LECTURA N 04

EL PROCESO DE ADMINISTRACIN ESTRATGICA EN MARCHA

Una organizacin es un ente complejo que interacta y reacciona frente a un turbulento
medio ambiente externo. Cuando nos referimos al anlisis y diseo del sistema de
planeacin, es esencial enfrentarse a este problema de manera lgica y sistemtica. En
ese contexto, la planeacin es una de las actividades caractersticas en el medio
organizacional contemporneo. La planeacin es valiosa tanto para entender dnde est
la organizacin, como para definir hacia dnde va la organizacin.
Este ejercicio amerita del empleo de tcnicas cualitativas y cuantitativas, lo cual genera
complejidades que exigen a los gestores adquirir nuevas capacidades y destrezas
analticas. Es, por tanto, razonable que tanto en las entidades y dependencias pblicas y
privadas se deban destinar buena parte de sus esfuerzos y recursos a incrementar las
capacidades individuales e institucionales para planificar.
No obstante, la planeacin sigue siendo en esencia un ejercicio de sentido comn, por
medio del cual se pretende entender, en primer trmino, los aspectos cruciales de una
realidad presente, para despus proyectarla, y disear escenarios de los cuales se
busca, finalmente, obtener el mayor provecho. De ah el carcter estratgico de la
planeacin.
Planificacin estratgica: Medio para guiar el proceso de administracin
estratgica
Para que la planeacin sea sumamente practica y eficaz, deber tomar en cuenta y
adaptarse a las reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de
estrategia en la planeacin, lo que deriva en la planificacin estratgica, que consiste en
proyectar el logro de los objetivos institucionales, y que tiene como finalidad el
establecimiento de guas generales de accin (polticas).
Planificando conseguimos lo siguiente:
Establecer la direccin a seguir por la organizacin y sus unidades o dependencias.
Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles.
Facilitar la posterior toma de decisiones.
Supone mayores beneficios y menores riesgos.
La planeacin estratgica se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los
objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados y sobre las
polticas generales que orientarn la adquisicin y la administracin de tales recursos;
considerando a la organizacin como una unidad.
Steiner define, en este sentido, la planeacin estratgica como: El proceso de determinar
los mayores objetivos de una organizacin y las polticas y estrategias que gobernarn la
adquisicin, uso y disposicin de los recursos para realizar esos objetivos.
Las caractersticas de planeacin estratgica son, entre otras, las siguientes:
Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos
subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin.
Establece un marco de referencia general para toda organizacin.
Se maneja informacin fundamental externa.
Afronta mayores niveles de incertidumbre en la relacin con otros tipos de planeacin.
Cubre amplios periodos, pero contempla periodos de evaluacin en el corto plazo.
No define lineamientos detallados.
Su parmetro principal es la eficiencia.

 No solo tiene que ver con decisiones futuras, sino que est relacionada con la toma de
decisiones actuales que afectaran a la organizacin y su futuro.
No elimina el riesgo, pero ayuda a evaluar los riesgos que se deben asumir.
La planificacin estratgica comienza dando respuesta a estas tres preguntas:
(a) Dnde estamos hoy?
Anlisis de la situacin:
Anlisis del entorno
Anlisis interno
(b) Dnde queremos ir?
Objetivos y metas a largo plazo
(c) Cmo podemos llegar a donde queremos ir?
Comprender el mercado (para el caso de empresas) o el mbito de actuacin territorial
(municipio) y normativa (competencias)
Disear las estrategias apropiadas
La planeacin estratgica exige creatividad, anlisis, honestidad y un nivel de examen de
conciencia que no se puede alejar del anlisis cuantitativo. Aunque algunos anlisis
cuantitativos son necesarios para lograr un proceso de planeacin estratgica completo,
nunca constituyen su esencia.
EL proceso de administracin estratgica bajo un enfoque de planificacin
El proceso de Administracin Estratgica, a travs de la funcin de planeamiento, se
puede dividir en cinco componentes diferentes:

Desarrollar una visin estratgica y una misin: Una visin estratgica es el mapa de
rutas del futuro de una empresa, de la direccin que lleva, de la posicin que pretende
ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.
La misin expone el porqu de la existencia de la organizacin, y el qu debe hacer. Por
ejemplo, la misin de una aerolnea nacional podra definirse como: Satisfacer las
necesidades de individuos y viajeros de negocios en cuanto a transporte rpido, a un
precio razonable y hacia los principales destinos del pas.

