan varios ndices para evaluar la rotacin de personal

segn criterios especficos, los cuales corresponden a los que se mencionan
seguidamente:
ndice de rotacin para planeamiento de recursos humanos
[ ( C + FC ) / 2 ] * 100
PEP
donde:
C = cantidad de acciones de tipo contrato durante el perodo.
FC = cantidad de acciones de tipo fin de contrato durante el
perodo.
PEP = promedio de empleados laborando en el perodo, que se
calcula como la suma de los empleados laborando al inicio y al final
del perodo dividida por dos.
ndice de rotacin para el anlisis de prdida de personal respecto
del total de empleados laborando durante el perodo:
FC * 100
TEP
donde:
TEP = cantidad total de empleados que laboraron al menos un da
del perodo
ndice de rotacin para anlisis de prdida de personal respecto del
promedio de empleados
FC * 100
PEP
ndice de rotacin para anlisis de desvinculaciones voluntarias
( DV * 100 )
Recursos Humanos
Reportes 198
[( n1 + n2 + ... + nx ) / CM]
donde:
DV = nmero de desvinculaciones voluntarias durante el perodo.
n1+n2+...+nx = sumatoria del total de empleados laborando durante
cada mes que contempla el perodo.
CM = nmero de cambios de mes en el perodo
En el detalle del reporte se despliega una lnea para cada empleado siempre y
cuando el sistema encuentre una accin de personal de tipo "Terminacin de
Contrato" que tenga la Fecha Rige dentro del rango de fechas definido en el
filtro y que obligatoriamente tenga una accin de personal de tipo
"Contratacin", con Fecha Rige menor o igual a la Fecha Rige del fin de
contrato. Esto significa que el sistema desplegar nicamente los empleados
que han finalizado labores en el perodo y que tengan acciones de personal de
contratacin claramente definidas. Es decir, si se presenta el tercer tipo de
inconsistencia, de los mencionados anteriormente, el sistema no considerar
dicha accin de personal y por lo tanto no desplegar el registro del empleado.
Los otros dos tipos de inconsistencia mencionados, son tomados en cuenta en
el detalle de empleados del reporte, utilizando la Fecha Rige menor de las
acciones de personal que se repiten, para cualquier caso, ya sea Contratacin o
Terminacin de Contrato.
A continuacin se muestra un esquema con el desglose del comportamiento de
las acciones de personal que son consideradas en el detalle de empleados:
Acciones de personal que se consideran

para el detalle de empleados
inicio del perodo
fin del perodo
Contratacin
Considerada cuando hay inconsistencias
Recursos Humanos
Reportes 199
Tambin es posible que el sistema despliegue en el reporte todas las acciones

de personal inconsistentes, es decir, aquellas donde se presentan las
situaciones mencionadas anteriormente. Para esto, el usuario puede obtener
los nmeros de identificacin de las acciones de personal donde:
existen dos acciones tipo "Terminacin de Contrato" para un mismo

empleado, posteriores a una nica accin de "Contratacin"
se presentan dos acciones tipo "Contratacin" para un mismo

empleado, anteriores a una nica accin tipo "Terminacin de
Contrato"
o bien, una accin de "Terminacin de Contrato" no cuenta con una

accin de personal de "Contratacin" que la anteceda.
Por lo tanto y como se muestra en el esquema anterior, las acciones
inconsistentes son aquellas que se presentan posteriormente a una accin de
personal del mismo tipo.
PERMANENCIA EN PUESTOS
El reporte de permanencia en puestos calcula la permanencia promedio del
personal por puesto y por departamento.
Despliega el listado de los empleados que dejaron de laborar en la empresa,
que fueron ascendidos o que cambiaron de puesto en el perodo de tiempo
establecido.
CREAR REPORTE DE PERMANENCIA EN

PUESTOS
La opcin permite filtrar la informacin desplegada en el reporte segn los
siguientes parmetros:
Recursos Humanos
Rango de Fechas
Rango de Puestos
Reportes 200
Pantalla Reporte de Permanencia en Puestos
Tipo: puede definir si se desea un reporte Detallado o Resumido y la

diferencia entre stos radica en que para el primer caso se despliega el detalle
por empleado de la permanencia en el puesto (incluye fecha de inicio y fin y
nmero de das), mientras que en el segundo caso el detalle de los das de
permanencia nicamente se despliega por puesto, no se toma en cuenta los
empleados involucrados.
Saltar Pgina por Departamentos: este reporte permite iniciar en pgina
nueva el despliegue de informacin cada vez que se cambie de departamento
si se marca un S en la casilla.

PERMANENCIA EN PUESTOS
Este reporte se construye con base en acciones de personal "Aplicadas"
nicamente, dado que considera los movimientos generados por acciones de
tipo contratacin, terminacin de contrato, cambio de puesto y ascenso. Las
dos primeras cambian el estado del empleado pero no lo restauran y los otros
dos tipos no cambian el estado del empleado del todo.
Se presenta informacin referente a las fechas de inicio y fin de labores en el
puesto, para cada empleado, as como el nmero de das laborados y el estado
del empleado (dado que ste cambiar si hay terminacin de contrato). El
reporte contiene totales y promedios por puesto y por departamento, adems
presenta un total y promedios generales.
Tambin es posible generar dos tipos de reporte: el resumido y el detallado,
Recursos Humanos
Reportes 201
Para la elaboracin del reporte el sistema considera los movimientos de los

empleados debido a contrataciones, ascensos, cambios de puesto y
terminaciones de contrato,
Acciones de personal que se consideran

en el Reporte de Permanencia en Puestos
inicio del perodo
fin del perodo
Contratacin
Cambio de Puesto
NMERO DE ACCIDENTES
El reporte de accidentes despliega por perodo y por departamento, la
ocurrencia de accidentes. Estos son clasificados por tipo, segn se hayan
definido en el men de Administracin.
Se despliega el nmero de accidentes por tipo, el total por departamento, el
total por perodo y el total general.
CREAR REPORTE DE NMERO DE

ACCIDENTES
La opcin permite filtrar la informacin desplegada en el reporte segn los
siguientes parmetros:
Recursos Humanos
Rango de Fechas
Rango de Puestos
Reportes 202
Rango de Empleados
Rango de Accidentes
Pantalla Nmero de Accidentes por ao
A pesar de que se puede elegir un rango de empleados y de puestos para la

seleccin de registros a considerar en el reporte, estos valores no son
desplegados en el reporte.
Adems es posible crear dos estilos de reporte: el detallado y el resumido los
cuales dan la oportunidad al usuario de definir el nivel de detalle de la
informacin que quiere adquirir por medio del reporte.
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE NMERO

DE ACCIDENTES
Se puede obtener un reporte detallado en el cual se desplieguen los siguientes
datos:
Perodo en que ocurrieron los accidentes
Totales por departamento
Totales por tipo de accidente
Totales por perodo
Recursos Humanos
Reportes 203
Tambin es posible obtener un reporte resumido en donde no se consideran los

tipos de accidente, nicamente se despliega la informacin correspondiente al
perodo y al departamento.
LISTADO DE CUMPLEAEROS
Este reporte despliega el listado, por departamento, de los empleados que
cumplen aos de nacimiento en el perodo establecido, adems de desplegar
otros datos generales sobre los empleados considerados en la consulta.
Este reporte es til para el departamento de Recursos Humanos debido a que
con l se facilitan las actividades motivacionales que se lleven a cabo por
ejemplo.
CREAR LISTADO DE CUMPLEAEROS

La informacin desplegada en el reporte se puede filtrar segn los siguientes
rangos:
Perodo
Centro de Costo
Rango de Empleados
Tambin es posible ordenar los registros desplegados dentro del reporte segn:
Cdigo del Empleado
Nombre de Empleados
Fecha de Nacimiento
As como tambin es posible definir si realizar un agrupamiento de los

registros desplegados dentro del reporte por departamento o si no es necesario.
Recursos Humanos
Reportes 204
Pantalla de Listado de Cumpleaeros
DATOS OBTENIDOS EN LISTADO DE

CUMPLEAEROS
El usuario puede elegir el orden en que se despliegue el listado de empleados
de manera que se facilite la consulta.
Los datos que son desplegados por este listado son los siguientes:
Cdigo y nombre del departamento al que pertenece el empleado.
Cdigo y nombre de los empleados considerados dentro del rango

definido en el filtro.
Puesto que ocupa cada empleado.
Fecha de cumpleaos
RESUMEN DE PLAZAS
Este reporte presenta informacin sobre la cantidad de plazas activas, cules
de stas se encuentran ocupadas, cules se encuentran vacantes,
presupuestadas, inactivas, etc. Tambin presenta un total de plazas por puesto
y por departamento.
Recursos Humanos
Reportes 205
Estos datos estn ligados al parmetro global definido como Usar control de
plazas definido en Parmetros del Mdulo.
CREAR RESUMEN DE PLAZAS

La informacin desplegada en el reporte se puede filtrar mediante dos
parmetros:
Rango de Puestos
Tambin es posible crear dos estilos de reporte: el detallado y el resumido.

La diferencia radica en que el primero despliega el anlisis por departamento,
mientras que en el segundo caso nicamente listan los puestos y sus totales.
Pantalla Nmero de Plazas por Puesto

RESUMEN DE PLAZAS
Dentro del reporte detallado se presenta la siguiente informacin:
Recursos Humanos
Totales de plazas ocupadas
Totales de plazas activas vacantes
Total: Plazas Ocupadas + Plazas activas vacantes.
Total de plazas inactivas
Total de plazas presupuestadas
Total de plazas: Total + Plazas Inactivas + Plazas Presupuestadas

Reportes 206
Esta informacin se encuentra agrupada por puesto y desglosada por

departamento. .
Dentro del reporte resumido se presenta la siguiente informacin:
Totales de plazas ocupadas
Totales de plazas activas vacantes
Total: Plazas Ocupadas + Plazas activas vacantes.
Total de plazas inactivas
Total de plazas presupuestadas
Total de plazas: Total + Plazas Inactivas + Plazas Presupuestadas
Los totales se presentan agrupados por puesto de trabajo segn el rango de
puestos considerado dentro del filtro.
REPORTE DE AUSENCIAS
Este reporte agrupa la informacin respectiva a los totales de ausencias
reportados dentro de la empresa para un perodo de tiempo especfico.
El usuario puede utilizar esta informacin como una medida del ausentismo de
la empresa y sus causas si realiza un anlisis de los lugares y momentos en los
cuales ocurrieron estas ausencias adems de tomar en cuenta el tipo de
ausencia que se reporta.
Estos reportes son de ayuda para la empresa debido a que muestran el desglose
de las ausencias que se han generado en un intervalo de tiempo dado de
manera que el departamento encargado de Recursos Humanos utilice la
informacin suministrada por el sistema y elabore estadsticas del ausentismo
en la empresa.
Esta opcin genera dos tipos de reportes de ausencias: Detallado y Resumido
lo que facilita la captura de informacin para el usuario.
CREAR REPORTE DE AUSENCIAS

El sistema cuenta con un filtro para la generacin de reportes de ausencias que
puede seleccionar la informacin requerida segn los siguientes rangos:
Recursos Humanos
Reportes 207
Pantalla Reporte de Ausencias
Rango de Fechas: el usuario puede definir el intervalo de fechas

entre las que requiere que se encuentra el reporte de ausencias que va
a generar.
Rango de Departamentos: el usuario puede escoger el intervalo

de departamentos que estarn contemplados en la generacin del
reporte.
Rango de Centros de Costo: se escoge el intervalo de

departamentos que se tomarn en cuenta para la generacin del
reporte.
Rango de Puestos: se escoge el intervalo de puestos que estarn

considerados dentro del reporte a generar.
Rango de Empleados: se delimita el intervalo de empleados que se

considerarn dentro del reporte de ausencias.
Rango de Ausencias: se determina el intervalo de tipos de

ausencias que pueden ser considerados para la generacin del reporte.
La pantalla de filtro tambin presenta dos casillas de escogencia nica donde
el usuario debe escoger entre las siguientes opciones:
Ausencias: del perodo o todos.
Reporte: tipo detallado o resumido
A excepcin de la casilla correspondiente al rango de fechas, si el usuario

desconoce los cdigos que deben ser digitados con un doble clic sobre cada
casilla puede consultar las tablas de datos de cada casilla.
Recursos Humanos
Reportes 208

AUSENCIAS
El reporte detallado de ausencias presenta la siguiente informacin desplegada
en forma de columnas:
Empleado: cdigo de los empleados del departamento que tienen
ausencias registradas.
Nombre: nombre completo de cada empleado registrado en el listado
de ausencias.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual, la accin de personal
correspondiente se aplica, en este caso, la justificacin de la ausencia
registrada.
Accin: cdigo de la accin de personal que corresponde a la
ausencia registrada para cada empleado.
Das: detalla la cantidad de das que se tienen registrados como
ausencia para cada empleado que pertenezca al departamento en
cuestin.
Dentro del reporte se registran los datos de las ausencias registradas para el
perodo de tiempo especificado agrupados por departamento.
Tambin se registra el Tipo de Ausencia que se est mostrando y los
totales:
Por departamento: se identifica como Total Departamento y es la

sumatoria de las ausencias registradas para todos los empleados del
departamento en cuestin.
Por tipo de ausencia
General: identificada como Gran Total que es la sumatoria de los

totales de ausencias de los departamentos que componen la empresa.
El reporte resumido de ausencias muestra la siguiente informacin desplegada
en formato de columnas:
Tipo: cdigo del tipo de ausencia registrada.
Descripcin: detalle del tipo de ausencia registrada por el sistema.
Justificada: determina si la ausencia est justificada o no.
Das: detalla la cantidad de das que se tienen registrados como

ausencia para cada empleado que pertenezca al departamento en
cuestin.
Dentro del reporte se registran las filas correspondientes a los datos agrupados
por departamento de las ausencias registradas para el perodo de tiempo
especificado.
Recursos Humanos
Reportes 209
REPORTE DE AVISOS
Esta opcin genera un reporte en el cual se detallan los datos relacionados con
el vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,
vencimiento de plazas y fechas de cumpleaos de los empleados de la
empresa.
CREAR REPORTE DE AVISOS

Cuando el usuario accede esta aplicacin, el sistema le presenta una pantalla
que sirve de filtro para escoger la informacin que requiere ser desplegada
dentro del reporte.
La pantalla de filtro utiliza el rango de fechas como filtro de la informacin.
Adems tambin presenta las siguientes opciones para ser desplegadas dentro
del reporte:
Vencimiento de Acciones de Personal
Vencimiento de Contratos
Vencimiento de Plazas
Cumpleaeros
Evaluaciones
Pantalla de Reporte de Avisos
Recursos Humanos
Reportes 210
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DE AVISOS

Una vez que el usuario ha escogido las opciones de filtro de informacin
requeridas al presionar el botn Imprimir el sistema generar un reporte que
tiene la siguiente informacin:
Para Vencimiento de Acciones de Personal:

Empleado: cdigo del empleado al cual se le ha vencido una accin de
personal.
Nombre: nombre del empleado al que se le ha vencido una accin.
Accin: cdigo de la accin de personal que corresponde al empleado.
Tipo: cdigo del tipo de accin registrada.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual tiene vigencia la accin de personal.
Para Vencimiento de Contratos

Empleado: cdigo del empleado al cual se le ha vencido un contrato.
Nombre: nombre del empleado al que se le ha vencido un contrato.
Puesto: puesto al que pertenece el empleado en la organizacin.
Departamento: departamento al que pertenece el empleado que se le venci
el contrato.
Fecha de Inicio del Contrato: fecha a partir de la cual inicia la vigencia
del contrato.
Para Vencimiento de Plazas

Puesto: cdigo del puesto en el que se venci la plaza.
Descripcin: descripcin del puesto al que se venci la plaza.
Plaza: cdigo de la plaza que vence en el puesto y departamento definidos.
Departamento: cdigo del departamento al que pertenece la plaza.
Rige desde: fecha desde la cual empez a regir la vigencia de la plaza.
Para Cumpleaeros
Empleado: cdigo del empleado que cumple aos.
Nombre: nombre del empleado que cumple aos.
Puesto: cdigo del puesto al que pertenece el empleado.
Departamento: cdigo del departamento al que pertenece el empleado.
Fecha de nacimiento: fecha de nacimiento del empleado.
Para Evaluaciones
Empleado: cdigo del empleado que cumple aos.
Recursos Humanos
Reportes 211
Nombre: nombre del empleado que cumple aos.

Fecha de Evaluacin: ltima evaluacin realizada al empleado.
Evaluacin: tipo de evaluacin realizada
Fecha Prxima Evaluacin: siguiente evaluacin que se realizar al
empleado.
REPORTE DE ACADMICOS
Este reporte muestra el Detalle de Acadmicos para los empleados de la
empresa.
CREAR REPORTE DE ACADMICOS

El sistema le presenta una pantalla que sirve de filtro para escoger la
informacin que requiere ser desplegada dentro del reporte.
La pantalla de filtro permite seleccionar la siguiente informacin:
Rangos de Fechas, Inicio y Fin para los acadmicos.
Rango de Acadmicos, un F1 que permite seleccionar los tipos de

acadmicos de la compaa.
Estado del Acadmico, Concluido o No concluido.
Tipo de Capacitacin, Interna o Externa
Pantalla de Reporte de Avisos

Recursos Humanos
Reportes 212

ACADMICOS
Una vez que el usuario ha escogido las opciones de filtro de informacin
requeridas al presionar el botn Imprimir el sistema generar un reporte que
tiene la siguiente informacin:
Tipo de Acadmico: Descripcin de los tipos de acadmicos seleccionados
en el filtro.
Tipo de Capacitacin: los empleados se agrupan segn el tipo de
capacitacin.
Empleado: cdigo del empleado que ha recibido o est recibiendo la
capacitacin.
Nombre: nombre del empleado que ha recibido o est recibiendo la
capacitacin.
Ttulo: nombre del ttulo recibido al obtener el grado acadmico.
Institucin: se refiere a la institucin educativa donde fue obtenido el grado
acadmico o bien donde se llevan a cabo los estudios.
Fecha fin: fecha en la cual da fin el curso especfico. Se refiere sobre todo a
cursos de actualizacin o capacitacin, los cuales algunas veces presentan
perodos de validez.
Concluido: es la indicacin de si el empleado ha terminado o no los estudios
y requisitos para optar por el grado acadmico, o por el curso especfico.
SICERE CCSS
Ya que este reporte es un requerimiento legal de Costa Rica, el reporte slo
estar disponible para aquellas configuraciones en donde Pas=Costa Rica
configurado en la licencia (Exactus.ini).
El reporte SICERE o Reporte de Cambios en Nmina es el requerido para
satisfacer los requisitos definidos por el Sistema Centralizado de Recaudacin
(SICERE) de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). El reporte
permite la presentacin de planillas mensuales por medio de la entrega de la
informacin de sus cambios obreros en medio electrnico.
FILTRO DEL REPORTE

La pantalla del filtro del reporte contiene dos carpetas denominadas General y
Cambios Obreros.
Recursos Humanos
Reportes 213
General
Datos del filtro:
Periodos: en este apartado se selecciona si se quiere generar el reporte
seleccionando la informacin por Fecha Final o Periodo, y se ingresan las
fechas del periodo de inters a reflejar en el reporte. Si se escoge Fecha Final
se deben indicar las fechas inicio y fin del mes anterior y del mes actual. Si se
escoge Periodo se debe indicar solo el mes y el ao del que se tomara la
informacin para la generacin del reporte.
Parmetros: en este apartado se deben indicar los siguientes datos:
Catlogo de Puestos: se ingresa el cdigo del catlogo de puestos, el
sistema con la tecla F1 despliega la ayuda de la tabla de consulta Catlogos de
Puestos Externos.
Sucursal Adscrita: dentro de esta casilla se ingresa el nombre definido para
un adicional de Clases de Nmina en el que se almacena el cdigo de sucursal
a la cual est adscrito el patrn. Con la tecla F1 se presenta la tabla de
consulta de Adicionales de Clases de Nmina.
Tipo Id Empleado: dentro de esta casilla se selecciona el adicional del
empleado que contiene el cdigo del tipo de identificacin. Los valores
posibles son:
0: Nacionales: Cdula fsica
7: Extranjeros: Nmero de asegurado de CCSS
5: Extranjeros: Permiso de residencia
6: Extranjeros: Permiso de trabajo
8: Extranjeros: Nmero de pasaporte
Estado Excluyente: es una casilla opcional, si es necesario se debe indicar
un estado de empleado con el cual se omitir en el reporte a los empleados con
ese estado. En esta casilla se puede llamar la funcin de consulta con la tecla
F1.
Conceptos a Restar: se seleccionan los conceptos que no deben ser
considerados como parte del salario del empleado. En esta casilla se puede
llamar la funcin de consulta con la tecla F1.
Tipos de Cambio: es una casilla de consulta F1 de conceptos donde el
usuario puede seleccionar cul concepto ser utilizado para calcular el tipo de
cambio tanto a nivel salarial como en el clculo de las liquidaciones, esto debe
ser utilizado para las nminas que se pagan en dlares, ya que el reporte se
debe realizar en la moneda local (colones). Es una casilla opcional.
Bitcora de Errores: se selecciona el archivo que detallar los errores
encontrados al tratar de generar el reporte de cambios obreros.
Incluir conceptos de liquidacin de empleados: se trata de un check
que indicar si se deben considerar los conceptos de liquidacin de empleados
calculados en el mdulo de Recursos Humanos como parte de los datos
que se reportaran.
Recursos Humanos
Reportes 214
Incluir a todos los empleados sin importar cambio de salario se

trata de un check que indicar si se deben incluir en el reporte a todos los
empleados como parte de los que se reportaran sin importar si tuvieron
cambios o no.
Pantalla Generacin Reporte SICERE - CCSS - Carpeta General
Cambios Obreros
Datos del filtro:
Jornada: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de
personal de tipo predefinido Otros que maneja los cambios de Jornada. Esta
accin de personal slo se utilizar para denotar los cambios de jornada y
para esto se usar el rubro adicional de accin de personal, no debe modificar
ninguna otra caracterstica del empleado.
Pensin: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de
personal de tipo predefinido Otros que maneja las Pensiones. Esta accin de
personal slo se utilizar para denotar pensiones y para esto se usar el
rubro adicional de la accin de personal, no debe modificar ninguna otra
caracterstica del empleado.
Recursos Humanos
Reportes 215
Clase Seguro: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de

personal de tipo predefinido Otros que maneja las Pensiones. Esta accin de
personal slo se utilizar para denotar clases de seguro y para esto se usar
el rubro adicional de la accin de personal, no debe modificar ninguna otra
caracterstica del empleado.
Identificacin: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de
personal de tipo predefinido Otros definida para Auditoria de
Modificaciones de Empleados del campo Identificacin.
Adicionales: en esta casilla se puede listar lo nmeros de acciones de
personal que fueron aplicadas en periodos distintos al actual pero que an
deben ser reportadas. Estas, por ejemplo, podran ser acciones extemporneas
que fueron aplicadas despus de que se envi el ltimo reporte pero que
deban ser reportadas en ese ltimo.
Subtipo de Cambio Obrero: nombre del rubro adicional de acciones de
personal que contiene la informacin del Subtipo de cambio obrero. Esta
informacin es necesaria para los cambios obreros siguientes: Jornada,
Pensin, Clase Seguro e Incapacidad.
Clase de Jornada: nombre del adicional de acciones de personal que
contiene la informacin de la clase de jornada del obrero. Esta informacin es
necesaria para los cambios obreros siguientes: Jornada, e Ingresos.
Cantidad Horas Jornada: nombre del adicional de acciones de personal
que contiene la informacin de la Cantidad de Horas. Esta informacin es
necesaria para el cambio obrero Jornada.
Recursos Humanos
Reportes 216
Pantalla Generacin Reporte SICERE - CCSS - Carpeta Cambios Obreros
DATOS DEL REPORTE

