Las compras

INTEGRANTES:
CAMPOS CAMPOS, Kiara X.
CORONEL URIARTE, Dialeny.
JULCA REQUEJO, Michael.
PERCIAL DE LA CRUZ, Henry.

PRESENTACIN
En el siguiente trabajo hecho por alumnos del IV ciclo de Administracin, Por
ello, han sido estudiados desde diferentes puntos de vista, como son su
implantacin y los factores que en ellos pueden influir, as como los efectos que
pueden tener en la empresa, Las compras pues siempre son importantes saber
cmo debemos y como invertir el dinero de la empresa en las compras
peridicas que se hacen. A continuacin veremos el tema LAS COMPRAS

Las compras
I.

Generalidades sobre compras.

En cualquier transaccin comercial, siempre hay un comprador y un vendedor. Por lo

tanto la compra es una actividad logstica bsica. Altamente refinada y especializada,
en cualquier economa, en razn que el comprador precisa de ciertas mercancas y
materiales, para satisfacer las necesidades de la empresa.
Comprador y vendedor, negocian un precio mutuamente satisfactorio, y as se cierra el
trato.
Esta tarea es asignada a especialistas, que poseen autoridad para seleccionar
proveedores y autorizar la entrega pendiente, de fondos de la compaa (empresa).
Para el, encontrar el mejor precio que constantemente est buscando, implica mucho
ms que la simple eleccin del precio ms bajo. Adems al seleccionar un proveedor y
negociar un precio, el comprador.
Satisfacer a las necesidades de la empresa y los estndares de calidad.
Llegar a la planta a tiempo, para hacer frente a los programas de produccin
o comercializacin.
Podr autorizar su almacenamiento en cantidades suficientes, para hacer
frente a las exigencias de fabricacin, sin causar excesivos gastos de
almacenamiento.
Una compra particular, puede ser desde muy simple, hasta altamente compleja, ya
que no es lo mismo adquirir una unidad electrnica para un cohete espacial, (que
representa un problema mayor, de ingeniera avanzada), que el problema que podra
generar al comprador al adquirir fuel ol que es un producto estndar, con
especificaciones bsicas.
Esto quiere decir, que las compras ms complejas, requieren obviamente de
compradores ms expertos, que sean capaces de poner en prctica, en forma
exagerada las normas de compra que para dicho efecto se formulen.
John H. Hill, presidente de la Air Reduction Company Inc, de los EE.UU expuso: la
compra ha sido tradicionalmente considerada como una actividad de servicio, un lugar
donde el dinero es gastado, no generado desarrollos recientes han hecho que este

punto de vista tambalee. Comprar bien, es esencial para la obtencin de buenos

beneficios. La diferencia entre comprar bien y compra mal, puede ser la diferencia
entre sobresalientes resultados y mediocres actuaciones. Departamentos de compras
especializados, han demostrado que una obtencin experta, puede reducir el costo
total de los bienes comprados, entre un 5% y un 10%.
El constante crecimiento de las empresas en los ltimos aos, ha querido que las
estructuras de manejo de materiales, se tecnifique, y tambin se mecanice a base de
una planificacin cuidadosamente elaborada, a fin que se pueda responder
eficientemente a las exigencias operativas.
Pero, no solo debe responder a las exigencias citadas, sino que debe tener en cuenta
el aspecto econmico y financiero por un lado, y por otro, en la mayora de los casos,
la disponibilidad de los materiales en el mercado.
Es por esto, que no solo debe desarrollarse las tcnicas, los sistemas y la
mecanizacin, sino el elemento humano, que actualmente requiere un alto grado de
preparacin, perfeccionamiento y profesionalizacin. El gasto que esto ocasione no
debe considerarse como tal, sino como una inversin, pues las gestiones acertadas,
conllevan directamente a obtener resultados halagadores en el aspecto econmico de
la empresa.

II.

DEFINICIN

Las compras no vienen a ser ms que las que las actividades debidamente
organizadas, mediante las cuales se materializan las necesidades de abastecimiento
de una empresa. Es la forma como se concretizan las adquisiciones de
aprovisionamiento para la empresa.
Tambin puede definirse, como la accin de obtencin de materiales, servicio,
herramienta, equipo, etc. De la calidad conveniente, en adecuada cantidad, a precio
razonable, en el momento preciso y de la fuente de aprovisionamiento ms
conveniente. Es decir es la obtencin del mayor valor total. (Calidad, cantidad, precio,
tiempo y proveedor) al menor precio.
De estas definiciones se desprende que la relacin entre las compras y el
abastecimiento, es intima, razn por la cual se considera a las compras como una de
las actividades propias de la funcin logstica de abastecimiento.

III.

OBJETIVOS

3.1. Objetivos generales.

Cada empresa al establecer, su plan de organizacin, deber fijar un criterio, respecto
a la forma como debe efectuar las compras de toda clase. El criterio imperante
moderno, es que corresponde al departamento de compras, efectuar todas las
adquisiciones de la empresa, sin excepcin de ninguna clase, ya que esta
centralizacin tiene las ventajas siguientes.
Unidad de criterio referente a las relaciones con los proveedores.
Posibilidad de obtener bonificaciones especiales por cifra de consumo.
Mayor factibilidad de control por parte de las gerencias.
Evita innecesarias adquisiciones por otras secciones de la empresa, etc.
Entonces, se puede decir que las compras tienen como objeto general, realizar las
adquisiciones de materiales, en cantidad necesaria y econmica, de la calidad
adecuada al uso al cual se va destinar, en el momento oportuno y al precio total ms
conveniente. Es decir, es la operacin mediante la cual se suministra en las mejores
condiciones posibles, en todas las dependencias de la empresa, maquinas, materiales,
productos semielaborados, accesorios, bienes de consumo, herramientas y servicio,
que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin de la empresa ha
definido.
En este sentido es pertinente analizar los aspectos relacionados de la administracin
de compras, con un principal enfoque hacia la poltica fundamental de la empresa,
informando sobre los mtodos de control y la medicin de los rendimientos.

3.2.

Objetivo de la actividad de compras.

Los objetivos especficos de esta actividad podran ser:

Mantener la continuidad de los abastecimientos, mejorando el servicio de los
usuarios.
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos, por los productos de calidad
adecuada, buscando que reducir los costos de compras.
Mantener existencias econmicamente compatibles con la seguridad, sin
prejuicios para la empresa.
Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc. Buscando la calidad
adecuada, aunque no siempre la mejor.

 Buscar fuentes de suministro, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales. Hacer una seleccin cientfica de proveedores.
Mantener costos bajos en el departamento. Compatible con la calidad y
servicios que se requieren.
Estudiar e investigar nuevos procedimientos, para reducir papeleo, trmite de
gestiones y reducir el tiempo de espera interno.
Preocuparse por la permanente capacitacin de personal.
Mantener informado al gerente logstico o gerente general de la empresa,
sobre la marcha del departamento.
Mantener la posicin competitiva de la empresa.

IV.

IMPORTANCIA.

Desde tiempos ignotos, existe el comercio, en donde tanto como comprar y vender son
actividades complementarias. As, lo vemos en forma de trueque, donde se aprecia
una operacin de compra-venta, pues entre ambos existe reciprocidad, dndole mayor
nfasis inicialmente, a la accin de vender que a la de comprar.
En la poca de la era industrial, cuando se empieza a valorar la verdadera dimensin
de la accin de compras, ya que forma parte preponderante del proceso productivo,
donde se requiere compra materiales para transformarlo en productos terminados para
la venta. As es como nace la ciencia o tcnica, con el inters suficiente para estudiar y
aplicar ms cientficamente las compras, puesto que su incidencia econmica en una
empresa, es gravitante. Como servicio que debe brindar al rea productora,
coordinando con todos los entes empresariales para beneficio de la entidad, ha
evolucionado, de una simple actividad de servicio, a un ente de capital importante.
Posteriormente, al apreciarse que no solo produccin requera de compras, sino que
las otras dependencias necesitan adquisiciones para desenvolverse, se sigue
considerando a compras como una necesidad, pero el comprador acta en provecho
general, constituyendo un servicio que facilite los medios para que todas las
dependencia de la empresa, realicen su trabajo. De esta manera, compras ha
evolucionado de una simple actividad de servicio en provecho de produccin, para
convertir en parte del equipo dirigente.
Es as que actualmente se necesita que el comprador, no solamente sea un hombre
de gran instruccin u olfato en los negocios, sino que debe tener preparacin cientfica
para que su gestin sea eficiente, ms aun en los pases en donde la realidad

econmica es difcil, inestable, de incontrolable inflacin y de recesin, donde se

necesita las decisiones oportunas y eficientes.
En resumen, la importancia de las compras, como proceso nacional, radica en que
permite.
Asegurar el ptimo flujo de adquisicin de bienes materiales.
Determinar considerables economas que son necesarias para alcanzar el
objetivo de la empresa.
Asegurar cantidades mnimas y mximas para el desenvolvimiento normal de
la empresa.
No es posible hacer ventas apropiadas y competitivas, si los materiales
adquiridos para la fabricacin, tienen costos desproporcionados.

