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No entanto, na vida real, percebe-se que este espao reservado a integrao das
pessoas e fortalecimento das idias acaba sendo um momento de, na maioria das vezes, pura
perda de tempo. Por ser algo constante nas organizaes, pelo participante no entender o
motivo da reunio, por ter que participar muitas vezes de reunies que no fazem parte de seu
cotidiano, por no saber o motivo da convocao para o encontro, por m conduo da
reunio, por discusses alheias aos assuntos iniciais ou reunies longas, etc, o participante
cria uma certa apatia quele momento criando um distanciamento do enfoque tratado e
dedica-se a entreter-se em assuntos alheios ao momento: usar aparelhos eletrnicos (tablet,
celular, notebook), discusses paralelas, lamentar-se intimamente por ter que estar ali
presente.
Diante disto, sero abordados alguns pontos essenciais para a execuo de uma
reunio administrativa e outras ferramentas de apoio que podero ser utilizadas pelos gestores
a fim de manter a propagao da informao e intercomunicabilidade e, assim, reduzir a
quantidade e durao das reunies.
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2 FUNDAMENTAO TERICA
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A reunio administrativa pode ser vista, pelo prisma sociolgico, como um momento
de participao poltica coletiva (ROSA; SONNI, 2013). um momento em que qualquer
servidor pode fazer parte do poder e influenciar a tomada de decises, como tambm, fazer
parte do processo de concretizao destes objetivos. Para isso, necessrio que esta
participao seja eficiente e consiga formar equipes, pessoas voltadas para os mesmos
objetivos com papis e funes bem definidas em um clima de criatividade, sinergia,
habilidades e troca de conhecimentos.
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2.1 Organizao
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A eficincia de uma reunio est ligada diretamente organizao de todo o processo:
planejamento, a execuo e a avaliao.
No entanto, nem sempre as reunies passam por uma organizao prvia. Elas so
marcadas e o enredo se desenrola sem um controle prvio por parte do gestor. Os
participantes, por vezes, no sabem o motivo do encontro e/ou no conseguem identificar os
temas que esto sendo discutidos ou o fim que se deseja chegar. Com isso, a reunio torna-se
entediante e extensa. No final, corre-se o risco de chegar a lugar nenhum.
A seguir, analisaremos os trs momentos de uma reunio: o antes, durante e o depois.
2.1.2 Planejamento
Uma reunio mal planejada ou feita sem necessidade, somente uma perda de tempo e
acaba diminuindo o poder do lder perante a equipe, explica Shapiro (2013), j que foi
realizada sem objetivo e necessidade, alm de entediar as pessoas e as educar de modo
distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a instituio se fundamenta. Algo que vem
de encontro finalidade do encontro. Por isso, ao se planejar uma reunio, deve-se ter bem
clara a resposta pergunta o que eu espero deste momento?
Uma reunio pode ter objetivos diferentes como informar, discutir metas a serem
planejadas, rever objetivos inalcanados, integrar os participantes. Por isso, definir claramente
a pauta da reunio o principal item para iniciar o planejamento (FUERTH), pois, s vezes,
pode-se chegar a concluso de que um simples telefonema ou email seria suficiente para atigir
o objetivo.
Norteado pelo objetivo proposto, comea-se a estruturar os temas que faro parte da
pauta. Este ponto essencial para a realizao de uma reunio eficiente, j que, s com o
conhecimento prvio por parte dos participantes, possvel uma participao ativa e
construtiva do coletivo (ROSA; SONNI, 2013, p. 103). O servidor vai reunio ciente do que
se passar e, assim, poder prepara-se para contribuir para o desenvolvimento dos trabalhos
com informaes confiveis e com fontes de pesquisas em mos para compartilhar com os
demais interessados.
Com a pauta definida, neste momento do planejamento, diante dos temas a serem
discutidos, que se atribui o tempo destinado para cada assunto. Um dos principais fatores que
causam descontentamento nos participantes so reunies que no comeam no horrio e no
tem hora para terminar (RIBEIRO, 2012). J diz o ditado tempo dinheiro, cabe ao gestor
programar adequadamente o tempo que pretende com esta reunio para que esta no se
delongue demasiadamente sem necessidade.
