SUBPROCESO SELECCIN DEL

PERSONAL

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GTH-SP
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PROCESO AL QUE PERTENECE:

GESTIN DEL TALENTO
HUMANO

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PERSONAL

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CONTENIDO
Pg.

1. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO

1.1 Nombre del Subproceso

1.2 Nivel del proceso

1.3 Proceso al que pertenece

1.4 NORMATIVIDAD

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

3.1 DESDE

3.2 HASTA

4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO

4.1 RESPONSABLE

4.2 PARTICIPANTES

5. DIAGRAMA DE BLOQUE

6. PRODUCTO

6.1 Interacciones

6.2 Criterios de calidad del producto

6.3 Control del Producto No Conforme

7. RECURSOS

7.1 Fsicos

7.2 Humanos

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7.3 Financieros

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

9. INSTRUCTIVO METODOLGICO

10. PARMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS

12

11. DEFINICIONES

13

11.1. Perfil del cargo

13

11.2. Vacante

13

11.3 Perfil del cargo

13

11.4. Promociones

13

11.5. Convocatoria

13

11.6. Evaluacin psicotcnica

13

11.7. Contrato Laboral

13

11.8. Modalidades de Contrato Laboral

13

11.8.1. Contrato a trmino fijo

13

11.8.2 Contrato a trmino indefinido

14

11.8.3 Contrato de obra

14

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1. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO

1.1 Nombre del Subproceso
Seleccin de Personal
1.2 Nivel del proceso
Apoyo
1.3 Proceso al que pertenece
Gestin Talento Humano
1.4 NORMATIVIDAD
TIPO DE
NORMA

NTC ISO

NMERO

9001

Estatuto

FECHA DE
ENTRADA
EN
VIGENCIA

DENOMINACIN DE LA
NORMA

2008

Norma Tcnica Colombiana

Mayo 31 de
2005

Estatuto Docente

N.A.

Cdigo

Ley y decretos
reglamentarios.

2. OBJETIVO

APLICACIN
ESPECFICA

4.2.3, 4.2.4, 6.2.1,

6.2.2, 8.2.3, 8.3,
Todos los Artculos
8.4, 8.5
Seleccin y
contratacin
Forma,
contenido,
duracin del contrato

Cdigo Sustantivo del

Agosto 05 de
Trabajo
1950

100

ARTICULO

1993

Ley de seguridad social,

por la cual se crea el
sistema de seguridad social
integral y dictan otras
disposiciones

Terminacin
de
contrato de trabajo
Contrato
aprendizaje
Lo que se aplicable.

de

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Ejecutar el proceso de seleccin y contratacin de todo el personal nuevo que

ingrese a la Corporacin, verificando el cumplimiento de las competencias
requeridas.
3. ALCANCE
3.1 Desde
Inicia con la requisicin de personal.
3.2 Hasta
Termina en la evaluacin de desempeo.

4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO

4.1 Responsable
Directora de Gestin de Talento Humano.
4.2 Participantes
Secretario General, Directivo o Jefe de Unidad, Rector, Coordinadora de
Nmina.

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5. DIAGRAMA DE BLOQUE

ANALIZAR LOS
REQUISITOS DEL
PERSONAL

DEFINIR Y/O
AJUSTAR PERFILES

EJECUTAR LA
SELECCION

TRAMITAR LA
VINCULACION

EVALUAR LA
GESTION DEL
SUBPROCESO

RETROALIMENTAR
EL SISTEMA

6. PRODUCTO
Personal vinculado segn las competencias requeridas

REALIZAR
EVALUACION PARA
LA SELECCIN

REALIZAR
EVALUACIN DE
DESEMPEO

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- 6.1 Interacciones
SU
BP
RO
CE
SO

ENTRADA

SUB
PRO
CES
O
REC
EPT
OR

SUBPR
OCESO
EMISO
R

Todos
los
proceso
s

Auditori
a de
calidad

RESP
ONSA
BLE

Coordi
nadore
s de
progra
ma y
jefes
de
unidad
Directo
r(a) de
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y
control
interno

Planeac
in
estratg
ica
-

Formaci
n
integral

Todos
los
proceso
s

Coordi
nador
de
Planea
cin y
Control
Interno
Vicerre
ctor(a)
acad
mico(a)
,
coordin
adores
de
progra
ma
Coordi
nadore
s de
progra
ma y
jefes

INFORM
ACIN

Requerim
ientos de
personal

Informe
consolida
do e
informe
de
auditora
de
calidad
Directrice
s para
formular
planes,
informe
de
gestin
de la
corporaci
n.

Co
rre
o
ele
ctr
ni
co

Todo
s los
subp
roces
os

Gesti
n
de
talent
o
hum
ano

Im
pre
so

Calendari
o
acadmic
o

Relacin
de
seleccion
ados

ME
DI
O

Seleccin del personal

Ma
gn
tic
o
im
pre
so

Ma
gn
tic
o
im
pre
so

Im
pre
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Plan
eaci
n
estra
tgic
a
-

Gesti
n
del
Talen
to
Hum
ano

Gesti
n
del
talent
o
hum

INFO
RMAC
IN

SALIDA

Aprob
acin o
recha
zo de
el o
los
candid
atos
accion
es de mejor
a,
preve
ntivas
y/o
correc
tivas
Inform
e
trimes
tral de
plan
estrat
gico
de
unida
d
Crono
grama
para
report
e de
noved
ades

Perso
nal
vincul
ado

RESP
ONSA
BLE

Directo
ra
gestin
de
talento
human
o
Directo
ra
gestin
de
talento
human
o

Directo
ra
Gesti
n de
Talento
Human
o

Directo
ra
Gesti
n de
Talento
Human
o
Coordi
nacin
de
nomina

MEDIO

Correo
electr
nico

Fsico

Correo
electr
nico

Fsico

Fsico

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de
unidad

ano
-

MEN

Normativi
dad

Min
protecci
n
social

Normativi
dad

Ele
ctr
ni
co
o
im
pre
so
Ele
ctr
ni
co
o
im
pre
so.

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- 6.2 Criterios de calidad del producto

- Personal vinculado competente, Cumplimiento de normatividad laboral.
- 6.3 Control del Producto No Conforme
- Ver subproceso de control del producto o servicio no conforme.
- 7. RECURSOS
- 7.1 Fsicos
- Video Beat, equipos de computo, Auditorios, telfono, Internet. Implementos de
oficina.
-

- 7.2 Humanos
-

Directora de Gestin del Talento Humano. Secretario General.

- 7.3 Financieros
- Presupuesto asignado por la Institucin.
- 8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
- Ver anexo.

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PERSONAL

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- 9. INSTRUCTIVO METODOLGICO
-

C
I
C
L
O
P
H
V
A

H
-

ACTIVIDAD

1. PLANEAR
LA
SELECCIN
DEL
PERSONAL
2. ANALIZAR
LOS
REQUISITOS
DEL
PERSONAL
3. REALIZAR
LA
EVALUACION
PARA LA
SELECCIN

RESPONSABLE

DIRECTORA
GESTION DEL
TALENTO HUMANO.

Cronograma
seleccin
contratacin

de
y

1. Recibir y analizar los requerimientos de

personal de las diferentes unidades.
2. Consultar el
manual y/o ajustar
de
competencias y responsabilidades.

E mail

Manual Competencias
Y
Responsabilidades

3. Recibir y analizar las hojas de vida

4. Citar al personal para la aplicacin de las

herramientas de seleccin.
1. Aplicar las herramientas de seleccin
establecidas (entrevista, pruebas psicotcnicas y
verificacin
de
referencias
laborales
y
acadmicas).
2. Elaborar resumen de proceso de seleccin y
pronostico ocupacional

F6P7S134.2

CODIGO

DIRECTORA
GESTION
DEL
TALENTO HUMANO.

NOMBRE

3.Socializar cronograma de actividades

1.Planear el proceso de seleccin para cada

inicio de semestre
2. Elaborar cronograma de seleccin y
contratacin del periodo.

DIRECTORA
GESTION DEL
TALENTO HUMANO.

TAREAS
-

REGISTRO

Verificacin
de
Referencias
Verificacin de Ttulos
Acadmicos
Resumen del Proceso
de
Seleccin
y
Pronostico

GTH-SP-F5
GTH-SP-F4

GTH-SP-F1

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PERSONAL

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H
-

C
I
C
L
O
P
H
V
A
H

4. EJECUTAR
SELECCION

Ocupacional

ACTIVIDAD

5. TRAMITAR
VINCULACION

6. ELABORAR
CONTRATO
7. LEGALIZAR
CONTRATO
-

RESPONSABLE

COORDINADOR
NOMINA

DE

DIRECTORA
GESTION
DEL
TALENTO HUMANO Y
COORDINADORA DE
NOMINA

COORDINADORA DE
NOMINA

3. Informar directivo y/o jefes de unidad

solicitantes candidatos aptos para la contratacin
1. Recibir Informacin de candidatos aptos y
aplicar prueba tcnica
2. Seleccionar el candidato, dentro de los
aprobados por Gestin del Talento Humano.
3. Enviar a Gestin del Talento Humano la
relacin de seleccionados y prueba tcnica para
los trmites contractuales.

