1.

Introduccin a la Gestin de las

Comunicaciones del Proyecto

Comunicacin Clara y Concisa

Si hubiera tenido ms tiempo, le habra escrito una carta ms corta
Abraham Lincoln
Nuestra comunicacin debe ser clara y concisa:
Si es concisa pero confusa (como algunos e-mails de un par de frases
lapidarias) a los interesados les entrar el pnico, desconfiarn de
nosotros y preguntarn a nuestros jefes.
Si es clara pero demasiado extensa, los interesados no nos leern. Ellos, a
su vez, saturarn nuestro e-mail con interminables preguntas. Cuando
consigan lo que quieren por otras vas, pensarn que nos deberan
sustituir.
Si es extensa y confusa, pareceremos ineptos ante el grupo de
interesados y provocaremos mucha frustracin.

Comunicacin Eficaz y Eficiente

Comunicacin eficaz
o Suministrar la informacin en el formato adecuado, en el momento justo y
con el impacto apropiado
Comunicacin eficiente
o Proporcionar nicamente la informacin necesaria
Canales de comunicacin
o Si hay n interesados en total, el nmero de canales de comunicacin
potenciales es igual a n*(n-1)/2
o Qu efecto tiene que en un equipo de 5 personas entren 2 nuevas?

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
28 revisiones posibles:
Barato

Mercedes

Arlandis

Javier

Fernando

Lopezosa

Ariana

Esterkin

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Revisiones semana 1:
Barato

Mercedes

Arlandis

Javier

Fernando

Lopezosa

Ariana

Esterkin

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Revisiones semana 2:
Barato

Mercedes

Arlandis

Javier

Fernando

Lopezosa

Ariana

Esterkin

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Revisiones semana 4:
Barato

Mercedes

Arlandis

Javier

Fernando

Lopezosa

Ariana

Esterkin

Ejemplo de Canales de Comunicacin

Proyecto de traduccin de un libro: Organizar fase de revisiones entre pares.
Revisiones pendientes:
Barato

Mercedes

Arlandis

Javier

Fernando

Lopezosa

Ariana

Esterkin

Dimensiones de las Comunicaciones

Interna

Externa

Formal

Informal

Vertical

Horizontal

Oficial

Extraoficial

Escrita

Oral

Verbal

No Verbal

Habilidades de Comunicacin
Escuchar de manera activa y eficaz.
Formular preguntas e investigar ideas y situaciones para
garantizar una mejor comprensin.
Educar para aumentar el conocimiento del equipo y que ste
pueda ser ms eficaz.
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Identificar y gestionar expectativas.
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para
llevar a cabo una accin.
Motivar para proporcionar estmulo y confianza.
Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados
deseados.
Negociar para lograr acuerdos entre partes, que resulten
mutuamente aceptables.
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

El Hbito de la Escucha Emptica

Tpicas respuestas autobiogrficas:
Evaluacin: Nos mostramos de acuerdo o disentimos.
Sondeo: Formulamos preguntas partiendo de nuestro propio
marco de referencia.
Consejo: Proponemos una solucin sobre la base de nuestra
experiencia.
Interpretacin: Tratamos de descifrar a alguien, explicar sus
motivos, su conducta, sobre la base de nuestros propios motivos
y conductas.

Los cuatro grados de comunicacin emptica:

1. Imitar el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde As que
piensas que la escuela no sirve para nada.
2. Parafrasear el contenido: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Ya
no quieres ir a la escuela.
3. Reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para nada y el padre responde Te
sientes realmente frustrado.
4. Parafrasear el contenido y reflejar los sentimientos: El hijo dice Pap, la escuela no sirve para
nada y el padre responde Te sientes realmente frustrado en la escuela.

Reuniones
1. Objetivos claros antes empezar
2. Convoca con unos minutos de antelacin
3. Declara los objetivos al comenzar
4. Reuniones cortas pero frecuentes
5. El material preparado y aprendido
6. Toma notas activamente y concntrate
7. De verdad tienes que asistir?
8. Distracciones externas cero
9. Marca un tiempo para la reunin
10. Objetivos en voz alta a la salida
11. Las reuniones productivas son un arte

Berto Pena
Experto en
productividad personal
Autor del blog:

No hay que decir T Hay que decir Yo

No hay que decir :

Hay que decir:

Ests mintiendo.

Yo no creo que esa informacin pueda ser correcta.

Te olvidas de algo.

Yo aadira algo.

Ests equivocado.

Yo no veo esto de la misma manera.

No ests siendo lgico.

Yo encuentro difcil seguir tu razonamiento.

Ests divagando.

Yo no veo qu tiene esto que ver con el punto que estamos tratando.

Tienes que explicarte mejor.

Yo no entiendo lo que quieres decir.

Tienes que aprender a ser puntual. Me siento (alterado, enfadado) cuando no llegas a tiempo.

Debes informar a la gente mejor.

En el futuro, quiero que informes a la gente sobre

Has roto tu palabra.

Me siento decepcionado.

Eres un racista.

Me siento discriminado.

Comunicaciones difciles:
Mtodo D.A.P.A.
Planificar la discusin
o Metas
o Objetivos
o Hechos
o Argumentos

Durante la discusin
o Define: Definir el problema
o Accept: Aceptar que se trata de un problema que es necesario resolver
o Prove: Discutir soluciones y validarlas
o Accept: Acordar la solucin y el plan de accin

Con las personas, despacio es rpido

Nuestra responsabilidad es conocer bien a cada interesado, ponindonos en su lugar, en lo que

respecta al proyecto que estamos dirigiendo: Tener claros sus intereses, saber a quin debo
contentar ms y cmo hacerlo a travs de la comunicacin emptica.
En la comunicacin con los interesados, si hay un terreno donde ms despacio hay que ir, es
cuando discutimos.
Cuando se produce una discusin entre miembros del equipo, o entre interesados, o alguien
discute directamente con nosotros, aqu tenemos una oportunidad de oro para ganar una victoria
pblica a favor del proyecto.
Un Director de Proyectos nos parece verdaderamente efectivo cuando logra resolver un conflicto, y
por otro lado, el proyecto logra un avance cualitativo despus de que un conflicto se resuelve
satisfactoriamente para las partes implicadas.