Introduccin a Access.......................................

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Tablas ........................................................ 12
Entrada de datos y bsqueda de datos.................... 29
Generador de Expresiones.................................. 47
Filtros y consultas............................................ 64
Consultas avanzadas............................................ 81
Elaboracin de informes....................................... 93
Funciones adicionales........................................... 110
Herramientas Access.......................................... 126
Introduccin a Access
1.1. Access como sistema gestor relacional
Access como sistema gestor relacional
En este punto vamos a definir en muy pocas palabras lo que es una base de datos, es una coleccin de datos,
ejemplos sencillos de bases de datos son un listn de telfonos, una chequera y ejemplos ms complejos de
bases de datos son, las facturas, una relacin de pedidos, etc. Adems Access es una Base de datos
relacional,esto quiere decir que permite relacionar diferentes tipos de informacin , de modo que se puedan
usar al mismo tiempo.
Elementos de una base de datos de Access
Lo ms importante en una base de datos es la informacin que posee. Pero en una base de datos hay otros
elementos importantes, a los que se les llama objetos.
La lista de objetos con los que trabaja un usuario es:
Tablas que contienen la informacin
Consultas que permiten hacer preguntas acerca de algunos datos o cambiar aspectos de los datos
Formularios permiten ver u editar la informacin
Pginas son archivos con formato HTML que permiten ver los datos de Access con Internet Explorer
Informes permiten resumir e imprimir datos
Macros que realizan una o ms acciones de las bases de datos de forma automtica
Los Mdulos son otros tipos de objetos con los que el usuario puede trabajar. Un Mdulo es un programa en
que se escribe con Visual Basic, para automatizar y realizar previo mandato las funciones de las bases de
datos.
Tablas
Toda la informacin que el usuario introduce en una base de datos de Access queda almacenada en tablas. A
continuacin se mostrar la figura de una tabla que pertenece a una base de datos.
Figura 1
Una tabla est formada por filas y columnas de valores. A las filas se las llama registros y a las columnas
campos.
En Access hay diferentes formas de crear tablas.

 Consultas
Se emplean para hacer preguntas sobre los datos. Pueden realizar preguntas en las que solo hay que buscar
algn registro en la tabla o consultas que afecten a varias tablas y criterios. Ejemplos de preguntas que
podemos realizar en las consultas son:
Qu clientes han encargado pedidos en los tres meses ltimos?
Con cuntos clientes nuevos he contactado esta semana?
Consulta de seleccin
La siguiente figura muestra una consulta que hace una bsqueda en la tabla. A estas consultas se les
llama Consulta de seleccin, encuentra todos los registros que corresponden a la pregunta formulada
y los expone una vez que la consulta se haya se haya ejecutado. Algunos aspectos sobre las consultas
que pueden resultar de inters para los usuarios son:
El nombre de los campos en la fila Campos, junto con las marcas de activacin en la fila
Mostrar, le dicen a Access qu campos son los que tiene que mostrar cuando se ejecute la
consulta
En la figura 2 podemos observar como se hacen las consultas. Primero el usuario deber elegir las
tablas que crea que le van a ser tiles de la ventana mostrar tablas y deber establecer las relaciones
entre las tablas (las relaciones se establecen entre campos que contengan la misma informacin). Una
vez que el usuario ha establecido las relaciones el siguiente paso es poner en la fila Campo el nombre
del campo que queremos que aparezca en la consulta y despus establecer los criterios para que slo
aparezcan determinados datos.
Figura2
Figura3
La figura 3 muestra una consulta en la que se pide los nombres de los grupos espaoles, Access busca
en una base de datos de msica todos los grupos que sean espaoles y los muestra en la consulta
Cuando se ejecuta una consulta, Access muestra los datos en Vista Hoja de datos, que es una simple
combinacin de filas y columnas de valores.(figura 3)
Otras consultas
Consultas de tabla referencia cruzada, estas consultas resumen los datos segn las
categoras de forma que se obtienen respuestas a preguntas como Cules fueron las ventas,
de lps de grupos espaoles, el ao pasado?, Estas consultas se pueden hacer con ayuda de
una Asistente para referencia cruzada, el asistente ayudar al usuario a plantear la consulta.
Consultas de creacin de tablas, cuando el usuario cambia una consulta de seleccin por
una consulta de creacin de tablas, los resultados se observan en una nueva tabla.
Consulta de actualizacin, el usuario puede realizar cambios globales en una tabla, como
cambiar los valores de una campo a la casilla superior etc.
Consulta de datos anexados, el usuario puede utilizar estas consultas cuando sesee aadir
informacin a una tabla con datos de otra.
Consulta de eliminacin, eliminan rpidamente grupos enteros de registros de una tabla, sin
que el usuario tenga que ir eliminndolos uno por uno.
Formularios
Cuando el usuario abre una tabla en Access se presenta en una hoja de datos.

