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Con todos estos sistemas e informacin, tal vez se pregunte cmo es posible sacar
provecho de ellos. Cmo es que las personas que trabajan en empresas logran
reunir todos los datos, trabajar en busca de objetivos comunes y coordinar tanto
planes como acciones? Los sistemas de informacin no pueden tomar decisiones,
contratar o despedir personas, firmar contratos, acordar tratos o ajustar el precio de los
bienes en el mercado. Adems de los tipos de sistemas que acabamos de describir, las
empresas necesitan sistemas especiales para apoyar la colaboracin y el trabajo en
equipo.
QU ES LA COLABORACIN?
Colaboracin es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explcitos.
Se enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una
empresa u otro tipo de organizacin, y entre una empresa y otra. La colaboracin
puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de un plazo ms
largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relacin entre los participantes.
La colaboracin puede ser de uno a uno o de varios a varios. Los empleados pueden
colaborar en grupos informales de la estructura organizacional de la empresa, o se
pueden organizar en equipos formales.
Los equipos tienen una misin especfica que alguien en la empresa les asign. Tienen
que completar un trabajo. Con frecuencia los equipos son de corto plazo,
dependiendo de los problemas que traten y del tiempo necesario para encontrar una
solucin y completar la misin. La colaboracin y el trabajo en equipo son importantes
en la actualidad ms que nunca, por una variedad de razones.
Naturaleza cambiante del trabajo. La naturaleza del trabajo es distinta a los tiempos
de la manufactura en fbricas y el trabajo de oficina previo a las computadoras, en
donde cada etapa en el proceso de produccin ocurra de manera independiente a las
dems, y era coordinado por los supervisores. El trabajo se organizaba en silos. Es un
depsito o construccin donde se almacena o se guarda granos pastos o forrajes
picados con el fin de producir la fermentacin anaerbica de la masa forrajera. En
un silo, el trabajo pasaba de una estacin de torno a otra, de un escritorio a otro, hasta
que se completaba el trabajo terminado. En la actualidad, los tipos de trabajos que
tenemos requieren una coordinacin e interaccin ms estrechas entre las partes
involucradas en la produccin del servicio o producto.
Crecimiento del trabajo profesional. Los empleos de interaccin tienden a ser
trabajos profesionales en el sector de servicios que requieren una estrecha
coordinacin y colaboracin. stos requieren una educacin considerable, adems de
compartir la informacin y las opiniones para llevar a cabo el trabajo. Cada actor aporta
una experiencia especializada para el problema y todos necesitan considerarse entre s
para poder realizar la tarea.
Organizacin cambiante de la empresa. Durante la mayor parte de la era industrial,
los gerentes organizaban el trabajo en forma jerrquica. En la actualidad se
organiza en grupos y equipos, y se espera que stos desarrollen sus propios mtodos
para realizar la tarea. Los gerentes de nivel superior observan y miden los resultados,
Algunas de alto nivel como IBM Lotus Notes son costosas, pero lo bastante poderosas
para las empresas globales.
Correo electrnico y mensajera instantnea (IM)
Las corporaciones han adoptado el correo electrnico y la mensajera instantnea
como una de las principales herramientas de comunicacin y colaboracin para apoyar
los trabajos de interaccin. Su software opera en computadoras, telfonos celulares y
otros dispositivos porttiles inalmbricos, e incluye caractersticas para compartir
archivos as como transmitir mensajes.
Redes sociales
Todos hemos visitado sitios de redes sociales como Twitter, Instagram y Facebook,
que incluyen herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e
interactuar. Las herramientas de redes sociales se estn convirtiendo con rapidez en una
herramienta corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados
en interaccin de la empresa. Los usuarios pueden enviar preguntas a otros en la
empresa y recibir respuestas mediante mensajera instantnea.
Wikis
Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir
y editar contenido de texto y grficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de
pginas Web o las tcnicas de programacin. El wiki ms popular es Wikipedia, el
proyecto de referencia editado en forma colaborativa ms grande del mundo. Depende
de voluntarios, no genera dinero y no acepta publicidad.
Los wikis son herramientas ideales para almacenar y compartir el conocimiento y las
perspectivas de una empresa. El distribuidor de software empresarial SAP AG tiene un
wiki que acta como base de informacin para las personas que estn fuera de la
compaa, como los clientes y desarrolladores de software que crean programas para
interactuar con el software SAP. En Intel Corporation, los empleados crearon su
propio wiki interno, en el que los mismos trabajadores de Intel han editado ms de 100
000 veces y han visto ms de 27 millones de veces.
Mundos virtuales
Los mundos virtuales como Second Life representan entornos 3-D en lnea que son
habitados por residentes que crearon representaciones grficas de ellos mismos,
conocidas como avatares. Las personas reales representadas por avatares se renen,
interactan e intercambian ideas en estas ubicaciones virtuales de mensajes de texto
similares a los mensajes instantneos.
Sistemas de reuniones virtuales
Los gastos incurridos por los viajes de negocios han aumentado de manera constante en
los aos recientes, principalmente debido al aumento en los costos de la energa.
En un esfuerzo por reducir los gastos de viaje, muchas empresas como Heinz, General
Electric, Pepsico y Wachovia utilizan sistemas de reuniones virtuales para sesiones
informativas de productos, cursos de capacitacin, sesiones estratgicas e incluso
plticas motivacionales. Una caracterstica importante es la tecnologa de telepresencia,
un entorno integrado de audio y video que permite a una persona dar la apariencia de
estar presente en un lugar distinto a su verdadera ubicacin fsica.
Entornos de colaboracin basados en Internet
Hay muchas herramientas de colaboracin disponibles, pero las ms utilizadas son los
sistemas de conferencias de audio y video basadas en Internet, los servicios de software
en lnea como Google Apps/Google Sites y los sistemas de colaboracin corporativa
como Lotus Notes y Microsoft SharePoint.
Los usuarios de Google Sites pueden disear y rellenar sitios Web en cuestin de
minutos y, sin necesidad de habilidades tcnicas avanzadas, publicar una variedad de
archivos como calendarios, texto, hojas de clculo y videos para que se puedan ver y
editar en forma privada, en grupos o por el pblico en general. Google Apps trabaja con
Google Sites e incluye las tpicas herramientas de software de oficina de productividad
para el escritorio (procesamiento de palabras, hojas de clculo, presentaciones, gestin
de contactos, mensajera y correo).
La tabla 2-4 describe algunas de las
herramientas disponibles en Google
Apps/Google Sites.
como una opcin de escritorio integrada para acceder al correo electrnico, los
calendarios y las aplicaciones de negocios de un servidor de IBM Lotus Domino.
El software Notes instalado en la computadora cliente del usuario En la actualidad,
Notes tambin cuenta con blogs, wikis, agregadores de RSS, CRM y sistemas de
soporte al cliente. Miles de empleados en cientos de grandes empresas como Toshiba,
Air France y Global Hyatt Corporation, usan IBM Lotus Notes como sus principales
herramientas de colaboracin y trabajo en equipo.
El software facilita la cooperacin y colaboracin entre los centros de produccin
regional dispersados en forma geogrfica, y provee una plataforma automatizada segura
para el intercambio de documentos.
La tabla 2-5 describe herramientas
adicionales de colaboracin en lnea.