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Qu es la Gestin por Procesos o BPM?

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#DiagramarBPMN

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

2. Respuestas a las Preguntas ms Frecuentes
3. El Ciclo de la Gestin por Procesos
4. Ejemplos Prcticos

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

PROCESOS

GESTIN POR
PROCESOS

BPM

BPMS

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos coordinados que se realizan o

suceden (alternativa o simultneamente) con un determinado fin.

Toda organizacin trabaja mediante procesos,

aunque sta no sea consciente de ello.

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BP

GESTIN POR PROCESOS vs GESTIN TRADICIONAL

Gestin Tradicional

Basa la gestin en la optimizacin de las

acciones o funciones que realizan las
personas.

Gestin por Procesos

Basa la gestin en la optimizacin de los

Procesos.

Coordinacin de las actividades que se realizan.

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

BPM

Aunque no existen definiciones oficiales, ms o menos se est de

acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como el modelo
empresarial enfocado a gestionar los procesos de negocio, alinendolos a la
cultura y objetivos de la entidad.

BPM tiene un tratamiento fundamentalmente terico:

Se determina la forma en la que debe funcionar la entidad y se comunica

a los actores: esto debe hacerse as

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

Business Process Management Suite

BPMS

es el Software que soporta BPM

Implantacin

BPMS

y tiene un enfoque eminentemente prctico

Introducir en el Sistema los

Planteamientos Tericos de BPM

El propio sistema se encarga de automatizarlos (en la medida de lo posible), optimizar la

operativa que no pueda ser automatizada, controlar su cumplimiento y proporcionar los
anlisis necesarios para su mejora continua.

Cmo se introduce? bsicamente a travs de:

la Modelizacin de los Procesos y las Reglas de Negocio
9

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

Business Process Management Suite

El implantar BPM en una entidad hoy da debe ser sinnimo de implantar BPMS, ya que es
el software que soporta BPM.

Se pueden tener los mejores procesos del mundo, pero si las personas que participan en los
procesos no hacen su trabajo como se ha determinado, los procesos no sirven para nada.

Con BPMS la organizacin ser:

MS EFICIENTE; MS EFICAZ y MS COMPETITIVA

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

Business Process Management Suite

Alcance
Con una herramienta BPMS de mximo nivel
la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso,
Incluyendo los relativos a:

Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con

Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestin del Riesgo, Ventas,
Facturacin

y cualquier otra clase de proceso que sea especfico y particular de la empresa

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#QueEsBPM

1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

Business Process Management Suite

Ventajas Competitivas y
Econmicas
Adems de la superior potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se
consigue, de forma prcticamente instantnea, un ahorro de costes empresariales
comprendido entre el 20% y el 50%.

y un Retorno sobre la Inversin (ROI) de hasta el 400%.

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1. Gestin por Procesos, BPM y BPMS

Integracin

Integracin
Los procesos diseados dentro del BPMS pueden trabajar cmodamente de manera
integrada con el software de gestin previamente existente en la empresa (ERP, CRM,
aplicaciones Legacy, etc.,)

Previsiones
Las empresas irn gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las
actividades realizadas con estas aplicaciones, para complementar y/o sustituir
dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo as mayor
automatizacin, flexibilidad, seguridad y potencia, adems de la unificacin global de
la operativa empresarial.

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#QueEsBPM

2. Respuestas a las Preguntas

ms Frecuentes

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

Preguntas ms comunes sobre BPMS

15

1.

Qu Tipos de BPMS Existen?

2.

Qu diferencias hay entre BPMS y Workflow?

3.

Qu papel representa SOA en la Gestin por Procesos?

4.

Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?

5.

Tiene sentido un BPMS sin ECM (Enterprise Content Management)?

6.

Cmo se relacionan los usuarios de BPMS?

7.

Qu diferencias hay entre BPMS y DCM (Dynamic Case Management)?

8.

Por qu el estndar BPMN (Business Process Modeling Notation)?

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2. Preguntas y Respuestas

2.1. Tipos de BPMS

Pueden ser catalogarlos en base a su Funcionalidad, Tecnologa y Finalidad

Funcionalidad
Herramientas BPMS Human Centric que incorporan mecnicas y funcionalidades que giran alrededor de las
personas y System Centric que giran alrededor de los sistemas y las integraciones entre aplicaciones, donde
la participacin humana es para la resolucin de incidencias

Tecnologa
Herramientas BPMS con tecnologa JAVA, con tecnologa Microsoft y de Software Libre.