Email

Prueba Tcnica

Relacin
Seleccionados
Prueba Tcnica
-

DIRECTIVO O JEFE
DE UNIDAD

TAREAS

1. Recibir y analizar la informacin de

seleccionados
2.Comunicar al seleccionado instrucciones sobre
los requisitos para la vinculacin
1. recibir y verificar los requisitos del
seleccionado.
2. Verificar coherencia entre la hoja de vida y
relacin de seleccionados.
3. Consultar y/o actualizar el manual de
Competencias y Responsabilidades

1. Citar al personal para la firma del contrato.

2. Revisar los requisitos para la afiliacin a la
seguridad social.
3.Realizar la afiliacin a la seguridad social
(salud, riesgos y pensin) y afiliacin a la caja de
compensacin familiar
4. Entregar copias del contrato al empleado.
1.Preparar la logstica y el material necesario

de

GTH-SP-F6

GTH-SP-F2

GTH-SP-F6

REGISTRO

NOMBRE

Relacin de
Seleccionados
Hoja de vida
institucional

GTH-SP-F2

GTH-SP-F3

Correo electrnico

CODIGO

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-

H
/
V

8. REALIZAR
INDUCCION O
REINDUCCIO
N
9. REALIZAR
EVALUACION
DEL
DESEMPEO

DIRECTORA DE
GESTIN DEL
TALENTO HUMANO

DIRECTIVO Y/O JEFE

DE UNIDAD

2.Citar el personal para la induccin o re

induccin
3.Ejecutar la Induccin o re induccin

Control de Asistencia a
Capacitaciones

GTH-FC-F2

1.Programar los empleados para la concertacin

de objetivos
2. Realizar la concertacin de objetivos en el
primer bimestre del ao.
3.Remitir copia de la concertacin de objetivos a
la Direccin de Gestin de Talento Humano
4.Realizar
seguimiento
semestral
a
la
Concertacin de Objetivos

Concertacin objetivos

GTH-SP-F7

5.Ejecutar junto con el empleado la medicin de

competencias de acuerdo al nivel y evaluacin
final de objetivos
6. Remitir copia a la Direccin de Gestin de
Talento Humano.

Seguimiento Objetivos

GTH-SP-F8

Cuadernillo de Medicin
Competencias
Evaluacin
final
de
objetivos
Concertacin de objetivos

GTH-SP-F10

GTH-SP-F7

GTH-SP-F9

C
I
C
L
O
P
H
V
A

H
/
V

ACTIVIDAD

10.
CONSOLIDAR
RESULTADOS
DE LA
EVALUACION
DEL
DESEMPEO
11. REALIZAR

RESPONSABLE

DIRECTORA DE
GESTIN DEL
TALENTO HUMANO

TAREAS

NOMBRE

1.Verificar que todo el personal administrativo

haya sido evaluado
2.Ingresar la informacin por unidad al sistema

3.Tabular la informacin y analizar resultados

4. Elaborar informe y presentar al Comit

Directivo.

1. Identificar causa de desvinculacin , la cual

puede ser: Renuncia o Terminacin unilateral del
contrato de trabajo.
2. Solicitar el paz y salvo.

REGISTRO

Paz

Salvo

CODIGO

GTH-LNPS-

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PERSONAL

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-

V
.
A

TRAMITES DE
DESVINCULA
CION
12. EVALUAR
LA GESTION
DEL
SUBPROCES
O
13.
RETROALIME
NTAR EL
SISTEMA

Empleados

COORDINADORA DE
NOMINA

DIRECTORA DE
GESTIN DEL
TALENTO HUMANO

DIRECTORA DE
GESTIN DEL
TALENTO HUMANO

F3

3. Elaborar liquidacin y enviar a Gestin

Financiera para realizacin de pago.
4. Tramitar desvinculacin de seguridad social y
Caja de Compensacin Familiar.
5. Archivar Hoja de vida en personal en
ubicacin inactivo.

1. Elaborar cuadro de mando integral y

respectivo anlisis del mismo, dando cuenta del
cumplimiento de los indicadores del subproceso
2.Proponer
y
documentar
las
acciones
requeridas, bien sean de mejora, correctivas y
preventivas
3. Remitir el informe A la coordinacin de
planeacin y control interno

Acta

1. Identificar, analizar y solicitar los ajustes a los

documentos del sistema de Gestin de la
calidad.
2.Documentar los respectivos cambios en los
formatos

Planilla de control de
cambios

Reporte
de
no
conformidad y acciones
propuestas.