La informacin contenida en el reporte sigue el formato exigido por la CCSS
para el adecuado procesamiento del mismo. Las particularidades sobre el
formato y contenido del reporte puede ser localizado en www.ccss.sa.cr en la
seccin SICERE: Sistema Centralizado de Recaudacin (SICERE).
Bsicamente en este reporte se muestran los cambios en la condicin laboral
de cada empleado que a lo largo del mes se han venido dando en la empresa.
Un empleado puede tener ms de un cambio obrero durante el mes.. Los
cambios en la nmina estn clasificados en las siguientes clases de cambio
obrero:
Recursos Humanos
Salario
Ocupacin
Jornada
Permiso
Reportes 217
Incapacidad
Pensin
Inclusin
Exclusin
Clase de Seguro
Algunas clases de cambios estarn asociadas a un tipo especfico de cambio
obrero. En la siguiente tabla se detalla el tipo de cambio obrero por cada clase
de cambio.
CLASE DE CAMBIO
TIPO DE CAMBIO OBRERO
JORNADA
DIURNA
MIXTA
NOCTURNA
PARCIAL
VESPERTINA
PENSION
INVALIDEZ
VEJEZ
EXTERNA (NO DE LA CCSS)
INCAPACIDAD
INSTITUTO NACIONAL DE
SEGUROS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
SALUD, ENFERMEDAD Y
MATERNIDAD
MATERNIDAD
CLASE DE SEGUROS
COTIZA SEM, IVM Y LPT
PERMISO
CON GOCE DE SALARIO

SIN GOCE DE SALARIO
DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE REGISTROS O

LNEAS DEL ARCHIVO
El archivo de cambios en la nmina es un archivo de texto en el que cada lnea
tiene asociado un tipo de registro:
Registro del Nmero Patronal
Registro del Trabajador
Registro de Control del Archivo
Con esta clasificacin para las lneas, se puede tener un solo archivo en donde
se reporten los movimientos de los trabajadores para diferentes nmeros
patronales, de la siguiente manera:
Registro del Nmero Patronal 1
Registro del Trabajador 1.1
Recursos Humanos
Reportes 218

.
.
Registro del Nmero Patronal n
Registro del Trabajador n.1
De igual manera, tambin se puede manejar un solo nmero patronal:
DESCRIPCIN DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO

POR SECCIN
As como cada lnea del archivo tiene asociado un tipo de lnea o registro, as
tambin los datos que se requieren por cada tipo de lnea son diferentes.
Recuerde que el archivo de cambios de nmina es un archivo de texto sin
separadores, por lo que las columnas son de ancho fijo.
En las siguientes tablas se especifica el formato, longitud y descripcin de los
diferentes campos.
Registro del Nmero Patronal

Posicin
Recursos Humanos
Nombre del
campo
Formato
Long
Descripcin
Lista
TIPO DE
REGISTRO
Numrico
Valor =25
Indica el tipo de registro de que se Registros
trata: Registro de nmero patronal.
NMERO
PATRONAL
Numrico
18
Nmero identificativo de cada

patrono (ver formato).
21
SUCURSAL
ADSCRITA
Numrico
Indica el cdigo de la sucursal de

la CCSS a la que est adscrito el
patrono.
25
PERIODO DE
Numrico
Especifica el ao y el mes de la
Reportes 219
Sucursales
31
LA PLANILLA
planilla. Formato: AAAAMM
INDICADOR DE
SUSPENSIN
Indica que este nmero patronal

en concreto va a ser suspendido.
Campo opcional.
Para excluir el patrono debe
indicarse una S.
Alfanumrico
REGISTRO DE PATRONO DE LOS CAMBIOS OBREROS INFORMADOS POR SISTEMAS DE

GRANDES CLIENTES
Un registro tipo 25 por cada nmero patronal
Registro del Trabajador

Posicin Nombre del
campo
Formato
Long
Descripcin
Lista
TIPO DE
REGISTRO
Numrico
Valor = 35
Indica que el registro es de tipo Registro de
Trabajador
TIP_
IDENTIFICA
CION
Numrico
Tipo de identificacin de la persona. Este campo Tipos de

deber ser codificado de la siguiente forma:
identifica
Nacionales: 0 =cdula de identidad. Extranjeros : cin
(slo una cdula, pero en este orden de
prioridad) 7 =nmero de asegurado emitida por
la CCSS.
NUM_IDENTI AlfanuFICACION
mrico
25
Slo para los trabajadores que tienen cambios.

Nmero de identificacin de la persona. Para
personas correctas Costarricenses debe
consignarse su nmero de cdula de identidad
con formato diez dgitos
(TIP_IDENTIFICACION: 0), por ejemplo, la
cdula 1-235-980 debe reportarse como
0102350980. Para extranjeros , deben
consignarse en primer lugar, si se conoce: El
nmero de asegurado de la CCSS (TIP_IDN: 7).
Si ste es desconocido, se consignar el nmero
del permiso de residencia (TIP_IDN: 5). Si se
desconocen los dos anteriores, se escribir el
nmero de permiso de trabajo (TIP_IDN: 6). Si
se desconocen los anteriores, el nmero de
pasaporte (TIP_IDN: 8). Siempre, sin incluir
separadores de formato como guiones ("_") o
puntos (".").
29
APELLIDO 1
Alfanumrico
20
Primer apellido del trabajador
49
APELLIDO 2
Alfanumrico
20
Segundo apellido del trabajador
69
NOMBRE
Alfanumrico
60
Nombre del trabajador
129
OCUPACIN
Numrico 4
Recursos Humanos
Cdigo de ocupacin. Estos cdigos pertenecen

Reportes 220
Registros
Ocupaci
Posicin Nombre del

campo
Formato
Long
Descripcin
Lista
a la codificacin internacional de ocupaciones y

definidos en el catlogo de puestos externos.
133
MONTO
SALARIO
Numrico 15
Monto del salario del trabajador. Se debe poner

el que corresponde a esta planilla.
148
CLASE DE
SEGURO
Alfanum 1
rico
Clase de seguro al que cotiza el trabajador, ser

SEM, IVM o ambos. Vanse en el catlogo de
cdigos.
Clase de
Seguro
149
TIPO DE
CAMBIO
Alfanum 2
rico
Cdigo que identifica el cambio realizado. Ver

tabla de Tipos de Cambio. Si no hay cambio no
se incluye ningn registro.
Tipo de
Cambio
151
NUMERO DE
JORNADA
Numrico 2
Horas de la jornada diaria del funcionario. Si el

campo tipo de cambio es "IC" Inclusin o "JO"
jornada, se informar, para el resto de tipos de
cambio, ir en blanco.
153
CLASE DE
JORNADA
Alfanum 3
rico
Clase de Jornada del trabajador. Si se trata de

"IC" Inclusin o "JO" jornada, se informar,
para el resto de modificaciones, ir en blanco.
Clase de
Jornada
156
CDIGO DE
CAMBIO
Alfanum 3
rico
Cdigo asociado al tipo de cambio. Para los tipos

de cambio: incapacidad, permiso, pensin,
cambio de salario e inclusin es obligatorio
informar del cdigo de cambio correspondiente
(vase los tipos posibles): tipos de
incapacidad, tipo de permisos, tipos de
pensin. En el caso de tipo de cambio "IC" se
informar la clase de salario. En el resto de tipos
de cambio no aplica mostrar cdigo. Para ms
detalle ver tabla de tipificacin de cambios
Tipo de
permiso,
Tipo de
incapacid
ad, Tipo
de
pensin.
Clase de
salario.
159
FECHA
INICIO
Fecha
Fecha de inicio del cambio. Esta fecha nos indica

el momento en que aplica la modificacin en el
trabajador (tambin en el caso de exclusin).
Este campo es obligatorio para todos los tipos de
movimiento.
167
FECHA FIN
Fecha
Fecha de fin del cambio. Slo utilizaremos la

fecha para el tipo de cambio incapacidad y
permiso.
REGISTROS DE DATOS DE CAMBIOS OBREROS REPORTADOS POR LOS SISTEMAS DE

GRANDES CLIENTES
Para cada TIPO DE CAMBIO en un trabajador se INCLUIRA un registro 35. Esto quiere decir que
un trabajador podr tener varios registros 35.

Posicin
Recursos Humanos
Nombre del
Formato Long
campo
Descripcin
Lista
Reportes 221
TIPO DE
REGISTRO
Numri
co
Valor = 15
Indica el tipo de registro de que se
trata: Registro de Control de archivo.
COD OTRA
INSTITUCI
N
Alfanu
mrico
Cdigo del tipo de cliente que enva la

informacin. En el caso de grandes
clientes deber ser PAT.
FECHA DE
GENERACI
N DEL
ARCHIVO
Fecha
Indica la fecha en que se genera el

archivo. Ser de periodicidad
mensual. Formato: AAAAMMDD
14
TOTAL
Numri
REGISTROS
co
25
10
Suma Total de registros de patronos

(por nmero patronal).
24
TOTAL
Numri
REGISTROS
co
35
10
Suma Total de registros 35 (cambios

en cada trabajador).
Registros
REGISTRO DE CONTROL DE LOS CAMBIOS OBREROS INFORMADOS POR

SISTEMAS DE GRANDES CLIENTES
Un registro tipo 15 por cada archivo, Uno solo al final del archivo
DATOS ADICIONALES REQUERIDOS POR EL

REPORTE
Existen algunos datos necesarios para la generacin del reporte:
Nmero Patronal: Consiste en el nmero patronal. Se utiliza el campo
existente de las clases de nmina para almacenar este dato.
Sucursal Adscrita: Sucursal de la CCSS a la cual est adscrito el patrn. Se
utiliza un adicional de la clase de nmina para almacenar este dato. Es de tipo
texto y debe tener una longitud mxima de 4 caracteres.
Tipo Identificacin: Define el tipo de Identificacin del empleado. Se utiliza
un adicional del empleado para almacenar este dato. Es de tipo texto y tiene
una longitud mxima de 1 carcter. Su valor determina la naturaleza de la
identificacin del empleado, a saber:
Recursos Humanos
0: Nacionales: Cdula fsica. En este caso el campo identificacin

deber ser igual al campo asegurado. Por tanto, se tomar el campo
identificacin del empleado
7: Extranjeros: Nmero de asegurado de CCSS. Se tomar el campo

asegurado del empleado
5: Extranjeros: Permiso de residencia. Se tomar el campo

identificacin del empleado
6: Extranjeros: Permiso de trabajo Se tomar el campo identificacin

del empleado
Reportes 222
8: Extranjeros: Nmero de pasaporte Se tomar el campo pasaporte

del empleado
NOTA: Para todos aquellos empleados cuyo pas sea igual al pas local del
mdulo de Administracin del Sistema (AS) de Exactus se asume que el
empleado es nacional y que el campo identificacin del mantenimiento de
empleados corresponde a la Cdula Fsica Nacional.
Ocupacin: Define el cdigo de la ocupacin segn el catlogo de puestos de
la CCSS. Se toma la informacin del catlogo de puestos externos. Por tanto
slo ser necesario asociar a los puestos de CN el puesto externo segn el
catlogo de la CCSS. Si dicho catlogo no estuviera creado, ser necesario
agregar el catlogo de puestos externos.
Cambio Obrero: La CCSS proporciona una lista con los cdigos para cada
cambio obrero que deba reportarse. El reporte asigna los cdigos de cambios
obreros de acuerdo a la accin de personal que se procese.
CAMBIOS OBREROS NO SOPORTADOS EN

FORMA EXPLCITA
Como se mencion anteriormente, los cambios obreros se basan en las
acciones de personal del mdulo de Recursos Humanos. De la lista de cambios
obreros proporcionada por la CCSS, tres de esos cambios no corresponden a
tipos predefinidos de las acciones de personal de Recursos Humanos:
Jornada
Pensin
Clase de Seguro
Para el manejo de cada uno de estos cambios obreros, debe crearse un tipo de
accin de personal con tipo Predefinido Otros y utilizarse los adicionales
valores de la accin de personal para almacenar los valores especficos de cada
cambio obrero. Ms especficamente se debe hacer lo siguiente:
Jornada: Se crea un nuevo tipo de accin de personal con tipo predefinido
Otros. Para este se utilizan dos de los campos de adicionales valores de la
accin de personal para almacenar los siguientes datos:
Cantidad de Horas: Adicional que indica la cantada de Horas de la Jornada
diaria del funcionario.
Subtipo Cambio Obrero: Adicional que indica el tipo de Jornada. Cambio
obrero asociado a la clase de cambio Jornada.
Pensin: Se crea un nuevo tipo de accin de personal con tipo predefinido
Otros. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores para
almacenar el valor del tipo de pensin:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de pensin
Recursos Humanos
Reportes 223
Clase de Seguro: Se crea un nuevo tipo de accin de personal con tipo

predefinido Otros. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores
para almacenar el valor de la clase de seguro:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de seguro
Incapacidad: Aunque s existe una accin de personal con tipo predefinido
incapacidad, se ocupa adicionalmente saber qu tipo de incapacidad se est
procesando. Para este se utiliza un campo de los adicionales valores para
almacenar el valor del tipo de incapacidad:
Subtipo Cambio Obrero: Indica el tipo de incapacidad
Tipo Accin Personal
Recursos Humanos
Clase Cambio SubTipo Cambio Cantidad de

Obrero
Obrero
Horas
No tiene asociada accin de personal. SA

Un cambio salarial se da si la suma de SALARIO
los beneficios salariales de las nminas
aprobadas o anticipadas con fecha final
dentro del perodo anterior es diferente
a la suma de beneficios salariales de
esas nminas con fecha final de este
perodo reportado. NOTA: Debe
tomarse en cuenta que la suma de
beneficios salariales debe hacerse
agrupndose por nmero patronal y que
la comparacin con el mes anterior
tambin debe hacerse con este criterio
de agrupacin. Recurdese que el
reporte agrupa a los empleados por
nmero patronal.
IVM Salario
I.V.M
No tiene asociada accin de personal. OC

Se buscan todas las acciones de OCUPACIN
personal aplicadas o vigentes con fecha
rige dentro del perodo reportado en
donde el puesto previo sea diferente a
puesto actual y no sea nulo.
No Aplica
No Aplica
SEM Salario
S.E.M
GEN Salario
General
No Aplica
Contratacin
IC
INCLUSIN
No Aplica
Fin de Contrato
EX
EXCLUSIN
No Aplica
No Aplica
Permiso con Goce

Permiso sin Goce
PE
PERMISO
No Aplica. Cada
accin de
personal indica
si es con o sin
goce de salario.
No Aplica
Incapacidad
IN
INS Instituto
INCAPACIDA Nacional de
D
Seguros
No Aplica
Reportes 224
IVM
Invalidez, Vejez,
Muerte
SEM Salud,
Enfermedad,
Maternidad
MAT
Maternidad
Nueva accin de personal con tipo
predefinido Otros. Debe ser creada
por el cliente
JO
JORNADA
DIU Diurna
Nmero de
horas de la
MIX Mixta
NOC Nocturna jornada
PAR Parcial
VES
Vespertina

por el cliente
PN
PENSIN
INV Invalidez
VEJ Vejez
EXT Externa

por el cliente
CS CLASE
SEGURO
No Aplica
No Aplica
FORMATO ESPECIAL DE ALGUNOS CAMPOS

Dado que el archivo es de ancho fijo, todos los campos alfanumricos deben
completarse con espacios en blanco a la derecha. Los datos numricos se
completan con ceros a la izquierda.
Algunos datos con formato especial son:
Nmero patronal
Nmero Patronal:
X XXXXXXXXXXXXX XXX XXX
Descripcin. De acuerdo con el documento de la Caja Costarricense

del Seguro Social: Proyecto Sustitucin Nmero Patronal e
Identificacin del Trabajador Independiente, la estructura del nuevo
nmero patronal, ser de cuatro campos consecutivos sin separadores.
Formato: estos cuatro campos se definen de la siguiente forma:

o
Campo 1. Naturaleza del patrono (1 Dgito). Corresponde al

tipo de patrono segn la siguiente codificacin:
0= Persona fsica nacional

2= Persona jurdica
7= Persona fsica extranjera (Nmero de Asegurado de la CCSS)
9= Identifica el nmero patronal actual.
Recursos Humanos
Reportes 225
Campo 2. Nmero de cdula (11 Dgitos)
Persona fsica nacional: Corresponde al nmero de provincia de nacimiento

seguido del tomo y asiento.
Persona jurdica: Corresponde al primer dgito de la cdula seguido del tipo de
persona jurdica y el consecutivo de cdulas jurdicas.
Persona fsica extranjera: Corresponde al sexo (1: hombre, 2: mujer), seguido
del ao de nacimiento y el consecutivo asignado por la Caja Costarricense de
Seguro Social.
Nmero patronal actual: Se mantendr hasta que los sistemas de informacin
estn preparados en conjunto para el cambio a nivel institucional.
o Campo 3. Segregacin de planillas (3 Dgitos):
Corresponde a la identificacin de cada una de las planillas
del patrono. Por ejemplo, si una persona jurdica tiene dos
negocios, deber tener dos nmeros, uno con 001 y otro
con 002 en este campo.
o
Ejemplo:
Campo 4. Sectorizacin (3 Dgitos): Corresponde a la

distribucin de la planilla del patrono de acuerdo con la
estructura funcional de la empresa.
Nmero Patronal: 2 00001234567 001 000, Es decir:
Campo 1: Naturaleza del Patrono identificando que se trata de una persona

jurdica.
Campo 2: Cdula jurdica.
Campo 3: Una segregacin de planilla
Campo 4: Ninguna sectorizacin
Se escribe en el archivo: 200001234567001000
FORMATO DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre del archivo mensual tiene
pla_AAAAMM_NcdulaSegregado.txt., donde:
AAAA = Ao de la planilla
el
siguiente
formato
MM = Mes de la planilla
N Cdula Segregado = Nmero de cdula de 11 dgitos y su segregado de 3
dgitos.
NOTA: Todos los caracteres alfabticos del nombre del archivo deben ir
en MINSCULA.
Ejemplo del contenido del archivo
Recursos Humanos
Reportes 226
NOTIFICACIONES PARA EL S.U.A. DE

MXICO.
Esta opcin genera los archivos ASCII con la informacin requerida por el
S.U.A. (Sistema nico de Autodeterminacin). Estos archivos contienen el
reporte de trabajadores y el reporte de movimientos utilizando los formatos
definidos por el S.U.A.
Este reporte es desplegado dentro del submen de Reportes de Recursos
Humanos si est definido Mxico como Pas dentro de los parmetros del
mdulo de Administracin del Sistema, de lo contrario no se despliega
dentro del listado de reportes disponibles.
La opcin presenta una pantalla con tres carpetas donde se pueden configurar
las caractersticas que desplegar el reporte. Estas carpetas son:
General: esta carpeta agrupa parmetros con los cules se filtran los
registros a considerar en la generacin de los archivos, adems del
tipo de archivo que se va a generar: notificacin de trabajadores o
empleados o notificacin de movimientos.
Empleados: agrupa los parmetros propios del archivo de
contratacin de empleados.
Movimientos: tiene la misma funcin que la carpeta Empleados
pero respecto de los archivos de reporte de movimientos. Agrupa los
parmetros especficos requeridos para la generacin del archivo
ASCII con la informacin de los movimientos de los empleados
durante el perodo especificado.
CREAR EL REPORTE NOTIFICACIONES PARA

EL S.U.A
Recursos Humanos
Reportes 227
General
Los parmetros a definir son:
Tipo de Archivo: indicador que seala si el proceso generar el archivo con
los registros de los Empleados contratados o el archivo con los Movimientos
de los empleados para el perodo especificado.
Empleados: en caso de que sea el indicador de empleados el
seleccionado, se habilitar la carpeta Empleados donde el usuario
podr especificar los parmetros adicionales propios del archivo de
empleados.
Movimientos: En caso de que sea el indicador de movimientos el
escogido, ser entonces la carpeta Movimientos la que ser habilitada
en la cual el usuario podr sealar los parmetros adicionales
requeridos para la generacin de esta clase de archivo.
Nminas: se selecciona un rango de las clases de nminas de los empleados
cuyos registros o movimientos se van a considerar en la generacin de los
archivos.
Fechas: rango de fechas a considerar.
En el caso de generacin de ASCII con informacin de empleados se
considerarn los registros de empleados cuya fecha de ingreso se
encuentre dentro del rango. Esto indicar que el empleado se dio de
alta durante el perodo especificado.
En el caso de generacin de archivo de movimientos se considerarn
todos aquellos movimientos cuya fecha rige se encuentre dentro de las
fechas especificadas.
Estas pueden ser interpretadas desde dos puntos de vista
Calendario: en caso de seleccionarse esta opcin el usuario deber
definir un rango de fechas cuales quiera que se considere.
Perodos Contables: en caso de seleccionarse esta opcin el
usuario deber definir un rango de periodos contables de los que se
tomara la informacin para el reporte, de modo que los registros de
empleado o movimientos a considerar sern aquellos con fecha mayor
o igual al primer da del perodo inicial y menores o iguales al ltimo
da del perodo final. Se puede utilizar la fecha F1 para desplegar la
tabla de consulta Perodos Contables.
Recursos Humanos
Reportes 228
Pantalla Generacin Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta General
Empleados
Esta carpeta agrupa los parmetros propios del archivo de contratacin de
empleados. Lo que el usuario debe indicar en esta carpeta es cul de los
rubros adicionales de empleados corresponden a cada uno de los parmetros
que se solicitan para la generacin asumiendo que tales parmetros estn
almacenados como rubros adicionales en el mantenimiento de empleados.
Los parmetros de la carpeta son los siguientes (todos ellos datos que se
desplegarn en el archivo ASCII):
Registro Patronal IMSS
Nmero de Crdito de INFONAVIT
Fecha de Inicio de Descuento
Tipo de Descuento
Valor de Descuento
Dentro de esta carpeta cada parmetro tiene una casilla combo que muestra los
adicionales definidos para empleados, nminas y los nuevos adicionales de
acciones de personal, de modo que sea ms cmodo para el usuario indicar
cules de ellos corresponden.
Estos son el primer y ltimos cuatro datos que conforman cada lnea del
archivo a generar para empleados contratados.
Recursos Humanos
Reportes 229
Pantalla Generacin Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta Empleados
Movimientos
Esta carpeta desempea la misma funcin que la carpeta Empleados pero
respecto de los archivos de reporte de movimientos. Agrupa los parmetros
especficos requeridos para la generacin del archivo ASCII con la
informacin de los movimientos de los empleados durante el perodo
especificado.
Los parmetros que se deben definir son:
Registro Patronal IMSS: el campo es una casilla combo con la lista de los
rubros adicionales de empleado que estn definidos y los cules se asume que
se ingres como un rubro adicional en el mantenimiento de empleados.
Folio de Incapacidad: el campo es una casilla combo con una lista de los
rubros adicionales de acciones de personal que estn definidos y los cules se
asume que se ingres como un rubro adicional en el mantenimiento de
empleados.
Tipos de Movimiento: son los tipos de movimiento a reportar que el
usuario debe asociar con los tipos de acciones de personal que maneja de
modo que sean las acciones de personal de los tipos sealados y con fecha rige
dentro del perodo especificado las que sean consideradas en la generacin del
archivo.
El juego de casilla s que son desplegadas dentro de esta carpeta es:
Fin de Contrato
Recursos Humanos
Reportes 230
Modificacin de Salario
Reingreso
Aportacin Voluntaria
Ausencia
Incapacidad
Este juego de casillas permite indicar mltiples tipos de accin de personal en
cada campo. Esto quiere decir que cada casilla presenta una clase de campo
con tabla de ayuda que permite establecer tipos de accin singulares y rangos
de tipos de accin a la vez. Para esto se utilizar la siguiente notacin:
La coma (,) funcionar como indicador de enumeracin, es decir, si el
campo tiene como valor el hilera T-01,T-02,T-05 por ejemplo, esto
indicar que los tipos de accin a considerar en ese tipo de
movimiento sern la T-01, la T-02 y la T-05.
Los dos puntos (:) funcionarn como indicador de intervalo o rango,
es decir, si un campo tiene la hilera T-01, T-02 : T-05 por ejemplo,
esto indicar que los tipos de accin a considerar en ese tipo de
movimiento sern la T-01 y todos los tipos de accin que
alfabticamente se encuentren en el rango entre T-02 y T-05.
Pantalla Generacin Notificaciones para el S.U.A. - Carpeta Movimientos
Recursos Humanos
Reportes 231

