Municipalidad Distrital De

Rio Tambo

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE RIO TAMBO

Diciembre 2013

DIRECTIVA N 003-2013-MDRT/A

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Directiva para el Otorgamiento de Encargos Internos a Personal de la

Institucin

Versin N 01

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE RIO TAMBO

ALCALDIA

DIRECTIVA N 003 -2013-MDRT/A

DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE

ENCARGOS INTERNOS A PERSONAL DE LA
INSTITUCION

DICIEMBRE DEL 2013

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Institucin

Versin N 01

DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO DE

ENCARGOS INTERNOS A PERSONAL DE LA
INSTITUCION
I.

OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer las disposiciones y procedimientos relacionados con el otorgamiento de
encargos a personal de la Municipalidad Distrital de Rio Tambo, su autorizacin y control,
as como cautelar la apropiada rendicin de cuentas documentada y/o devolucin de
montos no utilizados oportunamente

II.

VIGENCIA
La presente directiva tiene carcter permanente.

III.

BASE LEGAL

IV.

Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades.

Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera.
Ley N 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.
Ley del Equilibrio Financiero del Presupuesto del Presupuesto del Sector Pblico.
Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo N 033-2005-PCM.
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
Decreto Supremo N 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera
Administrativa.
Normas Generales del Sistema de Tesorera, aprobadas con Resolucin Directoral N
026-80-EF/77.15.
Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N
002-2007-EF/77.15.
Normas Generales del Sistema de Contabilidad aprobadas con Resolucin Ministerial
N 801-81-EFC/76.
Texto Actualizado de la Directiva para la Ejecucin Presupuestaria Directiva N 0052010-EF/76.01, aprobada por Resolucin Directoral N 030-2010-EF/76.01, modificada
conforme al Anexo de la R.D N 022-2011-EF/50.01.
Normas de Control Interno, aprobada por Resolucin de Contralora N 320-2006-CG.

DISPOSICIONES GENERALES.

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El encargo a personal de la institucin, consiste en la entrega de dinero mediante

cheque o giro bancario a personal de la institucin para el pago de obligaciones
que, por la naturaleza de determinadas funciones o caractersticas de ciertas
tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la oficina general
de Administracin o la que haga sus veces en la unidad ejecutora o Municipalidad,
tales como.
- Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no
pueda conocerse con precisin ni con la debida anticipacin.
- Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley.
- Servicios bsicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicacin
geografa ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos
por los respectivos proveedores.
- Adquisicin de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la
oferta local, previo informe del rgano de abastecimientos u oficina que haga
sus veces.
No procede la entrega de nuevos Encargos Internos a personas que tienen
pendientes la rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizados de
Encargos anteriormente otorgados.
No procede la entrega de dos (2) Encargos Internos en la misma fecha o en
paralelo.
Solo se autorizara la entrega de Encargos Internos a personas que tienen vinculo
laboral, es decir a funcionarios, servidores municipales (Rgimen 276) y a
personas contratadas bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios
(CAS)
El desembolso de los fondos autorizados por Encargo Internos podr realizarse a
travs de cheque o con el deposito en la respectiva cuenta bancaria aperturada
para el depsito de los sueldos u otros ingresos del comisionado. Dicho pago se
sustenta con la respectiva nota emitida por la correspondiente entidad bancaria, la
misma que para la presente Directiva tiene el mismo valor que la suscripcin de
recepcin de los recursos asignados, establecidos en el Formato N 01.
El Formato N 01 Autorizacin Encargo Interno a Personal de la Institucin,
contendr obligatoriamente lo siguiente: NOTA: Recib la cantidad de S/,
con cargo a rendir cuenta documentada, en el plazo mximo de tres (3) das
hbiles despus de concluida la actividad. Si vencido dicho plazo incumpliera con
la rendicin y/o devolucin de los fondos asignados por "Encargo Interno", autorizo
sin lugar a reclamo se me descuente de mis Remuneraciones, Bonificaciones,
Gratificaciones, CTS, o cualquier otro ingreso que me corresponda por cualquier
concepto. En caso que no se realice el "Encargo Interno", devolver los fondos
pblicos en un plazo no mayor de 24 horas.
El personal de la Unidad de Contabilidad, efectuara cotizaciones selectivas a fin de
desvirtuar cualquier sobrevaluacin de los costos de los bienes o servicios
adquiridos.
En caso de efectuarse pagos afectos a Renta de Cuarta Categora (Recibos por
Honorarios), el Encargado bajo responsabilidad efectuara la retencin del 10% del
Impuesto a la Renta cuando el importe supere los S/. 1,500.00 o el monto que
establezca la SUNAT. Procede la suspensin de retenciones cuando la SUNAT as
lo autorice, para cuyo efecto deber adjuntar copia del Boucher en el cual la
SUNAT autoriza la suspensin del referido impuesto. La retencin mediante cargo

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V.