Finalizado este processo, define-se a quem esta reunio ir atingir e a quem est ligada
diretamente para enviar a convocao. Para que as pessoas possam se preparar, conveniente
que esta pauta seja encaminhada com pelo menos 24 horas de antecedncia. Claro, que
excees, em caso de situaes de emergncia, no se aplicam esta regra
Trata-se do corpo do trabalho onde sero apresentadas as fundamentaes, as teorias
dos autores estudados e a descrio da pesquisa de campo (se houver). nesse momento que
o tema principal desenvolvido com pesquisa bibliogrfica especfica e confivel.
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2.1.1 Habilidades....
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Quadro 1 Exemplo do quadro
HABILIDADES DE COMUNICAO
Comunicao interpessoal
Habilidade de colaborao e trabalho em equipe
Habilidade escrita
Habilidade de feedback
Proficincia em linguagem
HABILIDADES TCNICAS
Habilidade de planejamento
Habilidades organizacionais
Conhecimentos em EAD
Conhecimento da tecnologia
Conhecimento ao acesso da tecnologia
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3 METODOLOGIA
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Neste espao os alunos devero apresentar o material usado (mapas, instrumentos, etc.) e
os mtodos seguidos para realizao da pesquisa que deu origem ao artigo. Esta seo pode
ser dividida em:
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3.1 MATERIAL
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3.2 MTODOS
Esta diviso ficar a critrio do professor orientador. A descrio dos mtodos bem
importante. Pode ser feita de forma simples, mas deve apresentar os principais passos
seguidos.
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4 APRESENTAO E DISCUSSO DOS DADOS
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Neste espao devero apresentar os dados coletados e discutir baseando-se na
fundamentao terica pesquisada. Podem ser inseridos quadros, grficos, tabelas, imagens,
etc. Pode ser dividida em subsees, POR EXEMPLO: 4.1 TEMA ABCD, 4.2 TEMA EFGH,
4.3 TEMA IJKL. Essa diviso deve ser orientada pelo professor.
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4.1 APRESENTAO DOS DADOS COLETADOS
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Neste espao os alunos devero apresentar a anlise dos resultados obtidos e discutilos. Trata-se da parte em so analisados e confrontados os dados apresentados na seo
anterior. o momento dos autores apresentarem suas ideias sobre o assunto. Justificarem sua
opinio sobre o assunto. Esta seo pode ser subdivida em 5.1 TEMA ABCD, 5.2 TEMA
FGHI.
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4.2 DISCUSSO DOS RESULTADOS
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Trata-se da parte em que o texto redigido com citaes diretas e indiretas que confirmem a
veracidade dos dados apresentados, para que possam gerar as primeiras informaes.
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5 CONCLUSO
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Assim, ministrar uma reunio no uma tarefa to simples como a grande maioria das
pessoas acredita. preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara
e o menos cansativo possvel. Por isso que, ao perceber que a reunio no est tendo mais
efeito, que virou um encontro social ou um frum de dvidas ou de disputas pessoais, a hora
de encerr-la.
Neste espao devem ser retomados os principais pontos do artigo que comprovem o
alcance dos objetivos propostos. muito importante que o leitor compreenda todo o trabalho
ao ler a introduo e as consideraes finais, portanto estas duas partes devem estar bem
sincronizadas.
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REFERNCIAS
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Rosa, Pablo Ornelas Sociologia poltica / Pablo Ornelas Rosa, Rodrigo Guidini Sonni.
Curitiba: Instituto Federal do Paran, 2013.
SOBRENOME DO AUTOR, Prenomes. Ttulo do artigo. Ttulo da revista, local de
publicao, nmero do volume, nmero do fascculo, pgina inicial &ndash final do artigo,
data.
SHAPIRO, Abraham. Como um gerente deve se portar. Super Varejo, So Paulo, n 152, p.
74, outubro/2013.
Paulo.
Como
realizar
reunies
melhores.
Disponvel
em:
<URL
Neste espao so listadas as referncias das obras citadas no artigo como, por
exemplo, livros, revistas, jornais, teses, dissertaes, etc. Devem ser seguidas as orientaes
da obra Normas para apresentao de trabalhos acadmicos do IFPR ou ABNT para a
construo da lista de referncias, assim como para a padronizao do artigo como um todo.
A) LIVRO INTEIRO:
COLSON, J. H.; ARMOUR, W.J. Sports injuries and their treatment. 2 ed. London: S.