NOTIFICACIONES PARA EL S.U.A.
Una vez que los parmetros de generacin estn completos y el usuario decida
generar el archivo se debe definir la ruta y nombre del archivo generado por el
proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el archivo ASCII.
Tipo de Archivo Empleados

Si se requiere generar este archivo se debe definir en la carpeta General del
filtro el Tipo de Archivo Empleados y luego ingresar en la carpeta Empleados
los parmetros propios del archivo de contratacin de empleados.
Antes de generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos
dentro de las adicionales del empleado en los parmetros globales del mdulo
de Control de Nmina o en las adicionales de texto de los parmetros
globales de Recursos Humanos con las siguientes caractersticas:
Adicional para
Tipo
Longitud
Registro Patronal I.M.S.S.
Alfanumrico
11
Nmero de Crdito de INFONAVIT
Numrico
10
Fecha de Inicio de Descuento
Fecha
Tipo de Descuento
Numrico
Valor de Descuento
Numrico
Una vez ingresada esta informacin al generar el archivo se obtendr un

reporte con el siguiente formato:
REG98765432
REG92343522
REG86765754
REG54325531
REG93456294
REG95889553
REG34556633
REG98765432
REG94777454
REG98333447
REG95744211
REG92344429
REG97331213
REG93546233
REG97334229
1-236-36996
1-345-22997
1-808-22294
1-809-33396
1-234-99895
1-407-34285
1-289-87693
1-789-98590
1-578-34590
1-606-78590
1-456-78991
1-345-73392
1-577-77889
1-689-88888
1-455-22385
031-236-36996
091-345-22997
071-808-22294
081-809-33396
031-234-99895
011-407-34285
021-289-87693
021-789-98590
031-578-34590
061-606-78590
061-456-78991
071-345-73392
071-577-77889
011-689-88888
011-455-22385
1-0236-0369
1-0345-0229
1-0808-0222
1-0809-0333
1-0234-0998
1-0407-0342
1-0289-0876
1-0789-0985
1-0578-0345
1-0606-0785
1-0456-0789
1-0345-0733
1-0577-0778
1-0689-0888
1-0455-0223
ROJAS$FLORES$GERARDO
LOPEZ$SOLANO$LUISA MARIA
GONZALES$RUIZ$GUSTAVO JOSE
ORTIZ$RIVERA$MANRIQUE
ROMERO$ELIZONDO$ROBERTO
SOLIS$BARQUERO$MARLENE
AGUSTIN$SALAZAR$ROMERO
RAMIREZ$RUIZ$CARLOS EDUARDO
CAMPOS$FUENTES$FLOR MARIA
ORTIZ$SALAS$ROBERTO
ROJAS$ROJAS$TOMAS
CASTRO$CASTRO$PABLO
QUIROS$PEREZ$IVANNIA
SANCHEZ$SOLIS$SIDNEY
SALAS$FONSECA$JOAQUIN
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
11011995
21091996
9221998
27171995
16051995
15061995
26061997
15081995
17081998
17081998
12111998
13081998
14041998
16051998
27071998
11374
12365
13569
14562
11236
14789
12365
11547
11599
11258
11478
13669
11555
14568
14556
23
25
56
88
10
10
33
33
55
80
20
20
25
10
15
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
4563214789
2365478915
2547896321
1115478525
1475632587
3365478954
1122558836
1455633214
3365612589
1144669988
2222554789
2365456369
2152225874
2365485255
3321254558
15081998
15081998
14081998
15081998
25081998
21071998
13081998
10021998
11051998
15081998
15081998
15111998
25111998
15051998
15121998
0
1
1
2
3
3
3
3
3
2
1
1
2
2
3
5623
5000
2500
2456
2500
3214
5660
2500
2500
1256
4789
3215
2660
2600
2890
1000
1100
1200
2500
3000
1500
4000
6000
5500
9000
5500
8000
4500
5500
3500
Formato del reporte Notificaciones para el SUA tipo Empleado.
Las caractersticas del archivo referentes a nombre del campo, tipo de campo,
posicin dentro del archivo, longitud del campo y sus caractersticas se
presentan a continuacin:
Nombre del
Tipo Posicin Longitud
Caractersticas
Campo
Registro I.M.S.S
Nmero Asegurado
NIT
Identificacin
Nombre y Apellidos
Recursos Humanos
AN
N
AN
AN
AN
1 a 11
12 a 22
23 a 35
36 a 53
54 a 103
11
11
13
18
50
Registro asignado por el I.M.S.S.

Clave de asegurado
Nmero de identificacin tributaria.
Identificacin del empleado
Si el sistema utiliza el formato de
Reportes 232
Valor
Valor
Fecha Ingreso
104
105
106 a 113
1
1
8
114 a 118
119 a 120
AN
121 a 137
17
INFONAVIT
138 a 147
10
Fecha Descuento
148 a 155
Tipo Descuento
156
Valor Descuento (parte

entera)
Valor Descuento
(decimales)
157 a 160
161 a 164
Salario Diario Integrado

(parte entera del SDI)
(decimales del SDI)
Descripcin Departamento
nombres separados (nombreapellido

apellido o apellidoapellidonombre)
cada parte se encuentra separada por el
smbolo $. No debe tener puntos o
abreviados.
Tiene valor = 1
Tiene valor = 0
Formato ddmmyyyy (por ejemplo
02111998)
Por ejemplo la parte entera de 102,53
es 102
Se calcula restando al SDI real la parte
entera del SDI.
Descripcin del departamento del
empleado.
Valor definido para el empleado que es
registrado en adicional de empleado o
adicional texto..
adicional texto..
adicional texto.
es 2102
Se calcula restando al Valor de
Descuento real la parte entera del Valor
del Descuento.
* Ver seccin Notas Adicionales en la pgina 234 para el detalle de las

correspondencias de los datos que incluyen los archivos ASCII.
Las siglas utilizadas dentro de la tabla son:
AN = caracteres alfanumricos
N = caracteres numricos
F = caracteres tipo fecha
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
Tipo de Archivo Movimientos

Si se requiere generar este archivo se debe definir en la carpeta General del
filtro el Tipo de Archivo Movimientos y luego ingresar en la carpeta
Movimientos los parmetros propios de los movimientos de los empleados
durante el perodo especificado o fechas especificados.
de para las acciones de personal de los parmetros globales de Recursos
Humanos con las siguientes caractersticas:
Adicional para
Recursos Humanos
Tipo
Longitud
Reportes 233
Registro Patronal I.M.S.S.
Alfanumrico
11
Folio de Incapacidad
Alfanumrico
Una vez ingresada esta informacin al generar el archivo se obtendr un

reporte con un formato de columnas.
Las caractersticas del archivo referentes a nombre del campo, tipo de campo,
posicin dentro del archivo, longitud del campo y sus caractersticas se
presentan a continuacin:
Nombre del Campo Tipo Posicin Longitud
Registro I.M.S.S
Nmero Asegurado
Tipo de Accin de personal
Fecha Rige
Folio Incapacidad
Das
(parte entera del SDI)
(decimales del SDI)
AN
N
1 a 11
12 a 22
23 a 24
11
11
2
25 a 32
AN
33 a 40
N
N
41 a 42
43 a 47
2
5
48 a 49
Caractersticas
Registro asignado por el I.M.S.S.
Clave de asegurado
02 Fin de contrato
07 Modificacin de salario
08 Reingreso
09 Aportacin voluntaria
11 Ausencia
12 Incapacidad
Fecha rige de la accin de personal
asignada. Utiliza formato ddmmyyyy
(por ejemplo 02111998)
Valor definido para el empleado que
es registrado en adicional de acciones
de personal.
es 102
Se calcula restando al SDI real la
parte entera del SDI.

Notas Adicionales
Las correspondencias de los dems datos que incluyen los archivos ASCII
requeridos son las siguientes:
Dato Requerido
Recursos Humanos
Dato de Control de Nmina y/o

Recursos Humanos equivalente
Reportes 234
Nmero de Seguridad Social
Nmero de Asegurado
Registro Federal de Contribuyentes
Nmero de Identificacin Tributaria
C.U.R.P
Identificacin
Nombre
Nombre
Tipo de Trabajador
Se indicar siempre 1
Jornada/Semana Reducida
Se indicar siempre 1
Fecha de Alta
Fecha de Ingreso
S.D.I.
S.D.I. ( del empleado )
Clave de Ubicacin
Descripcin del Departamento
Fecha de Movimiento
Fecha Rige de la Accin de Personal
Nmero de Das de la Incidencia
Das de la Accin de Personal
S.D.I. o Aportacin Voluntaria
S.D.I. ( de la Accin de Personal )
NOTIFICACIONES PARA EL I.M.S.S.

DE MXICO.
Esta opcin presenta un reporte con tres opciones mayores que se encarga de
generar la informacin requerida para la notificacin de contrataciones, fines
de contrato y modificaciones de salario de los empleados de una empresa en
los formatos establecidos por el Instituto Mexicano del Seguro Social
(I.M.S.S.). Cada opcin mayor se refiere a cada uno de los tres tipos de
notificacin mencionados.
Adems, cada tipo de notificacin puede ser generada tanto a travs de RPT
(reporte de Crystal Reports adecuado a las dimensiones y posiciones del
formulario distribuido por el I.M.S.S. para tal efecto), como en un formato
ASCII que el mismo I.M.S.S. ha establecido para notificaciones por medios
magnticos.
Humanos si est definido Mxico como Pas dentro de los parmetros del
La opcin presenta una pantalla con cinco carpetas donde se pueden
configurar las caractersticas que desplegar el reporte. Estas carpetas son:
General: dentro de esta carpeta el usuario podr indicar qu tipo de
reporte desea y el medio destino en que requiere el resultado.
Parmetros: contiene las casillas requeridas para configurar
parmetros generales para la generacin de cierta informacin que
debe incluirse en las notificaciones y que no existe como tal en el
Recursos Humanos
Reportes 235
Filtro: agrupa los parmetros que permiten definir criterios de

filtracin de datos por cuatro categoras, incluyendo fechas, tipos de
trabajador, tipos de salario y semanas o jornadas reducidas.
Movimientos: permite indicar qu tipo de movimientos son los que
se requiere incluir en las notificaciones.
Centro Trabajo: .
CREAR EL REPORTE NOTIFICACIONES PARA

EL I.M.S.S.
General
En esta carpeta el usuario indica qu tipo de reporte desea y el medio destino
en que requiere el resultado.
Los parmetros a definir son:
Tipo de Notificacin: existen tres tipos
Contrataciones de Empleados: indica que el reporte que se
desea generar es el de contrataciones o ingresos de empleados durante
el perodo especificado. Mientras esta opcin est seleccionada
permanecen inhabilitados los grupos Cambios de Salario y Fines de
Contrato de la carpeta Movimientos de este mismo filtro.
Modificaciones de Salarios: seala que el reporte que se debe
generar es el de cambios de salario de los empleados para el perodo
especificado.
Siempre que sea esta la seleccin permanecen
inhabilitados los grupos Contrataciones y Fines de Contrato de la
carpeta Movimientos de este mismo filtro.
Fines de Contrato de Empleados: indica que la notificacin que
debe ser generada ser la de fines de contrato o bajas de empleados
durante el perodo especificado. Esta seleccin inhabilita los grupos
Contrataciones y Cambios de Salario de la carpeta Movimientos de
este mismo filtro.
Empleados Extemporneos: si esta casilla se encuentra marcada indica
que se deben considerar los empleados extemporneos dentro del reporte.
Destino: existen dos formas de generar el reporte
Reporte: indica que el usuario requiere la salida de la notificacin
va RPT(reporte de Crystal Reports adecuado a las dimensiones y
Recursos Humanos
Reportes 236
posiciones del formulario distribuido por el I.M.S.S. para tal efecto),

probablemente para impresin de los formularios especiales que
provee el I.M.S.S. para las notificaciones que requiere. Si esta es la
seleccin del destino, se inhabilita el grupo Gua de la carpeta
Parmetros de este mismo filtro, pues slo aplica para notificaciones
mediante archivos ASCII.
Archivo: seala que se desea la notificacin en medio magntico, de
modo que debe generarse la salida en el formato ASCII que el
I.M.S.S. ha preestablecido para las notificaciones por este medio.
Pantalla Generacin de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta General
Parmetros
La segunda carpeta del filtro se denominar Parmetros y contiene campos
para configurar parmetros generales para la generacin de informacin que
debe incluirse en las notificaciones.
La estructura de esta carpeta es la siguiente:
Registro Patronal IMSS: es una casilla combo no modificable que
despliega los nombres de los rubros de empleados que se han definido, de
manera que sea posible indicar cul de ellos corresponde al identificador
patronal para el IMSS del empleado.
Para utilizar esta funcionalidad debe existir un adicional de empleado que
incluya esta informacin y adems otros cuatro para los parmetros que se
especifican a continuacin.
Tipo de Trabajador: casilla combo no modificable que despliega los
nombres de los rubros adicionales de empleado que estn definidos, de modo
Recursos Humanos
Reportes 237
que el usuario pueda indicar cul de los adicionales de empleado corresponde

al tipo de contratacin.
Tipo de Salario: igual que el campo anterior, tambin es una casilla combo
no modificable que incluye los nombres de los adicionales de empleado
definidos, de modo que el usuario indique cul de ellos corresponde al tipo de
salario del trabajador.
Semana o Jornada Reducida: corresponde a un adicional de empleado
para lo cual el filtro despliega una casilla combo no modificable con los
nombres de los rubros de empleado definidos, de modo que el usuario indique
cul de ellos corresponde al tipo de semana o de jornada reducida.
Lugar de Nacimiento: tambin corresponde a un adicional de empleado,
para lo cual el filtro tambin provee una casilla combo no modificable con los
nombres de los rubros de empleado definidos, de modo que el usuario indique
cul de ellos corresponde al lugar de nacimiento del trabajador.
Nmero de Subdelegacin: es un campo numrico de dos dgitos que
corresponder a la primera parte del apartado Gua que debe incluirse en la
lnea con las cifras de control que debe acompaar a cada notificacin. Esta
casilla se habilita nicamente cuando el tipo de destino es Archivo.
Tipo de informacin: constituye un campo numrico de tres dgitos que
corresponde al tipo de informacin del dispositivo magntico que debe
incluirse en la lnea Gua que acompaa a cada notificacin generada. Esta
casilla se habilita nicamente cuando el Destino es Archivo.
Pantalla Generacin de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Parmetros
Recursos Humanos
Reportes 238
Filtro
Esta carpeta agrupa los campos que permiten definir criterios de filtracin de
datos por rangos en cuatro categoras: fechas, tipos de trabajador, tipos de
salario y semanas o jornadas reducidas.
Los parmetros desplegados son los siguientes:
Rango de Fechas
Desde: fecha a partir de la cual deben haber comenzado a regir las acciones
de personal a considerar en la notificacin. Debe validar que sea menor o
igual a la fecha final del rango.
Hasta: fecha hasta la cual deben haber comenzado a regir las acciones de
personal a incluir en la notificacin. Debe validar que sea mayor o igual a la
fecha inicial del rango y deber copiar la fecha indicada en el campo final del
rango si este est vaco.
Rango de Tipos de Trabajador
Desde: campo numrico de un dgito de longitud entre 1 y 3 que indicar el

tipo de trabajador inicial a considerar. Debe validar que sea menor o igual al
tipo de trabajador final y deber copiar el nmero indicado en el campo final
del rango si este est vaco.
Hasta: campo numrico de un dgito de longitud entre 1 y 3 que indicar el
tipo de trabajador final a incluir. Debe validar que sea mayor o igual al tipo de
trabajador inicial.
Rango de Tipos de Salario
Desde: campo numrico de un dgito entre 0 y 2 que indicar el tipo de
salario inicial de los empleados a considerar. Debe validar que sea menor o
igual al tipo de salario final y debe copiar su valor al campo final del rango
cuando ste est vaco.
Hasta: campo numrico de un dgito entre 0 y 2 que sealar el tipo de
salario final de los empleados a considerar. Debe validar que sea mayor o
igual al campo inicial del rango.
Semana o Jornada Reducida
Desde: identificador numrico de un dgito entre 1 y 6 que sealar el tipo de

semana o jornada reducida de los empleados a incluir en la notificacin. Debe
validar que sea menor o igual al campo final del rango y copiar su valor en
ste en caso de que est vaco.
Hasta: nmero de un dgito entre 1 y 6 que denotar el tipo de semana o
jornada reducida de los empleados a considerar. Debe validar que sea mayor o
igual al campo inicial del rango.
Recursos Humanos
Reportes 239
Pantalla Generacin de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Filtro
Movimientos
Permite indicar qu tipo de movimientos se requieren incluir en las
notificaciones. Los tipos de movimientos son en realidad tipos de accin de
personal en Recursos Humanos, de modo que el usuario tendr que indicar
cules son los que se deben de considerar como movimientos a reportar para
cada uno de los tipos de notificacin que ser posible generar.
Como los tres tipos de movimiento corresponden claramente con tres tipos de
accin predefinidos de Recursos Humanos, entonces el usuario podr
escoger si desea reportar todos las acciones de personal que tengan uno de
estos tipos predefinidos segn corresponda o si desea seleccionar cules se
incluirn.
Para esto cada grupo correspondiente a uno de los tipos de notificacin
incluir dos botones y un campo mltiple, que puede ser consultado con la
tecla F1, de tipos de accin que operan de la siguiente forma:
Todos: indica que se incluirn en la notificacin todas las acciones de
personal con tipo predefinido de:
Contratacin
Cambio de salario
Fin de contrato
En caso que se seleccione todos en cada opcin el campo del grupo permanece
inhabilitado.
Recursos Humanos
Reportes 240
Seleccin particular: consiste en un casilla sin leyenda y un campo

mltiple de seleccin con tabla de ayuda en el que el usuario puede indicar los
tipos de accin particulares del tipo de accin predefinido correspondiente que
desea incluir en las notificaciones.
El campo mltiple con ayuda consiste bsicamente en que la seleccin de la
tabla de consulta F1 no reemplaza el contenido de la casilla, sino que lo
concatena separado por una coma. De este modo se pueden indicar mltiples
cdigos separados por comas o dos puntos segn se deseen especificar
enumeraciones o rangos.
Pantalla Generacin de Notificaciones para el I.M.S.S. - Carpeta Movimientos
Centro Trabajo
Da la oportunidad al usuario de definir, de una forma detallada, la direccin
que se requiere desplegar en el reporte y que se despliega bajo la seccin
Ubicacin del Centro de Trabajo en el reporte impreso.
El detalle permite adems, que al imprimir el reporte se ubique cada dato
ingresado en el campo correspondiente.
Se trata de casillas de tipo alfanumrico. Los datos a definir para la direccin
son:
Recursos Humanos
Entidad
Municipio
Colonia
Calle
Reportes 241
No. Exterior
No. Interior
Cdigo Postal
Pantalla Generacin de Notificaciones para el I.M.S.S. Carpeta Centro Trabajo

NOTIFICACIONES PARA EL I.M.S.S.
proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el reporte.
Contrataciones de Empleados
Si se requiere generar este tipo de reporte se debe definir en la carpeta
General del filtro el Tipo de Notificacin Contrataciones de Empleados y
luego ingresar en las dems carpetas los parmetros propios del reporte de
contratacin de empleados.
globales de Recursos Humanos.
Las notificaciones generadas como archivo ASCII deben contar con las
siguientes especificaciones:
Recursos Humanos
Reportes 242
Nombre del Campo
Tipo
Posic.
Long.
AN
N
1 a 10
11
10
1
Registro asignado por el IMSS

11vo. Dgito de la clave de asegurado.
N
N
A
A
A
N
12 a 21
22
23 a 49
50 a 76
77 a 103
104 a 109
10
1
27
27
27
6
Nmero del IMSS (clave de asegurado)

FILLER
Tipo de trabajador
A
N
110 a 115
116
6
1
Tipo de salario
116
Semana o jornada reducida
118
Fecha de movimiento
119 a 126
Unidad de medicina familiar
127 a 131
FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
132 a 133
134 a 135
136 a 140
2
2
5
Clave del trabajador

FILLER
Clave nica del registro de poblacin
Identificador del formato
AN 141 a 150
AN
151
AN 152 a 169
N
170
10
1
18
1
Registro Patronal
Dgito verificador del registro
patronal
Nmero de seguridad social
Dgito verificador de NSS
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
Salario base cotizacin
Caractersticas
No deben tener puntos o abreviados

Importe del SDI del empleado. No debe
tener punto decimal.
Espacios en blanco
1 Trabajador permanente
2 Trabajador eventual
3 Trabajador eventual construccin
NOTA: Aqu siempre se usa (1)
0 Salario Fijo
1 Salario variable
2 Salario mixto
1 Un da
2 Dos das
3 Tres das
4 Cuatro das
5 Cinco das
6 Jornada reducida
Fecha rige de la accin de personal con
formato DDMMAAAA.
Clnica del asegurado. Llenar espacios
en blanco.
Espacios en blanco
08 Reingreso
06 Nivel central (concatenar con)
400 Movimiento normal
405 Auditoria
406 Dictamen
Clave del empleado
Espacios en blanco
Campo identificacin de empleado
9 (nueve)

Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de salario y semana o jornada
reducida deben ser campos a nivel de empleados definidos como adicionales.
La especificacin de la gua se realiza a travs de campos de parmetros del
proceso que incluyen el nmero de la subdelegacin (de dos dgitos, por
Recursos Humanos
Reportes 243
ejemplo 06 para nivel central) y tres dgitos para especificar el tipo de

informacin del archivo ASCII: 400 si son movimientos normales, 405 si son
por auditoria y 406 si es por dictamen.
Una vez que se tenga este archivo ASCII con los registros de movimientos se
adiciona un registro ms al archivo que contiene las cifras de control del envo
y que consta del siguiente formato:
Nombre del Campo
ASTERISCOS
Tipo
AN
Posic.
1 A 13
FILLER
Total de reingresos
Gua
FILLER
AN
N
N
An
N
14 a 56
57 a 62
132 a 136
137 A 165
166
Long.
Caractersticas
13
Llenar con asteriscos todas las
posiciones
43
Espacios en blanco
6
Total de reingresos
5
Igual que el de registro
29
Espacios en blanco
1
9 (nueve)
Modificaciones de Salarios
General del filtro el Tipo de Notificacin Modificaciones de Salarios y luego
ingresar en las dems carpetas los parmetros propios del reporte. Antes de
generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos dentro de
las adicionales del empleado en los parmetros globales del mdulo de
Control de Nmina o en las adicionales de texto de los parmetros globales
de Recursos Humanos.
Nombre del Campo
Registro Patronal
Dgito verificador del registro patronal
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
Salario base cotizacin
Recursos Humanos
Tipo
Posic.
AN
1 a 10
N
11
N
12 a 21
N
22
A
23 a 49
A
50 a 76
A
77 a 103
N 104 a 109
Long.
10
1
10
1
27
27
27
6
FILLER
Tipo de trabajador
A
N
110 a 115
116
6
1
Tipo de salario
117
Semana o jornada reducida
118
Caractersticas

