ANDRES FELIPE AGUDELO ORGANIZACIN DOCUMENTAL

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es indispensable
saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo
Vital del Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante
reforzarlos por medio de la siguiente actividad

Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar
sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e
implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la
informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El tiempo estimado en
demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados
esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr
mejoras frente a las diferentes problemticas

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Segn la experiencia que Arnulfo tiene sobre este tema el hara primero organizar los archivos
segn su orden Cronolgico ya que es fecha importante con el orden alfabtica con este
proceso de organizacin logra agrupar un archivo patrimonial porque de esta manera sean
ms fcil de ubicar en un momento dado, con su orden cronolgico seguido con el alfabeto
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?
Primero que todo la causa principal que causo esto fue el personal administrativo porque en
ellos no se tiene un conocimiento o experiencia sobre la gestin documental o tal vez no les
alcanz con el tiempo ya que mantienen ocupados en otras cosas y es por ellos que Arnulfo es
contratado por la empresa para solucionar estas causas. Los archivos o documentos varan
segn su importancia de igual manera habra que aplicar la tabla de retencin documental
para tener una mejor actividad documental

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3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Si claro que se debe de aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se
controla de una manera excelente la empresa origina ms productividad y seran ms
eficientes ya que este ciclo vital del documento es la fase de la vida que cumple dicho archivo
esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los documentos de
excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la t-r-d para un sistema de gestin
eficiente
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?
Deben de ser organizado mediante magneto de igual manera que los archivos se encuentren
en el mismo formato se organizaran cronolgicamente o tambin puede ser por otro medio de
consulta
5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?
Se debe de aplicar la tabla de retencin documental en los archivos para un fcil
acceso a la informacin por medio de los nmeros de series y sub series que la tabla
de retencin documental que las representa

6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
La importancia del uso tabla de retencin documental es la de llevar un control
eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa
para las consultas o lo importante para el fcil acceso de la informacin que la tabla de
retencin documental que la sostiene

7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?

El reto ms grande el de Arnulfo es llevar a cabo una serie y sub serie por la
importancia de los documentos y su historial patrimonial
8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?
Si claro yo creo que la gestin documental es la base del desempeo de cualquier empresa
porque por mediante esa gestin la empresa lleva mejor un proceso administrativo que la
sostiene cada da y as son ms eficientes y eficaces al realizar una bsqueda de algn
documento