Unidad I: Presupuestos

Definiciones de Presupuesto
El concepto de presupuesto tiene varios usos, por lo general vinculados al rea de
las finanzas y la economa. El presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que
se estima que ser necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

Existen muchas definiciones sobre presupuesto y todas coinciden en que se trata de

procesos donde se utilizan tcnicas, mtodos y procedimientos que permiten la
proyeccin de cifras de una manera confiable, acercndose con mucha precisin a la
realidad. A continuacin se enuncian varias de ellas con el fin de que el estudiante
pueda obtener un conocimiento claro del tema a tratar:
"Estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de
los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
Presupuesto es un anlisis sistemtico que analiza el futuro y presente de un proceso
productivo y financiero de una empresa, calculando las entradas y salidas de los
recursos, dinero, tiempo, materiales, uso de maquinaria y espacio, entre otros. El
presupuesto debe entregar como resultado indicadores financieros sobre la cantidad y el
costo de los recursos requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el proceso
productivo, as como datos concretos sobre su rentabilidad, la utilidad esperada, el flujo
de efectivo y los indicadores financieros
Conjunto coordinado de previsiones realizadas por un equipo que se compromete con
unos objetivos trazados de manera conjunta y que permiten conocer con anticipacin los
resultados de un periodo
Formulacin de planes en un documento formal y estructurado, escrito y expresado en
forma cuantitativa, de lo que se quiere realizar en el futuro
Expresin formal, cuantitativa de los planes del negocio.
Mtodo sistemtico y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de
planificacin, coordinacin y control. En particular comprende el desarrollo y la
aplicacin de:

Objetivos empresariales generales a largo plazo

Especificacin de las metas de una empresa

Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo

Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares

(divisiones, productos, proyectos)
Un sistema de informes peridicos de resultados detallados por responsabilidades
asignadas
Procedimientos de seguimiento
Expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias
necesarias para lograrlos
Es expresin cuantitativa porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance
requiere la destinacin de recursos durante el periodo fijado como horizonte de
planeamiento; es formal porque exige la aceptacin de quienes estn al frente de la
organizacin (gerencia, presidencia, juntas directivas); adems es el fruto de las
estrategias adoptadas porque estas permiten responder al cmo se implementaran e
integraran las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de
los objetivos previstos; deber organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y
controlar para que los planes no se queden tan solo en la mente de sus proponentes y,
por ultimo desarrollar procedimientos de oficina y tcnicas especiales para formular y
controlar el presupuesto.

Los directivos y los asesores debern participar en el bosquejo de las actividades futuras
de la empresa para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y financieros
planeados, minimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la
productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre el
bienestar personal. Una vez aprobado el presupuesto, toda la organizacin debe
comprometerse con su cumplimiento, lo cual verifica mediante mecanismos de control y
seguimiento a la ejecucin del presupuesto.

Caractersticas

En las empresas pequeas los presupuestos se establecen basndose en los resultados

obtenidos en ejercicios anteriores.
Los presupuestos se basan en proyectos concretos, por ello, cuanto ms grande sea la

empresa, ms difcil ser crear una visin general/global de todos los acontecimientos
econmicos que tendrn lugar a lo largo del periodo.
Tambin, se pueden basar los presupuestos en los gastos e ingresos de los distintos
departamentos dentro de una empresa, pero se tiene que tener una visin tanto
interdepartamental como global.

Importancia del presupuesto

Para qu sirve hacer un presupuesto?
En primer lugar, el presupuesto es una gua de accin que ayuda a los trabajadores a
darse cuenta de las prioridades y objetivos de la empresa y minimiza el riesgo al ser un
plan de accin con actividades marcadas para su consecucin.
Adems, es fcil revisarlo y comprobar qu partes de la empresa no han cumplido el
presupuesto y cules han sido los motivos.

Fines de la Presupuestacin

La presupuestacin como instrumento de poltica econmica tiene funciones ms

variadas. Primero, en trminos de poltica, indica la direccin de la economa y expresa
intenciones concernientes a la utilizacin de los recursos de la comunidad. En trminos
operativos, conduce a la determinacin del crecimiento nacional y las metas de
inversin y en mayor detalle, a la asignacin de recursos entre gastos de consumo,
transferencia e inversin y entre sectores. Segundo, una funcin principal del
presupuesto es promover el equilibrio macroeconmico en la economa. Las decisiones
en polticas a este respecto, incluyen la especificacin del total del crecimiento que es
compatible con el empleo, estabilidad de precios y equilibrio en el sector externo. Los
aspectos econmicos del presupuesto requieren que se preste la debida atencin a los
ingresos, gastos y polticas monetarias. Los ingresos disponibles deben ser asignados a
usos diversos para maximizar los beneficios a recibir. El total de recursos, requerido a
tal propsito, debe ser administrado para asegurar una distribucin equitativa de la
carga impositiva, y debe tener efectos perjudiciales mnimos en la economa. El
presupuesto intenta equilibrar los beneficios sociales del gasto con el costo social de
extraer recursos del sector privado. La financiacin del dficit presupuestario debe estar
en conformidad con las metas de crecimiento y estabilidad de precios, y coordinarse con
la poltica monetaria. En los pases en desarrollo esto tambin involucra una valoracin
cuidadosa de la ayuda internacional y del ahorro externo. Tercero, con el nfasis

reciente en la distribucin igualitaria de recursos, el presupuesto se ha convertido en un