Importe del SDI del empleado. No debe
tener punto decimal.
Espacios en blanco
1 Trabajador permanente
2 Trabajador eventual
3 Trabajador eventual construccin
NOTA: Aqu siempre se usa (1)
0 Salario Fijo
1 Salario variable
2 Salario mixto
1 Un da
2 Dos das
3 Tres das
Reportes 244
Fecha de movimiento
119 a 126
FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
127 a 131
132 a 133
134 a 138
5
2
5

FILLER
AN 139 a 148
AN
149
AN 150 a 167
N
168
10
1
18
1
4 Cuatro das
5 Cinco das
6 Jornada reducida
formato ddmmaaaa.
Espacios en blanco
07 (siete) Modificacin de salario
405 Auditoria
406 Dictamen
Clave del empleado
Espacios en blanco
9 (nueve)

Los campos numricos debern ser llenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud. A continuacin se presenta un formato de como se
vera el reporte ASCII impreso:
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
por auditoria y 406 si es por dictamen. Una vez que se tenga este archivo
ASCII con los registros de movimientos se adiciona un registro ms al archivo
que contiene las cifras de control del envo y que consta del siguiente formato:
Recursos Humanos
Nombre del Campo

ASTERISCOS
Tipo
AN
FILLER
Total de modificaciones de
salario
Gua
FILLER
AN
N
N
An
N
Posic.
1 A 13
Long.
Caractersticas
13 Llenar con asteriscos todas las
posiciones
14 a 56
43 Espacios en blanco
57 a 62
6 Total de registros
132 a 136
137 A 165
166
5
29
1

Espacios en blanco
9 (nueve)
Reportes 245
Fines de Contrato de Empleados

General del filtro el Tipo de Notificacin Fines de Contrato de Empleados y
luego ingresar en las dems carpetas los parmetros propios del reporte de
movimiento de bajas.
globales de Recursos Humanos.
Tipo
Posic.
Long.
Registro Patronal
Dgito verificador del registro
patronal
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
FILLER
Fecha de movimiento
Nombre del Campo
AN
N
1 a 10
11
10
1

Caractersticas
N
N
A
A
A
A
N
12 a 21
22
23 a 49
50 a 76
77 a 103
104 a 118
119 a 126
10
1
27
27
27
15
8

FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
127 a 131
132 a 133
134 a 138
5
2
5

FILLER
AN 139 a 148
AN
149
AN 150 a 167
N
168
10
1
18
1

Espacios en blanco
formato DDMMAAAA.
Espacios en blanco
02 (baja) Baja o fin de contratacin
405 Auditoria
406 Dictamen
Clave del empleado
Espacios en blanco
9 (nueve)

A continuacin se presenta un formato de como se vera el reporte ASCII
impreso:
Recursos Humanos
Reportes 246
REG98765432
REG92343522
REG86765754
REG54325531
REG93456294
REG95889553
REG34556633
REG98765432
REG94777454
REG98333447
REG95744211
REG92344429
REG97331213
REG93546233
REG97334229
1
2
1
1
4
5
7
1
1
4
4
7
7
4
4
1236369960
1145229971
1808222941
1809333962
1123499895
1407342853
1228987693
1789898590
1578334590
1606378590
1545678991
1534573392
1757777889
1068988888
1645522385
0
1
1
1
1
1
2
3
3
4
4
5
3
3
7
ROJAS
LOPEZ
GONZALES
ORTIZ
ROMERO
SOLIS
AGUSTIN
RAMIREZ
CAMPOS
ORTIZ
ROJAS
CASTRO
QUIROS
SANCHEZ
SALAS
FLORES
SOLANO
RUIZ
RIVERA
ELIZONDO
BARQUERO
SALAZAR
RUIZ
FUENTES
SALAS
ROJAS
CASTRO
PEREZ
SOLIS
FONSECA
GERARDO
LUISA MARIA
GUSTAVO JOSE
MANRIQUE
ROBERTO
MARLENE
ROMERO
CARLOS
FLOR MARIA
ROBERTO
TOMAS
PABLO
IVANNIA
SIDNEY
JOAQUIN
150898
150898
140898
150898
250898
210798
130898
100298
110598
150898
150898
151198
251198
150598
151298
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
EMP-162
EMP-167
EMP-170
EMP-175
EMP-191
EMP-192
EMP-200
EMP-202
EMP-205
EMP-206
EMP-208
EMP-210
EMP-212
EMP-215
EMP-220
1-236-36996
1-345-22997
1-808-22294
1-809-33396
1-234-99895
1-407-34285
1-289-87693
1-789-98590
1-578-34590
1-606-78590
1-456-78991
1-345-73392
1-577-77889
1-689-88888
1-455-22385
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Formato del reporte Notificaciones para el IMSS
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
por auditoria y 406 si es por dictamen.
Una vez cree se tenga este archivo ASCII con los registros de movimientos se
adiciona un registro ms al archivo que contiene las cifras de control del envo
y que consta del siguiente formato:
Nombre del Campo
ASTERISCOS
Tipo
AN
FILLER
Total de modificaciones de
salario
Gua
FILLER
AN
N
N
An
N
Posic.
1 A 13
Long.
Caractersticas
13 Llenar con asteriscos todas las
posiciones
14 a 56
43 Espacios en blanco
57 a 62
6 Total de registros
132 a 136
137 A 165
166
5
29
1

Espacios en blanco
9 (nueve)
REPORTE INSS (INSTITUTO

NICARAGENSE DE SEGURIDAD
SOCIAL) DE NICARAGUA.
En Nicaragua se exige a las empresas que presenten una serie de reportes
legales, dentro de los cuales est el reporte del INSS (Instituto Nicaragense
de Seguridad Social), en dicho reporte se deben presentar los movimientos que
han tenido los empleados durante un perodo especfico, adems de algunas
caractersticas del empleado.
Recursos Humanos
Reportes 247

Humanos si est definido Nicaragua como Pas dentro de los parmetros del
DESCRIPCIN DE LAS CARPETAS DEL FILTRO

General
En esta carpeta aparecen distintos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Formato: se utiliza para definir el formato o tipo de reporte que se va a
generar:
Archivo: indica que el reporte va a archivo, es decir, que se requiere en
formato separado por comas. Si est seleccionado, el proceso debe sugerir
r_cinss.rpt como formato del reporte.
XML: indica que el reporte se va a imprimir en formato XML. Si est
seleccionado, el proceso debe sugerir r_cinss.rpt como formato del reporte.
Listado: indica que el reporte se requiere en formato de listado para revisin
de la informacin que incluye. Si est seleccionado, el proceso debe sugerir
r_inss.rpt como formato del reporte.
Archivo XML: se habilita nicamente si se selecciona la opcin de Formato
XML como formato del reporte.
Configuracin: se definen las siguientes casillas:
Tipo de Cambio: es una casilla de consulta F1 de conceptos donde el usuario
puede seleccionar cul concepto ser utilizado para calcular el tipo de cambio
tanto a nivel salarial como en el clculo de las liquidaciones, esto debe ser
utilizado para las nminas que se pagan en dlares, ya que el reporte se debe
realizar en la moneda local (colones). Es una casilla opcional.
Estado Excluyente: indica el estado excluyente para validar si un empleado
labor o no en la semana.
Fechas: se definen las siguientes casillas:
Periodo: se trata del perodo contable predefinido en la opcin de Periodos
Contables en el mdulo de Administracin del Sistema al que
corresponde la informacin incluida en el reporte. Este define cules sern las
semanas del mes correspondientes al mes del periodo contable seleccionados.
Los rangos de las semanas sin embargo pueden ser editados.
Semana 1, 2, 3, 4 y 5: segn el periodo contable del que se tomar la
informacin para el reporte, define los rangos de fechas de las semanas que se
consideran en el mismo.
Incluir conceptos de liquidacin de empleados: se trata de un check que
indicar si se deben considerar los conceptos de liquidacin de empleados
Recursos Humanos
Reportes 248
calculados en el mdulo de Recursos Humanos como parte de los datos

que se reportaran.
Pantalla Generacin de Reporte I.N.S.S. Carpeta General
Parmetros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Das Laborados: se definen las siguientes casillas:
Tiempo No Laborado: campo para seleccionar los tipos de acciones de
personal que indican los das que el empleado no labor.
Acciones Extemporneas: campo para definir acciones de personal que no
fueron reportadas anteriormente pero si deban y que por antigedad no se
reportaran en este periodo a menos que se utilice esta opcin.
Tipos de Novedad: se definen las siguientes casillas:
Alta Eventual: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se
van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Eventual. Si
se deja nulo se enva nulo al archivo.
Recursos Humanos
Reportes 249
Alta Permanente: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que
se van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Permanente.
Si se deja nulo se enva nulo al archivo.
Baja: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos de Baja. Si se deja nulo se
enva nulo al archivo.
Salida: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Salida. Si se deja nulo se
Descanso: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Descanso. Si se deja nulo se
Pantalla Generacin de Reporte I.N.S.S. Carpeta Parmetros
Conceptos y Rubros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Conceptos: se definen las siguientes casillas:
Recursos Humanos
Reportes 250
Otros salariales: enumeracin de conceptos cuyo acumulado equivale a los

otros conceptos salariales por sumar en el perodo. Si se deja nulo o da cero,
se enva nulo al reporte.
Conceptos a Restar: enumeracin de conceptos cuyo acumulado equivale a
los conceptos a restar en el perodo. Si se deja nulo o da cero, se enva nulo al
reporte.
Salario Mensual: enumeracin de conceptos cuyo acumulado equivale a los
conceptos correspondientes al salario mensual en el perodo. En caso de
dejarlo vaco se utilizar el campo Salario Referencia de la tabla empleado
para reportar el salario mensual.
Aportaciones Voluntarias: enumeracin de conceptos cuyo acumulado
equivale a las aportaciones voluntaria del empleador en el perodo. Si se deja
nulo o da cero, se enva nulo al reporte.
Rubros de Empleados: se define la siguiente casilla:
Nmero Patronal: corresponde un rubro adicional de empleado en el que se
almacenar el nmero patronal que corresponde para cada empleado. Si esta
casilla se deja en blanco el sistema utilizara el Numero Patronal de la Clase de
Nmina asociada al empleado. Es un valor numrico y tiene un mximo de 9
dgitos.
Rubros de Nmina: se definen las siguientes casillas:
Cdigo de la Nmina: corresponde un rubro adicional de nmina en el que se
almacenar el cdigo de la clase de nmina a la que est asociado el empleado.
Si esta casilla se deja en blanco el sistema utilizara el cdigo del registro de la
Clase de Nmina asociada al empleado. Es un valor alfanumrico de 6
posiciones.
Cdigo Centro de Costos: corresponde a un rubro adicional de nmina en el
que se almacenar el centro de costo al que pertenece el empleado. Si esta
casilla se deja en blanco el sistema utilizara el cdigo del Centro de Costo
asociado al empleado.. Es un valor opcional alfanumrico de 20 posiciones.
Recursos Humanos
Reportes 251
Pantalla Generacin de Reporte I.N.S.S. Carpeta Conceptos y Rubros
DATOS OBTENIDOS EN REPORTE DEL I.N.S.S.

proceso para que el sistema seleccione los datos y genere el reporte.
Encabezado
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<inss:documento xmlns:inss="http://inss.gob.ni/novedades">
Bloque
Campo
Registro
Patronal
Perodo de Factura Actual
Etiqueta XML
<registro>
<periodo>
Descripcin
Valor numrico de 9
posiciones
Valor alfanumrico de 7 posiciones en formato
AAAA-MM
Detalle
Campo
Recursos Humanos
Etiqueta XML
Descripcin
Reportes 252
Nmero de Seguro Social

del Empleado
Primer Nombre del
Trabajador
Primer Apellido del
Trabajador
Clave de la Nmina
Clave del Tipo de Novedad
<nss>
Valor numrico de 9 posiciones.
<p-nombre>
Valor alfabtico de 30 posiciones.
<p-apellido>
Valor alfabtico de 30 posiciones.
<nomina>
<tipo-novedad>
Fecha Novedad
<fecha>
Salario Devengado
<sal-devengado>
Salario Mensual
<sal-mensual>
Aportaciones Voluntarias
<aporte>
Semanas Laboradas
<semanas>
Centro de Costo
Tipo de Empleo
<centro-costo>
<tipo-empleo>
Valor alfanumrico de 6 posiciones.

Valor alfanumrico de 2 posiciones:
01 Alta
02 Baja
03 Cambio de Salario
08 Salida
09 Descanso
Valor alfanumrico de 10 posiciones en
formato AAAA-MM-DD.
Valor numrico de 16 posiciones enteras y 2
decimales.
decimales. En caso de Alta o Baja de deber
especificar, de lo contrario va en 0.
decimales.
Valor alfanumrico de 5 posiciones, una por
cada semana del mes, con formato:
0 no labora
1 labora
Se debe especificar las cinco posiciones de
manera obligatoria con el formato indicado.
Valor opcional alfanumrico de 20 posiciones.
Valor opcional alfanumrico vlido solo en
movimientos de alta.
E: empleado eventual.
P: empleado Permanente.
Recursos Humanos
Reportes 253
CAPTULO 8
Procesos Especiales
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
mdulo de Recursos Humanos y que por su naturaleza son considerados
especiales. Estos procesos son:
Aplicacin de Acciones de Personal: este proceso toma las

acciones de personal aprobadas y realiza los cambios definidos por
cada una en las caractersticas del empleado.
Aumento Masivo de Salarios: este proceso permite crear para un

grupo de empleados especfico las acciones de personal de cambios en
el salario por medio de un monto o porcentaje establecido, pudiendo
adems hasta aprobarlas. Este cambio afectar solo a los empleados
considerados en el filtro del proceso.
Salarios Diarios Integrados: esta opcin permite el clculo y

manejo del salario diario integrado por empleado.
Cambio Masivo de Nmina: esta opcin permite crear para un

grupo de empleados especfico las acciones de personal de cambio de
nmina, pudiendo adems hasta aprobarlas. Este cambio afectar solo
a los empleados considerados en el filtro del proceso.
Cargador de Direcciones: permite cargar las direcciones de los

empleados que no tienen informacin para este dato o para actualizar
las mismas.
APLICACIN DE ACCIONES DE
PERSONAL
El proceso de Aplicacin de Acciones de Personal ejecuta directamente
la validacin de los cambios en las caractersticas de los empleados generados
debido a la creacin y aprobacin de acciones de personal.
Recursos Humanos
Procesos Especiales 255
La aplicacin de acciones de personal es la etapa final en el proceso global que

abarca la creacin, aprobacin y aplicacin de acciones.
El proceso no considera aquellas acciones de personal que se encuentren en
estado Aplicado o No Aprobado, slo aplica las que se encuentren en estado
Aprobada o Vigente.
Pantalla de Aprobacin de Acciones de Personal
MANEJO DE LAS ACCIONES DE PERSONAL

Este proceso ejecuta dos funciones principales:
Primero, aplica las acciones de personal cuyo estado se indique como

"Vigente" y que tengan Fecha Vence igual o anterior a la Fecha de
Corte establecida en la opcin. Esto lo realiza considerando primero
las acciones con Fecha Vence menor, es decir, de las ms antiguas a
las ms recientes. Cuando se ejecuta el proceso sobre acciones
vigentes, ocurre lo siguiente:
el estado de la accin de personal ser "Aplicada"

el estado original del empleado es restaurado segn las acciones
cuyo tipo tenga la marca de restaura estado.
Segundo, aplica las acciones de personal cuyo estado se indique como

"Aprobada" y que tengan Fecha Rige anterior o igual que la Fecha de
Corte establecida en la opcin. En este caso pueden ocurrir dos
posibles situaciones:
Si la accin de personal NO RESTAURA el estado del

empleado
Recursos Humanos
el estado de la accin cambia a "Aplicada"
los datos del empleado cambian segn lo indica la accin de

personal
Si la accin de personal RESTAURA el estado del empleado
Si la Fecha Vence es igual o anterior que la Fecha de Corte
el estado de la accin cambia a "Aplicada"
los datos del empleado cambian segn lo indica la accin

(sin embargo, el estado del empleado no es cambiado)
ES-0
ES-1
ES-0
Perodo de Vigencia de la Accin de Personal

Fecha Rige
Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicacin de acciones de personal
Si la Fecha Vence es mayor que la Fecha de Corte
el estado de la accin cambia a "Vigente"
el estado original del empleado es almacenado como

estado previo del empleado
los datos del empleado cambian segn lo indique la accin,

inclusive el estado del empleado, hasta que se cumpla el
perodo de vigencia de la accin.
ES-0
ES-1
ES-0
Perodo de Vigencia de la Accin de Personal

Fecha Rige
Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicacin de acciones de personal
Es importante que el usuario tenga presente que para poder ejecutar el proceso
de Aplicacin de Acciones de Personal, deben existir acciones con
fecha anterior o igual a la Fecha de Corte y estar "Aprobadas" o Vigentes.
La pantalla de la opcin despliega una leyenda donde se define de manera
resumida lo explicado anteriormente.
Recursos Humanos
Tambin establece la fecha en que se corri por ltima vez el proceso de

Aplicacin de Acciones de Personal.
El usuario debe definir una Fecha de Corte para establecer las acciones de
personal a considerar en el proceso, las acciones que se considerarn sern
aquellas que cumplan con los requisitos mencionados anteriormente.
Finalmente, se despliegan tres botones: Filtro, Aplicar y Cancelar.
Filtro
Despliega una ventana en la cual el usuario puede definir parmetros de filtro
para la ejecucin del proceso de aplicacin de acciones de personal.
Esta pantalla cuanta con las siguientes alternativas para filtrar la informacin:
Datos personales del empleado: cdigo, nombre, identificacin, mes
de nacimiento, nacionalidad, prxima evaluacin, forma de pago, estado
y sexo.
Datos generales del empleado: departamento, puesto, nmina,
ubicacin, centro de costo, entidad financiera con la cual se realizan el
pago del salario, horario, rango de salario de referencia, rango de fecha
de ingreso.
Aplicar
Este botn ejecuta el proceso de aplicacin de las acciones de personal que
cumplan con el filtro establecido, que estn en estado Aprobada o Vigente y
que cuya fecha Rige sea menor o igual a la fecha de corte.
Cancelar
Este botn Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en la
pantalla principal del mdulo.
EJEMPLO DE MANEJO DE ACCIONES DE

PERSONAL
A continuacin se presenta un ejemplo que considera lo que ocurre cuando se
ejecuta el proceso de Aplicacin de Acciones de Personal, en el cual
intervienen varias acciones de personal para un mismo empleado.
Considere que:
1. El estado original del empleado es ES-0.
2. Existen seis acciones para ese empleado pendientes de aplicar.
3. Todas las acciones estn "Aprobadas".
Recursos Humanos
* Ntese que no todas las acciones de personal que cambian el estado

del empleado necesariamente tienen que restaurar el estado
original.
Una accin de personal puede cambiar de estado segn el tipo

predefinido de la misma.
Una accin restaura el estado del empleado, si dicha accin es del tipo
predefinido que cambia el estado y si se marca la casilla "Restaura
Estado" correspondiente.
El estado del empleado que establece la accin de personal se define en

el momento de crear la accin especfica.
Originalmente, es decir antes de ejecutar el proceso de aplicacin, las acciones
estn de la siguiente forma:
Estado del empleado:
ES-0
AP1 ES-1 NO 01/01

AP2 ES-2 SI
02/01
AP3 ES-3 SI
Aprobada
08/01 Aprobada
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
20/01 Aprobada
15/01
03/01
18/01
Aprobada
05/01 Aprobada
09/01
Aprobada
Cuando se ejecuta el proceso de aplicacin de acciones de personal, con Fecha

de Corte 04/01/1997, AP1, AP2 y AP5 son aplicadas en este orden, segn su
Fecha Rige.
El estado del empleado primero es cambiado a ES-1 por AP1 y despus a ES2 por AP2. AP5 no cambia el estado del empleado. El resultado es el
siguiente:
Recursos Humanos
ES-2
FECHA DE CORTE (04/01/1997)
AP1 ES-1 NO 01/01

AP2 ES-2 SI
Aplicada
02/01
08/01 Vigente: estado previo es ES-1
AP3 ES-3 SI
10/01
20/01 Aprobada
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
15/01
03/01
18/01
Aprobada
05/01 Aplicada
09/01
Aprobada
Si posteriormente se ejecuta el proceso de aplicacin de acciones de personal,

con Fecha de Corte 17/01/1997, AP2, AP6, AP3 y AP4 son aplicadas en este
orden, segn primero, su Fecha Vence y segundo, su Fecha Rige.
El estado del empleado es cambiado inicialmente a ES-1 por AP2, que
restaura el estado previo. Despus cambia a ES-3 debido a la accin AP3 y
finalmente, por ES-4 por AP4. AP6 no cambia el estado del empleado. Esto
es:
ES-4
FECHA DE CORTE
(17/01/1997)
AP1 ES-1 NO 01/01

AP2 ES-2 SI
02/01
Aplicada
08/01 Aplicada
estado previo ES-1
AP3 ES-3 SI
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
20/01 Vigente
15/01
03/01
05/01 Aplicada
09/01
18/01
Vigente
estado previo ES-3
Aplicada
Cuando el usuario ejecuta el proceso de aplicacin de acciones de personal por

ltima vez, con Fecha de Corte 21/01/1997, el estado del empleado cambia
primero a ES-3 debido a la accin AP3 y posteriormente, a ES-1 por la accin
AP4. Los estados de las acciones de personal cambian a "Aplicada".
Recursos Humanos
ES-1
FECHA DE CORTE
AP1 ES-1 NO
AP2 ES-2 SI
02/01
AP3 ES-3 SI
Aplicada
08/01 Aplicada
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
(21/01/1997)
01/01
20/01 Aplicada
15/01
03/01
18/01
Aplicada
05/01 Aplicada
09/01
Aplicada
AUMENTO MASIVO DE SALARIOS

Este proceso aplica el aumento de salario establecido por el usuario a un grupo
de empleados en particular y crea las acciones de personal de aumento de
salario para todos los empleados considerados en el proceso por medio del
filtro.
El objetivo de la opcin es crear un grupo de acciones de personal para uno o
ms empleados de una sola vez. Los aumentos salariales pueden establecerse
de manera constante para todos los empleados que se involucren en el proceso
o bien, que el aumento sea proporcional al salario de referencia, por medio del
uso de porcentajes de aumento.
Las acciones de personal que se generen debern establecerse a partir de un
tipo predefinido de accin que se define desde la opcin de Tipos de
Accin de Personal del men de Administracin.
Cuando se aplican las acciones de personal generadas desde este proceso, las
caractersticas del empleado que se definen en Mantenimiento de
Empleados variarn dependiendo del tipo de accin de personal que se
establezca.
La pantalla que se despliega en esta opcin cuenta con dos carpetas
principales: Aumento y Notas. En la primera se definen las caractersticas
bsicas del aumento y en la segunda se puede definir cualquier comentario que
se estime conveniente.
Existen algunas consideraciones que deben tomarse en cuenta:
Recursos Humanos
Es posible generar el proceso o crear acciones de cambio de salario

aun cuando el empleado tenga ya acciones de cambio de salario
pendientes de aplicacin, por lo que se debe tener el cuidado
correspondiente para el manejo de estas acciones. El sistema
mantendr al empleado con el salario indicado en la accin de
personal con fecha rige ms reciente, y en el caso de que exista ms de
una accin que cambie el salario en la misma fecha mantendr al
empleado con el salario de la accin que tenga el nmero de

consecutivo mayor para esa fecha.
Cuando se ejecute el proceso de aumento masivo el sistema escribir

una lnea en la tabla de Auditoria de Procesos del mdulo de
Administracin del Sistema para dejar constancia de la fecha,
usuario, proceso mdulo entre otros.
MANEJO DE AUMENTOS MASIVOS

Este proceso crea un nmero especfico de acciones de personal que
posteriormente se desplegarn en la opcin de Acciones de Personal del
men de Operacin. Desde all se podrn consultar, modificar o eliminar las
acciones que el usuario considere conveniente y tambin se podrn crear,
marcar para imprimir, aprobar y aplicar dichas acciones generadas por el
proceso de aumento masivo.
Para ejecutar el proceso de Aumento Masivo de Salarios se debe ingresar
la informacin en dos carpetas:
Aumento
Dentro de esta carpeta existen varios apartados con la siguiente distribucin y
en los que se definen los siguientes parmetros:
Aumento: este apartado presenta dos casillas:
Monto: dentro de esta casilla se especifica el monto en moneda local

del sistema que se aumentar a todos los empleados a los que se crear
y aplicar la accin de personal.
Porcentaje del Aumento: dentro de esta casilla se especifica el

porcentaje del salario de referencia de cada empleado que ser
aumentado al aplicar las acciones de personal.
Deber ingresar un valor solamente en una de ellas porque si se ingresan

valores en los dos campos asumiendo que el valor del monto corresponde al
porcentaje digitado, el sistema aplicar el aumento de salario
proporcionalmente a los dos valores como si estos fueran independientes.
Por ejemplo se ingresa en la casilla monto un valor numrico de 5,000.00
(moneda local del sistema) y este aumento corresponde a un 2% de aumento
sobre el salario de los empleados incluidos dentro del proceso, y este valor es
ingresado tambin en la ventana de Aumento Masivo, el sistema al ejecutar el
proceso aumentar el salario sumndole a los salarios los 5,000.00 y el 2%.
Redondeo: este apartado presenta una casilla y tres opciones:
Recursos Humanos
Factor: se indica el factor de redondeo que se utilizar en la opcin

seleccionada.
Truncar salarios usando factor: suprime los decimales del nuevo

salario del empleado al entero o decimal prximo, segn el valor que se
establezca en la casilla.
Redondear salarios usando factor: redondea el nuevo salario del

empleado al entero o decimal prximo, segn el valor que se establezca
en la casilla.
Ajustar salarios al siguiente mltiplo del factor: redondea el

nuevo salario del empleado al siguiente entero, segn el valor que se
establezca en la casilla.
Accin de Personal: este apartado presenta tres casillas
Tipo de Acciones: tipo predefinido de accin de personal que

tendrn todas las acciones que se generen con el proceso. Al consultar
la tabla de Tipos de Acciones de Personal, por medio de la tecla F1 o
el doble clic en la casilla, se desplegarn nicamente los tipos que
tengan predefinido el tipo de accin "Aumento de Salario".
Se deben considerar adicionalmente los siguientes puntos:

1. Si el tipo de accin tiene un estado asociado no obligatorio, al
indicar el tipo de accin, se pregunta al usuario si desea reemplazar
el estado de empleado por el estado por omisin del tipo de accin.
Si el campo Estado est vaco, lo sugiere sin preguntar.
2. Si el tipo de accin tiene un estado asociado y es obligatorio, al
indicar el tipo de accin se reemplaza el que est en el campo de
estado y se deshabilita el campo, para forzar la generacin de las
acciones de goce de vacaciones con el estado obligatorio del tipo
de accin.
Fecha de Acciones: fecha de creacin de registro de la accin de

personal.
Fecha de Vigencia: este valor equivale a la Fecha Rige de las

acciones de personal.
Cargar desde Archivo: Este apartado es un check que en caso de marcarse

habilita un campo desde el que se puede indicar la ruta del Archivo desde el
que se cargar la informacin de los aumentos que se van a realizar. Esto
deshabilita las casillas Monto, Porcentaje y Fecha de Vigencia.
Proceso: este apartado presenta dos casillas
Marcar Acciones para Imprimir: al seleccionar esta casilla se

establece que las acciones de personal que se generen sern
consideradas la prxima vez que se ejecute el proceso de impresin de
acciones de personal (
).
Cuando una accin est marcada para imprimir, la lnea

correspondiente a esa accin en la tabla de Acciones de Personal
se despliega de la siguiente manera:
Recursos Humanos
Aprobar Acciones: al marcar esta opcin se establece que todas las

acciones de personal creadas por este proceso sean automticamente
aprobadas.
Carpeta Aumento de Proceso Aumento Masivo de Salarios
Notas
Dentro de esta pantalla se puede agregar notas adicionales que sern
consideradas dentro de las anotaciones desplegadas en la seccin notas de las
acciones de personal que son generadas por el proceso.
Recursos Humanos
Carpeta Notas de Proceso Aumento Masivo de Salarios
Descripcin de Botones
Filtro (
Para definir los parmetros que se utilizarn de filtro de los empleados a los
cuales se aplicar el aumento, debe presionar el botn que se encuentra en la
parte inferior de la ventana. Se desplegar ventana formada por dos carpetas
que agrupan parmetros que pueden ser utilizados como filtro.
Los parmetros de filtro son:
Recursos Humanos
Personales: Cdigo y Nombre del empleado, Identificacin, Mes

Nacimiento, Nacionalidad, Fecha de Prxima. Evaluacin, Forma de
Pago, Estado, Sexo.
Otros: Departamento, Puesto, Nmina, Ubicacin, Centro de Costo,

Entidad Financiera con la cual se realizan los pagos de salario al
empleado, Horario de trabajo, Rango de Salario Referencia, Rango de
Fecha de Ingreso.
Generar (
Una vez definidos los empleados a los cuales se aplicar el proceso de

aumento de salario, presione el botn que se encuentra en la pantalla principal
de Aumento Masivo de Salarios.
Al ejecutarse el proceso el sistema desplegar una pantalla donde se presentan
las acciones de personal que sern creadas segn las condiciones definidas.
Considere las restricciones de grabacin existentes cuando existen acciones de
personal de aumento de salario pendientes.
Ntese que si es obligatorio, puede implicar sobrescribir el estado que se
recuper de preferencias al crearse el dilogo del proceso. Si no es
obligatorio, durante la creacin del dilogo se mantiene el estado que est
guardado en preferencias si lo haba.
Cancelar (
Este botn Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en la

pantalla principal del mdulo.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el proceso Generar
acciones de personal por aumento masivo de salarios.
Pantalla Aumento Masivo de Salarios registros de las acciones que se crearan
Las columnas desplegadas por esta tabla son:

Empleado: cdigo del empleado al que se le generar un aumento.
Nombre: nombre del empleado.
Recursos Humanos
Salario Actual: dentro de esta columna se despliega el resultado del proceso.

Monto: esta columna es modificable y establece un monto particular de
aumento del empleado, la columna se inicializa con el monto general que se
haya especificado en la pantalla de generacin del proceso. Si se cambia el
monto de aumento de un empleado, recalcula el salario calculado para el
empleado al validar, aplicando el criterio de redondeo especificado en la
pantalla de generacin. Esto quiere decir que permite ser modificada para
empleados particulares y el sistema recalcular el salario a partir de estas
modificaciones, permitiendo establecer condiciones de aumento distintas por
empleado.
Porcentaje: esta columna es modificable y establece un porcentaje particular
de aumento del empleado, la columna se inicializa con el porcentaje general
que se haya especificado en la pantalla de generacin del proceso. Si se
cambia el porcentaje de aumento de un empleado, recalcula el salario
calculado para el empleado al validar, aplicando el criterio de redondeo
especificado en la pantalla de generacin. Esto quiere decir que permite ser
modificada para empleados particulares y el sistema recalcular el salario a
partir de estas modificaciones, permitiendo establecer condiciones de aumento
distintas por empleado.
Salario Nuevo: en esta casilla el proceso genera la informacin del aumento
para cada empleado que cumple con el filtro establecido una vez que el
usuario estableci un porcentaje o monto general, un mtodo de redondeo y
dems caractersticas; o sea que dentro de esta columna se despliega el
resultado del proceso segn el monto o porcentaje aplicado. Esta columna es
modificable y los datos se ingresan directamente en cada celda, puede ser
modificada directamente por el usuario para establecer un nuevo salario que
sea diferente al ajustado por el monto o porcentaje definido para el aumento
masivo.
Fecha Rige: esta columna es modificable y equivale a la fecha de vigencia de
la accin de personal.
Notas: dentro de esta casilla se puede agregar notas adicionales que sern
consideradas dentro de las anotaciones desplegadas en la seccin notas de las
acciones de personal que son generadas por el proceso.
Adems se despliega una serie de informacin general del empleado como:
Estado del Empleado, Centro de Costo, Departamento, Puesto, Plaza, Nmina
y Fecha de Ingreso.
El sistema definir No en la columna Grabar para aquellas acciones de
personal que no se podrn generar debido a la existencia de acciones de
aumento de salario pendientes.
Las acciones generadas por el proceso pueden ser consultadas dentro de la
opcin Acciones de Personal del submen Operacin. En este caso
estas acciones se encontrarn en estado No Aprobada o Aprobada en el caso
de que se haya marcado la opcin de Aprobar Acciones y el salario del
empleado ser actualizado hasta que el usuario las aplique.
Recursos Humanos
Recuerde que cuando se ejecute el proceso de aumento masivo el sistema

escribir una lnea en la tabla de Auditoria de Procesos del mdulo de
Administracin del Sistema para dejar constancia de la fecha, usuario,
proceso ejecutado y mdulo, entre otros datos.
Botn Funcin
Grabar y
Regresar
Seleccionar
Descripcin
Al momento de presionar este icono se crean las acciones de personal de
aumento salarial a todos los empleados cuya linea tenga la marca de
Seleccionada a la izquierda del registro
Con este icono el usuario marca con el signo

aquellas filas que no
estn seleccionadas dentro de la tabla para aplicar el aumento de salario
pero para los cules no existan restricciones para dicha aplicacin. Estos
registros se visualizan de la siguiente forma
Con este icono el usuario desmarca aquellos registros que se encuentren

Deseleccionar
marcados con el signo

dentro de la tabla Aumento Masivo de
Salarios. Estos registros se visualizan de la siguiente forma
.
Cargar
Con este icono se abre una venta para carga de archivo que permite
seleccionar un archivo desde el cual se cargar la informacin de los
aumentos que se van a realizar.
Guardar
Con este icono se abre una venta para el respaldo de la informacin en

un archivo, el cual podr ser utilizado despus para ser cargado con la
informacin de los aumentos que se van a realizar.
Cmo se Seleccionan y Deseleccionan los
Registros para Generar las Acciones de
Personal de Aumento Masivo de Salario?
El procedimiento para seleccionar los registros es el siguiente:
1. Dentro de la tabla de la ventana Aumento Masivo de Salario marque
el registro que va a utilizar con el highlight.
2. Una vez seleccionado presione el icono
para seleccionar el
registro. Esto har que se despliegue una marca en la fila que
contenga el registro. Esta se vera de la siguiente forma:
Recursos Humanos
3. Es necesario que el usuario incluya a los empleados a los cuales se

tomar en cuenta en el proceso por medio de la marca de
seleccionado. Aquellos empleados que no se encuentren marcados
no sern considerados dentro del proceso.
4. De la misma manera que se marca, para desmarcar un registro de la
tabla se debe escoger la fila que lo contiene con el highlight.
5. Una vez seleccionado el empleado presione el icono
eliminar la marca de la fila.
para
Cmo se Carga la informacin desde un

Archivo?
El procedimiento para realizar la carga de un archivo con la informacin de las
acciones de personal para aumento de salario que se generaran, se puede
llamar desde la opcin del check box Cargar desde Archivo en la pantalla de
generacin del proceso, y tambin desde el icono
muestra la tabla. El proceso es el siguiente:
en la ventana donde se
1. Desde la pantalla de generacin del proceso maque el check Cargar

desde Archivo, esto habilitara la casilla Archivo:
La otra opcin es dentro de la ventana Aumento Masivo de Salarios

donde se despliega la tabla con la informacin presionando el icono
.
2. El sistema abrir la ventana de bsqueda de archivos llamada Carga de
archivo donde se podr escoger un archivo de texto(*.txt) o un archivo
de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe presionar el botn Open.
Ventana de Carga de Archivo.
Recursos Humanos
3. En el caso que se ejecute el proceso de carga por medio del icono

desde la ventana donde se visualiza la tabla el sistema mostrara un
mensaje indicando que los datos actuales en la tabla sern eliminados,
consultando si desea continuar.
Mensaje de advertencia.
Cmo se Guarda la informacin en un

Archivo?
El procedimiento para guardar en un archivo los datos mostrados en la tabla es
el siguiente:
1. Desde la ventana Aumento Masivo de Salarios donde se despliega la
tabla con la informacin se debe presionar el icono
2. El sistema abrir la ventana de bsqueda de almacenamiento en disco

de archivos llamada Guardar Archivo donde se podr digitar el nombre
que tendr el archivo, el cual puede ser un archivo de texto(*.txt) o un
archivo de Excel(*.xls o *.xlsx), luego se debe presionar el botn Save.
Ventana de Guardar Archivo.
3. El sistema indicara por medio de un mensaje que el proceso finalizo

con xito.
Recursos Humanos
Mensaje de informacin por proceso exitoso.
Cmo se Generan la acciones de personal del

proceso de Aumento Masivo de Salarios?
El procedimiento para crear las acciones de personal segn los datos
mostrados en la tabla es el siguiente:
1. Desde la ventana Aumento Masivo de Salarios donde se despliega la
tabla con la informacin se debe presionar el icono .
2. El proceso iniciara mostrndose un odmetro, el cual indica el avance
del mismo.
Odmetro del proceso.
3. Por ltimo se mostrara un mensaje indicando que el proceso finalizo

exitosamente.
Mensaje de informacin por proceso exitoso.
4. Al presionar el botn Continuar se cerrara la ventana de proceso.

5. Si se haba activado la opcin de Aprobar Acciones, estas se crearan y
quedaran en estado Aprobada, de lo contrario quedaran en estado No
Aprobada.
6. Del mismo modo si se haba activado la opcin de Marcar Acciones
Para Impresin, estas quedaran marcadas, de lo contrario solo se
crearan.
SALARIOS DIARIOS INTEGRADOS

Esta opcin permite el clculo y manejo del salario diario integrado por
empleado.
Este proceso especial es desplegado dentro del submen de Procesos de
Recursos Humanos si est definido Mxico como Pas dentro de los
Recursos Humanos
parmetros del mdulo de Administracin del Sistema, de lo contrario no

se despliega dentro del listado de procesos especiales disponibles.
Nota Importante:
Se utiliza para llevar a cabo los clculos de

aportaciones al IMSS, SAR e INFONAVIT que exige la ley mexicana.
Este proceso involucra el registro del salario diario integrado de los empleados
que se produce como resultado de la ejecucin del proceso de clculo.
Clculo del salario diario integrado para los empleados que sean
considerados dentro del proceso.
Actualizacin de la casilla Salario Diario Integrado que se encuentra

en la ventana de Mantenimiento de Empleados (vea carpeta
Otros en la pgina 64).
La actualizacin del salario diario integrado del empleado se hace a

travs de la generacin de acciones de personal.
Pantalla Clculos de Salario Diario Integrado
MANEJO DE SALARIO DIARIO INTEGRADO

Proceso
Recursos Humanos
Carpeta Proceso de Clculo de Salario Diario Integrado
Dentro de esta carpeta se despliegan las siguientes casillas:

Consecutivo: campo no modificable que indica el nmero de clculo del
salario diario integrado.
Nmina: cdigo y descripcin de la nmina a la cual pertenecen los
empleados cuyo salario diario integrado va a ser calculado.
Perodo: Dentro de este apartado se presentan las siguientes casillas:

Fecha Inicial: fecha inicial del perodo que va a ser considerado para el
clculo de los acumulados de los conceptos que se integran al salario diario
por acumulado y no por frmula de clculo.
Fecha Final: fecha final del perodo que se considerar para calcular los
acumulados de los conceptos correspondientes.
Das: nmero de das del perodo indicado que equivale a la resta de la fecha
inicial del perodo a la fecha final. Esta casilla es actualizada por el sistema
cada vez que se ingresa la fecha inicial y la fecha final.
Das para calcular porcin variable del SDI: el sistema sugiere la
cantidad de das entre la Fecha Inicial y la Fecha Final. Este dato
corresponde al nmero de das que utilizar el sistema para el proceso de
clculo.
Recursos Humanos
Acciones de Personal: Dentro de este apartado se presentan las siguientes

casillas:
Tipo de Accin: tipo de las acciones de personal que sern generadas
durante la aprobacin del clculo del salario diario integrado. Si se presiona la
tecla F1 despliega una tabla de ayuda con los tipos de accin de tipo
predefinido "Otros" registrados en el sistema.
Fecha de Acciones: fecha que se asignar a las acciones de personal
generadas por el proceso como fecha del registro.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual las acciones de personal generadas
comienzan a regir.
Salarios Mnimos: Dentro de este apartado se presentan las siguientes

casillas:
Del Distrito Federal: monto del salario mnimo del D.F, que
corresponde en Mxico por ejemplo al salario mnimo del pas.
De la Zona:
monto del salario mnimo de zona donde tiene
operaciones la compaa.
Coeficiente de Tope SDI: coeficiente por el cual debe multiplicarse

el salario mnimo del pas para establecer el tope del Salario Diario
Integrado. Este tope ser el reportado para todos aquellos empleados
cuyo salario diario integrado calculado exceda el monto del tope.
Das Laborados: esta casilla se llena con un concepto que haya sido
creado y calculado para los empleados en los procesos de nminas en el
mdulo de Control de Nmina y que puede consultarse con la tecla
F1.
Se utilizar como divisor para calcular el aporte de cada concepto que
participe por acumulado en el salario diario integrado de los empleados.
SDI Fijo
La carpeta SDI Fijo consiste en una tabla que ser actualizada
automticamente cada vez que el sistema valide afirmativamente la nmina
especificada por el usuario en la carpeta Proceso.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Carpeta SDI Fijo de Clculo de Salario Diario Integrado
Dentro de esta carpeta se despliega la siguiente informacin:

Calcular porcin fija del salario diario integrado: se trata de un chek
general que indica si se va a utilizar esta funcionalidad. Habilita todas las
casillas las dems casillas de esta carpeta.
Recursos Humanos
Usar SDI Variable como Salario Diario para empleados sin

salario fijo: le indica al proceso que para los empleados que no
tengan salario fijo, use el SDI variable calculado como salario diario
para aproximar la parte fija del SDI y completar el clculo del SDI del
empleado.
Indicador de empleados sin salario fijo: indica el rubro

adicional de empleados que seala que el empleado debe considerarse
como un empleado que no tiene salario fijo. Si el rubro es distinto de
nulo, entonces el proceso debe asumir que el empleado no tiene
salario fijo y debe aproximar la parte fija del SDI usando el SDI
variable.
Porcentaje de Fondo de Ahorro: este valor se utiliza para el

clculo del excedente del 13% de diez veces el salario mnimo diario
del Distrito Federal.
Coeficiente de Tope del fondo de ahorro: la informacin

ingresada es este espacio se multiplicar al Salario Mnimo de Zona y
lo que resulte de multiplicar el porcentaje de Fondo de Ahorro por el

Salario de Referencia no debe rebasar este monto.
Porcentaje de Vales de Despensa: el importe que debe integrar

al SDI es el excedente sobre el 40% del salario mnimo del Distrito
Federal, es decir,
Si (Porcentaje*SalarioReferencia) > (0.40*SalarioMnimoDF)
ValeDespensa a Integrar
(0.40*SalarioMnimoDF)
(Porcentaje*SalarioReferencia)
No exceder salario minimo de la zona: se trata de un check que

indica si se pueden obtener o no salarios diarios mayores al salario
mnimo de la zona.
Coeficiente de Tope de Vales de Despensa: su valor

inicialmente debe ser 0.40 segn se indic en el ejemplo provisto en la
descripcin del campo anterior.
Otros: es un apartado con cuatro campos que permiten ingresar el

nombre y la proporcin diaria que debe sumarse a la parte fija del SDI
de
los empleados. Aplica igual para todos los empleados
considerados en el proceso.
Empleados
La carpeta Empleados agrupa todas las opciones y campos que se refieren al
clculo de la parte fija del SDI.
Dentro de la tabla se despliegan el cdigo y nombre de los empleados que
pertenecen a la nmina especificada y que no tienen fecha de salida, pues a
empleados con fecha de salida solo pueden generarse acciones de personal de
contratacin.
Recursos Humanos
Carpeta Empleados de Clculo de Salario Diario Integrado
La tabla de esta carpeta tendr las siguientes columnas:

Empleado: cdigo del empleado.
Nombre: nombre del empleado.
Estado: estado del empleado dentro de la empresa.
Centro de Costo: centro de costo del empleado.
Departamento: departamento del empleado.
Puesto: puesto del empleado.
Plaza: plaza del empleado.
Salario de Referencia: salario de referencia del empleado.
La informacin desplegada en las columnas mencionadas anteriormente es la
que se utilizar para la generacin de las acciones de personal.
Salario Diario Integrado Anterior: salario diario integrado que tiene
registrado el empleado actualmente, previo al clculo. Esta columna servir
para comparaciones con los resultados que arrojen los procesos de clculo.
Salario Diario Integrado Calculado: durante el inicio de un proceso de
clculo, esta columna permanecer en cero(0) para todos los empleados
desplegados en la tabla. Es la nica casilla modificable de la tabla. Una vez
ejecutado un proceso de clculo, la columna desplegar el monto equivalente
Recursos Humanos
al salario diario integrado del empleado que ha resultado del proceso de

clculo, para todos los empleados que se incluyeron en el proceso. De esta
forma el usuario podr verificar los resultados del proceso de clculo
efectuado, verificando empleado por empleado el salario diario integrado que
se le ha asignado.
Das Antigedad: parmetro para el clculo del salario fijo que representa
la cantidad de das de antigedad que cada empleado tiene derecho.
Das Vacaciones: parmetro para el clculo del salario fijo que representa
la cantidad de das acumulados de vacaciones que tiene cada empleado.
Das Aguinaldo:
Porcentaje Prima:
Numero Accin: se trata del nmero de accin de personal que se gener
luego de aprobar el proceso.
Das Laborados: parmetro para el clculo del salario fijo que representa la
cantidad de das laborados por cada empleado en los perodos definidos para el
clculo.
Factor: parmetro para el clculo del salario fijo. Se calcula de la siguiente
manera:
Factor = 1 + ( Das Aguinaldo / Das Ao ) + (( Resultado * Prima
Vacacional / 100 ) / Das Ao )
Donde
Resultado = el que se despliega en la carpeta Resultados
Salario Variable calculado: presenta los resultados del proceso de clculo.
Salario Fijo calculado: presenta los resultados del clculo del salario fijo el
cual se genera a partir de la siguiente frmula:
Salario Fijo = Salario Diario Integrado Calculado * Factor
Donde
Salario Diario = Salario Referencia Empleado / Das Salario Diario
Funciones Desplegadas con la Carpeta

Cada vez que la carpeta Empleados se encuentre activa se habilitarn los
primeros cinco iconos de la barra de herramientas de la ventana:
Filtrar ( ): permite el despliegue de la ventana de filtro del mantenimiento
de empleados que permitir al usuario filtrar la informacin desplegada en la
tabla para seleccionar un grupo de empleados especfico sobre el cual desee
establecer a quines se les calcular el salario diario integrado.
Columnas ( ): permite seleccionar las columnas que se visualicen en la
tabla y el orden en el que estas se muestren.
Recursos Humanos
Reporte ( ): permite la generacin de reportes estndar con el contenido de

la tabla de empleados y el salario diario integrado de cada uno de ellos que ha
resultado de algn proceso de clculo.
Seleccionar Empleado ( ): selecciona los empleados que se considerarn
durante el proceso de clculo.
Deseleccionar Empleado ( ): deselecciona un empleado y lo excluye del
proceso de clculo.
Puede consultar la seccin Cmo Incluir/Excluir Empleados? en la pgina
286 para ver el manejo de los iconos de seleccin/exclusin de empleados del
proceso.
Cada vez que se efecte un cambio de nmina por parte del usuario y se
actualicen los datos de la tabla, todos los empleados desplegados aparecern
seleccionados por omisin, pues normalmente va a ser mayor el nmero de
empleados seleccionados que el nmero de empleados no seleccionados para
clculo de salario diario integrado.
Excel (
): permite enviar los datos de la tabla de la carpeta a Excel.
Conceptos
Esta carpeta presenta una tabla que ser actualizada automticamente con la
informacin de los conceptos tipo base, beneficio, deduccin, aportes y
anticipo asociados a la nmina especificada por el usuario.
Recursos Humanos
Carpeta Conceptos de Clculo de Salario Diario Integrado
La tabla tendr las siguientes columnas:

Cdigo: cdigo del concepto, columna no modificable.
Descripcin: descripcin del concepto, columna no modificable.
Alias: alias del concepto, columna no modificable.
Tipo de Concepto: muestra el tipo de concepto.
Fijo: indicador de clculo fijo del concepto. Se encuentra marcado cuando el
concepto es de clculo fijo en las nminas y desmarcado cuando es de clculo
variable, columna no modificable.
Tope de Exencin: columna modificable en la cual el usuario podr indicar
el tope de exencin de impuestos de los conceptos. Para los conceptos que no
tengan ningn valor en la columna el proceso de clculo asumir que no existe
tope para ellos, mientras que para aquellos que tengan tope, el proceso de
clculo considerar nicamente la diferencia entre el monto del concepto y el
tope para los empleados para los cuales el monto del concepto es superior al
tope y no considerar el concepto para aquellos empleados para los cuales el
monto del concepto es inferior al tope de exencin de impuestos.
Suma al SDI: columna modificable slo en caso de que un concepto sea de
tipo base. Permite indicar si en el clculo del salario diario integrado (SDI)
ese concepto va a sumarse al SDI o si va a restarse.
Recursos Humanos
Recuerde que todos los conceptos desplegados aparecern con el modo de

clculo especificado por omisin que fue definido dentro del mdulo de
Control de Nmina en la pantalla de mantenimiento de conceptos.

