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Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institucin o por una persona.
El valor que se encuentra en el documento est en que no solo se recoge un acto y una
vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia,
que puede ser grande o pequea.
Adems es un recurso bsico para la informacin y la consulta de los ciudadanos y
garanta de transparencia administrativa
Cules son las tres fases o edades por la que atraviesan los documentos
Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los
documentos se encuentran en fase de circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados.
Aqu la documentacin forma parte de los archivos de gestin, es de uso frecuente y se
encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.
Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prcticamente la utilidad por la que
fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse,
siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la
fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporcin en
que aumenta el valor secundario.
Edad histrica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso ser
Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital (archivo
central y archivo de gestin), y los valores secundarios pertenecen a la tercera etapa del
ciclo vital (archivos histricos).
Valores primarios
Valor Administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos, para la
entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este
valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeacin.
Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho comn.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pblica.
Valores Secundarios
Cinta: Son los audio vuales tales como videos, pelculas, cintas magnticas, microfilm y
microfichas.
Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que
no ha sido producido para cumplir el objetivo, por el cual se cre el documento y
por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia.
Las copias se clasifican en: facsimilares o reproducciones y Copias simples u
oculares
al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se
toman de lo dicho en una reunin, para posteriormente el acta y el boceto o
esquema que la Directora entrega al secretario para que ste redacte la carta.
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cules son
los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en trminos de tiempo de
conservacin y preservacin y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad
Las entidades del estado del orden nacional, departamental, distrital, y municipal, y las
entidades privadas que cumplen funciones publicas, debern elaborar, evaluar, aprobar,
implementar y actualizar sus TRD de conformidad con lo establecido en el presente
Acuerdo y dems normas que expida el AGN
Introduccin
La razn por la cual se llevo a cabo el siguiente trabajo es para tener mas conocimiento
del tema; partimos de esto para que los lectores se familiaricen con el, y as tener mas
conocimiento de ello.
La caracterstica principal del trabajo es conocer bien los documentos, y saber como
usarlos, teniendo en cuenta sus reglamentos y leyes, y saber que un documento es un
registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn
de sus actividades o funciones.
Conclusiones
Fue muy interesante hacer este trabajo, aprend ms acerca de los documentos y lo
importantes que son para las personas y empresas.
Cibergrafa
http://www.importancia.org/documento.php
http://www.congresosweb.info/index.php?
option=com_mtree&task=att_download&link_id=70&cf_id=24
http://es.slideshare.net/27novie/archivo-2324302
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto-de-documentos.html
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_04%20DE%202013.pdf
http://cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos
%20PDF/decreto029del14deenerode2015.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_D
E_2000.pdf
http://www.bibliopos.es/?p=13712