ISS

Asegurando Sus Instalaciones

Durante Eventos Especiales
Por Anthony Louis Gentile, ISS Security Services

Este documento presenta medidas que pueden ser utilizadas por personas y organizaciones
responsables de la seguridad y gestin de las propiedades de empresas comerciales para
asegurar sus instalaciones y organizaciones durante eventos especiales.

Blanco

Proprietary information ISS World Services A/S - Copyright 2012

Tabla de Contenido
Resumen Ejecutivo

Introduccin

Hacer las Cosas Bien

Principios Rectores

Gestin Institucional

Pre-Planificacin de Eventos

Gestin de Seguridad Durante el Evento

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Actividades Post Evento

11

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Resumen Ejecutivo
Las instalaciones y las sedes corporativas juegan cada vez ms un papel crucial
durante los eventos especiales. Por este motivo, los proveedores de servicios de
seguridad desempean a su vez un rol ms determinante en este tipo de
eventos.
El xito en la proteccin de los eventos especiales surge de una cuidadosa
planificacin, preparacin, comunicacin y capacitacin. Depende, en la mayora
de las ocasiones, del establecimiento de relaciones temporales y estructuras
organizativas adaptadas a situaciones que pueden cambian rpidamente.

Introduccin
Desde el ataque del 9/11, hay un mensaje que se repite en relacin a la
seguridad: puede suceder aqu y te puede suceder a ti. Las noticias sobre la
existencia de disturbios en eventos deportivos, desastres, conciertos de rock,
convenciones y actos de protesta poltica nos permiten observar cmo los
servicios de seguridad influyen en estos incidentes. Lo mejor es aprender de
estas situaciones y as estar preparados para reducir nuestros propios riesgos
mediante la implementacin de planes efectivos de seguridad y tcnicas de
gestin.
No hay ms que fijarse en los procedimientos de seguridad al entrar en un evento
deportivo para darse cuenta de que los directivos de la organizacin anfitriona a
menudo entienden la constante amenaza de los riesgos de seguridad y, por lo
tanto, toman medidas para reducir al mnimo para empleados y visitantes. Es un
tributo a aquellos administradores de eventos que constantemente usan su
imaginacin, capacidades, habilidades de organizacin y recursos para gestionar
el riesgo inherente a su evento especial.
El xito en la seguridad de eventos especiales surge de una cuidadosa
planificacin, preparacin, comunicacin y formacin; y depende de la creacin
temporal de relaciones y estructuras organizativas, a menudo frente a situaciones
que evolucionan rpidamente.

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Hacer las cosas bien

El propsito de este documento es sugerir medidas que pueden ser
aplicadas por personas y organizaciones responsables de la seguridad y la
gestin comercial de propiedades de empresas para asegurar sus
instalaciones y organizaciones durante eventos especiales. Ofrece
recomendaciones prcticas y consideraciones para la planificacin y
cumplimiento de las necesidades operacionales presentadas por un evento
especial, que puede ser fcilmente adaptada a las circunstancias y recursos
locales.
La definicin de un evento especial incluye, pero no se limita a: eventos
deportivos, convenciones, discursos polticos y manifestaciones,
celebraciones, actos de protesta pacfica, etc. Estn tipificados como
acontecimiento para multitud de personas durante un perodo de tiempo
fijo. La informacin aqu contenida puede ser til en la planificacin y
gestin de estos eventos, que pueden variar en tamao desde pequeas
reuniones a mega acontecimientos, tengan lugar dentro de los lmites de la
propiedad comercial o en una instalacin adyacente a la misma.
Las personas encargadas de la seguridad de eventos especiales en su
empresa pueden utilizar este documento desde tres perspectivas.

