02 CV-GPY012 U2 Ciclo Vida Proyecto v3

CV-GPY012: Curso Virtual de Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK 5ta Edicin)
Material del Curso: Ciclo de Vida del Proyecto v3
Unidad 2: Influencia de la Organizacin y Ciclo de Vida del

Proyecto
Introduccin.
2.1 Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos
2.2 Interesados del Proyecto y Gobernabilidad
2.3 Equipo del Proyecto
2.4 Ciclo de Vida del Proyecto
Contacto: informes@dharma-consulting.com, Pgina Web: www.dharmacon.net

Plataforma Virtual: www.e-dharmacon.net
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INTRODUCCIN
Los proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en un entorno ms amplio que el del
proyecto en s. La comprensin de este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleva a
cabo de acuerdo con los objetivos de la organizacin y se gestiona de conformidad con las
prcticas establecidas en la organizacin.
2.1 Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos

La cultura, estilo y estructura de una organizacin influyen en la forma en que se llevan a cabo
sus proyectos. Tambin pueden influir en el proyecto el nivel de madurez de la direccin de
proyectos de la organizacin y sus sistemas de direccin de proyectos.
2.1.1 Culturas y Estilos de Organizacin
La cultura y el estilo de una organizacin afectan a su forma de llevar a cabo los proyectos. Las
culturas y estilos son fenmenos de tipo grupal, conocidos como normas culturales, que se
desarrollan con el tiempo.
Las experiencias comunes de los miembros de la organizacin son las que conforman la cultura
de la misma; la mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas a travs de la
prctica y el uso comn a lo largo del tiempo. Las experiencias comunes incluyen, entre otras:
Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas.
Normas, polticas, mtodos y procedimientos.
Sistemas de motivacin e incentivos.
Tolerancia al riesgo.
Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad.
Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo.
Entornos operativos.
Para aclarar el concepto de Cultura de la Organizacin, te invitamos a visitar el
siguiente enlace:
http://es.wikipedia.org/wiki/Cultura_organizacional
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Institute, Inc.
Video Relacionado: Te invitamos a visualizar el siguiente video, en el que se

define la Cultura Organizacional:
http://www.youtube.com/watch?v=CcxZXMadhsU
Para saber ms sobre la Cultura Organizacional, te invitamos a visitar el

siguiente enlace:
http://www.slideshare.net/cheramig/crg-cultura-organizacional-2008presentation
2.1.2 Comunicaciones en la Organizacin
El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un estilo

de comunicacin efectivo dentro de la organizacin, sobre todo si se considera la globalizacin
de la profesin de direccin de proyectos.
2.1.3 Estructuras de la Organizacin
La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa, lo que puede afectar a

la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras
abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una
variedad de estructuras matriciales entre ellas. La siguiente tabla muestra las caractersticas
clave de los principales tipos de estructuras de una organizacin en relacin con los proyectos.
Cuadro: Influencias de la organizacin en los proyectos.
Estructura de
Matricial
la Organizacin
Caractersticas
Funcional
Matricial
Matricial
Matricial
Orientada a
Dbil
Equilibrada
Fuerte
Proyectos
Baja a
Moderada a Alta
Alta a
del Proyecto
Autoridad del Director del
Proyecto
Poca o
Ninguna
Baja
Disponibilidad de recursos
Poca o
Ninguna
Baja
Gerente
Gerente
Funcional
Funcional
Tiempo
Quin gestiona el
Presupuesto del Proyecto
Rol del Director del Proyecto
Personal Administrativo de la
Direccin de Proyectos
Moderada
Casi Total
Baja a
Moderada
Moderada a Alta
Alta a
Mixta
Director del
Proyecto
Director del
Proyecto
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Parcial
Parcial
Completo
Completo
Completo
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Tiempo
Parcial
Parcial
Parcial
Completo
Completo
Casi Total
Fuente: PMBOK 5th Edition Table 2-1, page number 22

