FUNCIONES AVANZADAS DE WORD

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como
todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas, una de estas es la de Combinacin de
correspondencia.
Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar
ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya
dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de
los servicios bsicos, donde en un solo formato de
documento, los datos cambian segn el cliente.
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010
nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por
ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la
persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la impresin
de sobres, etc.
Para emplear la funcin Combinar Correspondencia, necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook

EJERCICIO DE APLICACION
El siguiente ejercicio consiste en el envi de
una carta, ofreciendo los servicios de una
empresa de suministros de oficina. Lo que
haremos es que podamos personalizar la
carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos
que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo:
Nombre, Direccin, Empresa, Profesin, tal
como lo muestra la imagen:

a. Es recomendable tener clara donde quedan guardados los datos del archivo de Excel para el momento de
combinar la base de datos con la carta.
b. Abrimos el documento donde tenemos la carta o donde la vamos a redactar.

c. Clic en la ficha correspondencia Combinacin de Correspondencia

d. Iniciar combinacin de correspondencia - Seleccionamos asistente de correspondencia
e. Comenzamos con el asistente de correspondencia
Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
Utilizar el documento actual y siguiente
En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre
EXAMINAR (que est en el cuadrado azul). Ac es donde buscamos nuestro archivo excel.
Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como esta.

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente
aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignacin de los
campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Para asignar manualmente los campos, para esto presionamos en Ms

Elementos, arrogando una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte
sobre el campo y luego INSERTAR. no se preocupes si el campo no est
donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar
y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el
campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma

<<Nombre>>, es solo el nombre del campo, quedando de esta forma
en el documento.
Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de correspondencia y luego seleccionar,
vista previa y puedes ver cmo cambia con los controles.

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de qu trata la herramienta y un poco de paciencia.
Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar puedes escoger
entre:
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes al
nmero de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato
Pdf.

3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir
uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook.
LA PESTAA CORRESPONDENCIA

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas
y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa:

Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para

realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el
asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil
localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento
para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin
podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte
en la creacin de la carta.

SOBRES Y ETIQUETAS
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes
con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial,
necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos
centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:

Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de
forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de Microsoft Office.

La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de
correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos
seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin.

Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre.
Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la
bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir
la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es
bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto
perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y
establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se
aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar
los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos
visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms
sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite importar los contactos de
Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado.

Siempre podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que deberemos
hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de
franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible
realizar tal operacin.

CREAR FORMULARIOS EN WORD

La principal ventaja de este tipo de documentos es que podremos compartirlo con terceras personas para que rellenen los datos en l.
El usuario no podr modificar el diseo del formulario, slo introducir los datos.

PREPARACIN PREVIA DEL DOCUMENTO Y EL ENTORNO:

a.

Abre un documento en blanco de Word y edtalo para conseguir

que presente el aspecto de formulario. De momento slo debers
preocuparte del texto fijo, sin incluir controles de ningn tipo.

b.

Guarda el documento y llmalo Formulario de Inscripcin

CREACIN DEL FORMULARIO:

a.

b.

Para insertar los controles necesitaremos utilizar la ficha Programador de la cinta. Si no se muestra, haz clic
en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activa la casilla de la ficha en la columna de la derecha. Luego,
pulsa Aceptar.
Pon el punto de insercin frente a la celda columna Nombre

c.
d.
e.
f.

En la pestaa Programador, grupo Controles, pulsa el icono Texto

.
Introduce otro control de Texto para los campos direccin, telfono, e-mail y alergias/enfermedades.
Introduce un Cuadro de lista
para los campos Dpto, Pas, Eps, Arp, Fondo Pensiones, Tipo Sangre
Introduce un cuadro de Control de Contenido Selector de Fecha para el campo Fecha Nac.

MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE ALGUNOS CONTROLES.

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Haz clic sobre el control Cuadro de lista y pulsa el botn Propiedades del grupo Controles. Vamos a introducir los valores que
el usuario puede elegir.
En la lista de valores inferior, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. As eliminamos la opcin de ejemplo.
Pulsa en Agregar.
Escribe Armenia y pulsa Aceptar.
Repite los dos ltimos pasos para introducir 10 ciudades del mundo.
Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabticamente.

g.
h.
i.

Pulsa Aceptar.
Selecciona el control de texto que est junto a Alergias/Enfermedades: y pulsa el botn Propiedades.
Marca la opcin Permitir retorno de carro para poder escribir varias lneas y pulsa Aceptar.

A CONTINUACIN, MODIFICAREMOS LOS TEXTOS INFORMATIVOS QUE SE MUESTRAN EN LOS CONTROLES

CUANDO STOS AN NO HAN SIDO RELLENADOS.
a.
b.
c.

Activa el Modo Diseo pulsando en

.
Pulsa sobre el control de texto del Nombre y borra su contenido. Escribe Introduzca aqu su nombre.
Repite la operacin con el resto de controles

d.

Ya puedes hacer clic de nuevo en el botn

para ver el resultado.

Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que rellenen el formulario con
sus datos modifiquen SU DISEO Y CONTENIDO.
a.
b.
c.
d.
e.

En la ficha Programador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edicin.

Se abrir el panel Restringir formato y edicin. Marca la opcin Permitir slo este tipo de edicin en el documento.
En el desplegable elige Rellenando formularios.
Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegrate de que has desactivado el Modo Diseo.
Establece una contrasea y pulsa Aceptar.

POR LTIMO, VAMOS A GUARDAR ESTE DOCUMENTO COMO UNA PLANTILLA.

a.
b.
c.
d.

Haz clic en Archivo > Guardar como.

En nombre escribe: Formulario de Inscripcin. En tipo de archivo escogeremos Plantilla de Word (*.dotx).
Pulsa Guardar. Ahora tendrs, por una parte el documento normal de tipo docx, sin controles, y la plantilla con el formulario
completo, de tipo dotx.
Cierra el panel y el documento.