I.S.T.N.E.

SAN LUIS

BASE DE DATOS I

SESION N 03

ESPECIALIDAD

Contabilidad Computarizada

CURSO

Base de Datos I

TITULO

Diseo de Base de Datos en Access Tipos de dato Propiedades

CONTENIDO:

Diseo de Base de Datos en Access.

Tipos de dato en Access.

Propiedades de los campos de una tabla en una Base de Datos.

OBJETIVOS:
Al finalizar la sesin el alumno ser capaz de:
a) Disear en forma eficiente una base de datos utilizando el programa Access.
b) Conocer y aplicar los diferentes tipos de dato a los diferentes campos en una tabla de la
base de datos.

BIBLIOGRAFIA:
1. Sistemas de Bases de Datos: Diseo, Implementacin y Administracin, Rob P. y Coronel
C., 5 Edicin, Internacional Thomson Editores, Mexico D.F., 2004
2. Andersen, Virginia., Access 2007 paso a paso, Primera Edicin, McGraw-Hill
Interamericana Editores, Mxico D.F. 2007
3. http://www.aulaclic.es/
Curso de Access 2010

PROF. CARLOS E. PAREDES S.

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DISEO DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Qu es Microsoft Access?
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para los sistemas operativos
Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en
pequeas organizaciones. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser
fcilmente gestionadas por una interfaz grfica simple. Adems, estas bases de datos pueden ser
consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas
(formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir
datos e informes para presentar la informacin.

La Ventana de Access:
Para ingresar a Access haga clic en el botn Iniciar/ Todos los Programas/ Microsoft Office 2013/
Access 2013. Aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin.

Microsoft Access es uno de los programas que como requisito para empezar a trabajar, nos pide
primero crear la base de datos o en su defecto abrir una ya creada, de lo contrario no podemos empezar
a trabajar (ms adelante veremos estos procesos).
Una vez que hemos creado una base de datos, recin nos muestra la interfaz completa, la cual se
detalla a continuacin:
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BOTN ARCHIVO
BARRA DE TITULO

FICHAS O PESTAAS DE LA
CINTA DE OPCIONES

CINTA DE OPCIONES

BARRA DE HERRAMIENTAS
DE ACCESO RAPIDO

PANEL
DE
OBJETOS

BARRA DE ESTADO

Crear, Abrir y Guardar Archivos:

1.

Crear Archivos:

Primeramente
haga clic en el
botn

Archivo,

luego en el men
que aparece haga
clic en la opcin
Nuevo.

Note
cambia
apariencia

como
la
del

men, luego en la

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seccin derecha seleccione la opcin Base de datos del escritorio en blanco. Aparece la
siguiente ventana:

Coloque el nombre que tendr la base de datos, elija el lugar donde desea guardarla,
finalmente haga clic en el botn Crear. Aparece la base de datos con una tabla en blanco en
donde puede empezar a trabajar.

Usualmente esta tabla no la utilizamos, por lo tanto la cerramos, para empezar a crear nuestras tablas
de la base de datos.

2.

Crear Tablas:
Para crear una tabla deber seguir los siguientes pasos:

Vaya a la pestaa Crear y en la seccin Tablas de la cinta de

opciones, haga clic en el botn Diseo de tabla.

Aparecer la estructura de la tabla en donde deber disear la

tabla, escribiendo sus campos y tipos de datos. La Descripcin

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es opcional, se desea puede colocar ah detalles del campo. Luego cuando termine, guarde la
tabla con el nombre deseado.
El

mismo

proceso

se

realiza

con

todas la tablas
que

desee

crear.

3.

Abrir Archivos:
Para abrir una base de datos que ya est creada y guardada deber seguir los siguientes pasos:

Haga clic en el
botn Archivo
y luego haga
clic

en

la

opcin Abrir/
opcin
Equipo/ botn
Examinar.

Aparecer la ventana
Abrir, en donde debe
ubicar el lugar donde se
encuentra el archivo y
luego

debe

seleccionarlo.

Finalmente haga clic en

el botn Abrir.

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TIPOS DE DATO
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a
almacenar en ese campo.
Para elegir el tipo de dato en un campo, en la cuadrcula
del diseo de la tabla, despliegue el cuadro que se
encuentra en la columna Tipo de dato, del campo
elegido.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de

texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Texto largo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con
formato o documentos largos adjuntar el archivo.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y
Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal
permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15
dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un
campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos
a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumeracin no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados
como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una
nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin

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2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos
ms adelante.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de
archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a
los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que
los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz
porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica
o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula
su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite
elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del
Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en
l.

ESTABLECER CLAVE PRINCIPAL

Debe especificar una clave principal para una tabla para poder aprovechar las siguientes ventajas:

Access crea un ndice para la clave principal de forma automtica, lo que puede contribuir a
aumentar el rendimiento de la base de datos.

Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal.

Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea nico. Los valores nicos son
fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir correctamente un
registro concreto de otros registros.

Puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que an no tenga
ninguna.
Establecer o cambiar la clave principal

En la cuadrcula de diseo de la tabla, seleccione el campo o los campos que desee usar como la
clave principal

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Luego, en la ficha o pestaa Diseo, en la seccin Herramientas, haga clic en el botn

Clave principal.

Se muestra un indicador de clave a

la izquierda del campo o los campos
especificados

como

la

clave

principal.
Quitar la clave principal

Haga clic en el selector de filas del campo que contiene la clave principal actual. Si la clave principal
consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas
para cada campo.

Luego, en la ficha o pestaa Diseo, en la seccin Herramientas, haga clic en el botn

Clave principal.

El indicador de clave se quita del

campo o los campos especificados
previamente como clave principal.

Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree un nuevo
campo para la clave principal. Si hace clic en S, Access crea un campo de identificador que usa el tipo
de datos Autonumeracin para proporcionar un valor nico para cada registro. Si la tabla ya incluye un
campo Autonumeracin, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega
ningn campo y no se establece ninguna clave principal

PROPIEDADES DE UN CAMPO
Todos los campos tienen propiedades que podemos modificar segn nuestra necesidad. Para ver las
propiedades de un campo seleccione un campo y vaya a la parte inferior al apartado Propiedades de
campo. Aparecer
la

siguiente

ventana en donde
puede
las

modificar
diferentes

propiedades de un
campo.

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En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.
Propiedad
Tamao

Descripcin
del

campo

Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de

caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255.
Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se
va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento
de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de
espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente
si cambian sus necesidades.

Formato

Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a

los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un
formato predefinido o especificar un formato personalizado.

Mscara

de

entrada

Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que
se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos los
datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres
necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada,
haga clic en el botn

situado en el margen derecho del cuadro de

propiedades.
Valor

Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que

predeterminado

aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar
la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las
comillas dobles) como valor predeterminado.

Requerido

Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece

esta propiedad en S, Access no permite que se agregue un nuevo registro
a menos que se especifique un valor para este campo.

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