Institute, Inc.
Video Relacionado: Te invitamos a visualizar el siguiente video, en el

que se define la Estructura Organizacional.
http://www.youtube.com/watch?v=EaGr7Fe3KJ0
2.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin son los planes, los procesos, las polticas, los
procedimientos y las bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora y
utilizados por la misma.
Los activos de los procesos incluyen planes formales e informales, procesos, polticas,
procedimientos y bases de conocimiento, especficos y son utilizados por la organizacin
ejecutante.
Los activos de los procesos de la organizacin pueden incluir cronogramas completados, datos
sobre riesgos y datos sobre el valor ganado.
2.1.4.1 Procesos y Procedimientos
Inicio y Planificacin:
o Guas y criterios
o Estndares especficos de la organizacin.
o Plantillas.
Ejecucin, Monitoreo y Control:
o Procedimientos de control de cambios
o Procedimientos de control financiero
o Procedimientos para la gestin de incidentes y defectos que definen los controles, la
identificacin, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos
o Requisitos de comunicacin de la organizacin
o Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo;
o Procedimientos de control de riesgos
o Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas y criterios
para la medicin del desempeo estandarizados.
Institute, Inc.
Cierre:
o Guas o requisitos del cierre del proyecto.
2.1.4.2 Base de Conocimiento Corporativa
La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin incluye,

entre otros elementos:
Base de conocimiento de la gestin de configuracin

Bases de datos financieras.
Informacin histrica y bases de conocimientos de lecciones aprendidas.
Bases de datos de incidentes y defectos.
Bases de datos para la medicin de procesos.
Archivos de proyectos anteriores.
2.1.5 Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no estn bajo el
control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.
Los Factores ambientales de la empresa varan ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza. Los
factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:
La cultura, estructura y gobierno de la organizacin
La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos
Las infraestructuras
Los recursos humanos existentes
La gestin de personal
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa
Las condiciones del mercado
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados
El clima poltico
Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin
Las bases de datos comerciales
El sistemas de informacin para la direccin de proyectos
Institute, Inc.
2.2 Interesados del Proyecto y Gobernabilidad

Un interesado es un individuo, grupo u organizacin que puedan afectar, verse afectado, o
percibirse a si mismo como afectado por una decisin, actividad, o resultado de un proyecto.
2.2.1 Interesados del Proyecto
Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del proyecto as como todas las
entidades interesadas, ya sean internas o externas a la organizacin.
El equipo del proyecto identifica a los interesados tanto internos como externos, positivos y
negativos, ejecutores y asesores, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las
expectativas de todas las partes involucradas.
Figura: Relacin entre los Interesados y el Proyecto.
Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 2-7, page number 31
Para aclarar el concepto de Interesados, te invitamos a visitar el siguiente

enlace:
http://es.wikipedia.org/wiki/Stakeholder
Institute, Inc.
Para saber ms sobre los Interesados, te invitamos a visitar el siguiente enlace:

http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesadosstakeholders
2.2.2 Gobernabilidad del Proyecto
La Gobernabilidad del proyecto involucra tanto a los interesados como a las polticas, los
procedimientos, los estndares, las responsabilidades y las autoridades documentadas. Los
ejemplos de elementos del marco de gobernabilidad de un proyecto incluyen:
Los criterios de xito del proyecto y de aceptacin de los entregables.
El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el

proyecto.
La relacin entre el equipo del proyecto, los grupos de la organizacin y los interesados
externos.
El organigrama del proyecto que identifica los roles del mismo.
Los procesos y procedimientos para la comunicacin de informacin.
Los procesos para la toma de decisiones del proyecto.
Las guas para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia de la

organizacin.
El enfoque del ciclo de vida del proyecto.
El proceso para la revisin de fases o cambios de etapas.
El proceso para la revisin y aprobacin de cambios al presupuesto, al alcance, a la

calidad y al cronograma que estn fuera de la autoridad del director del proyecto.
El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del
proyecto.
2.2.3 xito del proyecto
El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de lmites

realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecucin del proyecto dentro de las lneas
base aprobadas.
Institute, Inc.
2.3 Equipo del Proyecto

