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JUNIO - 2003
Indice
I.-
Introduccin.........................................................................................................
II.-
Objetivo...............................................................................................................
III.-
IV.-
Normas ...............................................................................................................
V.-
Procedimientos ..................................................................................................
1.-
1.3.- Descripcin........................................................................................
11
13
2.-
14
14
14
2.3.- Descripcin........................................................................................
16
18
3.-
19
19
19
3.3.- Descripcin........................................................................................ 20
3.4.- Diagrama de Flujo ..............................................................................................
4.-
22
23
23
23
4.3.- Descripcin........................................................................................ 24
4.4.- Diagrama de Flujo ..............................................................................................
5.-
27
28
28
28
5.3.- Descripcin........................................................................................ 29
5.4.- Diagrama de Flujo ..............................................................................................
31
32
33
6.-
34
34
34
35
36
7.-
37
37
37
7.3.- Descripcin........................................................................................ 39
7.4.- Diagrama de Flujo ..............................................................................................
41
42
43
8.-
44
44
44
8.3.- Descripcin........................................................................................ 45
8.4.- Diagrama de Flujo ..............................................................................................
VI.-
46
47
INTRODUCCION
I.- I N T R O D U C C I O N
Tienen como finalidad fundamental el orientar las acciones del personal que integra el
rea de contabilidad y a quienes no estn familiarizados con este tipo de actividades,
de tal forma que la realizacin y el cumplimiento de las mismas puedan efectuarse sin
contratiempo a falta de los responsables directos de ello.
OBJETIVO
II.- O B J E T I V O D E L M A N U A L
Integra los procedimientos a travs de los cuales se orientan las actividades del rea
contable tanto para definir, registrar y asignar los montos y movimientos que han de
aplicarse a las cuentas y subcuentas de conformidad a las operaciones que realiza la
delegacin durante la aplicacin del presupuesto de gastos, as como los ingresos
por contratacin y cobranza. Se encuentra conformado de 45 hojas utiles y tiene
vigencia a partir de la fecha en que se autorize.
MARCO JURIDICO
III.- M A R C O J U R I D I C O
El marco jurdico que rige a la Comisin para la Regularizacin de la tenencia de la
Tierra, en lo que se refiere a la contabilidad, esta contenido en la ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Publico Federal.
MARCO JURIDICO
Ley de Planeacin.
Publicada en el D. O. F., el 5 de enero de 1983.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Publicada en el D. O. F., el 14 de mayo de 1986.
Ley Federal de Procedimientos Administrativos.
Publicada en el D. O. F. , el 4 de agosto de 1994
Ley de adquisiciones y Obras Pblicas.
Publicada en el D. O .F., el 30 de diciembre de 1993 y sus reformas.
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
Publicado en el D. O. F., el 18 de noviembre de 1981 y sus reformas.
Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales
Publicado en el D. O. F. el 26 de enero de 1990
Condiciones Generales de Trabajo de la Comisin para la Regularizacin de la
Tenencia de la Tierra. 01-X-1981
NORMAS
IV.-NORMAS
Elaborar con la periodicidad que le sea requerida por el Jefe del Departamento de
Contabilidad de oficinas centrales, los diferentes informes, registros contables o
cualquier evento econmico que afecte a las operaciones de la delegacin.
Ser responsable del cuidado, uso y operacin correcta del equipo de computo
instalado dentro de las reas a su cargo, se regir conforme a la normatividad
establecida por la direccin de planeacin y sistemas de oficinas centrales.
NORMAS
Ser responsable de que todo pago que se efecte en la delegacin rena los
requisitos establecidos en el manual de normas y procedimientos.
delegacin, y que tenga relacin con la operacin de esta misma, deber contener los
requisitos fiscales, que se establecen en el cdigo fiscal de la federacin.
CUARTA.- Los registros contables que se lleven a cabo, debern realizarse de acuerdo
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
POLITICAS DE OPERACION
1. Para constituir el fondo fijo, cada Delegado o Encargado Estatal deber valorar la
necesidad que tenga, tanto la Delegacin, como su (s) Subdelegacin (es), en su caso,
de contar con un fondo fijo, para que de asi considerarlo conveniente, asigne de su
presupuesto la cantidad de hasta $ 1000.00 (un mil pesos 00/100 M.N.) a la
Delegacin y hasta $ 500.00 (Quinientos pesos 00/100 M.N.) por subdelegacin, con lo
cual quedara constituido el fondo fijo.
PROCEDIMIENTOS
4. Cada vez que se solicite la reposicin de los gastos efectuados con el fondo fijo, estos
debern ser comprobados con documentos que renan los requisitos fiscales que
marca el Cdigo Fiscal de la Federacin.
