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Introduccin
Concepto
Funciones
Conclusin
Bibliografa
INTRODUCCIN
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las funciones
que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe
contener los anlisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los antecedentes de
este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor
ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la
coordinacin y las normativas de dicho rgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que
ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los
medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas Centrales de
Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general de la
racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta
ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las
tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la
mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin,
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern aceptadas,
es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su
origen y formacin y otra referente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los
departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y
Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el
parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las funciones de
contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se
encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e
introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su
accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las
reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar
dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a
cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los
diagnsticos necesarios"
"En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado
mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su
funcionamiento en la prctica"
2. Funciones
El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de
la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para
el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional.
"Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y se
pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la
realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la
organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y
procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos.
1 Fase de desarrollo
2 Fase de desarrollo
3 Fase de desarrollo
(inicial)
(intermedia)
(consolidacin)
Anlisis de estructuras y
Teora de sistemas
Teora cuantitativa
Desarrollo Organizacional
Ingeniera de sistemas
Informtica
Administracin estratgica
Modelos de simulacin
funciones
Cuadros de distribucin del
trabajo
Elaboracin de
organogramas
Elaboracin de diagramas de
flujo
Anlisis y descripcin de
puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el
mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin
a. Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la
organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo,
departamentalizacin y delegacin de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los
sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Consolidacin):
Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la
utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de
datos.
3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos
La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que
se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas,
ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo
con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2. Describir tal hecho o situacin.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
especfico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogas.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las caractersticas del personal.
j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a
travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen
valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.
k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
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o
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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que
la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de
dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer la
situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del sistema
de actuacin administrativa como una fase de diseo.
b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y
que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos
humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un
rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia
para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las
reas que dada su importancia o dimensin las requiera.
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c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las
relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico
ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una
combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede
considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se aplica el
presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin.
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"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms
alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad
lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos
administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organizacin y Mtodos
El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga
de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas,
as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede
ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
c. La resistencia al cambio.
CONCLUSIN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier
empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice,
ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se
planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las
empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms
rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones
tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.