Manual de Excel Avanzado 2007, Octubre 20 de 2009

TABLA DE CONTENIDO
CONTENIDO DE EXCEL 2007 ......................................................................................................................... 1

Operaciones con rangos .................................................................................................................................. 4
Dar nombre a un rango de celdas ..................................................................................................................... 4
Funciones de fecha......................................................................................................................................... 5
Funcin AO.................................................................................................................................................. 5
Funcin MES. ................................................................................................................................................ 5
Funcin DIA. .................................................................................................................................................. 5
Funcin AHORA. ............................................................................................................................................ 5
Funcin HOY. ................................................................................................................................................ 5
Funcin DIASEM. ........................................................................................................................................... 5
Formatos especiales ....................................................................................................................................... 6
Formato Moneda ............................................................................................................................................ 6
Formato personalizado .................................................................................................................................... 7
Autoformato o estilos rpidos............................................................................................................................ 9
Los formatos condicionales .............................................................................................................................. 9
Formato condicional con iconos ...................................................................................................................... 10
Crear listas personalizadas ............................................................................................................................ 12
Validacin con listas...................................................................................................................................... 13
Proteger una hoja (Proteccin de escritura) ...................................................................................................... 14
Formulas y funciones .................................................................................................................................... 15
Funcin SI (lgica) ........................................................................................................................................ 16
Funcin Si anidada ....................................................................................................................................... 18
Funciones lgicas Y y O ................................................................................................................................ 19
Combinacin de la funcin SI con la funcin Y .................................................................................................. 20
Combinacin de la funcin SI con la funcin O.................................................................................................. 21
Funcin Buscarv. .......................................................................................................................................... 21
Funcin Sumar.si.......................................................................................................................................... 24
Funcin Contar.si.......................................................................................................................................... 24
Funcin Izquierda ......................................................................................................................................... 25
Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315
Barranquilla - Colombia
Funcin Derecha .......................................................................................................................................... 26

Funcin PAGO ............................................................................................................................................. 27
Funcin PAGOINT ........................................................................................................................................ 28
Definir y resolver un problema con Solver......................................................................................................... 29
Informe de respuestas y sensibilidad: .............................................................................................................. 31
Manejo de bases de datos ............................................................................................................................. 31
Ordenar una base de datos ............................................................................................................................ 31
Autofiltros .................................................................................................................................................... 32
Subtotales ................................................................................................................................................... 34
Validacin de datos....................................................................................................................................... 36
Separar texto en columnas............................................................................................................................. 38
Consolidar hojas de trabajo ............................................................................................................................ 39
Tablas dinmicas.......................................................................................................................................... 42
Auditoria de formulas..................................................................................................................................... 47
Crear grficos en Excel 2007.......................................................................................................................... 48
Grfico por columnas .................................................................................................................................... 50
Grfico de barras .......................................................................................................................................... 50
Grabar una macro......................................................................................................................................... 51

CONTENIDO DE EXCEL 2007

Operaciones con rangos
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de simplificar
relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de
nombrar a las celdas.
Dar nombre a un rango de celdas
Se debe seleccionar el rango de celdas a nombrar.
En el cuadro nombres (1), debe colocar el respectivo nombre que le va asignar al rango (no debe dejar espacios)
y presione ENTER para concluir la operacin.
(1) Cuadro nombres
Para eliminar un nombre dado a un rango de celdas, Debe elegir la pestaa Frmulas y luego, seleccione la
opcin Administrador de nombres. Por ltimo debe seleccionar el nombre creado con anterioridad y dar un clic
en el botn Eliminar.
Ver ejemplo:
Funciones de fecha
Funcin AO. Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: AO(Celda que contiene la
fecha).
Funcin MES. Devuelve el mes correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: MES(Celda que contiene la
fecha)
Funcin DIA. Devuelve el da correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: DIA(Celda que contiene la
fecha)
Funcin AHORA. Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: AHORA()
Funcin HOY. Devuelve la fecha actual del sistema. Sintaxis: HOY()
Funcin DIASEM.
Sintaxis: DIASEM(nmero de serie; tipo); Numero de serie: es un valor de tipo fecha; Tipo: es un numero que
especifica el primer da de la semana. Sus valores son 1, 2 y 3.
Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, mircoles 4, ....
Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, mircoles 3, jueves 4, viernes 5, ....
Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, mircoles 2, jueves 3, viernes 4, ....
Formatos especiales
Formato Moneda
Seleccione la pestaa Inicio. Seleccione la opcin Nmero.
En la caja de dialogo de Formato de celdas, elija la categora Moneda. Asigne las posiciones para
decimales, por defecto el valor es DOS(2). Seleccione el smbolo de moneda a aplicar.
Seleccione el formato para valores en negativo y confirme ACEPTAR
En el ejemplo observamos como aplicamos el formato de moneda USD (dlar) a un rango de valores

Formato personalizado
Seleccione la pestaa Inicio, Seleccione la opcin Nmero. En la caja de dialogo de Formato de celdas, elija la
categora Personalizada. Seleccione un formato numrico y en la casilla tipo digite el formato entre comillas.
En el ejemplo observamos como aplicamos el formato de unidad de medida Kg. (Kilogramos) a un rango de
valores.


Autoformato o estilos rpidos

Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas. Estos
formatos detectan la estructura de los datos del rango seleccionado y automticamente aplican el formato
sobre las celdas.
Los pasos a seguir para aplicar autoformato son:
Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.
Seleccionar la opcin Dar formato como tabla , que aparece en el grupo de opciones Estilos de la ficha
de Inicio.
Los formatos condicionales

Se pueden establecer varios formatos condicionales a un rango de celdas. Por ejemplo los cuadros de
profundidades o alturas en geografa, las temperaturas, resaltar las ventas por mes, etc. Segn el valor de
cada celda, es el color que la misma muestra como relleno.
En Excel 2007 el procedimiento es el siguiente:

1. Seleccionamos el rango de celdas donde deseamos aplicar el formato. 2. Seleccionamos la pestaa Inicio,
luego hacemos un clic en Formato condicional. Se despliega una lista con distintos tipos de formatos.
Dentro de los formatos condicionales, Excel 2007 ofrece una variedad de formatos condicionales para elegir
el que ms se adapta a sus necesidades.
Formato condicional con iconos

Esta opcin permite sacar partido a los semforos en formatos condicionales en Excel 2007. Por ejemplo, se
tiene una listado de fechas de vencimiento, se requiere aplicar un semforo de manera que si la fecha excede los
treinta das de la fecha actual, el sistema debe mostrar un formato verde, si la fecha se encuentra dentro de los
30 das, el sistema mostrar un semforo amarillo, si la fecha se ha vencido, aplicar un semforo rojo. Observe
el ejemplo:

Los das de vencimiento se calculan restando la fecha del pedido con la fecha de corte.
Para colocar los semforos en la columna de Fecha de vencimiento, primero se debe seleccionar el rango de
celdas. Seleccionamos la pestaa Inicio, luego hacemos un clic en Formato condicional Nueva regla,
elegimos el conjunto de iconos (semforo con recuadro), en Tipo elegimos Nmero, para el semforo verde
ponemos >30 y para el amarillo >=0. Esto hace que el rojo quede para los valores inferiores a 0.