Patrocinador Principal
El primer punto de vista es desde la perspectiva del Director de Seguridad o
Administrador de la Propiedad de una empresa (en adelante denominado
Director o Director de Eventos ) quien tiene la principal responsabilidad
sobre la seguridad de un evento mientras trabaja para el principal
patrocinador, la empresa para la cual trabaja. El evento tiene lugar en el
sitio de la empresa usando sus instalaciones, la organizacin de la empresa
es plenamente responsable del acontecimiento y su seguridad. Puede
extenderse en tamao desde " moderado a grande " e implicar un nmero
significativo (p.ej. miles) de asistentes. Sus fronteras fsicas tambin pueden
ser amplias y abarcar toda clase de instalaciones. Si el evento es percibido
de bajo a moderado nivel de riesgo, esto slo puede requerir la ayuda de
autoridades locales. Por ejemplo para proporcionar el control de trfico o
suprimir un pequeo nmero de delitos (el alcohol el crimen relacionado,
peleas, etc.). Tales acontecimientos podran incluir, pero no son limitados a
pequeos estadios, conciertos de rock locales, reuniones de eleccin de
vecindad, etc. Se requiere la participacin directa y un compromiso
significativo del Director de la empresa, el personal y el presupuesto. El
Director puede aprovechar los materiales en este documento y deber
planificar sus proyectos de seguridad con gran detalle.

Socio Participante
El segundo punto de vista se basa en la responsabilidad compartida para la
seguridad en un evento especial que, de acuerdo a su tamao y riesgo,
puede describirse como "mega evento". En este escenario, la empresa de
seguridad comercial es ms probable que se posicione como un socio de
seguridad activa. El evento especial puede estar copatrocinado por varias
organizaciones (gobierno y sector privado) y ser ejecutado a base de
Comit con responsabilidades de seguridad primaria en manos de los
funcionarios electos o designados y agencias (federales, estatales y locales).
Se requiere la participacin directa del Director
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de la empresa comercial y posiblemente de otros miembros del personal. La

responsabilidad de asegurar la seguridad general de este evento es compartida
entre agencias y el sector privado. Este evento se tipifica como de alto riesgo, ya
que se prevn grandes multitudes de aficionados, asistencia y /o grupos hostiles
de protesta y enfrentamiento. Las preocupaciones por los riesgos de seguridad se
centran el lugar, una logstica complicada, la necesidad de cumplir amplios
requisitos de emergencia, el transporte, la presencia de numerosas
personalidades, alto potencial de amenazas, repercusin del evento nacional o
internacional, etc. Algunos ejemplo de este tipo de eventos: Juegos Olmpicos,
Inauguracin Presidencial, Manifestaciones, Super Bowl, Campeonato del Mundo
de Futbol, Reuniones de Lderes Mundiales de Naciones Unidas, Visitas Papales,
etc... Este documento puede utilizarse para ayudar a la comprensin de los
conceptos generales y complejos de un plan de seguridad a gran escala. En los
casos apropiados, tambin se puede utilizar para complementar los
conocimientos del Director en sus funciones especficas.

En el Medio
El tercer punto de vista surge de situaciones en las que una empresa comercial
queda "atrapada en medio" de un evento especial. El Director es forzado
situarse en una posicin de reaccin ante las intenciones de quienes lo rodean
con poca o ninguna voz inicial en los planes y su impacto sobre la empresa
comercial. Por lo tanto, el director se convierte en el proverbial "Hombre en el
Medio" (Man in the Middle).
Este escenario puede incluir un evento especial que se planifica, ejecuta y
patrocina por otros, mientras que se sita en las instalaciones circundantes o
adyacentes a la empresa comercial. El evento tambin puede afectar a
instalaciones comerciales que se encuentran en el desfile / ruta de acceso relativa
a personas asistiendo a, entrando o saliendo, etc... El evento especial puede variar
en el tamao y riesgo, de pequeo o moderado a un mega evento (cientos de
miles de asistentes). Las tareas podran, por ejemplo, cubrir la seguridad de una
instalacin dentro o a lo largo de las rutas de una reunin de protesta local, un
juego de playoff de la NBA, un importante acontecimiento poltico como una
reunin del G8, discursos presidenciales, visitas papales, etc. Dependiendo de las
circunstancias individuales, este documento proporciona informacin sobre las
acciones y planificacin de otras organizaciones. El documento sirve al Director
para seleccionar las medidas aplicables de importancia que pueden aplicarse en
su organizacin. Esta informacin adicional tambin puede mejorar la capacidad
del director de influir en las decisiones tomadas por otros.

Lo que este documento no es

El documento no es una gua policial para controlar disturbios cercanos, actos de
terrorismo o las acciones de la mafia. Sin embargo, estas pautas ayudarn a
organizaciones privadas a ofrecer medidas para prevenir eventos desafortunados,
ya que corresponde a las autoridades intervenir y restablecer el orden en el caso
de este tipo de incidentes.