5. Los documentos que se mencionan en el punto cuatro, debern ser expedidos a
nombre de la Comisin para la Regularizacin de la Tenencia de la Tierra, no tener
alteraciones ni tachaduras, mostrar claramente el concepto de su expedicin e importe
y mostrar el sello de pagado.
6. Todos
los
comprobantes
que
se
integren
al
reembolso
debern
pegarse
PROCEDIMIENTOS
8. El reembolso correspondiente ser efectuado una vez que se hayan cubierto los
lineamientos que marca la norma.
DESCRIPCION NARRATIVA
Delegado
1.1
2.
Subdelegado
administrativo
2.1
Contador
3.1
Subdelegado
administrativo
Contador
o 4.1
5.1
Contador
6.1
Delegado
subdelegado
administrativo
7.1
Contador
8.1
DESCRIPCION NARRATIVA
9
Secretaria o
Contador
9.1
10
Subdelegado
Administrativo
9.1
10
Contador
10.1
DIAGRAMA DE FLUJO
Subdelegado
Administrativo
Contador
Secretaria
INICIO
1.1
AUTORIZA EL FONDO
FIJO
OFICIO
CONTROL
OFICIO
2.1
RECIBE DEL
DELEGADO EL
MONTO
AUTORIZADO Y
FIRMA CARTA
RESPONSIVA
OFICIO
3.1
REGISTRA EL
MONTO
AUTORIZADO
SEGN CARTA
RESPONSIVA CON
CARGO A
RESPONSABLE
DEL FONDO FIJO
4.1
ELABORA EL CHEQUE,
LO PASA A FIRMA Y SE
LO ENTREGA AL
RESPONSABLE DEL
FONDO FIJO
CONTROL
ES
CORRECTO
NO
4.2
ACLARA
ERRORES U
OMISIONES
SI
4.3
SE ENTREGA
AL
CONTADOR,
QUIEN
RECIBE Y
REVISA LA
POLIZA
CHEQUE Y
DETERMINA
LA
AFECTACIN
CONTABLE
TERMINA
OBJETIVO
Clasificar, codificar, registrar y cargar en el sistema de computo las transacciones que
realiza la delegacin y que afectan alguna cuenta bancaria, a fin de identificar durante la
presentacin de los estados financieros del organismo la fecha y el saldo que presenta
cada una de estas como consecuencia de los movimientos que se efecten en cada
periodo.
POLITICAS DE OPERACION
1. El manejo de la cuenta de bancos debe ser bajo el esquema de firmas mancomunadas
3. En el caso de cuentas de cheques estas debern ser del tipo productivas, esto es, que
generan intereses.
4. Es obligatorio efectuar las conciliaciones bancarias, al cierre de cada mes, y hacer los
reclamos oportunamente ante el banco por las diferencias o faltantes de depsitos.
5. En ningn momento los saldos contables que muestren las balanzas de comprobacin
sern del tipo acreedor (saldos en rojo).
Para Cubrirle al personal de la delegacin los sueldos o viticos y gastos de traslado a los
que son comisionados al algn lugar, se deber expedir cheque nominativo, cuando el
monto sea mayor a $500.00(Quinientos pesos 00/100 M.N.) con IVA incluido y el cheque
no contendr la leyenda antes mencionada. Si el monto a pagar es menor a $500.00
(Quinientos Pesos 00/100 M.N.) se pagara con el fondo fijo, siempre y cuando rena los
requisitos que establecen las normas para el uso del mismo.
DESCRIPCION NARRATIVA
Delegado
1.1
Subdelegado
Administrativo
2.1
Contador
3.1
Contador
4.1
Subdelegado
Administrativo
5.1
Contador
6.1
Contador
7.1
DESCRIPCION NARRATIVA
Auxiliar Contable
8.1
DIAGRAMA DE FLUJO
Subdireccin de
Finanzas
Subdelegado o Encargado
Administrativo
INICIO
1.1
RECIBE DE LA
SUBDIRECCIN DE
FINANZAS LA
MINISTRACION
MENSUAL DEL
PRESUPUESTO
AUTORIZADO
OFICIO
2.1
RECIBE DEL
PROVEEDOR LAS
FACTURAS O
COMPROBANTES
PARA PAGO
OFICIO
CONTROL
OFICIO
4.1
3.1
RECIBE LAS
FACTURAS PARA
PAGO Y LAS
REVISA DE
ACUERDO A LO
ESTABLECIDO EN
EL CODIGO FISCAL
DE LA
FEDERACIN.
RECIBE LA
DOCUMENTACIN Y SI
EXISTIESE ALGUNA
INCONSISTENCIA,
REALIZA LOS TRAMITES
PARA CANJEAR O
CANCELAR LOS
DOCUMENTOS EN
CASO DE NO CUMPLIR
CON LOS REQUISITOS
ESTABLECIDOS EN EL
CODIGO FISCAL DE LA
FEDERACION
CONTROL
ES
CORRECTO
NO
4.2
ACLARA
ERRORES
U
OMISIONES
SI
4.3
ENTREGA AL
AUX.CONTABLE
LA POLIZACHEQUE JUNTO
CON LA
DOCUMENTACI
N SOPORTE Y
DETERMINA LA
APLICACIN
CONTABLE QUE
DEBERA
REALIZAR Y LA
CAPTURA AL
SISTEMA
CONTABLE
TERMINA
OBJETIVO
Registrar los movimientos contables a travs de la captura de plizas en el Sistema de
Contabilidad, con la finalidad de llevar un control de los movimientos que cada mes
deben registrarse, as como la numeracin y tipo de plizas segn se trate el registro.
POLITICAS DE OPERACION
DESCRIPCION NARRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS EN EL SISTEMA
CONTABLE
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1.
Auxiliar Contable
1.1
Recibe la documentacin para codificacin, determina
las cuentas contables que debern afectarse y elabora la
pliza en excel o formato comercial.
2
Encargado
2.1
Revisa la codificacin y firma de autorizado la pliza
Administrativo
para su captura en el Sistema de Contabilidad.
3
Auxiliar Contable
3.1
Recibe la pliza autorizada y captura en el sistema
Contable los movimientos.
3.2
Imprime la Pliza y valida contra pliza comercial a fin de
detectar errores en captura.
3.3
Si la pliza contiene errores, regresa al Sistema
Contable, corrige en pantalla e imprime nuevamente.
3.4
Si la pliza es correcta, imprime la pliza, recaba firmas
de Elaborado, Revisado y Autorizado y archiva con sus
respectivos comprobantes.
LA DOCUMENTACIN ESTA INTEGRADA
CORRECTAMENTE Y EN SU TOTALIDAD
4
Auxiliar Contable
4.1
4.2
4.3
Depto.Contabilidad 5.1
Oficinas Centrales
5.2
5.3
Auxiliar Contable
6.1
DIAGRAMA DE FLUJO
Auxiliar Contable
Depto. de Contabilidad
Oficinas Centrales
Auxiliar Contable
3.1
1.1
INICIO
RECIBE Y ANALIZA LA
DOCUMENTACIN,
DETERMINA LAS
CUENTAS CONTABLES
QUE DEBERAN
AFECTARSE Y
ELABORA LA POLIZA EN
FORMATO DE EXCEL O
COMERCIAL
RECIBE LA POLIZA
AUTORIZADA Y
CAPTURA EN EL
SISTEMA
CONTABLE LOS
MOVIMIENTOS.
2.1
REVISA LA POLIZA
Y
DOCUMENTACIN
SOPORTE Y
AUTORIZA PARA
SU CAPTURA
3.2
IMPRIME LA
POLIZA Y VALIDA
CONTRA
DOCUMENTO
COMERCIAL A FIN
DE DETECTAR
ERRORES EN
CAPTURA
5.1
RECIBE RESPALDO,
Y REVISA
QUE LA
INFORMACIN
HAYA SIDO
APLICADA
CORRECTAMENTE
Y EN SU TOTALIDAD.
POLIZA
CORRECTA
NO
3.3
SI
3.4
CORRIGE
LA POLIZA
EN
PANTALLA
INFORMACI
N CORRECTA
IMPRIME
POLIZA
Y RECABA
FIRMAS
NOTIFICA A
LA
DELEGACI
N DE
ERRORES O
FALTA DE
REGISTROS
PARA SU
CORRECCI
NO
COMPLEME
NTO.
ARCHIVOS
COMPLETOS
NO
4.3
SE
COMPLEME
NTA LA
INFORMACI
N CON
TODOS LOS
REGISTROS
QUE NO SE
HABIAN
INCLUIDO
NO
5.2
SI
4.1
REALIZA UN
RESPALDO
DE SU
INFORMACI
N, Y ENVIA A
OFICINAS
CENTRALES
VIA
INTERNET
PARA SU
REVISIN
SI
5.3
AUTORIZA A
LA
DELEGACI
N LA
IMPRESIN
DE
BALANZA,
AUXILIARES
Y DIARIO
GENERAL Y
LA
CREACIN
DEL
SIGUIENTE
PERIODO DE
TRABAJO,
AS COMO
TRASPASO
DE SALDOS.
6.1
UNA VEZ REALIZADO RESPALDO
DEL MES, SE PROCEDE A LA
CREACIN DEL SIGUIENTE
PERIODO DE TRABAJO,
TRASPASANDO SALDOS FINALES
AL NUEVO MES.
TERMINA
POLITICAS DE OPERACION
de nueva creacin
DESCRIPCION NARRATIVA
1.
DESCRIPCION NARRATIVA
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
6.2
7.1
Encargado del
modulo en la
delegacin
Encargado de
8.1
ingresos
8.2
8.3
9
10
11
12
Encargado de
contabilidad
Encargado de la
delegacin
Encargado de
contabilidad
9.1
Depto. de
Tesorera
12.1
10.1
11.1
12.2
13
Encargado de
contabilidad
13.1
ACTIVIDAD
Remite al encargado de ingresos el reporte de cobranza.
Remite solicitud de regularizacin y rectificacin de
crdito, junto con los comprobantes de pago al encargado
de ingresos.
Elabora el reporte de regularizacin de crdito, el de
rectificaciones y redocumentaciones, los cuales deben
coincidir con los pagos, fichas de deposito y pagares.
Elabora concentrado de ingresos por mes donde integra
por ejido los reportes de regularizacin de contado; Los de
crdito; los de rectificaciones; las redocumentaciones y los
reportes de cobranza, asimismo el ingreso que tubo cada
ejido queda reflejado en las fichas de deposito, el
concentrado de ingresos debe ser cuadrada con el
efectivo
Elabora pliza de ingresos teniendo como soporte la hoja
de trabajo, en esta deben cuadrar los cargos y los abonos
y se debe pasar al rea de contabilidad.
Para su captura en el Sistema de Contabilidad.
Captura la pliza en el sistema de contabilidad.
Enva concentrado de ingresos a Oficina Central para su
revisin con el sistema de contabilidad.
Contabiliza pliza de la cuenta de captacin, para ser
retiradas por el departamento de Tesorera en Oficina
Central.
Retira el ingreso de la cuenta de captacin de la
delegacin
Contabiliza el retiro de la cuenta de captacin a la cuenta
de Oficina Central.
Elabora conciliacin Bancaria de la cuenta de Captacin.
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargado
de Ingresos
Encargado
de Cobranza
4.1
INICIO
1.1
ELABORA CEDULA DE
PRESUPUESTO Y
SOLICITUD DE
REGULARIZACION
ESPECIFICANDO SI SON DE
CREDITO O DE CONTADO
FIRMADAS POR EL
INTERESADO Y DELEGADO
ESTATAL
ELABORA REPORTES DE
REGULARIZACION DE
CREDITO Y CONTADO
LOS CUALES DEBEN
COINCIDIR CON LOS
PAGOS Y FICHAS DE
DEPOSITO
2.1
SOLICITUD
EL
ENCARGAD
O DE
CONTRATAC
IN
ELABORA
RECIBO DE
PAGO
ESPECIFICA
NDO EL
ANTICIPO
1.4
CONTADO 1.2
EL
ENCARGAD
O DE
CONTRATAC
IN DEBERA
ELABORAR
RECIBO DE
PAGO EL
CUAL DEBE
SER
FIRMADO
POR EL
CAJERO Y
SELLO DEL
MISMO
2.1
SE ELABORA
PAGARE
INDICANDO
EL ANTICIPO
PAGADO Y
LAS
MENSUALID
ADES A
PAGAR
DEBERA SER
FIRMADO
POR EL
ADQUIRIENT
E.
7.1
3.1
SE REMITE
SOLICITUD
DE
REGULARIZA
CION,
RECTIFICACI
N,
REDOCUME
NTACIN,
CONTADO Y
CREDITO,
CON LOS
COMPROBA
NTES DE
PAGO AL
ENCARGADO
DE
INGRESOS
EFECTUA
CIERRE DE
CAJA DIARIO
Y ELABORA
FICHAS DE
DEPOSITO
POR LA
CANTIDAD
DE LOS
COMPROBA
NTES DE
PAGO
(FOLIO) Y
DEPOSITA
EN EL
BANCO
5.1
REMITE
PAGARES,
SOLICITUD
DE
REGULARIZA
CION,
RECTIFICACI
N Y
REDOCUME
NTACIN AL
CAPTURISTA
(SAO) E
IMPRIME
REPORTES
CORRESPON
DIENTES
ELABORA
REPORTE DE
COBRANZA Y
REMITE AL
ENCARGADO
DE INGRESOS
9.1
CAPTURA
PLIZA EN LE
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
10.1
8.1
CREDITO 1.3
Encargado
de Contabilidad
ELABORA REPORTES DE
REGULARIZACIN,
RECTIFICACIN Y
REDOCUMENTACINCO
NICIDIENDO CON
PAGOS, FICHAS DE
DEPOSITO Y PAGARES
ENCARGADO DE LA
DELEGACIN ENVIA
CONCENTRADO DE
INGRESOS A OFICINAS
CENTRALES PARA SU
REVISIN CON EL SISTEMA
DE CONTABILIDAD
11.1
8.2
ELABORA
CONCENTRADO DE
INGRESOS POR MES
INTEGRANDO REPORTES
DE COBRANZA ,
REGULARIZACIN ,
REINTEGRACIN Y
RECTIFICACIN, POR
EJIDO Y CUADRANDO
CON EL FECTIVO
CONTABILIZA POLIZA DE LA
CUENTA DE
CAPTACINPARA SER
RETIRADAS POR EL
DEPARTAMENTO DE
TESORERIA
12.1
8.3
ELABORA PLIZA DE
INGRESOS TENIENDO
COMO SOPRTELA HOJA
DETRABAJOY PASARA A
CAPTURA EN EL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
EL DEPTO DE TESORERIA
EN OFICINAS CENTRALES
RETIRA EL INGRESO DE LA
CUENTA DE CAPTACIN
12.2
TESORERIA EN OFICINAS
CENTRALES CONTABILIZA
EL RETIRO DE LA CUENTA
DE CAPTACIN
13.1
ELABORA CONCILIACIN
BANCARIA DE LA CUENTA
DE CAPTACIN
TERMINA
DESCRIPCIN NARRATIVA
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
rea de Nominas
1.1
Enva
Nomina (cifras control) quincenalmente a la
delegacin.
2.1
Recibe Nomina (cifras control) por quincena.
Encargado
contable en la
delegacin
2.2
Revisa las Nominas (cifras control) con los recibos de
pago.
2.3
Informa a Oficina Central si existen sueldos no cobrados y
enva recibo de pago correspondiente junto con un oficio
para que el importe de dicho pago sea retirado por el
departamento de Tesorera.
Retira el neto de sueldos no cobrados de la cuenta
Departamento de 3.1
bancaria de la delegacin y traspasa a la cuenta bancaria
Tesorera
en
de oficina central.
Oficina Central
4.1
Lleva acabo el registro contable del sueldo no cobrado
Encargado
cancelando los movimientos contables de la nomina en el
contable en la
periodo que se lleve acabo el retiro.
delegacin
4.2
4.3
4.4
5
Depto. de
Contabilidad al
encargado de
impuestos en
Oficina Central
5.1
DESCRIPCIN NARRATIVA
RESPONSABLE
6.1
Encargado
contable en la
delegacin
Jefe
del 7.1
Departamento de
Contabilidad
8.1
Encargado
contable en la
delegacin
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
ACTIVIDAD
Solicita el recurso a Oficina Central por medio de un oficio,
para el pago de dicho impuesto.
Autoriza al departamento de tesorera radicar el recurso
para el pago de impuesto sobre nomina.
Contabiliza la radicacin del recurso.
DIAGRAMA DE FLUJO
Contador o Encargado
Administrativo
INICIO
1.1
ENVIA
QUINCENALMENTE
CIFRAS CONTROL A
LAS DELEGACIONES
2.1.-RECIBE CIFRAS
CONTROL DE
OFICINAS
CENTRALES
2.2.- COTEJA CIFRAS
CONTROL CON
RECIBOS DE NOMINA
2.3.- INFORMA A
OFICINAS
CENTRALES SI
EXISTEN SUELDOS
NO COBRADOS ENVIA
RECIBO DE PAGO
CORRESPONDIENTE
JUNTO SON UN
OFICIO PARA QUE EL
IMPORTE DE DICHO
PAGO SEA RETIRADO
POR EL
DEPARTAMENTO DE
TESOREIA.
4.1
4.1.- REGISTRA EL
SUELDO NO COBRADO,
INFORMA A OFICINA
CENTRAL SOBRE LOS
PAGOS FUERA DE NOMINA
, INTEGRA EL TOTAL DE
PERCEPCIONES PAGADAS
EN EL PERIODO Y ENVIA
EL IMPUESTO
DETERMINADO A OFICINA
CENTRAL PARA SU
REVISION.
Depto. de Tesorera
Oficinas Centrales
Depto. de Contabilidad
Oficinas Centrales
3.1
RETIRA EL NETO
DE SUELDOS NO
COBRADOS DE LA
CUENTA
BANCARIA DE LA
DELEGACIN Y
TRASPASA A LA
CUENTA
BANCARIA DE
OFICINA
CENTRAL.
5.1
RECIBE LA
INFORMACIN Y
REVISA QUE ESTA SEA
EFECTIVAMENTE LA
CORRECTA,
POSTERIORMENTE SE
DA EL VISTO BUENO Y
SE HABLA A LA
DELEGACIN PARA
QUE HAGA LOS
TRAMITES
CORRESPONDIENTES
PARA EL PAGO
7.1
AUTORIZA AL
DEPARTAMENTO
DE TESORERIA
RADICAR EL
RECURSO PARA
EL PAGO DEL
IMPUESTO SOBRE
NOMINA.
6.1
SOLICITA EL
RECURSO EL
RECURSO A OFICINA
CENTRAL POR
MEDIO DE UN OFICIO
PARA EL PAGO DE
DICHO IMPUESTO.
8.1
CONTABILIZA LA
RADICACIN DEL
RECURSO,
ELABORA
CHEQUE, LLENA
FORMATO DE
DECLARACIN,
ENVIA COPIA
SELLADA A
OF.CENTRAL Y
CONTABILIZA
PROVISIN Y
CHEQUE DE PAGO
TERMINA
DESCRIPCIN NARRATIVA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1.1
Debe verificar que el contrato de arrendamiento y
Encargado
prestadores de servicio (Honorarios) este bebidamente
contable de la
autorizado, llenado y firmado por los interesados as como
delegacin
por el delegado.
1.2
Revisa los recibos de Arrendamiento, Honorarios, y
Prestadores de servicio (en su caso los que reciben por el
traslado de valores), estos deben contener los requisitos
fiscales que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin. De
no cumplir con dichos requisitos este no ser autorizado,
cabe mencionar que el llenado de este documento debe
ser en su totalidad.
1.3
Elabora cheque para el pago de los recibos, contabiliza a
las cuentas de retenciones y gasto correspondientes.
1.4
Elabora papeles de trabajo, con los recibos de
Arrendamiento, Honorarios y Prestadores de Servicio,
verificando los datos con los auxiliares del Sistema de
Contabilidad, y enva informacin a Oficina Central mes
con mes al departamento de contabilidad, en los primeros
5 das del mes.
2.1
Recibe formato, lo revisa con los auxiliares del Sistema de
Depto. de
Contabilidad, y considera las retenciones para el pago de
contabilidad
I.S.R. e I.V.A. que se lleva acabo en Oficina Central cada
encargado de
mes.
impuestos en
Oficina Central
DIAGRAMA DE FLUJO
Depto. de Contabilidad
Oficinas Centrales
INICIO
1.1
1.1.-VERIFICA QUE EL
CONTRATO DE
ARRENDAMIENTO Y
PRESTADORES DE
SERVICIO ESTE
DEBIDAMENTE
AUTORIZADO, LLENADO
Y FIRMADO POR LOS
INTERESADOS, ASI
COMO POR EL
DELEGADO
1.2
1.2.- REVISA QUE
LOS RECIBOS
CUMPLAN CON
LOS REQUISITOS
QUE MARCA EL
C.F.F.
1.3
1.3.- ELABORA
CHEQUE PARA EL
PAGO DE LOS
RECIBOS Y APLICA
A LAS CUENTAS
CONTABLES
CORRESPONDIENT
ES
1.4
1.4.- ELABORA
PAPELES DE
TRABAJO CON
DOCUMENTACIN
SOPORTE Y ENVIA
A OFICINA
CENTRAL EN LOS
PRIMEROS 5 DIAS
DEL MES.
2.1
RECIBE FORMATO,
LO REVISA CON
LOS AUXILIARES S
DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD, Y
CONSIDERA LAS
RETENCIONES
PARA EL PAGO DE
I.S.R. E I.V.A. QUE
SE LLEVA ACABO
EN OFICINA
CENTRAL CADA
MES.
TERMINA
CONCILIACIONES BANCARIAS
POLTICAS DE OPERACIN
1. Presentacin de documento fuente para la elaboracin de la conciliacin bancaria.
2. Respaldo de la conciliacin bancaria que consiste en:
Nombre de la entidad.
Delegacin
Periodo
Banco
Cuenta Bancaria
Cuenta Contable
Nombre y firma de la persona que la elaboro, reviso y autorizo.
DESCRIPCIN NARRATIVA
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
DESCRIPCIN
1
2
RESPONSABLE
Encargado
1.1
Administrativo
Auxiliar de
2.1
contabilidad
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Encargado de
conciliaciones en
el depto. de
contabilidad
Oficina Central
3.1
ACTIVIDAD
Recibe del banco los estados de cuenta y los turna al
encargado de contabilidad.
Recibe del Encargado Administrativo los estados de cuenta
as como las fichas de deposito, por cada uno de los
ingresos obtenidos en el mes a conciliar.
Imprime Auxiliares del Sistema de Contabilidad, en donde
estn contabilizadas todas las fichas de depsito que se
efectuaron por ingresos.
Elabora la conciliacin bancaria, determina y define s
existen partidas que no se puedan identificar en esos
momentos, y elabora los asientos contables necesarios en
pliza de diario correspondiente.
Elabora pliza de diario para registrar a la cuenta de gastos
las comisiones bancarias,
Elabora plizas de egresos para registrar el retiro de la
cuenta de captacin de ingresos e intereses.
Captura plizas antes mencionadas en el Sistema de
Contabilidad.
Enva conciliacin bancaria y su documentacin soporte
(Estado de cuenta Bancario y auxiliares contables) a
Oficina Central debidamente firmada por la persona quien
elabor, reviso y autorizo, para su revisin, dentro los
primeros 5 das de cada mes.
Recibe la conciliacin para su revisin y visto bueno, en
caso de existir alguna diferencia se aclarara con el
encargado de la delegacin.
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargado de Contabilidad
2.1
INICIO
1.1
RECIBE ESTADO DE
CUENTA DEL ENCARGADO
ADMINISATRATIVO
RECIBE CONCILIACIN
BANCARIA
2.2
IMPRIME
AUXILIARES DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
1.2
TURNA LOS ESTADOS DE
CUENTA AL AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
TERMINA
2.3
ELABORA CONCILIACIN
BANCARIA
2.6
ENVIO DE
CONCILIACIN
BANCARIA
DEBIDAMENTE
REQUISITADA
2.4
2.5
POLIZA PARA EL
REGISTRO DE
COMISIONES
BANCARIAS
POLIZA PARA EL
RETIRO DE LA
CUENTA DE
CAPTACIN E
INTERESES
OBJETIVO
Registrar constantemente los adeudos en la delegacin y llevar a cabo conciliaciones
mensuales con las reas responsables de su control, a fin de verificar que
sean
recuperados dentro del tiempo establecido, y determinar el saldo de ello previo al envi
de la informacin a Oficina Central.
POLTICAS DE OPERACIN
OTROS DEUDORES
DESCRIPCIN NARRATIVA
DESCRIPCIN
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Encargado
1.1
Elabora documento de aviso y comprobacin de
Administrativo
comisiones, debidamente requisitada y la pasa al delegado
para su autorizacin.
Delegado
2.1
Recibe formato de comisin debidamente requisitado, lo
autoriza y lo devuelve al encargado administrativo para la
elaboracin de cheque.
Encargado
3.1
Recibe del delegado Estatal el formato debidamente
Administrativo
requisitado y autorizado y lo turna al auxiliar contable para
la elaboracin del cheque y su registro contable.
Encargado
4.1
Elabora cheque a nombre de la persona que se designa la
Contable
comisin y captura en el Sistema de Contabilidad pliza de
egresos registrando el cheque antes mencionado,
cargando a la cuenta de gastos a comprobar y abonando a
bancos.
Comisionado
5.1
Recibe cheque a su nombre lo firma de recibido y
devuelve al auxiliar contable, dicho cheque deber ser
comprobado en un plazo de 8 das Avils despus de
terminada la comisin.
COMPROBACIN
COMPROBAR
Encargado
Administrativo
6.1
Encargado
Contable
7.1
DE
10
Encargado
Contable
Encargado
Administrativo
8.1
9.1
10.1
GASTOS
LA
DOCUMENTACIN
CORRECTAMENTE
8
VITICOS
NO
ESTA
INTEGRADA
DESCRIPCIN NARRATIVA
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
LA
DOCUMENTACIN
CORRECTAMENTE
11
12
Encargado
Administrativo
Encargado
Contable
11.1
12.1
ESTA
INTEGRADA
13
Encargado
Administrativo
13.1
14
Encargado de
ingresos
14.1
15
Modulo o
Delegacin
15.1
16
Encargado
Administrativo
16.1
16.2
17
Encargado
contable
17.1
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargado de Adminstrativo
Encargado de Contabilidad
INICIO
4.1 Y 5.1
3.1
ELABORA CHEQUE A
NOMBRE DE LA PERSONA
COMISIONADA Y CAPTURA
PLIZA AL SISTEMA DE
CONTABILIDAD. EL
COMISIONADO RECIBE
CHEQUE Y DEBERA
COMPROBAR EN 8 DAS
AVILSDEPUES DE LA
COMISIN
1.1
RESIBE COMISIN
DEBIDAMENTE REQUISITADA
Y DEVUELVE AL ENCARGADO
ADMINISTRATIVO PARA LA
ELABORACIN DE CHEQUE
ELABORA DOCUMENTO DE
AVISO Y COMPROBACIN DE
COMISIN DEBIDAMENTE
REQUISITADA
3.1
RECIBE DEL DELEGADO
ESTATAL FORMA TO
AUTORIZADO Y LO TURNA AL
AUXILIAR PARA LA
ELABORACIN DEL CHEQUE Y
SU REGISTRO CONTABLE
7.1
6.1
REBISA DOCUMENTACIN
QUE COMPLA CON LOS
REQUISITOS
FISCALECOMO LO MARCA
EL C.F.F. Y DETERMINA
INCONSISTENSIAS
11.1
TURNA AL ANCARGADO
CONTABLE LA
DOCUMENTACIN INTEGRADA
CORRECTAMENTEONTABILIZA
LA POLIZA EN EL SISTEMA DE
CONTABILIDAD
9.1 Y 10.1
RECIBE LA DOCUMENTACIN Y
LA DEVUELVE AL
COMISIONADO PARA QUE SEA
INTEGRADA CORRECTAMENTE
Y CONTINUA ACTIVIDAD 7
SI
COMPROBACI
N
CORRECTA
NO
8.1
ENTREGA AL ENCARGADO
ADMINISTRATIVO LAS
INCONSISTENCIAS
12.1
RECIBE DETERMINA
CUENTAS CONTABLES Y
CONTABILIZAEN POLIZA
DE DIARIO Y EN EL
SISTEMA CONTABLE
TERMINA
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargado de Ingresos
Modulo delegacin
15.1
INICIO
INFORMA ENCARGADO
ADMINISTRATIVO DE LOS
HECHOS OCURRIDOS
POR ROBO DE EFECTIVO
13.1
INFORMA AL ENCARGADO
DE INGRESOS MEDIANTE
OFICIO LOS CARGOS QUE SE
EFECTUAN POR FALTANTES
DE EFECTIVO TENIENDO UN
PLAZO DE 5 DAS AVILS
PARA ACLARAR
14.1
RECIBE OFICIO Y ACLARA O
REEMBOLSA LOS FALTANTES
DE EFECTIVO
16.1
LEVANTA ACTA ANTE EL
MINISTERIO PBLICO DE LA
LOCALIDAD EFECUEN LAS
AVERIGUACIONES
RESPECTIVAS Y SE
DESLINDEN
RESPONSABILIDADES.
16.2
INFORMA A LA
ASEGURADORA POR MEDIO
DE UN OFICIO EL ROBO DE
EFECTIVO, PARA QUE SE
HAGAN LAS
AVERIGUACIONES
PERTINENTES Y REMBOLSE
DICHO EFECTIVO.
17.1
RECIBE INSTRUCCIONES
POR PARTE DEL
ENCARGADO
ADMINISTRATIVO PARA
EFECTUAR EL REGISTRO
CONTABLE E INFORMA AL
DEPTO. DE CONTABILIDAD
DE OF. CNTRAL
TERMINA
OBJETIVO
Verificar que los montos sobre cada una de las cuentas acreedores se liquiden con
oportunidad, previo a la fecha de envo de la informacin a oficina Central y el saldo
respectivo sea la provisin para el siguiente mes y as evitar su duplicidad en el pago.
POLTICAS DE OPERACIN
1. La delegacin deber tener las facturas de los proveedores con los requisitos que
establece el Cdigo Fiscal de la Federacin.
DESCRIPCIN NARRATIVA
2
3
DIAGRAMA DE FLUJO
Encargado de Contabilidad
INICIO
2.1
AUTORIZA Y FIRMA CHEQUE
PARA EL PAGO DE LA
FACTURA
4.1
1.1
RECIBE Y REVISA
RELACION DE
PROVEEDORES
1.2
SOLICITA LA
AUTORIZACIN DEL PAGO
DE LA FACTURA AL
DELEGADO
3.1 y 3.2
ELABORA POLIZA DE
EGRESOS Y
CONTABILIZA EN EL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
3.3
ELABORA HOJA DE
TRABAJO PARA EL
CALCULO DE PROVISION
3.4
ELABORA POLIZA DE
DIARIO Y
CONTABILIZA EN EL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
3.5
DEPURA CUENTAS
ACREEDORAS
3.6 y 3.7
ELABORA RELACIN DE
PROVEEDORES Y ENVIA A
OFICINA CENTRAL
TERMINA
AUTORIZACION