Desarrollo Sistemas Contables Final

LAS TABLAS
I.
Definicin
Una tabla es una herramienta de organizacin de informacin que se utiliza en

bases de datos en la informtica. En computacin, una tabla hace referencia al
modelado o recopilacin de datos por parte de una aplicacin de un programa
que permite operar con los mismos organizndolos y ponindolos en relacin
de diversas maneras. Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u
hojas de clculo, pero tambin pueden incorporarse a documentos de texto y
otros programas.
Una tabla tpica est compuesta por filas horizontales y columnas verticales.
El campo es el nombre de cada columna, debe ser nico y con un tipo de dato
asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que
incluye datos (o tambin puede ser nulo).La sofisticacin de los programas de
creacin de tablas permite que los campos reciban asignaciones de
propiedades especiales que afectan a sus registros. Por ejemplo, un campo
definido como ndice permite que los datos del
mismo se alteren
automticamente.
En una misma base de datos pueden existir distintas tablas, cada una de ellas
singularizada con un nombre que permite ponerla en relacin con otras tablas.
Las tablas son estructuras tiles y a menudo fciles de interpretar para
relacionar datos e informacin de manera pertinente. Por ejemplo, una tabla es
til a la hora de organizar actividades o cronogramas, pero tambin sirve para
llevar cuentas y clculos financieros. Una tabla puede ser empleada para algo
tan sencillo como organizar la informacin familiar o cuestiones complejas
como llevar la contabilidad de una empresa.
Las tablas llamadas persistentes son aquellas que facilitan la eliminacin de
registros manualmente. Pueden ser del tipo base (se encuentra toda la
informacin de los registros sin necesidad de validacin), vistas (en una vista o
Desarrollo de Sistemas Contables II Pgina 1
relacin) e instantneas (con registros que pueden ser vistos de inmediato con
una sola referencia).
II.
Elementos de las Tablas
Campo
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con
espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos,
ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en
el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida a
los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de
informacin que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255

Memo: Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico: Para introducir nmeros
Fecha/Hora: Para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: Para introducir datos en formato nmero y con el signo
monetario
Autonumrico:
En
este
tipo
de
campo,
Access
numera
automticamente el contenido
S/No: Campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un
contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido,
etc.
Hipervnculo: Podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas: Crea un campo que permite elegir
un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
Registro: Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u
objeto. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
Campo clave: Campo que permite identificar y localizar un registro de
manera gil y organizada.
III.
Propiedades generales de los campos
PROPIEDAD
Tamao del
DESCRIPCIN
Permite establecer la longitud
TIPO DE CAMPO
Texto, numrico,
campo
mxima de un campo de texto
contador
Formato
numrico.
Permite determinar la apariencia de
Todos, excepto OLE
presentacin de los datos, utilizando y Memo

los formatos predefinidos o nuestros
Lugares
propios formatos
Permite especificar el nmero de
decimales
cifras decimales para mostrar los
Mscara
nmeros.
Permite controlar y filtrar los
Texto, numrico,
de entrada
caracteres o valores que los
fecha/hora, moneda
Numrico y moneda
usuarios introducen en un control de

cuadro de texto, evitando errores y
Ttulo
facilitando su escritura.
Permite definir una etiqueta de
Todos
campo predeterminada para

Valor
un formularios o informe
Introduce en el campo un valor
predeterminad
cuando se agregan nuevos registros y contador
o
Regla de
(long. Mx. 255 caracteres)

Permite escribir la condicin que
Todos, excepto OLE
validacin
deben satisfacer los datos
y contador
Todos, excepto OLE
introducidos para ser aceptados

Texto de
Define el texto del mensaje que se
Todos excepto OLE
validacin
visualiza cuando los datos no
y contador
cumplen las condiciones

enumeradas en la regla de
Requerido
validacin
Permite especificar si es necesario
Todos excepto
Permitir
que exista un valor en un campo.

Permite especificar si una cadena
contador
Texto, memo
longitud cero
de longitud cero ("") es una entrada
Indexado
vlida para el campo