Procedencia de la informacin contenida en este documento

El contenido de este documento se deriva principalmente de la labor profesional
de la Divisin de Seguridad de ISS y documentos de profesionales del sector y de
las fuerzas de seguridad. Es una versin "editada" de esa informacin y se centra
especficamente en las actividades de seguridad privada para empresas
comerciales. Los materiales utilizados
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incluyen informacin obtenida de mltiples sitios web y publicaciones.

En particular este White Paper refleja los extensos, tiles y muy
minuciosamente estudiados materiales desarrollados por el
Departamento de Justicia en 2007. Sus esfuerzos en el programa de
COPS se centraron en el desarrollo de una gua general para controlar
eventos especiales. Esa informacin es directa y libremente disponible
en lnea en el Departamento de Justicia de Estados Unidos (DOJ), Oficina
de la Comunidad Orientada a los Servicios Policiales, 128 pp, Directrices
para la Aplicacin de la Ley. Se titula Planificacin y Gestin de
Seguridad para Grandes Eventos Especiales, Edward Connors, marzo de
2007. Fue preparado para la Oficina de la Comunidad Orientada a los
Servicios Policiales, Departamento de Justicia de Estados Unidos,
Washington, D.C. El contenido fue elaborado por Edward Connors,
Instituto de Derecho y Justicia, Alexandria, Virginia. Para el lector
interesado, este documento contiene muchas referencias a otras
fuentes especializadas de informacin relacionadas con la seguridad de
eventos especiales que puede ser valiosa para un tipo concreto de lugar
o tipo de evento.

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Principios Rectores

Piensa y acta - asegura que la planificacin oportuna y

eficaz, la comunicacin y capacitacin son una prioridad y se
implementan.

Alcanzar - Entender que la gestin de eventos especiales es

temporal y requiere nuevos arreglos organizacionales,
estructuras y relaciones.

Cubrir lo bsico y extraordinario - planificar y gestionar los

peores escenarios, as como los ms ordinarios y mundanos.

Anticipar - anticipar cambios imprevistos, actividades y

reuniones de ltimo momento.

Asegurar los permetros - incluyen las reas internas, medias y

externas. Estos pueden afectar instalaciones especficas y reas
bien definidas dentro de las instalaciones comerciales as como
reas ilimitadas adyacentes a ellas (calles, rampas de acceso,
canales, aire corredores, etc.).

Propiedad, Seguridad, Economa Tener en cuenta que la

seguridad tiene que velar por la proteccin de la propiedad,
la seguridad y la proteccin de los participantes y tambin de
la economa del evento.

Influencia - reconocer las necesidades y beneficios de

aprovechar los recursos de seguridad y colaborar con otros
organismos de seguridad y otras agencias (ley, fuego, EMS,
construccin de cdigos de salud, transporte, etc..) federales,
estatales y locales.

Comunicaciones Interoperables - Garantizar que las

capacidades de comunicaciones son interoperables dentro
del establecimiento comercial y asegurar que tus enlaces con
las autoridades policiales y otras agencias involucradas son
eficaces y confiables.

Involucrar a Otros incluir a los inquilinos comerciales en

esfuerzos de planificacin de seguridad.

Luz Verde a los Sistemas - asegurar que los servicios

esenciales de la instalacin comercial pueden ser
proporcionados continuamente, sin importar el tamao o la
importancia del evento.

Balance - garantizar que el evento contina seguro y al

mismo tiempo respetar los derechos constitucionales como
la libertad de expresin y asamblea.

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Resumen de gestin
La planificacin e implementacin de la seguridad en un evento especial
comprende tres fases: planificacin pre-evento, implementacin
operacional y seguimiento final.

Planificacin Pre-Evento:
La planificacin inicial de eventos a gran escala comienza generalmente
12-18 meses antes de la fecha del evento o incluso con anterioridad.
Generalmente, el administrador del evento (si el evento es interno en la
empresa comercial) estar en contacto con las autoridades locales para
establecer un marco de colaboracin entre la empresa comercial y el
organismo gubernamental autorizado para ejecutar la misin de
seguridad del evento contacto realizado desde ambas partes a fin de
establecer la seguridad bsica y contingencia. Si el evento es importante y
es externo a la empresa comercial, entonces la agencia gubernamental
sera la que llamara a las empresas comerciales para establecer ese
vnculo. Los contactos pueden hacerse a travs de la oficina del Director o
directamente de la Direccin Ejecutiva de la empresa comercial.
Esta conexin inicial sirve para aclarar responsabilidades, necesidades
financieras y de recursos, identificar a otros participantes externos de la
organizacin y establecer los roles en la seguridad. Es recomendable que
los propietarios de la propiedad comercial u operadores participen en un
plan sobre estas actividades. En escenarios complejos, como un acto de
los Juegos Olmpicos, se puede generar un memorando de acuerdo que
refleje los roles de los participantes, en y entre los organismos
gubernamentales as como de las empresas comerciales.
A continuacin, detallamos las principales reas funcionales, que son las
que ms conciernen a los directores. Los directores deben tener en
cuenta que pueden ser requeridos para controlar los riesgos en estas
reas, incluyendo la asignacin de personal y recursos para planificar e
implementar medidas adecuadas. Los temas funcionales cubiertos, se
relacionan con:
Proteccin de los servicios e infraestructuras crticas
Impacto del transporte/trfico/medidas de estacionamiento
Comunicacin a sus propias organizaciones de las funciones y
temas a realizar.
Relaciones con los medios/ Relaciones pblicas en relacin a los
eventos especiales
Impactos potenciales de personal y dotacin de personal y acceso
a instalaciones
Identificacin de cuestiones jurdicas y medidas para resolverlos
Fuego/ EMS/ Servicios de Hospital
Desarrollo de un plan de seguridad general y alineamiento actual y
participacin de operaciones de seguridad/ personal de seguridad del
sitio
Capacitacin y Presupuesto
Logstica
Acopio de informes e informacin sobre la seguridad y amenazas
a la seguridad antes y durante el evento
Identificacin de personas y organizaciones que deban tener
acceso a las instalaciones comerciales durante el evento (acreditacin)
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Las autoridades tambin van a estar preocupadas con los temas antes
mencionados y, adems, con aspectos tales como: comunicaciones
tcnicas/interinstitucionales, evacuacin de emergencia, materiales
peligrosos/armas de destruccin masiva, gestin de consecuencias, apoyo
tctico/manejo de crisis, procesamiento de los detenidos, inteligencia,
evaluaciones posteriores a la accin, seguridad del espacio areo y una serie de
otros asuntos.
Los grupos e individuos implicados en la planificacin y encargados de aspectos
funcionales deben disear un plan de seguridad para su responsabilidad
operativa. Ese plan debe identificar el personal, equipo y otros recursos que son
necesarios, con recomendaciones para su adquisicin, as como una indicacin de
la financiacin requerida. El Director y, en el caso necesario, un comit directivo
deben de revisar los planes y aprobar o solicitar cambios segn sea necesario.
Como a menudo se tarda meses en solicitar, recibir e instalar equipamientos, este
proceso se debe acelerar.
A menudo se relaciona el nivel de compromiso del propietario comercial para
"eventos especiales" a los niveles esperados de riesgo y beneficios resultantes de
su participacin. El alcance, la notoriedad y la importancia del evento, su tamao,
propsito, ubicacin e intereses comerciales involucrados todo ello entra en
juego. Es evidente que se dedicar ms esfuerzo a los eventos de mayor beneficio
y riesgo/alto impacto. Independientemente de esos intereses, la mayora de las
funciones previamente mencionadas deben ser cuidadosamente consideradas en
algn momento durante el proceso de planificacin.
Durante este proceso de planificacin, los propietarios/operadores comerciales
deben tener cuidado al coordinar sus esfuerzos de planificacin internamente
dentro de su organizacin y con la autoridades del evento. Esto a menudo implica
la creacin de organizaciones internas temporales y comits directivos para guiar
los esfuerzos. Estas medidas pueden recorrer un largo camino para asegurar que
los planes son realistas y permanecen en sintona con la dinmica de cambios que
probablemente ocurra mientras se prepara para un evento especial.
Una vez que el propietario/operador comercial ha finalizado y dirigido
internamente la planificacin de las funciones ms importantes, se ponen en
marcha los procesos logsticos para adquirirlos e implementarlos. Se llevan a cabo
iniciativas en el campo de las Relacin Pblicas y la informacin es transmitida a
travs de los medios de comunicacin adecuados. Es muy til elaborar manuales
de eventos que sirvan de gua al personal de seguridad en relacin a la seguridad y
las preguntas ms frecuentes. Se pueden crear publicaciones similares para los
arrendatarios de propiedades comerciales, visitantes, contratistas y proveedores,
como una forma de mantenerlos informados sobre eventos y procedimientos.
Como relata la publicacin del Departamento de Justicia, la experiencia ha
demostrado que un circuito de retroalimentacin de la gestin es esencial para
asegurar que las actividades y la formacin son eficaces. Sirve para evaluar el
progreso con respecto a los planes iniciales. "Confe pero Verifique" es un
componente crtico. En ese sentido, es crucial asegurar la coordinacin de la
gestin interna de manera continua y compartir informacin segn el caso con las
autoridades. Finalmente, llega la fecha del evento.

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Gestin de Seguridad durante un Evento:

Esta fase comienza justo antes que todos empiezan a reunirse en el sitio del
evento e incluye comprobaciones sobre el estado operativo funcional de
las herramientas, servicios, personas y procesos involucrados incluyendo,
pero no limitado a:

Personal - comprobacin de la colocacin, presencia, preparacin del

personal de seguridad, sus supervisores y otras reas de apoyo.
Comunicaciones, monitoreo y reportes radio y controles de red y
enlaces a la aplicacin de la ley y otros organismos.
Centro de mando comprobacin del estado del centro de tecnologa,
dotacin de personal, informando del estado de eventos e incidentes
etc..
Puestos de control de acceso asegurando que los mensajes estn en
lugar y bien servidos.
Acreditacin anlisis y revisin de listas de personas prohibidas,
privilegios de acceso, etc
Instalaciones fsicas verificar que todos los materiales, sistemas y
barreras fsicas estn en el lugar adecuado y operativos.

Durante el evento, es vital informar peridicamente al centro de comando

sobre su desarrollo. Toda la informacin enviada y recogida por el centro
de comando central debe validarse lo antes posible. Quienes adoptan
decisiones deben de estar disponibles dentro del centro de comando
durante el evento. Las situaciones problemticas requieren de una
comunicacin inmediata con el personal de seguridad interna y el centro de
comando. Si parece que la situacin va ms all de un desacuerdo menor y
supera la capacidad de personal interna para desactivarlos, se debe
solicitar inmediatamente la supervisin y donde sea necesario el apoyo de
la Polica.
Durante el evento se deben adoptar medidas para el cuidado de los nios
que se pierdan de sus padres. Los servicios de bomberos y de emergencia
mdica establecern sus propios puestos de ayuda y procedimientos y es
encomendable asegurar que exista la comunicacin bidireccional entre el
centro de comando, los servicios de emergencia mdica y las unidades de
bomberos sea posible. Donde haya nios pequeos, deben existir
procedimientos de asistencia para el cuidado de nios perdidos y para
asegurar un retorno seguro a sus padres.
Al final del evento, el personal debe estar preparado para afrontar la salida
de un gran nmero de personas de la zona de eventos de manera
simultnea. Si el evento es propio o patrocinado por el propietario
comercial o el operador, generalmente ellos se hacen responsables del
trfico y la circulacin de personas y vehculos fuera de la zona de una
manera ordenada y oportuna. Aunque no sea su funcin primaria, las
operaciones de seguridad a menudo abarcan tareas que van desde
simplemente asegurar que los asistentes de aparcamiento estn dirigiendo
el trfico correctamente a ms elaborados e intrincadas misiones de
seguridad que implican programar viajes en vehculos grandes como
trenes, metro, autobuses, embarcaciones, etc.. Tambin debe estar
disponible un plan de contingencia para el caso de una repentina
evacuacin masiva de la zona del evento antes de su finalizacin, en
respuesta a una amenaza, un incidente, climatologa adversa, etc....

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Actividades post-evento Se cumplieron las metas y objetivos?

Se debe realizar una revisin de los xitos en la seguridad y las reas que deben
mejorar, as como sugerencias para la organizacin de cualquier futuro evento.
Debera elaborarse un inventario de todo el equipo y otros recursos utilizados as
como de las facturas por servicios adquiridos y equipos procesados. El personal
debe dar feedback por escrito sobre su desempeo y lecciones aprendidas en un
informe que sirva de referencia en el futuro.

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