MANUAL

DE
USUARIO
IUTSO SOFTWARE V 1.0

Programador:
Castillo Gnesis

2015

ndice
Contenido

Pg.

______________________________________________________________________

Resumen

1. Instalacin

2. Operaciones del sistema

1.1 Requerimientos mnimos del sistema

1.2 Instalacin del sistema

4
46

2.1 Ingreso al sistema

79
2.2 Opciones principales





911
2.3 Horarios







11
2.3.1 Horarios de alumnos
1115
2.3.2 Horarios de profesores (Control de horas acadmicas)
1522
2.4 Listas







23
2.4.1 Listas de alumnos (Listas oficiales)
2327
2.4.2 Listas de Profesores (Listas de control de horas acadmicas) 2739
2.5 Usuarios







3942
2.6 Salir del sistema






42

3. Posibles fallas, causas y soluciones
3.1 Instalacin




3.2 Inicio de sesin



3.3 Registrar




3.4 Buscar




3.5 Horario




3.6 Control de horas acadmicas

3.7 Listas de control de horas acadmicas
3.8 Memorndum

43

43
4344
44
44
44
45
45
45

Resumen
Las organizaciones utilizan los Sistemas de Informacin para gestionar y
sistematizar sus procesos, de forma que sea mucho ms eficiente el desarrollo de sus
actividades. De esta manera se procede a minimizar los recursos y los tiempos de
ejecucin. Siendo el sector educativo uno de los mayores ejemplos de desarrollo, es
fundamental que se encuentre inmerso en el proceso de cambio continuo que genera la
tecnologa, para as poder manejar en mejor y mayor medida los registros pertinentes.
Este proceso se acenta en las Universidades, ya que son estas las encargadas de la
formacin de profesionales para el desarrollo del pas.

IUTSO Software V 1.0 proporciona el manejo de la gestin del proceso que

conlleva otorgar la oferta acadmica a cada estudiante con mayor grado de certeza,
elaborando con ella el horario que el alumno tendr segn lo que oferta en tiempo real y
las listas oficiales de la institucin, para evitar los choques de materias. Tambin
permite el control de las horas acadmicas que cumple cada profesor en el desarrollo de
sus actividades, por tanto se hace posible conocer las faltas, cumplimiento y
recuperacin de horas de cada uno de ellos.

Incluye una interfaz manejable para cada uno de los usuarios que lo manejan, los
cuales son de tres (3) tipos: Master, DACE y Administracin. El sistema posee un
usuario y contrasea por defecto (V1, 1), el cual es posible modificar al iniciar sesin.
Es una herramienta sencilla y funcional para el manejo de cada proceso requerido.

1.Instalacin
1.1 Requerimientos mnimos del sistema
Hardware
Procesador
capacidad.

de

1.5

GHz

Software
mayor Puede ser instalado en los siguientes
Sistemas Operativos:
Windows XP (x86).
Windows Vista (x86 & x64).
Windows 7 (x86 & x64).

1 GB (32 Bits) o 2 GB (64 Bits) de Arquitecturas soportadas:

memoria RAM.
20 MB de espacio disponible en el Disco 32 Bits (x86).
Duro (para instalacin).
64 Bits (x64).

1.2 Instalacin del sistema

Paso 1. Abrir la carpeta IUTSO Software y hacer clic en Setup.

Paso 2. Hacer clic en el botn Aceptar.

Paso 3. Hacer clic en botn con el cono de un computador.

Paso 4. Hacer clic en el botn Continuar.

Paso 5. Esperar a que se carguen los componentes del sistema.

Paso 6. Al finalizar la instalacin haga clic en el botn Aceptar.

Paso 7. Para acceder al programa se hace clic en Inicio, Todos los

programas y IUTSO Software.

2.Operacionesdelsistema
2.1

Ingreso al sistema

Al iniciar el sistema se abrir una ventana correspondiente al diseo mostrado a

continuacin:

Paso 1. Ingresar usuario.