Los equipos de proyecto incluyen roles tales como:
Personal de direccin de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan
actividades de direccin del proyecto.
Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de
crear los entregables del proyecto.
Expertos de Apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para

desarrollar o ejecutar el plan para la direccin del proyecto.
Representantes del Usuario o del cliente. Los miembros de la organizacin que

aceptarn los entregables o productos del proyecto.
Vendedores. Tambin llamados proveedores, suplidores o contratistas.
Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del
proyecto a miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinacin
adecuada.
Socios de Negocios. Los socios de negocio son tambin compaas externas, pero
tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un
proceso de certificacin.
Para saber ms sobre el Equipo del Proyecto, te invitamos a visitar el siguiente
enlace:
http://www.slideshare.net/chaviz/el-equipo-de-trabajo-en-proyectos-4669624
2.3.1 Composicin de los Equipos del Proyecto
La composicin de los equipos de proyecto sobre la base de factores como la cultura de la

organizacin, el alcance y la ubicacin.
A continuacin se presentan ejemplos de composiciones bsicas de equipos de proyecto:
Dedicado. En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor parte de los

miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo completo en el mismo.
Esta es la estructura ms sencilla para un director de proyecto, ya que las lneas de
autoridad son claras y los miembros del equipo pueden concentrarse en los objetivos
del proyecto.
Tiempo parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal, en

estos tanto el director del proyecto como los miembros del equipo trabajan en el
proyecto pero permanecen en sus respectivas organizaciones y continan llevando a
cabo sus funciones normales.
Institute, Inc.
2.4 Ciclo de Vida del Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su
inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y nmeros se
determinan en funcin de las necesidades de gestin y control de la organizacin u
organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de
aplicacin.
Ejemplos de ciclo de vida de proyectos:
1. Proyecto de Implementacin de Software.
2. Proyecto de Construccin de Planta de Procesamiento.
3. Proyecto de Outsourcing de la Industria de Servicios.
2.4.1 Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto
Los proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los proyectos pueden configurarse
dentro de la siguiente estructura genrica del ciclo de vida:
Inicio del Proyecto.
Organizacin y preparacin.
Ejecucin del trabajo.
Cierre del Proyecto.
Institute, Inc.
Figura: Niveles Tpicos de Costo y Dotacin de Personal en una Estructura

Genrica del Ciclo de Vida del Proyecto.
Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 2-8, page number 39.
La estructura genrica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes caractersticas:
Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su
punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto
se acerca al cierre.
La curva anterior, curva tpica de costo y dotacin de personal, puede no ser aplicable
a todos los proyectos.
Los riesgos y la incertidumbre son mayores en el inicio del proyecto. Estos factores
disminuyen durante la vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y
aceptando los entregables.
La capacidad de influir en las caractersticas finales del producto del proyecto, sin
afectar significativamente el costo, es ms alta al inicio del proyecto y va
disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusin.
Institute, Inc.
Figura: Impacto de las Variables en Funcin del Tiempo del Proyecto.
2.4.2 Fases del Proyecto
Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera
lgica, que culmina con la finalizacin de uno o ms entregables. Las fases del proyecto se
utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en una parte del proyecto es nica y suelen
estar vinculadas al desarrollo de un entregable especfico importante.
Las fases del proyecto suelen completarse en forma secuencial, pero pueden superponerse en
determinadas circunstancias de los proyectos. Normalmente las diferentes fases implican una
duracin o esfuerzo diferentes.
La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para
facilitar su direccin, planificacin y control. El nmero de fases, la necesidad de establecer
fases y el grado de control aplicado dependen del tamao, la complejidad y el impacto
potencial del proyecto.
Institute, Inc.
Ejemplo de proyecto de una sola fase:

Ejemplo de proyecto con fases consecutivas:

Ejemplo de proyecto con fases superpuestas:

Institute, Inc.
2.4.2.1 Ciclos de Vida Predictivos
Los ciclos de vida predictivos (tambin conocido como totalmente orientados al plan) son
aquellos en los cuales el alcance del proyecto, el tiempo y costo requeridos para lograr dicho
alcance, se determinan lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.
El trabajo realizado en cada fase normalmente es de naturaleza diferente al realizado en las
fases anteriores y subsiguientes, y por lo tanto la composicin y habilidades requeridas del
equipo del proyecto puede variar de una fase a otra.
Generalmente se opta por ciclos de vida predictivos cuando el producto a entregar se
comprende bien, existe una base prctica significativa en la industria, o cuando un producto
debe ser entregado en su totalidad para que tenga valor para los grupos de interesados.
Ejemplo del Ciclo de vida Predictivo
Institute, Inc.
2.4.2.2 Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales
Los proyectos iterativos e incrementales pueden desarrollarse en fases, y las propias

iteraciones se realizarn de un modo secuencial o superpuesto. Durante una iteracin, se
realizarn actividades de todos los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos. Al final de
cada iteracin, se habr completado un entregable o un conjunto de entregables. Las futuras
iteraciones pueden mejorar dichos entregables o crear nuevos. Cada iteracin construye los
entregables con un incremento gradual hasta cumplir los criterios de salida de la fase, lo que
permite al equipo del proyecto incorporar la retroalimentacin.
Generalmente se opta por los ciclos de vida iterativos e incrementales cuando una
organizacin necesita gestionar objetivos y alcances cambiantes, para reducir la complejidad
de un proyecto o cuando la entrega parcial de un producto beneficia y genera valor para uno o
ms grupos de interesados sin afectar el entregable o conjunto de entregables finales.
2.4.2.3 Ciclos de Vida Adaptativos
Los ciclos de vida adaptativos (tambin conocidos como mtodos orientados al cambio o
mtodos giles) pretenden responder a niveles altos de cambio y a la participacin continua de
los interesados. Los mtodos adaptativos tambin son iterativos e incrementales, pero difieren
de los anteriores en que las iteraciones son muy rpidas (normalmente con una duracin de 2
a 4 semanas) y de duracin y costo fijos.
Generalmente se opta por los mtodos adaptativos en entornos que cambian rpidamente,
cuando los requisitos y el alcance son difciles de definir con antelacin y cuando es posible
definir pequeas mejoras graduales que aportarn valor a los interesados.
Institute, Inc.

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Unidad 2: Influencia de la Organizacin y Ciclo de Vida del

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2.1 Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos

Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas.

Normas, polticas, mtodos y procedimientos.

Sistemas de motivacin e incentivos.

Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad.

Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo.

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El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un estilo

La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa, lo que puede afectar a

Fuente: PMBOK 5th Edition Table 2-1, page number 22

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2.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin incluye,

Base de conocimiento de la gestin de configuracin

2.1.5 Factores Ambientales de la Empresa

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin

La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos

Los recursos humanos existentes

Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa

Las condiciones del mercado

La tolerancia al riesgo por parte de los interesados

Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin

Las bases de datos comerciales

El sistemas de informacin para la direccin de proyectos

2.2 Interesados del Proyecto y Gobernabilidad

Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 2-7, page number 31

Para aclarar el concepto de Interesados, te invitamos a visitar el siguiente

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Los criterios de xito del proyecto y de aceptacin de los entregables.

El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el

El organigrama del proyecto que identifica los roles del mismo.

Los procesos y procedimientos para la comunicacin de informacin.

Los procesos para la toma de decisiones del proyecto.

Las guas para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia de la

El enfoque del ciclo de vida del proyecto.

El proceso para la revisin de fases o cambios de etapas.

El proceso para la revisin y aprobacin de cambios al presupuesto, al alcance, a la

2.2.3 xito del proyecto

El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento de lmites

2.3 Equipo del Proyecto

Expertos de Apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para

Representantes del Usuario o del cliente. Los miembros de la organizacin que

Vendedores. Tambin llamados proveedores, suplidores o contratistas.

2.3.1 Composicin de los Equipos del Proyecto

La composicin de los equipos de proyecto sobre la base de factores como la cultura de la

Dedicado. En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor parte de los

Tiempo parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal, en

2.4 Ciclo de Vida del Proyecto

2.4.1 Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto

Inicio del Proyecto.

Ejecucin del trabajo.

Cierre del Proyecto.

Figura: Niveles Tpicos de Costo y Dotacin de Personal en una Estructura

Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 2-8, page number 39.

Figura: Impacto de las Variables en Funcin del Tiempo del Proyecto.

Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 2-9, page number 40.

2.4.2 Fases del Proyecto

Ejemplo de proyecto de una sola fase: