LA INFLUENCIA DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

DENTRO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

El dirigir una organizacin es una tarea sumamente agotadora e importante para
su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial
para lograr obtener fuertes bases en las empresas es el uso adecuado de la
informacin. Es por esto que el uso de sistemas de informacin aporta un apoyo
significativo para todas aquellas empresas que buscan un futuro exitoso.
La informacin es un recurso vital para toda organizacin, y el buen manejo de
sta puede significar la diferencia entre el xito o el fracaso para todos los
proyectos que se emprendan dentro de una institucin que busca el crecimiento.
El manejo de la informacin es fundamental para cualquier organizacin, con ello
se puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores
niveles de capacidad de desarrollo. La informacin permite identificar cules son
las fortalezas con las que se cuenta y cules son las debilidades y sectores
vulnerables como organizacin. El tenerlas claras implica tener la habilidad de
planear acciones que permitan fortalecernos, realizar una planeacin alcanzable y
factible, identificar reas que requieren mayor atencin, as como poder controlar
las actividades de la organizacin.
De acuerdo a las demandas y necesidades actuales de las organizaciones es muy
complicado llevar la administracin y el manejo de la informacin de forma manual
o memorstica, es por ello que las organizaciones estn obligadas a asumir
continuamente un proceso de cambio con el nico objetivo de buscar la calidad y
la mejor en su competitividad. Este cambio obliga a las organizaciones a
implementar sistemas de informacin que ayuden a las funciones administrativas y
entenderlas desde una perspectiva de apoyo a la estrategia de la organizacin.
Desde este punto de vista la cultura, tecnologa e informacin son las nuevas
claves de la competitividad de las organizaciones, que se consolidad en torno a
los sistemas de informacin que facilitan la efectividad y adaptacin de la
organizacin en los cambios requeridos.
Un sistema de informacin es una combinacin organizada de personas,
hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene,
transforma y disemina informacin en una organizacin (OBrien, 2001). En tal
sentido, (Laudon y Laudon, 2000), consideran a los sistemas de informacin de
gran utilidad para apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control;
tambin pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas,
visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Los sistemas de
informacin mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la
estrategia de un negocio. La nueva tecnologa tiene un impacto significativo sobre
la lnea de produccin de una empresa garantizndole ventajas competitivas
sostenibles.

Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han

dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de informacin en el
comportamiento de la productividad gerencial, entre los que destacan Meyery
Boone (1990). Ellos mencionan un gran nmero de casos en los cuales los
sistemas de informacin contribuyeron al aumento de las ganancias en forma
considerable. As mismo estos autores, hacen hincapi en la importancia de las
herramientas de informacin para el logro de ventajas comparativas y el
incremento del rendimiento del capital que en realidad se muestran como ndices
para medir la productividad de la gerencia. Afirman que el programa base de la
organizacin es incrementar la productividad, y que los sistemas de informacin
contribuyen positiva y eficazmente en el logro de este objetivo.
Los sistemas de informacin deben aportar a la gerencia la transparencia
necesaria para ver con detenimiento una realidad compleja: el hombre, la empresa
y el entorno; permitiendo el aprovechamiento racional del talento y la
profesionalidad, dar a los recursos humanos de la empresa un espacio creativo
para sumar sus logros a una empresa mejor, conocer la situacin de la empresa
dentro de un contexto de mercado que le permita aumentar las ventajas
competitivas, en otras palabras, permitirle a la gerencia fijar estrategias para
incrementar la eficiencia, eficacia, efectividad, rentabilidad y aprovechamiento de
sus recursos, lo que conllevar a un crecimiento sostenido de la productividad en
todos los niveles, por ende de la productividad de la gerencia.
Los sistemas de informacin comienzan a cobrar fuerza en las organizaciones,
adems de funcionar como instrumento para soportar las funciones operativas
bsicas e importantes. De hecho, hoy nadie pone en duda la validez de que la
informacin es un poder, por lo que no es raro observar como cada vez mayor de
organizaciones predisponen a todos los medios para su obtencin y control (Gil,
1997, pg. 20).
Los sistemas de informacin representan una herramienta cada vez ms
importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
informacin de una empresa no garantiza que sta obtenga resultados de manera
inmediata o a largo plazo.
En la implementacin de un sistema de informacin intervienen muchos factores
siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una
situacin de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos
procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos
que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeacin
estratgica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la
empresa. As como una investigacin preliminar y estudio de factibilidad del
proyecto que se desea.
La investigacin preliminar abarcar aspectos como internos y externos de la
empresa, es aqu el momento de definir quines somos en este momento y a
donde queremos llegar, quin es mi competencia directa e indirecta, cmo est la

empresa en relacin a sus competidores, cmo lo hacen los dems?