Cada vez que la carpeta Conceptos se encuentre activa en la ventana del
proceso, se habilitarn en la barra de herramientas los tres primeros botones
(filtro, reporte y envo a MSExcel) y los iconos mediante los cuales el usuario
podr especificar la clasificacin de los conceptos a considerar durante el
clculo, tal y como se detalla a continuacin.
Clculo por Acumulado (
): permite indicar que un concepto
determinado participa en el clculo del salario diario integrado por medio de
su acumulado. Esto le pone la marca
a la izquierda de la lnea del
concepto.
Clculo por frmula ( ): permite indicar que un concepto determinado
participa en el clculo del salario diario integrado por medio de frmula. Esto
le pone la marca
a la izquierda de la lnea del concepto.
No Calcular ( ): permite deseleccionar completamente un concepto, lo que
significar que el proceso de clculo del salario diario integrado no lo
considerar. Esto desmarca la linea del concepto.
Filtrar ( ): permite el despliegue de la ventana de filtro del mantenimiento
de conceptos que permitir al usuario filtrar la informacin desplegada en la
tabla para seleccionar un grupo de conceptos que participarn en el clculo.
Reporte ( ): permite la generacin de reportes estndar con el contenido de
la tabla de conceptos.
Excel (
Salvar Clasificacin ( ): permite salvar la clasificacin de conceptos

cuando esta se ha alterado. Por ejemplo si se cambi la clasificacin de la
forma de clculo de los conceptos para el salario diario integrado, ser posible
que el usuario pueda salvar esa clasificacin como la clasificacin por omisin
de los conceptos en el mantenimiento de conceptos.
Puede consultar la seccin Cmo Calcular el Salario Diario Integrado? en
la pgina 287 donde se explica la forma en la cual se define si el concepto se
calcula por frmula o por acumulado y las caractersticas de los dos mtodos.
De igual forma que la tabla de empleados, la tabla de conceptos guardar
preferencias de usuario de modo que la siguiente vez que se ejecute el proceso,
los conceptos sean desplegados siguiendo el mismo criterio de seleccin.
Recursos Humanos
Resultados
Esta carpeta est formada por una tabla en la cual el proceso de clculo ir
acumulando sus resultados. La tabla es visible al usuario de forma que este
tenga un detalle ms completo a disposicin en caso de que sea requerido
algn ajuste.
Carpeta Resultados de Clculo de Salario Diario Integrado
Las columnas de la tabla son las siguientes:

Empleado: cdigo del empleado procesado.
Concepto: cdigo del concepto calculado.
Acumula: indicador que determina si el concepto calcula por acumulado o
por frmula. En caso de ser por acumulado, la celda aparecer marcada.
Acumulado: acumulado encontrado para el concepto para el perodo
especificado. En caso de calcular por frmula, esta celda no desplegar
ningn valor.
Proporcin Diaria: proporcin de aporte del concepto al salario diario
integrado del empleado. La forma en que se realiza este clculo se muestra
ms adelante dentro de la seccin Cmo Calcular el Salario Diario
Integrado? en la pgina 287.
Recursos Humanos
Suma: indicador que seala si el concepto suma o resta al salario diario

integrado, dependiendo de si es beneficio, deduccin, aporte o anticipo, o
dependiendo de la indicacin en la carpeta Conceptos para aquellos conceptos
tipo base.

Cada vez que la carpeta Conceptos se encuentre activa en la ventana del
proceso, se habilitarn en la barra de herramientas los iconos
y
de modo
que el usuario pueda imprimir el contenido de la tabla de resultados
intermedios o enviar los datos a Excel:
Reporte (
la tabla.
Excel (
): permite la generacin de reportes estndar con el contenido de
Notas
Esta carpeta consta de un campo en el cual el usuario podr indicar notas
adicionales que quiere que se graben en las notas de las acciones de personal
generadas por el proceso.
Recursos Humanos
Carpeta Notas de Clculo de Salario Diario Integrado
Descripcin de Funciones Especiales del

Submen
Calcular
Por medio de este icono se ejecuta el proceso de clculo del salario diario
integrado para todos los empleados que sean considerados por medio de los
parmetros del filtro que se presentan en la opcin.
El proceso de clculo se puede ejecutar las veces que sea necesario de manera
que se faciliten las modificaciones que sean hechas a los parmetros que
calcularn el salario diario integrado. Este icono se encuentra activo para
cualquiera de las carpetas que se requiera acceder hasta que el clculo sea
aprobado.
Marcar Empleado
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Empleados de la
pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de la
ventana permanecer inactivo.
Recursos Humanos
El icono ser utilizado para seleccionar los empleados que se considerarn

durante el proceso de clculo y a los que se le generar una accin de personal
una vez que se aplique el clculo efectuado.
Todos los empleados seleccionados desplegarn el icono
izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
en el margen
Desmarcar Empleado
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Empleados de la
Este icono funcionar para deseleccionar un empleado y excluirlo del proceso
de clculo. El icono desplegado en el margen izquierdo de la fila
correspondiente ( ) ser eliminado tambin.
Calcular por Acumulado

Este icono se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Conceptos
de la pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de
la ventana permanecer inactivo.
Indica que un concepto determinado participa en el clculo del salario diario
integrado por medio de su acumulado, esto es que dicho proceso calcular el
acumulado del concepto para cada empleado en el perodo establecido y lo
dividir entre el nmero de das del perodo para establecer el monto de
participacin del concepto dentro del salario diario integrado de cada
empleado.
Cada concepto que se indique que se calcular por acumulado desplegar el
icono
en el margen izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
Para mayor detalle puede consultar la seccin Cmo Calcular el Salario
Diario Integrado? en la pgina 287.
Calcular por Frmula

Este icono se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Conceptos
de la pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de
la ventana permanecer inactivo.
Permite indicar que un concepto determinado participa en el clculo del salario
diario integrado por medio de frmula es decir, que en vez de buscar el
acumulado del concepto para el perodo especificado, el proceso evaluar una
frmula de clculo asociada al concepto para determinar a cunto equivale la
participacin del concepto para cada empleado diariamente. Las frmulas se
definen por medio de un h00k.
Recursos Humanos
Cada concepto que se indique que se calcular por frmula desplegar el icono
en el margen izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
Desmarcar Concepto
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Conceptos de la
Este icono funciona para deseleccionar completamente un concepto, lo que
significar que el proceso de clculo del salario diario integrado no
considerar el concepto.
Los conceptos no seleccionados no desplegarn icono alguno en el margen
izquierdo de la fila respectiva y esta funcin existe para excluir conceptos que
no han podido ser excluidos utilizando el filtro de la tabla.
Aprobar
Este icono ejecuta el proceso de aplicacin del clculo del Salario Diario
Integrado.
El proceso de clculo no efectuar ninguna modificacin en la base de datos
para agilizar el proceso y para permitir todas las ejecuciones y ajustes
necesarios por parte del usuario. Una vez que los resultados producidos por el
clculo se consideren correctos, entonces ser cuando las modificaciones en la
base de datos deben ser realizadas; esto lo efectuar el proceso de aplicacin.
Para mayor detalle puede consultar la seccin Cmo Aprobar el Clculo del
Salario Diario Integrado? en la pgina 295.
Cmo Incluir/Excluir Empleados?
El procedimiento para incluir o excluir empleados del listado que se considera
para el clculo del salario diario integrado (SDI) es el siguiente:
1. Cuando el usuario ingresa el cdigo de la nmina a la cual se
realizar el clculo del salario diario integrado, el sistema despliega
dentro de la carpeta Empleados el listado de los empleados a los
Recursos Humanos
cuales se les puede asociar al proceso y que estn asociados a dicha

nmina.
Esta tabla ser actualizada por el sistema automticamente cada vez
que se valide afirmativamente la nmina especificada por el usuario.
2. Dentro del listado se presentan el cdigo y nombre de los empleados
que pertenecen a la nmina especificada y que no tienen fecha de
salida, pues a empleados con fecha de salida solo pueden generarse
acciones de personal de contratacin.
3. Por omisin el sistema despliega todos los empleados marcados con
el icono
que significa que el empleado se encuentra
seleccionado para ser considerado dentro del proceso de clculo del
SDI.
4. Si el usuario lo requiere puede excluir empleados del proceso
marcndolos con el highlight y luego presionando el icono
que
se encuentra en la barra de herramientas de la ventana. Este icono
solo se habilita cuando la carpeta Empleados se encuentra activa.
5. Para volver a incluir un empleado dentro del proceso debe
seleccionarlo con el highlight y presionar el icono
. A los
empleados incluidos que se consideran en el proceso de clculo se le
generar una accin de personal una vez que se aplique el clculo
efectuado.
Todos los empleados seleccionados desplegarn el icono
margen de la fila de la tabla correspondiente.
en el
Cmo Calcular el Salario Diario Integrado?

El procedimiento para calcular el salario diario integrado de los empleados es
el siguiente:
1. El usuario debe ingresar los datos requeridos dentro de la carpeta
Proceso.
2. Una vez ingresados los parmetros del proceso mediante el icono
el usuario podr ejecutar el proceso de clculo de los salarios
diarios integrados de todos los empleados que fueron seleccionados
previamente. El proceso efectuar dos categoras de clculo
distintas, dependiendo del tipo de los conceptos, esto es, si el
concepto calcula por acumulado o por frmula.
Cada vez que se actualice la tabla de la carpeta todos los
conceptos desplegados aparecern con el modo de clculo
especificado por omisin.
3. Para establecer un modo de clculo por omisin dentro del mdulo
de Control de Nmina en la pantalla de mantenimiento de
Recursos Humanos
conceptos se encuentran dos casillas bajo el ttulo Salario Diario

Integrado denominados Calcular por Acumulado y Calcular
por Frmula mediante los cuales se podr indicar si el concepto
participa en el clculo del salario diario integrado por acumulado o
por frmula (vea el manual respectivo para mayor detalle). De no
estar marcado ninguno de ellos, se asumir que el concepto no
participa del clculo de salarios diarios integrados.
4. Para cambiar el modo de clculo de un concepto desde la tabla de la
carpeta Concepto puede utilizar los iconos para Clculo por
Acumulado, Clculo por frmula y No Calcular que se despliegan
en la barra de herramientas.
5. Si un concepto est marcado dentro de la tabla con el icono
significa que cuando se ejecute el proceso el clculo el concepto es
por acumulado. Para cambiarlo a clculo por frmula debe
marcarlo con el highlight y luego presionar el icono
6. De la misma manera si requiere cambiar de clculo por frmula a

clculo por acumulado debe marcar el registro con el highlight y
presionar el icono
.
7. Si requiere excluir un concepto del proceso debe marcarlo con el
highlight y presionar el icono
concepto.
que indica que no se calcular el
8. Una vez definida la forma de clculo de cada concepto se debe

salvar la clasificacin por medio del icono
. Si se cambi la
clasificacin de la forma de clculo de los conceptos para el salario
diario integrado, es posible que el usuario pueda salvar esa
clasificacin como la clasificacin por omisin de los conceptos en
el mantenimiento de conceptos.
9. Los dos mtodos de clculo que el sistema maneja son los
siguientes:
Clculo por Acumulado

En caso que un concepto calcule por acumulado el proceso calcular el
acumulado del concepto para el empleado actualmente procesado en el
perodo y dividir el total de ese acumulado entre el nmero de das del
perodo especificado para obtener el monto del aporte del concepto al salario
diario integrado del empleado.
En caso que el concepto sea beneficio o anticipo de primera quincena, este
monto ser sumado al total para el salario diario integrado del empleado.
En caso de ser deduccin, aporte o anticipo de segunda quincena, el monto del
concepto ser restado del total del salario diario integrado del empleado.
En caso de ser base depender de la indicacin del usuario.
Recursos Humanos
Clculo por Frmula

Para los conceptos que se calculen mediante frmula el proceso de clculo se
limitar a invocar una funcin con un nombre determinado y un juego de
argumentos predefinido que se encuentra en un archivo con extensin APD o
DLL.
As, ser la funcin del APD o DLL la que retornar en uno de los argumentos
el monto correspondiente del concepto para el empleado y el proceso de
Recursos Humanos sumar o restar este monto al total del salario diario
integrado del empleado que se est procesando. Este tipo de clculo se usa
cuando no hay histricos del concepto en Control de Nmina.
Especificacin de Rutinas Configurables para el mdulo de

Recursos Humanos
Las rutinas configurables en el mdulo de Recursos Humanos son utilizadas
para especificar un mtodo de clculo de un concepto por frmula en el salario
diario integrado, segn las necesidades del cliente. Si el cliente utiliza Centura
Builder debe seguir la especificacin para crear un Dynalib, por otro lado si el
cliente decide utilizar otro lenguaje debe seguir la especificacin del archivo
.DLL.
Especificacin del Dynalib

Para generar el archivo dynalib, se debe crear un .APL con el cdigo fuente y
compilarlo como dynalib, lo cual genera un archivo objeto, cuyo nombre debe
ser SDIFORMU.APD.
Function: IniciarCalculoSDI
Description:
! __exported
Efecta acciones de inicializacin requeridas por el usuario

cuando el proceso de clculo de Salario Diario Integrado
incluye al menos un concepto que calcula por frmula. Se
ejecuta al inicio del proceso de clculo. Recibe un Handle SQL
no transaccional (el proceso de clculo del SDI no es
transaccional).
Retorna TRUE si tiene xito, FALSE si no es as.
Returns
B00lean:
Parameters
Sql Handle: phsqlCursor
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
Date/Time: pdtFechaInicial
Recursos Humanos
Date/Time: pdtFechaFinal
Date/Time: pdtFechaRige
Number: pnSalarioMinimoPais
Number: pnSalarioMinimoZona
Number: pnTopeSalario
B00lean: pbSalarioFijo
Number: pnDiasSalario
Number: pnDiasAguinaldo
Number: pnPorcentajePrima
String: psDiasLaborados
Function: FinalizarCalculoSDI
! __exported
Description:
Efecta acciones de finalizacin requeridas por el usuario
ejecuta al final del proceso de clculo. Recibe un Handle SQL
transaccional)
Returns
B00lean:
Parameters
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
Recursos Humanos
Function: CalcularConceptoSDI ! __exported
Description:
Calcula la proporcin diaria del concepto indicado como
parmetro para el empleado indicado como parmetro y retorna
el valor en el parmetro pnResultado. Recibe todos los
parmetros relevantes en un proceso de clculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el dilogo de
ejecucin del proceso. Recibe tambin un Handle SQL no
transaccional.
Returns
B00lean:
Parameters
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
String: psEmpleado
String: psConcepto
Number: pnTopeExcencion
Receive Number: pnResultado
Recursos Humanos
Especificacin del DLL

Para generar el archivo DLL, se debe utilizar un lenguaje capaz de compilar y
generar un archivo .DLL de Windows, basado en WIN32.DLL, y el nombre
del archivo final debe ser SDIFORMU.DLL.
Las funciones deben cumplir con un formato para hacer la interfaz con
Centura, el cual se describe en lenguaje C++.
#include<windows.h>
#include"cbtype.h"
#include"centura.h"
b00l IniciarCalculoDll( SQLHANDLENUMBER hsql)
Descripcin:
Efecta acciones de inicializacin requeridas por el usuario
ejecuta al inicio del proceso de clculo. Recibe un Handle SQL
transaccional).
B00l CalcularConceptoDll(
SQLHANDLENUMBER hsql,
LPTSTR nomina,
int numero_nomina,
DATETIME fecha_inicio,
DATETIME fecha_fin,
DATETIME fecha_rige,
DOUBLE salario_min_pais,
DOUBLE salario_min_zona,
DOUBLE tope_salario,
LPTSTR empleado,
LPTSTR concepto,
DOUBLE tope_excension,
DOUBLE * resultado)
Descripcin:
Calcula la proporcin diaria del concepto indicado como
parmetro para el empleado indicado como parmetro y retorna
el valor en el parmetro pnResultado. Recibe todos los
parmetros relevantes en un proceso de clculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el dilogo de
Recursos Humanos
ejecucin del proceso. Recibe tambin un Handle SQL no

transaccional.
b00l FinalizarCalculoDll( SQLHANDLENUMBER hsql)
Descripcin:
Efecta acciones de finalizacin requeridas por el usuario
ejecuta al final del proceso de clculo. Recibe un Handle SQL
transaccional)
Adicionalmente, se debe crear un archivo de definicin de mdulos .DEF con
el siguiente formato:
LIBRARY sdiformu
DESCRIPTION "Calculo de rutinas configurables"
EXPORTS
IniciarCalculoDll
@1
CalcularConceptoDll @2
FinalizarCalculoDll
@3
El archivo CBTYPE.H contiene los tipos requeridos para DATETIME y
SQLHANDLENUMBER, los cuales son propios de Centura.
Su
especificacin es la siguiente:
typedef int SQLHANDLENUMBER;
typedef struct tagDATETIME
{
BYTE DATETIME_Length;
BYTE DATETIME_Buffer[12];
/* length of date/time
*/
/* SQLSDAT */
} DATETIME;
Para poder utilizar el cursor conectado, el cual es pasado como parmetro en
todas las funciones, es necesario hacerlo a travs de las funciones definidas en
el archivo CENTURA.H, y tambin se debe incluir la librera CBDLL.LIB
para poder compilar y generar el archivo DLL.
Se recomienda hacer el DLL en Microsoft Visual C++, incluir el archivo
CBTYPE.H, y si se van a hacer operaciones sobre el cursor se debe utilizar
CENTURA.H y CBDLL.LIB.
Recursos Humanos
**********
10. El proceso aplicar los topes de exencin de impuestos de los
conceptos independientemente de si son calculados por acumulado o
frmula.
11. En el caso de conceptos base, el proceso verificar el indicador de la
carpeta Conceptos especificado para cada concepto base que
indicar si el concepto suma o resta al salario diario integrado, es
decir, si se comportar como un beneficio o como una deduccin del
empleado en los casos especiales en que se requiera incluir
conceptos base dentro del proceso de clculo.
12. Conforme el proceso de clculo vaya avanzando, ir acumulando los
resultados en una tabla intermedia que ser precisamente la tabla de
la carpeta Resultados hasta que haya finalizado el clculo de los
salarios diarios integrados de todos los empleados seleccionados.
13. Si el usuario marc el parmetro Salario fijo entonces el sistema
realiza tambin el clculo de este rubro para sumarlo al clculo del
salario diario integrado de la siguiente manera:
I Parte: Salario Fijo
Salario Fijo = Salario Diario * Factor
donde
Salario Diario = Salario Referencia Empleado / Das Salario
Diario
Factor = 1 + ( Das Aguinaldo / Das Ao ) + (( Resultado * Prima
Vacacional / 100 ) / Das Ao )
Resultado = el que se despliega en la carpeta Resultados
II Parte: Salario diario Integrado (SDI)
Salario diario Integrado = Total Salario + Salario Fijo
Total Salario = segn el tipo de clculo que se utilice
14. En el caso que el parmetro de Salario fijo no se haya marcado
entonces el sistema calcula el SDI por medio de los procesos que se
mencionaron anteriormente (II Parte de las frmulas con Salario
Fijo = 0) y no le sumar el rubro calculado para el salario fijo.
15. Una vez finalizado se desplegarn los totales obtenidos en la
columna Salario Diario Integrado Calculado de la tabla de la
carpeta Empleados desde donde el usuario podr verificar si el
clculo es correcto o si requiere efectuar algn otro ajuste adicional.
16. El proceso de clculo podr ser ejecutado las veces que sea
requerido hasta que el usuario considere que los resultados
obtenidos son correctos.
Recursos Humanos
17. Adems el proceso de clculo constar de un odmetro que marca el

avance del proceso y graba una pista de auditoria en la tabla de
auditoria de procesos del mdulo de Administracin del
Sistema una vez que finalice. Al finalizar el proceso el sistema
enva un mensaje al usuario.
Cmo Aprobar el Clculo del Salario Diario