Como resultado tenemos:
Crear listas personalizadas

Seleccione el men Opciones del Botn Office
Seleccione Opciones de Excel y luego el botn de Modificar listas personalizadas. En listas personalizadas
seleccione Nueva lista. En Entrada de lista, digite los elementos de la lista Haga clic en Agregar y cierre la
ventana.
Digite uno de los elementos de la lista en una celda y haga clic sostenido con el puntero de rellenar, observar
como se va elaborando la lista automticamente.

Validacin con listas

Crear la lista respectiva y dar nombre a este rango. Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la pestaa
DATOS y tomar la opcin Validacin de datos.
En el cuadro de Validacin de datos, Seleccione la pestaa Configuracin y determine el tipo de validacin en
Permitir, para lo cual debe elegir la opcin Lista. En Origen debe ingresar el signo = seguido del nombre que
asign al rango de lista creado con anterioridad (para el ejemplo se cre una lista con el nombre PRODUCTOS).
Por ltimo, Aceptar.
Observe el ejemplo:
Una vez aplicada la validacin, podr ingresar los datos a las celdas abriendo la lista con la flecha y
seleccionando un elemento de la lista.
Observe el ejemplo:
Proteger una hoja (Proteccin de escritura)

Para proteger un archivo y slo lo pueda modificar la persona permitida, le puede asignar clave/contrasea, y en
Excel 2007 se hace de la siguiente manera:
Primer paso es ir a la pestaa Revisar y escogemos Proteger Hoja, en caso de querer proteger una hoja. O
podemos elegir Proteger libro para proteger el archivo completo.
Al seleccionar Proteger Hoja nos aparece una pequea ventana con algunas opciones de las cuales elegiremos
la primera opcin que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas.
Asignamos una contrasea, y luego seguimos escogiendo ms opciones como Seleccionar celdas bloqueadas,
Seleccionar celdas desbloqueadas, entre otras opciones. Aceptamos los cambios y con eso tenemos nuestra
Hoja de Excel protegida. Si queremos editar esa hoja, bastar con ir a Revisar y seleccionamos Desbloquear
hoja, en la ventana que nos aparece ingresamos la contrasea y la hoja quedar desbloqueada y lista para ser
editada.
Proteger una hoja exceptuando un rango de celdas
Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias rdenes para
proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en
proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn
protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est
protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la
pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Proteger. Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer
clic sobre el botn Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la
celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas. Proteja la hoja (al proteger active el permiso seleccionar
celdas desbloqueadas)
Formulas y funciones
Le recordamos que Excel ejecuta las operaciones que tenga una frmula en el siguiente orden:
1. Ejecuta las divisiones (/ ), 2. Ejecuta las multiplicaciones (*), 3.Ejecuta las sumas (+) y 4. Ejecuta las restas
(-). Si Ud. necesita ejecutar una operacin que no est en el orden de Excel, utilice parntesis
Ejemplo: 10+5*3 = 150.
(10+5)*3 = 45
Conceptos de Celda Variable: Cuando copiamos una frmula en una columna el Excel va actualizando o
cambiando el nmero de la fila, si copiamos la frmula en una fila cambia la letra de la columna. Observe el
ejemplo (copia de frmula en una columna, que es lo ms usual).

Concepto de Celda Valor Absoluto: Si el valor de una (1) celda va a afectar a una columna de frmulas,
debemos fijarla con la tecla F4 ponerle manualmente dos signos $.
En el ejemplo la Fecha de aprobacin de los pedidos se encuentra en la celda D3, la cual fijamos para que no
cambie al momento de copiarla.
Funcin SI (lgica)
Permite obtener una de dos posibles respuestas (verdadera falsa), dependiendo de una prueba lgica o
condicin. Su sintaxis es: =SI (Prueba Lgica; Verdadero; Falso). Siempre que nuestra respuesta dependa de
una condicin, aplicaremos la funcin SI.
Por ejemplo, Asignar el Valor por tonelada dependiendo del producto, si es Hierro el precio sera de 50
Dlares, si es Cobre, el precio sera de 38 Dlares.

Planteamiento:
Valor tonelada:
Si Producto = Hierro Entonces
Valor tonelada = $ 50
SINO
Valor tonelada = $ 38
Fin_Si
Valor bruto = Valor tonelada*Toneladas
Descuento:
Si Toneladas>=70 Entonces
Valor bruto*10%
SINO
Valor bruto*2%
Fin_Si
Valor total = Valor bruto - Descuento

Funcin Si anidada
Excel tiene la posibilidad de anidar las funciones SI(), es decir que en caso de ser necesario, podemos volver
a plantear nuevamente un Si(), en caso de que se cumpla o no la condicin planteada para el primero y as
sucesivamente. Es posible anidar hasta siete funciones SI(), todo depende de la cantidad posible de salidas a
contemplar.
Dicho de otra forma un SI() permite obtener dos salidas posibles, una para el caso verdadero y otra para el
caso falso; pero si tuviramos que contemplar tres posibles salidas o resultados, no nos alcanzara con un
SI() y deberamos utilizar otro en la misma frmula.
Por ejemplo, si tenemos tres o ms productos para asignar el valor de la tonelada, evaluamos el caso del
primer producto, de lo contrario el segundo producto y as sucesivamente. Para Hierro asignar un precio de
$50, para el cobre asignar $38, para el carbn asignar $88.
Nota: Al momento de establecer la condicin tenga en cuenta que para comparar datos alfanumricos debe
utilizar (comillas dobles), por ejemplo Hierro Cobre. Para comparar datos numricos solo debe entrar
el valor sin caracteres adicionales, por ejemplo =si(a5>=500000;b5*2%;b5*5%). Observe que el valor de
500000 se digita sin ningn carcter adicional.
Pruebas lgicas
Funciones lgicas Y y O
Sintaxis: =Y(Valor_Lgico1; Valor_Lgico2; ..). Ejemplo No. 1.
Sintaxis: =O(Valor_Lgico1; Valor_Lgico2;). Ejemplo No. 2.

Observe el ejemplo No. 1.

La funcin Y devuelve VERDADERO si todas las condiciones se cumplen, si una no se cumple devuelve
FALSO. En este caso A1 s es menor que A2 y A2 s es mayor que A3, por lo tanto la respuesta obtenida es
VERDADERO, ya que se cumplen todas las condiciones.
Observe el ejemplo No. 2.
La funcin O devuelve VERDADERO si una de las condiciones se cumplen, si ninguna se cumple devuelve
FALSO. En este caso A1 s es menor que A2 y A2 no es menor que A3, por lo tanto la respuesta obtenida es
VERDADERO, ya que se cumple una condicin.
Combinacin de la funcin SI con la funcin Y
Para el ejemplo de la Compaa minera, si el precio de la tonelada dependiera del producto y de la cantidad
de toneladas, se debe combinar la funcin SI con la funcin Y en forma simultnea.
Vea el modelo a continuacin:

Combinacin de la funcin SI con la funcin O

En el siguiente ejemplo nos piden organizar una reunin con el personal de los Dpto. de Admn. Y los de
Recursos H. para el da sbado a las 10:30 a.m., el personal de los dems Dptos. no deben asistir. Entonces
podemos combinar un SI con un O, de la siguiente manera:
Practicando: Organice una segunda reunin para el da Lunes a las 8:00 a.m., para el personal de
Contabilidad. El resto del personal no asistir.
Funcin Buscarv.
La funcin buscarv, busca un valor especfico en la columna del extremo izquierdo de una tabla.
La sintaxis es: =BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado). Donde:

Valor_buscado: Se refiere al valor buscado por la funcin
Matriz_buscar_en: Es el rango en el que busca la funcin
Indicador_de_columna: designa la columna desde la cual la funcin seleccionar el resultado. El argumento
opcional ordenado controla el modo de bsqueda de la funcin.
A manera de ejemplo podemos utilizar la funcin Buscarv para determinar los impuestos a pagar, en funcin
de los ingresos sometidos a impuestos acorde con estado civil. Se tiene una tabla de liquidacin de
impuestos con los campos: Base de Ingresos, liquidacin impuesto 1 (Soltero), liquidacin de impuestos 2
(Casado declaracin conjunta).
Para liquidar el valor del impuesto a pagar por parte del usuario, se debe tener en cuenta:
Dar nombre IMPUESTOS a la tabla que contiene la base de liquidacin.
Esta debe estar ordenada por el campo de bsqueda para que pueda funcionar el modelo.
Si el usuario es soltero, debe buscar en la tabla de impuesto el valor a pagar que se encuentra
registrado en la columna de Impuestos No.1, segn sus ingresos.
Si el usuario es Casado, debe buscar en la tabla de impuesto el valor a pagar que se encuentra
registrado en la columna de Impuestos No.2, segn sus ingresos.
Tabla de impuestos:


Funcin Sumar.si
Permite sumar valores de un rango que cumplan con un criterio. Su sintaxis es:
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_suma). Donde:
Rango: Se refiere al rango de bsqueda segn el criterio.
Criterio: Se refiere al criterio que establece la condicin para el clculo del total.
Rango_suma: Se refiere al rango que se va a totalizar.
Ejemplo: Se requiere sumar todas las unidades defectuosas reportadas por plantas de produccin.
Funcin Contar.si
Permite contar valores de un rango que cumplan con un criterio.
Su sintaxis es: =SUMAR.SI(Rango;Criterio)
Donde:
Rango: Se refiere al rango de bsqueda segn el criterio.
Criterio: Se refiere al criterio que establece la condicin para el conteo.
Funcin Izquierda
Esta funcin permite extraer un nmero de caracteres a la izquierda del texto indicado.
Por ejemplo, se tiene una base de datos de ciudades y desea crear una columna con cdigos simplificados
formados con los tres primeros caracteres de la ciudad.
Sintaxis: =IZQUIERDA(Texto;No. De caracteres), donde Texto se refiere a la celda que contiene el texto al
cual le desea extraer los caracteres.
Ver el modelo a continuacin:

Funcin Derecha
Esta funcin permite extraer un nmero de caracteres a la derecha del texto indicado. Por ejemplo, se tiene
una base de datos de reportes diarios codificados y desea crear una columna con cdigos simplificados
formados con los cuatro ltimos caracteres del cdigo. Sintaxis: =DERECHA(Texto;No. De caracteres), donde
Texto se refiere a la celda que contiene el texto al cual le desea extraer los caracteres.
Funcin Concatenar
Permite unir cadena de caracteres. Debe utilizar para ello el carcter &.Por ejemplo, se requiere unir el cdigo
del reporte con el cdigo de la ciudad para crear un cdigo de dgitos significativos.

Funcin ESERROR.
Con esta funcin podemos reemplazar un mensaje de error que devuelva una frmula por un mensaje
personalizado, un valor u otra frmula. Sintaxis: =SI(ESERROR(frmula);Valor_Verdadero;Valor_Falso)
Ejemplo: Uno de los errores de trascripcin ms frecuente es digitar la O en lugar de 0 (cero). Observe el error
en el cuadro de la izquierda, el valor de Unidades X caja en CD es 50, sin embargo por error se digit 5O con o,
esto produce un error en la frmula. En el cuadro de la derecha observe como aplicamos la funcin ESERROR y
podemos obtener un mensaje personalizado o aplicar otra frmula si es el caso.
Antes
Despus
Funcin PAGO
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante.
Sintaxis: =PAGO(tasa anual/12;plazo; -prstamo)
.
Observe el ejemplo:
Aqu calculamos el valor de una cuota fija durante 36 meses con una tasa 21% anual sobre un prstamo de
$7.000.000. Valor Cuota fija: $263.725,47.
Funcin PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un perodo determinado basndose en pagos
peridicos y constantes, y con una tasa de inters constante. Sintaxis: PAGOPRIN(tasa anual/12;No. de la
cuota;plazo;-prstamo).
Observe el ejemplo
Aqu calculamos el valor abonado a capital en la 1 cuota de un prstamo de $7.000.000 con un plazo de 36
meses y con una tasa 21% anual
Valor abono a capital: $141.225,47
Funcin PAGOINT
Devuelve el inters pagado en un perodo especfico, sobre un prstamo basado en pagos peridicos constantes
y en una tasa de inters constante. Sintaxis: PAGOINT (Tasa anual/12;No. de la cuota; plazo;-prstamo)

Observe el ejemplo
Aqu calculamos el valor pagado a inters en la 1 cuota de un prstamo de $7.000.000 con un plazo de 36
meses y con una tasa 21% anual. Valor abono a capital: $122.500,00
Ejercicio en clase.
Elaborar un simulador de crdito utilizando las funciones de PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, SI, ESERROR
Definir y resolver un problema con Solver

Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda, denominada celda objetivo, en una
hoja de clculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la
frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas
celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse
restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer
referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Para trabajar con la herramienta Solver, primero debe verificar si se encuentra activada, de no estar activada
deber ir al botn office y elegir el botn de opciones de Excel, ubicar la opcin de complementos y luego
elegir Solver, confirmarle un clic en el botn Iry Aceptar. Una vez activada, aparecer en la ficha de Datos.
Botn office
Procedimiento para resolver un problema con Solver.