El conocimiento general de la empresa se da en este punto.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomarn
en cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de ellas. Una
vez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen en
el medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en qu
porcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas.
Una de las opciones que generalmente se presentan en el rea de sistemas de
informacin es lo hacemos en casa o lo compramos?, si lo compramos, qu
compramos?
As es como modernos enfoques organizacionales, provenientes de las nuevas
conceptualizaciones en el mbito de la informacin, reflejan la existencia de la
interrelacin entre los procesos informacionales y contextos decisorios, razn por
la cual gran cantidad de organizaciones a nivel mundial est rompiendo con el
antiguo paradigma organizacional que no contempla verdaderamente un rea de
informacin.
El enfoque estratgico de la organizacin considera a los sistemas de informacin
como herramientas para mejorar la estructura competitiva del negocio, lo cual
genera la captacin de nuevos servicios y clientes, nuevos productos y mercado,
adquisiciones de nuevos negocios y oportunidades, es decir, una mayor influencia
en el medio ambiente de la organizacin. Andrade (1998 pg. 243) considera que
la forma final como se manifiesta la tecnologa depender en todo caso, del
ambiente. La perspectiva estratgica de estos sistemas se consideran reas de
oportunidad para lograr ventajas en los negocios, presentndose importantes
progresos e innovadores con respecto a los competidores.
Un sistema de informacin nos permite tener un control sobre todos los elementos
de la empresa y todos sus recursos con los que cuenta, as se evitarn
desperdicios o prdidas de recursos materiales y dems. Si se tiene menos
desperdicios y prdidas se vern reflejados en los estados financieros de forma
positiva para toda la organizacin.
Con un sistema de informacin se puede tener el control sobre el inventario con el
que se cuenta y as saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que
se necesita. Con esto se obtendr una mejora en el servicio a los clientes, un
incremento en las ventas y mejor manejo y administracin de los recursos
econmicos de la empresa.
En el futuro las organizaciones dependern cada vez ms de la tecnologa de
informacin como soporte de su estructura competitiva. Lograr que la
comunicacin de la empresa deje de funcionar de manera aislada de la gerencia
es el reto de la empresa postmoderna. Esta interrelacin que supone la
transformacin de la organizacin a partir de los sistemas de informacin, es parte
importante de la revolucin informativa que actualmente se desarrolla en las

empresas, dejando de un lado los esquemas aislados y unidireccionales

tradicionales.
Desde este punto de vista puedo decir que no es solo necesario considerar a la
informacin comn concepto nico, sino que adems revisar la estructura interna
de la organizacin, es decir, implementar cambios organizacionales desde la
perspectiva de los cambios en las estructuras de informacin existentes en el
interior de las organizaciones a fin de consolidar la inteligencia empresarial.
Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de informacin
desarrollados para satisfacer las necesidades de la mayora de las empresa, si
bien es cierto que no estn hechas a la medida de la empresa algunos de estos
sistemas tienen la opcin de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas
pantallas y en el caso de sistemas de informacin cuentan con su lenguaje de
programacin que permite capacitar a una persona para poder hacer las
modificaciones que se desee.
Si se determina que se desarrollar un sistema a la medida, los siguientes
pasos seran un anlisis y diseo del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya
que se debern de destinar varias horas a entrevistas con los usuarios,
manuales de usuarios, programacin y pruebas entre otras actividades.
Hoy en da, los sistemas de informacin juegan un papel primordial en la vida de
las empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) y
ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al del
simple proceso de datos u obtencin de los mismos, pero la funcin principal y
que puede ser ms palpable por la administracin de la empresa es la de tener
informacin fiable e inmediata, es decir, en tiempo y que sea de calidad.
Uno de los elementos clave para una organizacin y tambin visto como
herramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la informacin y
que esta informacin pueda ser accesible de manera rpida e interrelacionada.