Paul, 1986. 300p.
GOMES, L. G. F. Novela e sociedade no Brasil. Niteri: EdUFF, 1998, 137 p., 21 cm
(Coleo Antropologia e Cincia Poltica, 15). Bibliografia: p. 131-132, ISBN 85-228-0268-8.
Captulo de livro com o mesmo autor (para facilitar possvel utilizar o trao sublinear com
06 toques, identificando a repetio do autor).
SOBRENOME DO AUTOR, Nome. Ttulo do captulo. In: ______. Ttulo: subttulo se
houver. Nmero da edio. Cidade: Nome da editora, ano de publicao. Nmero da pgina ou
intervalo utilizado.
Exemplos:
MORAES, L. C. S. de. Competncia legislativa. In: ______. Curso de direito ambiental. So
Paulo: Atlas, 2002. cap. 2, p.54-68.
SANTOS, F.R. dos. A colonizao da terra do Tucujs. In:________. Histria do Amap, 1
grau. 2. ed. Macap: Valcan, 1994. cap. 3, p. 15-24.
Documentos Traduzidos:
SZPERKOWICZ, Jerzy. Nicols Coprnico: 1473-1973. Traduo de Victor M. Ferreras
Tascn, Carlos H. de Len Aragn. Varsvia: Editorial Cientfica Polaca, 1972. 82 p.26.
DICIONRIOS:
Exemplos:
AULETE, Caldas. Dicionrio Contemporneo da Lngua Portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro:
Delta, 1980. 5 v.
HOUAISS, A. (Ed.). Novo dicionrio Folha Websters: Ingls/Portugus, portugus/Ingls.
Co-editor Ismael Cardim. So Paulo: Folha da Manh, 1996. Edio exclusiva para o assinante
da Folha de S. Paulo.
B1) ENCICLOPDIA:
REFERNCIAS LEGISLATIVAS:
PAS, ESTADO ou MUNICPIO. Constituio (data de promulgao). Ttulo. Local: Editor, Ano de
publicao. Nmero de pginas ou volumes.
Exemplo:
Exemplo:
NOME da rosa. Produo de Jean-Jaques Annaud. So Paulo: Tw Vdeo distribuidora, 1986. 1
Videocassete (130 min.): VHS, Ntsc, son., color. Legendado. Port. PEDESTRIANT
reconstruction. Produo de Jerry J. Eubanks, Tucson: Lawuers & Judges Publishing. 1994. 1
videocassete (40min.): VHS. NTSC, son., color. Sem narrativa. Didtico.
M) FOLHETOS
IBICT. Manual de normas de editorao do IBICT. 2. ed. Braslia, DF, 1993. 41 p.
N) MANUAL
So Paulo (Estado). Secretaria do Meio Ambiente. Coordenadoria de Planejamento Ambiental.
Estudo de impacto ambiental EIA, Relatrio de Impacto Ambiental RIMA: manual de
orientao. So Paulo, 1989. 48 p. (Sries Manuais).
0) RESUMO DE TRABALHO DE CONGRESSO
MARTIN NETO, L; BAYER, C.; MIELNICZUK, J. Alteraes qualitativas da matria
orgnica e os fatores determinantes da sua estabilidade em diferentes sistemas de manejo. In:
CONGRESSO BRASILEIRO DE CINCIA DO SOLO, 26., 1997, Rio de Janeiro.
Resumos...Rio de Janeiro: Sociedade Brasileira de Cincia do Solo, 1997. p. 443, ref. 6-141.
O.1) Trabalho de Congresso
SILVA, R. N.; OLIVEIRA, R. Os limites pedaggicos do paradigma da qualidade total na
educao. In: CONGRESSO DE INICIAO CIENTFICA DA UFPe, 4., 1996, Recife.
Anais eletrnicos... Recife: UFPe, 1996. Disponvel em:
<http://www.propesq.ufpe.br/anais/anais/educ/ce04..htm> Acesso em: 21 jan. 1997.
P) AUTORIA DESCONHECIDA - Em caso de autoria desconhecida, a entrada feita pelo ttulo. O
termo annimo no deve ser usado em substituio ao nome do autor desconhecido.
Exemplo:
DIAGNSTICO do setor editorial brasileiro. So Paulo: Cmara Brasileira do Livro, 1993. 64
p.