Por ejemplo, tenemos el siguiente presupuesto:
Necesitamos ajustar el total del presupuesto a $62.000.000 y para esto es necesario cambiar el valor de algunos
conceptos, tambin se nos pide mantener los valores de capacitacin y papelera. Para resolver esta situacin
debe ubicarse en la objetivo, es decir la celda que contiene el Total presupuestado y luego entrar a la pestaa
Datos y tomar la opcin Solver. Selecciona la opcin valores de y digita el nuevo total: 62.000.000. Selecciona las
celdas que cambiaran para hallar en nuevo total (valor objetivo). Esto se hace mediante la opcin Cambiando las
celdas. Seleccione Agregar para definir las restricciones, en este caso los valores del rubro de capacitacin y
papelera.
Observe el resultado arrojado por el Solver:

Informe de respuestas y sensibilidad:
Manejo de bases de datos

Ordenar una base de datos
Seleccione el rango de la base de datos incluyendo los ttulos de cada campo. Seleccione la pestaa Datos y
luego elija la opcin Ordenar. Aparece un cuadro de dilogo llamado Ordenar, debe indicar el campo por el cual
desea ordenar, especifique el tipo de orden que desea segn sus requerimientos, y el criterio de ordenacin. Si
desea ordenar por un segundo nivel de ordenamiento, debe seleccionar el botn Agregar nivel y dar las
especificaciones del caso. Dado lo anterior, presione clic en el botn Aceptar y la base de datos quedar
ordenada segn sus requerimientos.
Observa el ejemplo

Para ilustrar el ejemplo, se ha ordenado por el campo Fecha Transaccin en orden ascendente y dentro de las
fechas repetidas, se ha ordenado por el Cdigo de transaccin como lo puede observar. Esto aplica mucho en
procesos de auditora para facilitar la bsqueda de informacin y hacer comparativos, de igual forma para
presentar informes clasificados y organizados por grupos.
Autofiltros
Permiten mostrar los registros que cumplan las condiciones dadas.
Seleccionar el rango de ttulos de la base de datos que quiere filtrar y luego entrar a la pestaa Datos y elegir la
opcin Filtro. Aparece en cada campo de la base de datos una figura de flecha, la cual indica que el campo est
preparado para filtrar segn sus requerimientos.
Haga clic en la flecha del campo que quiere filtrar y seleccione la condicin.
Para el caso de filtros personalizados debe elegir la opcin Filtros de texto y luego la opcin Filtro
personalizado
Observe el ejemplo:
Queremos mostrar de la base de datos, los registros cuyas ventas de pasajes a Nueva york hayan sido entre
$4.000.000 y $12.000.000. En el campo Valor bruto N.Y seleccionamos la opcin Filtros de texto y luego la
opcin Filtro personalizado

Subtotales
Para crear subtotales en Excel 2007, debe:
Ordenar la base de datos por el campo que desea agrupar para calcular subtotales.
Debe seleccionar el rango de la base de datos, incluyendo los nombres de campos.
Entrar al a pestaa Datos y elegir la opcin Subtotal. Aparece una caja de dialogo para indicar el campo por
el cual quiere agrupar para generar el subtotal (Para cada cambio en:), este debe ser el campo por el cual se
encuentra ordenada la base de datos.
En la parte Usar funcin debe especificar la funcin que desea para calcular el subtotal (Suma, Cuenta,
Promedio, Max, Min, Producto). Debe elegir el campo numrico para el clculo del subtotal. Por ltimo
debe confirmar si desea un resumen debajo de los datos.

Para ilustrar el ejemplo anterior, primero se orden la base de datos por el campo Fecha Transaccin para
efectos de poder agrupar los registros. Luego mediante el proceso de clculo de subtotales se confirm el campo
Fecha Transacciones para calcular subtotales a los campos: Cantidad pasajes N.Y, Cantidad pasajes Miami,
Valor bruto N.Y, Valor bruto Miami. La franja amarilla indica cada subtotal por grupo de transacciones y de igual
forma se visualiza el Total general. Puede utilizar varias formas para presentar el informe:
La forma No. 1, permite visualizar lo siguiente:
La forma No. 2, permite visualizar lo siguiente:
La forma No. 3, se puede visualizar en la primera imagen.

Nota: Para cancelar subtotales, debe seleccionar la base de datos y entrar a la pestaa Datos y luego
Subtotal. Debe presionar clic en el botn Quitar todos.
Validacin de datos
Permite tener un control para el ingreso de datos a una celda
Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la pestaa Datos y tomar la opcin Validacin de datos
En el cuadro de Validacin de datos, Seleccione la pestaa Configuracin y determine el tipo de validacin

en Permitir (Numero entero, Decimal, Lista, etc.). De acuerdo al tipo de validacin aplique el criterio o
condicin. Seleccione la pestaa MENSAJE ENTRANTE para digitar el ttulo del mensaje de entrada y luego
su contenido, trate de explicar con brevedad. Seleccione la pestaa MENSAJE DE ERROR para digitar el
ttulo del mensaje de salida y luego su contenido, en el tipo de estilo seleccione lmite para ejercer un
verdadero control. Por ltimo Aceptar.
Observe el Ejemplo:
Al momento de seleccionar una de las celdas validadas aparecer un mensaje de entrada.