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debe ser depositada en el plazo de 24 horas hbiles en la Oficina de Tesorera

para el trmite correspondiente.
Todos los casos de pagos de honorarios (con o sin retencin) deben informarse a
la Unidad de Recursos Humanos dentro del periodo tributario por el Encargado o
por la Unidad de Contabilidad, segn corresponda para ser incluidos en la
Declaracin del PDT, bajo responsabilidad. Si por incumplimiento se generara
multas, estas sern pagadas con su peculio por el responsable.
El monto por la adquisicin de bienes, prestacin de servicios, u otros conceptos,
no debe exceder de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente.
La Unidad de Contabilidad, bajo responsabilidad sacara copia de los
comprobantes de pagos que sustenten adquisicin o confeccin de bienes, cuya
vida til estimada sea mayor de un (01) ao, debe informar a la Oficina de
Logstica (Control Patrimonial), para su codificacin, registro y conciliacin.

DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

Los Encargos Internos al personal, salvo necesidad urgente sern sustentados y

requeridos con cinco (05) das hbiles de anticipacin por el rea usuaria, de
acuerdo con las necesidades de sus actividades y se solicitar por conducto
regular, que segn corresponda lo autorizara el Jefe inmediato, y el Jefe de rea o
Gerente, el Gerente Municipal autorizar el encargo interno con su V B en el
Formato N 01.
Contando con la documentacin fuente y la autorizacin otorgada por el Gerente
Municipal, se solicitara la disponibilidad presupuestal y con sujecin a la
percepcin efectiva de los ingresos que constituyen su financiamiento
(disponibilidad financiera), el Sub Gerente de Administracin y Finanzas o la que
haga sus veces regulara mediante Resolucin, estableciendo para cada caso, se
realice la descripcin del objeto del encargo Interno, los conceptos del gasto, sus
montos mximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y
contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomara el desarrollo de las
mismas, sealando el plazo para la rendicin de cuentas debidamente
documentada, la que no debe exceder los tres (3) das hbiles despus de
concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades
desarrolladas en el exterior del pas, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15)
das calendarios.
La Unidad de Contabilidad y la Unidad de Tesorera o las que hagan sus veces,
bajo responsabilidad, previo al registro en el SIAF SP, evaluaran el cumplimiento
de las disposiciones establecidas en la presente Directiva y dems normatividad
legal vigente sobre la materia. En caso de inobservancia de alguna disposicin,
mediante informe debidamente motivado dirigido al Gerente Municipal con copia a
la Sub Gerencia de Administracin y Finanzas y Sub Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Cooperacin Tcnica procedern a devolver el expediente.
El Formato N 01 Autorizacin Encargo Interno a Personal de la Institucin
deber ser autorizado por el Gerente Municipal, Sub Gerencia de Administracin y
Finanzas o el que haga sus veces y por la Sub Gerencia de Planeamiento,
Presupuesto y Cooperacin Tcnica, previa evaluacin de la necesidad de su
realizacin.
El Formato N 01, debidamente autorizado con la documentacin fuente
sustentatoria y Resolucin ser remitido por la Sub Gerencia de Administracin y
Finanzas, a la Unidad de Contabilidad para el trmite correspondiente.

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VI.

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La Unidad de Tesorera, bajo responsabilidad, previo a la entrega del Cheque o del

depsito en cuenta bancaria del Encargo Interno exigir que el Encargado
suscriba el Formato N 01.
Si por caso fortuito o fuerza mayor, se postergue la fecha de inicio de las
actividades materia del encargo interno, mediante informe debidamente motivado
el comisionado informara al Sub Gerente de Administracin y Finanzas, con copia
a Contabilidad y Tesorera. Seguidamente mediante cargo proceder a depositar el
cheque o los fondos pblicos en la Caja Fuerte a cargo de la Unidad de Tesorera,
bajo responsabilidad.

