CAPITULO I

1.1. INTRODUCCION
Dentro de cualquier organizacin sea pblico o privado, unos de los mayores
problemas que presentan es la documentacin que se genera, empezando por su
revisin interna, autorizacin, envio y el gasto que representa la impresin de estos
para su validacin y el mtodo de resguardo empleado.
La documentacin en papel es lenta y deficiente ya que depende de las personas que
intervienen en el proceso, provocando perdidas de tiempo, de informacin y daos
irrecuperables en los documentos.
Si una organizacin implementa un Sistema de Gestin de la Calidad, la generacin de
documentacin se ve aumentada por todos los registros y evidencias que por norma
este nos pide. Debido a esto se ha dado mayor importancia a la implementacin de
tecnologas de informacin y su alineacin con las estrategias de las organizaciones
A diferencia del papel, documentos electrnicos se pueden compartir con clientes,
colegas, etc... Se puede dar el acceso restringido a usuarios seleccionados y dar
permisos especiales como borrar, imprimir y otros que se pueden dar o no a los
diferentes usuarios.
El presente proyecto propone una solucin para disminuir del uso del papel en lo que
respecta a la documentacin dentro de un Sistema de Gestin de la Calidad,
remplazando documentos en papel por documentos digitales, controlando sus
autorizacin, revisiones y resguardo, alcanzando la agilidad, eficiencia y disposicin
mediante el desarrollo de un Sistema Informtico de Control de Documentos en
plataforma web utilizando herramientas open source que no genera un costo pero
alinendose a los requisitos que estos indican

CAPITULO 2
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La sociedad ha visto en numerosas ocasiones como las obras realizadas con inversin
pblica no son confiables y apegadas a sus necesidades. Y su exigencia hacia el
Gobierno para dar la certeza al ciudadano de que las obras sean seguras, durables y
de calidad, que cumplan con estndares internaciones, apegados a normas y
lineamientos, lo cual les dar la tranquilidad de saber que la inversin pblica es
aplicada eficientemente y no son derrochadas.
Las dependencias pblicas tienen la necesidad de actualizar sus modelos de ejecucin
de obras adoptando Sistemas de Gestin de la Calidad, que de la confianza de la
satisfaccin al cliente, eficiencia en el uso de recursos financieros y humanos.
Un sistema de Gestin de la Calidad, es el conjunto de actividades que permite
planear, controlar y mejorar los elementos de una organizacin que influyen en el
cumplimiento de los requisitos y satisfaccin del cliente y permita alcanzar la calidad de
los productos o servicios que esta proporciona.
La implementacin de un sistema de Gestin de la Calidad dentro de una dependencia,
implica el establecimiento de polticas, objetivos, procesos de la realizacin del
producto o servicio, planes de calidad, formularios, registros y cualquier otra
documentacin que sea necesaria y aplicable a la organizacin y al mismo sistema;
este nos pide tener un control de documentos, que regule las actualizaciones que se
realizan en ella; difundirla y controlarla para que la organizacin cuente con las
revisiones vigentes, sin que esto represente un gasto de recursos financieros y
humanos.
De ah la necesidad de desarrollar e implementar un Sistema Informtico de Control de
Documentos, que proteja la documentacin que genera el Sistema de Gestin de la
Calidad utilizando la misma infraestructura de la dependencia permitiendo su
accesibilidad en toda la organizacin.

2.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

2.2.1. OBJETIVO GENERAL

Controlar la documentacin que integra el Sistema de Gestin de la Calidad, por
medio de un Sistema Informtico de Control de Documentos.

2.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer la documentacin que integran el Sistema de Control de la Calidad.

Determinar los controles que se deben realizar para el uso, verificacin y
seguimiento de los documentos del Sistema de Control de la Calidad dentro de

la organizacin.
Analizar el alcance que debe tener un Sistema de Control de Documentos

dentro de la organizacin.
Desarrollar e implementar el Sistema de Control de Documentos.
Evaluar el funcionamiento del Sistema de Control de Documentos.

2.3. JUSTIFICACIN
Toda organizacin que implementa un Sistema de Gestin de la Calidad est obligada
a utilizar un control de documentos, con la finalidad de salvaguardar la documentacin
y dar fiabilidad de su uso.
Este control solo esta limitado por el tamao de la organizacin y del alcance de los
procesos. En organizaciones grandes no pudiera realizarse de forma manual, ya que
provocara deficiencias e inconsistencias en la implementacin del Sistema de Gestin
de la Calidad.
Lo que nos lleva a desarrollar un Sistema Informtico, que contenga la documentacin
del Sistema de Gestin de la Calidad, con la finalidad que sea accesible a toda la
organizacin, que utilice los medios informticos de la misma, que controle las
modificaciones en los procesos, que permita vigilar la distribucin de la documentacin,
evitando impresiones innecesarias representando un ahorro financiero, garantizando
que la informacin sea precisa y confiable, para alcanzar los objetivos de la
dependencia y resguardando toda las modificaciones y actualizaciones que se realicen
a la documentacin del Sistema de Gestin.

2.4. ALCANCES Y LIMITACIONES

2.4.1. Limitaciones
El sistema informtico de control de documentos esta enfocado exclusivamente a la
documentacin que integra el Sistema de Gestin de Calidad dentro de la
organizacin.
2.4.2. Alcances
El desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Control de Documentos
dentro de la organizacin, y su accesibilidad mediante el servicio de internet fuera de
esta y en los lugares donde no hubiera esta accesibilidad la impresin de copias
controladas identificadas por cdigos nicos por usuarios.

2.5. MARCO REFERENCIAL

Plan Estatal de Desarrollo de Campeche
Para tener un gobierno exitoso se requiere contar con un eficaz instrumento rector para
orientar la gestin gubernamental a soluciones directas de la problemtica del estado.
Conforme a lo dispuesto por la Ley Estatal de Planeacin se genera el Plan Estatal de
Desarrollo 2009-2015 del Estado de Campeche.
El Plan ha sido integrado por el Comit de Planeacin para el Desarrollo del Estado de
Campeche (COPLADECAM), que es la instancia que, a su vez, articula los Programas
Sectoriales y Especiales.
El Plan es expresin de la consulta popular, sectorial y especializada; y refleja la gran
tarea por mandato constitucional y por la conviccin de que es posible situar a
Campeche en niveles ms altos de progreso mediante la orientacin de la accin de
gobierno hacia ese fin superior.

Programa Sectorial
Es un documento que contiene objetivos, metas y lneas de estrategia para alcanzarse
en un perodo de 6 aos, especfico para una actividad o sector, como educacin,
salud, energa, medio ambiente, etctera. Estos elementos se obtienen a partir de un
diagnstico sobre la situacin actualizada de tal o cual sector.
El programa puede estar bajo la tutela de alguna dependencia gubernamental o
entidad pblica, y una de stas puede tener uno o varios programas, dependiendo de
la visin organizativa del sector pblico.
Los programas sectoriales no contienen una estimacin de los recursos que se van a
ejercer, ya que eso corresponde la Presupuesto de egresos de la Federacin que
anualmente aprueba la Cmara de Diputados.

Sistema de Gestin de Calidad

Es la manera cmo la organizacin dirige y controla las actividades de sus procesos
asociadas con la calidad. Se debe hacer un sistema no slo para certificacin.
Este sistema comprende la estructura organizacional, conjuntamente con la
planificacin, los procesos, los recursos, los documentos que necesitamos para
alcanzar los objetivos de la organizacin para proveer mejoramiento de productos y
servicios y para cumplir los requerimientos de nuestros clientes.
Un SGC no es slo para las grandes empresas, puede ser manejado para todo tipo de
negocio y en todos los aspectos de la gestin as como mercadeo, en las actividades
de ventas y gestin financiera. Sin embargo, es decisin de cada organizacin, el
alcance del SGC y que procesos incorpora.
Es importante que este sistema, no resulte en una burocracia excesiva o en exceso de
papelera, tampoco debera impedir la flexibilidad de las organizaciones.
Todas las organizaciones ya tienen una estructura de gestin y esta debera ser la
base en la que el SGC es construido. Muchas veces podemos encontrar que ya
cumplimos con los requerimientos de los estndares pero que no sabamos que lo
hacamos.
Se debe aplicar un SGC para:

El mejoramiento de un rendimiento en la productividad.

Enfrentar ms claramente a los objetivos de la organizacin y a las expectativas

de nuestros clientes.
Alcanzar y mantener la calidad de nuestros productos y servicios.
Mejorar la satisfaccin del cliente.
Tener confianza que la calidad est siendo alcanzada y mantenida.
Proveer evidencia a nuestros clientes actuales y potenciales de que nuestra
organizacin est haciendo bien las cosas.

Historia de la gestin de documentos

Comenzando en la dcada de los 80, un gran nmero de fabricantes comenz a
desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel. Estos sistemas gestionaban
documentos de papel, lo cual incluir no slo documentos impresos y publicados, sino
tambin fotografas, impresiones, etc.
Ms tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar documentos
electrnicos; por ejemplo, todos estos documentos, o archivos, creados en
computadoras y frecuentemente archivados en la computadora local del usuario. Los
primeros sistemas de gestin de documentos electrnicos fueron desarrollados para
gestionar archivos de tipo propietario, o un nmero limitado de formatos de
documentos.
Muchos de estos sistemas fueron ms tarde conocidos como sistemas de creacin de
imgenes o copias, porque sus principales habilidades eran capturar, almacenar,
indexar y recuperar archivos en formatos de imagen. Estos sistemas permitan a una
organizacin capturar faxes y formularios, guardar copiar de los documetos como
imgenes, y guardar los archivos de imagen en un disco por seguridad y rpida
recuperacin (la recuperacin era posible porque el sistema manejaba la extraccin del
texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos brindaba
funcionalidades de recuperacin de texto).
Los sistemas de Gestin de Documentos evolucionaron hasta que los sistemas fueron
capaces de manejar cualquier tipo de formato que pudiera ser guardado en una red.
Las aplicaciones crecieron y maduraron conforme fueron creciendo y madurando los
documentos

electrnicos,

las

herramientas

de

colaboracin,

seguridad

funcionalidades de auditora.

Sistemas electrnicos de control documental

Un sistema de control de Documentos es un programa informtico utilizado para
rastrear y archivar documentos electrnicos y/o imgenes de documentos de papel
escaneados.
La idea principal es minimizar el uso de documentos impresos permitiendo el acceso a
la versin vigente y aprobada de cada documento a peticin de quien la necesite,
manteniendo su integridad. La integridad significa que el documento aprobado es
realmente el que la gente est usando y que ste no pueda ser alterado. Esto es
especialmente importante en un ambiente electrnico, donde los documentos son
fcilmente modificables.
Probablemente el aspecto ms importante respecto a la integridad de los documentos
es cmo son controlados los archivos electrnicos (documentos, imgenes, datos, etc).
Una vez que un archivo ha sido creado y guardado en un medio electrnico, se dificulta
su control. Cualquiera con acceso al archivo podra verlo, copiarlo, borrarlo o cambiarlo
a su gusto.
Existen bsicamente dos mtodos de tratar este problema
El primero es el uso de la seguridad que la misma red ofrece. Esto incluye la creacin
de directorios con acceso limitado a slo unas personas. Usar este mtodo requiere
que alguien coloque los documentos en dichos directorios. Esa persona debe estar
siempre disponible para asegurarse de que la revisin adecuada est en el lugar
correcto y en el momento que se le necesita. Este mtodo crea un cuello de botella al
acceso de los documentos porque los trabajadores dependen de otra persona para
obtener la informacin que requieren para desempear sus labores. Otro problema con
este mtodo es que no se puede controlar al 100% lo que las personas harn con los
documentos una vez que han tenido acceso a ellos.
La segunda forma de tratar el problema de la integridad de los documentos es usar un
software especializado para control documental. El software debe resguardar los
archivos originales y los usuarios slo deben tener acceso a copias que el mismo
sistema les preste. Una vez que los privilegios han sido configurados, los usuarios
pueden consultar los documentos en cualquier momento, sin necesitar la intervencin

de alguien ms. Adems, una vez que tienen acceso al documento, slo pueden llevar
a cabo las funciones a las que se les ha autorizado.
La segunda opcin es muy superior a la seguridad a travs de la red. El software para
control de documentos administra el acceso de los usuarios en todos los niveles,
mientras mantiene la integridad de los documentos. En un ambiente electrnico de red,
esto es crtico para cumplir con los requisitos establecidos por ISO.
Para que el sistema siempre tenga la versin vigente y aprobada del documento
controlado, el software debe tener algn mtodo para actualizar los documentos tan
pronto como son aprobados. Por lo tanto, debe contener una funcin para la
aprobacin electrnica.
Las aprobaciones electrnicas de los documentos pueden ser seriales, paralelas o
combinadas. Un proceso de aprobacin serial es secuencial por naturaleza. Conforme
un paso es completado, el siguiente se inicia. Un proceso paralelo es aquel en el que
todos los aprobadores pueden ver y aprobar un documento simultneamente. Un
proceso combinado permite a cierta gente aprobar de manera secuencial y a otros
hacerlo simultneamente.
Un elemento clave del software es que debe ser capaz de actualizar automticamente
la versin una vez que sta ha sido aprobada y resguardar la versin obsoleta para su
posible consulta en el futuro.

Caractersticas que deben contener el software

Las secciones precedentes han tratado del control documental electrnico en general.
Esta seccin ofrece una lista de verificacin con las caractersticas que debe tener un
software para control de documentos. Las caractersticas sern divididas en tres reas:
1. Caractersticas en cuanto al control documental.
Control de acceso: El software debe ser capaz de controlar quin tiene acceso
a cada documento y qu puede hacer con l; negar el acceso a usuarios no
autorizados, incluso si tratan de llegar a los archivos por "la puerta trasera"; por
ejemplo, a travs del entorno de red.
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Control de revisiones: Esto incluye la habilidad de controlar quin puede

proponer cambios a los documentos, as como la metodologa para dicho cambio. Un
buen sistema debera permitir a ciertos usuarios obtener una copia del documento para
hacer las modificaciones necesarias, y luego regresarla para su aprobacin. Adems,
el software debe ser capaz de distinguir los documentos en revisin de los vigentes.
Organizado: El software debe ofrecer una manera sencilla de distribucin para
que los usuarios encuentren fcilmente los documentos que necesiten.
Visualizacin: Es indispensable que los usuarios puedan ver documentos
elaborados en cualquier software y que stos se vean sin ninguna alteracin y sin que
se necesite que stos sean modificados.
Aprobacin electrnica. Esta es una caracterstica fundamental que debe
tener un programa para control de documentos. El software debe soportar un nmero
ilimitado de procesos de aprobacin.
Accesibilidad: Una vez que un documento ha sido aprobado, el sistema debe
ser capaz de notificar automticamente acerca del cambio que se llev a cabo.
Rastreo. El sistema debe poder rastrear, en cualquier momento, dnde est un
documento durante el proceso de aprobacin.
Informacin histrica. Esta informacin debe permanecer disponible para
cualquiera que tenga los privilegios necesarios. La informacin no slo incluye la
historia de revisiones de los documentos, sino tambin los documentos en s mismos.
Seguridad individual. El sistema debe establecer tanto derechos de acceso
como de funcionalidad (encontrar, ver, aprobar, etctera) en forma individual.

2. Caractersticas en cuanto a infraestructura informtica.

Red: El control documental debe ser compatible con todas las redes. El
software trabaja con la red que la organizacin cuenta.
Base de datos: El estndar a nivel mundial para manejo de informacin es la
tecnologa cliente/servidor (MySQL, Microsoft SQL Server y Oracle), ya que sta es
11

robusta y rpida, adems de escalable desde un solo usuario hasta un nivel

corporativo con mltiples oficinas y plantas.
Facilidad de instalacin e implantacin: El sistema debe ser fcil de instalar
para que empiece a ser usado de inmediato.

3. Otros aspectos que deben ser considerados.

Licencia libre: este tipo de licencia no genera un costo por uso

siempre y

cuando el material se mantenga bajo los trminos de esta misma licencia

Capacitacin: El sistema debe ser lo mas intuitivo posible, pero eso no elimina
la necesidad de capacitacin que se realizar a los operadores, de acuerdo a los
privilegios que estos presente dentro del mismo sistema.
Cargos y costos adicionales: Utilizar la misma infraestructura que la
organizacin cuenta y minimizar los costos indirectos que pudieran requerirse.
Muchas compaas se sienten tan cargadas por los trmites necesaria para obtener la
certificacin ISO que sacrifican lo verdaderamente importante: reduccin de costos,
aumento de productividad, mejora continua, etctera. Es decir, todo aquello que
realmente produce un beneficio econmico para la empresa. Comnmente, cometen el
error de pensar que es mejor seguir con el papel mientras implantan su sistema de
calidad. Tienen planificado cambiar a la opcin electrnica una vez que hayan
implantado su sistema y pulido todas las posibles fallas ("algn da lo haremos"). Lo
que en realidad pasa es que terminan atrapados en una montaa de papeleo que se
incrementa sin fin y que los hace cada vez menos productivos. Adems, una vez
implantado el sistema en papel es ms difcil revertir los malos hbitos.
Los beneficios de usar un sistema electrnico para control documental se ven
inmediatamente. La gente que estaba acostumbrada a hacer impresiones y distribuir
documentos tiene tiempo para realizar tareas que agregan mucho ms valor tanto para
ellas como para la empresa: analizar y mejorar el sistema de gestin de la calidad, en
lugar de repetir una y otra vez los mismos errores. Por otro lado, el tiempo necesario
para aprobar y distribuir los documentos disminuye dramticamente, ayudando as a
mantener el sistema de calidad ms rpido y a menor costo. La gente dentro de la
12

compaa dedica menos tiempo a buscar la informacin que requiere para realizar sus
actividades y lo hace con la seguridad de que los documentos que consultan contienen
la informacin correcta y aprobada. Por lo tanto, mientras ms rpido es implantado un
sistema electrnico de control documental, ms rpido se dan los beneficios.
Seguridad de la Informacin
La informacin es sin lugar a dudas uno de los activos ms importantes de cualquier
organizacin y requiere de una proteccin adecuada. La seguridad de la informacin
protege a su organizacin de una amplia gama de amenazas y riesgos, busca
garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de su informacin.

La informacin es la columna vertebral de la que dependen las organizaciones y existe

en muchas formas y medios. Est impresa en papel, se almacena, enva y transmite en
medios electrnicos y redes de comunicaciones (como Internet), se tiene en video o
audio y se maneja en nuestras conversaciones diarias. En un ambiente tan competido
es un activo muy valioso y est expuesta constantemente a distintas amenazas, las
cuales pueden ser internas, externas, accidentales o deliberadas. Al utilizar cada vez
ms tecnologa, se han abierto las puertas al nmero y tipos de amenazas.

El control de documentos informtico

1 La interfaz: Un gestor de contenido empresarial adecuado al tamao de la empresa y
la complejidad de los procesos es mejor que tener una serie de carpetas con archivos
en un disco duro que nadie controle.
2 WorkFlow ; El flujo del documento debe ser claro y sencillo; un ejemplo de workflow
para documentos puede ser as: elaboracin; revisin; aprobacin; publicacin ; para
esto la interfaz ayuda mucho.
3 Perfiles de usuarios; la interfaz debera ser capaz de dar de alta usuarios, definir
permisos de acceso, roles de edicin y publicacin; hay que recordar que no todos los
usuarios tienen las mismas autoridades y responsabilidades dentro de la interfaz
informtica.
13

4 Los documentos: En una interfaz adecuada se puede controlar los roles de privilegios
a los documentos. Todo lo que este dentro de la interfaz es documento controlado, lo
que este fuera no lo es
5 Control de versiones: La interfaz electrnica que decidas debera tener capacidad
para controlar y diferenciar las versiones ms recientes de las obsoletas, as como el
registro histrico de los cambios que se van dando en el documento.
6 Manual de usuario: procedimiento y polticas: Define reglas operativas de uso, que te
ayude a generar un orden. En este caso un manual de usuario es indispensable para
todos incluso ser bueno para los auditores externos. Un manual bien hecho enva el
mensaje al auditor de que casi todo est bajo control.
7 Normas, guas y directrices relacionadas: Orientacin sobre los requisitos de
Documentacin de la norma ISO 9001:2008.