Al digitar un valor por fuera del rango, aparecer un mensaje de error. El objetivo es controlar la
inclusin de datos errados.
Separar texto en columnas

Muchas veces al bajar informacin de otros sistemas o bien al copiar informacin de otros archivos de Excel,
vienen datos en la misma columna como el caso de los nombres completos. Se requiere separar cada campo en
una columna para lo cual Excel lo permite de la siguiente manera:
Seleccionar las celdas que contienen los datos a separar.
Seleccionar la pestaa Datos y tomar la opcin Texto en columnas. Se activar un asistente que le guiar paso
a paso como hacer la separacin del texto. Seleccione como va a separar el texto, lo ms usual de los
Delimitados.
Seleccione el separador del texto (Tabulacin, punto y coma, coma, espacio, otro)

Configure cada columna, Cmo? Seleccione la columna y luego escoja el tipo de formato. En caso de que exista
una columna con nmeros, seleccione el botn Avanzada para configurarlos y por ltimo seleccione el destino.
Observe el resultado de la separacin.
Consolidar hojas de trabajo

Combina valores de varios rangos en un mismo rango. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo
estamos entablando una relacin entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces
entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser
una empresa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el
presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja dependiente y los libros fuentes seran los libros de los
departamentos con sus prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaa Datos y pulsando el botn Consolidar... nos aparece el cuadro de dilogo
Consolidar donde podemos escoger: La Funcin a utilizar, en Referencia vamos seleccionando las celdas de
uno de los libros fuentes, pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias, repetimos los dos ltimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes,
finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar.
Observe el ejemplo: Tenemos tres tablas, cada tabla maneja la informacin de Ventas mensuales que incluye
el total facturado, las unidades vendidas, la comisin y la remuneracin. Se desea totalizar las ventas del
trimestre con todos sus conceptos.
Ventas de Enero
Ventas de Febrero

Ventas de Marzo
Consolidar datos del trimestre:

Tablas dinmicas
Permiten realizar un anlisis sobre una base de datos, aplicando filtros de pginas, columnas y filas. Tambin se
puede hacer un anlisis comparativo entre campos tomando un elemento base. Tenemos una base de datos para
la liquidacin de fletes de una industria manufacturera, teniendo en cuenta el destino y la empresa de apoyo
logstico para el envo de mercancas.
Para construir la tabla dinmica en Excel 2007 realice los siguientes pasos:
Seleccione la pestaa Insertar y luego tomar la opcin Tabla dinmica. Aparece una caja de dialogo para
seleccionar el rango de la base de datos y para Indicar dnde quiere crear la tabla dinmica, en una hoja nueva o
en la hoja existente.
Una vez que ingresan los requerimientos, Excel muestra la estructura de la tabla dinmica para efectos de indicar
como quiere presentar el informe de la misma. De igual forma muestra la lista de campos de la base de datos
seleccionada para ir seleccionando en la medida en que se requiera.

Por ejemplo, para construir un informe que muestre la cantidad de Kilos transportados por empresa y destino,
debemos arrastrar el campo Destino al rea Campos de fila y luego arrastrar el campo Razn social al rea
Campos de columna. Posteriormente debe arrastrar la cantidad de kilos al rea de Datos para calcular la
sumatoria por destino y empresa. Si se equivoca, puede arrastrar nuevamente el campo a la lista de campos.
Quedara de la siguiente forma:
Si al informe quiere agregar el Total de flete pagado por empresa y destino, solo basta con arrastrar el campo
Total flete al rea de datos, de inmediato se refleja el total en una nueva fila generada por Excel.

Dentro de las ventajas que tiene una tabla dinmica se encuentran los filtros, solo tiene que presionar clic en la
flecha del encabezado de columna o fila (ver grfico anterior) y elegir las condiciones para que el sistema le
presente los datos, por ejemplo si solo se requiere el informe con los datos de Bogot y Cali del servicio prestado
por Servientrega.
Para cambiar la presentacin de los datos calculados (Suma de CANT_KILOS, Suma de TOTAL FLETE), solo
debe hacer un clic derecho en la fila del mismo y dar las especificaciones de configuracin del campo valor por
ejemplo dar un nombre personalizado, elegir el tipo de calculo que se desea utilizar para resumir los datos (Suma,
Cuenta; Promedio, Mx., Min, Producto). Puede dar formato e nmero para presentar signos $, separacin de
miles, etc.

Para insertar un campo calculado (formula), debe estar dentro de la tabla dinmica creada y luego debe
seleccionar la pestaa Opciones, tomar la opcin Frmulas, y posteriormente la opcin Campo
calculado. Debe registrar el nombre que asignar al campo calculado y en la parte de frmula ingrese la
respectiva para efectos de hacer el clculo y Aceptar.
Para insertar un grfico dinmico, debe estar dentro de la tabla dinmica creada y luego debe seleccionar
la pestaa Opciones, tomar la opcin Grfico dinmico, aparecer una ventana para definir el tipo de
grafico a utilizar (columnas, lnea, circular, etc.).
Los ejemplos para ilustrar el proceso de creacin de tablas dinmicas se trabajaron bajo el siguiente
esquema de base de datos:
Agrupar elementos en un campo de tabla dinmica o grfico dinmico. Agrupar fechas.

Se crea el informe de tabla dinmica, incluyendo el campo que contiene las fechas (para el caso
puntual sera FECHA_TRANS). Haga clic con el botn secundario en el campo que contiene
fechas u horas, en el men contextual haga clic en Agrupar.

Escriba la primera fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro
Terminar en.
En el cuadro Por, haga clic en uno o ms perodos de tiempo para los grupos.
Para agrupar los elementos por semana, haga clic en Das en el cuadro Por, asegrese de que
Das sea el nico perodo de tiempo seleccionado y, a continuacin, haga clic en 7 en el cuadro
Nmero de das. A continuacin, puede hacer clic en otros perodos de tiempo por los que
desee agrupar, como Mes.
Ver ejemplo a continuacin:
En este ejemplo podemos observar que el informe presenta el total de cantidades despachadas por
Trimestres y Empresas.
Auditoria.
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditoras de frmulas que pueden ser de gran utilidad. Para
acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaa Frmulas donde aparece una serie de opciones
como podemos ver en la imagen.

: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
: Dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas involucradas en la frmula.
: Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada.
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.
: Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda ver la frmula y los resultados de
la frmula de la celda activa.
: Muestra la ventana de inspeccin para hacer un seguimiento del valor de las celdas.
Crear grficos en Excel 2007.

Debe seleccionar el rango de datos que desea graficar. Seleccionar la pestaa Insertar y luego la opcin
para especificar el tipo de grfico que desea. (Puede elegir entre Columna, Lnea, circular, barra, rea,
Dispersin, entre otros). Cada grafico maneja sus caractersticas de presentacin de datos.
Grfico circular con subgrfico

B/QUILLA
LINEA 0015
35%
Otros
29%
LINEA 0022
19%
LINEA 0025
11%
LINEA 0011
35%

Grfico por columnas
$ 20.000.000,00
$ 15.000.000,00
$ 10.000.000,00
B/QUILLA
SANTA MARTA
$ 5.000.000,00
C/GENA
SANTA MARTA
$ 0,00
LINEA
0011
LINEA
0015
C/GENA
B/QUILLA
LINEA
0022
LINEA
0025
Grfico de barras
VENTAS POR ZONAS Y LINEAS