V.

RESPONSABILIDAD DE COMPRAS.

En cualquier, empresa el comprador es una figura central, que compra con un

conocimiento directo del mercado al cual sirve su empresa. Si se tiene en cuenta que
compras responde a una necesidad, es lgico que ella debe ser autorizada ya sea
formal o tcitamente.
Dicha autorizacin, constituye una limitacin para el elemento de compras, que le hace
compartir muchas veces, la responsabilidad inherente a la adquisicin que realiza. Es
conveniente determinar exactamente los lmites de la responsabilidad individual y de la
responsabilidad mancomunada, en las adquisiciones que se efectan, y por ello
debemos tener presente, que en relacin con la calidad, tipo, pruebas a las que debe
ser sometida, anlisis de sus propiedades, etc. De los materiales, la responsabilidad
es compartida entre el usuario, (quien es el responsable de especificar lo que desea y
el uso al que destine el material), y el comprador que se responsabilizara de la
seleccin del proveedor y de la fuente donde lo adquirir, en forma tal que resulte
ventajosa para la empresa.
Los directivos de la empresa, son los que deben determinar, la responsabilidad que
incumbe al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones,
por consiguiente, hay que tener en cuenta que dicha autorizacin puede darse para.
a) La fabricacin para un periodo determinado.
b) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.
c) Una orden de compra especifica.

d) La adquisicin de determinado material, que debe tenerse en existencia,

(mantenimiento de stock)
e) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Cualquiera de estas formas de autorizacin podr ser utilizada por los directivos, para
que compras ejecute su funcin sin mayores dificultades, en provecho de la empresa y
asumiendo la responsabilidad que compete. Los directivos, al delegar las tareas o
funciones, otorgan la autoridad proporcional a la responsabilidad y la capacidad que
para afrontarla tiene el comprador.
El alcance de la autoridad en cualquier caso, es determinado por la direccin, quien
deber evaluar las responsabilidades y la capacidad que se requiere para hacerle
frente. De acuerdo a estos dos aspectos, es que la direccin actuara, pero
principalmente tendr en cuenta, el relativo a la responsabilidad, ya que si se carece
de capacidad para afrontarla, es muy sencillo prescindir del comprador o restringir sus
actividades al mnimo.
Todo esto nos demuestra que el alcance de la funcin de compras, verdaderamente
es muy amplio. Cubre todos los aspectos inimaginables del flujo de materiales
comprados; esta teora desde preparar el pedido y expedir rdenes de compra, hasta
obtener el material y distribuirlo entre las dependencias que van a utilizarlos, o
internarlos en el almacn.
Sin embargo, a menudo se imponen grandes limitaciones a las autoridades del
departamento de compras, que le impiden abarcar todo el alcance de su funcin. Un
principio administrativo aceptado, es que, para ser responsable debe tener autoridad.
Esta teora causara mucha frustracin si el ejecutivo de compras, supone que tiene
autoridad sobre todas las partes de la actividad de compras. En realidad, ni el, ni la
mayora de los jefes, tienen autoridad absoluta. La administracin de una funcin
determinada, depende normalmente de otros sectores de la empresa. Por
consiguiente, el termino responsabilidad es quiz el ms apropiado, puesto que denota
la obligacin de responder por los resultados tanto de la accin, como de la labor.
De cualquier manera, la responsabilidad del ejecutivo de compras, como parte de la
alta administracin, lleva aparejada la necesidad de coordinar sus actividades con las
de otros departamentos.
Pero actualmente en la prctica del control cientfico, es el gerente de abastecimiento,
el que debe de adoptar dos tipos de decisiones para determinar el volumen de
existencias:

a) Debe decidir cundo efectuar nuevos pedidos para restablecer su nivel de

consumo y reemplazo (u operativo) sin que se agoten las existencias.
b) Debe decidir tambin que cantidad (cuanto), pedir. Esto en realidad es un
problema que debe resolverlo en coordinacin con el ente econmico de la
empresa.
En consecuencia, para que el ejecutivo de compras pueda trabajar eficientemente,
tiene que ser un coordinador que represente los intereses de su empresa, que respete
las responsabilidades, opiniones o ideas de otras funciones y que presente un frente
unificado, al tratar con los proveedores externos. A menudo tiene que ser el rbitro,
entre ingenieros de los que proveen y los tcnicos de su propia empresa. Esta bajo el
fuego cruzado de muchas partes en pugna. Tiene que obtener el mximo de valor en
los bienes comprados al mismo costo, y al mismo tiempo, conservar bajas existencias,
a fin de mantener o lograr rotacin, pero teniendo siempre el material listo para uso de
produccin. Se requiere un equilibrio de estos requisitos, que son muchas veces
opuestos, para lograr el xito de la eficiencia.
En relacin a las responsabilidades que se podran asignar a un departamento de
compras, bsicamente serian estas:
Coordinar la programacin (clculo de necesidades), de las adquisiciones, con
lo que este programad como requerimiento.
En coordinacin con el rea financiera, administrar el capital necesario para las
adquisiciones, relacionadas con la fijacin de montos, formas de financiamiento
y cronogramas de pago.
Ser eficiente y cumplir todas las etapas de compras, es decir, la gestin misma.
Elegir las especificaciones que a su criterio, atraern a los clientes,
especialmente en los productos empaquetados (alimentos, bebidas, tabaco,
prendas de vestir, etc.)
Nunca hasta ahora fue tan imperiosa la necesidad de una administracin de compras,
realmente creativa.

VI.

ACTIVIDADES Y COORDINACIONES.

Uno del aspecto en que se basa la organizacin de un ente cualquiera, es la

determinacin de las actividades que habr que realizar para lograr el objetivo que se
le asigne.

Conociendo la finalidad y objetivo de la empresa, se indica a continuacin las

necesidades para lograrlo y que se refieren a:

6.1.

Informacin:

Su objetivo es la recoleccin de informacin bsica, que permita conocer con

anticipacin y claridad.
1) Obtencin de datos sobre compras, precios, vendedores, etc.
2) Obtencin de datos sobre existencias y consumos.
3) Especificaciones sobre artculos o productos.
4) Especificaciones sobre catlogos y fechas en que se necesitan.

6.2.

Investigacin.

Su objetivo es buscar y analizar comparativamente.

1) Estado de materiales y mercados.
2) Anlisis de costos.
3) Investigacin y desarrollo sobre fuentes de aprovisionamiento.
4) Determinacin de materiales y fuentes de suministros secundario.

6.3.

Funcionamiento:

Su objetivo es la colocacin oportuna de la orden de compras, que permita la:

1) Comprobacin de pedidos
2) Obtencin y anlisis de cotizaciones o proformas.
3) Determinacin de la programacin y la forma de compras.
4) Entrevista con los proveedores o vendedores.
5) Negociacin de contratos y comprobacin de sus requisitos legales.
6) Expedicin de rdenes de compras.
7) Vigilancia de la puntualidad de las entradas.
8) Comprobacin de los materiales en la recepcin.
9) Verificacin de las facturas para su cancelacin.
10) Intercambio de correspondencia con los proveedores.
11) Conservacin de ajustes con los proveedores.
12) Redaccin de informes.

6.4.

Auxiliares.

Su objetivo es apoyar o completar la gestin de compras, por medio de:

1) Procedimiento de oficinas.
2) Determinacin de si se fabricara o se comprara.
3) Estandarizacin y simplificacin.
4) Sustitucin de materiales.
5) Ensayos y pruebas de artculos nuevos.
6) Presupuesto de adquisiciones.
7) Control de existencias( inventario de materiales)
8) Poltica comercial.

6.5.

Actividades afines.

Puede ser asignada al elemento de compras:

1) Direccin de almacenes.
2) Direccin de transporte.
3) Seguros.
4) Contabilidad de materiales.
5) Recuperacin de materiales.

6.6.

De coordinacin.

Una de sus actividades ms importantes, es la de coordinacin permanente con

diferentes entes. Tanto en el interior como fuera de la empresa, como por ejemplo:

Con economa y finanzas(o contabilidad)

Programa de compromiso de gastos.
Conjunto de los pagos con los recursos de tesorera.
Determinacin de las condiciones de pago y de las modalidades de compra.
Mejor control presupuestal y de costo de materiales.
A travs del parte diario del almacn se conocen los saldos disponibles y
regula el gasto.
Administrar con datos confiables, los registros contables.
Rpido pago de las facturas de los proveedores y de su contabilizacin.

Con marketing o comercializacin.

Intercambio de informaciones complementarias sobre mercado de consumo y
de aprovisionamiento.
Pronostico de ventas.
Problemas de reciprocidad referente a proveedores, calidades, precios, etc.
Solicitudes de cambios en las entregas y produccin.

Con almacenes (abastecimiento)

Suministro por compras, de las informaciones sobre los pedidos en curso,
sobre demoras de los suministros (proveedores)
Informacin sobre costos de posesin.
Medidas tomadas para asegurar la rotacin de stock.
Calendario de suministros continuos.
Forma de dar un mejor servicio a los usuarios.
Contribuir al mejor control organizado en los artculos y reducir el papeleo.

Con mantenimiento.
Polticas de piezas de sustitucin, equivalente y/o reemplazo.
Modalidad administrativa del arreglo de averas.
Procurar mejorar el control de los costos de mantenimiento.

Con oficina de investigacin, proyectos y desarrollo.

Informacin de costos.
Participacin de operaciones de anlisis de los valores.
Tendencia a nuevos proyectos.
Espacios disponibles de almacenamiento, de acuerdo al volumen por comprar.
Niveles mnimo y mximo de los artculos, existencias, etc.

Con asesora legal (jurdica)

Consejos para redaccin y revisin de clusula de los contratos.
Tratamiento de los litigios graves.
Consultas sobre concursos de precios y/o licitaciones.

Con personal (relaciones industriales)

Calificacin y seleccin del personal, para el departamento de compras.
Condiciones de contratacin.
Perfeccionamiento y capacitacin de los compradores.
Formacin, conduccin de cursos de actualizacin y/o perfeccionamiento.

Con produccin.
Nuevos materiales y suministros que sustituyan con ventaja a los empleados.
Cuanto y cuando producir.
Nuevos productos a fabricar o vender.
Planeamiento de la produccin y fijacin de las normas y/o polticas a seguir.
(ya que en gran medida trabaja para produccin).

Con entidades externas: pblicas o privadas, nacionales o extranjeras.

Acciones de seguimiento en cualquier etapa.
Pago de facturas de los proveedores.
Cualquier actividad relacionada con compras.

VII.

FUNCIONES Y DEBERES
a) Funciones

Las actividades que se han enumerado y determinado anteriormente, al ser agrupadas

segn su afinidad para ejecutarlas permitirn establecer los elementos con que deben
contar compras, dentro de una empresa, y por consiguiente, ayudara a determinar
cules sern las funciones que les compete, en la realizacin de sus trabajos, para
alcanzar el objetivo de grupo.
Las funciones que se deben consignar, a sus elementos componentes, se refiere a:

1. Compras a pedidos:
A esta seccin llegaban todos los pedidos de compras formulados por las distintas
dependencias de la empresa y con ello se inicia el trmite de compras a fin de:
Recibir los pedidos de compras y solicitar las cotizaciones, evalundolas.
Verificar para comprobar si es que se hallan dentro de los planes, o si se
requiere de una autorizacin superior.

 En este ltimo caso, someter a consideracin del jefe del dpto. para que este
autorice segn sus facultades o para que recabe la autorizacin del escaln
superior que corresponda (GERENTE LOGISTICO, GERENTE GENERAL,
ETC).
Establecer los contactos necesarios, para efectuar las compras de los artculos
que se les solicite, obteniendo y teniendo en cuenta, las especificaciones sobre
calidad, as como preocupndose por el costo de los artculos:
Se debe programar tambin, las compras y entregas, de acuerdo a las
necesidades de la empresa, estableciendo contacto con los proveedores e
informando sobre los resultados de sus gestiones.
Realizar directamente las compras, hasta determinando el monto.
Verificar el cumplimiento de las rdenes de compras(O/C). En cuanto a los
plazos de entrega, y formular las reclamaciones que sean menester.

2. Seguimiento y contactos:
Tiene la finalidad de informar sobre la situacin de los pedidos, a fin de que se cumplan los
estipulados en las rdenes de compra, para lo cual se debe:
Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los materiales o
servicios solicitados.
Mantener correspondencia a comunicacin con los proveedores, para estar
informados sobre la obtencin de los pedidos.
En lo relativo a contratos, es conveniente anotar que todas las adquisiciones se resuelven
simplemente con la emisin de la O/C respectiva, algunas requieren la formulacin y firma de
contratos con los proveedores a fabricantes, en estas situaciones, interviene en la preparacin
de los convenios o contratos. Por la especializacin que requiere esta tarea, es preciso
encomendarla a una oficina con personal experto a mantener una estrecha coordinacin con
el dpto. Legal.

3. Oficina(Trmite documentario)
Trabaja coordinadamente con seguimiento, para:
-

Recepcionar y archivar todos los documentos que ingresan o salen del

departamento.
Confeccionar los documentos pertinentes a Compras, desde la cotizacin hasta los
informes que debern emitirse.

4. Registros y archivos
En esta seccin se lleva los ficheros de los proveedores y productores, a fin de
contar con los datos necesarios quien permitir realizar compras con mayor
eficiencia. Actualmente se computariza esta informacin.
Comprende la realizacin de las funciones siguientes:
a. Llevar los registros de control, tanto de proveedores, como de
materiales mantenindolos al da, para poder proporcionar informes
sobre ellos, cuando sean solicitados.
b. Archivar los documentos de entrada y de salida, as como de los
registros y especificaciones sobre compras anteriores.
c. As mismo, archivar los catlogos que sobre los materiales existen en la
empresa.

5. Investigaciones(o estudios de mercados y planes)

A. Practicar los estudios y anlisis requeridos para la bsqueda de nuevos
productos proveedores de utilizacin posible, a fin de que sus ficheros
ofrezcan la mxima informacin posible.
B. Realizar los estudios de investigacin sobre materiales, mercados
actuales y futuros, sustitutos a emplear, clculos de costos, fuentes de
aprovisionamiento, etc.
C. Interviene en la preparacin de los planes y presupuestos para la
realizacin de las adquisiciones de acuerdo a la situacin del mercado,
la poltica de produccin o ventas.

6. Recepcin y facturacin
A. Coordinar y tramitar de los proveedores para su cancelacin, previa
verificacin que lo entregado est de acuerdo con lo solicitado y lo
facturado. Por eso las facturas a cancelar deben estar acompaadas
con copia de la O/C o pedidos y la gua de entrada (o entrega).
B. Visar las facturas de los proveedores para su cancelacin, previa
verificacin que lo entregado est de acuerdo con lo solicitado y lo
facturado. Por eso las facturas o cancelar debe estar acompaadas con
copia de la 0/C o pedido y la gua de entrada (o entrega).

7. Jefatura
A. Para completar las funciones de la empresa compradora, hay
necesidad de que todos los elementos que la componen, sean dirigidos
por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija y a quienes se les

responsabilizara de organizar, dirigir y controlar las dependencias a sus

rdenes, actuando como jefe nico de su personal:

formar sus cuadros y preocuparse por el mantenimiento del

personal a sus rdenes.

Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados.

Teniendo en cuenta la economa de la empresa y las
necesidades de los usuarios.

Llevar adelante el programa de adquisiciones, sin demoras ni

interrupciones.

Mantener a crear reputacin de integridad y correccin en su

trato y negocio con los proveedores. Esta reputacin trasciende
en su empresa.

Asesorar a los directivos, en relacin con los presupuesto de

adquisiciones y en todas la actividades relacionadas con su
dependencia.

Coordinar su accin con otras dependencias, especialmente con

almacenes.

Evaluar su dependencia para determinar su rendimiento.

Normar y conducir el proceso de adquisiciones.

B. DEBERES
La determinacin de las actividades y funciones concernientes a las compras, permite
establecer lmites precisos sobre la autoridad y responsabilidades que le corresponda
y que deban ser conocidas y respetadas por todas las dependencias que conforman la
empresa:
Son deberes de compras.
Localizar y seleccionar a los proveedores.
Abastecer a la empresa con materiales y servicios.
Realizar

los

contactos

con

los

proveedores

sus

representantes.
Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades
reales.
Sugerir modificaciones en la calidad, sustituciones de artculos,
modificaciones en la cantidad, etc. Visando la economa de la
empresa

VIII.