Cero papeles
Es el uso de menos papel cada da para correos, documentos, envi de informacin,
facturas, contratos, etctera.
Oficina Cero Papel est especialmente pensada para satisfacer las necesidades de los
servicios pblicos, permitindoles gestionar tanto el flujo de documentacin interna,
como los flujos de documentacin de entrada o salida de la institucin.
Oficina Cero Papel, mediante medios tecnolgicos, busca eliminar el flujo de
documentacin en papel, reemplazndolo por un memo electrnico, lo que adems de
traer consigo los importantes ahorros en papel, permite realizar labores de control y
seguimiento de manera ms eficiente

Mejor calidad de vida

Cero papel significa mejor calidad de vida

Mejores ambientes de trabajo para los servidores pblicos

Servicios ms eficientes para los ciudadanos
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Mejor ambiente para las futuras generaciones

Pues permiten:

Incrementar la productividad
Aprovechar mejor los espacios de trabajo / almacenamiento
Ampliar y mejorar el acceso a la informacin
Facilitar el trabajo en equipo
Fortalecer los mecanismos de control y seguridad de la informacin
Brindar mejores herramientas para la toma de decisiones
Reducir el impacto en el ambiente

La Oficina del Futuro o la Oficina Cero Papel es un concepto que captur la

imaginacin de muchsimos profesionales a nivel mundial cuyos escritorios estn
parcialmente sepultados por montones de papeles procesados y sin procesar.
Hace algunos aos, la idea de la oficina totalmente computarizada, dejo de ser
producto de la imaginacin y se populariz como un ideal para alcanzar dentro de las
organizaciones. El concepto es uno de los mtodos ms nuevos que pretende
revolucionar por completo la eficiencia en la oficina y adems de otras cosas reducir
costos, sin dejar de mencionar los beneficios al medio ambiente por la reduccin de la
tala de bosques y la altsima demanda de agua, recursos actualmente muy
comprometidos que influyen directamente en la fabricacin del papel.
En la era digital en la que nos encontramos, la habilidad de manejar adecuadamente la
informacin a nivel corporativo se ha convertido en un requisito para el xito, es por
eso que ahora se estn adoptando tanto las herramientas tecnologas que tienden a
mejorar considerablemente su distribucin y publicacin, reduciendo en un amplio
porcentaje el uso del papel.
Los Nuevos Productos de la Tecnologa, son un avance que ninguna organizacin que
pretenda estar a la vanguardia puede desconocer, sobre todo en una economa tan
globalizada, en la que hay cada vez menos barreras, y donde la comunicacin oral,
escrita, visual o por cualquier elemento multimedia debe ser entendida como el soporte
y el empuje de nuestro desarrollo tanto intelectual, personal y social.

15

Con esta idea, se busca el desarrollo de nuevas tendencias para llevar a las
organizaciones, empresas y corporaciones hacia Oficinas Cero Papel, centralizando
el flujo de informacin, facilitando a los usuarios el acceso de una forma inmediata,
agilizando los procesos, reduciendo el uso del papel y mejorando la productividad.
Hasta hace poco tiempo y todava, el intercambio de informacin en la gestin
documental de la mayora de las compaas, se hace a travs de medios tradicionales,
tales como carteleras, publicaciones impresas, entregas personales, boletines y
memorandos. Esto trae como consecuencia que el empleado pierda gran parte de su
tiempo productivo preguntando donde esta la informacin solicitada, dirigindose al
sitio, sacando copias, devolviendo el material y regresando a su puesto, porque no se
trata de fomentar la negligencia, si no de ahorrar tiempo y avanzar terreno en otros
asunto mas importantes.
A continuacin algunas de las diferentes razones por las cuales se pierde gran parte
del tiempo en una compaa donde las nuevas tecnologas no se han adoptado como
herramienta de comunicacin.

Buscando informacin
Consultando manuales impresos ubicados en algn lugar de la oficina
Sacando copias
Procesos complicados
Esperando firmas de aprobacin
Llenando solicitudes en papel

Es por eso que el desarrollo que promuevan las nuevas tendencias para llevar a las
organizaciones, empresas y corporaciones hacia Oficinas Cero Papel, debe ser
bienvenido en pro del mximo aprovechamiento de los recursos tecnolgicos
existentes dentro de las mismas, haciendo que los costos de inversin sean poco
considerables y permitiendo, a su vez, la integracin de diferentes tecnologas de
Hardware y Software, sistemas operativos, la utilizacin de la Intranet y la Internet
como plataforma de desarrollo, logrando as, la sustitucin de todos los pasos
anteriores de los mtodos tradicionales por tan solo un clic del mouse.
La vida laboral sin papel no es una idea salida de un libro de ciencia ficcin sino una
realidad que cada da gana ms poder en Amrica Latina y en el mundo entero.
Gracias a la ayuda de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin, ya
hay muchas empresas que han logrado disminuir su consumo de papel en hasta el 80
16

por ciento en sus actividades, porque adems del simple concepto de ahorrar papel en
beneficio del medio ambiente, esta prctica ayuda a disminuir los niveles de
corrupcin, a aumentar la transparencia de los procesos, a hacer mucho ms, con
menos empleados y a aprovechar mejor los recursos econmicos de las empresas y
gobiernos, en problemticas internas mas importantes como el hambre y la pobreza.
Se conoce que en el momento, muchsimas empresas a nivel global, ya casi no usan
medios fsicos para el manejo, la produccin y el tramite de la documentacin, gracias
a que sus empleados han sido entrenados para hacer todas sus operaciones sin
moverse de sus escritorios, ahorrando papel y dinero en todos los procesos
administrativos.
Entre las operaciones ms frecuentes que ya no requieren papel figuran la confeccin
de planillas de gastos, las compras y ventas, los pedidos de visas, las transferencias
bancarias y los depsitos de sueldos. Tambin se estn ahorrando toneladas de papel
que antes se destinaban a la contabilidad, transacciones, contratos, formularios de
todo tipo, presupuestos, memorandos, informes, archivos, compra de boletos para
viajar y hasta las reservas de hoteles.

Lenguaje de Programacin
17

Software Libre
El software respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En trminos generales,
los usuarios tienen la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el
software. Con estas libertades, los usuarios (tanto individualmente como en forma
colectiva) controlan el programa y lo que hace.
Un programa es software libre si los usuarios tienen las cuatro libertades esenciales:

La libertad de ejecutar el programa para cualquier propsito.

La libertad de estudiar cmo funciona el programa, y cambiarlo para que haga
lo que usted quiera. El acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para

ello.
La libertad de redistribuir copias para ayudar a su prjimo.
La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros. Esto le
permite ofrecer a toda la comunidad la oportunidad de beneficiarse de las
modificaciones. El acceso al cdigo fuente es una condicin necesaria para

ello.
Tambin debe tener la libertad de hacer modificaciones y usarlas en privado
para su propio trabajo o pasatiempo, sin siquiera mencionar que existen. Si
publica sus cambios, no debe estar obligado a notificarlo a nadie en particular,
ni de ninguna manera en particular.

La libertad de ejecutar el programa significa que cualquier tipo de persona u

organizacin es libre de usarlo en cualquier tipo de sistema de computacin, para
cualquier tipo de trabajo y finalidad, sin que exista obligacin alguna de comunicarlo al
programador ni a ninguna otra entidad especfica. En esta libertad, lo que importa es el
propsito de los usuarios, no el de los programadores. Usted como usuario es libre de
ejecutar el programa para alcanzar sus propsitos, y si lo distribuye a otra persona,
tambin esa persona ser libre de ejecutarlo para lo que necesite; usted no tiene
derecho a imponerle sus propios objetivos.
Software libre no significa que no es comercial. Un programa libre debe estar
disponible para el uso comercial, la programacin comercial y la distribucin comercial.
La programacin comercial de software libre ya no es inusual; tal software libre
comercial es muy importante. Puede haber pagado dinero para obtener copias de
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software libre, o puede haber obtenido copias sin costo. Pero sin tener en cuenta cmo
obtuvo sus copias, siempre tiene la libertad de copiar y modificar el software, incluso de
vender copias.

PHP
PHP (Hypertext Preprocessor) es un lenguaje script (no se compila para conseguir
cdigos mquina si no que existe un intrprete que lee el cdigo y se encarga de
ejecutar las instrucciones que contiene ste cdigo), para el desarrollo de pginas web
dinmicas del lado del servidor, cuyos fragmentos de cdigo se intercalan fcilmente
en pginas HTML, debido a esto, y a que es de Open Source (cdigo abierto), es el
ms popular y extendido en la web.
PHP es capaz de realizar determinadas acciones de una forma fcil y eficaz sin tener
que generar programas programados en un lenguaje distinto al HTML. Esto se debe a
que PHP ofrece un extenso conjunto de funciones para la explotacin de bases de
datos sin complicaciones. Es por esto, que levanta un mayor inters con respecto a los
lenguajes pensados para los CGI.
PHP fue desarrollado originalmente por Rasmus Ledford en 1994 como un CGI escrito
en Perl que permita la interpretacin de un nmero limitado de comandos. El sistema
fue denominado Personal Home Page Tools y consigui relativo xito gracias a que
otras personas pidieron a Rasmus que les permitiese utilizar sus programas en sus
propias pginas. Cuando Rasmus tuvo la necesidad de crear pginas dinmicas que
trabajasen con formularios, cre una serie de etiquetas a las que denomin Form
Interpreters, y lo sac al pblico con el nombre de PHP/FI en 1995. Luego sali la
versin mejorada, llamada PHP/FI 2.0.
PHP es un lenguaje de programacin muy potente que, junto con HTML, permite crear
sitios web dinmicos. PHP se instala en el servidor y funciona con versiones de
Apache, Microsoft IIS, Netscape Enterprise Server y otros.2
La forma de usar PHP es insertando cdigo PHP dentro del cdigo HTML de un sitio
web. Cuando un cliente visita la pgina web que contiene ste cdigo, el servidor lo

19

ejecuta y el cliente slo recibe el resultado. Su ejecucin, es por tanto en el servidor, a

diferencia de otros lenguajes de programacin que se ejecutan en el navegador.
PHP permite la conexin a numerosas bases de datos, incluyendo MySQL, Oracle,
ODBC, etc. Y puede ser ejecutado en la mayora de los sistemas operativos (Windows,
Mac OS, Linux, Unix).

MySQL
Es un Sistema Gestor de Bases de Datos relacionales en SQL, el cual permite la
gestin de los datos de una base de datos relacional mediante un lenguaje de consulta
estructurado. A travs de esta operacin, MySQL lleva a cabo una determinada accin
sobre la base de datos.
El software MySQL proporciona un servidor de base de datos SQL (Structured Query
Language) veloz, multi-hilo, multiusuario y robusto. El servidor esta proyectado tanto
para sistemas crticos en produccin soportando intensas cargas de trabajo como para
empotrarse en sistemas de desarrollo masivo de software. El software MySQL tiene
licencia dual, pudindose usar de forma gratuita bajo licencia GNU o bien adquiriendo
licencias comerciales de MySQL AB en el caso de no desear estar sujeto a los trminos
de la licencia GPL. MySQL es una marca registrada de MySQL AB.
El sistema de base de datos operacional MySQL es hoy en da uno de los ms
importantes en lo que hace al diseo y programacin de base de datos de tipo
relacional. Cuenta con millones de aplicaciones y aparece en el mundo informtico
como una de las ms utilizadas por usuarios del medio. El programa MySQL se usa
como servidor a travs del cual pueden conectarse mltiples usuarios y utilizarlo al
mismo tiempo.
La historia del MySQL (cuya sigla en ingls se traslada a My Structured Query
Language o Lenguaje de Consulta Estructurado) se remite a principios de la dcada de
1980. Programadores de IBM lo desarrollaron para contar con un cdigo de
programacin que permitiera generar mltiples y extendidas bases de datos para
empresas y organizaciones de diferente tipo. Desde esta poca numerosas versiones

20

han surgido y muchas de ellas fueron de gran importancia. Hoy en da MySQL es

desarrollado por la empresa Sun Mycrosystems.
Una de las caractersticas ms interesantes de MySQL es que permite recurrir a bases
de datos multiusuario a travs de la web y en diferentes lenguajes de programacin
que se adaptan a diferentes necesidades y requerimientos. Por otro lado, MySQL es
conocida por desarrollar alta velocidad en la bsqueda de datos e informacin, a
diferencia de sistemas anteriores. Las plataformas que utiliza son de variado tipo y
entre ellas podemos mencionar LAMP, MAMP, SAMP, BAMP y WAMP (aplicables a
Mac, Windows, Linux, BSD, Open Solaris, Perl y Phyton entre otras).
Se estn estudiando y desarrollando nuevas versiones de MySQL que buscan
presentar mejoras y avances para permitir un mejor desempeo en toda aquella
actividad que requiera el uso de bases de datos relacionales. Entre estas mejoras
podemos mencionar un nuevo dispositivo de depsito y almacenamiento, backup para
todos los tipos de almacenamientos, replicacin segura, planificacin de eventos y
otras ms.

INTRANET
Red propia de una organizacin, diseada y desarrollada siguiendo los protocolos
propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede tratarse de una red
aislada, es decir no conectada a Internet.
Una red de equipos que es interna a una organizacin y es compatible con
aplicaciones de Internet, especialmente el WWW. La mayora de las intranets estn
configuradas de forma que sus usuarios puedan tener acceso a Internet sin permitir
que los usuarios de Internet tengan acceso a los equipos de la Intranet.
Red entre computadoras montada para el uso exclusivo dentro de una empresa u
hogar. Se trata de una red privada que puede o no tener acceso a Internet. Sirve para
compartir recursos entre computadoras.
Una Intranet es una red privada empresarial o educativa que utiliza los protocolos
TCP/IP de Internet para su transporte bsico. Los protocolos pueden ejecutar una
variedad de Hardware de red, y tambin, pueden coexistir con otros protocolos de red,
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como IPX. Aquellos empleados que estn dentro de una Intranet pueden acceder a los
amplios recursos de Internet, pero aquellos en Internet no pueden entrar en la Intranet,
que tiene acceso restringido.
Una Intranet se compone frecuentemente de un nmero de redes diferentes dentro de
una empresa que se comunica con otra mediante TCP/IP. Estas redes separadas se
conocen a menudo como sub - redes. El software que permite a la gente comunicarse
entre ella va e-mail y tablones de mensaje pblicos, y colaborar en la produccin
usando software de grupos de trabajo, est entre los programas de Intranets ms
poderoso. Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales
enviar informacin, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las
hojas de asistencia) y utilizar la informacin corporativa financiera, son muy populares.
La mayora del software que se utiliza en las Intranets es estndar: software de Internet
como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los
programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de
programacin de Java y el de guin de CGI.
Las Intranets tambin se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo
transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas, y efectuar
pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan
nunca salir a Internet, pero pueden viajar por lneas alquiladas privadas. Son un
sistema poderoso para permitir a una compaa hacer negocios en lnea, por ejemplo,
permitir que alguien en Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en
Internet, la informacin se enva de una manera segura desde Internet a la red interna
de la compaa, donde se procesa y se completa el encargo. La informacin enviada a
travs de una Intranet alcanza su lugar exacto mediante los enrutadores, que
examinan la direccin IP en cada paquete TCP(IP y determinan su destino. Despus
enva el paquete al siguiente direccinador. Si este tiene que entregarse en una
direccin en la misma sub - red de la Intranet desde la que fue enviado, llega
directamente sin tener que atravesar otro enrutador. Si tiene que mandarse a otra sub
red de trabajo en la Intranet, se enviar a otra ruta. Si el paquete tiene que alcanzar
un destino externo a la Intranet a la Intranet en otras palabras, Internet se enva a un
enrutador que conecte con Internet.
Para proteger la informacin corporativa delicada, y para asegurar que los piratas no
perjudican a los sistemas informticos y a los datos, las barreras de seguridad
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llamadas firewalls protegen a una Intranet de Internet. La tecnologa firewall usa una
combinacin de enrutadores, servidores y otro hardware y software para permitir a los
usuarios de una Intranet utilizar los recursos de Internet, pero evitar que los intrusos se
introduzcan en ella. Mucha Intranets tienen que conectarse a "sistemas patrimoniales":
el hardware y las bases de datos que fueron creadas antes de construir la Intranet. A
menudo los sistemas patrimoniales usan tecnologas ms antigua no basada en los
protocolos TCP/IP de las Intranets. Hay varios modos mediante los que las Intranets se
pueden unir a sistemas patrimoniales. Un mtodo comn es usar los guiones CGI para
acceder a la informacin de las bases de datos y poner esos datos en texto HTML
formateado. Hacindolos asequibles a un navegador para Web.
Lo que distingue una Intranet de cualquier otro tipo de red privada es que se basa en
TCP/IP: los mismos protocolos que se aplican a Internet. TCP/IP se refiere a los dos
protocolos que trabajan juntos para transmitir datos: el Protocolo de Control de
Transmisin (TCP) y el Protocolo Internet (IP). Cuando envas informacin a travs de
una Intranet, los datos se fragmentan en pequeos paquetes. Los paquetes llegan a su
destino, se vuelven a fusionar en su forma original. El Protocolo de Control de
Transmisin divide los datos en paquetes y los reagrupa cuando se reciben. El
Protocolo Internet maneja el encaminamiento de los datos y asegura que se envan al
destino exacto.
TCP/IP
Es el protocolo estndar utilizado para la comunicacin sobre Internet el cual est
conformado por un stack o pila de otros protocolos y se encarga del control de
transporte de paquetes de datos.
FTP
Se emplea para transferir archivos va Internet. A travs de este protocolo, podemos
subir o descargar archivos de un servidor, del mismo modo se puede eliminar,
modificar o sustituir dichos archivos.