Paso 2. Ingresar contrasea.

Nota: De ingresar por primera vez, deber utilizar el usuario V1 de tipo

Master y la contrasea 1, que son los valores predeterminados del sistema.
Paso 3. Presione el botn Ingresar.

Para cerrar el programa se presiona el botn Salir.

2.2

Opciones principales

Al iniciar sesin se mostrar la ventana de Opciones principales, cuya

apariencia es la siguiente:

En la parte superior del men se encuentran las opciones del sistema y los
accesos rpidos pertinentes. As como tambin, la informacin del usuario que ha
ingresado y la fecha actual.

Paso 1. Para elegir una opcin debe posicionarse en la pestaa correspondiente a

la accin que desea realizar.

Paso 2. Haga clic en la operacin que desea realizar.

10

Nota: En caso de que algn empleado cumpla aos al ingreso del sistema, este
mostrar un mensaje.

2.3

Horarios
2.3.1 Horarios de Alumnos
Paso 1. Se selecciona la opcin Horarios de Alumnos del men.

11

La ventana que se mostrar es la siguiente:

Paso 2. Ingrese la cdula del alumno.

Paso 3. Presionar el botn Buscar.

12

Paso 4. Seleccionar la Carrera del Alumno.

Paso 5. Seleccionar una Materia.

13

Paso 6. Seleccionar el Turno en el que se cursar la Materia elegida.

Si se presiona el botn Limpiar, la ventana volver a su estado inicial.

14

2.3.2 Horarios de Profesores (Control de horas acadmicas)

Paso 1. Se selecciona la opcin Horarios de Profesores del men.

15

La ventana de Horarios de Profesores es la siguiente:

16

Paso 2. Seleccionar un Profesor de la lista.

Paso 3. Seleccionar el Periodo al que pertenece.

17

Paso 4. Se ingresa la Semana y se selecciona el Da pertinente.

Paso 5. Seleccionar una Materia.

18

Paso 6. Seleccionar la Fecha correspondiente al Da elegido.

Paso 7. Ingresar la Hora de llegada.

19

Paso 8. Ingresar la Hora de salida.

Paso 9. Presionar el botn Calcular horas.

20

Nota: Si el da seleccionado no corresponde con la fecha indicada, mostrar el siguiente

mensaje.

Paso 10. Presionar el botn Registrar.

21

Al presionar el botn Limpiar, la ventana vuelve a su estado inicial.

22

2.4

Listas
2.4.1 Listas de Alumnos (Listas oficiales)
Paso 1. Seleccionar la opcin del men.

La ventana de Listas Oficiales cumple con el siguiente diseo:

23

Paso 2. Ingresar el Cdigo de una Materia.

Paso 3. Presionar el botn Buscar.

24

Paso 4. Seleccionar al Profesor(a).

Paso 5. Seleccionar el Turno.

25

Paso 6. Introducir en Periodo actual y las Observaciones en caso de existir.

26

Paso 7. Imprimir la lista oficial, para ello se presiona el botn Imprimir

lista.

Se mostrar el documento con la lista que se form, desde all se podr imprimir
el archivo.

2.4.2 Listas de Profesores (Listas de control de horas acadmicas)

Paso 1. Seleccionar la opcin del men.

27

La ventana de Listas de control de horas acadmicas tiene la siguiente

apariencia:

Paso 2. Para ver la lista, presionar el botn Ver listado.

28

Paso 3. Para imprimir dicha lista, presionar el botn Imprimir listado.

Paso 4. Para hacer un Memorndum, presionar el botn Realizar

memorndum.

29

Paso 5. Se abrir la siguiente ventana.

Paso 6. Ingresar la cdula del Profesor al que se dirigir el Memorndum.

30

Paso 7. Presionar el botn con el cono de una lupa para buscar los datos
correspondientes al nmero de cdula ingresado.

Paso 8. Seleccionar el Periodo Acadmico.

31

Paso 9. Introducir la Fecha de entrega de planificacin y el Nmero de

control DACE.

Paso 10. Ingresar una materia y presionar la tecla Enter para cargar los datos
correspondientes.

32

Paso 11. Imprimir el Memorndum, presionando el botn Imprimir

Memorndum.

Paso 12. Para consultar la planificacin de un profesor, es preciso posicionarse

en el registro elegido y presionar el botn Ver planificacin.

33

Paso 13. Se abrir la siguiente ventana.

Paso 14. Para buscar un cdigo de control, se presione el botn con el cono de
una lupa y se abrir la siguiente ventana.

Paso 15. Introducir la Cdula del profesor y presionar el botn Buscar para
observar los cdigos de control. Al encontrar en que se busca, se procede a cerrar la
ventana.

34

Paso 16. Introducir el cdigo de control en la ventana anterior y presionar el

botn Aceptar.

35

Paso 17. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin,

saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 18. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar

y presionar el botn Abrir.

Paso 19. Se abrir el documento deseado.

Paso 20. Para consultar el contrato de un profesor, es preciso posicionarse en el

registro elegido y presionar el botn Ver contrato.

36

Paso 21. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin,

saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 22. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar

y presionar el botn Abrir.

Paso 23. Se abrir el documento deseado.

37

Paso 24. Para consultar la ficha de evaluacin, es preciso posicionarse en el

registro elegido y presionar el botn Ver ficha de evaluacin.

Paso 25. En caso de que no se haya cargado previamente una planificacin,

saldr el siguiente mensaje. Presionar el botn Aceptar.

Paso 26. Se abrir el cuadro de archivos. Seleccionar el archivo que se adjuntar

y presionar el botn Abrir.

Paso 27. Se abrir el documento deseado.

38

Nota: En caso de no seleccionar un archivo para adjuntar, saldr el siguiente

mensaje:

2.5

Usuarios

Paso 1. Elegir la opcin del men. Esta opcin slo est disponible para usuarios
de tipo Master.

Se abrir la siguiente ventana:

39

Paso 2. Introducir el nmero de cdula del usuario, seleccionar si el usuario es

Personal o Profesor y presionar el botn Buscar.

Paso 3. Se cargarn los datos del usuario y se podr agregar, editar o eliminar
dicho usuario.

40

Paso 4. Para consultar la lista de los usuarios registrado se presiona el botn

Ver listado.

Paso 5. Se mostrar la siguiente ventana, donde se podr ingresar el nmero de

cdula para filtrar los datos de la tabla.

41

2.6

Salir del sistema

Paso 1. Presionar el botn Salir en los accesos rpidos de las Opciones

principales.

Paso 2. Confirmar la operacin.

Paso 3. El programa se cerrar completamente.

42

3.Posiblesfallas,causasysoluciones
3.1

Instalacin

Fallas
C:\Windows\system32\expsrv.dl
l Infraccin de acceso al copiar
el archivo.
C:\ Windows\system32\vbalet32
.dll Infraccin de acceso al
copiar el archivo.

Causas

Soluciones
Cerrar
todos
los
programas abiertos. En
caso de que persista el
problema, se deber a que
est siendo usado por el
sistema operativo.

Otro programa est

utilizando el archivo,
por lo tanto, no se puede
sobrescribir. En algunos
casos, el archivo se
C:\ Windows\system32\msvcrt encuentra en uso por el
Hacer clic en el botn
.dll Infraccin de acceso al sistema operativo.
Omitir del mensaje de
copiar el archivo.
error mostrado.
En
el
directorio
indicado se verifica que
se encuentre el archivo
mencionado,
de
lo
contrario
es
preciso
descargarlo o buscarlo en
la carpeta \os\system en
Esto ocurre cuando las el CD de Visual Basic
de 6.0.
Error al registrar el archivo versiones
C:\Program_Files\Common_Fil dependencia del archivo
estn Para
es\
Microsoft_Shared\DAO\ DAO350.DLL
registrar
el
daadas
o
son archivo, es preciso hacer
DAO350.DLL.
incorrectas.
clic en el men Inicio,
hacer clic en ejecutar y
escribir la siguiente lnea:

Regsvr32
C:\program
files\common
files\microsoft
shared\DAO\Dao350.dll

3.2

Inicio de sesin
Fallas

Ingrese el Usuario.
Ingrese la Contrasea.