 Determinar objetivos: Los objetivos son criterios para dar seguimiento al desempeo y
al progreso de una organizacin. Es recomendable prestar atencin al siguiente refrn:
Si usted quiere tener resultados sobresalientes, debe tener objetivos sobresalientes.
Las metas principales u objetivos crticos especifican lo que la organizacin espera
cumplir en el mediano a largo plazo.
En general las organizaciones con nimo de lucro operan en funcin a una jerarqua de
metas, donde la maximizacin de la rentabilidad de los accionistas se encuentra en la
cima de las metas.
En muchos casos las organizaciones operan con la meta secundaria de ocupar el primer
o segundo lugar en el mercado donde compiten (AFP Prima, por ejemplo). Otras
organizaciones pueden considerar como objetivo crtico colocar su producto al alcance
de cualquier consumidor en el mundo (por ejemplo, Coca-Cola).
En el caso de las organizaciones sin nimo de lucro (como las ONG o las mismas
entidades gubernamentales), el conjunto de metas principales u objetivos crticos es, de
manera tpica, mucho ms diverso.
Para la definicin de la visin, la misin y los objetivos crticos o metas principales de la
organizacin, es til realizar un anlisis externo e interno (FODA), a efectos de identificar
amenazas y oportunidades en el entorno, as como las fortalezas y las debilidades de la
organizacin.
Anlisis externo: En esta etapa se deben examinar tres ambientes interrelacionados:
1. El ambiente inmediato, que es la industria o sector donde opera la organizacin,
incluyendo la posicin competitiva de la organizacin y la influencia de las tendencias
externas (como la globalizacin) en el entorno nacional o local.
2. El ambiente nacional y local, dentro del que opera la organizacin.
3. El macroambiente, examinar factores macroeconmicos, sociales, gubernamentales,
legales, internacionales y tecnolgicos que puedan afectar la organizacin.
Anlisis interno: Comprende la identificacin de la cantidad y calidad de recursos
disponibles. Se observa cmo la organizacin evoluciona en la construccin de
capacidades distintivas (fortalezas nicas de la organizacin); el empleo de los recursos;
y la formacin y sostenimiento de altos niveles de desempeo (en funcin a indicadores
como eficiencia, calidad, innovacin y conformidad por parte del contribuyente).
Crear una estrategia: La estrategia de una organizacin consiste en las acciones y
enfoques de negocios que emplea la administracin para lograr el desempeo
organizacional previsto.
Involucra la generacin de una serie de alternativas estratgicas, dadas las fortalezas y
debilidades internas, junto con sus oportunidades y amenazas externas.
El propsito de las alternativas estratgicas, generadas en el anlisis FODA, debe
basarse en las fortalezas con el fin de explotar las oportunidades, contrarrestar las
amenazas y corregir las debilidades.
Con el fin de escoger entre las alternativas generadas por un anlisis FODA, la
organizacin debe evaluarlas confrontndolas entre s con respecto a su capacidad para
lograr metas importantes. El proceso de seleccin estratgica requiere identificar el
conjunto respectivo de estrategias que mejor le permitan sobrevivir y prosperar en el
ambiente de rpido cambio, tpico de la mayora de los contextos tanto pblicos como
empresariales.
Adems se debe estudiar el rol de las alianzas estratgicas como alternativas para la
diversificacin en los productos o servicios, y la integracin vertical.
Poner en prctica la estrategia: Comprende los siguientes pasos:

1. Crear una organizacin capaz de llevar a cabo con xito la estrategia. Esto implica el
diseo de estructuras organizacionales apropiadas para lograr el funcionamiento de la
estrategia.
Implica asignar responsabilidad de tareas y autoridad en la toma de decisiones;
particularmente en aspectos como analizar si una organizacin debe funcionar con una
estructura plana o alta; el grado de centralizacin o descentralizacin de la autoridad en
la toma de decisiones; el punto mximo para dividir la organizacin en subunidades
semiautnomas (divisiones o departamentos) y los diferentes mecanismos disponibles
para integrar esas subunidades.
2. Adems de seleccionar una estructura, una empresa debe establecer sistemas
apropiados de control organizacional. Debe decidir cmo evaluar de la mejor manera el
desempeo y controlar las acciones de las subunidades, evitando el riesgo de caer en
excesos que desincentiven la iniciativa, la creatividad y el compromiso con los objetivos
de la organizacin. Las opciones disponibles van desde los controles en funcin a
indicadores de incidencia en el entorno (donde se halla el contribuyente o cliente), hasta
alternativas burocrticas y de control que estn apertrechadas en lo ms profundo de la
cultura organizacional imperante y en las normas y procedimientos estndar.
3. Desarrollar presupuestos que guen los recursos hacia las actividades decisivas para el
xito estratgico. Asimismo, establecer polticas y procedimientos de operacin que
respalden la estrategia, e instalar sistemas de informacin, comunicacin y operaciones.
4. Motivar a las personas y vincular las recompensas al logro de resultados. Asimismo,
crear una cultura de compaerismo y gestionar el conflicto y la necesidad de cambio.
Los diferentes subgrupos (departamentos o divisiones) dentro de una organizacin tienen
sus propias agendas, lo que constituye una fuente potencial de conflicto. Los
departamentos pueden competir entre s por una mayor participacin en los recursos
escasos de la organizacin. Tales conflictos se pueden resolver mediante la distribucin
relativa del poder entre las subunidades, o bien, a travs de una evaluacin racional de
las necesidades relativas. De manera similar, los gerentes con frecuencia participan en
discusiones entre s, acerca de las decisiones polticas correctas. Las luchas de poder y
la formacin de coaliciones se constituyen en las mayores consecuencias de estos
conflictos y forman, en realidad, parte en la administracin estratgica.
Por ltimo, se debe examinar cmo puede una organizacin manejar los conflictos para
cumplir su misin estratgica e implementar el cambio. Por ello se deben analizar las
fuentes del poder y conflicto organizacional, y estudiar cmo esos factores pueden causar
inercia organizacional, la cual puede inhibir el cambio estratgico necesario.
5. Instituir programas de mejoramiento continuo y ejercer un liderazgo participativo
sustentado en el respeto mutuo, en la creacin de oportunidades para todos dentro de la
organizacin, y brindar reconocimiento a la libre iniciativa y al compromiso de las
personas ms all de lo que sealen sus reglamentos o manuales de funciones.
Evaluar el desempeo e iniciar los ajustes correctivos (ciclo de
retroalimentacin): La visin, los objetivos, la estrategia y la dimensin operativa de la
gestin en la organizacin nunca son concluyentes. La evaluacin del desempeo, la
supervisin de los cambios en el ambiente que la rodea y los ajustes, son partes
normales y necesarias del proceso de administracin estratgica.
El ciclo de retroalimentacin indica que la administracin estratgica es un proceso
permanente.
Una vez implementada la estrategia, debe hacerse monitoreo de su ejecucin con el fin
de determinar hasta qu punto se logran realmente los objetivos estratgicos. Esta
informacin se devuelve al nivel jerrquico superior de la organizacin, a travs de
sistemas tcticos y estratgicos que apoyan la toma de decisiones y el control de la