En Vista Formulario el usuario puede ver todos los campos para el registro que escoja al mismo
tiempo. Al contrario que el la hoja de datos que el usuario tiene que recorrer toda la tabla para
encontrar el registro. El empleo de formularios nos facilita algunas tareas como aadir, editar o ver
datos.
Asistente para formularios y Autoformularios
Los formularios se pueden hacer con mayor rapidez utilizando la opcin de Autoformularios, que
permite crear los siguientes tipos de formularios sin la necesidad de dar ms informacin que la del
nombre de la tabla o de la consulta:
En columnas: Crea un formulario con un registro por pgina y los campos dispuestos en una
columna de la forma siguiente:
Tabular: Los campos se disponen en formato tabular, alineados en filas en vez de en
columnas:
Hoja de datos: Muestra registros mltiples en la ventana formulario, al igual que en la
ventana Tablas:
Objetos de formularios para fines especficos
Los formularios pueden incluir: hipervnculos con pginas Web u otros datos, objetos OLE, y otros
tipos de objetos con fines especficos
Informes
Los informes son otro tipo de objeto que se pueden usar en Access para ver o imprimir datos.
Con Access se pueden crear informes en blanco, aunque esto no ser necesario debido a todas las
herramientas disponibles para ayudar al usuario:
El Asistente para informes gua al usuario a travs de todos los pasos necesarios para
disear un informe.
El Autoinforme puede crear informes en columnas o tabulares
El Asistente para grficas le ayuda a crear todo tipo de grficas, desde grficas circulares,
hasta grficas en 3 dimensiones
El Asistente para etiquetas crea informes para imprimir etiquetas que se ajustan a formatos
predefindios
Macros
Una macro ejecuta de forma automtica uno o ms comandos de las bases de datos cuando se lo
ordena. Son muy tiles cuando el usuario realice funciones de forma repetida. Tipos de trabajos que
se pueden realizar con una macro:
Imprimir varios informes de fin de mes
Aadir un nuevo registro a una tabla, aadir la fecha y sus iniciales
Importar un archivo de datos, ejecutar consultas para formatear los nuevos datos y aadir la
informacin resultante a otra tabla de la base de datos
Imprimir cartas para clientes y aadir notas en los registros sobre cundo se enviaron las
cartas
Copiar datos de un formulario a otro
Una vez que la macro est creada el usuario la puede ejecutar a partir de la ventana de Base de datos o
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aadirla a un botn de comando en un formulario.

Asistentes
Una vez iniciado Access el siguiente paso es crear una base de datos o un proyecto para guardar su
trabajo. Para crear una base de datos con el Asistente siga los siguientes pasos:
Nada ms iniciar Access aparece una cuadro de dilogo, donde el usuario deber seleccionar
Asistente, Pginas y Proyectos de Bases de Datos de Access. Despus haga clic en el botn Aceptar
Haga clic sobre la nueva lengeta Bases de datos del nuevo cuadro de dilogo.
Haga clic sobre el icono Administrador de Contactos.
En el cuadro de dilogo Archivo Nueva Base de Datos que se abre, haga clic sobre Crear ( no es
necesario cambiar el nombre a la nueva base de datos)
En el primer cuadro de dilogo del Asistente haga clic en Siguiente
Seleccionar un estilo para la apariencia del formulario de la nueva base de datos y haga clic sobre
Siguiente
Escoja un estilo para sus informes y haga clic sobre Siguiente
Introduzca un ttulo para su base de datos y haga clic sobre Siguiente
Haga clic sobre Finalizar para crear la nueva base de datos y abrirla
Una vez creada la base de datos el usuario ver una ventana llamada Panel de control principal,
como el que se muestra en la figura
Esta opcin del Asistente, consta de una serie de formularios con fines concretos que trabajan como
mens. En los paneles de control hay botones sobre los que se puede seleccionar las funciones
deseadas o se puede salir de la base de datos
La ventana Base de Datos
Todas las Bases de Datos tienen una ventana de Bases de Datos donde podemos encontrar los
siguientes objetos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Tambin tienen su
propia barra de herramientas con botones para las siguientes acciones:
Abrir se emplea para abrir un objeto de la base de datos, para trabajar con el
Diseo cambia el diseo del objeto seleccionado
Nuevo crea un nuevo objeto de la base de datos
Vista previa (informes) se ve un informe en la ventana vista previa
Ejecutar (Macros y Mdulos) crear un macro o un mdulo
Crear y abrir objetos
En Microsoft Access 97 podemos crear objetos personalizados con los mdulos de clase. Se
puede usar un mdulo de clase para crear una definicin para un objeto personalizado. El
nombre con el que el usuario guarda el mdulo de clase se convierte en el nombre del objeto
personalizado. Los procedimientos pblicos (Sub o Function) definidos en un mdulo de
clase se convierten en mtodos personalizados del objeto, otros procedimientos pblicos
(Property Let, Property Get, Property Set) se convierten en propiedades del objeto.
Una vez definidos los procedimientos dentro del mdulo de clase, el usuario puede crear el
nuevo objeto creando una instancia (Objeto creado desde la clase que contiene su definicin)
de la clase.
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Para Abrir un objeto desde Microsoft Access 97 el usuario deber ir a la pestaa del objeto
que desee abrir seleccionar el objeto que desee abrir y pulsar el botn abrir para abrir en vista
objeto o diseo para abrir el objeto en vista diseo.
Barra de Herramientas
Una barra que contiene un conjunto de botones, mens u otros controles en los que se puede
hacer clic para realizar comandos de men de uso frecuente.
Nota En Microsoft Access 97, se han combinado las barras de herramientas y los mens en
una nica entidad, llamada "barra de herramientas" en la interfaz de usuario y "barras de
comandos" en Visual Basic. Las barras de herramientas pueden ser de alguno de los
siguientes tipos: barra de mens, barra de herramientas o mens emergentes (mens
contextuales, mens desplegables o submens).
Podemos crear nuevas Barras de Herramientas en el men Ver Barra de Herramientas
Personalizar. Cmo? En la ficha Barra de herramientas elija Nueva. En el cuadro Nombre
de la barra de herramientas, escriba el nombre que tendr la nueva barra y pulse el botn
Aceptar. En la ficha Barra de herramientas pulse en propiedades y establezca las
propiedades que ms le convenga, despus pulse cerrar .La nueva Barra de herramientas se
encuentra detrs de la ventana personalizar. Por ltimo una vez creada la barra el usuario
deber aadir los botones que le sean necesarios.
Abrir y cerrar una base de datos
Para Abrir una base de datos tiene varias opciones:
En el men Archivo ejecute Nuevo y seleccione una de las bases de datos que
aparecen justo encima de la opcin Salir. Esta lista muestra las bases de datos que
han sido utilizadas ms a menudo
Haga doble clic sobre el nombre de una base de datos desde el Explorador de
Windows
Haga clic sobre el botn Abrir de la barra de Herramientas
Haciendo clic sobre el botn derecho del ratn sobre la barra de ttulo o sobre el rea
gris de la ventana Base de datos y seleccionar Abrir
Ejecutando el comando Abrir del men principal de Access Archivo
Pulsando CTRLO
Todas las opciones, excepto las dos primeras muestran un cuadro de dilogo Abrir como
mostrar la siguiente figura. En ese cuadro el usuario podr seleccionar una base de datos
para trabajar con ella.
Para Cerrar una base de datos se pueden seguir cualquiera de estas dos opciones:
Hacer clic sobre el botn cerrar de la ventana Base de datos
Ejecutar el comando cerrar del men Archivo
Si est trabajando con una base de datos creada con el Asistente , tambin puede cerrarla
desde la ventana del panel principal haciendo clic sobre cerrar esta base de datos.
Cambiar el diseo de un objeto
Una vez creado un objeto, el usuario puede cambiar su diseo con el botn diseo de la
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ventana Base de Datos, previamente a de seguir los siguientes pasos:

En la ventana Base de Datos, haga clic sobre la pestaa que contenga el tipo de objeto con el
que quiere trabajar.
Seleccione el nombre del objeto con el quiere trabajar en la ventana Base de Datos.
Haga clic sobre el botn diseo.