vehculo para reducir desigualdades. El papel de la tributacin y los programas de
gastos, as como la pauta de sus efectos distributivos, debe ser planeado continuamente,
a travs del presupuesto. Por cierto, pueden lograrse metas distributivas mediante una
variedad de instrumentos y ste es uno importante. Cuarto, el presupuesto tiene que
estar organizado para permitir una medicin rpida y cuidadosa de su impacto sobre la
economa nacional, en forma global. Debera permitir la determinacin de la parte
correspondiente al sector pblico en el ingreso nacional y la extensin con la cual se
consiguen, mediante su utilizacin, el crecimiento y otros objetivos gubernamentales
asociados.
Durante aos recientes, se produjeron avances significativos en la comprensin general
de la relacin entre el presupuesto y la economa y su impacto recproco. Se asoci a
ello el reconocimiento respecto a que la poltica econmica cambia, de tiempo en
tiempo, para ser efectiva. A su vez, se percibe al presupuesto no slo en trminos
anuales (aunque, por propsitos legales, este contina siendo el caso) sino de perodos
plurianuales. Cada vez ms, se lo considera como la porcin anual de un plan de
mediano plazo. Se espera, tambin, que la estructura del presupuesto cumpla una serie
de requerimientos institucionales, que a su vez reflejan, aunque no en forma integral, la
complejidad del trabajo de la gestin econmica. El presupuesto debe tener una
significativa correlacin con el plan de desarrollo, asistir a la banca central en la
valorizacin del impacto sobre el crdito y las instituciones financieras y, en menor
medida, facilitar al gobierno el manejo de los balances de caja y de la deuda pblica.
Las funciones descriptivas ms arriba, se convierten en polticas tangibles en el proceso
presupuestario. Los ingresos y gastos del sector pblico se deciden, se aprueban y se
llevan a cabo, mientras se toman otras decisiones. El proceso involucra la generacin,
transmisin y utilizacin de grandes cantidades de informacin de inmensa variedad. El
proceso presupuestario se desarroll, a lo largo de los aos, para reflejar esas tareas. Por
lo tanto, es necesario precaucin, en el momento de describirlo, para asignarlo a una
etapa del desarrollo del presupuesto. En sentido ideal, reflejando la experiencia
acumulada, el proceso presupuestario puede ser caracterizado como aqul en que , en
primer trmino, se establecen metas, a la luz de los datos disponibles y el
reconocimiento de apremios polticos, econmicos y administrativos (Cuadro I).El
prximo paso del mismo, consiste en el desarrollo de planes y programas para el corto,
mediano y largo plazo. Este paso implica considerar beneficios y alternativas. Ms
especficamente, significa la preparacin de proyectos con gastos de tamao razonable.
En conclusin:
Los objetivos del presupuesto son:
- Considerar el futuro, para que los planes trazados permitan la obtencin de la utilidad
mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.

Presupuesto como herramienta de la administracin.

Al crear un camino numrico que se debe seguir, el presupuesto tambin se convierte en
un importante elemento de control. Esta herramienta no est solamente para ser hecha y
aprobada a inicios de ao y luego guardarla en el fondo de un oscuro cajn. Debe haber
una persona o departamento encargado de verificar su cumplimiento. Esto depender
del tamao e importancia del presupuesto del que estamos hablando.
Si es el presupuesto personal, obviamente lo controlaremos nosotros mismos. Si es el
presupuesto de una organizacin, adems de ser controlado por las mismas secciones
que lo van a aplicar, tambin deber ser verificado por una seccin diferente. Ni qu
decir si hablamos del presupuesto de una nacin!
Este apoyo en el control que ejerce el presupuesto no debe ser mal entendido. Muchas
veces nos encontramos ante tremendas oportunidades que pueden ser aprovechadas y
nos llevaran a alcanzar o exceder, inclusive, nuestros objetivos. Sin embargo, muchos
administrativos se escudan en es una linda idea, pero no est contemplada en el
presupuesto que hicimos a inicios de ao. Como mencion, el presupuesto debe ser
flexible y reacomodarse a fin de hacer frente a las amenazas y utilizar las oportunidades
que se nos presentan.
Etapas del Presupuesto
De Previsin, de planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin y
control, es decir comprenden o estn en todas las etapas del proceso administrativo, y
no como todos los autores sobre la materia, que slo los enmarcan en la planeacin y en
el control, pocos agregan la Direccin. Por lo que, como a continuacin se cita un
concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar el u
objetivos del presupuesto en esa etapa:
A) De Previsin
Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un organismo
social, la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que
dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accin
posible
Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboracin y
ejecucin del Presupuesto
B) De Planeacin
Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir fijando
los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con unificacin y

sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la

Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con objetivos
C) De organizacin.
Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad,
con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten
apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el
completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que
debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad,
utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la
entidad en caso necesario.

D) De coordinacin o integracin.
Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios necesarios de
Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el fin de
evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su
organizacin.
Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una
de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia
coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este
equilibrio.
E) De direccin.
Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar
las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es
una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos.
Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de decisiones
y visin de conjunto as como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar
a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar
las decisiones programadas.
F) De Control.

Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn

cumpliendo.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales
y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones controladoras que
permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.
Ventajas de los presupuestos

Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas

mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
La direccin de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus
problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.
De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y
evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
Ayuda a la planeacin adecuada de los costos produccin.
Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados
recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.
Es el sistema ms adecuado para establecer "costos promedios" y permite su
comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el
anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.

En conclusin se puede encontrar dos grandes ventajas al planear y hacer presupuestos:

facilitar la utilizacin adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las
operaciones
Limitaciones de los Presupuestos
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:
Estn basados en estimaciones.
Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda
su importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una
herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no
para entrar en competencia con ella.
El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la
organizacin. Debe establecerse con la plena participacin de los individuos
responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus
actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo

que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las
metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a
las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.
Motivos del fracaso de presupuesto
Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la
organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la
organizacin.
Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores
que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas
presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las
formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.