Buscar o melhor custo dentre opes reais

Procedimentos e Atividades do Setor de Compras.

-Analisar novos empreendimentos e sua localidade certificando que temos
fornecedores cadastrados para o fornecimento de materiais e insumos. Caso
contrario, alimentar planilha conforme modelo, confirmando que temos
fornecedores que possam nos atender diante nossas necessidades e
exigncias.
-Acompanhar relatrio de necessidade de compra via sienge, fazendo
cotaes dos insumos necessrios para o perodo analisando prioridade de
acordo com sua logstica e disponibilidade (prazo de entrega).
-Manter fornecedores alternativos que possam ser acionados caso ocorram
imprevistos na entrega, visando reduo de tempo de resposta para
eventuais problemas relacionados ao fornecimento de seus prprios
servios.

Negociaes:
Por intuito de evitar o prolongamento das negociaes com os
fornecedores, estipular e informar o fornecedor que temos um prazo
de 3 (trs) dias, para propostas e contrapropostas, ao finalizar as 72
horas o fornecedor que tiver o menor preo vence a cotao.
Compras extras sienge:
O sienge controla compras somente destinadas obra de
loteamentos, para compras de insumos ou servios no destinados ao
mesmo, alimentar planilha em Excel conforme modelo, com finalidade
de controlar datas de vencimentos, criar PRVs que so previses
financeiras para estimar gastos.
Contratos
Os contratos de prestao de servios e/ou fornecimento de
materiais, somente sero assinados pela diretoria aps aval e
carimbo dos responsveis pela consultoria jurdica. Da formalizao
dos contratos, encaminhar para empresa que fornece consultoria para
Soma urbanismo, o objeto do servio junto ao escopo, prazo de
execuo e pagamento, dados do contratante e contratada para a
elaborao do contrato estruturado o bastante para prevenir a
empresa de aes externas. Logo criar cadastro de contrato via
sienge, junto com previses financeiras, e anexar contrato ao
cadastro e arquivar em sua devida pasta.

Relao do Setor de Compra com os outros setores da

empresa.
Obra:
Analisar periodicamente as solicitaes de compra vinda da obra,
para melhor atender a demanda e evitar o esquecimento.
Enviar ao almoxarifado os pedidos de compra assim que realizados,
para assegurarmos o recebimento de somente aquilo que compramos
e nas especificaes e quantidades do pedido.
Cobrar semanalmente o consumo de insumos de cada obra, realizada
pelo tcnico via sienge, para o controle de movimentaes de
estoque.
Financeiro:
Encaminhar Nota fiscal para o setor financeiro com prazo suficiente
para a mesma ser lanada em no mnimo de dez dias.
Acompanhar relatrio de contas a pagar para auxilio de vencimento
de notas fiscais, evidenciando previso de pedido de compra e
previso de contrato, corrigindo as previses caso necessrias,
acertando valores e vencimentos.
Controlar Notas fiscais enviadas para o setor financeiro via excel
conforme modelo, evitando que a mesma nf seja enviada mais de
uma vez para o setor, que por sua vez pode duplicar o pagamento.
Compras de valores acima de x, comunicar o setor antes de fechar
negociaes, procurando estabelecer o fluxo de caixa da empresa,
para poder saber o quanto podemos pagar.
Aprovao:
Negociaes referentes a servios topogrficos devem ser
encaminhadas ao setor de compras aps a solicitao feita ao
prestador, assim o setor negocia valores e prazos e controla da
devida forma utilizando o sienge.
Acompanhar evoluo de contratos referente aprovao de
loteamentos, junto ao setor, no qual que informa o andamento e
autoriza pagamentos.
ESTOQUE:
Organizao da Armazenagem:

Local deve estar limpo

Isolado de Agentes fsicos e qumicos, que possam prejudicar os
produtos armazenados.
Proteger os Materiais do Calor Excessivo e luz do sol
Os materiais no podem ter contato direto com o cho
Isolado de locais onde se conservem ou consumam alimentos,
bebidas, medicamentos e etc.
Evitar o acesso de pessoas no autorizadas.
Os materiais devem estar organizados por grupo
Recebimento de Mercadorias:
Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de
materiais;
Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est
autorizada;
Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de
Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
Proceder a conferncia visual, verificando as condies de
embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se
for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos
documentos;
Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais
recebidos;
Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;
Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de
pagamento ao fornecedor;
Liberar o material para estoque no almoxarifado;
Deveres do responsvel
Promover o manuseio seguro dos produtos, atuando da entrada e
sada destes do armazm;

Manter uma rea de circulao. Esta deve, pelo menos, ter um

corredor central orientado para a porta principal do armazm, e
corredores secundrios, separando as diversas reas;
Manter um afastamento de, entre 30 e 50 cm, entre as paredes
laterais e as pilhas de produtos (alm de funcionar como rea de
ventilao, permite localizar e identificar vazamentos);
Manter os rtulos existentes nas embalagens sempre voltados para o
lado de fora da pilha (fcil identificao);
Avaliao de Fornecedores
A avaliao de fornecedores deve obedecer aos seguintes parmetros:
Quantidade entregue.
Avarias.
Prazo.
Local de Entrega.
Essas Atividades devem ser feitas em conjunto entre setor de compras e
almoxarifado.

Fornecedores alternativos.
O que compramos ? como armazenamos ?

O Problema

Falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos

procedimentos.

Ocorrem diverso atropelos e a rea de compras apenas

tiradora de pedidos, de forma que o comprador est
freqentemente vendido no processo, isto , no respeitado.

Ocorrem compras emergenciais em grande proporo.

Processos de compras consomem tempo dos compradores,

dificultando visitas aos fornecedores.

Compradores investem expressivo tempo em cotaes

antecipadas, que depois so abortadas.

fornecedores alternativos.

Ainda compramos servios avulsos, ao invs de consolidarmos

um contrato mais abrangente.

Faltam controles, e no podemos ficar s dependentes da

disciplina das pessoas.