Finalidad
Document Centric
People Intensive
Decision Intensive
Integration Centric

16

(mucha gestin de documentos), por ejemplo la Gestin de Ofertas.

(mucha intervencin de personas), por ejemplo la Gestin de Quejas.
(muchas aprobaciones), por ejemplo la Gestin de Riesgos.
(interaccin con aplicaciones), por ejemplo la Gestin de Facturas.

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2. Preguntas y Respuestas

2.2. BPMS y Workflow

1

Cronolgicamente Workflow es anterior a BPMS y hace referencia a flujos de trabajo o flujos de

tareas. Aunque ha evolucionado a lo largo de sus vidas, el Workflow es solo una parte (aunque
muy importante) de BPMS.

Para considerarse BPMS, como mnimo, deben contener las siguientes funcionalidades:

17

Diagramador de Proceso. Herramienta para crear el Diagrama del proceso.

Motores de Orquestacin. Coordinan la secuencia de actividades (flujos).

Diseador de formularios. Herramienta de definicin de formularios e informes.

Inteligencia de Procesos. Herramientas BAM, BI, Cuadro de Mandos, KPIs

Herramientas de Integracin. Integran el modelo con otros sistemas.

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.2. Preguntas: BPMS y Workflow

2

Entonces,...
qu pasa con el
Workflow?
El workflow como aplicacin independiente tiende a desaparecer, pero no como
funcionalidad. El BPMS ha fagocitado al Workflow. Un BPMS de ltima generacin debe
poder disponer de tres sistemas distintos de workflow:
Workflow
Tareas
Proceso

Workflow
Tareas Libres

Workflow
Tareas
Integradas

18

Es el flujo de las tareas que siguen el Diagrama de un proceso una vez ha sido puesto en
marcha.
Las Tareas Libres son las que se ejecutan dentro del Workflow Libre (plataforma de
comunicacin y colaboracin de la Intranet Corporativa) y que no estn afectas a los Procesos
BPM.
Las Tareas Integradas son tareas Libres que pueden ser utilizadas desde las Tareas de Proceso.
Permiten tratar las Excepciones y dotar a los procesos de la Flexibilidad necesaria para la
Gestin Dinmica de Casos.

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2. Preguntas y Respuestas

2.3. Preguntas: BPMS y SOA

Normalizacin de la Estructura Tecnolgica
SOA

(Service Oriented Architecture)

Filosofa de integracin para

ayudar a la Gestin por
Procesos de las organizaciones.
SOA se basa, principalmente, en
la tecnologa de los Servicios
Web, que entre otras funciones,
complementan a las
herramientas BPMS para
establecer canales de
comunicacin entre
aplicaciones. Los BPMS
disponen de diferentes
alternativas para conectarse con
aplicaciones informticas, y los
Servicios Web son una de ellas.

19

La estructura tecnolgica de la mayora de las empresas est conformada por

herramientas de software diversas (ERP, Legacy, etc.). Basando su arquitectura
tecnolgica en servicios o SOA se interconectan e integran estas herramientas
entre ellas mismas.

IT tambin configura Servicios Web para integrar aplicaciones externas y para

integrar en los Procesos a externos como clientes, proveedores, administracin
pblica, etc.

Pero esto no es suficiente, ya que en este tipo de arquitectura es necesario un ente

que orqueste a las herramientas de software y las personas, definiendo quin
tiene que hacer qu, cundo y cmo. La frmula queda completa cuando este
modelo lo gobierna una herramienta BPM que automatiza los procesos. Los
usuarios de Negocio son los que conocen y definen cmo han de ser los procesos.

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2. Preguntas y Respuestas

2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)

Un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio
no son lo mismo, pero se complementan.

Reglas de Negocio. Conjunto de normativas que

componen el marco estructural, la poltica, la
estrategia y la operativa de una empresa u
organizacin.

1
Las Reglas de Negocio pueden dividirse en dos
grupos atendiendo a su comportamiento:
Textual (Interpretable)

Este repositorio es el Motor de

Reglas de Negocio, que ha de ser
independiente a los procesos.