ORGANIZACIN DE COMPRAS

La eficiencia de las compras, presupone la existencia de un elemento organizado,

encargado de realizarlo. Esto significa que toda empresa debe organizar sus compras,
o lo que es lo mismo, establecer un objetivo de acuerdo a l, para determinar las
actividades a fines o similares que deben agruparse, a fin de asignarlas a una
dependencia, donde se establecer quien o quienes la desempearan, designando un
jefe que dirija y controle su accin: al mismo tiempo, debe drsele la autoridad y
asignrsele la responsabilidad que necesite, para desempear sin tropiezos sus
funciones, en provecho de la empresa.
Es evidente que las adquisiciones deben estar de acuerdo con los planes adoptados
para la venta, pues de lo contrario. Las existencias sern excesivas, insuficientes o
inadecuadas, con respecto a las necesidades de la empresa. Si por ejemplo. Se trata
de una empresa industrial, las compras tendrn que realizarse en armona con la
produccin y esta vez, debe subordinarse a la capacidad de la absorcin del mercado,
o dicho de otra manera, a las posibilidades de venta.
Todos los aspectos indicados, deben contemplarse en relacin con la magnitud de la
empresa, con las necesidades y con la cantidad de artculos por comprar. A mayor
dimensin de la empresa y con la cantidad de artculos por comprar. A mayor
dimensin de la empresa, mayor ser la dimensin del elemento comprador; en la
misma forma, a mayor cantidad y variedad de los artculos que se requieran, mayor
ser las necesidades de especializacin y ms compleja de la organizacin de la
dependencia que esta labor.
Sin embargo, cualquiera que sea la magnitud del elemento compras, siempre debe
aplicarse los principios de direccin, y al aplicarlo, hay que tener en cuenta, el nivel
que dentro de la organizacin ocupa la dependencia, as como su reorganizacin
interna.
Las compras pueden ser efectuadas, ya sea por un agente comprador o por
dependencias con elementos especializados, que se encargan de realizar las
actividades inherentes a las adquisiciones de materiales, dependiendo esto, como se
ha manifestado, de la magnitud de la empresa de la cantidad de artculos que se
necesitan, o de la especializacin que requiera su adquisicin.
Actualmente las empresas se encargan con la organizacin centralizacin de un solo
ente, por las evidentes ventajas que significa, como.

 La especializacin que se logra de mayor seguridad e idoneidad:

Disminuye el costo administrativo de las compras:
Puede realizarse en grandes cantidades, en mejores condiciones para la
empresa.
Este elemento de compras, normalmente es dependiente de la gerencia de
abastecimiento, lo que se considera muy conveniente, porque es una forma de
armonizar mejor las coordinaciones necesarias, cuando tenga que formularse el plan
de adquisiciones. La figura 40 muestra lo que poda ser una dependencia de compras.
En general este esquema que se presenta, puede sufrir importantes modificaciones,
pudiendo inclusive constituirse en una gerencia separada, para que trabaje al mismo
nivel que la gerencia de abastecimiento.
Pero adems como se sabe, un ejecutivo de compras, supervisa la realizacin de
muchas tareas de rutina, en el funcionamiento cotidiano del dpto. Existen ciertas
tareas y actividades que son comunes a todos los departamentos de compras y que
consisten en las ocupaciones habituales que cumple el personal de oficinistas. Estos
subordinados, por ejemplo, necesitan saber que se espera de ellos, y el mejor mtodo
para darles esta informacin es confeccionado la(s) hoja(s) en donde se incluyan sus
funciones Qu hacer? Las que formaran parte del Manual de Organizacin y
Funciones de la empresa.
Por otra parte, se debe redactar el documento que corresponda el manual de
procedimientos, (o POV), donde se describe detalladamente los procedimientos
normales a seguir para cumplir cada uno de los que incluidos en el MOF, describiendo
detalladamente el cundo, donde, registros, datos estadsticos, procedimientos de
pedidos, etc., que son cuestiones de tramite corriente.
Como estas tareas defieren segn las empresas, no se dan instrucciones tpicas;
basta con decir que deben ser claras y consecuentes, y que quienes realicen la labor,
deben recibir un ejemplar de este manual, para aplicarlo de la manera descrita. En el
tomo III se incluye del procedimiento de compras locales y otro de procedimientos para
compras exterior.

IX.

EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS

a) Generalidades:

El sistema de informacin en el proceso de compras, es un conjunto de hechos,

relacionados con la recopilacin, clasificacin, procesamiento, anlisis e interpretacin

de datos, que sirven de instrumento bsico para la previsin de recursos materiales

y/o servicios no personales, en condiciones de oportunidad, calidad, precio y cantidad
ms razonable, de tal manera que satisfaga eficientemente las necesidades del
usuario.
El objetivo buscado es lograr un sistema de informacin suficiente, oportuna y
confiable, para la toma de decisiones, que permita cumplir con eficiencia el
proceso de las adquisiciones en el abastecimiento de bienes y servicios no
personales que se requiere en la administracin (pblica o privada).
La finalidad que se busca es:
Obtener un eficaz sistema de informacin, que permita localizar y
seleccionar las fuentes de suministro y/o servicios que se necesitan.
Permitir estar suficientemente informado en cuanto a la oferta,
demanda, precios de dichos bienes que se desean adquirir.
Conocer en sus menores detalles, las operaciones que se llevaran a
cabo en la empresa, procurando que los materiales o servicios sean
necesarios.
Procesar las solicitudes de compras o requerimientos de las diferentes
dependencias de la empresa.
Procesar las cotizaciones, presupuestos, precios, condiciones de pago
y de entrega.
Determinar y/u otorgar la buena pro, emitiendo las o/c y remitiendo a los
proveedores favorecidos, de acuerdo a las solicitudes de cotizacin o
licitaciones ms convenientes.
Verificar el cumplimiento de dichas rdenes, con relacin a los plazos
de entrega y permitir efectuar las recomendaciones que sean
necesarias para su cumplimiento.
Permitir llevar un registro de proveedores, cotizaciones y precios, etc.
Para realizar con rapidez, eficiencia y eficacia, las compras.
Mantener un registro de rdenes de compras emitidas, de igual modo
que un archivo o registro de guas de internamiento.
Permitir confeccionar cualquier tipo de informe, que lleve a visualizar la
marcha de la organizacin y administracin del dpto. de compras.

b) Importancia:
La importancia de disear un sistema de informacin, radica en sus
necesidades que se utilizada o aplicada en todo tipo de empresas, tanto
pblicas como privadas, y a nivel nacional, ya que permitir:

 Asegurar un ptimo flujo de adquisiciones de bienes materiales y/o

servicios, de calidad eficiente, que asegure un desarrollo mximo de
rendimiento.
Ayudar a determinar considerablemente, cierto grado de economa,
para alcanzar el objetivo de la entidad.
Asegurar las cantidades mximas y mnimas necesarias de existencias
posibles, para la buena, marcha de desarrollo de las actividades de
gestin y control de stock de almacn.

c) Requerimientos bsicos de informacin:

La informacin estadstica necesaria, podemos resumirla en las siguientes
tabulaciones bsicas:

Consumo o uso de bienes y/o servicios no personales, en unidades fsicas

o monetarias, determinadas por pliegos, programas, subprograma,
proyectos y regiones segn proveedores, marchas, tipos o precios.

Determinacin del gasto o bienes y/o servicios, por pliegos, programas,

subprogramas, proyectos y regiones del sector, segn partidas genricas y
especficas.

Determinacin del volumen de bienes y/o servicios solicitados y el volumen

atendido en un sector, segn grupos, clases, tipos de bienes y nmero de
trabajadores.

Determinacin de compras peridicas y excepciones de bienes y/0

servicios de consumo general, comn y especializado.

Determinacin del clculo de tendencia de consumo, por las compras

efectuadas y participacin en la elaboracin del presupuesto de compras.

Conocer en forma real y objetiva, la situacin del patrimonio empresarial, y

a su vez, determinar su renovacin o incremento.

d) Fuentes de informacin
Actualmente, la actividad de compras del sistema de abastecimiento, cuenta con un
considerable volumen de informacin,, que no puede ser explotado, por falta de un
ordenamiento racional, un sistema de clasificacin y codificacin de la informacin, por
lo que se puede desglosar en 2 grandes grupos.
1. Fuentes internas: integrada por toda informacin que directamente se genera
en el interior del dpto. de compras, tales como:

Formularios: solicitud de inscripcin de proveedores, solicitudes de

cotizacin, cuadros comparativos de cotizaciones, ordenes de compras,
guas de internamiento, etc.