Define un campo como ndice o
campoContables
clave.
Desarrollo de Sistemas
II Pgina 3
Texto, numrico,
contador,
fecha/hora.
Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y

haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL
CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEO DE TABLA.
Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada
uno de los tipos de campo. Sin duda la ms importante es el tamao del
campo, ya que este nos permitir hacer una estimacin del espacio ocupado
por nuestra base de datos en el disco fijo.
CONCLUSIONES
Toda organizacin, sea pequea o grande, tiene unas necesidades de
informacin, bien en la forma tradicional de datos administrativos, bien en
sistemas avanzados de tratamiento de informacin de todo tipo. De todos los
datos que entran y salen de esa organizacin, en el formato que sea, unos son
importantes y otros no tanto.
El objetivo de un analista es identificar la informacin importante y estructurarla

de forma que sea til para todos los miembros de la organizacin. Ese sistema
de informacin puede ser mecanizado mediante herramientas informticas y
servir as a la productividad de la entidad.
En un principio, los sistemas de informacin a mecanizar eran sencillos y

reflejaban ms o menos exactamente el flujo administrativo de papel del
exterior hacia la empresa, dentro de la misma empresa, y de la empresa hacia
el exterior nuevamente. Para ello se utilizaban los lenguajes de programacin
disponibles, ms o menos adecuados para la tarea, que manejaban ficheros
organizados segn lo permita la tecnologa del momento.
Pero pronto nuevas necesidades y expectativas hicieron que el mantenimiento

y creacin de aplicaciones informticas, junto con el incremento masivo de la
cantidad de datos a almacenar y tratar, se convirtiera en un cuello de botella
debido a problemas de redundancia (e inconsistencia) de datos, deficientes
medidas de seguridad, baja calidad de la informacin almacenada, y prdidas
de informacin por diversas causas.
La tecnologa del momento no era adecuada para sistemas de informacin en

constante evolucin y con unos requerimientos de rendimiento y fiabilidad cada
vez ms exigentes. La aparicin de las tcnicas de bases de datos vino a
solucionar gran parte de estos problemas.
Diccionario de datos
Un diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos de
un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en
que estn estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades
de la organizacin. En l se encuentran la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos en todo el sistema.
Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las
caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se
programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin.
Estos diccionarios se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a
los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del
sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto.
Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se
necesita el acceso inmediato a la informacin, se desarrolla durante el anlisis
de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de

los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el
diseo.
En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos ms
importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario
de datos guarda los detalles y descripcin de todos estos elementos.
Importancia
Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales:
Manejar los detalles en sistemas grandes
Comunicar un significado comn para todos los elementos del

sistema
Documentar las caractersticas del sistema
Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema
Localizar errores y omisiones en el sistema
OBJETIVO
El objetivo de un diccionario de datos es dar precisin sobre los datos que se
manejan en un sistema, evitando as malas interpretaciones o ambigedades.
Define con precisin los datos de entrada, salida, componentes de almacenes,
flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, etc.
Caractersticas
Un diccionario de datos contiene las caractersticas lgicas de los datos
que se van a utilizar en un sistema, incluyendo nombre, descripcin,
alias, contenido y organizacin.
El diccionario de datos contiene las definiciones de todos los datos
mencionados en el DFD (Diagrama de flujo de datos), en una
especificacin del proceso y en el propio diccionario de datos.
El diccionario de datos es un conjunto de tablas de solo lectura y vistas

que registran, verifican y proveen informacin.
El diccionario de datos describe la base de datos y sus objetos.
El diccionario incluye 2 tipos de objetos.

Tablas de Base de Datos.
es un almacn de la descripcin de la base
Vistas del Diccionario de Datos.
creadas usando el script catalog.sql
El diccionario de datos consiste de 3 principales vistas estticas:
DBA: Accede a todos los objetos de la base
ALL: Objetos accesibles para usuarios comunes
USER: Objetos propios para usuarios comunes.
Las vistas de funcionamiento dinmico registran el flujo de la actividad de la

BD.
Las vistas son continuamente actualizadas con la BD en operacin.
La informacin es accedida desde:
Memoria y Control files.
DBA usa vistas dinmicas para monitorear y afinar la BD
Vistas dinmicas son propias del usuario SYS
DML no es permitido.
Tipos de Diccionarios
Diccionario Off-Line
Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones.

No tiene ingerencia en el uso dinmico de los datos.
Diccionarios On-Line
Trabaja junto con el compilador.

Impide que el programador defina los datos en el programa y los toma
directamente del diccionario.
Verifica que los datos nombrados existan en el diccionario.
Incorpora al programa, desde el diccionario la definicin de los datos.
Inconveniente: si uno se olvida de recompilar, estarn conviviendo datos en la
correcta versin actual con otros en una versin superada.
Diccionarios In-Line
No incorpora la definicin de datos en el programa, sino que las carga cuando
se ejecuta.
Contenido de un registro del diccionario:
Campos: es el nivel ms importante de datos; ninguna unidad ms

pequea tiene significado para los analistas. La descripcin de los
datos debe ir acompaada de elementos.
Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn

relacionados con otros y que en conjunto describen un componente
del sistema.
Los flujos de datos, o los almacenes de datos son
ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las

estructuras estn en movimiento reciben el nombre de flujos y si son
estticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro
relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras
de datos tambin. Se pueden usar las siguientes combinaciones ya
sea en forma individual o en conjuncin con alguna otra:
Relacin secuencial
Relacin de seleccin
Relacin de iteracin
Relacin opcional
Notacin empleada en el Diccionario de datos:

Existen muchas propuestas para la notacin a ser utilizada en el
diccionario de datos. La que se presenta a continuacin es una de las ms
comunes, que utiliza un conjunto reducido y simple de smbolos:
Smbol
Se lee
o
:=
Se
por
Ejemplo de la Interpretacin
Sintaxis
define I := Y
o
El tem I est definido por la expresin Y
Se
compone de
Junto con o I := A + B
El tem I est compuesto de A y B (la
()
Y
Opcional
I := A + ( B )
concatenacin de A con B)
El tem I est compuesto de A y B , o de
I := { A }
A slo (B es opcional)
El tem I est compuesto de una
{}
Repeticiones
de
i{}s
Iteraciones
de
secuencia de As (iteracin)
I := 1 { A } 10
El tem I est compuesto de una
Secuencia
secuencia de As (mnimo 1 y mximo
de
10).
[|]
Uno entre" u I := [ A | B | El tem I est compuesto de A o B o C.
**
O
Comentario
Campo
Clave
C]
* Texto *
Slo uno de ellos. (o exclusivo)

El Texto entre asteriscos es
@A
comentario
El elemento A es uno de los campos
clave de un depsito de datos.
Se usa smbolos especiales con la finalidad de limitar la cantidad de

texto necesario empleado para describir las relaciones entre los datos y al
mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales.
La simbologa empleada se describe a continuacin:
un
Smbolo
=
Significado
Explicacin
Es equivalente Alias
Uso
Denota sinnimos
a
Y
Denota
una
que relacin
de
Concatenacin,
componentes
siempre estn incluidos secuencia

[]
Uno u otro
en una estructura
Define opciones entre los Denota
componentes
{}
Iteraciones de
Opcional
una relacin
estructura
seleccin
Define la repeticin de un Denota
componente
()
de
de
una
de
una
la relacin
de
estructura
iteracin
Define componentes de Denota
una
la estructura que puede o relacin opcional.

no estar presente una
sola vez
Registro de las descripciones de datos en el diccionario:
Flujos de datos
Nombre del flujo de datos
Descripcin
Proviene de los procesos
Para los procesos
Estructuras de datos:
Almacenes de datos
Nombre del almacn
Descripcin
Flujos de datos recibidos
Flujos de datos proporcionados
Desarrollo de Sistemas Contables IIPgina 10
Descripcin de los datos (mencin a los datos o estructuras que

contiene)
Volumen
Acceso
Estructuras de datos (es aqu donde es emplea la notacin descrita en la

tabla anterior)
Nombre de la estructura
Descripcin
Contenido
Volumen
Ejemplos: Diccionario de Datos
Flujos
Nombre: detalle-libros
Descripcin: contiene datos acerca de libros en inventario
Flujo Padre: -Origen: Libros Destino: Validar pedido
Contenido: codigo_libro + cantidad + ubicacin + codigo_editorial + autor
Almacn de Datos o Archivos o Tablas
Nombre: cliente Longitud Registro: 100 Bytes

Acceso: [ x ] Directo [ ] Secuencial
Descripcin: almacena datos personales de clientes
Archivos Indice: clien_ced (ndice: cedula)
Elementos datos
Nombre del dato
Descripcin
Tipo
Longitud
Alias
Rango de valores
Lista de valores especficos (en caso que existan)
Otros detalles de edicin
Procesos
Nombre del proceso
Descripcin
Flujos que entran
Flujos que salen
Resumen de la lgica
MANUAL DE USUARIO
DEFINICIN
El manual de usuario es un documento tcnico de un determinado
sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios.
Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos
electrnicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario
puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e
incluso poder ser consultado por internet.
En general, un manual de usuario debera poder ser entendido por cualquier
usuario principiante, como as tambin serle til a usuarios avanzados.
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema
implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de
las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir
informacin.
Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos
debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema.
Rene la informacin, normas y documentacin necesaria para que el

usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.
OBJETIVOS
Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos
introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido

es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta
el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y
sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario
CONTENIDO DE UN MANUAL DE USUARIO
a) Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las
actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
b) Diagrama particular detallado.
Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del

departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse
los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
c) Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones
que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases sealando:
El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la informacin.
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra dependencia.
Instalacin Del Sistema
La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de

instalar el sistema en un ambiente particular.
d) Iniciacin Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar
sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir
de un problema cuando las cosas funcionan mal.
e) Manual De Referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe
con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error
generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar
por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea
evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
f) Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final
Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un
perodo de retencin y un destino especificado.
DIFERENCIA ENTRE MANUALTCNICO Y MANUAL DE USUARIO