LINEA 0025
LINEA 0022
LINEA 0015
LINEA 0011
$ 0,00
$ 5.000.000,00
$ 10.000.000,00
$ 15.000.000,00
$ 20.000.000,00
LINEA 0011
LINEA 0015
LINEA 0022
LINEA 0025
C/GENA
$ 9.000.000,00
$ 11.000.000,00
$ 15.800.000,00
$ 7.700.000,00
SANTA MARTA
$ 9.990.000,00
$ 9.000.000,00
$ 20.000.000,00
$ 12.000.000,00
B/QUILLA
$ 8.000.000,00
$ 8.000.000,00
$ 4.500.000,00
$ 2.500.000,00
Crear macros automticamente

Una macro es un conjunto de instrucciones o comandos organizados para ejecutar un procedimiento

(procedimiento diseado por el usuario), de acuerdo a sus necesidades. Existen dos formas de crear macros
en Excel 2007:
1. Macros programadas con el lenguaje Visual Basic
2. Macros grabadas con la grabadora de macros
En este curso Ud. Aprender el mtodo de la creacin con la grabadora de macros que veremos a
continuacin.
Grabar una macro
Seleccione la pestaa Vista y luego elegir la opcin Macro. Seleccione la opcin Grabar macro
Digite el NOMBRE DE LA MACRO (si escribe dos o ms palabras, no deje espacios)
Asigne la letra para el mtodo abreviado (ctrl. + letra asignada)
Seleccione dnde va a GUARDAR LA MACRO. Seleccione de acuerdo a la aplicacin de la macro, si es
una macro para ejecutar en cualquier archivo seleccione Libro de macros personal.
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la
barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado donde tenemos la opcin de detener la
grabacin.
Una vez que acepte comience a ejecutar los pasos para el procedimiento que necesita. Para el ejemplo que
estamos mostrando, ejecute los pasos para crear el formato de dlar, vistos anteriormente. (Ejecute
nicamente los pasos para el procedimiento que dise, practique antes si es necesario). Para este ejemplo
NO seleccione ninguna celda, mas adelante trataremos sobre la seleccin de rangos en la grabacin de
macros.
Seleccione la pestaa Vista. Seleccione la opcin Macros y luego elegir la opcin Grabar macro (Dar las
especificaciones).

Seleccione la pestaa Inicio y tomar la opcin Nmero (Ver grfico).
4.
En la lista de Categora seleccione Moneda
5.
Asigne las posiciones para decimales, por defecto el valor es DOS (2)
6.
Seleccione el Smbolo de la moneda a aplicar (USD)
7.
Seleccione el formato para valores en negativo y Aceptar
8.
Haga clic en el botn DETENER GRABACIN.
Para ejecutar la macro creada, primero debes seleccionar el rango de celdas que a las cuales desea asignar
el smbolo USD y posteriormente debe entrar a la pestaa Vista y tomar la opcin Macros y luego Ver
macros Con lo que aparece la lista de macros creada, debe seleccionar la macro y posteriormente dar un
clic en el botn Ejecutar.

SOLUCIN DE CASOS PRCTICOS

Caso No. 1: Comparar listas en Excel 2007 para eliminar o prevenir duplicados
Aplicacin:
Se tiene un archivo que maneja las facturas pagadas a proveedores en el mes de Agosto, por otro lado se
tiene una hoja con informacin de las facturas pagadas bajadas del sistema central.. A continuacin se
presenta el modelo de datos:
Hoja No. 1
Hoja No. 2
Se requiere comparar los Nros. De facturas en ambos archivos y verificar la existencia de duplicados. Una vez
que encuentra los respectivos duplicados, Excel debe dar un formato condicional a las celdas respectivas.
1. Para facilitar la labor, se asigna nombre a cada lista De No. De Facturas, por ejemplo LISTA1 y
LISTA2.
2. Encontrar duplicados utilizando la funcin Coincidir:

En el ejemplo anterior se utiliza la funcin COINCIDIR para encontrar coincidencias de facturas en

ambos listados de facturas pagadas (LISTA1 y LISTA2). El sistema devuelve la posicin del registro
donde encuentra el duplicado, por ejemplo la funcin indica que el No. De factura 1501 de
CONEXCOL S.A. Se encuentra en la fila No. 2 del otro listado. Si el No. De factura no se encuentra
en el rango determinado, el sistema muestra #N/A. Podemos lograr un mejor resultado combinando
COINCIDIR con SI y ESERROR en esta frmula. La funcin quedara de la siguiente forma:
=SI(ESERROR(COINCIDIR(A6,LISTA1,0)),"","duplicado"), esto hace busque el No. De factura en la
LISTA1, si lo encuentra coloca la etiqueta Duplicado, de lo contrario deja la celda en blanco,
evitando colocar #N/A. De igual forma se puede asignar un formato condicional para identificar todos
los registros duplicados.
Ver ejemplo:

Generar una lista de valores comunes a ambas listas. Para el ejemplo, se escribe la frmula:
=SI(CONTAR.SI(LISTA22,A3)>0,A3,"").

Caso No. 2: Grafico de sectores.

La encuesta de poblacin activa elaborada por el DANE referente al 4 trimestre de 2008 presenta para el
nmero de activos por ramas los siguientes datos:
RAMA DE ACTIVIDAD
Agricultura, caza y pesca
Fabriles
Construccin
Comercio
Transporte
Otros servicios
MILES DE ACTIVOS
3706.3
3437.8
1096.3
1388.3
648.7
2454.8
Se pide:
1. Realizar un grfico de sectores con porcentajes del nmero de activos por ramas.
2. Realizar el grfico con las etiquetas de las ramas sobre los sectores.
Procedimiento:
1. Se inicia incluyendo los datos en Excel 2007
2. Seleccionar el rango de datos (A3:B9) que desea graficar y seleccionar el tipo de grfico circular
tridimensional.

MILES DE ACTIVOS
Agricultura, caza y pesca
Fabriles
Construccin
Comercio
Transporte
Otros servicios
3. Dar formato al grfico para presentar ante los usuarios finales. Dar formato de porcentaje.
La grfica quedara de la siguiente forma:

Caso No. 3: Graficar funciones.

Se requiere graficar la funcin: f(x)=(x+1) 3 (al cubo)
Procedimiento:
1. Se deben incluir los datos en Excel 2007 (datos de X)

2. Calcular el valor de Y
3. Crear el grafico de dispersin con lneas suavizadas.
El grfico quedara as:

Caso No. 4: Calculo de frecuencias

Crear un reporte que muestre cuntos de los artculos de un inventario tienen una antigedad de hasta 3
meses, cuntos entre 3 y 6 meses, cuntos entre 6 y 9 y as sucesivamente.
Para iniciar debemos crear un campo para calcular la antigedad de cada producto en relacin a la fecha
actual.

