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FACULTAD DE COMUNICACIN
PLAN DE COMUNICACIN Y
ELABORACIN DE MATERIAL DE
COMUNICACIN DE LA EMPRESA
EUROMOTORS
Integrantes:
Alexia Berckholtz
Estefany Lara
Wilson Ramal
Stephanie Pizn
Lima - 2013
NDICE
PRESENTACIN
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6. ANEXOS
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PRESENTACIN
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Este trabajo consta de una investigacin realizada por cuatro alumnos de la Universidad
de Lima sobre la empresa Euromotors S.A. Una organizacin joven con problemas de
comunicacin interna, la cual est luchando por seguir creciendo y solucionar estos problemas.
Aunque la empresa es consciente de ello y est tomando acciones para sus soluciones,
nosotros buscamos algunas soluciones extras para una comunicacin interna ms slida,
independientemente de los planes a futuro de la empresa.
Se realiz una entrevista personal con la nica encargada del sub rea de
comunicaciones, Daniela Ricketts Dalton. Quien nos habl sobre la empresa, su comunicacin,
su cultura, sus valores y sus planes a futuro. A continuacin se presenta la investigacin y
propuestas de materiales de comunicacin segn diversos canales.
La investigacin se basa estrictamente en la comunicacin interna de la empresa. Esto
fue decidido porque, al ser Euromotors una importadora de marcas de autos, la comunicacin
externa est muy relacionada con la imagen de cada marca. Por otro lado, tanto la
comunicacin externa como la interna, no estn ampliamente desarrolladas en dicha empresa.
Al grupo le pareci ms importante la comunicacin interna, pues esta es crucial para un mejor
crecimiento, con trabajadores felices, fieles y con ganas de trabajar.
CAPTULO 1
MARCO CONCEPTUAL DE LA COMUNICACIN INTERNA
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La comunicacin
La comunicacin es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros, informaciones,
sentimientos y vivencias. En toda comunicacin tiene que haber un emisor, un mensaje y un
receptor. En otras palabras se puede definir como:
El proceso ms o menos complejo en el que dos o ms personas se relacionan
intercambiando mensajes con cdigos similares, utilizando un canal o medio que acta
de soporte en la transmisin de la informacin. (Blanco y Lobato, 2010)
Formas de comunicacin:
La comunicacin en la empresa
La comunicacin en una empresa se compone de un sin nmero de elementos, tanto internos
como externos, que desarrollndolos, constituyen la plataforma de proyeccin de la imagen de
una forma eficiente.
Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas
veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. Tambin es conocida como
comunicacin plana.
componen la empresa, sobre lo que se est haciendo y sobre los cambios que
se producen o se van a producir, ayudndoles as a comprender la vida de la
organizacin y entender mejor la funcin estratgica de sus propias actividades.
(Morales, 2001)
Comunicacin vertical
Descendente
Es la informacin que se transmite desde las personas que ocupan las posiciones jerrquicas
superiores hacia los niveles ms bajos. Normalmente se utiliza para informar a los trabajadores
de aspectos relacionados con su actividad laboral, para asignar tareas, instrucciones, objetivos,
dar a conocer problemas que necesitan atencin, etc.
En este tipo de comunicacin, los niveles superiores deben decidir sobre qu aspectos deben
informar. De una manera general sera interesante que informaran sobre los siguientes
aspectos:
Ascendente
La comunicacin interna ascendente fluye desde los subordinados hacia los niveles jerrquicos
superiores y supone una importante fuente de informacin para los directivos ya que les
permitir conocer las ideas, opiniones, sugerencias, etc. de los subordinados y, de esa manera,
mejorar cualquier situacin que precise de su intervencin.
No debe olvidarse la utilidad de esta comunicacin como retroalimentacin, puesto que tambin
servir para comprobar si se recibieron e interpretaron correctamente las comunicaciones
descendentes. Para transmitir esta comunicacin pueden utilizarse los siguientes canales:
Comunicacin horizontal
Las comunicaciones horizontales se realizan entre personas del mismo nivel jerrquico. Se
utilizan para transmitir informacin entre iguales, coordinar y planificar el trabajo. Todas las
empresas tratan de fomentar este tipo de comunicaciones porque favorecen el trabajo en
grupo, donde todos se enriquecen de las experiencias y conocimientos del resto.
Por regla general, surgen relaciones de amistad entre los compaeros. Una buena
comunicacin horizontal facilita la solucin de los problemas y crea un ambiente de
cooperacin que siempre va a repercutir en la buena marcha de la empresa. Adems es muy
rpida, pues suele llegar antes que las comunicaciones oficiales ya que en muchos casos f luye
de manera espontnea, no programada.
Los canales ms utilizados para transmitir esta informacin suelen ser:
concreta.
Confeccin de informes y comunicados entre responsables de distintos departamentos.
En cuanto a las barreras que pueden darse en este tipo de comunicacin, tenemos que citar la
importancia que cada departamento tenga en la organizacin, que puede afectar a que sus
opiniones sean ms tenidas en cuenta en la comunicacin formal. Por otro lado, en ocasiones
algunos departamentos utilizan un lenguaje excesivamente tcnico en sus comunicaciones con
otros departamentos, lo que puede dificultar la relacin entre ellos.
En resumen, la comunicacin interna puede ser considerada como una herramienta gerencial
que agrega valor a la empresa y sus trabajadores.
CAPTULO 2
LA EMPRESA
2.1 Misin, visin y valores
La misin:
La visin:
Ser quienes mejor conocen, anticipan y satisfacen las necesidades de los clientes en el
mercado automotriz
Los valores son cuatro: entusiasmo, transparencia, bienestar de la persona y saber escuchar.
por
ellos.
Buscamos
convertir
los
problemas
en
siempre
comunicamos
la
verdad.
Somos
justos
otros.
Bienestar de la persona: nos preocupamos por el bienestar de nuestros
colaboradores conscientes que sentirse bien es factor fundamental
para poder atender y trabajar bien. Nos comprometemos en ayudarlos
a desarrollarse como personas, a conseguir sus sueos personales y
2.2 Historia
El Grupo Euromotors se fund el 1 de agosto de 1993 por Jos Garca Caldern y
Francisco Garca Caldern. Padre e hijo fundaron EMSA, el Grupo Euromotors, hace 20
aos. La empresa se cre en un mbito familiar. Primero adquirieron el concesionario de
Volkswagen y con el tiempo adquirieron las marcas Audi, Porsche y Seat. La empresa
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Euromotors actualmente importa estas marcas, pero hay siete empresas dentro de este grupo.
Estas empresas son: Euroshop.Renting, Altos Andes, Automticos y Mecnicos, San
Bartolom, Eurocamiones, Euroinmuebles, One. Estas empresas se encargan cada una de una
tarea distinta. Por ejemplo, Euroshop es una distribuidora.
2.3 Cultura organizacional
La cultura organizacional de esta organizacin es familiar y de confianza. En una
empresa que empez de una forma familiar no pudo ser de otra manera. Cualquier tcnico
mecnico puede ir a tocarle la puerta al gerente general y hablar con l sobre un tema que le
concierne. Reina una poltica de puertas abiertas y buscan que los empleados se sientan como
en familia, muchos de ellos se conocen ms all del mbito profesional. Este es un claro
ejemplo de la aplicacin de uno de sus valores: saber escuchar.
CAPTULO 3
LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA
3.1 Diagnstico de la comunicacin
Debido
a su
reciente
crecimiento,
en
el
rea
de
comunicaciones
especficamente consta de una sola persona. Aunque los jefes estn muy conscientes de la
importancia de la comunicacin, es un rea que est recin empezando a formarse. A
continuacin daremos un diagnostico de la comunicacin interna de la empresa Euromotors
segn lo que Daniela nos dijo en una entrevista.
Las siete empresas del Grupo Euromotors cuentan como aproximadamente 1200
trabajadores, de todos ellos slo los ms altos directivos y algunos trabajadores ms tienen
presentes la misin, visin y valores de la empresa. Aunque Daniela nos cuenta que en todas
las reuniones que hace, trata de recordarles a los trabajadores cuales la misin, visin y
valores; pero esto
comunicacin est en paales, no est muy desarrollada, aunque cuentan con un plan de
comunicacin y algunos medios.
La imagen y la reputacin de la organizacin hacia afuera, no es manejada por el rea
de comunicaciones de Euromotors, pues cada marca de los carros que importan es
independiente y la imagen y reputacin vienen incluso del extranjero junto con los productos.
Hacia adentro, en la empresa no hay diferencias entre los trabajadores de una marca u otra.
Por otra parte, Euromotors como empresa no es muy conocida. Todos trabajan ms o menos
juntos y son bastante familiares y honestos entre ellos. Aunque falta un poco ms de unin, lo
cual es tambin es difcil de lograr, pues hay aproximadamente 21 concesionarios alrededor de
Lima y tambin hay algunos en provincias. Por ello, no pueden todos tener contacto y
conocerse. La organizacin ha crecido mucho y el que los talleres sean separados dificulta la
existencia de una interaccin ms cercana, la hace casi imposible. Pero esto no quita que la
comunicacin de los empleados que trabajan juntos es muy buena.
La comunicacin que se fomenta en la empresa es horizontal. Se busca que la
comunicacin con los jefes sea diaria, o que sea lo ms seguido dentro de lo posible. Lo que la
empresa no quiere es que un empleador necesite sacar una cita con la secretaria del jefe para
poder hablar con este. Aunque hay una tolerancia por parte de los trabajadores, pues las
agendas de los jefes estn llenas en ciertas ocasiones y que estos estn ocupados; pero si no
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se habla con el gerente general, entonces se habla con el jefe directo, quien posiblemente
tenga un poco ms de tiempo. Se busca una relacin de honestidad entre jefes y empleados,
justamente es la transparencia uno de sus valores y es una forma de ponerlo en prctica. Si es
que no pueden hacer algo o falta algo, siempre se comunica.
Se fomenta mucho la comunicacin de jefe a equipo, porque es hecho de ser siete
empresas con talleres y concesionarios distribuidos por todo Lima y tambin en provincias, la
comunicacin por correo o va intranet es muchas veces difcil. No todos los trabajadores
cuentan con acceso a una computadora y a un internet, ni todos tienen correo; muchos son
trabajadores de taller, y al no ser parte de su trabajo estar en una computadora, es difcil usar el
intranet. El 50% de los empleados usan el intranet, que no es muy dinmico ni moderno. Es por
ello que la comunicacin se da en su mayora de manera personal, es decir cara a cara. La
organizacin busca empoderar a los jefes para que ellos en sus reuniones comuniquen los
temas ms importantes y necesarios. Por otro lado, aparte del uso de intranet y del correo
electrnico que solo lo usan algunos, es muy comn para ellos hacer uso de los murales y
plantillas. Hay un mural en todos los talleres y en todos los concesionarios donde se cuelgan
noticias, comunicados, etc.
Todos los das, los empleados en los talleres asisten a una reunin de apertura, la que
tiene una duracin de quince minutos aproximadamente. En estas reuniones diarias los jefes
de taller habla de lo programado para el da y sobre otros temas que desee comunicar a los
dems empleados. En la empresa hay planes para un boletn interno. Este sera trimestral
debido a la falta de recursos humanos, personal, para el trabajo; una vez ms es Daniela quien
se encargar enteramente de este.
Aparte de esas reuniones hay otras, a continuacin mencionaremos algunas. Cada seis
meses se renen los jefes y los gerentes con el rea de recursos humanos para comunicar los
avances, los indicadores, como es que estn avanzando los proyectos que tienen en marcha,
comunican tambin lo que est haciendo la empresa y lo que est haciendo el rea y tambin
se puede discutir sobre proyectos a futuro. Euromotors realiza conferencias anuales como la
Conferencia de Venta y la Conferencia de Postventa, en las que lgicamente slo participan los
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Oportunidades.
Desarrollo del sector
automotriz.
El cambio de
comportamiento del
consumidor peruano de
estilo progresista ha
influido en el aumento de
autos en el cono norte y
sur.
Cada vez ms pases se
integran a la
comercializacin
internacional con menos
aranceles.
FODA
Debilidades
Muchos trabajadores no cuentan con internet
ni correo electrnico. Por ende la
comunicacin es ms lenta y se dificulta el
proceso de toma de decisiones.
Por ser una empresa familiar, no se han
establecido correctamente las lineaciones
organizacionales debidas. Esto ocasiona
desorden pues hay exceso de confianza y los
trabajadores no asumen una funcin definida.
Una sola persona maneja la comunicacin
interna de 1000 trabajadores.
Desde un principio no se establecieron los 4
pilares de la administracin correctamente, lo
cual ahora trae complicaciones para manejar
la administracin.
Pgina web obsoleta y con poca informacin.
Amenazas
La tendencia de
aumento del dlar
ha influido
negativamente en
la capacidad de
gasto de los
consumidores
peruanos.
Importacin
masiva de autos
chinos de bajo
costo ha reducido
la participacin en
el mercado de
Euromotors.
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CAPTULO 4
PROPUESTA DE PLAN DE COMUNICACIN INTERNA
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OBJETIVO
GENERAL:
Grupos de
inters
Trabajadores
Estrategia
Mejora de la
comunicacin
Interna
Fortalecer la misin,
visin, valores y
comunicacin interna
de la empresa
Acciones
Creacin de un boletn
trimestral para mantener
informados a los
trabajadores.
Reuniones trimestrales
para premiar a los
mejores empleados y
para unir a todos.
Uso de Internet
Crear un rea de
comunicacin interna.
Actualizar el Intranet
para que sea ms
dinmico y moderno.
Crear un rea de
comunicaciones liderado
por un comunicador
especializado.
Recursos
Herramientas
de
comunicacin
Cronogram
a
Boletn trimestral
Presupuesto para
la comunicacin
interna
Buzn de
sugerencias y
reclamos
Tres meses
Diseador Web
Intranet
Dos meses
Presupuesto para
la creacin del
rea especializada
Correo
electrnico
Intranet
Cuatro
meses
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Boletn trimestral
Buzn de sugerencias y reclamos
Intranet ms dinmica
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
18
Blanco Garca, Mara del Carmen. Lobato Gmez, Francisco. (2010) Comunicacin empresarial
y atencin al cliente. Espaa: Macmillan Iberia, S.A.
Escobar Fernndez, Jorge. (2009) La comunicacin corporativa. Argentina: El Cid Editor |
apuntes.
Avila, L. (2004).Comunicacin interna y acompaamiento del cambio en las
organizaciones. Palabra Clave (11), 169-215.
Monjoiotti, E. D., & Pozo, D. Q. (2007) Comunicacin interna y tica profesional. Cuba: Tono
Revista Tecnica de la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba S.A. (2), 122-127.
Morales Serrano, Francisca. (2001) La Comunicacin Interna. HERRAMIENTA ESTRATGICA
DE GESTIN PARA LAS EMPRESAS.Espaa
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ANEXOS
Boletn
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