HTTP

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Es el protocolo usado en la transaccin de la Web. Define la sintaxis y la semntica

que utilizan los elementos Software de la arquitectura Web (clientes, servidores y
proxies) para comunicarse. Es un protocolo orientado a las transacciones y sigue el
esquema de cliente-servidor.

WWW
Es un medio de comunicacin de texto, grficos y otros objetos multimedia a travs de
Internet, es decir, es un sistema de hipertexto que utiliza Internet como su mecanismo
de transporte o desde otro punto de vista, una forma grfica de explorar Internet.

URL
Est diseado para identificar con mayor facilidad el servicio, medio o clase de recurso
al cual se ingresa.

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Capitulo 3
Metodologa
Anlisis de requisitos de la norma ISO 9001:2008 en cuanto a control de
documentos:
El requisito 4.2.3 de la norma establece que:
Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual
de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables;
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribucin;
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles
necesarios para cumplir con el requisito mencionado, este debe definir claramente las
reas donde son aplicables los diferentes documentos, as como las distintas
responsabilidades asociadas a la generacin, revisin, control y mantenimiento de los
mismos. La documentacin debe estar disponible y accesible cuando sea requerida.

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Observacin de un sistema ya en funcionamiento:

Para el desarrollo del Sistema Informtico de Control de Documentos, se tomo la
iniciativa de observar un sistema en funcionamiento en alguna organizacin que cuente
con certificado en ISO 9001:2008. El sistema que se tomo como muestra es Achiever
Plus
ACHIEVER PLUS
Es un sistema electrnico interactivo para la administracin de calidad en las empresas
que enlaza a todos los actores de la calidad de una manera amigable y dinmica.
Su creador es Triangle Group Ltd en Reino Unido. Archiever Plus es ganador del
Beacon Award en 1997 en Europa y en Estados Unidos, cuenta con ms de 100 mil
usuarios en todo el mundo, est traducido a 17 idiomas y se utiliza en ms de 1000
compaas
El Achiever Plus consta de los mdulos:

Control de Documentos,
Auditoras,
Contactos,
Incidentes y Equipo.

Al ser un software comercial, su uso es general, y la organizacin se debe adaptar al

sistema. En si el mdulo que nos interesa en el de Control de Documentos, por ello nos
dimos a la tarea de aprender de l y tomar solo lo que a nuestra organizacin es til, es
decir, crear un programa de acuerdo a nuestras necesidades.

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Diseo a la medida del sistema

Del anlisis que se obtuvo del sistema antes mencionado y siguiendo los requisitos que
la norma nos pide para la correcta aplicacin del control de documentos, se delimito la
creacin de los mdulos siguientes para la elaboracin del Sistema Informtico de
Control de Documentos:

Creacin y actualizacin de los documentos.

Revisin del documento
Autorizacin del documento
Documentos vigentes
Historial de documentos
Control de copias controladas

Lenguaje de Programacin
El sistema se desarroll en una plataforma web,

Resultados
Conclusiones y recomendaciones
http://es.scribd.com/doc/67806267/9/JUSTIFICACION-DE-LA-INVESTIGACION

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