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Qu desea hacer?
Obtener ms informacin sobre el formato condicional
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Aplicar formato a todas las celdas usando barras de datos
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos
Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u hora
Aplicar formato nicamente a los valores de rango inferior o superior
Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio
Aplicar formato nicamente a los valores nicos o duplicados
Usar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Buscar celdas que tengan formatos condicionales
Borrar formatos condicionales
Siguientes pasos
NOTA Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la
misma hoja de clculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de clculo del libro actualmente
abierto. No se puede usar formato condicional en referencias externas a otro libro.
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Un conjunto de campos contiguos en el rea Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de
una regin especfica.
Un conjunto de campos discontinuos en el rea Valores, como ser los totales de productos de
diferentes regiones en distintos niveles de la jerarqua de datos.
Especificar el mbito por campo de valor
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de dos colores. El
tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de verde y
amarillo, como se muestra abajo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color
ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms amarillo.
SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique
a todo el rango, use una funcin ES oSIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un
valor de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
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Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.
Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribucin de los
valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil
y Mxima.
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La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha y hora. Inicie la frmula con un signo igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para
asegurarse de que no devuelve ningn valor de error.
Notas
Asegrese de que el valor de Mnima sea menor que el valor de Mxima.
Puede elegir tipos diferentes en Mnima y Mxima. Por ejemplo, puede elegir un nmero en
Mnima y un porcentaje en Mxima.
8. Para elegir una escala de color Mnima y Mxima, haga clic en Color para cada una y despus
seleccione un color.
Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. La escala
de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de tres colores. El
tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color
verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color
rojo.
SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique
a todo el rango, use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, haga clic en Borrar reglas.
3. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central
representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
SUGERENCIA Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una
escala de tres colores.
SUGERENCIA Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea
Valores de un informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto
al campo de la tabla dinmica que tiene aplicado el formato condicional.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y despus haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica
correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione Expandir dilogo
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Los valores vlidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).
Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la
distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y a continuacin escriba un valor en
Mnima, Punto medio y Mxima.
Los valores de percentiles vlidos son del 0 (cero) al 100.
Use un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una
proporcin de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra
proporcin de escala de color porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin
de sus datos.
Aplicar formato al resultado de una frmula
un valor en Mnima, Punto medio y Mxima.
La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha y hora. Inicie la frmula con un signo igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para
asegurarse de que no devuelve ningn valor de error.
Notas
Se pueden configurar valores de Mnima, Punto medio y Mxima para el rango de celdas.
Asegrese de que el valor de Mnima sea menor que el valor de Punto medio, el cual, a su
vez, debera ser menor que el valor de Mxima.
Puede elegir tipos diferentes para Mnima, Punto medio y Mxima. Por ejemplo, puede
elegir un nmero en Mnima, un percentil en Punto medio y un porcentaje en Mxima.
En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor
pero puede ajustarse para satisfacer requisitos nicos.
8. Para elegir una escala de color Mnima, Punto medio y Mxima, haga clic en Color para cada uno
y despus seleccione un color.
Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores.
La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.
SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique
a todo el rango, use una funcin ES oSIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un
valor de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga
clic en Barras de datos y a continuacin seleccione un icono de la barra de datos.
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SUGERENCIA Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea
Valores de un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y despus haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica
correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione Expandir dilogo
Los valores vlidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).
Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la
distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil
Mnima y en Mxima.
La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha y hora. Inicie la frmula con un signo igual (=). Las
frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para
asegurarse de que no devuelve ningn valor de error.
Notas
Asegrese de que el valor de Mnima sea menor que el valor de Mxima.
Puede elegir tipos diferentes en Mnima y en Mxima. Por ejemplo, puede elegir un nmero en
Mnima y un porcentaje en Mxima.
8. Para elegir una escala de color de Mnima y Mxima, haga clic en Color de la barra.
Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. El color de
barra que seleccione aparecer en el cuadro Vista previa.
9. Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar solo la barra.
10. Para aplicar un borde slido a las barras de datos, seleccione Borde slido en el cuadro de lista
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Puede elegir mostrar iconos solo para celdas que cumplen con una determinada condicin; por ejemplo,
puede mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un valor crtico y
ningn icono para los que lo superan. Para ello, oculte los iconos al configurar las condiciones; seleccione
No hay icono de celda en la lista desplegable de iconos junto al icono. Tambin puede crear su propia
combinacin de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificacin de "smbolo" verde, una
"luz de semforo" amarilla y una "bandera" roja.
SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique
a todo el rango, use una funcin ES oSIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un
valor de error.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga
clic en Conjunto de iconos y despus seleccione un conjunto de iconos.
SUGERENCIA Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea
Valores de un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y despus haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica
correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer dilogo
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Seleccione Nmero.
Seleccione Porcentaje.
Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje (%).
Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un porcentaje la
distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil
Seleccione Percentil.
La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Inicie la frmula con un signo de igual (=).
Las frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para
asegurarse de que no devuelve ningn valor de error.