Integrado?
El procedimiento para aprobar y aplicar el clculo del salario diario integrado
es el que se describe a continuacin:
1. El proceso de clculo no efecta ninguna modificacin en la base de
datos para agilizar el proceso y para permitir todas las ejecuciones y
ajustes necesarios por parte del usuario. Una vez que los resultados
producidos por el clculo se consideren correctos, entonces ser
cuando las modificaciones en la base de datos deben ser realizadas,
lo cual lo realiza el proceso de aplicacin.
2. Para correr el proceso de aplicacin del clculo del Salario Diario
Integrado solo debe presionar el icono
. El proceso de aplicacin
es un proceso transaccional que crea y aplica las acciones de
personal de cada uno de los empleados a los que se les calcul el
salario diario integrado.
3. Adems entre las operaciones que realiza el sistema se modifica el
campo del salario diario integrado del mantenimiento de empleados
(es accesible por medio de una frmula primitiva del mdulo de
Control de Nmina).
mantenimiento de acciones de personal.
4. Tambin el proceso de aplicacin genera una pista de auditoria en la
tabla del mdulo de Administracin del Sistema una vez que
finalice y se acompaar tambin de un odmetro que marcar el
avance del proceso. Con esto quedarn registros de auditoria tanto
en Administracin del Sistema como en cada una de las
acciones de personal generadas por el proceso.
5. Si el proceso se ejecuta correctamente el sistema enva un mensaje
de conclusin con xito.
Una vez que el usuario decida salir de la pantalla de Salarios Diarios
Integrados despus de haberlo ejecutado, el sistema verifica si el usuario
imprimi los datos que resultaron del proceso en alguna ocasin o si hubo
transferencia a Excel, pues una vez cerrada la pantalla no podr volverlos a
acceder ya que los datos intermedios se perdern.
En caso que no se haya registrado ningn reporte o transferencia de datos, se
desplegar un mensaje de advertencia consultando si est seguro de que desea
Recursos Humanos
cerrar la pantalla sin imprimir o transferir los datos de los resultados

intermedios antes de que estos se pierdan.
En caso de que se indique no, el cierre de la pantalla no se llevar a cabo para
permitir que el usuario deje registro en otro medio de los datos intermedios
que produjo el proceso.
Recursos Humanos
APNDICE A
Parmetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan los parmetros que existen en el EXACTUS.INI
del mdulo de Recursos Humanos especficamente.
Cualquier informacin adicional de otros parmetros para la versin, consulte
el Manual de Configuracin.
[EMAIL]
Este parmetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o
no la funcin para generar correos electrnicos desde la opcin denominada
Mantenimiento de Empleados dentro del submen de Empleados de
Recursos Humanos.
Se debe localizar bajo la seccin [EMAIL] y tiene los siguientes parmetros:
[EMAIL]
Usuario=ljimenez
Contrasea=XXXX
Email Activo=SI
Dentro del parmetro Usuario se debe ingresar el cdigo de login del usuario
que utiliza la aplicacin del correo electrnico tal y como se ingresa en el
sistema de red de la empresa.
En el parmetro Contrasea se ingresa la clave del usuario para el login
ingresado. En este caso, al igual que en el parmetro Usuario, la clave debe
ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
El parmetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.
Recursos Humanos
Si se encuentra en SI indica que la funcin de correo electrnico se

encuentra activa y puede ser utilizada por el usuario.
Parmetros en Archivos *.ini 297
Recursos Humanos
Si se encuentra en NO quiere decir que la opcin para correo

electrnico se encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde
el mdulo de Recursos Humanos.
Parmetros en Archivos *.ini 298
APNDICE B
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del mdulo de Recursos Humanos. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opcin Seguridad! del men principal del mdulo de
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compaa para
quienes se establecen, simultneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los mdulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podran tener derecho a Consultar
Documentos, desde el mdulo de Recursos Humanos.
Un usuario es un empleado de la compaa para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los mdulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podra ser el nico empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opcin Administracin del men principal del
DEFINICIN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del mdulo de
Recursos Humanos, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular,
se presenta a continuacin:
1. Desde el men principal del mdulo de Administracin del
Sistema presione el botn izquierdo del ratn sobre el men
Seguridad y luego sobre la opcin de Usuarios Grupos y
Privilegios. Se desplegar la pantalla para Definicin de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Grupos.
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Usuarios.
Recursos Humanos
Control de Seguridad 299
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el

usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono
. Se desplegar la pantalla de
Definicin de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
cdigo y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un Combo Box, la compaa en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendr derechos o
privilegios sobre las opciones de los mdulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definicin de
Privilegios, se despliega un rbol que contiene los mdulos del
sistema instalados para la compaa seleccionada. Marque con el
highlight el mdulo de Recursos Humanos.
6. Para expandir el rbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
men principal del mdulo de Recursos Humanos, haga doble
clic sobre la rama de Recursos Humanos.
7. Expanda cada una de las opciones del men principal de Recursos
Humanos. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama
Mantenimiento se desplegarn cuatro ramas: Agregar,
Modificar, Eliminar, y Cambiar Estado. Se pueden expandir
tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opcin
especfica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la
rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opcin, de
manera individual, marque con el highlight la rama y presione el
icono
o la opcin Permitir del men de Privilegios. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar solamente el derecho de Agregar Empleados se
debe marcar con el highlight la rama Agregar de la opcin
Mantenimiento del men principal del mdulo de Recursos
Humanos y presionar el icono
.
Para asignar los derechos sobre una opcin o varias opciones de
nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de
cada rama o nivel superior, simultneamente, active el icono
o la opcin Replicar del men de Privilegios, marque con
el highlight la rama o nivel superior y presione el icono
. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un
documento se debe activar el icono
, marcar con el highlight
la rama o nivel superior Mantenimiento del men principal del
Recursos Humanos
mdulo de Recursos Humanos y presionar el icono

. Por lo
tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendr derecho
para Agregar, Modificar, Eliminar y Cambiar el Estado.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios
o un usuario en particular, presionando con el botn izquierdo del
ratn sobre el icono
Privilegios.
o la opcin Grabar del men de
A continuacin se presenta la pantalla para la definicin de privilegios:
Definicin de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece el

empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones del
mdulo, entonces cuando el usuario ingrese al mdulo dichas opciones
aparecern deshabilitadas.
Recursos Humanos
APNDICE C
Generacin de Asientos Contables y
Conversin de Monedas
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos es el encargado de llevar el registro de todos
los aspectos relacionados con el personal que labora en una empresa y el
control de las liquidaciones de empleados cuando algn trabajador se retira de
la compaa.
Este mdulo brinda flexibilidad en la definicin y especificacin de la forma
de pago de la liquidacin de un empleado, lo que permite adaptar el mdulo a
cualquier empresa y a las diferentes legislaciones internacionales.
El proceso de clculo de liquidaciones de empleados, est diseado para
asegurar control de los recursos financieros y humanos de la compaa sin
error, razn por la que se permiten regeneraciones y modificaciones a los
movimientos que sean realizados dentro del mdulo.
En las secciones que se desarrollarn a continuacin, se presenta la
explicacin de la forma de trabajo que utiliza el sistema EXACTUS, para
realizar la conversin de estados financieros a dos tipos de monedas en los
procesos que se desarrollan en el mdulo de Recursos Humanos, dentro de
cualquier empresa.
PARMETROS INICIALES
Antes de realizar las operaciones que el mdulo de Recursos Humanos brinda
como herramienta para el manejo de los empleados, se deben definir
previamente una serie de parmetros iniciales para la compaa. Algunos de
estos parmetros intervienen directamente con el proceso de conversin de
estados financieros en doble moneda y el clculo de diferencias cambiarias
que se presente por dicho proceso, dentro de esta seccin, solamente se
mencionarn los parmetros que interviene en el proceso de conversin de
estados financieros en doble moneda para Recursos Humanos.
Los parmetros iniciales que intervienen son definidos desde el mdulo de
Administracin del Sistema y Contabilidad General; adems de algunos que se
definen desde el mismo mdulo de Recursos Humanos. Los parmetros
anteriormente mencionados son:
Recursos Humanos
Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas 303
Doble Moneda
Tipos de Moneda
Tipos de Cambio
Moneda Local y Dlar de la empresa
Cuentas Contables (tipos de cambio y conversiones)
Cuentas para Diferencias Cambiarias
Integracin Contable
Cuenta Contable para el Pago de las Liquidaciones
Moneda de la Liquidacin
Cuentas Contables de los Conceptos Asociados
Los primeros parmetros los encontrar explicados detalladamente en el

captulo destinado al mdulo de Administracin del Sistema de este mismo
manual..
CUENTAS CONTABLES
En Recursos Humanos, la definicin de cuentas contables es importante,
debido a que cuando se ejecuta el proceso de Liquidacin de Empleados y el
proceso para la generacin de cheques para el pago de estas liquidaciones, se
generan movimientos contables que son registrados en Contabilidad General.
Una de las caractersticas de la creacin de cuentas contables es la conversin
que utiliza, esto determina cul ser la moneda en la que se establece el monto
real de las transacciones en las que participa la cuenta contable y cual ser la
moneda en la que se reportan los movimientos de la compaa.
La definicin de conversin de cuentas

contables, se utiliza solamente si se tiene
instalada la funcionalidad de manejo de
Estados Financieros en dos monedas en la
compaa o doble moneda.
Las cuentas contables que son utilizadas en Recursos Humanos, tienen que ser
definidas con la caracterstica que Convierte, ya sea de local a dlar o de
dlar a local, segn las caractersticas de la empresa. Al activar la
caracterstica de conversin, los movimientos contables sern considerados en
el proceso de diferencias cambiarias, cuando ste se efecta desde
Contabilidad General.
Recursos Humanos
CUENTAS CONTABLES PARA DIFERENCIAS

CAMBIARIAS
El objetivo de la definicin de las cuentas contables para el registro de las
diferencias cambiarias, en moneda local y moneda dlar, es asignar un registro
donde se puedan almacenar los movimientos financieros que se generan en
otros mdulos auxiliares de Contabilidad General, como es el caso especfico
de Recursos Humanos.
La definicin de las cuentas contables para registrar las diferencias cambiarias,
se realiza en los Parmetros del Mdulo de Contabilidad General, y all se
definen las cuentas contables que el sistema utilizar por omisin en el caso de
que un proceso del sistema, desde cualquier mdulo, genere una diferencia
cambiaria.
INTEGRACIN CONTABLE
El parmetro de uso de integracin contable con Contabilidad General se
define en la carpeta Liquidaciones de la opcin Parmetros del Mdulo.
Cuando el mdulo de Recursos Humanos tiene integracin contable, las
transacciones contables generan asientos que sern cargados a Contabilidad
General, donde se realizar la conversin de monedas (local y dlar) por
medio del sistema de conversin de estados financieros en dos tipos de
moneda.
Cuando no existe integracin contable, las transacciones contables que sean
realizadas desde el mdulo de Recursos Humanos, no dejan registro en la
Contabilidad General de la compaa, por lo que no se generan asientos por
los movimientos financieros.
CUENTA CONTABLE PARA PAGO DE LAS

LIQUIDACIONES
La definicin de la cuenta contable para el registro de los movimientos
contables por el pago de las liquidaciones, se realiza en la carpeta Contable de
los Parmetros del Mdulo.
Esta cuenta contable ser utilizada para cargar los montos generados por la
liquidacin de un empleado y por el pago de la misma.
A continuacin se presenta la pantalla donde se define la cuenta contable para
el registro de los pagos efectuados desde el mdulo de Recursos
Humanos:
Recursos Humanos
Carpeta Contable de Parmetros del Mdulo de Recursos Humanos
MONEDA DE LA LIQUIDACIN
Como se ha venido mencionando, algunos mdulos del sistema, permiten
utilizar la caracterstica de manejo de transacciones en multimoneda, lo que
implica el uso de diferentes monedas en procesos que realicen movimientos
contables. Este es el caso de Recursos Humanos, que permite crear
liquidaciones de empleados en cualquier tipo de moneda, aunque sta sea
diferente a la moneda local o dlar de la empresa, como sera el caso de pagar
a un empleado que se retira de la empresa en Libras Esterlinas, siendo la
moneda local de la empresa el Coln y la moneda dlar el Dlar
Americano.
Se debe recordar que la diferencia entre la funcionalidad de Doble Moneda y
la funcionalidad de Multimoneda. Esta diferencia, radica en que si el mdulo
de Recursos Humanos utiliza Doble Moneda, realizar la conversin de los
estados financieros en dos tipos de monedas (de moneda local a moneda dlar
y viceversa); mientras que al utilizar Multimoneda, se permitir realizar
transacciones en diferentes monedas, por ejemplo, pagar la liquidacin del
empleado de la compaa en una moneda extranjera, pero los movimientos
contables se ven reflejados en la contabilidad general solamente en moneda
local y en moneda dlar.
El mdulo de Recursos Humanos utiliza la caracterstica del uso de
multimoneda dentro del manejo de las liquidaciones a empleados, pues es
Recursos Humanos
posible escoger cualquiera de las monedas que hayan sido definidas en la tabla
Monedas para realizar el proceso.
El mdulo tambin puede utilizar la caracterstica de Doble Moneda porque
cuando se crean los asientos por la generacin del cheque para el pago de la
liquidacin, por ejemplo, el sistema presenta los movimientos en moneda local
y dlar y de esta misma manera sern registrados en Contabilidad General.
La definicin de la moneda de la liquidacin, se realiza en la ventana de
creacin - modificacin de Liquidacin de Empleados, bajo el submen de
Operacin y una vez que se ha salvado la informacin en la base de datos,
esta moneda no puede ser modificada.
En el caso que la empresa no tenga el mdulo de Control Bancario instalado,
la moneda se ingresar directamente en la casilla correspondiente, siendo
posible consultar la tabla Monedas.
Si la compaa tiene Doble Moneda y Multimoneda instalados en el
sistema, cuando se realicen liquidaciones en terceras monedas, el sistema
convertir estos rubros en moneda local y moneda dlar para el manejo de la
contabilidad general. Sin embargo, es posible consultar las liquidaciones de
los empleados dentro de Recursos Humanos en la moneda asociada a la
liquidacin del empleado.
Cuando el mdulo de Control Bancario est instalado, se define tambin
una cuenta bancaria en la que se registrarn los movimientos financieros al
realizarse el pago de la liquidacin. Esta cuenta bancaria, debe tener definida
como su moneda, la misma que la liquidacin del empleado.
El proceso de Liquidacin de Empleados, tambin utiliza la cuenta contable
asociada a cada cuenta bancaria que sea utilizada en cualquier liquidacin;
Esta cuenta contable se usar cuando se registre la liquidacin de un empleado
especfico y tambin cuando se crea el cheque para el pago de dicha
liquidacin, en el caso que la forma de pago sea por cheque.
El uso de esta cuenta contable se podr ver ms claramente en secciones
posteriores, cuando se presente el desarrollo del procedimiento que utiliza el
sistema para la conversin de los movimientos contables en dos monedas, al
ejecutarse el proceso de la liquidacin de empleados.
A continuacin se presenta la pantalla donde se definen algunos parmetros
para ejecutar la liquidacin de un empleado:
Recursos Humanos
Pantalla de creacin - modificacin de Liquidacin de Empleados.
CUENTAS CONTABLES DE LOS CONCEPTOS

ASOCIADOS
Existen dentro del sistema EXACTUS, conceptos que son creados desde
Control de Nmina y que representan todas las transacciones de tipo beneficio,
deduccin, aporte y anticipo, que ligados a una clase de nmina, operan sobre
los empleados de dicha planilla, para calcular su salario. Los conceptos
generan movimientos contables y con la combinacin de varios de ellos, la
compaa calcula el salario de los empleados a los cuales se aplique.
De igual manera, para el caso del mdulo de Recursos Humanos, con la
combinacin de varios conceptos, la empresa puede calcular el monto total
que se debe pagar a un empleado cuando se le liquida. Estos conceptos
pueden ser escogidos del listado de conceptos de Control de Nmina o creados
desde Recursos Humanos.
Si son escogidos de los que fueron creados desde Control de Nmina, deben
tener definido dentro de sus caractersticas, que sean para liquidacin y
pueden ser de tipo deduccin, beneficio y base. Tambin cabe la posibilidad
que desde Recursos Humanos, se ingrese un concepto nuevo para la
liquidacin, siendo necesario definir el tipo de concepto que es (beneficio,
deduccin o base) y el Total Calculado que es el monto que representa el
concepto dentro de la liquidacin.
Recursos Humanos
Cualquiera que sea el lugar de donde se toma el concepto, siempre ser

necesario asociar cada uno a una cuenta contable y a un centro de costo. Si el
concepto es de Control de Nmina, este utilizar la cuenta contable que le fue
asignada cuando se registr, y si el concepto es de Recursos Humanos,
utilizar la cuenta contable que le sea asignada en ese momento.
De manera general, las cuentas contables asociadas deben cumplir con las
caractersticas siguientes:
Beneficio: cuenta contable tipo Dbito
Deduccin: cuenta contable tipo Crdito
Los conceptos para liquidacin, son registrados en la carpeta Detalle de la

ventana Liquidacin de Empleados.
A continuacin se presenta la seccin de la pantalla donde se ingresan los
conceptos para liquidacin y su cuenta contable asociada:
Carpeta Detalle de Liquidacin de Empleados
Por otra parte, cuando se calcula la liquidacin de un empleado, tambin se

pueden tomar en cuenta los conceptos tipo aporte liquidable que ya hayan
sido generados desde Control de Nmina en el proceso de Liquidacin de
Aportes, pero que estn pendientes de pago. Estos aportes tiene definidas sus
cuentas contables desde que fueron creados en Control de Nmina.
Recursos Humanos
FILOSOFA DE TRABAJO DEL

MDULO
El mdulo de Recursos Humanos puede funcionar utilizando dos formas
de trabajo, tanto la remedicin como la traduccin de montos para la
conversin de estados financieros en dos tipos de monedas. Estas formas de
trabajo seran Traduccin y Remedicin.
Remedicin: para Recursos Humanos, la remedicin se aplica cuando

se realiza el pago de la liquidacin de un empleado, incluyndose
dentro de esta liquidacin, los aportes pendientes de pago de los
empleados.
Al generarse los documentos para realizar esta
transaccin, el sistema calcular el pago con base en los valores
histricos utilizados al introducir los documentos de transacciones
bancarias, segn la cuenta bancaria que haya sido asociada en la
liquidacin.
Traduccin: en este caso, el proceso de aplicacin de la liquidacin es

traducido al tipo de cambio actual o tasa corriente. Si la empresa
quiere utilizar traduccin en los procesos de pago de liquidaciones a
los empleados, entonces las cuentas bancarias asociadas debern tener
actualizados sus tipos de cambio de acorde con los que el sistema
tiene vigentes para todos los procesos, los cuales son manejados desde
la tabla Monedas y la tabla Tipos de Cambio de Administracin del
Sistema.
TRANSACCIONES GENERADORAS DE
ASIENTOS CONTABLES
El sistema permite trabajar con mltiples monedas dentro del proceso de
Liquidacin de Empleados. Para cada liquidacin en particular, se define
una sola moneda de trabajo, y todos los conceptos tipo beneficio, deduccin o
base que sean asociados a la liquidacin, deben estar expresados en esa
moneda.
El manejo de mltiples monedas en el sistema trae como consecuencia, que se
deban considerar las diferencias de cambio.
Para facilitar la explicacin de la relacin que tiene Recursos Humanos con el
proceso de conversin de estados financieros, se desarrollarn ejemplos que
ilustren las conversiones que realiza el sistema cuando se realizan
movimientos contables dentro del mdulo.
En general, los procesos del mdulo de Recursos Humanos, que realizan
conversin de montos en diferentes tipos de monedas son:
1. Aplicacin de la Liquidacin de Empleados
Recursos Humanos
2. Emisin de pagos para Liquidacin de Empleados (Cheques o

TEFs).
APLICACIN DE LA LIQUIDACIN DE
EMPLEADOS
Cuando se aplica la liquidacin un empleado, generalmente porque ste deja
de laborar para la compaa, el sistema genera un movimiento contable. Este
movimiento contable, involucra la conversin de estados financieros en dos
tipos de monedas, en el caso de que la empresa tenga definida esta opcin en
el sistema EXACTUS.
Dentro de esta seccin, se presentar una explicacin detallada de los clculos
que realiza el sistema cuando registra cada asiento generado por la ejecucin
de un proceso, pero en primera instancia, se desarrollar una breve explicacin
del proceso de liquidacin de empleados para una mayor claridad del proceso
global.
De manera resumida, se tiene que el primer paso para liquidar a un empleado
de una determinada nmina, es definir la moneda en la cual se le pagar dicha
liquidacin. Esta moneda debe coincidir con la moneda de la cuenta bancaria
que sea asociada a la liquidacin.
Una vez definidos estos parmetros principales para el empleado especfico, se
ingresan dentro de la carpeta Detalle, los conceptos tipo para liquidacin
que sern considerados, esto en el caso que sean tomados de Control de
Nmina (se puede utilizar la tecla F1 para consulta del cdigo de cada
concepto que se va a asociar). Si son creados desde Recursos Humanos, se
registran directamente en la tabla.
El monto correspondiente a cada concepto, debe ser ingresado en la columna
Total Calculado y debe estar expresado en la moneda de la liquidacin.
En el caso que el concepto haya sido creado en la tabla y no exista en Control
de Nmina, se debe definir tambin la cuenta contable a la que se cargar el
rubro correspondiente.
Recuerde que para cada concepto asociado, el monto que

sea ingresado en la columna Total Calculado, debe ser
expresado en la moneda de la liquidacin.
Una vez registrados los conceptos que definen la liquidacin, si existen
aportes liquidables que todava no hayan sido pagados, pero que fueron
generados anteriormente en el proceso de Liquidacin de Aportes de
Control de Nmina, pueden ser asociados a la liquidacin para emitir slo un
pago al empleado.
Estos aportes son ingresados en la carpeta Aportes por medio del icono
Cada aporte, tiene definida la moneda en la que fueron generados en el
Recursos Humanos
proceso de liquidacin de aportes, por lo que ser necesario utilizar un tipo de

cambio para convertir cada rubro a la moneda de la liquidacin.
El sistema sugiere un tipo de cambio entre la moneda de los aportes asociados
y la moneda de la liquidacin, esta valor es un clculo que toma de base los
valores vigentes en la tabla Monedas en el momento de cargar cada aporte,
pero este tipo de cambio puede ser variado por la compaa, segn sus
requerimientos.
A continuacin se muestra un ejemplo de la seccin de la pantalla donde se
define el tipo de cambio que se utilizar para cada aporte que vaya a ser
liquidado:
Tabla de Aportes para Liquidacin del Empleado
En este ejemplo, supongamos que la moneda definida para liquidar al

empleado es M-02 (para este caso ser la moneda denominada Dlar
americano = $ que tambin es la moneda dlar de la empresa), la cual tiene
un tipo de cambio con respecto a la moneda local del sistema que se encuentra
vigente el da de ejecutar el proceso de Liquidacin del Empleados de
257.0000.
Por otra parte, los aportes asociados a la liquidacin, fueron generados en la
moneda M-05 (para este caso ser la moneda Libras Esterlinas = L la cual es
una tercera moneda de la compaa). Esta moneda tiene un tipo de cambio
con respecto a la moneda local de la empresa, vigente en el momento de
asociar el concepto a la liquidacin de 359.4500. Segn los datos anteriores,
el sistema calcul lo siguiente para el ejemplo:
M-02 ($) = 257.0000 / $
M-05 (L) = 359.4500 / L
Tipo de Cambio = 359.4500 / 257.0000 = $1.3986 / L
As se obtiene, que para dos de los aportes asociados a este ejemplo, se
realizaron los siguientes clculos:
Aportes
Monto del Aporte A pagar Tipo de