Contienen explicaciones, aclaraciones o instrucciones a

seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas
Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana
(pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales.

Mecnica (Automtica).
Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y
por tanto su aplicacin se realiza en los Procesos a travs
de Tareas de Sistema o para la toma automtica de
decisiones en las Compuertas Divergentes.

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)

2
Reglas de Proceso:
Se configuran en el
Modelo del Proceso

21

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.4. Preguntas: BPMS y BRE (Reglas de Negocio)

3

Reglas de Negocio: Se configuran en el Gestor de Reglas de Negocio

y los Procesos consultan las Reglas

22

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.5 Preguntas: BPMS y ECM (Documentos y Contenidos)

Tiene sentido que BPMS no gestione los Documentos y Contenidos de la Entidad?

BPMS optimiza todo el ciclo de vida de los documentos:

El manejo de la
documentacin
forma parte de la
Actividad cotidiana
de cualquier entidad
y por tanto no puede
estar desligada
de ella.

Captura. Los documentos que provienen de Externos los introducen ellos.

Los soportados en papel son digitalizados e introducidos automticamente.

Creacin. La mayora de los documentos que se generan internamente

son creados de forma automtica.

Almacenamiento. Quedan ubicados automticamente en los propios

Procesos (expediente electrnico) y/o en las Bibliotecas..

Flujo, Acceso y Eliminacin. Se automatizan todos los flujos y

los trabajos con Documentos y Contenidos..

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.6. Relaciones entre Usuarios en BPMS

Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre Usuarios Internos y Externos

Intranet
Corporativa
(para empleados)
Portales Externos
(para clientes,
proveedores, etc.)
Plataforma de
Interaccin Web
(para visitantes,
prospectos, etc.)

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2. Preguntas y Respuestas

2.9. Case Management

Qu diferencias existen entre BPMS y DCM (Dynamic Case Management)

Los Casos son asuntos puntuales a resolver en una organizacin en determinado perodo de tiempo.
Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido ms amplio: incidencias, peticin de bienes o servicios,
atencin al cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. y terminan cuando el caso ha sido resuelto.

La Gestin Dinmica de Casos (DCM o Dynamic Case Management) da solucin a los casos que se generan en
cualquier organizacin.

Los Casos forman parte de las actividades de la empresa y, por tanto, su gestin debe estar incluida en BPMS.
De hecho, la mayor parte de los procesos de las Empresas privadas y entidades pblicas son Casos.

La distincin que suele hacerse entre BPMS y DCM es fruto de la incapacidad de la mayora de los BPMS de
gestionar casos complejos.

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.9. Case Management

Una herramienta eficiente para automatizar una Gestin Dinmica de Casos necesita
integrar mltiples capacidades como:

Cada CASO en su conjunto debe ser considerado como la unidad de control, observacin y anlisis de
los resultados (ya que en un Caso pueden intervenir varios procesos).

Creacin gil de Gestiones Adicionales para el control de elementos de los casos.

Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o
sin retorno). Tecnologa de Tratamientos Distribuidos.

Intervencin de tareas Obligatorias, Previstas (con Formularios Dinmicos capaces de aparecer u ocultarse
segn las circunstancias) y No Previstas.

Gestin de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).

Gestin gil de Documentos y Contenidos.

Elementos de Informacin, Comunicacin y Colaboracin entre empleados y con externos a la entidad.

Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadstico de los casos,
cumplimiento automtico de las normativas y un largo etc.
Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompaadas de una gran agilidad
y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y sin perder seguridad.
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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.8. El Estndar BPMN

1
El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI e
integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema grfico de Modelizacin de Procesos que representa la
culminacin de los trabajos de consolidacin de las mejores ideas aportadas por otros estndares anteriores.

Se ha convertido rpidamente en el Standard hegemnico en el mundo de la Modelizacin de Procesos de

Negocio hasta el punto de que los principales proveedores de BPM estn dirigiendo sus esfuerzos a la
readaptacin de la modelizacin de sus productos siguiendo dicho Standard.

La notacin BPMN puede ser mapeada (convertida) a los estndares BPEL y XPDL, que son lenguajes
concebidos para la ejecucin de procesos.