DE LA RENDICION DE CUENTAS
3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.
3.6.

Los fondos otorgados Encargo Interno a los funcionarios o servidores constituye

un anticipo con cargo a rendir cuenta documentada. Mediante Resolucin de Sub
Gerencia de Administracin regulara, estableciendo para cada caso, se realice la
descripcin del objeto del encargo Interno, los conceptos del gasto, sus montos
mximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y
contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomara el desarrollo de las
mismas, sealando el plazo para la rendicin de cuentas debidamente
documentada, la que no debe exceder los tres (3) das hbiles despus de
concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades
desarrolladas en el exterior del pas, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15)
das calendarios.
Si vencido el plazo indicado en el prrafo precedente, el designado para la
ejecucin del gasto no cumpliera con la rendicin de cuentas y/o la devolucin de
saldos del encargo no utilizados, el Jefe de la Unidad de Contabilidad, bajo
responsabilidad comunicara al Sub Gerente de Administracin y Finanzas, con
copia a la Unidad de Recursos Humanos, quienes efectuaran el descuento del
integro de los fondos asignados., con cargo a sus Remuneraciones,
Bonificaciones, Gratificaciones, CTS, o cualquier otro ingreso que le corresponda
al funcionario o servidor encargado. Referido descuento debe incluir los intereses
legales (tasa de inters legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y
Seguros), que sern calculados por la Unidad de Contabilidad, para cuyo efecto
remitir copia del Formato N 01 debidamente suscrito por el encargado.
La rendicin de cuentas se efectuara nicamente con el Formato N 04 Informe
de Resultados del Encargo Interno Recibido y en el Formato N 02 Resumen de
Rendicin de Cuenta por Encargo Interno Recibido, se registraran los
Comprobantes de Pago autorizados por la SUNAT originales (facturas, boletas de
venta, ticket emitidos por mquinas registradoras, entre otros) debidamente
detallados, emitidos a nombre de la Municipalidad Distrital de Rio Tambo que se
deber exigir necesariamente al momento de cancelar el gasto materia del
encargo interno.
La Declaracin Jurada se presentar segn el Formato N 03 y slo procede para
gastos de movilidad cuando no es posible obtener facturas, boletas de venta, ticket
de mquina registradora, entre otros y no debe exceder del 10% de la Unidad
Impositiva Tributaria (UIT).
La Unidad de Contabilidad deber evaluar las rendiciones de cuentas dentro de
dos (02) das hbiles de recepcionadas.
No se aceptarn comprobantes de pago por gastos no considerados en la
Resolucin como objeto del Encargo Interno.

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No se aceptarn comprobantes de pago que presenten signos de enmendadura,

adulteracin y/o alteracin.
No sern reconocidos como gastos las bebidas alcohlicas, conforme lo establece
el Decreto Supremo N 012-2007 PCM, publicado el 22.FEB.07.
Todos los documentos que sustentan gastos deben contener en la parte posterior
firma y post firma del comisionado como certificacin de haber recibido a
satisfaccin la prestacin de los servicios o la recepcin de los bienes, los
comprobantes deben ser visados por el Gerente Municipal y Sub Gerente de
Administracin y Finanzas.

VII. FORMATOS AUTORIZADOS

7.1
7.2
7.3
7.4

Formato N 01 Autorizacin Encargo Interno a Personal de la Institucin

Formato N 02 Resumen de Rendicin de Cuenta por Encargo Interno Recibido.
Formato N 03 Declaracin Jurada por Gastos de Encargo Interno Recibido.
Formato N 04 Informe de Resultados del Encargo Interno Recibido.

VIII. REEMBOLSO DE GASTOS

Podra efectuarse reembolsos de gastos por motivos excepcionales tales como: necesidad
de realizar ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Para la ejecucin de gastos, previamente debe contarse con la autorizacin escrita o verbal
del Gerente Municipal y el reembolso estar sujeto a la disponibilidad presupuestal y
financiera, para cuyo efecto necesariamente deber utilizar los formatos N 02, 03 y 04 y la
rendicin de cuentas y responsabilidades entre otros se sujetara a lo establecido en la
presente directiva.
Cuando un servidor haya efectuado un gasto, que supere el monto estimado por el encargo
interno podr corresponder el reembolso, cuando previamente haya sido autorizado en
forma verbal o escrita por el Gerente Municipal y los gastos estn relacionados con el
objeto del encargo interno otorgado.
IX.

