Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin

Maracaibo, Edo Zulia

Katiuska Morales

Maracaibo, Abril 2010

Secretaria:
Es la Persona que ostenta el cargo y las funciones de custodiar
documentos y levantar actas, asistiendo en las labores de oficina
Cualidades:
Cooperacin: consiste en el trabajo en comn llevado a cabo por parte de un
grupo de personas o entidades mayores hacia un objetivo compartido,
generalmente usando mtodos tambin comunes, en lugar de trabajar de forma
separada en competicin.
Ambicin: es el deseo ardiente de poseer riquezas, fama, poder u honores.
En ocasiones, una persona ambiciosa podra daarse a si mismos o a los
dems para conseguir lo que desea.
Buena voluntad: Modales o actitud positiva hacia otros; buena disposicin,
tradicionalmente hombres de buena voluntad, significa aquellos que tienen
buenas intenciones hacia sus semejantes y trabajan para ayudarlos.
Responsabilidades:
que
es
una
forma
latina
del
verbo
responder.respon(responder)sabilidad(habilidad).
Dedicacin: Accin y efecto de dedicar o dedicarse. Inscripcin con la
constancia de a quin o a qu se dedica un templo, una institucin, etc.
Puntualidad: La puntualidad es la caracterstica de poder terminar una tarea
requerida o satisfacer una obligacin antes o en un plazo anteriormente
sealado.
Limpieza y orden: El area de trabajo de una secretaria debe ser un ambiente
limpio y ordenado para tener mayor facilidad a la hora de trabajar.
Clases de Secretaria:
Secretaria de Direccin
Una secretaria de direccin es la mano derecha del jefe y debe
convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los
empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.
Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la
agenda de su superior, la organizacin de viajes de negocios, las actas de las
reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparacin de
presentaciones.
Secretaria de Gerencia o General
La secretaria de gerencia realiza labor de apoyo al director medico y al
gerente de la empresa, tipeo en computadora, realiza cotizaciones, concerta
citas y ordenamiento de documentos. Realiza tambin las llamadas
concernientes a las actividades del Director Medico y del Gerente.
Secretaria de Departamento

Esta Secretara se ocupa de la compra de todo el material que la Facultad

requiere: muebles, tiles, computadoras y material de computacin,
instrumental cientfico, libros, etc. Tambin realiza el manejo contable de los
fondos asignados a la Facultad: viticos, rdenes de pasajes, becas, subsidios,
etc.
Objetivos de una Secretaria
Coayudar con la direccin en la planeacin, organizacin, coordinacin y
supervisin de los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta
el centro, a fin de proporcionar oportunamente los servicios administrativos que
se requieran para el desarrollo de las funciones sustantivas de la dependencia.
Funciones de una Secretaria:
Sus funciones principales estn relacionadas con el trabajo de oficina,
como pueden ser:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

Recepcin de documentos.
Atender llamadas telefnicas.
Atender visitas.
Archivo de documentos.
Clculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al da de la tramitacin de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de
reuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones
Pblicas con los que est ms relacionada la seccin de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,
desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores
personales y los programas informticos que conllevan.
Completo conocimiento de uno o ms idiomas extranjeros.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como

gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que ste no deba
preocuparse ms que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de
la compaa.
Relaciones Interpersonales de una Secretaria
La secretaria es el centro de la oficina y como tal, debe esmerarse en
tener excelentes con los compaeros de trabajo y con las personas ajenas a la
empresa.
Siempre saludar y despedirse, Ayudar a que las personas en la oficina se
integren y se relacionen para que exista una armona laboral.

Introduccin
El objetivo de este informe es interiorizar, brevemente las principales
funciones, cualidades y ambiciones que tiene una secretaria en sus diferentes
mbitos de trabajo, as tambin como conocer a fondo sus relaciones
interpersonales en su empresa, conoceremos los diferentes tipos de
secretarias que se pueden encontrar en una empresa.
Tambin, se ha realizado este informe con la finalidad de obtener buenos
resultados para mi rendimiento y mejorar mi capacidad e inteligencia acerca del
buen trabajo que lleva acabo una Secretaria.

Conclusin
En primer trmino al finalizar este trabajo de investigacin y aplicacin, me
result en extremo grato, en mi calidad de trabajador-estudiante, constatar que
muchas de las tareas que de manera autodidacta realizamos en nuestros
trabajos se apegan a lo que la teora dice sobre cada funcin de la Secretaria.
Esto resulta muy satisfactorio dado que reafirma la decisin de haber optado
por esta carrera.
Por otro lado luego de esta experiencia podemos decir que es deber
profesional de toda secretaria poder abarcar tantos mbitos como le sea
posible, ya que el dominio general de gran cantidad de materias diversas,
elevan los mritos de l o la profesional secretario.

Esquema
Introduccin
La Secretaria
Cualidades de una Secretaria
Clases de Secretaria
Objetivos de una Secretaria
Funciones de una Secretaria
Relaciones Interpersonales de la Secretaria
Conclusin
Bibliografa

Bibliografa
http://buscador.rincondelvago.com/la+secretaria/4
http://secretariaaldia.blogspot.com/2009/04/relaciones-interpersonales-enla_15.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Secretaria
http://www.definiciones.com.mx/definicion/S/secretaria/
http://mx.answers.yahoo.com/question/index?
qid=20070508201548AAlILhW
http://www.protocolo.org/ceremonial/actos_eventos_y_congresos/las_sec
retarias_definicion_y_tareas_funciones.html