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2. Cdigo:
DF-01
4.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS
Fecha de emisin:
07/07/2014
5. Actualizacin:
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I.
Realizado por:
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Yesireth Suarez
Organizacin y Mtodos
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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS
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g.
II.
Objetivo:
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5. Polticas de Devolucin.
6. Solvencia del Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS).
b. Referente a la solicitud:
1. Toda solicitud por encima del monto mximo estipulado debe estar
firmada y sellada por la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia
General.
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a.
Debe tener la denominacin FACTURA.
b.
Nmero de factura y Nmero de control.
c.
Fecha de emisin.
d.
Nombres y Apellidos o razn social del emisor.
e.
R.I.F. del emisor
f.
Domicilio fiscal y telfono del emisor.
g.
Nombre y Apellido o razn social, del adquirente del bien o receptor
del servicio.
h.
RIF o Cedula de identidad, del adquirente del bien o receptor del
servicio.
i.
Direccin fiscal y telfono, del adquirente del bien o receptor del
servicio.
j.
Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio,
indicando la cantidad y monto.
k.
Todo tipo de ajuste, descuento o anulaciones en el precio, debe
contar con su debida descripcin y valor ajustado.
l.
Especificar la base imponible, IVA (indicando la alcuota) y monto
total a cancelar.
2. Se debe contar la mercanca al momento de la recepcin.
3. El pedido debe revisarse en un lapso no mayor de veinticuatro (24) horas.
4. El receptor de mercanca debe verifica condiciones de empaque, humedad,
fecha de vencimiento e integridad del producto.
5. Si el producto presenta una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses
se exige carta de compromiso a fin de poder tramitar la devolucin del
producto.
6. Si el producto de presenta un faltante o mala condiciones se debe de
levantar un informe donde indique:
a. Fecha.
b. Nombre de la institucin o de la represente legal de la empresa.
c. Asunto: faltante de producto (indicando el/los productos).
d. Texto: debe especificar el producto faltante, sus cantidades y solicitar
dependiendo de las condiciones del mercado la anulacin de la factura,
una nota de crdito o la entrega del producto.
e. Firma del emisor.
f. Numero de contacto del Departamento de Compras.
7. Se debe colocar en el factura original y copia:
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a. Firma.
b. fecha de recibido.
c. Sello del departamento.
8. Condiciones que rigen para que un producto sea devuelto:
1. Mercanca no solicitada: Presentaciones de productos no
solicitados en la orden de compra y cantidades mayores a las
solicitadas en la orden de compra.
2. Productos con errores de facturacin por diferencia de precio
segn acuerdo entre las partes.
3. Devoluciones por problemas de calidad imputables al proveedor:
Frascos y blster vacos, rotos. Empaques derramados, sin
etiqueta o daados durante el traslado Proveedor
CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR
Cambios de condiciones fsico-qumicas y/o propiedades
organolpticas de la formulacin. Por Ej.: cambios de color,
consistencia, apariencia y olor.
4. Por fecha de expiracin menor a un ao. Exceptuando productos
que por condiciones especificas no se ajusten a esta poltica. En
este caso el producto se recibir previa presentacin de una Carta
de Compromiso emitida por el proveedor donde notifique la
condicin de aceptacin posterior a la fecha de vencimiento o
sustitucin de las unidades por otras con fechas menos reciente
de vencimiento, las cuales sern recibidas con una Nota de
Entrega
5. Devoluciones por disposicin del Ministerio de Salud y Desarrollo
Social segn el plazo establecido por ese Organismo.
6. Los productos descontinuados por el proveedor sern devueltos
en un lapso de 6 meses contados a partir de la fecha de
comunicacin escrita a la Unidad de Compras.
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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
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autoridad regulatoria hace constar que este cumple con los parmetros de
evaluacin de acuerdo al uso previsto. Este documento, que tiene diversos
nombres de acuerdo al pas y al tipo de producto regulado, normalmente se
emite acompaado de un nmero o cdigo.
2. Gua de movilizacin: Documento emitido por el Ministerio del Poder
popular para el Proceso Social del Trabajo que hace constar la aprobacin
o no de movilizacin por va terrestre de productos farmacuticos
especificando lugar de partida y destino.
3. Falla: Producto cuya existencia es cero (0).
4. Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia
a suministrar lo necesario para un fin.
IV.DESCRIPCIN DE CARGO:
Cargo:
Supervisa:
Reporta a:
Encargada de la Unidad
Gerencia General.
Gerencia General.
Compras
Objetivo Principal del Cargo:
Establecer controles que permitan asegurar que todas las compras de productos
necesarios para la operacin de la clnica sean eficientes y que cumplan con las
polticas y estndares establecidos por los organismos legales y el Centro Clnico
Peditrico Glamar. En bsqueda de obtener los mejores productos en cuanto a
calidad, precio y un tiempo razonable de entrega.
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Descripcin de la Tarea:
Planificar, coordinar y dirigir las actividades tcnicas y
administrativas de la Unidad.
Supervisar al personal a su cargo reportando
desviaciones a las normas y procedimientos
establecidas en la Unidad.
Definir los proveedores por tipo y programas o
convenios de compras.
Supervisar la colocacin de rdenes de compra en
tiempo y forma.
Negociar las mejores condiciones y costos con cada
uno de los proveedores.
Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos
proveedores definiendo que productos pueden
comprarse con ellos (fabricantes, ofertas).
Supervisar la actualizacin de los catlogos
entregados por los proveedores y sus productos.
Dar seguimientos a la logstica de los pedidos desde
su lugar de origen hasta la llegada a la empresa con
las condiciones y fecha pactada.
Supervisar y dar seguimiento a la documentacin
legal: gua de movilizacin de medicamentos para
medicamentos emitida por el Ministerio del Poder
Popular para el Trabajo, permisos de instalacin y
funcionamiento en caso de drogueras y casas de
representacin, registro sanitario.
Resguardar las garantas de los productos y las
notas de crdito.
Supervisar el pago oportuno a los proveedores para
evitar entrmpese el abastecimiento oportuno.
Manejar de manera confidencial la informacin que le
sea confiada.
Registrar en el sistema SYSCLIN la informacin de la
Frecuencia:
Indefinida
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Unidad.
- Recibe pedidos de medicinas, materiales mdicos
quirrgico descartable, instrumentar, articulo de
oficina y articulo de limpieza.
- Canaliza solicitudes de servicios relacionado a daos
o averas de equipos electrnicos.
- Hace seguimiento a las rdenes de servicios tcnicos
para la reparacin que se hacen a los proveedores.
- Atender e informar a los proveedores que acude a la
Unidad.
- Atender e informar al usuario que acude a la Unidad.
- Supervisar que la recepcin de productos se realice
en tiempo.
- Verificar que la documentacin entregada a la Unidad
de Cuentas por Pagar y el Departamento de
contabilidad este completa y en tiempo.
- Estimar los recursos materiales, humanos y
financieros requeridos por la Unidad.
- Realizacin de reporte para la Gerencia y Junta
Directiva.
- Realizacin de los manuales del rea.
- Evala el desempeo del personal a su cargo.
PROCEDIMIENTO:
1.
Indefinida
ACCIN
1. Emite el listado de fallas, semanalmente y se
lo entrega a la Encargada de la Unidad de
compras.
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Regente de farmacia
Jefe de compras
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Regente de farmacia
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PROCEDIMIENTO:
2. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL
MEDICO QUIRURGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA,
MATERIAL DE OFICINA
UNIDAD QUE
INTERVIENEN
Encargada del
Departamento solicitante
Encargada de Unidad de
Compras.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACCIN
Emite la requisicin de compras y se lo
entrega a la Encargada de la Unidad de
compras.
Recibe la requisicin de compras y le
coloca firma y fecha en la que recibe.
Enva la requisicin a los diferentes
proveedores segn el tipo de producto
para ello se utiliza como herramienta el
correo:
comprasglamar@gmail.com
opcin
redactar
correo,
opcin
destinatario:
seleccionar
contacto,
proveedores de limpieza.
Recibe los presupuestos de los
diferentes proveedores.
Realiza el anlisis de compras haciendo
comparativos de precios entre los
diferentes proveedores en caso de ser
necesario transforma las unidades de
manejo de los productos ya que cada
proveedor cotiza sobre su unidad de
manejo.
Selecciona los productos a comprar a
cada proveedor tomando en cuenta el
monto mximo estipulado.
Ingresa
al
sistema
SYSCLIN
,
selecciona la opcin proveedores, luego
la opcion compra y se coloca el nombre
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Encargada de Unidad de
Compras.
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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS
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3. PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN DE MERCANCIA
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
Receptor de la
mercanca
Proveedor
ACCIN
1. Recibe la factura y verifica tomando en cuenta
las normativas legales para la factura.
2. Si la factura se detecta una falla se le notifica
al proveedor.
3. Una vez verificada la factura se procede a
contar la mercanca.
4. En caso de presentar un faltante se debe de
levantar un informe.
5. Verifica condiciones del producto o empaque,
humedad, fecha de vencimiento e integridad
del producto.
6. Si el producto se vence una fecha de
vencimiento menor a seis (6) meses se exige
carta de compromiso.
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Receptor de la
mercanca
Proveedor
Receptor de la
mercanca
Encargado de la
Unidad de Compras
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4. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE LA MERCANCIA AL SISTEMA SYSCLIN
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
ACCIN
Analista de Unidad de
Compras
Encargada de la
Unidad de Compras
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Analista de Unidad de
Compras
5. PROCEDIMIENTO:
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4.
Fecha de emisin:
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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS
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ACCIN
1. Ubica los productos segn almacn, para
materiales de oficina: en el almacn
correspondientes, para material mdico
quirrgico en el almacn principal si son de
grandes volmenes se traslada al
depsito, para medicamentos se coloca en
el modular bien sea en el puesto de salida
o en el rea de reserva (no tocar) para
evitar se saque productor diferente lotes.
2. Registra en el formato N 032 la entrada
de frmacos.
3. Si el producto estaba en falla se dar la
cantidad estipulada a cada uno de los
stocks inmediatamente.
4. Dado caso que el producto no forme parte
del stock se debe llamar o informar a la
unidad solicitante de la llegada del
producto.
5. Si el producto debe ser entregado
inmediatamente se har una orden de
entrega donde se especificara descripcin
del producto, cantidad, quien lo entrega y
quien lo recibe dicha orden debe estar
firmada y sellada por el emisor y receptor.
6. Archiva la orden de entrega en la Unidad.
6. PROCEDIMIENTO:
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5. Actualizacin:
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Unidad de Compras
Solicitante
ACCIN
1. Emite la solicitud del pedido a travs del
formato N 031, cada 15 das debidamente
firmada y sellada por el jefe del
Departamento o Unidad.
2. Entrega la solicitud del formato N 031 en la
Unidad de Compras.
3. Recibe y verifica la solicitud, es decir que
todos los datos estn completos y que exista
disponibilidad de los productos.
4. De no existir disponibilidad del producto se
notifica al solicitante que el pedido se
transforma a una solicitud de compras y
debe esperar el tiempo establecido.
5. Para los productos existentes se procede a
l armado del pedido.
6. Se llama a la unidad solicitante para
coordinar el despacho del producto.
7. Solicita firma y entrega el pedido
8. Recibe el pedido y firma como constancia.
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Yesireth Suarez
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