gestin. La informacin de esta fase sirve de insumo a la siguiente fase de la

implementacin y formulacin de estrategias, ya sea para reafirmar las metas y
estrategias existentes o para sugerir cambios.
Por ejemplo, cuando se pone en prctica, un objetivo estratgico puede ser demasiado
optimista, y por tanto, en la siguiente ocasin se establecen objetivos algo menos
ambiciosos. De otro lado, la retroalimentacin puede revelar que los objetivos
estratgicos s eran alcanzables, pero que la estrategia de implementacin fue deficiente.
En este caso, la siguiente fase en la administracin estratgica puede concentrarse ms
en el diseo de estrategias contingenciales y en la implementacin.
La retroalimentacin cierra el ciclo de la administracin estratgica, adems de constituir
parte del control estratgico organizacional. Este es un tpico complejo que requiere de
anlisis y estudio para integrar a la organizacin un sistema fiable de control y evaluacin
del desempeo en la gestin, que se puede instrumentalizar a travs del diseo e
implementacin de un tablero de comando o Scorecard Municipal (para el caso del
mbito municipal).
EL PLAN ESTRATGICO
Finalmente, el Plan Estratgico, como resultante del proceso de reflexin estratgica,
aporta a la entidad o territorio que lo asume una serie de objetivos y ventajas, que
incluyen:
Identifica problemas y amenazas que, a medio y largo plazo, pueden tener gran
repercusin.
Asimismo, ayuda a la bsqueda y deteccin sistemtica de nuevas oportunidades.
Expone las voluntades estratgicas de los directivos y las concretiza en trminos
operativos, a travs del proceso de encaje entre las voluntades personales, los impactos
del entorno y las fortalezas o debilidades propias. As se clarifica el proceso de
asignacin de recursos; se facilita la integracin del equipo humano; y se orienta la
gestin hacia la bsqueda de objetivos estratgicos conjuntos, facilitando los procesos de
coordinacin.
Facilita el control y clarifica el sistema de informacin. El plan contribuye a implantar un
control de la gestin, basado en realidades posibles, a travs del control presupuestario
(dimensin operativa) y del monitoreo y evaluacin de resultados en la gestin
(dimensin estratgica).
Su propia metodologa impulsa la participacin del conjunto de actores internos (y
externos en el caso de las municipalidades) en las decisiones acerca del futuro,
facilitando el consenso.
Por cada objetivo fijado deben definirse las acciones a realizar, se deben anticipar los
problemas a encarar, se deben priorizar soluciones, se requiere asignar recursos,
determinar responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan evaluar el
avance.
El conocimiento de la misin, los objetivos y la estrategia por parte de todos los
integrantes de una organizacin es un elemento poderoso para mejorar la posibilidad de
cumplirlos. Sirve tambin como elemento motivador ya que, al participar en su
construccin, los individuos se comprometen ms en su logro; y una vez alcanzados, los
individuos (y la organizacin en su conjunto) se sienten motivados por plantearse nuevos
retos y de mayor envergadura.
Un plan cuyos objetivos no se traducen en una estrategia especfica, consistente y
representada por acciones concretas, no es un plan formal, slo un enunciado de buenas
intenciones.
Traducir los objetivos estratgicos en acciones concretas que se incorporen al quehacer
diario de la organizacin es pasar de la planeacin a la administracin o gerencia
estratgica; es otorgarle, de hecho, un sentido trascendente a la accin cotidiana de
todos sus integrantes, quienes sabrn que, al margen de las tareas rutinarias, hay que

desarrollar otras actividades que tienen un efecto ms importante, duradero y necesario

para garantizar el futuro de la organizacin.
Hay que mencionar, finalmente, que la ptima productividad de una organizacin no es el
resultado directo de la planeacin estratgica, sino el producto de la gran variedad de
habilidades directivas y liderazgos en la organizacin. En trminos generales, las
direcciones muy eficientes saben desarrollar sistemas de planeacin que se adaptan a
sus necesidades, lo cual vigoriza el proceso directivo y permite obtener mejores
resultados, en comparacin con organizaciones que operan al margen de un sistema de
planeacin formal.