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.8. El Estndar BPMN

2
Los Objetos se dividen en tres categoras: Actividades (Tareas y Subprocesos), Eventos y Compuertas,

as como otros elementos: Lienzo, Bandas y Artefactos.

Tareas: Realizan las actividades del

Proceso. Pueden ser Personales y de
Sistema.

Ejemplos de notacin de Tareas y Subprocesos:

Subprocesos: Son conjuntos de

Tareas y otros Objetos que pueden

funcionar como una unidad operativa
independiente, aunque integrada en el
Proceso.
Ejemplos de Eventos

Eventos: Se encargan de controlar los

arranques y paradas de las corrientes del

Proceso en los hilos en los que estn
situados.

Compuertas: Redirigen las corrientes

entre los hilos del Proceso segn su
configuracin y condiciones.
28

Ejemplos de Compuertas

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#QueEsBPM

2. Preguntas y Respuestas

2.8. El Estndar BPMN

3

Lienzo y Bandas
El lienzo en donde se dibujan
los objetos del Diagrama
puede dividirse en Bandas
(Swimlanes), que son
pasillos verticales u
horizontales que sirven para
ayudar a ubicar las Tareas y
Subprocesos en relacin con
los epartamentos o roles de
los ejecutores de los mismos.
Un ejemplo de Diagrama con
Bandas: en el Proceso.

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por

Procesos

30

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

Todo BPMS tiene un ciclo de 4 etapas:

Modelizacin

Ejecucin

Optimizacin

Monitorizacin

BAM
(Business Activity Monitoring)

31

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3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

Modelizacin

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Modelizacin

Ejecucin

1.

Dibujar el Diagrama.

2.

Asignar los atributos a los

objetos diagramados.

3.

Realizar Simulaciones
(Estadstica y Real)

Monitorizacin

Optimizacin

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y

orquestacin de todos los Procesos) regula los inicios y
finales de los Procesos que funcionan
concurrentemente, controlados, cada uno, por su
propio Motor.

Los Motores tienen en cuenta las Reglas de Proceso,

as como las Reglas de Negocio que se hayan
definido en la empresa y activan los workflows de los
usuarios para que cada uno reciba el encargo de
realizar las tareas de las que es responsable en el sitio
y momento oportunos y con el formato y formularios
listos para realizar fcilmente su labor.

33

Ejecucin 1

Las actividades que se realizan

en los procesos de la empresa
se pueden clasificar en tres tipos:

Tareas Personales

(con intervencin humana)

Tareas de Sistema

(acciones realizadas por el sistema).

Tareas Integradas

(para Excepciones y Elasticidad)

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Ejecucin 2

Tareas Personales
Cada usuario recibe sus tareas asignadas en algn tipo de mesa de trabajo, que es diferente segn el
proveedor de BPMS de que se trate. En algunos casos se limitan a utilizar el correo electrnico.
Los ms avanzados incorporan todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos
que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, mltiples Bsquedas, Plannings por distintos
criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.

Las Tareas Personales deben llevar todos los elementos necesarios para que el ejecutor pueda realizar la
tarea de la forma ms efectiva posible. Bsicamente pueden albergar tres elementos:
Formularios,
Instrucciones
Histricos
adems de los elementos de control, como cronometra, alertas y alarmas, etc.,

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Empleados

Ejecucin 3

INTRANET Portal de Empleados

(Mis Tareas)

Modelizacin

Ejecucin

Monitorizacin

Optimizacin

35

INTRANET Portal de Empleados

(Entrada)

Formulario de una tarea

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Ejecucin 4

Tareas Personales
Formularios
Al abrir una Tarea, el Formulario debe
contener todos los campos y
documentos que son necesarios para su
realizacin.
El ejecutor no deber salir de la tarea
a buscar datos o documentos.
Una misma tarea puede contener ms
de un formulario, que pueden contener a
su vez divisiones condicionales, campos
calculados, campos condicionales,
pginas condicionales basadas en
valores de campo, reglas de negocio y
clculo, creacin automtica de
documentos (basados en la informacin
del formulario), botones de accin,
botones de enlace, botones de script y
mucho ms.