RESPONSABILIDAD
9.1 El proceso de rendicin de cuentas constituye una declaracin de responsabilidad
exclusiva del funcionario o servidor que la formula, que se sujeta a ser revisada y
verificada si el caso lo amerita. En tal virtud la omisin de datos, presentacin de
documentos que no corresponden y/o con alteracin, dar lugar para que el Jefe de
la Unidad de Contabilidad informe al Gerente Municipal sobre las anomalas
encontradas, y a la devolucin y/o descuento al encargado de los montos
observados y la apertura de las responsabilidades que correspondan.
9.2 En caso de determinarse pagos que no correspondan o hayan pagado comprobantes
adulterados, falsificados, entre otros, el usuario que cancelo el gasto asumir la
reposicin de los Fondos Pblicos con su peculio y/o se proceder al descuento
establecido en el Formato N 01, independientemente de las responsabilidades
administrativas, y dems acciones legales que correspondan. Por tal motivo los

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responsables del Encargo Interno y Control Previo de la Unidad de Contabilidad

estn obligados a verificar entre otros en la pgina Web de la SUNAT las
autorizaciones de los comprobantes de pago y dems documentacin fuente que
sustente gastos, caso contrario asumirn la reposicin de los Fondos Pblicos con su
peculio.
9.3 El jefe de la Unidad de Tesorera, asumir las responsabilidades que dispone la Ley
General del Sistema Nacional de Tesorera, Directiva de Tesorera, entre otras
normas inherentes a sus funciones, respecto a los gastos que no se ajusten a la
normatividad legal vigente.

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FORMATO N 01
AUTORIZACION DE ENCARGO INTERNO A PERSONAL DE LA INSTITUCION
DIA

MES

I.- DATOS DE ENCARGADO (Apellidos y Nombres)

DEPENDENCIA

CARGO, FUNCION O L

II DATOS DEL ENCARGO INTERNO

RESOLUCION DE AUTORIZACION:

OBJETO DEL "ENCARGO INTERNO"

FECHA DE INICIO DE LA ACTIVIADAD

DIA

MES

AO

FECHA DE TRMINO DE LA ACTIVIADAD

DIA

MES

AO

FECHA DE RENDICION Y/O DE

DIA

MES

III PRESUPUESTO AUTORIZADO

ACTIVIDAD/PROYECTO

COMPONENTE

META

ESPECIFICA

1,2,3,4,5,-

SON:

TOTAL

AUTORIZACION DEL SUB

AUTORIZACION DEL GERENTE
MUNICIPAL
GERENTE DE ADMINISTRACION

AUTORIZACION DEL JEFE

INMEDIATO

DISP
PRE

NOTA: Recib la cantidad de S/, con cargo a rendir cuenta documentada, en el plazo mximo de tres (3) das hbile
Despus de concluida la actividad. Si vencido dicho plazo incumpliera con la rendicin y/o devolucin de los fondos asignados
"Encargo Interno", autorizo sin lugar a reclamo se me descuente de mis Remuneraciones, Bonificaciones, Gratificaciones, CT
Cualquier otro ingreso que me corresponda por cualquier concepto. En caso que no se realice el "Encargo Interno", devolver
fondos pblicos en un plazo no mayor de 24 horas.

.............................................
FIRMA DEL ENCARGADO
DNI. N

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FORMATO N 02

RESUMEN DE RENDICION DE CUENTA POR ENCARGO INTERNO RECIBIDO

DIA

MES

AO

OBJETO DEL ENCARGO INTERNO

RESOLUCION DE AUTORIZACION:
MONTO ASIGNADO.
Yo,
Adjunto a la presente rendicin de cuenta documentada en relacin a los datos adjuntos consignados
como se detalla:
FECHA

COMPROBANTE DE PAGO

NMERO

CONCEPTO

IMPORTE S/.

DECLARACION JURADA (Total Formato N 03)

TOTAL GASTADO
MONTO ASIGNADO
POR DEVOLVER O DEVUELTO SEGN RECIBO DE CAJA O DEPOSITO BANCARIO

FISCALIZACION
DE LA UNIDAD DE
CONTABILIDAD

V B SUB GERENTE

DE
ADMINISTRACION

VB GERENTE MUNICIPAL

ENCARGADO
DNI N

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