3. Remitir los cambios a la direccin de calidad,

cada que sea necesario para su anlisis,
aprobacin y notificacin.
4.Implementar las acciones de que le sean
aprobadas

- 10. PARMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS

-

Cuadro
integral

de

mando

PE F2

SGC CDRF2

SGC CDRF6

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PERSONAL

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Resumen proceso
de seleccin y
pronostico
ocupacional
Verificacin de
referencias
Hoja de vida
institucional
Relacin de
seleccionados

CDIGO

1
RESPONSABLE DE
ARCHIVAR

GTH-SP-F1

Directora de Gestin
del Talento Humano

GTH-SP-F5
GTH-SP-F4

Coordinador de nomina

GTH-SP-F3

Coordinador de nomina

GTH-SP-F2

Coordinador de nomina

Prueba Tcnica

GTH-SP-F6

Directora de Gestin
del Talento Humano

Evaluacin del
Desempeo

GTH.SP-F7
GTH.SP-F8
GTH.SP-F9
GTH.SP-F10

Directora de Gestin
del Talento Humano

2
MEDIO

3
ACCESO/UBICA
CIN
Archivo unidad Gestin del Talento Humano

IDENTIFICACIN

NOMBRE

FISICO

CONSERVACIN

DISPOSICIN

Permanente

Archivo General

Permanente

Archivo General

Permanente

Archivo General

Un ao

Archivo General

Permanente

Archivo
General

Un ao

Archivo
General

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GTH-PS
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- 11. DEFINICIONES
- 11.1. Perfil del cargo
- Son las especificaciones y exigencias tcnicas mnimas del cargo que se
quiere proveer.
- 11.2. Vacante
- Cargo disponible en la institucin. Se origina por el retiro de un empleado, la
creacin de un nuevo cargo y/o la autorizacin temporal de un puesto de
trabajo.
- 11.3 Perfil del cargo
- Son las especificaciones y exigencias tcnicas mnimas del cargo que se
quiere proveer.
- 11.4. Promociones
- Llenar una vacante con un Asociado de la Empresa, previo cumplimiento del
perfil del cargo.
- 11.5. Convocatoria
- Es el procedimiento por medio del cual se informa al pblico la existencia de
una vacante y se le invita a participar en el proceso de seleccin de esa
vacante si cumple con el perfil del cargo.

- 11.6. Evaluacin psicotcnica

- Conjunto de test o pruebas psicolgicas diseadas para evaluar la presencia o
grado de desarrollo de una cualidad o atributo psicolgico de un candidato
como aptitudes, personalidad y actitudes requeridas para desempear un
puesto de trabajo.
- 11.7. Contrato Laboral
- Contrato de trabajo es aqul por el cual una persona natural se obliga a prestar
un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada
dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin.
Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera,
patrono, y la remuneracin, cualquiera que sea su forma, salario.

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- 11.8. Modalidades de Contrato Laboral

- 11.8.1. Contrato a trmino fijo
- Es aquel que tiene un lmite en el tiempo. Las partes determinan exactamente
la fecha en que ha de terminarse el contrato. Anteriormente, no podan ser
inferiores a un ao, salvo ciertas circunstancias de las empresas como
reemplazos temporales de trabajadores por licencias, vacaciones etc. A partir
de 1991, en aras del principio de la flexibilidad laboral se permite suscribir
contratos a trmino fijo inferiores a un ao, por cualquier periodo.
- La ley 50 de 1990 desaparece el tope mnimo de un ao, pero mantiene el tope
mximo de tres aos, lo cual indica que los contratos a trmino fijo pueden ser
desde un da hasta tres aos.
- 11.8.2 Contrato a trmino indefinido
- Es el ms comn de los contratos laborales y se caracteriza porque no tiene
limitacin en el tiempo, no prev ninguna fecha, condicin o circunstancia que
permita conocer desde su inicio el momento hasta el cual habr de tener
vigencia el mismo.
- As las cosas, su duracin se extiende hasta cuando las partes lo deseen o
cuando se presenten circunstancias de hecho que conforme a la ley laboral se
consideran causas de terminacin del contrato laboral, por ejemplo las faltas
graves que cometa el trabajador en el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato de trabajo.
- 11.8.3 Contrato de obra
- En esta clase de contrato la duracin del mismo se encuentra determinada por
el tiempo necesario para la ejecucin completa de una determinada obra o
labor.
- En este tipo de contrato, la prrroga no existe por cuanto si la obra o labor
termina por completo, es natural que no haya lugar a ella.
-