4. Para que el primer icono represente valores ms bajos y el ltimo valores ms altos, seleccione
Invertir criterio de ordenacin de icono.
5. Para mostrar solo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono nicamente.
NOTAS
Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.
Hay tres tamaos de iconos. El tamao del icono mostrado depender del tamao de fuente que
se use en la celda.
Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u
hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a
dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de
clculo de inventario ordenada segn categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos
disponibles en amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede
identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de USD
100.000, y regin igual a "Sudeste".
Los ejemplos que se muestran aqu funcionan con ejemplos de criterios integrados de formatos
condicionales, como, por ejemplo, "Mayor que" y "Superior %". Esto aplica formato a ciudades con una
poblacin superior a 2.000.000 con un fondo verde y el 30% principal de altas temperaturas promedio
con naranja.
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NOTA No se puede aplicar formato condicional a campos del rea Valores de un informe de tabla
dinmica por texto o por fecha, solo por nmero.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y
despus haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3. Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
4. Escriba los valores que desee usar y despus seleccione un formato.
SUGERENCIA Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea
Valores de un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, despus,
haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica
correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de clculo o en las otras hojas de clculo y luego seleccione
Expandir dilogo
Por ejemplo, seleccione Contiene y despus escriba Plata o seleccione Que empieza por y despus
escriba Tri.
Se incluyen comillas en la cadena de bsqueda y puede usar caracteres comodn. La longitud mxima de
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Seleccione Celdas en
NOTA Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es diferente de una celda que contiene
uno o ms espacios (los espacios se consideran texto).
Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error
errores.
Los valores errneos son: #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOMBRE?, #N/A, #REF!, #NUM!, y #NULL!
7. Para especificar un formato, haga clic en Formato.
Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas.
8. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la
celda cumple la condicin y despus haga clic en Aceptar.
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
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Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de
celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluacin del rendimiento
anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estndar
de una calificacin de calidad.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a
continuacin haga clic en Reglas superiores e inferiores.
3. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.
4. Escriba los valores que desee usar y despus seleccione un formato.
SUGERENCIA Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea
Valores de un informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.
Formato avanzado
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y despus haga clic en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegrese de haber seleccionado la hoja de clculo, tabla o informe de tabla dinmica
correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer dilogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y luego seleccione Expandir dilogo
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5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por
debajo del promedio.
6. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga
uno de los procedimientos siguientes:
Para aplicar formato a celdas que estn por encima o por debajo del promedio de todas las celdas
del rango, seleccione por encima de o por debajo de.
Para dar formato a las celdas que estn encima o en una, dos o tres desviaciones estndar para
todas las celdas del rango, seleccione una desviacin estndar.
7. Otra opcin es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el rea Valores de un
informe de tabla dinmica cuyo mbito se especifica por campo correspondiente.
De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante,
cuando se especifica el mbito por el mtodo de campo correspondiente, en lugar de usar todos los
valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinacin de:
Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.
Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.
8. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
9. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la
celda cumple la condicin y despus haga clic en Aceptar.
Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
Formato rpido
1. Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2. En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y
despus haga clic en Resaltar reglas de celdas.
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Usar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede usar una frmula lgica para especificar los
criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una
funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en
otra hoja de clculo del mismo libro.
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional
y despus haga clic en Administrar reglas.
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Un comprador de una vivienda ha presupuestado hasta $75.000 como entrada y $1.500 mensuales como
pago de la hipoteca. Si tanto la entrada como los pagos mensuales se ajustan a los requisitos, se aplica
formato verde a las celdas B4 y B5.
Si la entrada o el pago mensual cumplen el presupuesto del comprador, se aplica formato rojo a B4 y B5.
Cambie algunos valores, como la tasa de porcentaje anual (APR), el plazo del prstamo, la entrada y el
importe de la compra para ver qu pasa con las celdas de formato condicional.
Frmula para la primera regla (se aplica el color verde)
==Y(SI($B$4<=75000,1),SI(ABS($B$5)<=1500,1))
Frmula para la segunda regla (se aplica el color rojo)
=O(SI($B$4>=75000,1),SI(ABS($B$5)>=1500,1))
Ejemplo 2: Aplicar sombra a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA
Esta frmula aplica sombra a filas alternas del rango de celdas con un color de celda azul. La funcin
RESTO devuelve un resto despus de que un nmero (el primer argumento) se divide por un divisor (el
segundo argumento). La funcin FILA devuelve el nmero de fila actual. Cuando se divide el nmero de
fila actual por 2, siempre se obtiene un resto de 0 para un nmero par y un resto de 1 para un nmero
impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.
NOTA Puede escribir referencias de celda en una frmula seleccionando las celdas directamente en una
hoja de clculo o en otras hojas de clculo. Al seleccionar las celdas de la hoja de clculo se insertan las
referencias de celdas absolutas. Si desea que Excel adapte las referencias a cada celda del rango
seleccionado, use referencias de celda relativas.
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Siguientes pasos
Pngase el da con los formatos condicionales con el curso de formacin Comprender los datos a simple
vista con el formato condicional.
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