Causas
Soluciones
No ha ingresado ningn Introduzca el nombre
dato en el campo del usuario en el campo
Usuario.
mencionado.
No ha ingresado ningn Introduzca
la

43

Usuario y/o
incorrecto.

3.3

dato en el campo
Contrasea.
El
Usuario
y/o
Contrasea
Contrasea que se
ingres no es correcta.

contrasea del usuario en

el campo mencionado.
Verifique los datos
introducidos e intente
nuevamente.

Registrar
Fallas

Causas

Soluciones

No se puede realizar la
Verifique los campos e
Hay campos vacos en el
operacin,
existen
campos
introduzca los datos
registro.
vacos.
requeridos.
Vuelva a introducir la
Error al agregar, las contraseas Se
ingresaron
contrasea del usuario en
no coinciden.
contraseas distintas.
ambos campos.
Error al agregar, la contrasea La contrasea ingresada
Ingrese una contrasea
debe poseer un mnimo de 8 tiene
una
longitud
de 8 caracteres o ms.
caracteres.
menor a 8 caracteres.
Error al agregar, la contrasea
La contrasea ingresada
debe poseer una mezcla de
Ingrese una contrasea
slo posee nmeros o
caracteres
numricos
y
con caracteres y nmeros.
letras.
alfabticos.

3.4

Buscar

Fallas
Causas
Soluciones
Ingrese el tipo de documento de La cdula ingresada no Introduzca la cdula
identidad.
Ej:
V00000000, cumple con el formato con
el
formato
establecido.
E00000000.
establecido.
Verifique los datos
Registro no encontrado, intente El registro buscado no
ingresados
e
intente
de nuevo.
existe.
nuevamente.

3.5

Horario
Fallas

Causas
Soluciones
La materia que se
El
horario
seleccionado seleccion irrumpe en el Verifique los datos
interfiere con el desarrollo de horario de otra materia ingresados
e
intente
previamente
otra ctedra.
nuevamente.
seleccionada.

44

3.6

Control de horas acadmicas

Fallas

Causas
No se ha ingresado
Debe ingresar la hora de entrada ningn dato en los
y salida.
campos de hora de entra
y/o salida.
No se ha seleccionado el
Debe elegir el perodo del da.
periodo del da en que se
desarrollan las horas.
La hora ingresada en los
El formato de la hora ingresada
campos no cumple con
no es vlido.
el formato.
Esto ocurre cuando la
hora de entrada es
No se pueden calcular las horas.
mayor a la hora de
salida.

3.7

Ingrese
requeridos.

los

datos

Elegir el periodo. Ej:

am, m, pm.
Revisar la informacin
suministrada y colocarla
en el formato hh:mm.
Verificar las horas
ingresadas e intentarlo
nuevamente.

Listas de control de horas acadmicas

Fallas

No ha seleccionado
archivo.

3.8

Soluciones

Causas
Soluciones
Se pas por alto elegir el
ningn archivo que se adjuntar Elija el archivo
al
expediente
del intente nuevamente.
profesor.

Memorandum
Fallas

Causas
Soluciones
No se ha ingresado la
Debe ingresar una cdula y
Ingrese
los
datos
cdula y/o periodo del
elegir el periodo.
requeridos.
profesor.
No se ha introducido Ingrese
los
datos
ninguna materia.
requeridos.
El profesor no se
No tiene horas ausentes en la
ausent en el horario de Introducir otra materia.
materia seleccionada.
la materia seleccionada.
La materia que se
La materia ya ha sido ingresada. introdujo
ya
se Introducir otra materia.
encuentra en la lista.
Debe ingresar una materia.

45