Tecnologa DAD:

Instrucciones
Las tareas deben contener
zonas de instrucciones para
guiar al usuario a realizar la
tarea correctamente. stas
Instrucciones pueden ser Fijas o
Dinmicas, esto es que
aparecen solo si se dan ciertas
circunstancias.
Las Instrucciones pueden
contener textos de todo tipo,
audios, vdeos, imgenes, reglas
de negocio, acceso a datos,
documentos y pginas web, etc.
Gracias a estas instrucciones, el
empleado de la empresa,
aunque sea su primer da de
trabajo, sabr cmo debe
realizar la tarea.

Histricos
Los histricos de un Proceso
deben contener quin
(Nombre y Cargo) ha
participado en cada tarea,
qu ha realizado (nombre de
la Tarea), cundo (fecha,
hora, minutos y segundos) y
los comentarios agregados
por los sucesivos
participantes.
Por cada Clase de Tarea
deben poderse crear cuantos
Histricos se desee para que
acten solo en algunas
tareas, de esta forma, la
informacin contenida solo
estar disponible para los
usuarios adecuados.

Divisiones Dinmicas
36

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#QueEsBPM

3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Monitorizacin 1

La Monitorizacin se puede llevar a cabo desde tres frentes simultneos:

El primero se realiza mediante Procedimientos Automticos (Controles de Sistemas)
y los otros dos mediante Consultas.
Controles de Sistema

Mientras los procesos estn en curso, cualquier Tarea que llegue a los umbrales de Alertas o de Alarmas, as como
cualquier otro imprevisto en un Objeto del proceso hace que el sistema genere una Notificacin de aviso al Responsable
del proceso para su informacin y para que pueda actuar en consecuencia.
Cuadro de Mandos

(Dashboard)

Comprende el conjunto de Consultas e Informes

creados por el usuario que permiten conocer y
controlar la ejecucin de los Procesos mientras
estos estn en macha, as como el histrico de
cada proceso.

Business Intelligence

Comprende el conjunto de Consultas e Informes creados por el

usuario que se generan a partir de los datos almacenados en la
base de datos para realizar anlisis individuales y estadsticos que
permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de
Procesos ya terminados.

Adems, BPMS puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus reportes personalizados, automatizando
tambin la Observacin, el Control y el Anlisis de los hechos y los datos que se generan en la entidad.
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3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Modelizacin

Monitorizacin 2

BI (Business Intelligence)

BAM (Business Activity Monitoring)

Cuadro de Mandos

KPIs (Key Performance Indicators)

Ejecucin

Monitorizacin

Optimizacin

38

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3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

Optimizacin 1
3. 1. Ciclo de Vida BPM

La Optimizacin es la etapa donde se realizan los cambios en los

procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a
travs de la Monitorizacin.
A la vista de los resultados registrados en la Monitorizacin, se
determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos
para optimizar su funcionamiento y eficacia.
El Ciclo de Vida de los procesos est enfocado a la

Mejora Continua.

39

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3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

Optimizacin 2

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Estos cambios pueden afectar a las Reglas de Negocio

o directamente a las Clases de Proceso.
Cambios en las
Reglas de Negocio
Si la optimizacin afecta a las Reglas de Negocio, al tener un Motor diferente, la optimizacin
es instantnea, desde el Repositorio de las Reglas de Negocio.
Cambios en la Clase
de Procesos
Estos cambios se realizan en la Modelizacin, modificando los Procesos. Se puede modificar el
Diagrama, los Objetos (ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.), las Reglas de
Proceso, las Cronometras, etc.
A continuacin se realizarn las Simulaciones necesarias y se Publicar una nueva Versin de la
Clase de Proceso.

40

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3. El Ciclo de la Gestin por Procesos

Optimizacin 3

3. 1. Ciclo de Vida BPM

Modelizacin

Ejecucin

Monitorizacin

Todo esto se realiza sin afectar en nada

el trabajo cotidiano de los usuarios del proceso.
Optimizacin

41

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#QueEsBPM

4. Ejemplo Prctico

Como ejemplo vamos a

ejecutar un proceso
sencillo pero altamente
automatizado.
En este proceso se puede
apreciar la gran
efectividad que puede
ofrecer la automatizacin
de los procesos.

42

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#QueEsBPM

Quejas y Sugerencias

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Ejemplo Prctico 2

Diagrama Proceso de
Suministro de
Mercancas a Tiendas

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FIN

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