Inventarios: de rdenes de compras atendidas, pendientes de atencin

y no atendidas.

Tarjetas: como presupuestos de compras, estados de ejecucin del

presupuesto de compras, etc.

2. Fuentes externas: Integrada por toda informacin que directa o indirectamente

est relacionada con el proceso de adquisiciones, encontrndose dentro de las
principales: directorios industriales y comerciales, sistemas del ITINTEC,
estadstica industrial, ministerio de economa y finanzas (exportacin),
ministerios de industria, comercio, turismo o integracin (registro industrial),
(INEI, instituto nacional de estadstica e informacin), etc.
Sin embargo, en la prctica, estos factores encuentran algunas restricciones,
que limitan su empleo, tales como:
INTERNAS: la falta de apoyo de los ms altos niveles, que limita el empleo de
estos factores, para implementar el tipo adecuado de diseo que se desea; las
consideraciones de organizacin y de poltica, que fijan limites a los objetivos y
modifican cualquier enfoque para el diseo del sistema respectivo; la
disponibilidad de personal adecuado y apto, limita tanto el diseo de la
informacin, como su difusin; el costo, que constituye una importante
limitacin de recursos( hay que comprar el costo con el objetivo).
EXTERNAS: los usuarios, en lo referente a la anotacin de pedidos, la
facturacin y otros sistemas, que tienen que disearse de acuerdo a sus
necesidades; los proveedores, ya que frecuentemente su consulta con ellos
para la adquisicin de bienes; los impuestos que el gobierno impone tienden a
restringir el normal desarrollo del sistema de informacin.

e) Procesos de informacin
Este proceso de desarrollo paralelamente a travs de lo que constituye las etapas
tpicas del proceso de adquisicin, desde su origen hasta su finalizacin. Se incluye
responsabilidades inherentes a las dependencias o personas que intervienen en el
proceso, tales como.
1) Registro de proveedores: la finalidad es la de proporcionar informacin al
organismo competente , respecto de los proveedores debidamente codificados y
clasificados, en funcin a los artculos que suministran, as como los precios y
condiciones que ofrecen. Este registro es generado por el procesamiento y

registro puede realizarse por medio de un procesamiento automtico de datos,

utilizando un computador.
2) Procesamiento de una adquisicin:
Se inicia el procedimiento ajo la forma de una compra programada, no
programada (urgente) y por reposicin de stock, de acuerdo a la poltica de
compra preestablecida del dpto. De compras o por necesidades previstas o
de gestin de almacn.
Toda compra no programada o de reposicin de stock, deber entrar por la
oficina de tramite documentos del dpto. de compras, donde se efectan todos
los registros de control y localizacin posterior.
Determinar qu es lo que hay comprar y cuanto de comprarse.
Hacer un estudio de las condiciones del mercado, para informarse del
momento ms oportuno para hacer las compras.
Determinar y recurrir a las fuentes de abastecimiento en el mercado, nacional
y extranjero, donde se compraran los bienes y/o servicios no personales,
mediante el servicio de informacin que proporcione el registro de
proveedores, catalogo, registro de cotizaciones, etc.

X.

Clasificacin de las compras:

a) Por la forma de efectuarlas

1. Compras centralizadas: Se denomina as cuando los requerimientos son
enviados a un organismo denominado Compras, el cual dispone de la
necesaria autoridad para realizar las adquisiciones, preocupndose por
obtener calidad, servicio y buen precio.
2. Compras centralizadas: Cuando existiendo el organismo denominado
Compras, slo ejercita el control, de las adquisiciones, pero stas son
efectuadas por elementos autnomos y cuando cada dependencia realiza
sus propias compras, de acuerdo a sus necesidades.
3. Compras mixtas: Se denomina as, cuando los artculos de uso general,
son adquiridos, unas veces, por cada dependencia; y otras por sus propios
compradores.

b) Por el tipo de mercancas que se adquieren

Materias primas:
Son aquellas materias indispensables para la produccin y que a travs de un
proceso, sufren una trasformacin. Su adquisicin, tiene las caractersticas
siguientes:
a. Consumo constante.
b. Grandes cantidades.
c. Informacin fcil de obtener.
d. Precios segn acuerdo.
e. Ocupan mucho espacio de almacn.
f.

El trasporte y manipulacin son muy costosos.

Suministros:
Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la
empresa. No forma parte del producto, pero siempre requiere para la
produccin. Las caractersticas de su adquisicin son:
a. Se consume en partidas pequeas.
b. Sus precios y descuentos se establecen conforme a tarifas.
c. Ocupan poco espacio en el almacn.
d. Requieren mucho trabajo de oficina, para la variedad.
e. Deben tener especificaciones estndar
Piezas fabricadas:
Son pequeas piezas o herramientas que se adquieren para revender, sus
caractersticas son:
a. Tener margen decisivo de ganancias en reventa.
b. Se obtienen por cotizaciones para conseguir mejor precio.
c. Se adquieren a precios de mayoristas por ser artculos estndar.
d. Su adquisicin est limitada o programa establecidos.
Mquinas y equipos:
Su denominacin es suficiente para saber de quin se trata. Su adquisicin
presenta las siguientes caractersticas:
a. Debe ser aprobada por directivos.
b. Prima en ellas condiciones o caractersticas tcnicas.
c. Sus especificaciones debern ser minuciosos.
d. Deber indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener.
e. La decisin se tomara en conjunto entre el interesado y Compras.

XI.

MTODOS DE COMPRAS

Cualquiera que sea Ja compra que se realice, es conveniente adoptar un mtodo

determinado para realizarla. Estos mtodos segn ALFORD pueden ser:
-

Segn los factores que intervengan en la determinacin de cundo se

comprar.

Segn Ja forma de comprar.

a) Segn la determinacin de cundo se comprar; stas pueden ser:

(1)

Ajustadas a las necesidades

Son aquellas que se efectan cuando el artculo es necesario. Sus caracters-

ticas son:
Efectuarse nicamente cuando son necesarias;
Son artculos de poca frecuencia de consumo o de necesidades urgentes:
No se mantienen stocks.
Para la aplicacin de este mtodo, los vendedores deben ser proveedores de
confianza, que sean cumplidos y no se aprovechen de la situacin.
(2)

Para perodos futuros especficos

Tal como su nombre lo indica es una prctica estndar, donde se trata de

adquirir artculos, para un determinado perodo. Sus caractersticas son:

Ser utilizado, generalmente, para artculos de consumo regular y no en grandes
cantidades;
Que las variaciones de precios de los artculos no sean significativos;
Que el perodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado en el control de
existencias y en las variaciones de la fabricacin;
Que la economa que pueda obtenerse, afecte al periodo de compra y al costo
del almacenamiento.
Que la cantidad que se adquiera, abarque el fijado por el programa o plan de
produccin o por el consumo del almacn.

(3)

Segn la situacin del mercado

Con este mtodo se trata de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el

mercado. Sus caractersticas son:

Tiene en cuenta el programa de produccin;
Estudia constantemente el mercado para determinar las posibilidades futuras o
las tendencias que se presentan o prevean;
Establece la cantidad por adquirir de acuerdo a la tendencia; si es de alza y el
precio es bajo, cantidad fuerte; si es de baja y el precio es alto, cantidades para
satisfacer las necesidades inmediatas;
Estudia la posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo, con entregas
parciales;
Utiliza el mtodo para artculos cuyo consumo es estable.
La Aplicacin de este mtodo es ventajoso, porque permite obtener grandes
economas y elevadas utilidades sobre todo en compaas de servicio, empresas
ferrocarrileras y algunos de naturaleza fabril. Sin embargo, el comprador no debe
olvidar que necesitar mayores espacios en los almacenes y que existe el peligro de la
obsolescencia, por lo cual deber efectuar estudios del mercado muy minuciosos, ya
que un error de apreciacin en la tendencia puede ser causa de cuantiosas prdidas
para la empresa.
(4)

Compras Especulativas
Consiste en adquirir cuando los precios son bajos, la tendencia es alcista y la

idea del comprador es adquirir gran cantidad para revender a mayor precio. Sus
caractersticas son:
Implica un riesgo mayor que el normal;
Su factor principal de utilizacin es la tendencia del precio en el mercado:
Su programa de produccin es de poca importancia sin excluirlo del todo:
No est basado en la demanda del propio negocio, sino en la utilidad que
puede obtenerse;
No es funcin normal de Compras. Debe ser autorizado por el Gerente
Financiero o por los asesores de la empresa;
Compras debe informar sobre los riesgos y ventajas que presente su
aplicacin, indicando su opinin:
Inmoviliza gran cantidad de dinero, pudiendo influir en la falta de capital para

otras adquisiciones del programa de produccin;

Requiere de mucho espacio en el almacn;
Pueden quedar artculos fuera de uso.

b) Segn la forma de comprar

(1)

Compra sobre Contrato

Consiste en fijar mediante un contrato, el precio y la o las fechas de entrega de

los materiales adquiridos. Sus caractersticas son:

Ofrece las ventajas de los mtodos indicados en a.(l) y a.(4), sin sus
inconvenientes:
Se aprovechan los precios bajos, escalonando las entregas;
No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo;
Deben tenerse muy en cuenta los puntos a incluir en el contrato y requiere de
asesoramiento legal, para evitar reclamos o rozamiento con los proveedores y
situaciones enojosas en la propia empresa;
Al formular el contrato, hay que tener en cuenta que siempre son por escrito
exponiendo en forma clara, cantidades, especificaciones, precios, condiciones
de pago, plazos de entrega, garantas, etc.
La cantidad debe expresarse de acuerdo a una unidad de medida determinada
Hay que indicar cmo se realizarn las inspecciones 3' por cuenta de quin
corrern los gastos que demanden.
(2)

Compras en Partidas Agrupadas

Consiste en agrupar las partidas de aquellos artculos de poca importancia que

en el ao deben ser adquiridos en cantidades reducidas y en los que el costo de

tramitacin, es mayor que el precio del artculo. Con este mtodo se logran hacer
grandes economas, se obtienen precios garantizados por determinado tiempo, se
facilitan las adquisiciones reducidas y se hacen ms atractivas para los proveedores,
se logra la participacin de varios proveedores, con la ventaja de obtener para la
empresa mejores precios, y por ltimo se adquieren con un solo pedido, artculos que
separadamente no justificaran los gastos de tramitacin, por su poco consumo. Al
realizar la agrupacin de los artculos en partidas, hay que poner especia] cuidado en
que cada uno de ellos tenga artculos relacionados, para que su atencin se efecte a
un solo proveedor.

(3)

Compras con arreglo a un Programa

Consiste en establecer una relacin con las cantidades aproximadas que se

necesitarn para la ejecucin de un programa determinado y solicitarles cotizaciones a

los proveedores, de manera que estos puedan tomar sus previsiones para cuando se
les solicite el abastecimiento, siempre y cuando tengan la buena pro. Sus
caractersticas son:
Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios;
Es utilizada para los artculos de gran consumo;
Reduce las existencias del almacn, convirtiendo al proveedor en el propio
almacn de la empresa:
Se obtiene artculos de buena calidad, al darle tiempo al proveedor, para
preparar el pedido;
Asegura la llegada de los artculos con oportunidad;
Obtienen costos bajos en la adquisicin;
Reduce las inversiones en existencias:
Asegura al vendedor la salida de sus articules;
Si varan las necesidades o especificaciones, pueden dar lugar a disputas o
malos entendimientos con los vendedores.

XII.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES

a) Generalidades
Los procedimientos de compras se refieren a los diferentes pasos u
operaciones que hay que efectuar, para llegar a adquirir los artculos dentro de su
sistema eficiente de tramitacin de las compras, haciendo que dicho trmite sea
fcil, rpido y evite demoras innecesarias.
Los aspectos por cumplir se refieren a ciertas actividades como:
Trato con diferentes personas y dependencias:
Recepcin de requerimientos por diferentes artculos, muchos de los cuales se
hacen en gran cantidad y/o variedad;
Bsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellos para conseguir
buenos precios;
Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y
procedimientos.

Todo esto requiere que se tienda a simplificar los detalles administrativos a

fin de que el comprador no se pierda en ellos, descuidando la parte tcnica y constructiva de su labor.
b) Trmite de las Compras
El trmite a seguir debe ser fcil, cuyas operaciones den rapidez al sistema.
Con esto se busca obtener uniformidad y simplicidad en las operaciones por realizar, a fin de agilizar el sistema.
Las operaciones que se realizan en toda dependencia de compra son las siguientes:
Definir las necesidades y hacer conocer a Compras (Requerimientos);
Determinar qu y cunto hay que comprar; (Clculo de Necesidades)
Estudiar las condiciones del mercado en funcin de la compra a realizar;
Elegir la fuente de aprovisionamiento; (Proveedor)
Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor;
Confeccionar y remitir el pedido u orden de compras;
Asegurarse del cumplimiento oportuno de los pedidos (Seguimiento);
Intervenir en la recepcin, inspeccin y entrega;
Controlar y visar las facturas;
Informar sobre su funcionamiento.
Estas operaciones constituyen el trmite que se efecta o que debe
efectuarse para realizar una adquisicin y que, regulada y simplificada, evitar
innecesarias prdidas de tiempo que aumentan el costo de la adquisicin.
c) Estudio de las Operaciones para Comprar
(1)

Requerimiento o Solicitud de Compras:

Es el documento o formulario por medio del cual quien solicita, hace conocer a

Compras, su necesidad. Por consiguiente, toda adquisicin debe iniciarse con una
solicitud de compras o requerimiento, la cual puede tener dos orgenes.
El almacn o control de inventario, cuando se trata de artculos de stock y ha
llegado ste al punto de pedido, nivel mnimo o punto de reordenamiento.
Cualquier dependencia, para los artculos que se solicitan por primera vez
para las necesidades de un programa o proyecto determinado, en nuevas
lneas de produccin o ventas.
Los datos que deben tener la solicitud y que deben figurar en el formato
preestablecido, son los siguientes:

Descripcin de l o los artculos por adquirir;

Cantidad necesaria y unidad de medida.

Fecha en que deben estar disponibles en el almacn.

Cuenta a la que se cargar.

Utilizacin que se dar al artculo;

Existencias disponibles y consumo pasado y presente;

Lugar donde debe ser entregado;

Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones respectivas.

Para que sean llenadas por Compras, se incluirn datos referentes al proveedor,
sobre:
-

Nombre y direccin;

Precio y condiciones de pago

Formas de embarque y embalaje;

Peso aproximado;

Nmero y fecha de pedido;

Fecha aproximada de entrega, a la cual se compromete el proveedor.

(2)

Ruta de la solicitud o requerimiento

Cuando es originada en cualquier dependencia

En este caso, la solicitud es enviada a almacn, donde se indicar si los artculos

solicitados existen en el almacn y la cantidad que existe. Adems se indica el
consumo pasado y presente. Con estos datos se remite la solicitud a Compras,
donde se establecer:
-

Necesidad de adquisicin;

Si la cantidad es o no correcta:

Qu proveedores pueden suministrarla;

Condicin en que solicitan los artculos, etc.

Considerando necesaria la compra, se procede a confeccionar la solicitud de

cotizacin, si se considera conveniente y se le remite a los proveedores seleccionados.

En caso contrario se devolver el requerimiento a la dependencia donde se
origin, indicando las razones que se han tenido en cuenta para no realizar la compra.

 Cuando es originada en el almacn

El almacn, llena todos los datos del formulario de requerimiento, indicando
adems el consumo del ao anterior, el consumo en el presente ao y la existencia
actual.
Hecho esto, remite el documento a Compras, donde se constatar si procede o no la
adquisicin, la urgencia que existe de las cantidades a pedir, etc, y en caso afirmativo
se proceder a confeccionar a solicitud de cotizacin. En caso contrario s devuelve
la solicitud, indicando los motivos por los cuales no procede la adquisicin.
d) SOLICITUD DE COTIZACIN O PROFORMA
1. Solicitud de cotizacin o proforma:
Si una solicitud de compras procede, dar origen a la solicitud de cotizacin o al
pedido de una proforma. Mediante este documento se establece contacto entre
compras y los proveedores, para determinar los mejores precios de adquisicin el
mejor tiempo de entrega, la forma como se efectuara la entrega, y sobre todo cul de
los proveedores es el que ms conviene. Para estos propsitos la solicitud de
cotizacin deber tener los datos siguientes.
a) Fecha de expedicin
b) Contenido que se solicita
c) Unidad de despacho
d) Descripcin y especificaciones del articulo
e) Lugar de entrega
f)

Plazo de entrega de la mercadera

g) Fecha de vencimiento en la prescripcin de las cotizaciones

h) Inspeccin a la que se someter al articulo solicitado.
Adems se debe solicitar informacin sobre:
a) Precios
b) Condiciones de pago
c) Plazos de entrega a la que compromete
d) Peso bruto aproximado.
Algunas condiciones especiales
Confeccionado este documento ser remitido a todos los proveedores que nos puedan
proporcionar los artculos solicitados.

2. Seleccin y eleccin de proveedores

Este aspecto es de responsabilidad exclusiva de compras quien de acuerdo con los
datos del registro de proveedores que posee, selecciona y elige a los proveedores a
quienes solicitara las cotizaciones o proformas. Hay que tener presente que cuando
menos deben solicitarse tres cotizaciones y que estas deben remitirse por duplicado,
para que una de las copias pueda ser utilizada por el proveedor. Es conveniente elegir
proveedores antiguos y nuevos a fin de diversificar el mercado. Al mismo tiempo que
se remiten las cotizaciones,(normalmente por escrito). Se confecciona una cuadro
comparativo denominado cuadro de anlisis de cotizaciones donde el dia que se
abren los sobres con las cotizaciones se anotaran los nombres y precios que ofrezca
cada proveedor, asi como las condiciones que se estipulen. Despus de efectuar el
anlisis respectivo, se anotara el nombre de quien atender a la empresa, exponiendo
en el cuadro, las razones por las cuales se le otorga la buena pro.
La fecha de vencimiento de presentacin de cotizaciones debe determinarse con
anticipacin para hacerla conocer a los proveedores de manera que aquellas que
lleguen a la entidad con posterioridad, no sean consideradas para el anlisis.
3.

FORMULACIN Y DISTRIBUCIN DEL REQUERIMIENTO Y DE LA

SOLICITUD DE COTIZACIN O PROFORMA.

El nmero de copias de cada uno de estos formularios, depende de la distribucin que

se les d, y para ello, hay que tener en cuenta a quienes les interesa
En caso de los requerimientos, conviene que el usuario disponga de una copia, lo
mismo que el almacn y compras, y que la copia del usuario, sirva al mismo tiempo
para dar a conocer el trmite seguido por la solicitud
4. RECEPCIN DE OFERTAS
Una vez vencido el plazo para la presentacin de ofertas es recomendable, sobre todo
si son escritas, esperar unos das para proceder a confeccionar el. Cuadro
Comparativo de Ofertas.
El anlisis de cotizaciones se debe completar en primer lugar, con las especificaciones
tcnicas. Se entiende que las especificaciones del requerimiento, que figuran en las
Solicitudes de Cotizaciones, son las mismas que deben reunir el material que
solicitamos; si alguna cotizacin no las cumple, por bajo que sea el precio no debe ser
tomada en cuenta. En este rubro tambin se debe poner nfasis en otros aspectos
importantes tales como:

Tiempo de entrega.

Tipo y condiciones de embalaje.

Forma de entrega.

Es decir, una oferta no es vlida si no cumple con lo solicitado.

Para este anlisis se puede hacer asesorar con personal tcnico especializado, para
que exista mayor seguridad en la evaluacin.
Inmediatamente despus de la evaluacin tcnica, se proceder a la evaluacin,
econmica, solo con las ofertas que resulten hbiles. El resultado de esta segunda
evaluacin es competencia y responsabilidad de economa o contabilidad, donde no
solo se debe tener en cuenta el precio de la mercanca, sino el costo total.
Se podra llevar este costo a Mercadera puesta en Almacn es decir el costo
considerando el flete y todos los otros conceptos que puedan incidir.
Podran existir ofertas muy interesantes en el precio, respecto a la cantidad, pero
Compras solo puede adquirir lo respaldado en el Requerimiento Cualquier cantidad
adicional, debe ser consultada con el usuario emisor del requerimiento y no debe
exceder el presupuesto de Compras, ni la capacidad de almacenamiento ni el tiempo
de obsolescencia del material.
La decisin no necesariamente puede ser para un solo proveedor, sino para ser
compartida entre varios. Esto ocurre muchas veces, incluso para un solo tem; y se
debe efectuar con el fin de evaluar nuevos proveedores. Negociacin es
recomendable negociar solo con la mejor o las dos mejores ofertas; de ninguna
manera con todas.
5. COLOCACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS (O/C) A PEDIDO. (VER ART.
393.E)
Seleccionado el o los proveedores, que proporcionara el o los artculos se proceden a
confeccionar la Orden de Compras o Pedido.
a) Este documento tiene la finalidad de autorizar al proveedor, para que envi y
cargue al comprador la mercadera o materiales especificados en l. Con este
documento, el comprador se compromete a abonar el valor de los artculos que
se reciban. Es decir es el documento que va a amparar oficialmente la
adquisicin; es por esto que las condiciones que en ella se estipulen deben ser
todo lo claro posible, en todos sus aspectos. Se debe tener en cuenta que en

caso de reclamo, solo se podr recurrir a lo indicado en la O/C y no a cualquier

otra apreciacin aunque figure en algn documento anterior.
b) En esta forma se ha establecido una relacin contractual entre el comprador y
el vendedor. Para que la O/C sea vlida, debe ser confirmada por el proveedor,
de lo contrario es solo un documento unilateral.
c) En el caso de no haber mediado cotizaciones y ofertas entre ambos elementos
ni Perdidos u O/C el problema es como hacer prevalecer el ofrecimiento de
negociar esa relacin contractual, la cual se establecer cuando el proveedor
acusa recibo y manifiesta su aceptacin. Podra colocarse una O/C abierta. Es
decir, un solo documento que ampare suministros parciales durante un cierto
periodo de tiempo. En este caso se debe tener mucho cuidado con las
condiciones de entrega, los plazos y sobre todo los precios. En las actuales
circunstancias es muy difcil asegurar un precio a firmar por un periodo de
tiempo en este caso se debe recurrir a precios escalonados o en su defecto a
una formula polinmica. Hay productos en que los precios son oficiales.
d) Hay clausuras de la O/C que deben ser coordinadas con el Departamento
Legal. Pero se debe tener en cuenta la Buena Fe sin esta, sin escoger
proveedores responsables y escrupulosos, cualquier clausula puede ser
vulnerada.
e) Cuando intervengan los intermediarios (Brokers), es necesario delimitar bien la
responsabilidad del suministro, pues estos normalmente, son responsables de
colocar el pedido y nada ms. Muy pocas veces se encargan de canalizar un
reclamo; por esto es conveniente escoger representantes oficiales, o adquirir
directamente el producto.
f)

Como en todos los pasos de Compras, debe existir una norma sobre las
aprobaciones (normas. Que debe tener una O/C es decir delimitar claramente
las responsabilidades y los montos que estas cubren. En la mayora de las
compras las rdenes de compra tipo A, (por los montos ms elevados) las
firma el Gerente General. Por montos menores, segn escala, ser necesario
la firma del Gerente Logstico, para montos ms reducidos, la autorizacin
puede recaer solo en el Gerente de Abastecimientos, el Jefe de compras, etc.
La responsabilidad de las firmas que respaldan una O/C, es mancomunada.

g) En algunos tipos de adquisiciones, sobre todo en fabricaciones por encargo, se

acostumbra a formular contratos. Estos, por ser especiales para cada caso,
dan ms respaldo legal al compromiso de ambas partes. Siempre debe
hacerse con asesora del Dpto. Legal.

h) Como punto muy importante se debe dejar establecido que en la O/C se debe
respetar la unidad de medida (U/M), ya que muchos proveedores cotizan en
unidades muy diferentes a las que se utilizan en la empresa. En este caso se
debe estipular la del proveedor y poner la equivalencia a la U/M interna, para
que al hacer el Ingreso a Almacn, no existan confusiones que puedan originar
posteriormente graves problemas contables e importantes diferencias en los
costos y en los inventarios.
i)

Luego de confeccionada la O/C, para el caso de las importaciones, se debe

iniciar la gestin para el trmite del pago correspondiente, ya sea por pago con
Carta de Crdito o Contra entrega de Documentos, (cobranza extranjera).
Tambin se debe indicar la contratacin especfica del seguro que ampare la
mercanca.

Por lo expuesto, se puede asegurar que la O/C o pedido, es el

documento ms

importante que

emite Compras,

por

lo tanto,

sus

estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debindose revisar a

menudo, para modificarla si fuere posible. La confeccin de este documento,
(Ver Seccin 2, Cap. X) se basa en la solicitud de compra o requerimiento,
debindose indicar datos como: Fecha de expedicin, Numero de orden (pre
impreso para su control), cantidad que solicita, unidad de despacho,
descripcin del artculo, instrucciones sobre entrega del artculo y expedicin
de embarque, facturacin y condiciones de pago, precios, situacin del
mercado,

naturaleza

de

la

mercadera,

firmas

autorizaciones

correspondientes, etc.

La distribucin del pedido interesa al proveedor, al almacn, a

contabilidad, al usuario y a Compras, por lo que el nmero de copias que
deben emitirse deben ser en un mnimo de seis, las cuales se confeccionan en
papeles de diferentes colores, a fin de facilitar su distribucin que puede ser:

Original:

Proveedor

Copia 1:

Compras (Registro)

Copia 2:

Compras (Seguimiento)

Copia 3:

Almacn (Recepcin)

Copia 4:

Contabilidad

Copia 5:

Usuario (Quien solicito el material)

En esta forma, al emitirse el Pedido se est informando a todos los

interesados de la adquisicin que se efecta y de la fecha aproximada en que
se contara los artculos.
6.

EL SEGUIMIENTO
Se entiende por seguimiento por las compras, el control que debe existir
para que los plazos determinados para cada proceso de adquisicin, se
cumplan. As tenemos que para completar la adquisicin de un requerimiento,
se debe cumplir, entre otras, las siguientes actividades:

Seleccin y eleccin de los posibles proveedores, (estudio de mercadeo).

Formulacin y distribucin de las cotizaciones o proformas.

Recepcin de ofertas

Anlisis de las ofertas y decisin tcnico-econmica.

Aprobacin y colocacin de la orden de compras (O/C).

Entrega de la mercadera a Recepcin.

Para cada uno de estos procesos se le estipula un tiempo que se
denomina Tiempo Tpico de Compra. Seguimiento controla que cada proceso,
se cumpla en este tiempo tpico, para evitar que se produzca una Activacin
al encargado respectivo.
Se entiende que estos tiempos deben ser calculados a base de la
experiencia y estadstica que se tengan. As mismo se debe tener en cuenta
que sean tiempos NORMALES. En algunos casos urgentes, estos tiempos se
reducen notablemente y en otros, se pueden prolongar. Hay que tener presente
adems, que para su efectivo seguimiento, debe disearse lo mas simple
posible y contemplar el control solo de los principales pasos, de lo contrario no
ser muy efectivo, ya que se puede llegar al caso de abrumar al agente
encargado, con actividades no necesarias.
La responsabilidad de Compras, no termina con la emisin del Pedido,
por cuanto uno de sus objetivos principales es mantener la continuidad de los
abastecimientos, es decir evitar que falten los artculos en los almacenes.
Por lo tanto al emitir el pedido y envirselo al proveedor, comienza por
Compras el mantenimiento del contacto con el fin de lograr que cumpla con
reunir los artculos solicitados en la fecha correspondiente.
Dentro de la dependencia de Compras, se encarga esta labor un
elemento denominado Seguimiento quien debe recibir copia del pedido, para

poder realizar su trabajo. La importancia de poder seguir el pedido es evidente,

ya que para mantener un programa ininterrumpido de produccin o de ventas,
es necesario contar con los materiales a tiempo.
En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, fecha que
figura en el requerimiento en la solicitud de cotizacin, en la cotizacin y por
ltimo en el pedido u O/C.
La tarea de Seguimiento consiste en:
-

Obtener acuse de recibo del proveedor.

Abrir un file a cada requerimiento y contemplar su control (al menos en

sus principales pasos).

Lograr una promesa de entrega, de acuerdo a las necesidades.

Comprobar los progresos en el cumplimiento del pedido.

Procurar que la promesa obtenida se cumpla.

Para llevar a cabo estas tareas, es necesario contar con los medios

necesarios y un sistema que permita recordar el reclamo que

haya que

efectuar. Este sistema vara segn la importancia de la entidad, pero sobre

todo en la necesidad o urgencia con lo que se requiere el material.
Los mtodos o sistemas a adoptar para efectuar el trabajo de
seguimiento de los pedidos, depende del ingenio y del conocimiento que de su
labor tenga el encargado de realizarla, y que pueden constar de
procedimientos grficos de control visible, de carpetas con indicacin de los
pedidos o con indicacin de los das del mes, con tarjetas de indicador de
plsticos, de pluming , etc.
Esta fecha, a la que se compromete el proveedor, debe ser tenida a la
vista por Seguimiento cuyo deber consta en procurar que se respete o
cuando menos enterarse, de los retrasos inevitables, con el tiempo suficiente
para que se pueda tomar una decisin y evitar rupturas de stocks,
(paralizaciones por falta de materiales).
Muchas compaas solo controlan aquellos productos que consideran
importantes, es decir, los que son indispensables para la produccin o la venta

y el control. Este sistema tiende a mantener el contacto en todo momento entre

las partes interesadas.
Sin embargo, a pesar que el sistema puede ser muy eficiente, en la
prctica puede fracasar. Por la falta de la persona que lo lleve a cabo con
ingenio y minuciosidad, que establezca una rutina para controlar los pedidos
para revisarlos, para examinar cuales debe reclamar, para hacer resaltar las
fechas de entrega, de lograr que el sistema establecido de los resultados que
conduzcan a mantener y cumplir con la continuidad en los abastecimientos.
En el Articulo 378 g se presenta un ejemplo de la forma como se podra
presentar el Procedimiento de Compras Locales, a incluirse en el Manual
respectivo) de una empresa.
7. ENTREGA DEL MATERIAL
Una vez confirmada la O/C por el proveedor, y salvadas las diferencias
que puedan existir, comienza a correr el plazo para la entrega del material.
En este paso debe intervenir principalmente Seguimiento quien
activara al proveedor en la fecha estipulada y gestionara el complimiento de la
mercadera en la forma correcta. En el caso de mercadera de importancia,
adems del embarque, hay que controlar y activar el desalmacenamiento. El
encargado de la verificacin cuantitativa y cualitativa es el Departamento de
RECEPCIONES de la empresa este departamento har las verificaciones
correspondientes con la O/C, planos catlogos y otro material y medios que en
ella se estipulen.
Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario,
laboratorio departamento de Control de Calidad, etc.
Si todo est conforme, emitir la NOTA DE INGRESO, una de cuyas
copias es enviada a compras (seguimiento).
De no estar la mercadera de acuerdo con la O/C, emitir una nota de
rechazo, y la regresara al proveedor, comunicando al Dpto. de Compras que es
el nico que debe hacer la coordinacin y/o reclamo correspondiente ante el
proveedor. Se decidir tambin el recargo del flete pagado innecesariamente.

8. FACTURACIN, PAGO Y CONTROL (Ver Art. 393.h).

De ninguna manera el file de una requisicin debe cerrarse con el
ingreso de la mercadera como comnmente ocurre. Es responsabilidad del
agente, (Seguimiento j, verificar que el pago del suministro se efectu de
acuerdo a lo pactado. De lo contrario puede originar problemas con los
proveedores que incidirn directamente en suministros futuros.
En muchas empresas la recepcin de las facturas no sigue un mismo
canal lo cual origina prdidas o traspapeleos. Debe existir un solo organismo
encargado de la recepcin de facturas de los proveedores y de los documentos
internos, (nota de ingreso, gua de remisin) quien previa revisin dar su V.
B para el pago correspondiente.
Toda dependencia debe auto controlarse para evaluar constantemente
el cumplimiento de sus objetivos. Es recomendable q estas evaluaciones sean
de conocimiento de las jefaturas respectivas para lo cual es necesario la
emisin de informes mensuales o quincenales. Para una dependencia de
compras los puntos ms importantes- entre otros- a ser evaluados son:
Requerimientos pendientes
Se debe hacer un balance, teniendo en cuenta los requerimientos
pendientes al inicio del mes, las ingresadas, las atendidas y las que quedan
pendientes a fin de mes.
Numero de itemes.
Igual que el nmero anotado a los requerimientos.
Nmero de compras urgentes
Se debe hacer, por motivos que originan la urgencia:

Falta de previsin

Demora en compras.

Agotamiento de stocks.

Mayores pagos por gestin de compras

Descuentos extraordinarios obtenidos;
Cumplimientos de los tiempos tpicos;
Cumplimiento de proveedores;
Nmero de quiebras de stock;
Por programacin;
Por demora en compras;

 Paradas o ventas dejadas de realizar por faltas de materiales;

Valorizacin de lo anterior;
ndice de Rotacin;
Cumplimiento de los programas;
Cumplimiento de los presupuestos;
Montos colocados en la O/C:

Nacional

Importacin

Caja chica