Ahora creamos el modelo de trabajo para representar el No. De ocurrencias con respecto a los meses. Segn
el modelo se puede interpretar de la siguiente forma: Rango de antigedad de 1 a 3 meses, de 4 a 6 meses,
de 5 a 9 meses, de 10 a 12 meses. Se recomienda dar nombre al rango de los datos de ANTIGEDAD para
facilitar el proceso (para el ejemplo se da el nombre MESES).
Aplicar la funcin frecuencia para hallar el No. De ocurrencias. Tenga en cuenta para ello primero seleccionar
el rango donde va a copiar la funcin y luego entre la funcin =FRECUENCIA(Datos;grupo).

Una vez incorpora la funcin de frecuencia, debe emplear una formula matricial con las teclas SHIFT + CRTL
+ ENTER en forma simultnea. Dado lo anterior se reflejan los resultados por intervalos de meses.
Nota: La sintaxis de esta funcin es: =FRECUENCIA(DATOS;GRUPO), Donde:
Datos: Se refiere al rango donde se encuentra la informacin que quiere operar (en este caso seran los
meses de antigedad).
Grupo: Se refiere al rango de intervalos para determinar el No. De ocurrencias.
El resultado sera: En el rango de 1 a 3 meses se encuentran 6 productos, en el rango de 4 a 6 meses de
antigedad se encuentran 5 productos, en el rango de 7 a 9 meses se encuentran 3 productos y el ltimo
rango no hay existencias.
Caso No. 5: Calculo de frecuencias para cartera de clientes que representan los das de atraso en su
pago semanal.
El formato es el siguiente:

Procedimiento:
Dar nombre al rango que representa los das de retraso por zonas.
Crear el cuadro que representa los grupos y la frecuencia.
Aplicar la funcin frecuencia teniendo en cuenta seleccionar el rango donde quedar registrado el No.
De ocurrencias. Cuando termine de digitar la funcin utilice Ctrl + Shif + enter (Copia matricial).
Como se puede observar, la tabla indica que en el rango de 0 a 15 das de retraso no existen clientes,
en el rango de 16 a 30 das de retraso existen 3, en el rango de 31 y 45 das existen 6, as
sucesivamente.
TALLERES
TALLER No. 1.
La biblioteca Departamental SERGIO ARANGUREN registra parte de la informacin de su gestin en un libro
de Excel (debe crear la base de datos teniendo en cuenta la informacin que se maneja en una biblioteca).

TABLAS ASOCIADAS A LA GESTION DE LA BIBLIOTECA

Debe colaborar en la administracin de la misma, realizando los puntos que se solicitan a continuacin.
1) Realizar las siguientes consultas y la informacin resultante volcarla en una nueva hoja nombrada como
CONSULTAS:
a) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Ttulos con los que cuenta la biblioteca, discriminados por
Rubro.
b) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Ttulos con los que cuenta la biblioteca, discriminados por
Categora y dentro de esta por Pas.
c) Generar un cuadro que muestre el promedio de Precios de los libros agrupados por Categora.
d) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Prstamos de libros, agrupados por rubro y dentro de este
por Categora. Tener en cuenta que esta consulta tiene que tener la posibilidad de filtrar los datos resumidos
por rubro, de forma de que cambien los datos resumidos asociados a ese elemento.
2) En la hoja LIBROS:
a) Calcular la columna DENOMINACION, considerando la siguiente informacin: a) en dicha columna se
deber mostrar la palabra muy aceptable para los ttulos prestados en ms de 60 ocasiones; b) la palabra
aceptable para los ttulos prestados entre 30 y 60 ocasiones inclusive; c) y la palabra no aceptable para
Ttulos prestados en menos de 30 ocasiones.
b) Calcular la columna PRECIO AJUSTADO, teniendo en cuenta que se ajustar el PRECIO UNIDAD de los
Ttulos de la siguiente manera: a) para los ttulos editados con posterioridad a 1960, se tomarn en cuenta los
porcentajes para los rubros ya establecidos en una lista de la hoja DETALLES; b) mientras que para los
ttulos editados con anterioridad a 1960 inclusive, se fijar el porcentaje de ajuste en 30%.
c) Calcular la columna PRECIO PRESTAMO, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: a) el precio
de prstamo para cada ttulo se fijar segn la lista detallada en la hoja DETALLES, la que se encuentra
clasificada por categora; b) se debe tener en cuenta que dicho precio recibir una bonificacin (descuento), la
que depender del pas de procedencia de los ttulos, y que se detallan en la lista de la hoja DETALLES; c)
los ttulos de los pases Uruguay y Argentina, no recibirn dicha bonificacin.
TALLER No. 2.
En el almacn de electrodomsticos RADICOL se quiere introducir al mercado unos frigorficos y
acondicionadores pequeos para oficinas a precios muy bajos. Los frigorficos a $ 50.000 y los
acondicionadores a $ 45.000. Cada venta de un frigorfico supone 10 minutos de tiempo de un vendedor y 5
minutos del tiempo de un instalador. La venta de un acondicionador requiere 8 minutos del vendedor y 12
minutos del instalador. Se dispone de 4 vendedores y 3 instaladores, que trabajan 4 horas diarias tiles.
Cuntos frigorficos y acondicionadores interesa poner a la venta durante los 20 das hbiles de la
campaa?
El problema a resolver consiste en: Determinar el nmero de frigorficos y acondicionadores. Con un
objetivo claro, que es maximizar los ingresos.
Abra un nuevo libro de Excel y en la Hoja1 escriba lo siguiente:
Escriba en la celda E4:= 50000 * D1 + 45000 * D2
Al dar Enter aparece en la celda E4 un cero, ya que las celdas D1 y D2 no tienen valores.
Para la resolucin del problema tenemos una gran restriccin: se dispone de un personal y tiempo limitado.
De momento se va a calcular el tiempo en minutos de los vendedores e instaladores:
Escriba en la celda D15: =4*4*20

Escriba en la celda D16: =3*4*20
Celda E15: =D15*60
Celda E16: =D16*60
En otras palabras, se dispone de 320 horas (19.200 minutos) de trabajo por parte de los vendedores y 240
horas (14.400 minutos) de trabajo por parte de los instaladores.
Ahora se trata de calcular ahora el tiempo (en minutos) de los vendedores e instaladores para un nmero
indeterminado de frigorficos (celda D1) y acondicionadores (celda D2).
Escriba:
Celda C10:
Celda C11:
Celda D10:
Celda D11:
Celda C12:
Celda D12:
=10*D1
=8*D2
=5*D1
=12*D2
=C10+C11
=D10+D11