1.- MANUAL TCNICO
Qu es un Manual Tcnico?
Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por
el proyecto, explicado todo el trabajo que se ha realizado al desarrollar un
sistema llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas
fsicas y tcnicas de cada elemento.
Por qu es importante el Manual Tcnico?
Porque encontramos la estructura de datos que usamos, cada funcin o
procedimiento, cada variable, metodologas, etc. Esto sirve para futuras
modificaciones, ya que es difcil recordar siempre la lgica con que se
programa o puede que alguien ms continu lo que empezaste y este
documento es la mejor opcin para retomar un proyecto o darle mantenimiento
a nuestro sistema.
2.-MANUAL DE USUARIO
Qu es un manual de usuario?
Es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia
a sus usuarios. En general, un manual de usuario debera poder ser entendido
por cualquier usuario principiante, como as tambin serle til a usuarios
avanzados. Un manual de usuario va dirigido a un pblico ms general, el cual
no necesariamente debe tener conocimientos especficos en el rea de inters.
Un manual de usuario completo suele tener:

* Un prefacio, con informacin sobre cmo usar el propio manual.
* Un ndice.
* Una gua rpida sobre cmo usar las funciones principales del sistema.
* Una seccin para la resolucin de problemas.
* Informacin de contacto
* Un glosario.
Por qu es importante el manual usuario?
El manual de usuario tiene como objetivo instruir al usuario en el uso del
sistema y la solucin de los problemas que puedan surgir en la operacin. Este
resuelve nuestras dudas como usuario, todas las posibles opciones que puede
realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el
uso de capturas de pantalla (imgenes).
*CONCLUSIONES*
Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un
dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos
de trabajo.
Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir informacin que
sirva a las personas a desenvolverse en una situacin determinada. En general
los manuales son frecuentes acompaando a un determinado producto que se
ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere.
En este caso, el manual suele tener una descripcin del producto y de la
utilizacin que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen
rendimiento de ste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma de
evitarlos.

Desarrollo Sistemas Contables Final

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Desarrollo Sistemas Contables Final

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

LAS TABLAS

Una tabla es una herramienta de organizacin de informacin que se utiliza en

Elementos de las Tablas

Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255

Propiedades generales de los campos

Desarrollo de Sistemas Contables II Pgina 2

mxima de un campo de texto

Todos, excepto OLE

presentacin de los datos, utilizando y Memo

cifras decimales para mostrar los

caracteres o valores que los

usuarios introducen en un control de

campo predeterminada para

cuando se agregan nuevos registros y contador

(long. Mx. 255 caracteres)

Todos, excepto OLE

deben satisfacer los datos

Todos, excepto OLE

introducidos para ser aceptados

Define el texto del mensaje que se

Todos excepto OLE

visualiza cuando los datos no

cumplen las condiciones

que exista un valor en un campo.

de longitud cero ("") es una entrada

vlida para el campo

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y

El objetivo de un analista es identificar la informacin importante y estructurarla

En un principio, los sistemas de informacin a mecanizar eran sencillos y

Desarrollo de Sistemas Contables II Pgina 4

Pero pronto nuevas necesidades y expectativas hicieron que el mantenimiento

La tecnologa del momento no era adecuada para sistemas de informacin en

de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de

Manejar los detalles en sistemas grandes

Comunicar un significado comn para todos los elementos del

Documentar las caractersticas del sistema

Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

Localizar errores y omisiones en el sistema

Desarrollo de Sistemas Contables II Pgina 6

El diccionario de datos es un conjunto de tablas de solo lectura y vistas

El diccionario incluye 2 tipos de objetos.

es un almacn de la descripcin de la base

Vistas del Diccionario de Datos.

creadas usando el script catalog.sql

El diccionario de datos consiste de 3 principales vistas estticas:

DBA: Accede a todos los objetos de la base

ALL: Objetos accesibles para usuarios comunes

USER: Objetos propios para usuarios comunes.

Las vistas de funcionamiento dinmico registran el flujo de la actividad de la

Memoria y Control files.

DBA usa vistas dinmicas para monitorear y afinar la BD

Vistas dinmicas son propias del usuario SYS

Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones.

Trabaja junto con el compilador.

Campos: es el nivel ms importante de datos; ninguna unidad ms

Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn

Los flujos de datos, o los almacenes de datos son

ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las

Desarrollo de Sistemas Contables II Pgina 8

Notacin empleada en el Diccionario de datos:

El tem I est definido por la expresin Y

El tem I est compuesto de A y B (la

El tem I est compuesto de una

secuencia de As (mnimo 1 y mximo