Total
(expresado en la
Cambio
moneda M-05)
Asociacin Mensual
232.00 L
232.00 L $1.3986/L 232.00 L* $1.3986/L =
$324.48
Provisin Cesanta
Recursos Humanos
432.00 L
432.00 L $1.3986/L 432.00 L* $1.3986/L =
Mensual
$604.20
En general, se puede observar que como todos los valores de la tabla Monedas
son expresados en relacin con la moneda local de la empresa, el sistema
siempre podr obtener un tipo de cambio entre:
la moneda local y la moneda dlar de la empresa
la moneda local y una tercera moneda
la moneda dlar y una tercera moneda
entre dos terceras monedas
El mdulo tambin da la oportunidad de modificar el tipo de cambio de la

tabla de la carpeta Aportes, ingresando el valor del tipo de cambio
directamente en la columna correspondiente. Al guardar la informacin, el
sistema recalcular los montos de la columna Total segn el tipo de cambio
que haya sido ingresado para cada aporte.
Todos los clculos que se explicaron anteriormente, son realizados

antes de correr el proceso de Aplicar la liquidacin del empleado.
Mientras la liquidacin no haya sido aprobada, los montos de los aportes y de
los conceptos de la liquidacin, pueden ser modificados las veces que sea
necesario, pues cada vez que se salve la informacin (icono ) o que se
calcule el monto total de la liquidacin (icono ), el sistema recalcula los
totales. El total de la liquidacin puede ser consultado en la carpeta Resumen.
Cuando se est completamente seguro que todos los parmetros de la
liquidacin fueron ingresados adecuadamente y que los montos asociados son
los correctos, entonces se debe ejecutar el proceso de Aprobar Liquidacin
(icono ). An en este punto, el mdulo permite que se reverse el proceso
para realizar modificaciones ( ). Para terminar el proceso, el sistema debe
aplicar la liquidacin al empleado (icono ). En este punto, es cuando el
sistema ejecuta los movimientos contables asociados a la liquidacin y genera
el asiento contable.
Existen tres casos que deben ser considerados en la generacin del asiento
contable:
1. Cuando la moneda de la liquidacin es la moneda local de la
empresa.
2. Cuando la moneda de la liquidacin es la moneda dlar del sistema.
3. Cuando la moneda de la liquidacin es una tercera moneda.
Estos casos se diferencian por el tipo de clculos que debe realizar el sistema
para convertir los resultados obtenidos en las monedas en las cules se
reportan los estados financieros en la Contabilidad General, o sea, la moneda
local y la moneda dlar.
Recursos Humanos
1. La liquidacin est expresada en la moneda

local de la compaa
Para este caso, se desarrollar un ejemplo en el cul la empresa realiza la
liquidacin un empleado especfico, que supondremos tiene el cdigo EMP-12
dentro de la empresa.
Las caractersticas generales de la liquidacin son las siguientes:
Fecha de aplicacin = 12/03/98
Empleado = EMP-12
Moneda = M-01 (Coln ) que es la moneda de la

liquidacin y tambin es la moneda local de la compaa.
Forma de Pago = Cheque
Cuenta Bancaria = Pago de Planilla Interna que utiliza

de moneda M-01.
Cuando se realiza esta liquidacin, los conceptos que fueron asociados al

empleado para liquidar son los siguientes:
Secuencia Concepto
Descripcin
DIAS DIAS
TRABAJADOS
VAC VACACIONES
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO 36,600.00 GAS-003-04
BENEFICIO 10,980.00 GAS-003-14
DEDUCCION 8,900.00 PAS-006-08
TOTAL
38,680.00
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:
Recursos Humanos
Aporte
Descripcin
Moneda
2242
Aporte Asociacin
M-01
Total a Tipo de
Total
Pagar
Cambio
17,124.00 1.0000 17,124.00
2352
Provisin Cesanta
M-01
10,272.00 1.0000 10,272.00
872
Provisin Aguinaldo
M-01
14,244.00 1.0000 14,244.00

Total por Aportes 41,640.00
Como los aportes asociados se encuentran definidos en la misma moneda de la

liquidacin (M-01), el sistema utiliza un tipo de cambio igual a 1.0000.
Recuerde que si los aportes estuvieran expresados en un tipo de moneda
diferente a la moneda de la liquidacin, entonces, el sistema calculara el
tipo de cambio que se debe aplicar y realizara la conversin de cada rubro
para traducirlo a la moneda de la liquidacin. Este punto fue explicado con
mayor detalle en el inicio de este captulo.
Al ejecutar el proceso de Liquidar Empleado (icono ), el sistema generar
un asiento contable como el que se presenta a continuacin:
Cuenta
Contable
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-04
GAS-003-14
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
CDC-001-02
Liquidaciones
Vacaciones
Deducciones Liquidables
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
Diferencias Cambiarias Dlares
36,600.00
10,980.00
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
Dbito
Dlar
257.0044
257.0225
8,900.00 257.0026
17,124.00
257.0014
10,272.00
256.9927
14,244.00
257.0191
80,320.00 256.9993
0.00
1.0000
$142.41
$42.72
Crdito
Dlar
$34.63
$66.63
$39.97
$55.42
$312.53
$0.01
El asiento que es generado presenta una lnea por cada concepto asociado a la
liquidacin (beneficios, deducciones y aportes), cada uno con su respectiva
cuenta contable y estos movimientos son balanceados contra un crdito en la
cuenta contable que fue definida en los Parmetros del Mdulo para
Recursos Humanos.
Como la moneda de la liquidacin es la misma que la moneda dlar de la
empresa (M-02 que es el Dlar Americano $), el sistema tiene que calcular
la conversin entre la moneda local y la moneda dlar, y para esto, utiliza el
tipo de cambio vigente en el momento en que se ejecuta el proceso de aplicar
la liquidacin, este tipo de cambio es tomado de la tabla Monedas.
En este asiento se observan adems, dos puntos importantes:
Recursos Humanos
Cuando se genera el asiento, primero se calcula el monto de cada

concepto en moneda dlar y el resultado se redondea a dos decimales,
luego, se recalcula el tipo de cambio redondendolo a cuatro
decimales, por lo que el valor del tipo de cambio de la tabla Monedas
difiere en centsimas del tipo de cambio que es desplegado en la
columna Tipo de Cambio del asiento.
Se despliega una lnea para la cuenta de diferencias cambiarias (CDC001-02 Diferencias Cambiarias Dlares), la cual fue generada
por el sistema debido a que los redondeos que EXACTUS utiliza para
expresar sus montos, hacen que a veces no calcen algunas centsimas
de fraccin entre los rubros de las monedas local y dlar; a pesar del
ajuste que se realiza a los tipos de cambio consultados. Esta prdida o
ganancia, dependiendo del caso, debe ser expresada como una
diferencia cambiaria dentro del asiento y la cuenta que se utiliza para
ingresarlo, es la que fue definida en los parmetros globales del
mdulo de Contabilidad General para el registro de diferencias
cambiarias en mdulos auxiliares.
2. La liquidacin est expresada en la moneda

dlar de la compaa
En este caso, se utilizar de ejemplo la liquidacin de un empleado
denominado EMP-40 y las caractersticas generales de la liquidacin son las
siguientes:
Empleado = EMP-40
Moneda = M-02 (Dlar Americano $) que es la moneda de la

liquidacin y tambin es la moneda dlar de la compaa.
Cuenta Bancaria = Pago de Planilla Externa que utiliza de moneda

M-02.
Cuando se realiza esta liquidacin, los conceptos asociados al empleado son
los siguientes:
Secuencia Concepto
Descripcin
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO $905.00 GAS-003-04
DIAS
DIAS
TRABAJADOS
VAC
VACACIONES BENEFICIO
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
$155.64
GAS-003-14
DEDUCCION
$38.91
PAS-006-08
TOTAL
$1,021.73
Por otra parte, los aportes liquidables ingresados son:

Aporte
Recursos Humanos
Descripcin
Moneda
2241
Aporte Asociacin
M-05
Total a
Pagar
232.00 L
Tipo de
Cambio
1.3986
Total
$324.46
2351
Provisin Cesanta
M-05
432.00 L
1.3986
$604.20
851
Cuota Extraordinaria
M-05
96.00 L
1.3986
$134.27
870
Provisin Aguinaldo
M-05
192.00 L
1.3986
$268.53
Total por Aportes
$1,331.46
En este ejemplo, los aportes fueron generados con una moneda diferente a la
moneda de la liquidacin, entonces el sistema necesita convertir estos montos
a dicha moneda. Para esto, segn vimos al inicio de esta seccin, se utilizan
los tipos de cambio que se encuentran registrados en la tabla Monedas de
Administracin del Sistema y por medio de la relacin de las monedas de esta
tabla con la moneda local de la empresa, se calcula el tipo de cambio
equivalente para los aportes.
Recuerde que el sistema utilizar los tipos de cambio vigentes o tasa de
cambio corriente en el momento de asociar los conceptos, para convertir los
montos de los aportes a la moneda de la liquidacin.
Al ejecutar el proceso de Liquidar Empleado, el sistema generar un asiento
contable como el siguiente:
Cuenta
Contable
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-04
GAS-003-14
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
CDC-001-01
CDC-001-02
Liquidaciones
Vacaciones
Aporte Asociacin
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
Diferencias Cambiarias Colones
Diferencias Cambiarias Dlares
232,585.00
39,999.48
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
257.0000
257.0000
9,999.87 257.0000
83,390.13
256.9962
34,506.26
256.9916
155,278.17
256.9980
69,012.52
257.0012
604,771.68 256.9997
0.01
1.0000
0.00
1.0000
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
$905.00
$155.64
$38.91
$324.48
$134.27
$604.20
$268.53
$2,353.20
$0.00
$0.01
Debido a que la moneda de la liquidacin es la misma que la moneda dlar de

la empresa (M-02 Dlar Americano $), el sistema tiene que calcular la
conversin entre la moneda local y la moneda dlar, y para esto, utiliza el tipo
de cambio vigente en el momento en que se ejecuta el proceso de aplicar la
liquidacin, este tipo de cambio es tomado de la tabla de Monedas.
Al igual que en el ejemplo anterior, este asiento considera las diferencias entre
los redondeos efectuados para todos los montos e ingresa dos lneas de
diferencias cambiarias:
Recursos Humanos
CDC-001-01 Diferencias Cambiarias Colones que considera la

diferencia entre los rubros de la moneda M-05 (tercera moneda) y M01 (moneda local).
CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dlares que considera la

diferencia entre los rubros de la moneda M-01 (moneda local) y M-02
(moneda dlar).
3. La liquidacin est expresada en una tercera

moneda
En este caso, se utilizar de ejemplo la liquidacin de un empleado
denominado EMP-42. Las caractersticas generales de la liquidacin son las
siguientes:
Empleado = EMP-42
Moneda = M-05 (Libra Esterlina L) que es una tercera moneda de

la empresa.
Cuenta Bancaria = Cuenta Especial que utiliza de moneda M-05.
Cuando se realiza esta liquidacin, los conceptos que fueron asociados al

empleado para liquidacin, son los siguientes:
Secuencia Concepto
Descripcin
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO 166.67 L GAS-003-04
DIAS
DIAS
TRABAJADOS
VAC
VACACIONES BENEFICIO
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
50.00 L
GAS-003-14
DEDUCCION
8.65 L
PAS-006-08
TOTAL
208.02 L
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:
Aporte
Descripcin
Moneda
2243
Aporte Asociacin
M-02
Total a
Pagar
$622.00
Tipo de
Cambio
0.7139
Total
444.05 L
2353
Provisin Cesanta
M-02
$500.00
0.7139
356.95 L
871
Provisin Aguinaldo
M-02
$696.00
0.7139
496.87 L
Total por Aportes 1,297.85 L
Debido a que los aportes fueron generados en la moneda M-02 y la moneda de

la liquidacin es M-05, el sistema realiza una conversin de monedas
utilizando los tipos de cambio vigentes en el momento de asociar los aportes
de la tabla Monedas de Administracin del Sistema.
Recursos Humanos
Recuerde que si los aportes estn expresados en un tipo de moneda diferente

a la moneda de la liquidacin, entonces, el sistema calcula el tipo de cambio
que se debe aplicar a cada aporte y realizara la conversin de cada rubro
para traducirlo a la moneda de la liquidacin. Este punto fue explicado con
mayor detalle en el inicio de este captulo.
El asiento contable generado por el proceso Liquidar Empleado se presenta a
continuacin:
Cuenta
Contable
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-14
GAS-003-04
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
Vacaciones
Liquidaciones
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
18,000.00
60,001.20
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
256.9960
256.9975
3,114.00
256.9307
159,854.00
257.0000
128,500.00
257.0000
178,872.00
257.0000
542,113.20 257.0000
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
$70.04
$233.47
$12.12
$622.00
$500.00
$696.00
$2,109.39
En este caso, debido a que la moneda de la liquidacin es una tercera moneda,

el sistema debe realizar dos tipos de conversin:
Convertir los montos de los conceptos y aportes a moneda local, de

manera que puedan ser registrados en Contabilidad General; para esto,
el sistema utiliza el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas en la
fecha en la cual se ejecuta el proceso de liquidacin. En este caso, se
encuentran involucradas las monedas M-01 (Coln ) y la moneda
M-05 (Libras Esterlinas L).
Realizar el clculo de la conversin de los rubros a moneda dlar (M02), segn el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas para la
fecha en la que se ejecuta el proceso. En este caso, se encuentran
involucradas las monedas M-01 (Coln ) y la moneda M-02 (Dlar
Americano $).
GENERACIN DE CHEQUES PARA

LIQUIDACIN DE EMPLEADOS
Una vez que se ha generado la liquidacin del empleado, el siguiente paso es
emitir el pago de esta liquidacin. Esta operacin se lleva a cabo por medio
del icono
que corresponde a la opcin de Emitir Pagos y se encuentra en
la barra de herramientas de la tabla principal Liquidacin de Empleados.
Al ejecutar este proceso, el sistema desplegar una tabla titulada Emisin de
Pagos por Liquidacin en la cual se presentan aquellas liquidaciones que
todava no hayan sido pagadas, utilizando el icono
pagos que sern efectuados.
Recursos Humanos
se escogen aquellos
En el caso que la modalidad de pago sea por cheque, cuando la liquidacin

est marcada y se presiona el icono
para generar el pago, el sistema
generar un asiento por cada cheque creado en el cual se debita la cuenta
contable definida en los parmetros globales de Recursos Humanos y se
acredita el mismo monto a la cuenta contable de la cuenta bancaria definida
para la liquidacin.
Nota Importante:
Se genera un cheque por empleado para el pago de su liquidacin y el sistema
registra un asiento contable por cada cheque generado para cada liquidacin
aplicada.
Existes tres casos que se presentan cuando el sistema genera un cheque:
1. Si la moneda de la liquidacin es la misma moneda que la local,
entonces el sistema genera un asiento donde se registra el monto
total del cheque en las columnas Dbito / crdito Local y luego
realiza una conversin entre la moneda local y la moneda dlar
utilizando el tipo de cambio vigente en el momento de generar el
pago. Este tipo de cambio es consultado en Control Bancario, y es
el tipo de cambio que tiene vigente la cuenta bancaria de la
liquidacin; este valor puede consultarse en la columna Cambio
Dlar de la pantalla Cuentas Bancarias.
2. Si la moneda de la liquidacin es la misma moneda que la dlar,
entonces el sistema genera un asiento donde se registra el monto
total del cheque en las columnas Dbito / crdito Dlar y la
conversin de los rubros a moneda local se realiza utilizando el tipo
de cambio vigente en el momento de generar el pago. Este tipo de
cambio es consultado de Control Bancario, y es el tipo de cambio
que tiene vigente la cuenta bancaria de la liquidacin, este valor
puede consultarse en la columna Cambio Local de la pantalla
Cuentas Bancarias.
3. Si la moneda de la liquidacin es una tercera moneda, entonces el
sistema primero calcula el monto del cheque para las columnas
Dbito / crdito Local segn el tipo de cambio de esa tercera
moneda en la tabla Cuentas Bancarias (consultar la columna
Cambio Local) y luego vuelve a realizar una conversin, pero esta
vez de moneda local a moneda dlar segn el tipo de cambio
vigente en el momento de generar el pago (consultar la columna
Cambio Dlar). Ambos tipos de cambio (tercera moneda - moneda
local y moneda local - moneda dlar) son tomados del mdulo de
Control Bancario, y son los tipos de cambio vigentes para la cuenta
bancaria de la liquidacin, estos valores pueden consultarse en las
columnas Cambio Dlar y Cambio Local de la pantalla Cuentas
Bancarias.
Recursos Humanos
Para ilustrar, se utilizar el ejemplo en el cual se gener la liquidacin para el

empleado EMP-42, cuya moneda definida para dicha liquidacin es una
tercera moneda denominada M-05 (Libras Esterlinas L).
A continuacin se presenta el asiento desplegado por el sistema para la
generacin del cheque del ejemplo citado:
Cuenta
Contable
Descripcin
Dbito
Coln
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
GAS-003-01 Sueldos y Salarios 540,607.33

253.2498 $2,134.68
ACT-001-07 Banco (L)
540,607.33 253.2498
$2,134.68
Para generar este asiento, el sistema utiliz los siguientes valores:
De la tabla de Cuentas Bancarias (mdulo de Control Bancario):
Cambio Local = 359.00 corresponde al tipo de cambio de la moneda M05 con respecto a la moneda local de la compaa.
Cambio Dlar = 253.25 corresponde al tipo de cambio de la moneda M02 o moneda dlar con respecto a la moneda local de la compaa.
De la liquidacin del empleado generada:
Total a Aplicar para el empleado EMP-42 = 1,505.87 L.

Entonces, utilizando los datos anteriores, los clculos que realiza el sistema
son los siguientes:
Dbito Coln = 1,505.87 L * (359.0000 / L) = 540,607.33
Dbito Dlar = 540,607.33 / (253.2500 / ) = $ 2,134.6784
Recuerde que los sistemas de redondeo que utiliza el sistema, hacen que se
tenga que recalcular el tipo de cambio para respetar los decimales de los
montos ingresados.
En el caso que se requiera que los tipos de cambio de la cuenta bancaria de la
liquidacin, sean los mismos que los que se encuentran vigentes en la tabla
Monedas, ser necesario ejecutar el Proceso de Diferencias Cambiarias que
se encuentra en Control Bancario, pero antes, se debe considerar el mtodo
de trabajo que la empresa utiliza para la conversin de estados financieros en
dos monedas.
Cualquier duda que se presente con respecto al manejo de los tipos de cambio
por las cuentas bancarias, se puede consultar la seccin correspondiente en el
manual de Conversin de Estados Financieros en Doble Moneda para el
mdulo de Control Bancario.
Recursos Humanos
Glosario
Accidente
Hecho no premeditado del cual resulta un dao considerable. Es una
ocurrencia en una serie de hechos que, en general y sin intencin, produce
lesin corporal, muerte o dao material.
Accin de Personal
Documentos que registran y establecen los movimientos del empleado, ya sea
por abandono temporal del puesto o bien, por cambio de puesto o terminacin
de labores.
Alfanumrico
Carcter que puede corresponder a cualquier dgito o letra.
Antigedad
Tiempo transcurrido desde la contratacin del empleado hasta el momento
actual. Generalmente la antigedad es proporcional a ciertas prestaciones
adicionales, como mayores perodos vacacionales.
Ausentismo
Fenmeno que est directamente vinculado con las polticas de personal de
una organizacin y que ilustra (entre otros indicadores) la calidad del entorno
laboral.
Clculo Vacacional
Proceso completo peridico de actualizacin de la cantidad de das de
vacaciones pendientes de goce de los empleados de una organizacin, que
inicia con el establecimiento de los parmetros generales de configuracin,
hasta la aplicacin en firme del nuevo clculo de das acumulados de
vacaciones de los empleados.
Un clculo vacacional est conformado por informacin general que define los
parmetros y condiciones del clculo as como por informacin detallada por
empleado con los resultados particulares obtenidos.
Recursos Humanos
Glosario 323
Combinacin
Ordenaciones de elementos en un conjunto donde no importa el orden de estos
elementos, las selecciones de los objetos se llaman combinaciones, donde abc
es igual que bca.
Compensacin
Aportaciones que confiere la organizacin a cada persona a cambio de su
trabajo.
Contrato
Documento donde se establecen las clusulas del tipo y el tiempo que durar
determinado trabajo.
Los contratos generalmente se establecen para proyectos muy especficos, en
los que es necesario definir una fecha de entrega o finalizacin.
Contribucin vacacional
Cada uno de los factores que inciden en la cantidad de das de vacaciones que
le corresponden a un empleado por derecho por el tiempo laborado, que
pueden responder tanto a disposiciones legales como a polticas particulares de
empresa.
Un grupo de contribuciones vacacionales define un rgimen vacacional en el
mismo sentido en que un grupo de conceptos define una nmina o planilla.
Departamento
Unidad funcional de la empresa, en la cual se agrupan las actividades que son
semejantes y estn relacionadas lgicamente entre s. El departamento
representa la estructura formal de la organizacin tal como aparecera en un
organigrama.
Documentos Maestros
Documentos en formato texto asociados con una fuente de datos que ingresa
datos dentro de los campos en el documento. La fuente asocia a la fuente de
datos los campos definidos y los reemplaza.
Evaluacin de Necesidades
Diagnstico de los problemas presentes y de los desafos futuros que pueden
enfrentarse mediante capacitacin y desarrollo.
Evaluacin del Desempeo

Proceso para determinar, en la forma ms objetiva posible, cmo ha cumplido
el empleado las responsabilidades de su puesto.
Recursos Humanos
Glosario 324
Horario
Horario de trabajo de los empleados, ste puede ser fijo o bien, rotativo,
dependiendo de los turnos en que se trabaje y de la demanda del producto o
servicio.
Plaza
Se refiere a la cantidad de personas que pueden trabajar en un mismo puesto
simultneamente.
Puesto
Se refiere a un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la
estructura organizacional, es decir en el organigrama. Ubicar un puesto en el
organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el rea o
departamento en que est localizado, el superior jerrquico y los subordinados.
Rgimen Vacacional
Cada conjunto de contribuciones vacacionales distinto utilizado para calcular
el nmero de das de vacaciones que corresponden a los empleados de la
empresa por su trabajo. Un grupo particular de empleados pertenece a un
rgimen vacacional determinado cuando a todos los empleados del grupo se
les calcula la cantidad de das de vacaciones a las que tienen derecho de la
misma manera, distinta de la forma en que se calcula a los empleados de otros
regmenes vacacionales.
Rotacin de Puestos
Proceso de trasladar a los empleados de uno a otro puesto para conseguir
mayor variedad en las actividades y la oportunidad de aprender nuevas
habilidades.
Salario
Retribucin en dinero o su equivalente pagado por el empleador al empleado
en funcin del cargo que ste ejerce y de los servicios que presta.
Vacaciones
Perodo de descanso al que tiene derecho el empleado, despus de cada ao de
trabajo, que es exigido por la legislacin laboral del pas, o inclusive por
convenciones colectivas con sindicatos.
Vacaciones Adicionales
Perodo de descanso al que tiene derecho el empleado, despus de cierto
periodo de trabajo definido por polticas propias de la empresa que las otorga
Recursos Humanos
Glosario 325
como un incentivo a los empleados. No es exigido por la legislacin laboral

del pas.
Recursos Humanos
Glosario 326

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MANUAL DEL USUARIO

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Introduccin a Recursos Humanos

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 9

Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos

Nota Introductoria ................................................................................................................... 23

Tipos de Ausencia ...................................................................................................................44

Nota Introductoria ...................................................................................................................59

Nota Introductoria ...................................................................................................................89

Solicitudes de Empleados ..................................................................................................... 126

Nota Introductoria ................................................................................................................. 187

Nota Introductoria ................................................................................................................. 193

ndice General iii

Reporte de Avisos .................................................................................................................210

Nota Introductoria .................................................................................................................255

Parmetros en Archivos *.ini

Nota Introductoria .................................................................................................................297

Nota Introductoria .................................................................................................................299

Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas

Nota Introductoria .................................................................................................................303

Cuentas Contables .................................................................................................. 304

Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

Si desea conocer de...

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Configuracin del Exactus.ini

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables

Manual de Administracin del Sistema

las caractersticas generales de Recursos Humanos

el manejo general del sistema

la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Recursos

Dentro del sistema se lleva el registro de todas las caractersticas que

Permite definir el puesto que ocupa dentro de la compaa.

Se especifica salario de referencia que tendr el empleado.

Introduccin a Recursos Humanos 3

Lleva un control de las vacaciones acumuladas de cada

Controla el centro de costo y departamento asociados al

Controla que a cada empleado le sea asignada una nica plaza

Est integrado con el mdulo de Control de Nmina para la

Cuenta con facilidades para la definicin de los puestos de trabajo

Se pueden crear y controlar plazas por puesto y definir diferentes

El sistema almacena la informacin que haya sido recolectada en la

Registro de los accidentes ocurridos y las causas de cada uno.

Datos recolectados por encuestas salariales.

Comparaciones de salarios entre empleados de un mismo

Se permite el control de los grados acadmicos obtenidos por el

El sistema almacena el registro de actividades importantes que haya

Brinda funciones para el registro de encuestas salariales por puesto y

El sistema lleva el registro y realiza el control y ejecucin de todas las

Permite la asignacin de cualquier clase de seguro que haya

Acciones del departamento por contratacin de empleados.

Acciones por terminacin de contrato de cualquier empleado.

Control y pago de incapacidades que sean compromiso de la

Cambios de salario que se presenten en los empleados por

Cambios de puesto dentro de la empresa y las operaciones ligadas

Control de las vacaciones otorgadas.