Est claro que en la celda C12 tenemos (momentneamente un cero) el total de minutos vendedor
(que debe ser inferior a 19.200) y en la celda D12 (momentneamente un cero) el total de minutos de
instalador (que debe ser inferior a 14.400).
El problema que se tiene en pantalla es el tpico que resuelve la herramienta Solver del Excel:
Se tiene un objetivo: Maximizar la celda E4
Interesa calcular las celdas D1 y D2
Se tiene, en principio, dos restricciones:
C12 debe ser igual o inferior a 19200
D12 debe ser igual o inferior a 14400
Ahora bien, si slo se dan esas dos restricciones Solver se complica mucho ms ya que considera tambin
como solucin nmeros reales negativos y positivos hasta los valores indicados, por lo cual los clculos son
muchos ms y dara muchas soluciones errneas al problema, por lo cual es conveniente darle ms
restricciones y estas podran ser:
Celda D1 deben ser nmeros enteros positivos (nmero de refrigeradores)
Celda D2 deben ser nmeros enteros positivos (nmero de acondicionadores)
Con las especificaciones anteriores, utilizar la herramienta Solver para dar la solucin.
TALLER No. 3.
El hotel New Country requiere conocer cuantas habitaciones/da estn ocupadas por mes, con el fin de
buscar grupos que puedan ocuparlas durante los meses de baja ocupacin y, en lo posible, tener un grfico
de ellas. En el cuadro siguiente se pueden observar los datos de habitaciones/da ocupadas y los intervalos
que seran los meses.

Para el caso anterior, presentar un informe con el No. De habitaciones ocupadas por mes. El informe
quedara as:
Presentar un informe con el promedio de habitaciones ocupadas por mes. El informe quedara as:
Presentar un grafico con No. De habitaciones ocupadas por mes. El informe quedara as:

Presentar un grafico con promedio de habitaciones ocupadas por mes:
TALLER No. 4.
La clnica San Rafael requiere determinar el punto de equilibrio segn el cuadro que se presenta a
continuacin:

Debe representar los porcentajes de la poblacin en un grafico circular 3D.

TALLER No. 5.
Indufaro del Caribe desea controlar sus pedidos teniendo en cuenta unos requerimientos tcnicos. Usted
deber dar la solucin mediante la siguiente estructura:
TIPS EN EXCEL 2007

OPERACIONES CON RANGOS

1. Se debe seleccionar el rango de celdas a nombrar.
2. En el cuadro nombres (1), debe colocar el respectivo nombre que le va asignar al rango (no debe
dejar espacios) y presione ENTER para concluir la operacin.
3. Para eliminar un nombre dado a un rango de celdas, Debe elegir la pestaa Frmulas y luego,
seleccione la opcin Administrador de nombres. Por ltimo debe seleccionar el nombre creado con
anterioridad y dar un clic en el botn Eliminar. (Cualquier duda, favor remitirse a la pgina No. 4 de
este manual).
BUSQUEDAS EN TABLAS
1. Se recomienda primero dar nombre a la tabla que servir como matriz de bsqueda.
2. Se recomienda ordenar la tabla por el campo de bsqueda.
3. Se debe mencionar en la construccin de la funcin BUSCARV, el No. De la columna que desea traer
de la tabla.
4. Debe controlar si desea buscar el valor exacto en tabla, para lo cual al final de la Funcin debe
colocar el argumento FALSO, de lo contrario se buscar el valor ms prximo al solicitado. (Cualquier
duda, favor remitirse a las pginas No. 16 y 17 de este manual).
VALIDAR LISTAS
Debe tener en cuenta:
Crear la lista respectiva y dar nombre a este rango. Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la
pestaa DATOS y tomar la opcin Validacin de datos.
En el cuadro de Validacin de datos, Seleccione la pestaa Configuracin y determine el tipo de validacin
en Permitir, para lo cual debe elegir la opcin Lista. En Origen debe ingresar el signo = seguido del nombre
que asign al rango de lista creado con anterioridad (para el ejemplo se cre una lista con el nombre
PRODUCTOS). Por ltimo, Aceptar. (Ver pgina 11).
CONCATENAR DATOS
Debe utilizar para ello el carcter &.Por ejemplo, se requiere unir el cdigo del reporte con el cdigo de la
ciudad para crear un cdigo de dgitos significativos utilice por ejemplo =A3&-&IZQUIERDA(B3;3). Esto
permite unir el contenido de la celda A con la extraccin de los 3 primeros caracteres del contenido de la
celda B3. (Ver pgina 23).
FORMULA MATRICIAL
En algunos casos se encuentran formulas o funciones que requieren de una copia matricial. Para ello debe
seleccionar primero el rango donde va a realizar la copia matricial y luego entrar la formula o funcin
requerida, por ltimo utilice las teclas en simultnea SHIFT + CRTL + ENTER. (Ver pgina 54).


Manual de Excel Avanzado 2007, Octubre 20 de 2009

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Manual de Excel Avanzado 2007, Octubre 20 de 2009

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TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO DE EXCEL 2007 ......................................................................................................................... 1

Funcin Derecha .......................................................................................................................................... 26

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

CONTENIDO DE EXCEL 2007

(1) Cuadro nombres

Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, mircoles 4, ....

Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, mircoles 3, jueves 4, viernes 5, ....

Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, mircoles 2, jueves 3, viernes 4, ....

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Autoformato o estilos rpidos

Los formatos condicionales

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Formato condicional con iconos

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Como resultado tenemos:

Crear listas personalizadas

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Validacin con listas

Proteger una hoja (Proteccin de escritura)

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Sintaxis: =O(Valor_Lgico1; Valor_Lgico2;). Ejemplo No. 2.

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Observe el ejemplo No. 1.

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Combinacin de la funcin SI con la funcin O

La sintaxis es: =BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado). Donde:

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Definir y resolver un problema con Solver

Procedimiento para resolver un problema con Solver.

Observe el resultado arrojado por el Solver:

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Informe de respuestas y sensibilidad:

Manejo de bases de datos

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

Calle 72 No. 50 - 41 Piso 2 Telfonos: 3587201 - 3584948 - 3589889 Telefax: 3600315

La forma No. 2, permite visualizar lo siguiente:

La forma No. 3, se puede visualizar en la primera imagen.

En el cuadro de Validacin de datos, Seleccione la pestaa Configuracin y determine el tipo de validacin

Al momento de seleccionar una de las celdas validadas aparecer un mensaje de entrada.

Separar texto en columnas

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Observe el resultado de la separacin.

Consolidar hojas de trabajo

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Consolidar datos del trimestre:

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Agrupar elementos en un campo de tabla dinmica o grfico dinmico. Agrupar fechas.

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: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.

Escriba en la celda D15: =4420